Transcript CNCC - AACU

Accélération des délais de
clôture en milieu universitaire :
retours d’expérience et
modalités pratiques
Journée d’étude des agents comptables d’universités
7 octobre 2011
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011
Sommaire
 L’accélération des délais de clôture : une opportunité d’amélioration du
pilotage budgétaire et comptable
 Comment mener un projet de réduction des délais de clôture
 Exemples d’actions permettant de réduire les délais de clôture
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
2
L’accélération des délais de
clôture : une opportunité
d’amélioration du pilotage
budgétaire et comptable
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011
Une opportunité d’amélioration du
pilotage budgétaire et comptable
 Enjeux stratégiques et de pilotage
•
Répondre à une exigence de la Tutelle lui permettant d’accélérer les délais de clôture et
de fiabiliser les comptes de l’Etat
•
Améliorer le pilotage et accélérer la prise de décisions
 Une vision tournée vers le futur
 Enjeux opérationnels
• Améliorer le contrôle interne et le contrôle budgétaire durant la phase transitoire
• Accroître la fréquence de mise à jour des informations
 La contrainte de rapidité conduit à améliorer l’efficacité des processus
 Enjeux de communication
•
Accélérer la présentation de données financières utiles pour obtenir des financements
 Des réponses plus rapides aux attentes des parties prenantes
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
4
Les tendances observées dans le secteur
privé
Sociétés du CAC 40
- Publication en 30 jours
Sociétés moyennes et petites
- Publication des états financiers à J+90
- Clôture de la comptabilité générale en
2 jours
Etat des lieux dans les universités
- Publication des états financiers à
J+120
- Clôture de la comptabilité générale à
J+30
- Véritable programme de
transformation
- Logique de rupture
- Vision prospective des
- Adaptation des méthodes de clôture et
des systèmes
- Amélioration de la structure et de la
qualité des données
- Adaptation des systèmes
d’information
- Priorité donnée à la qualité de la
clôture
chiffres
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
5
Comment mener un projet de
réduction des délais de clôture
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011
Les facteurs clés de succès d’un projet
de réduction des délais de clôture
 Une impulsion de la direction générale et une implication de tous les
acteurs
 Un pilotage en mode projet
 Des procédures de contrôle interne efficaces tout au long de l’année et un
système d’information adapté
 Une remise à plat des procédures d’arrêté des comptes dans un souci
d’anticipation
 Une communication au fil de l’eau avec les commissaires aux comptes sur
l’évolution du projet
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
7
Un pilotage en mode projet
Lancement du
projet
Analyse des SI, des procédures
de contrôle interne et d’arrêté des
comptes
Diagnostic et recensement
des leviers d’optimisation
Définition d’un plan
d’actions sur la base de
scénarii
Suivi et mise
en œuvre des
actions
Coordination et gestion du projet
 Une conduite de projet réussie repose sur les principes directeurs
suivants :
•
Une approche méthodologique définie, validée, partagée et déclinée
•
Un calendrier défini et suivi
•
Une organisation des responsabilités et de la coordination entre les différents
acteurs contribuant au projet
•
Une structure de pilotage efficace
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
8
Des procédures de contrôle interne
efficaces tout au long de l’année et un
système d’information adapté
 Une démarche qui s’appuie sur une évaluation du contrôle interne et la
cartographie des risques
•
La qualité du dispositif de contrôle interne comptable et financier influence directement la qualité
comptable et le délai de révision de comptes
•
L’accélération des délais de clôture nécessite de prioriser les différentes étapes de l’arrêté des
comptes en fonction :
 des enjeux et des risques de chaque processus
 de la qualité du contrôle interne
 La cartographie du contrôle interne comptable et financier sera un outil précieux pour mener ce
projet de manière pertinente
 Un diagnostic des systèmes d’information
•
Réaliser un état des lieux du niveau d’automatisation et d’intégration des systèmes
•
Identifier les leviers d’optimisation des états de contrôle
•
S’assurer qu’il permet d’arrêter les opérations comptables et financières en amont de la date de
clôture
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
9
Une remise à plat des procédures
d’arrêté
1. Identifier et formaliser dans un calendrier les différentes étapes de l’arrêté des
comptes :
 Intervenants, tâches, dates de réalisation au plus tôt et durée de chaque tâche
 Partir de l’étape d’alimentation des systèmes opérationnels amont jusqu'à la production des
documents finaux (compte financier, annexes, rapport annuel de performance, etc.…)
2. Identifier les zones d’inefficience : risque d’erreur, de surcoût, de non qualité, de non
obtention de la donnée, de non respect des délais
 En lien avec la cartographie des risques
 En précisant pour chaque cause d’inefficience
• Les sources potentielles d’optimisation
• Leur difficulté et coûts de mise en œuvre
• Les gains en découlant
 En intégrant les constats résultant du diagnostic des SI
3. Identifier les leviers d’optimisation pour y remédier
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
10
Une remise à plat des procédures
d’arrêté : exemples de leviers
d’optimisation
Thèmes
Utilisation d’estimations
Etapes de travail
– Identifier les cycles pouvant faire l’objet d’estimations :
provisions, passifs sociaux, …
Acteurs
– DSF
– Agence Comptable
– Définir les méthodes d’estimation
– Tester et documenter la méthode
– La valider avec les CACs
Anticipation du calcul de la
paie
– Définir une méthode d’arrêté anticipé de la paie
Accélérer la
comptabilisation des
charges
– Mise en place d’un service facturier
– Agence comptable
– Composantes
Refonte du processus de
rapprochement des soldes
avec les filiales
– Cartographier les principaux types de flux
– Agence Comptable
– Direction des Systèmes
d’Information
– Direction des filiales
– Adapter les outils et optimiser les interfaces
– Définir un calendrier commun
– Adapter les règles de facturation, règlement, déclaration
et rapprochement
– DRH, Service Paie
– Agence Comptable
– DSI
– Utiliser le cas échéant un outil d’aide à la
déclaration/rapprochement
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
11
Une remise à plat des procédures
d’arrêté
4. Prioriser les leviers potentiels d’optimisation en fonction des risques et
contraintes
Etapes
Solutions
Mise en œuvre
Rapide
Elimination des défauts évidents
Facile
Moyen terme
Modification des méthodes de travail
Moyenne
Long terme
Refonte structurelle
Difficile
5. Intégrer les leviers retenus dans un plan d’actions suivi
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
12
Exemple de calendrier de clôture cible
d’une société
(jour J = 31/12)
Principaux cycles
Date d’arrêté
Immobilisations
J-30
Transactions avec les filiales
J-30
Stocks
J-30 (selon activité)
Paie
J-10
Fournisseurs
J-5
Clients
J
Trésorerie
J
Ecritures d’inventaire
J+1
Revue et validation de la balance générale
J+2
Arrêté de la balance générale
J+10
Dossier de révision
J+15
Information financière
J+30
Audit final des comptes
J+20 à J+30
Envoi des dossiers au CA
J+35
CA
J+40
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
13
Exemples d’actions permettant
de réduire les délais de clôture
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire » – 7 octobre 2011
La réalisation d’une clôture intermédiaire
revue par les commissaires aux comptes
 Arrêté ou préparation des principales opérations comptables et
financières en amont de la clôture (cf exemples ci après)
 Principaux bénéfices d’une telle démarche :
•
Anticipation des problématiques
•
Maintien/ renforcement de la qualité
•
Plus de temps consacré à des travaux à valeur ajoutée
•
Renforcement du travail en équipe auquel toutes les composantes de
l’Université vont être amenées à contribuer
•
Une clôture intermédiaire est donc réalisée en toute sérénité
•
La garantie d’une phase finale de l’audit sans surprise
 Pour les universités, il pourrait être envisagé de positionner cette clôture
intermédiaire au 31 octobre de chaque année
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
15
Exemples d’opérations pouvant être
réalisées en amont de la clôture (1/3)
 Les amortissements et les immobilisations
•
Lancer le calcul des dotations et neutralisations
•
Circulariser les composantes pour s’assurer que toutes les sorties d’immobilisations ont
été communiquées à l’Agence Comptable
•
Saisir toutes les fiches d’immobilisation collectées en attente
•
S’assurer que tous les comptes techniques ont été affectés
 Les subventions d’investissement
•
Mettre à jour le tableau de suivi des subventions d’investissement indiquant leur
rattachement aux immobilisations financées
•
S’assurer que toutes les subventions perçues ont été identifiées
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
16
Exemples d’opérations pouvant être
réalisées en amont de la clôture (2/3)
 Recettes
•
Identifier les encaissements reçus parmi les recettes à classer
•
Réaliser un maximum de titres de recettes (réactivité de l’Etat et des Régions attendue et
nécessaire sur le sujet)
•
Pour les recettes étalées sur plusieurs exercices (type contrats de recherche pour les
SAIC ou formations), établir un tableau de suivi des recettes en fonction de leur période
de rattachement
 Les subventions gérées en ressources affectées
•
S’assurer que les charges et produits sont correctement enregistrés sur la période
comptable à partir d’un tableau de suivi des subventions
 Les opérations avec les filiales
•
Envoyer les états de rapprochement des comptes de produits, charges, dettes et créances
aux filiales
•
Analyser les éventuels écarts identifiés par les filiales
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
17
Exemples d’opérations pouvant être
réalisées en amont de la clôture (3/3)
 Les achats
• S’assurer qu’aucun retard n’a été accumulé sur les services faits : revue des commandes
ouvertes et des engagements non soldés
• Lancer l’écriture de comptabilisation des factures non parvenues
• Enregistrer et acter les DBM en amont de la clôture (idéalement avant le 30 septembre)
 Les provisions pour risques et charges
• Circulariser le service juridique et les autres services (DRH, …) afin de prendre
connaissance de tous les litiges en cours
 La paie
• Réaliser des estimations sur les provisions relatives à la paie (heures complémentaires,
congés payés, CET…)
• Présenter les méthodes d’évaluation retenues aux commissaires aux comptes
• S’assurer que tous les mois de paie ont bien été comptabilisés
Journée d’étude « Qualité comptable et soutenabilité budgétaire – 7 octobre 2011
18