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Cohabitation Dossier Patient
Informatisé (DPI) et Dossier Patient
Papier (DPP) :
Atelier de partage
Revues régionales – Mars à avril 2012
Agence Nationale d’Appui à la Performance
des établissements de santé et médico-sociaux
Contexte : la cohabitation DPP/DPI,
sujet d’actualité des projets H2012
Les projets H2012 sont majoritairement en phase de
déploiement. A ce titre :
Stockage informatique des données patients,
Persistance du dossier patient papier.

La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse spécifique :

Elaboration de la stratégie > dossier de référence ?

Définition et mise en œuvre de l’organisation associée
2
DPI / DPP : notions de base
Le « zéro papier » n’est pas une fin en soi,
L’objectif est de disposer d’une information :
Unique,
Fiable,
Partageable.
L’information peut prendre 2 formes :
La donnée figée, papier ou numérisée > non exploitable,
La donnée vivante (base de données) > exploitable.
3
Les situations de cohabitation
EXEMPLE :
1ère informatisation
Temps
Avant projet DPI
1
Déploiement : période transitoire
Post déploiement
2
Cible
 Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI
 Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement
4
La situation type : « Cohabitation de fait
pendant le déploiement du DPI »
Unité de soins 1
(DPP)
Unité de soins 2
(DPI)
PATIENT
Unité de soins 1
(DPP)
Unité de soins 4
(DPP)
Unité de soins 3
(DPI)
5
Les impacts de la cohabitation
• Processus internes à l’unité de soins :
Une 1ère informatisation ou la mise en œuvre d’une nouvelle solution
DPI impacte les processus métiers propres à chaque unité de soins
• Processus inter-unités de soins (transverses, aussi bien pour un
séjour unique que du multi-séjours) :
Prise en charge d’un patient qui passe d’une unité de soins
informatisée à une unité de soins non informatisée
Prise en charge d’un patient qui passe d’une unité de soins non
informatisée à une unité de soins informatisée
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Les préconisations ANAP
 Identifier
L’ANAP
propose une
analyse
spécifique de
la
cohabitation
DPP / DPI :
les situations de cohabitation
DPP/DPI
 Identifier
les risques associés
 Construire une démarche pour :
 Maîtriser les risques
 Via une analyse des processus métiers
 Permettant d’atteindre les objectifs de
l’informatisation
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Identification des risques
Sécurité
du patient
Juridiques et
administratifs
Organisationnels
8
Risques sécurité patient
Origine :
 Processus cibles non
définis ou / et non
appliqués
 Utilisation partielle du
DPI ou du DPP
Conséquences :
 Dispersion de
l’information entre
les différents DPP ou
DPI
 Ressaisies
incontrôlées
 Hétérogénéité /
incohérence des
informations
 Difficultés pour
accéder à l’information
 Perte d’informations
 Difficultés pour
numériser des
documents
Risques
liés à la
sécurité du
patient
Prise en
charge non
optimisée
 Rupture dans la
coordination de la
prise en charge
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Risques juridiques et administratifs
Origine :
 Processus cibles non
définis ou / et non
appliqués
 Utilisation partielle du
DPI ou du DPP
 Ressaisies
incontrôlées
 Difficultés pour
accéder à l’information
 Difficultés pour
numériser des
documents
Risques
juridiques et
administratifs
Conséquences :
 Non-conformité aux
exigences de la
Certification
 Non-conformité aux
obligations
règlementaires en
matière de gestion
des archives
Situation de
contentieux
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Risques organisationnels
Origine :
 Processus cibles non
définis ou / et non
appliqués
 Utilisation partielle du
DPI ou du DPP
 Ressaisies
incontrôlées
 Difficultés pour
accéder à l’information
 Difficultés pour
numériser des
documents
Risques
organisationnels
Conséquences :
 Cohabitation de
plusieurs processus
non maîtrisés et
parfois non définis
 Rupture de la chaîne
de production de
l’information
 Perte d’efficience liée
à une information
atomisée
Perte de
performance
Mauvaise
acceptation
de la
solution
 Nécessité de
ressaisies
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Comment s’y prendre ?
Etat des lieux et cartographie
(étape préliminaire)
Au sein de l’unité de
soins
Entre unités de
soins
Démarche d’analyse
des processus
métiers couplée à
une gestion des
risques
Analyse des
solutions possibles
au regard du
contexte de
l’établissement
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Facteurs clés de succès
• L’étude de la cohabitation doit être menée de préférence en même
temps que l’étude concernant le déploiement du DPI.
• Elle nécessite d’être menée par une équipe multidisciplinaire selon
une approche par processus métiers.
• La formalisation des processus est réalisée dans un premier temps
au niveau de l’établissement pour ensuite être adaptée au niveau de
l’Unité de Soins.
• Cette étude nécessite d’adapter les procédures de l’établissement
concernant le transfert des patients (d’une unité à une autre).
• Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être mené de
manière itérative durant tout le projet.
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Comment s’y prendre ?
Etat des lieux et cartographie
(étape préliminaire)
Au sein de l’unité de
soins
Entre unités de
soins
Démarche d’analyse
des processus
métiers couplée à
une gestion des
risques
Analyse des
solutions possibles
au regard du
contexte de
l’établissement
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Etat des lieux et cartographie (1)
Objectifs :
Etablir un état des lieux exhaustif des différents dossiers patients existants
Démarche :
Actions
Acteurs
Etape 1 : Cartographie des dossiers patients existants et des parcours
patients les plus usités :
Etablir la cartographie des différents dossiers papiers - dont documents
types associés - des différents dossiers informatiques existants au sein
de l’établissement, et identifier les parcours patients les plus fréquents
- Equipe projet
- Personnes
métiers si
besoins
Etape 2 : Estimation des éléments de volumétrie associés :
• Collecter toutes les informations sur les volumétries (nombre de
DPP actifs, nombre de nouveaux patients à identifier
mensuellement, volume actuel des archives et de son évolution,
etc.)
• Identifier les parcours patients les plus fréquents (inter-unités de
soins)
- Equipe projet
- Personnes
métiers si
besoins
15
Etat des lieux et cartographie (2)
Exemple d’outil de restitution :
•
Etat des lieux en matière de dossiers patient et documents associés :

Cet état des lieux doit alimenter la stratégie de déploiement du SIH
cible
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Comment s’y prendre ?
Etat des lieux et cartographie
(étape préliminaire)
Au sein de l’unité de
soins
Entre unités de
soins
Démarche d’analyse
des processus
métiers couplée à
une gestion des
risques
Analyse des
solutions possibles
au regard du
contexte de
l’établissement
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Au sein de l’unité de soins
La démarche proposée
1 – Formalisation des processus impactés
2 – Formalisation des processus cibles avec analyse
d’impacts et de risques
3 – Validation et diffusion des processus cibles
Au sein de l’unité de soins
1 – Formalisation des processus impactés (1)
Objectifs :
Identifier et formaliser les processus existants impactés tout en mettant en valeur les
zones impactées par l’informatisation
Démarche :
Actions
Etape 1 : Cartographie des processus impactés
Identifier les processus impactés par l’informatisation dans le cadre
de votre projet d’informatisation du dossier patient
Etape 2 : Formalisation les processus impactés
Formaliser les processus impactés (sous forme de tableau et / ou
logigramme) en identifiant les zones concernées
Note :
-Pour ce faire, appuyer vous sur les travaux de formalisation de processus
existants
-Un même processus pouvant varier pour des unités de soins différentes,
adapter si besoin le processus au niveau de l’unité de soins
Acteurs
- Equipe projet
- Personnes
métiers si besoins
- Equipe projet
- Personnes
métiers si besoins
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Au sein de l’unité de soins
1 – Formalisation des processus impactés (2)
Liste de processus potentiellement impactés par l’informatisation du dossier patient :















Consultation externe
Hospitalisation – Accueil du patient
Hospitalisation – Production des actes cliniques
Hospitalisation – Production des actes médico techniques
Hospitalisation – Coordination et planification
Hospitalisation – Sortie du patient
Urgences (SAU)
Exploration fonctionnelle
Gestion des identités patients
Gestion des documents médicaux
Archivage
Transfert patient
Demande de dossier par un tiers
Contrôle IPAQS
Contrôle Sécurité sociale

Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement
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Au sein de l’unité de soins
1 – Formalisation des processus impactés (3)
Exemple de processus impacté : Consultation externe
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Au sein de l’unité de soins
2 – Formalisation des processus cibles avec
analyse d’impacts et de risques (1)
Objectifs :
Analyser et qualifier les impacts de l’informatisation du dossier patient sur les
processus concernés et ce afin de formaliser les processus cibles
Démarche :
Actions
Acteurs
Etape 1 : Identification des impacts de l’informatisation au regard des zones
concernées par l’informatisation
Questions à se poser : qui est impacté ? Quels dossiers (à quel format)? Quelles
sont les futures modalités d’accès à l’information ? Le document va t-il être
informatisé ? Modalités de gestion des archives? Etc.
- Equipe projet
- Groupe de travail
dédié
Etape 2 : Identification , qualification et maîtrise des risques
Pour chaque processus concerné ,identifier et qualifier les risques associés .
Identifier les actions à mettre en œuvre pour maîtriser les risques identifiés.
- Equipe projet
- Groupe de travail
dédié
Etape 3 : Formalisation des processus cibles
- Equipe projet
- Groupe de travail
dédié
22
Au sein de l’unité de soins
2 – Formalisation des processus cibles avec
analyse d’impacts et de risques (2)
Exemple d’outil de restitution (2) :
23
Au sein de l’unité de soins
3 – Validation et diffusion des processus cibles
Objectifs :
Valider et diffuser les processus cibles internes à chaque unité de soins
Démarche :
Actions
Etape 1 : Validation des processus cibles
Faire valider les processus cibles par les instances de
gouvernance dédiées
Etape 2 : Diffusion des processus cibles
Diffuser les processus cibles aux acteurs concernés et assurer
les actions de formation et de conduite du changement
associées
Acteurs
- Equipe projet
- Equipe projet
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Comment s’y prendre ?
Etat des lieux et cartographie
(étape préliminaire)
Au sein de l’unité de
soins
Entre unités de
soins
Démarche d’analyse
des processus
métiers couplée à
une gestion des
risques
Analyse des
solutions possibles
au regard du
contexte de
l’établissement
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Entre unités de soins
La démarche proposée
1 – Analyser et qualifier les pistes de réflexion possible
2 – Piloter le déploiement et la coordination entre US*
*Pendant le déploiement
*Pour la gestion des fermetures temporaires de services (estivales)
Entre unités de soins
1 – Analyser les pistes de réflexion
DPP vers DPI
 Les moyens envisageables :
 Coexistence physique
 Numérisation
 Saisie des données
DPI vers DPP
 Les moyens envisageables :
 Impression (pour
alimentation du dossier
papier et donc
coexistence physique)
 Accès en lecture
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Entre unités de soins
DPP vers DPI : coexistence physique
Avantages
 Aucun surcoût immédiat
Inconvénients
 Risque majeur d’incohérence
 Risque de perte d’information
 Recopie occasionnelle non
maitrisée
 Gestion des archives
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Entre unités de soins
DPP vers DPI : numérisation
 Globale / sélective
 Centralisée / décentralisée (formation / matériel)
Options
 Synchrone / asynchrone (avant ou après)
 Traitement des originaux
> Coûts variables
Avantages
Inconvénients
 Facilité d’archivage
 Process nécessitant du temps
 Disponibilité et transmission
 Information non exploitable
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Entre unités de soins
DPP vers DPI : saisie des données
 Forcément sélective
Caractéristiques
 Personnel spécialisé
 Processus de validation à définir
Avantages
 Favorise l’interactivité et
l’exploitation des données
(information vivante)
Inconvénients
 Risque d’erreurs (ressaisie)
 Nécessité de validation
 Coûts
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Entre unités de soins
DPI vers DPP : impression
 Synchrone ou a posteriori
Options
 Fiches de transmission à paramétrer par besoin
spécifique
 Destruction des papiers édités
Avantages
 Encore indispensable pour
l’extérieur
Inconvénients
 Consommation papier
 Identification de l’information
pertinente en amont
 Ne pas tout imprimer
 Ergonomie à construire
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Entre unités de soins
DPI vers DPP : accès en lecture
Caractéristiques
 Accès informatique (uniquement consultation) pour
les acteurs non déployés
Avantages
 Aspect pédagogique facilitant le
déploiement
Inconvénients
 Impacts sur le calendrier de formation
 Impacts sur le déploiement du
matériel, du support utilisateur et des
autorisations
 Risque d’une demande d’accélération
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Entre unités de soins
2 – Piloter, coordonner le déploiement entre US (1)
Exemple d’outil de pilotage :
Dossier/document
Format Emetteur Format Récepteur
modalité* de
communication
CR consultation
Informatique
Papier
Impression par
émetteur – préciser
acteur
Informatique
Informatique
consultation écran
par récepteur
Papier
Informatique
Numérisation par le
récepteur -préciser
acteur
Ou
CR consultation
Ou
CR consultation
• *Modalité : Transfert du DPI vers le DPP ou transfert du DPP vers le DPI
•Attention : pour faciliter la cohabitation vérifier les matrices de droits
d’accès
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Entre unités de soins
2 – Piloter, coordonner le déploiement entre US (2)
Exemple d’outil de pilotage :
US X US informatisée
US X US non informatisée
Tableau de synthèse identifiant les impacts de l’informatisation dans le
cadre du transfert d’un patient d’une unité de soins à une autre.
En rouge : Actions à prévoir
En vert : Pas d’actions à prévoir
Note : ce tableau est à mettre à jour régulièrement en fonction du rythme
de déploiement des services
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