Transcript 04 UFF Mapa de Processo

Mapa de
Processo
UFF / CTC – Universidade Federal Fluminense / Centro Tecnológico
TCE / TEP / LATEC – Laboratório de Tecnologia, Gestão de Negócios e Meio Ambiente
Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma
Objetivos
No final deste modulo, o participante será capaz de:

Definir o que é um Mapa de Processo.

Construir um SIPOC.

Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de
Processo (DFP).

Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e
detectar fábricas ocultas.

Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e
DFP.

Detectar as atividades que agregam valor e as que não
agregam valor.
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Mapa de Processo
Definição
É uma descrição gráfica de um processo usando
símbolos e um formato padrão.
Importância
1. Identifica retrabalhos.
2. Identifica passos que não tem valor agregado.
3. Identifica gargalos.
4. Identifica inspeções (ou aonde deveria haver
inspeções).
5. Identifica onde as pessoas usam diferentes
processos para fazer a mesma operação.
6. Excelente ferramenta para treinamento.
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Vamos abordar um exemplo:
Preparação de uma simples limonada.
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Preparar
Adicionar
Suco de Limão
Açúcar
e Água
Misturar
Servir
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Curso de Atualização: Desenvolvimento de Projetos Seis Sigma
Preparar
Adicionar
Suco de Limão
Açúcar
e Água
Lavar
Limões
Partir
Limões
Misturar
Servir
Espremer
Limões
Filtrar
Suco
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Preparar
Adicionar
Suco de Limão
Açúcar
e Água
Lavar
Limões
Partir
Limões
Misturar
Servir
Espremer
Limões
Filtrar
Suco
Colocar Limões Adicionar Prensar por
no espremedor
água
10 segundos
Limpar
Prensa
Até que nível devemos chegar?
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*Estratégia
de Negócios
Gerencial
*Planej.de
Processos
Marketing
**SIPOC
S
Produção
Cotação
Compras
Avaliação
Aquisição
RH
C
**Subprocessos
* Seleção de Projetos
** Desenvolvimento de
Projetos
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Versões do Mapa de Processo
Existem pelo menos 3 versões do Mapa de Processo
O que pensamos que é:
O que realmente é:
O que gostaríamos que fosse:
Um dos maiores perigos ao usar esta ferramenta é
permanecer no nível “o que pensamos que é”
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Elaboração do Mapa de Processo
Diagrama de Fluxo
de Processo (DFP)
SIPOC
Entradas Externas
Saídas Externas
Passos do
Processo
Mapa de
Processo
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SIPOC
Supplier
Inputs
Process
Outputs
Customer
Fornecedor
Entradas
Processo
Saídas
Clientes
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SIPOC
S
I
Fornecedor Entradas
P
O
C
Processo
Saídas
Clientes
Empresa
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SIPOC - Procedimento
1. Definir alcance do processo: Início e Fim.
2. Identificação de Clientes
3. Identificação de Exigências do Cliente
Exigências do Cliente = Saídas do Processo
4. Identificação das Entradas do Processo.
Entradas do Processo = Exigências aos Fornecedores
5. Identificação de Fornecedores
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SIPOC - Exemplo
Lugar:
Processo:
Restaurante
Preparação de Café
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PROCESSO
PREPARAÇÃO
DE CAFÉ
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PROCESSO
CLIENTE
CONSUMIDOR
PREPARAÇÃO
DE CAFÉ
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PROCESSO
PREPARAÇÃO
DE CAFÉ
SAÍDAS
SABOR
ODOR
TEMPERATURA
COR
APRESENTAÇÃO
Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe
CLIENTE
CONSUMIDOR
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ENTRADAS
PÓ DE CAFÉ
AÇÚCAR
ÁGUA
CALOR
TEMPO
FILTRO
GUARDANAPO
RECIPIENTE
XÍCARA
COLHER
PROCESSO
PREPARAÇÃO
DE CAFÉ
SAÍDAS
SABOR
ODOR
TEMPERATURA
COR
APRESENTAÇÃO
Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe
CLIENTE
CONSUMIDOR
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Fornecedor
Entradas
RESTAURANTE
ARMAZÉM
COMÉRCIO
PÓ DE CAFÉ
AÇÚCAR
ÁGUA
CALOR
TEMPO
FILTRO
GUARDANAPO
RECIPIENTE
XÍCARA
COLHER
PROCESSO
PREPARAÇÃO
DE CAFÉ
Saídas
SABOR
ODOR
TEMPERATURA
COR
APRESENTAÇÃO
Cliente
CONSUMIDOR
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Fornecedor
Entradas
RESTAURANTE
ARMAZÉM
COMÉRCIO
PÓ DE CAFÉ
AÇÚCAR
ÁGUA
CALOR
TEMPO
FILTRO
GUARDANAPO
RECIPIENTE
XÍCARA
COLHER
X´s
PROCESSO
PREPARAÇÃO
DE CAFÉ
Saídas
SABOR
ODOR
TEMPERATURA
COR
APRESENTAÇÃO
Cliente
CONSUMIDOR
Y´s
Req’s do Cliente = Saídas do Processo (Y’s)
Entradas do Processo (X’s) = Req’s aos Provedores
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Exercício
Para seu projeto/processo, identifique:
1. Cliente(s).
2. Exigências (Y’s - Saídas do Processo).
3. Entradas do processo (X’s – Exigências aos
Fornecedores).
4. Fornecedores.
Identifique pelo menos 5 X´s e 5 Y´s.
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Recomendações SIPOC
 Gaste o tempo necessário para identificar
completamente os Y’s importantes e TODOS
os X´s do processo.
 Seja específico enquanto está listando os X´s.
X´s muito amplos (comportamento do
mercado, planejamento estratégico, desenho
de peças, etc) dificultarão as ferramentas
posteriores.
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Diagrama de Fluxo
de Processo
(DFP)
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Diagrama de Fluxo de Processo
Diagrama que representa a seqüência de
operações de um processo, utilizando símbolos
padrão.
Símbolos Padrão
Operação
Demora
Armanezamento
Decisão
Transporte
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Procedimento - DFP
1. Definir escopo do processo (princípio e fim).
2. Listar todas as operações que existem no processo.
3. Ordenar as operações de acordo com a seqüência atual
do processo.
4. Traçar o DFP usando os símbolos padrão.
5. Anotar informações adicionais:
Tempo de ciclo.
Custo
6. Detectar ineficiências:
Retrabalhos.
Gargalos.
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DFP - Exemplo
Lugar:
Processo:
Restaurante
Preparação de Café
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DFP - Alcance
Início:
Set up Cafeteira.
Fim:
Servir Café ao Cliente.
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DFP - Listar e Ordenar Operações
Lista de Operações:
2 Fazer Café
5 Servir Café
3 Preparar Serviço
1 Set up Cafeteira
4 Inspeção Final
Ordem das Operações:
1 Set up Cafeteira
2 Fazer Café
3 Preparar Serviço
4 Inspeção Final
5 Servir Café
Esta lista pode ser feita por um brainstorm da equipe
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DFP - Traçar Diagrama
NÃO
SET UP
CAFETEIRA
FAZER
CAFÉ
PREPARAR
SERVIÇO
INSP
OK?
SIM
SERVIR
Este diagrama deve comprovar-se com o processo operando em
condições normais. Fazer as alterações caso seja necessário.
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NÃO
SET UP
CAFETEIRA
FAZER
CAFÉ
PREPARAR
SERVIÇO
1 minuto
? $$$
10 minutos
? $$$
3 minutos
? $$$
INSP
OK?
SIM
SERVIR
5 minutos
? $$$
DFP – Informações adicionais
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Retrabalho
NÃO
SET UP
CAFETEIRA
FAZER
CAFÉ
PREPARAR
SERVIÇO
1 minuto
? $$$
10 minutos
? $$$
3 minutos
? $$$
INSP
OK?
(Oportunidade para
um projeto Seis Sigma)
SIM
SERVIR
5 minutos
? $$$
Os retrabalhos chamam-se “Fábrica Oculta”.
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Mapa de
Processo
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Elaboração do Mapa de Processo
Diagrama de Fluxo
de Processo (DFP)
SIPOC
Entradas Externas
Saídas Externas
Passos do
Processo
Mapa de
Processo
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Glossário
Passo com Valor Agregado (VA):
Passo do processo que modifica o produto ou serviço de uma
maneira desejada pelo cliente.
Saídas (Y externos):
Exigências do Cliente.
Saídas (Y internos):
Resultado de um Subprocesso que tem o objetivo de satisfazer a
outro Subprocesso posterior.
Entradas (X externos):
Exigências aos fornecedores.
Entradas (X internos):
Exigências de um passo de processo para o seu funcionamento.
Os Y´s internos com freqüência se convertem em X´s de passos
posteriores.
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Documentação de apoio
Para os X´s e os Y´s internos podemos nos basear
em:
Procedimentos de Operação.
Manuais de Operação do Equipamento
Brainstorming.
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Procedimento
1. Enriquecer o DFP com as Entradas e Saídas que foram
marcadas quando de sua identificação no SIPOC. Identificalas como externas.
2. Identifica os X´s e os Y´s internos em cada passo do
processo.
3. Classifica os X’s da seguinte maneira:
Controláveis (C): Aqueles que podemos modificar
facilmente.
Ruído (R): X’s que são difíceis ou onerosos para
modificar ou não podem ser modificar porque já
estão definidos pela infra-estrutura do processo.
Procedimento de Operação (PO): Detalhes de
execução do processo (segurança, partida,
limpeza, inspeção inicial, etc).
4. Assinala os passos dos processos como AV ou NAV
(Agrega Valor ou Não Agrega Valor).
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Lugar:
Processo:
Restaurante
Preparação de Café
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NÃO
SET UP
CAFETEIRA
FAZER
CAFÉ
PREPARAR
SERVIÇO
1 minuto
10 minutos
3 minutos
X´s
PÓ DE CAFÉ
ÁGUA
FILTRO
Y’s
X’s
SABOR
RECIPIENTE
ODOR
GUARDANAPO
TEMPERAT.
XÍCARA
COR
COLHER
INSP
OK?
Y’s
APRESENTAÇÃO
SIM
SERVIR
5 minutos
Y’s
APRESENTAÇÃO
TEMPERATURA
SABOR
ODOR
COR
ENTRADAS SAíDAS
PÓ DE CAFÉ
AÇÚCAR
ÁGUA
FILTRO
GUARDANAPO
RECIPIENTE
XÍCARA
COLHER
SABOR
ODOR
TEMPERATURA
COR
APRESENTAÇÃO
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NÃO
SET UP
CAFETEIRA
FAZER
CAFÉ
PREPARAR
SERVIÇO
1 minuto
10 minutos
3 minutos
X´s
PÓ
DE CAFÉ
ÁGUA
FILTRO
OPERAÇÃO
CAFETEIRA
INSP
OK?
X’s Y’s
X’s Y’s
TEMPO CAL SABOR
RECIPIENTE APRESENTAÇ
TEMP OPER ODOR
GUARDANAPO
TEMPERAT.
XÍCARA
COR
COLHER
SIM
SERVIR
5 minutos
X’s Y’s
AÇÚCAR APRESENTAÇÃO
TEMPERATURA
SABOR
ODOR
COR
X’s & Y’s internos
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NÃO
SET UP
CAFETEIRA
FAZER
CAFÉ
PREPARAR
SERVIÇO
1 minuto
10 minutos
3 minutos
X´s
PÓ
DE CAFÉ (C)
ÁGUA (C)
FILTRO (C)
OPERAÇÃO
CAFETEIRA (PO)
INSP
OK?
SIM
SERVIR
5 minutos
X’s Y’s
X’s Y’s
X’s Y’s
TEMPO CAL (C) SABOR RECIPIENTE (C) APRESENTAÇ AÇÚCAR (C) APRESENTAÇÃO
TEMP OPER (C) ODOR GUARDANAPO (C)
TEMPERATURA
TEMPERAT. XÍCARA(C)
SABOR
COR
COLHER (C)
ODOR
COR
Clasificação dos X’s
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NÃO
SET UP
CAFETEIRA
FAZER
CAFÉ
PREPARAR
SERVIÇO
1 minuto
10 minutos
3 minutos
X´s
PÓ
DE CAFÉ (C)
ÁGUA (C)
FILTRO (C)
OPERAÇÃO
CAFETEIRA (PO)
INSP
OK?
SIM
SERVIR
5 minutos
X’s Y’s
X’s Y’s
Y’s
TEMPO CAL (C) SABOR RECIPIENTE (C) APRESENTAÇÃO
X’s APRESENTAÇÃO
TEMP OPER (C) ODOR GUARDANAPO (C)
AÇÚCAR (C) TEMPERATURA
TEMPERAT. XÍCARA(C)
SABOR
COR
COLHER (C)
ODOR
COR
Agrega valor o que:
Modifica a Forma do produto/serviço.
Modifica a Função do produto/serviço.
Modifica a Fixação do produto/serviço.
É requerido por Lei.
Exemplos de Operações que NÃO agregam valor:
Inspeções.
Retrabalhos.
Verificações.
Pista extra: Se um processo não tem uma Saída associada é
provável que não agregue valor.
Assinalar AV/NAV
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Recomendações Finais
 Deve-se ter um Mapa de Processo
suficientemente
detalhado para cobrir as seguintes ferramentas:
Matriz Causa e Efeito
FMEA
Análises Multivari
Ferramentas Analíticas
 O Mapa de Processo final deve conter entre 30 e 50
X´s.
 Se descobrimos alguma oportunidade imediata
devemos comentá-la com os Líderes de Projeto, Dono
do Processo, e o MBB. Isto implicará na revisão do
Plano de Controle do Processo.
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Revisão dos Objetivos
Agora devemos ser capazes de:

Definir o que é um Mapa de Processo.

Construir um SIPOC.

Conhecer os símbolos padrão de um Diagrama de Fluxo de
Processo (DFP).

Construir um Diagrama de Fluxo de Processo (DFP) e
detectar fábricas ocultas.

Construir um Mapa de Processo a partir de um SIPOC e
DFP.

Detectar as atividades que agregam valor e as que não
agregam valor.
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