Transcript arsip statis
OTOMASI KEARSIPAN
BIODATA
Nama Pendidikan Jabatan Telp Email : Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI : S2 Sistem Informasi, Universitas Gunadarma : Pranata Komputer Madya : 0812-9380103 : [email protected]
Pengalaman Kerja : - Dosen pada STMIK Bani Saleh – Bekasi (2001 – Sekarang) - Arsip Nasional RI (2006 – Sekarang)
Pengaruh Perkembangan TIK terhadap Pengelolaan Arsip
FAKTOR UTAMA
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK 1. Kebijakan dan Peraturan (komitmen pimpinan) 2. Kelembagaan dan Proses Kerja 3. Sumber Daya Manusia 4. Pembiayaan 5. Pemeliharaan 6. Sistem Pendukung Terkait 7. Manajemen Perubahan
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) Personal Computer ( PC ) Client/Server ( LAN ) Internet Mainframe
Mengapa komputer dipakai?
Kecepatan Ketepatan Daya tampung data yang besar Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang
BENTUK BARU ARSIP
• • • • •
Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia
Spread Sheet
, dll.
DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( TIK ) TERHADAP MANAJEMEN ARSIP Komunikasi/ Diseminasi Preservasi Penciptaan Penilaian Pemindahan/ Transfer Akses Cara Penyimpanan Media Penyimpanan
KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP
• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke
server
• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (
Disket, USB flash DVD
, dll.) ,
hard disk, optical disc, CD,
KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP
• Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses • Akses jarak jauh • On-line Finding Aid
PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN
Kearsipan
Teknologi Informasi & Komunikasi
Otomasi Pengelolaan Arsip Arsip Elektronik PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
MODEL PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PROSES KEGIATAN
dilakukan secara
MANUAL ARSIP NON-ELEKTRONIK SISTEM PENGELOLAAN ARSIP MANUAL MANUAL & ELEKTRONIK ELEKTRONIK
menghasilkan
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP HIBRIDA (berbasis TIK) ARSIP ELEKTRONIK SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
SASARAN
OTOMASI KEARSIPAN
a. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien; b. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah; c. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel; d. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien; e. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi.
TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP
Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya.
Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).
MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN
1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.
2. Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja.
3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).
5. Meningkatkan pelayanan publik.
MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
6. Mendukung pembangunan dan dengan demikian bidang spesialis informasi ( information specialist information society ), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang.
7. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance .
PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
1) Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” ( captured ) ke dalam sistem kearsipan 2) Penentuan berapa lama arsip harus disimpan 3) “Pengambilan” ( capture ) arsip ke dalam sistem 4) Pencatatan / registrasi 5) Klasifikasi 6) Penyimpanan dan penanganan 7) Akses 8) Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip) 9) Pelaksanaan penyusutan 10) Dokumentasi proses manajemen arsip
INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS A. INSTRUMEN PRINSIP:
1) Klasifikasi Arsip 2) Jadwal Retensi Arsip 3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:
1) Thesaurus 2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya
C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:
1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi 2) Analisis Resiko ‘Bisnis’ 3) Aturan Pendelegasian 4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem
POLA KERJA ADMINISTRASI SECARA MANUAL
Pegawai/unit kerja bekerja secara manual, belum menggunakan komputer, dan menyimpan arsip bermediakan kertas secara sendiri sendiri.
PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM
Komputer sudah dipergunakan baik secara “stand-alone” ataupun dalam sebuah jaringan, namun belum sampai pada penggunaan secara sistematis sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip. Arsip bermediakan kertas ataupun dalam format elektronik masih dikelola oleh masing-masing pegawai/unit kerja.
SERVER
PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
Komputer sudah digunakan sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip dalam berbagai format, termasuk arsip elektronik. Arsip dikelola secara sistematik, sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai “milik” pegawai/unit kerja.
SERVER
Caraka / Pos (masuk)
MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
UNIT PENGOLAH Penyimpanan Arsip Konvensional Digitasi Caraka / Pos (keluar) UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA Kontrol Operasi Registrasi APLIKASI KEARSIPAN Penyimpanan Arsip Elektronik INTERNET Surat elektronik (e-mail)
komunikasi kedinasan elektronik
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF UNIT PENGOLAH
MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF Penyimpanan Arsip Non-elektronik PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA Digitasi untuk preservasi/ akses APLIKASI KEARSIPAN
kontrol
PENGGUNA PENYERAHAN ARSIP STATIS PEMUSNAHAN ARSIP UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP PENGGUNA
MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Penyimpanan Arsip Statis Non-elektronik
PENYERAHAN ARSIP STATIS
UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP Digitasi untuk preservasi dan akses
APLIKASI KEARSIPAN
kontrol
UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS Pengumpulan; Penyimpanan; Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan PENGGUNA PENGGUNA
SISTEM J I K N