Transcript Les sorties et voyages scolaires.

Les sorties et
voyages scolaires.
Ouvrir les élèves à la
découverte et à la culture…
Frank LALLEMENT
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Les sorties et
voyages scolaires :
un cadre réglementaire.
Frank LALLEMENT
Un fort encadrement juridique et
réglementaire :
Plus de 14 textes régissent les voyages
et sorties scolaires (circulaires (dont celle
du 3 août 2011, décrets, arrêtés, lettre
de la DAF…)
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Les sorties et voyages scolaires :
Définitions et grands
principes.
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Les sorties et voyages scolaires.
• Sorties (pédagogiques, culturelles) et
voyages scolaires :
• Ils sont organisés sous l’autorité du
chef d’établissement dans le cadre
d’une action éducative pour le compte
des élèves.
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Les sorties obligatoires :
• Ce sont des sorties pédagogiques de très courte durée,
•
sans hébergement, organisées sur le temps scolaire dans
le cadre des programmes d’enseignement.
Du caractère obligatoire d’un voyage/ une sortie découle
le principe de gratuité de ce voyage/ cette sortie. Il/elle
est alors entièrement financé(e) par les recettes de
l’établissement qui est également seul habilité à le gérer.
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Les sorties et voyages facultatifs :
• Ce sont des sorties ou des voyages n’entrant pas dans le cadre
imposé par les programmes d’enseignement mais justifiés par
un objectif pédagogique et ayant lieu, soit tout ou partie sur le
temps scolaire, soit en dehors du temps scolaire.
• Ils sont organisés sous la responsabilité de l’équipe
pédagogique pour le compte des élèves et financés
partiellement par des fonds publics.
• Par leur objectif éducatif, ils relèvent du service public de
l’enseignement et à ce titre les dépenses et recettes liées à ce
voyage ou cette sortie ont un caractère public et doivent être
retracées dans la comptabilité de l’établissement.
• Les voyages scolaires à l’étranger sont soumis à l’autorisation
préalable de l’ IADSDEN.
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Les sorties et voyages privés :
• Ce sont des sorties ou des voyages organisés
•
par une association ayant son siège dans
l’ EPLE se déroulant hors du temps scolaire.
L’ établissement n’intervient à aucun moment
dans l’organisation et la gestion des voyages
et sorties de ce type car ils ne relèvent pas
de la mission de l’établissement.
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Décentralisation et autonomie
des EPLE
• Les lois de décentralisation et la réalisation de
•
•
l’autonomie des EPLE ont donné de larges pouvoirs à
son
assemblée
délibérante,
le
Conseil
d’Administration.
Aucun acte ayant une incidence budgétaire ne peut
se réaliser dans un EPLE sans que le CA se soit
prononcé favorablement.
En conséquence, c’est lui qui donne au chef
d’établissement l’autorisation d’organiser le voyage
scolaire et ou la sortie et qui fixe les principes
d’organisation et de financement de chaque voyage
et sortie.
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De cette règle et afin que le CA puisse se
prononcer en connaissance de cause,
découle la nécessité d’établir un
programme, avec des budgets
prévisionnels, retraçant le plus
précisément possible, en début d’année
scolaire, l’organisation, le calendrier et le
financement des différentes actions
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Les sorties et voyages
scolaires :
Les conditions préalables à la mise
en place d’un voyage ou d’une
sortie scolaire facultative.
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L’articulation de 3 cadres :
Pédagogique, administratif et
financier.
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Le cadre pédagogique et
administratif :
• Principe d’adéquation des voyages et sorties au
•
•
•
•
projet d’établissement.
Principe d’autorisation systématique des voyages et
sorties en CA.
Principe de prévision du budget de chaque voyage et
des modalités d’organisation.
Principe du respect d’une date de prévision (en
accord avec l’organisation générale de l’EPLE.)
Principe d’information systématique aux familles
dont l’enfant part en voyage ou en sortie.
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L’accord du chef
d’établissement.
La validation du caractère
pédagogique de l’action.
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La validation du chef
d’établissement :
• Elle porte sur :
• L’ adéquation entre le projet et sa finalité
•
•
éducative.
Les conditions générales d’organisation et
d’encadrement.
Les aspects financiers qui relèvent de
l’ordonnateur (participation de l’ EPLE…)
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L’ autorisation préalable
du Conseil
d’Administration.
Une incontournable procédure.
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La délibération du CA doit porter sur :
•
•
•
•
•
La présentation du voyage : destination, date, objet.
Les divisions concernées.
Le nombre de participants (prévisionnel).
Le nombre d’encadrants (prévisionnel).
Le montant de la participation des familles, ce montant
pouvant être soit maximum, soit inscrit dans une
fourchette, soit fixe. Les modalités de remboursement en
cas de non participation, annulation ou trop perçu.
• Le coût total évalué.
• L’ autorisation donnée au chef d’établissement de signer
les contrats et conventions afférentes.
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L’autorisation du CA :
• S’ agissant des sorties occasionnelles ne donnant pas
lieu à nuitée (visite de musée, représentation
théâtrale…), il importe de définir avec le CA une
procédure générale d’organisation respectueuse de ses
prérogatives et laissant une liberté d’action compatible
avec le caractère difficilement programmable de
certaines activités.
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Gestion financière et
comptable des sorties et
voyages scolaires.
La transparence des opérations
financières.
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La prévision budgétaire
• Les sorties et voyages doivent être :
• Prévus au budget initial soit
• Par DBM soit
• Les deux.
• A l’EPCP
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Les différentes imputations
budgétaires :
• Voyages
•
•
et sorties facultatives avec
participations financières des familles :
chapitre spécial N3
Voyages et sorties avec financement
européen : chapitre spécial R4.
Les sorties obligatoires : chapitre A1 ou J1.
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Les sorties et voyages
scolaires :
Les financements
possibles.
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Les financements internes à
l’établissement :
• La participation de L’EPLE (décidée au
moment du vote du budget), elle
provient de la DGF.
• Les fonds de réserves.
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Les subventions d’Etat :
• Les subventions P.E (projet
d’établissement).
• Les subventions O.I (ouverture
internationale).
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Les subventions d’autres
organismes publics :
• Fonds Social Européen (FSE).
• Budget participatif (CRBN).
• Bourse à la mobilité (CRBN)
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Le FSE (Foyer Socio Educatif)
• Il s’agit d’un don.
• Avant toute perception, le CA doit
accepter le principe de versement de ce
don ainsi que sa budgétisation.
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Les autres associations (parents
d’élèves, anciens élèves…) ainsi que
les entreprises privées.
• Idem que pour les dons du Foyer.
• Pour les entreprises privées, cette
participation ne doit pas être assortie
d’une obligation publicitaire.
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La participation des
familles.
Permettre à tous l’accès aux
sorties et voyages scolaires.
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La participation des familles :
• Le CA arrête le montant de la
participation
(elle
peut
inclure
l’assurance annulation).
• Les échéances de versement ainsi que
le fractionnement relèvent de l’agent
comptable uniquement.
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La participation des familles :
• La famille doit remplir obligatoirement un formulaire
d’inscription signé.
• Cette lettre est contractuelle et les conditions de participation
ne peuvent plus évoluer que dans les limites autorisées par la
loi à savoir : l’évolution des coûts du transport liée notamment
aux prix des carburants, les redevances et taxes afférentes aux
prestations et à la variation des taux de changes.
• En cas de désistement, le remboursement doit être
systématique; aucun surcoût supplémentaire ne devant être
supporté par les familles, l’EPLE doit prendre à sa charge cette
dépense sur son budget propre.
• Les voyages scolaires peuvent être l’objet d’une remise d’ordre
DP/internat (dispositions prises par le CA)
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Les chèques vacances :
• La participation des familles peut désormais
•
s’effectuer à l’aide des chèques vacances.
Les frais de gestion de ce type de règlement
sont à la charge de l’ EPLE sur son budget
propre.
L’ établissement doit préalablement adhérer
à l’ANCV (délibération du CA)
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Les actions de ventes :
• Elles sont soumises à l’accord du chef d’établissement et
•
sont présentées au CA lors de la délibération portant sur
le voyage concerné.
Application d’un tarif différencié : un dispositif mettant
en place un tarif différencié en fonction du montant de
ventes (calendriers, cartes de vœux…) effectuées par les
élèves pour diminuer le coût d’un voyage scolaire
facultatif :
interdit !
• La discrimination tarifaire fondée sur la participation à
des activités facultatives sans lien avec le voyage crée
une rupture d’égalité devant le service public.
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La participation des accompagnateurs.
• CF réponse du MEN à Monsieur Jean Louis MASSON,
•
•
•
•
Sénateur de la Moselle.
Ni les familles, ni les accompagnateurs n’ont à supporter
cette charge financière.
En effet :
La gratuité des accompagnateurs induit de facto une
répercussion de ce surcoût aux familles.
Les enseignants exercent une mission de service de
l’établissement et de ce fait ne doivent pas supporter le
coût d’une sortie ou d’un voyage s’inscrivant dans le
prolongement d’une action d’enseignement.
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La participation des accompagnateurs.
• Le Chef d’ Etablissement établit un ordre de mission aux
•
•
•
enseignants.
Les frais relatifs aux accompagnateurs doivent être
considérés comme liés à des déplacements faisant l’objet
d’un ordre de mission émanant du Chef d’ Etablissement.
Il s’agit en conséquence de dépenses de fonctionnement
de l’établissement et non de dépenses à la charge de
l’Etat ou des familles.
La dépense devra être prévue au budget de
l’établissement; charge chap A1 et recette au chap N3.
Frank LALLEMENT
Le Fonds Social Lycéen/collègien (FSL) :
• Crée en 1996, ce fonds est destiné à venir en aide aux
•
•
•
•
•
•
familles dans des domaines aussi divers que :
Les frais de scolarité.
L’équipement scolaire.
Les transports.
Les voyages et sorties scolaires…
Les aides octroyées le sont suite à l’examen de dossiers
présentés lors d’une commission.
Les aides accordées sont nominatives et à ce titre,
l’affectation sur une dépense de voyage ou de sortie à
titre collectif est interdite.
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Les autres organismes :
•La CAF.
•Les comités d’entreprises.
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La gestion des dépenses.
Des règles strictes…
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Les engagements de dépenses :
• Le chef d’établissement est le seul à pouvoir engager
•
•
•
juridiquement l’établissement.
Les professeurs organisateurs ne sont pas autorisés à
conclure des contrats ou passer des bons de commande,
payer des avances.
En cas de signature d’un contrat entre l’EPLE et un
voyagiste : délibération du CA sauf si la dépense est
prévue à l’EPCP.
Le contrat ne crée des obligations qu’à ces deux parties,
les familles ne sont pas responsables de l’application ou
non des clauses de ce contrat.
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Le choix des voyagistes et des partenaires
(cars, hébergement…)
• MAPA (marché à procédure adaptée)
• Le choix se fait sur des critères précis et
stricts.
• CF règles relatives aux marchés publics.
• Inscription à l’EPCP.
Frank LALLEMENT
Le paiement des dépenses :
• L’ agent comptable de l’EPLE paye les dépenses après
•
•
•
•
•
service fait.
Il existe des dérogations :
Le versement d’arrhes (réservation de chambres d’hôtel
par ex).
Des acomptes aux agences de voyages (limite de 70%)
et la remise du solde lors de la remise des documents
permettant la réalisation du séjour (remise des billets
d’avion par ex…).
L’ instruction n°10-003-M9 du 29/01/10
Relative à la modernisation des dépenses inclut (point
2.3) les prestations de voyages dans l’assouplissement
au principe du service Frank
fait.LALLEMENT
Petites définitions :
Arrhes, acomptes, avoirs ?
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Petites définitions :
• Les arrhes et les acomptes sont des sommes versées à
•
•
•
l’occasion d’une commande ou d’un contrat de vente.
Arrhes : sauf dispositions contraires au contrat, l’ EPLE
les perd en annulant une commande ou en se désistant
mais on ne pourra pas contraindre l’ EPLE à l’exécution
du contrat.
Acompte : il implique un engagement ferme des deux
parties. Il s’agit en fait d’un premier versement à valoir
sur un achat. Il n’y a aucune possibilité de dédit et
l’ EPLE peut être condamné à payer des dommages et
intérêts s’ il se rétracte.
Avoir : correspond à la valeur d’une marchandise
restituée. Il permet un achat ultérieur.
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Les Régies.
Une souplesse de fonctionnement
alliée à un impératif
réglementaire.
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La convention de mandat :
• L’ encaissement direct par l’intendant paraît la solution la
plus simple. Toutefois, elle est en fait peu pratique en
raison du nombre des participants à un voyage
susceptibles de venir isolément à des moments
différents payer leurs participations.
• La convention de mandat est un document établi par
l’agent comptable qui autorise un enseignant à percevoir
l’ensemble des règlements liés à un voyage ou à une
sortie.
• Elle permet également de faire un point au moment du
dépôt des règlements sur le voyage.
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La régie d’avances :
• Elle permet à un enseignant organisateur de voyage
•
•
•
ou de sortie, le règlement sur place de plusieurs
dépenses en liquide.
Le chef d’établissement nomme l’enseignant
régisseur avec l’agrément de l’agent comptable.
Le comptable supérieur du Trésor donne son
approbation à la création de cette régie.
L’enseignant régisseur est personnellement et
pécuniairement responsable des sommes qui lui sont
confiées.
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L’ avance pour menues
dépenses :
• L’ avance pour menues dépenses peut
constituer également une solution pour les
sorties au cours desquelles les dépenses ne
sont pas importantes (-300€ ttc).
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La gestion des reliquats :
• Il est fréquent de constater l’existence de
•
petits reliquats à l’issue d’un voyage scolaire.
La loi prévoit que toutes créances inférieures
à 8€ constatées dans les écritures d’un
comptable public et provenant de trop perçus
restent acquises à la collectivité débitrice
après un délai de 3 mois à compter de sa
notification au créancier.
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Les reliquats :
•
•
•
•
•
Supérieurs à 8€ : remboursement à la famille.
Inférieurs à 8€ :
1°) Information des familles.
2°) 3 mois de délai.
3°) L’argent tombe dans les réserves
(affectation à un autre voyage possible avec
accord du CA).
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Les sorties et voyages
scolaires.
Responsabilités et couverture des
dommages.
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La responsabilité du chef d’établissement :
• Le chef d’établissement autorise l’organisation du voyage après
•
•
•
•
•
•
•
consultation du CA.
Il vérifie les normes d’encadrement. (DDJS 1 pour 15).
Il veille à la qualification des intervenants extérieurs et à la fiabilité
des moyens mis à disposition des élèves.
Dans le cas de transports occasionnels, le chef d’établissement
vérifie l’application de la réglementation sociale des transports.
Un engagement écrit des entreprises est souhaitable.
Il vérifie la production des attestations suivantes :
Une attestation concernant les modalités de couverture des risques
maladie et accidents dans le pays étranger doit être fournie par les
parents d’élèves.
Une attestation de la couverture responsabilité civile des élèves
couvrant notamment les dommages causés à un élève étranger
dans l’établissement ou dans la famille d’accueil doit être produite
avant le départ.
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La responsabilité des
enseignants.
• Elle est recherchée en cas d’incident.
• Le règlement intérieur du lycée
s’applique à l’occasion des voyages et
sorties.
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Les phases de
l’organisation d’un
voyage.
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La fiche « action spécifique »
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Sites Utiles
• Site de la DAF du MEN.
• Gestionnaire03.
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Les financements régionaux
Budget participatif
Bourse à la mobilité
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Le budget participatif :
• Objectif :
• Accompagner la communauté éducative
dans la mise en place du projet
d’établissement au travers d’actions périéducatives.
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Modalités d’attribution :
• Montant : 10% maxi de la DGF soit :
28 161.40€ pour le lycée.
• 80% maxi du montant de l’action
envisagée.
• L’action peut être reconduite 2 ans maxi.
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Bourse à la mobilité.
• Objectifs :
• Favoriser les échanges et séjours à
l’étranger dans le cadre de projets
pluridisciplinaires à vocation linguistique
et/ou culturelle.
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Bourse à la mobilité :
• Le dossier présenté pour une classe ou un
groupe doit être accompagné d’un projet
détaillé et argumenté.
• Sont privilégiés les projets relatifs à une
section européenne ou à un pays en
partenariat de coopération avec le BasseNormandie : Angleterre, Italie, Norvège,
Chine, Madagascar et Macédoine.
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