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BASCULE 2012 - 2013
SOMMAIRE
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I – Déroulement
II – Préparation
III – Bascule
IV – Editions pour le contrôle et ouverture
V – Répartitions de crédits sur entités
I – Déroulement
Les ouvertures de bases s’effectueront entre le 22 janvier et le
12 février 2013. Geslab sera fermé les 25/01 et 01/02.
Différentes étapes :
• Préparation de la base Geslab
• Jour J : Demande de bascule dans GESLAB Web
• Nuit J à J+1 : Bascule et intégration automatique
• J+1 : Intégration manuelle des notifications et évènements
non intégrés automatiquement
• Après intégration, édition des états nécessaires à la
vérification et envoi au SFC pour contrôle.
• Ouverture de base par le SSI après validation du SFC
II - Préparation à la bascule (1)
A partir du 03/01/13 :
Lancer un retour afin que les derniers mouvements de l’exercice s’intègrent dans GESLAB
(si le bouton «Lancer» est grisé c’est qu’il n’y a plus de retour à effectuer).
Rappel : les sessions sont intégrées automatiquement dans GESLAB, mais il faut faire un
retour délégation pour intégrer les mouvements et tables, seuls les mouvements à intégrer
manuellement restent dans les boites aux lettres.
Intégrer tous les mouvements présents dans les Boîtes d’intégration
Exemple : Remontées de crédit, Factures (en création, modification et suppression, Le
solde des commandes d’engagement individuel).
RAPPEL : Toutes les boites d’intégration doivent impérativement être vides au moment de
la bascule. Pour les groupes de laboratoires ne pas oublier de vider les boîtes de toutes les
divisions
En cas de difficulté pour vider les boîtes
assistance aux utilisateurs
II - Préparation à la bascule (2)
Jusqu’à la bascule d’exercice :
Effectuer une vérification de cohérence avec correction automatique tous les
jours afin d’éviter des incohérences sur l’engagé et le réalisé des origines et
des entités.
Correctif dans la version de mi février 2013 pour les anomalies générés sur les commandes prévisionnelles et
pour les commandes de mission.
Chemin d’accès sur Geslab – Client lourd :
Dossier/Administration/Outils/Vérification de cohérence
INTERDICTION DE SOLDER OU MODIFIER UNE COMMANDE OU UNE
MISSION, SUPPRIMER OU SAISIR UN SF, SAISIR UNE FACTURE.
IL EST AUTORISE DE SAISIR PAR ANTICIPATION DES COMMANDES ET DES
MISSIONS POUR JANVIER SUR LES RESSOURCES PROPRES UNIQUEMENT SI
DISPONIBLE SUFFISANT.
Attention pendant la période du 22/01 au 12/02 Geslab ne sera accessible
que de 9h30 à 19h et à partir de 10h30 le lundi.
II - Préparation à la bascule (3)
Il faut également effectuer la préparation de la base en allant dans le menu : Gestion
courante/Traitement/Fin d’exercice/Préparation
Il faut cocher toutes les cases. Pour les marchés le minimum à renseigner est de 12
mois puis faire lancer. Vous devez effectuer les corrections automatiques pour la
vérification de cohérence de base.
III – Bascule (1)
Une fois toute la préparation effectuée, vous devez faire la demande de bascule. Cette
action aura comme effet de bloquer l’accès à Geslab.
Pour faire la demande, il faut aller dans GESLAB WEB et choisir les options de bascule :
ATTENTION LA BASCULE EST FAITE POUR UN GROUPE DE LABORATOIRE ENTIER
ATTENTION A VOS CHOIX AUCUNE RESTAURATION NE SERA POSSIBLE
III – Bascule (2)
ORGANISME CNRS :
Report des mouvements de dépenses, 2 choix possibles :
• Report des mouvements sur origines et entités dépensières,
• Report des mouvements uniquement sur origines.
Cette option permet de réorganiser l’arborescence « entités ». Les commandes
vont s’intégrer sur une entité banalisée (EEE). La modification de l’arborescence
entité est possible, ne pas oublier de ré imputer les mouvements
Report des crédits : AUCUN REPORT DE CREDITS SUR ENTITES ET ORIGINES
• Les reports des origines sont dans le flux d’initialisation
• Les reports sur entités sont proposés dans un nouvel état sur le client WEB
III – Bascule (3)
ORGANISMES NON CNRS :
Report des mouvements de dépenses, 2 choix possibles :
• Report des mouvements sur origines et entités dépensières,
• Report des mouvements uniquement sur origines.
Cette option permet de réorganiser l’arborescence « entités ». Les commandes
vont s’intégrer sur une entité banalisée (EEE). La modification de l’arborescence
entité est possible, ne pas oublier de ré imputer les mouvements
Report des crédits : AUCUN REPORT DE CREDITS SUR ENTITES
• Choix de reports sur origines ou aucun report
III – Bascule (4)
Le lendemain matin, la bascule est effectué. Un certain nombre de mouvements sont
intégrés automatiquement, d’autres devront être fait manuellement (Flux d’INIT) :
• Notifications (Extourne sur CAP 2013 et reports de crédits)
• Certains mouvements en attente dans les boites d’intégration.
Il ne sera pas possible d’imprimer de bordereau avec les mouvements arrivés dans le flux
d’INIT.
IL FAUT INTEGRER TOUS LES MOUVEMENTS PRESENTS DANS LES
BOITES D’INTEGRATION. NE PAS MODIFIER, SOLDER OU SUPPRIMER.
Il vous sera possible de le faire après ouverture de la base et après reprise des échanges.
Les factures préenregistrées (présentes sur exercice antérieur) ne sont pas transmises dans
le flux d’INIT. Elles reviendront de BFC en création après leur prise en charge par le
gestionnaire SFC. Il ne faut surtout pas les ressaisir dans GESLAB en 2013.
UNE FOIS LA BASCULE EFFECTUEE NE PLUS RIEN SAISIR DANS LA BASE
IV – Editions (1)
Une fois tous les mouvements intégrés vous devez éditer 2 états qui serviront au
contrôle de la base.
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Le premier état est à prendre dans Geslab Web, menu édition :
IV – Editions (2)
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Le second état est l’HISTOBUD d’ouverture 2013 en date du 21/01/13
Le chemin d’accès est : https://graal.dr1.cnrs.fr/etatxlab/
Identifiant : code LABINTEL en majuscule
Mot de passe : code division
Vous devez envoyer les 2 documents par mail à [email protected]
Jusqu’à ce que la base soit validée vous ne devez plus rien saisir. La moindre saisie
provoquera des erreurs. Si la base ne peut être validée vous devrez pointer vousmême tous les mouvements et retrouver l’écart.
Si tout est correct, le service financier validera la bascule et demandera au SSI
l’ouverture des échanges pour votre laboratoire. Vous recevrez un mail pour vous
prévenir de l’ouverture des échanges.
V – Répartitions sur entités (1)
Aucun report de crédits automatique sur les entités dépensières.
Pour vous aider à effectuer vos répartitions, un état récapitulatif est disponible dans
GESLAB web. Le détail se fait par couple Origine/Entité.
V – Répartitions sur entités (2)
Pour les laboratoires utilisant les recettes internes (transfert d’entité à entité), et/ou
les ventilations répartition au niveau d’une entité de regroupement et ventilation au
niveau fin)
Formule de calcul : Montant réparti sur exercice n + recettes internes + ventilations
– Montant réalisé sur exercice n + factures internes