PENULISAN SURAT RASMI

Disediakan oleh: INTAN SHARIZAT MUHAMAD NASIR PEN. PENGARAH (PENGURUSAN) HOSPITAL KUALA KRAI

ISI KANDUNGAN

TUJUAN/ OBJEKTIF PENGENALAN SURAT RASMI MEMO SURAT-MENYURAT

OBJEKTIF

1. Memberi kefahaman kepada peserta mengenai perbezaan surat rasmi jabatan dan memo.

2. Mendedahkan teknik penulisan surat rasmi yang berkualiti 3. Memberi kesedaran kepada peserta kepentingan pengurusan rekod dan surat menyurat

PENGENALAN

• • • • Surat ialah alat komunikasi bertulis.

Ia dibahagikan 2 KATEGORI : - surat rasmi - surat tidak rasmi Surat rasmi memainkan peranan penting dalam kerjaya pada masa kini.

Kepentingan surat rasmi: - dokumentasi yang dijadikan bahan rujukan apabila timbul sesuatu masalah.

- sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau n negara.

A B C

RUJUKAN

• Perintah Am Bab 3 ( Surat Menyurat) • Panduan Sistem Fail Bagi Agensi Kerajaan 1986 - MAMPU • Arahan Keselamatan – Keselamatan Dokumen

JENIS SURAT RASMI

Surat Rasmi • Surat yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi Memo • Surat bertulis di dalam jabatan yang sama untuk berhubung secara rasmi E-Mail • Alat komunikasi yang ditulis menggunakan ruangan siber.

CIRI-CIRI SURAT RASMI

Bersifat bukan peribadi Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja Mematuhi prinsip dalam surat rasmi (4C+1P)

KEGUNAAN SURAT RASMI

Permohonan Rayuan Bantahan Makluman Arahan Penghargaan Ucapan

KEGUNAAN SURAT RASMI

Perakuan Jemputan Cadangan Pesanan Perjanjian Pekeliling Iringan

FORMAT SURAT RASMI

• • • • • • • • • Pengenalan pengirim dan penerima Rujukan fail (pengirim/ penerima) Tarikh surat Tajuk Surat Isi surat Penutup surat (harapan, nama pengirim dan jawatan) Identation (jarak tepi permulaan menulis) Jarak perenggan Jarak baris

1 2 3 7 9 6 4 5 8

BIL

CONTOH FORMAT SURAT RASMI PERKARA

Kepala Surat Maklumat Penerima

KANDUNGAN

• • • • • • • Maklumat Penghantar: logo Nama Jabatan Alamat Jabatan Poskod No. Telefon Jabatan No Faks Jabatan E-mail • • • • • • • Rujukan penerima Rujukan pengirim Tarikh keluar surat Nama penerima dan jawatan Alamat penuh penerima (u.p.:) Nama pegawai petugas – jika perlu Melalui: (ketua penerima surat – jika berkenaan)

4 5

BIL

CONTOH FORMAT SURAT RASMI PERKARA

Sapaan / Gelaran

KANDUNGAN

Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan Tajuk Surat Isi/ Maksud surat • • • Ditaip dengan huruf besar Dihitamkan Digaris bawah • Pembukaan bicara dan rujukan • (Angka 1 tidak ditaip sebagai pengenalan) Perenggan pertama: maksud sebenar surat • (Angka 2 – Isi/ maksud surat yang utama Pecahan isi surat – sebab musabab dan tujuan Cth: 2.1 Senarai nama yang akan hadir kursus sebagaimana berikut: i) Azmi b. Abas ii) Rosak Anak Binasa

BIL

CONTOH FORMAT SURAT RASMI PERKARA

Penutup

KANDUNGAN

Penutup surat dan ucapan terima kasih Slogan Ungkapan khas organisasi 8 9 Pengakuan Kesetiaan Pengirim Saya yang menurut perintah • Tandatangan pengirim • Nama pengirim • Jawatan pengirim • Kenyataan perwakilan (b.p. jika perlu) 10 Penerima salinan s.k Ketua Jabatan Patologi Penyelia Asrama