Transcript Il sistema di conservazione a norma del CNN

FORMAZIONE TELEMATICA
Casi notarili di diritto dell’informatica
16 gennaio 2013
LA CONSERVAZIONE A NORMA DEGLI
ATTI DIGITALI NOTARILI PRESSO IL CNN
MICHELE NASTRI
Notaio in Ercolano
Indice
 La conservazione del documento notarile
 La conservazione del documento informatico
 La conservazione del documento notarile
informatico: problemi di coordinamento
normativo
 Le regole per la conservazione dell’atto notarile
informatico
 Il sistema di conservazione a norma del CNN
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La conservazione a norma degli atti digitali notarili presso il CNN
Documento informatico, documento cartaceo e
interazioni normative: il principio
dell’assimilazione (art. 15 L.59/97) ed i suoi
limiti.
La conservazione del documento notarile:
disciplina (artt. 1, 61, 67 L.89/1913).
Conservazione del documento notarile e:
1. sistema delle prove nel codice civile;
2. pubblicità legale.
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La conservazione a norma degli atti digitali notarili presso il CNN
Normativa di riferimento:
Art. 40/44 bis D.Lgs. 82/05 CAD, Mancata
emanazione dei decreti attuativi ex art. 71
CAD e permanenza in vigore della Delibera
CNIPA 11/2004.
Conformità alla normativa sul documento
informatico come requisito per la
conservazione del valore legale.
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La conservazione a norma degli atti digitali notarili presso il CNN
La mancanza di indicazioni normative circa
la struttura degli archivi e le tecnologie
utilizzabili: norme di principio e difficoltà
applicative.
Inserimento dei documenti nell’archivio
informatico, permanenza del valore legale: il
responsabile della conservazione (art. 5 Del.
CNIPA).
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La conservazione del documento notarile
I compiti del responsabile della conservazione (art.
5 Del. CNIPA).
In particolare:
 apposizione della firma e del riferimento
temporale;
 la visualizzazione dei documenti problematiche aperte:
 manutenzione dello strumentario hardware e
software;
 La responsabilità del responsabile della
conservazione.
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Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico
La delega per (tra l’altro) la conservazione degli
atti notarili informatici e la tenuta informatica
dei repertori (art. 65 L.69/2009).
Il decreto legislativo 2 luglio 2010 n. 110.
La tecnica della novella.
La conservazione del documento notarile
informatico: il mantenimento del sistema della
legge notarile.
Il notaio depositario pubblico dei propri atti.
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Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico
La necessità tecnica e organizzativa della
conservazione uniforme dei documenti; la
natura di archivio pubblico dell’archivio del
notaio.
Il problema della sicurezza: corretta
conservazione (del valore legale) e fruibilità
nel tempo.
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Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico
La conservazione presso una struttura gestita dal
CNN (art. 62 bis L. 89/1913).
La responsabilità del notaio per la tenuta e la
corretta gestione (art. 67 L. 89/1913).
L’assunzione da parte del notaio delle funzioni
di responsabile della conservazione ai sensi
dell’art. 5 Del. CNIPA, e la responsabilità per i
dati.
Il divieto di accesso agli archivi per altri
soggetti.
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Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico
Il costo della conservazione: simmetria con il
sistema previsto per la conservazione degli
originali cartacei.
Le annotazioni agli originali: le norme di
attuazione previste dall’art. 68 bis (rinvio).
Un possibile scenario attuativo: il
collegamento tramite strumenti in linguaggio
XML (es. busta e-gov).
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Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico
L’art. 68 bis L. 89/1913 - funzioni degli archivi:
 mantenimento delle prerogative in materia di
ispezioni: determinazione delle modalità;
 modalità di trasferimento agli archivi e
conservazione in caso di cessazione del
notaio dall’esercizio nel distretto.
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Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico
L’art. 6 D.L. 179/2012 conv. in L. 221/2012:

Superamento temporaneo della necessità dei decreti
attuativi in relazione alla conservazione di tutti gli
originali informatici;

mantenimento delle prerogative in materia di
ispezioni: credenziali di accesso agli archivi forniti
dal sistema di conservazione del CNN;

trasferimento agli archivi secondo le modalità
determinate con provvedimento del Direttore
generale degli archivi;
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Il sistema di conservazione a norma del CNN
Sistema di conservazione centralizzato conforme
alla disciplina del CAD, gestito dal CNN
attraverso la propria società operativa di
informatica (Notartel spa).
Funzioni del sistema:

Immediato: conservazione degli atti
informatici;

Successivo:

conservazione della documentazione informatica
dei notai (visure ricevute etc.);

conservazione di documentazione informatica
depositata presso i notai.
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Il sistema di conservazione a norma del CNN
Caratteristiche del sistema di conservazione:

apposizione a cadenze prefissate di firma del
responsabile della conservazione (suo delegato) e
marca temporale (non semplice riferimento);

predefinizione dei formati accettabili: responsabilità
del notaio circa l’immissione di documenti in
formati accettati;

predisposizione di sistemi di esibizione residenti nel
sistema di conservazione;

Obbligo per il notaio di verificare sotto la sua
responsabilità la leggibilità dei files conservati.
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Il sistema di conservazione a norma del CNN
Caratteristiche del sistema di conservazione:

Accoglimento dei soli originali firmati
digitalmente dai notai, con i relativi allegati

La possibilità di apporre la marca temporale

La necessità di individuare, di concerto con gli
archivi notarili, una soluzione per l’esecuzione
degli annotamenti nelle more dei decreti
attuativi.
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Il sistema di conservazione a norma del CNN
Oggetto della conservazione:

•
Obbligatoriamente

Contratti di Rete (art. 45 D.L. 85/2012
conv. in L. 134/2012 art. comma 4 bis
D.L. 179/2012 conv. in L. 221/2012)

Appalti pubblici (art. 6 D.L. 179/2012
conv. in L. 221/2012)
Facoltativamente tutti gli atti se stipulati in
modalità informatica.
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