Transcript Administration des prêts et demandes de retrait

ADMINISTRATION DES PRÊTS
Dec 2010
1
Table des matières
1.
Principes et cadre de l’administration des prêts ……
3 – 12
2.
Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement ……..….……
3.
Procédures de décaissement…………………………… ……………18 – 32
4.
Demandes de Retrait de Fonds……………………………… ….…..33 – 46
5.
Conversions monétaires .......................................
6.
Clôture du prêt et du projet ……………………….… …......……….53 – 62
13 – 17
............47 – 52
2
Principes et cadre de l’administration des prêts
3
Principes fondamentaux de
l’administration des prêts
⇉
Dépenses éligibles uniquement: le produit du financement doit être utilisé
uniquement aux fins pour lesquelles le financement a été accordé
⇉
Veiller soigneusement à l’économie, à l’efficacité et à l’équité sociale
⇉
Une dépense est éligible quand elle est encourue: les paiements d’avances
autres que les avances contractuelles, effectués par le projet ne sont pas
éligibles
⇉
Premier retrait: Le premier retrait du compte de prêt/don n’a normalement
lieu que lorsque le financement est entré en vigueur et que les conditions de
décaissement ont été remplies
⇉
Demande écrite: L’emprunteur ne peut solliciter un retrait que par demande
écrite présentée dans des formes spécifiées et accompagnée des pièces
justificatives pertinentes
4
Principes fondamentaux de
l’administration des prêts
⇉
Dépenses éligibles: les conditions suivantes doivent être remplies:




⇉
⇉
Encourue par une partie au projet
Au cours de la période d’exécution du projet
Coût raisonnable des biens et services acquis
Conformément aux procédures de passation des marchés stipulées à l’annexe 4 de
l’AF/LE
 Conformément au PTBA approuvé
 Conformément aux pourcentages indiqués à l’annexe 2 de l’AF/LE pour les catégories
autorisées
 Non interdites par le CS des Nations Unies aux termes du Chapitre VII de la Charte des
Nations Unies
 Non entachées de pratiques coercitives, collusoires, frauduleuses ou corruptrices
 Conformément aux documents de l’accord de financement
Financement rétroactif: Si le financement rétroactif est expressément prévu à l’annexe 2 de
l’AF, les dépenses admissibles effectuées aux fins du projet avant l’entrée en vigueur du
financement peuvent être remboursées sur le compte de prêt après l’entrée en vigueur
Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement: Envoyé par le FIDA au représentant autorisé
de l’emprunteur, énonçant les dispositions importantes du financement, ainsi que les
procédures et les directives concernant les décaissements
5
Principes de base de l’administration des prêts
⇉
Processus de décaissement du FIDA: À la réception de la demande de
retrait de fonds(DRF), les mesures suivantes sont prises:


⇉
La Division gestion des programmes (PMD) vérifie que la DRF contient toutes
les informations voulues et porte sur des dépenses éligibles
PMD approuve la DRF, donne les instructions de paiement et transmet à la
Section prêts et dons de la Division des finances (CFS)

CFS peut procéder à une vérification indépendante de la DRF et envoie l’ordre
de paiement à la Division de la trésorerie qui exécute le paiement

CFS adresse un avis de débit à l’emprunteur et aux agents d’exécution et
produit des états de facturation toutes les quinzaines
Non approbation de la DRF: le FIDA informe l’emprunteur des raisons qui
ont motivé le rejet de la demande et suggère les mesures correctives à
prendre
6
Document juridiques et de projet du FIDA
Documents du projet





Rapport de conception

Lettre à l’emprunteur (LAE)
Accord de financement
Conditions générales
PV des Négotiations de prêt
Amendement à l’accord de
financement
Documents généraux du FIDA



Administration des prêts et dons

Directives concernant la
passation des marchés

Directives concernant l’audit
Manuel opérationnel
Manuel de décaissement des
prêts
7
Accord de financement
Annexe 2 – Affectation et retrait des fonds du financement
►
Numéro de la catégorie et description
►
Montant du prêt affecté à chaque catégorie
►
% des dépenses à financer
►
Definition des termes
►
Montant minimal des retraits
►
Seuils applicables aux relevés de dépenses (RD)
►
Financement rétroactif
►
Conditions du premier décaissement au titre du prêt/ catégorie/ composante
8
Financement du FIDA
►
Libellé en droits de tirage spéciaux (DTS)
►
Demandes de retrait de fonds établies dans différentes monnaies
►
Décaissement converti en DTS et déduit du montant du financement
Dates clés du financement
►
Date d’approbation par le Conseil
►
Date de l’accord de financement
►
Date d’effet/d’entrée en vigueur
►
Date d’achèvement du projet
►
Date de clôture du prêt
9
Accord de financement de projet (Nouvelle
version)
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR
(Article VII)
Date de l’accord de financement + en
général 90-180 jours
DATE D’ACHÈVEMENT DU
PROJET (Article I)
“X” anniversaire de la date d’effet
PÉRIODE DE LIQUIDATION DU
PROJET
De la date d’achèvement du projet à la
date de clôture du prêt
DATE DE CLÔTURE DU PRÊT
(Article I)
Date d’achèvement du projet + 6 mois
10
Premier décaissement - conditions
►
Le financement est déclaré effectif/ en vigueur
►
Preuve de l’ouverture du compte désigné (CD)
►
Lettre spécifiant les signataires autorisés des DR reçue
►
Signataires autorisés à gérer le CD et spécimen des signatures reçus
►
Condition(s) de décaissement remplie(s)
►
PTBA et Plan de passation des marchés approuvés
►
Demande de retrait de fonds en règle (voir fiche de contrôle)
11
Parties concernées
⇉
Emprunteur
⇉
FIDA
 Division Afrique de l’Est et australe, y compris l’unité régionale
d’administration des prêts de Nairobi et le Chargé de programme pays
 Unité des prêts (Division de services financiers)
 Trésorerie
⇉
Circuits bancaires internationaux
12
Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement
13
Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement
Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement. . .
⇉
Directives opérationnelles relatives au décaissement des fonds du prêt/don
pour l’acquisition (marchés) de biens, travaux et services de consultants,
détail des exigences en matière de rapports financiers et d’audit
⇉
Expliqué à l’agent d’exécution lors de la mission de démarrage
⇉
Pour les nouveaux projets, sous réserve des Conditions générales révisées,
le manuel de décaissement est annexé à la lettre à l’emprunteur révisée
⇉
Comprend les formulaires prescrits à utiliser par l’agent d’exécution pour le
retrait des fonds du prêt/don
14
Lettre à l’emprunteur/Manuel de décaissement
. . Explique les sujets suivants:
•
Conditions de décaissement (Ouverture des comptes désignés, nomination
des fonctionnaires authorisés à gérer les CD et à signer les DRF, etc)
•
•
•
•
•
•
Procédures de décaissement
•
•
•
•
•
Examen par le FIDA des décisions relatives à la passation des marchés
Comptes désignés
Instructions de retrait
Plan de travail et budget annuels et plan de passation des marchés
Affectation des fonds du financement
Marchés de biens, travaux et services de consultants, y compris les
méthodes
Examens et évaluations périodiques du Programme
Rapports et audits financiers
Achèvement du projet/ clôture du financement
Amendements
15
Manuel de décaissement – sujets
⇉
Principes fondamentaux et administration des financements
⇉
Instructions de retrait
⇉
Procédures de décaissement
⇉
Relevés de dépenses
⇉
Registre des contrats/ suivi des contrats
16
Manuel de décaissement– Pièces jointes
1.
Modèle de lettre d’attestation du pouvoir de signer les DRF
2.
Instructions pour remplir les formulaires
3.
Les divers formulaires à utiliser pour 4 procédures de décaissement
• Avance/dépôt initial/Réapprovisionnement du Compte désigné/spécial
• Procédure de paiement direct
• Procédure d’engagement spécial
• Procédure de remboursement
4.
RD - Etablissement et éligibilité
5.
Fiche de contrôle projets– Formulaire et instructions pour remplir le
formulaire
6.
Registre des contrats
7.
Situation des états financiers et rapport d’audit
17
Procédures de décaissement
18
Procédures de décaissement
Retrait des fonds du prêt
(Expliqué dans la Lettre à l’emprunteur)
Procédures
de
décaissement
19
Compte spécial/ désigné (Procédure I)
 Mécanisme prévu dans l’accord de financement pour l’octroi d’avances sur
le financement du FIDA
 Dépôt initial/avance – versé en USD ou dans une autre monnaie librement
convertible
 Les
demandes
de
réapprovisionnement
doivent
être
présentées
régulièrement au moyen des formulaires spécifiés – habituellement tous
les trimestres (voir fiiche de contrôle)
20
Compte désigné/spécial
Généralités

Les dispositions relatives au compte désigné/spécial se trouvent à l’Article II/
Section B de l’accord de financement et à la Section 4.08 des Conditions
générales

L’Article II/Section B spécifie la banque où le compte désigné/spécial doit être
ouvert ainsi que le montant et la monnaie de l’allocation/avance autorisée,
le mode de paiement (c’est-à-dire le montant total ou les tranches) et les
personnes désignées ou le bureau autorisé à gérer le compte spécial

L’Article IV traite du compte de prêt et des décaissements – décaissements des
comptes de prêt ou de don, engagements spéciaux, DRFs, transferts, affectation
et réaffectation des fonds du financement, dates de valeur des retraits, dépenses
éligibles et remboursement des retraits

Le fonctionnement du compte spécial comporte 3 étapes au cours de la vie du
projet :
1.
Paiement de l’allocation autorisée ou du dépôt initial
2.
Réapprovisionnement du compte spécial
3.
Recouvrement de l’allocation autorisée
21
Compte spécial
Paiement de l’allocation autorisée (dépôt initial)/avance
•
Revoir le libellé des conditions de décaissement à l’annexe 2 de l’accord
de financemenr//LE
•
S’assurer de la réception de la preuve de l’ouverture du CS/CD et de la
lettre indiquant les personnes autorisées à gérer le compte
•
Vérifier si l’ouverture du CS est une condition d’entrée en vigueur
•
Après le paiement du FIDA, émettre la lettre du CS
•
L’accord de financement peut prévoir le versement de l’allocation/avance
autorisée en 2 ou plusieurs tranches
•
Au cours de l’exécution du projet, l’allocation autorisée peut être majorée
par le biais d’un amendement à l’accord de financement
22
Compte spécial
Réapprovisionnement du compte désigné/spécial
Vérifier les points suivants

Taux de change utilisé

Fréquence de présentation des DRF

Présentation des pièces justificatives voulues

Utilisation correcte des feuilles récapitulatives

Réapprovisionnement au cours de la période de recouvrement du depôt
initial– doit être égal au solde restant après avoir appliqué le pourcentage
convenu pour justifier le depôt initial

Examiner attentivement les DRF pour déterminer les dépenses éligibles au
titre des RD et celles qui nécessitent des pièces justificatives

Habituellement au moins 20% de l’allocation autorisée
23
Compte spécial
Recouvrement de l’allocation autorisée (dépôt initial)/avance

Calendrier de recouvrement: surveiller les 2 points de déclenchement, le premier à se
produire étant retenu


Pourcentage du recouvrement: à confirmer par le CPP

S’assurer du contrôle du recouvrement du dépôt initial/ avance sur le CS/CD et
rapprochement des soldes non justifiés avec le LGS


Au début du recouvrement – émission de la lettre de recouvrement CS/CD

Le taux de change à utiliser est le taux historique à la date de valeur du versement du
dépôt initial
Montant à rembourser au FIDA

Solde non justifié selon les livres du FIDA; non le solde bancaire

Le solde non justifié doit être rapproché avec le LGS

Lorsque le dépôt initial est pleinement justifié, tout solde en banque appartient à
l’emprunteur et ne doit pas être remboursé au FIDA; tous les réapprovisionnements
futurs seront traités comme des remboursements au gouvernement
Le compte de prêt ne peut pas être clôturé par le FIDA si l’allocation autorisée/ l’avance
n’est pas pleinement justifée ou si la partie non justifiée n’est pas remboursée au FIDA
24
Compte spécial/ État de dépenses
Compte désigné/spécial
Relevés de dépenses
• Concerne le financement
• Présentation du formulaire
prescrit au lieu des pièces
justificatives requises
• L’éligibilité s’applique à
toutes les catégories
• L’éligibilité est limitée aux
dépenses couvertes par
l’accord de financement ou
prescrites par le FIDA
25
Rapprochement du compte désigné/spécial
À présenter avec chaque DRF pour réapprovisionnement
Montre la situation à la fin de la période couverte par la DRF
Doit indiquer tous les soldes bancaires justifiés par des
extraits bancaires conformément au formulaire de
rapprochement du compte désigné/spécial.
Chaque ligne du formulaire de rapprochement du CS/CD doit
être remplie conformément aux Notes & Instructions cijointes
26
Paiement direct (Procédure II)
Le projet donne instruction au FIDA de payer directement un
fournisseur, une entreprise ou un consultant, ou toute autre tierce partie
 Au minimum l’équivalent de 20 000 USD environ pour chaque paiement
direct
 Pour les paiements d’un montant inférieur à 20 000 USD environ, le projet
doit utiliser les fonds du compte désigné
Les pièces justificatives doivent indiquer:
 Les montants dus (facture, décompte ou note de demande de paiement)
 Paiement initial ou avance, paiements en tranches au titre de contrats (tel
qu’enregistré sur le formulaire de suivi des contrats), certificat d’avancement
et facture/ bon de commande
Note: les instructions de paiement données dans les
DR doivent être claires et complètes
27
Engagement spécial (Procédure III)
Procédure de décaissement pour le paiement de biens dont le mode de paiement
est une lettre de crédit
Étapes / Processus
 Le projet émet une LC et envoie la DRF au FIDA avec copie de la LC et
du contrat (Formulaire 301)
 Le FIDA envoie la lettre d’ES à la banque du fournisseur en garantie du
paiement
(Formulaire 302)
 La banque envoie la demande de paiement au FIDA quand les conditions
de la LC sont remplies
(Formulaire 303)
28
Procédure d’engagement spécial
Généralités

Une demande de retrait spécial (Formulaire 301) est présentée par le
projet quand le mode de règlement convenu pour l’achat de biens est la
lettre de crédit (LC)

Cette DRF est traitée et vérifiée au moyen de la fiche de contrôle 3
concernant l’engagement spécial

Après traitement par le CPP, la fiche de contrôle certifiée est transmise au
Bureau de Nairobi
29
Procédure d’engagement spécial
Émission de la lettre d’engagement spécial
•
Sur la base de la fiche de contrôle certifiée, le Bureau de Nairobi prépare un
projet de lettre d’engagement spécial (LES), en utilisant le formulaire 302 et
l’envoie pour signature à la Division des finances, accompagnée de la fiche de
contrôle. Le contenu détaillé de la LC est dûment reproduit dans la LES. La
LES finale, signée par le Contrôleur est envoyée à la banque négociatrice
(destinataire de la LES) avec le formulaire 303 en pièce jointe
•
La valeur de l’engagement spécial (le montant demandé dans le formulaire 301
de DRF) est converti en DTS au taux de change du FMI en vigueur à la date
de la préparation, une petite marge étant ajoutée pour couvrir les fluctuations
futures du taux de change
•
Les LES émises pour chaque prêt/don portent un numéro d’ordre
•
La fiche de contrôle sert à vérifier les étapes de la préparation et de l’émission
de la LES
30
Procédure d’engagement spécial
Instructions de paiement relatives aux engagements spéciaux
 Une fois que les conditions de la LC sont réunies, la banque négociatrice
envoie la demande de remboursement via SWIFT ou une demande écrite
de paiement à la Trésorerie du FIDA (Formulaire 303)
 La Trésorerie envoie le message SWIFT de la Banque négociatrice au
Bureau de Nairobi
 Une fois achevé le processus de vérification, l’ordre de paiement (OP) en
faveur de la banque négociatrice est préparé sur le formulaire prescrit pour
le paiement des engagements spéciaux
 Le paiement autorisé dans l’OP est enregistré dans le récapitulatif de
paiement des engagements spéciaux, citant le numéro de la DRF et le
numéro de référence de la LC
31
Remboursement (Procédure IV)
 Dépense préfinancée par le gouvernement ou par d’autres sources
 Remboursée par le FIDA dans la monnaie de la dépense
 Les demandes de remboursement doivent être présentées dans un délai
de trois mois à compter de la date du paiement
32
Demandes de retrait de fonds
33
Formulaires
 Formulaires de demande de retrait
 Feuilles récapitulatives des demandes
 Formulaire de relevé de dépenses.
 Registre des contrat
 Etat de rapprochement du compte désigné/spécial
 Fiche de contrôle des DRF du projet
 Fiche de contrôle du FIDA
34
Formulaires de DR
Demande de retrait– Formulaire 100
⇉
Numéro d’ordre quelle que soit la procédure de décaissement utilisée
⇉
Toutes les sections doivent être remplies
⇉
Les instructions de paiement doivent mentionner le nom complet et l’adresse
de la banque ainsi que le numéro de compte du bénéficiaire, y compris le
cas échéant la banque correspondante
35
Feuille récapitulative de demande
Formulaire 101-A (CS) et 101-B (Paiement direct/
Remboursement au gouvernement)
Pour le paiement direct et pour le
remboursement des dépenses
non éligibles au titre du RD
Les pièces justificatives doivent être
jointes
Formulaire 102-A (SA) et 102-B (au
gouvernement)
Formulaire prescrit pour les
dépenses éligibles au titre du RD
Il n’est pas nécessaire de présenter des
pièces justificatives;
Le RD doit être signé par le personnel
désigné du projet
36
Pièces justificatives
Pour les dépenses admissibles au titre du RD
Le formulaire 102A ou 102B prescrit pour le RD, avec le texte de certification, dûment
certifié par les 3 signataires désignés: le comptable du projet, le coordonnateur du projet et
le signataire de la DR
Pour le paiement direct à une entreprise, un fournisseur ou un consultant
La fiche récapitulative 101B, accompagnée des pièces suivantes, selon le cas:
⇉
Copie de la facture (ou de la lettre de demande, du décompte) certifiée pour
paiement par le coordonnateur du projet
⇉
⇉
⇉
⇉
⇉
⇉
Copie du contrat (pour le premier acompte) ou formulaire de suivi du contrat
Copie du bon de commande
Copie de la garantie bancaire, pour l’avance et/ou la garantie de bonne exécution
Copie du bon de livraison des biens
Copie de la certificat d’avancement des travaux de génie civil achevés
Copie du rapport du consultant, le cas échéant, pour le paiement final
Note: les originauxl des documents ci-dessus étant conservés par l’UGP aux fins
d’audit, une photocopie est acceptée comme pièce justificative
37
Pièces justificatives
Pour le réapprovisionnement du compte désigné/spécial
⇉
⇉
Le formulaire 102A de RD, certifié pour les dépenses éligibles
⇉
État de rapprochement du compte désigné/spécial, avec l’extrait de la banque
qui détient le CD/CS
La feuille récapitulative 101A avec copie des documents ci-dessus (selon le cas)
plus peuve du paiement (reçu ou relevé bancaire), pour les dépenses non
éligibles au titre du RD
Pour les engagement spéciaux
⇉
⇉
Copie de la lettre de crédit ouverte par le projet
Copie du contrat
Pour toutes les DR, quelle que soit la procédure de décaissement
⇉
La fiche de contrôle du projet certifiée par le comptable et le coordonnateur du
projet
⇉
⇉
La synthese des dépenses par catégorie du montant de la DRF
Copie de la non objection du CPP à l’attribution des marchés de biens, travaux
ou de services de consultants
38
Procédure de RD
⇉
Le CPP envoie à l’emprunteur la notification officielle de la
couverture du RD
⇉
Les dispositions relatives aux RD sont spécifiées dans la LE
⇉
L’amendement à l’accord de financement n’est pas requis
pour les changements de couverture/seuil des RD sauf si le
seuil des RD est spécifié dans l’accord de financement
39
État de dépenses
Dispositions de l’accord de financement
Les dispositions de l’accord de financement relatives aux RD se trouvent toujours
à l’ annexe 2
Points à prendre en considération
⇉
Cas des RD, en tenant compte du fait que le seuil peut être basé sur les
contrats ou sur les depenses individuelles
⇉
L’interprétation de la couverture des RD telle que prévue: i) dans l’accord de
financement; ii) dans le procès verbal de négoCiation du prêt; ou iii) dans
l’accord conclu durant la mission de démarrage – en accordant une
attention particulière au plafond financier (habituellement 20 000 USD)
⇉
Les catégories de dépenses normalement pleinement éligibles au titre des
RD sont par exemple: Crédit, formation locale, salaires et indemnités locaux,
dépenses de fonctionnement et travaux de génie civil en régie
40
Relevé de dépenses
Formulaires des RD prescrits

Formulaire 102A pour le réapprovisionnement du compte
désigné/spécial

Formulaire 102B pour le remboursement de dépenses préfinancées

Le texte de certification est exigé pour chaque formulaire de RD

3 signatures sont toujours nécessaires: comptable du projet, coordonnateur
du projet et signataire de la DRF
Autres points à prendre en compte

Le rapport entre le plafond financier des RD et le seuil de l’ examen
préalable à l’acquisition

Un système de classement approprié de l’UCP permettant le traçage de
l’audit lors des missions de supervision

L’audit des RD et une opinion séparée exprimée par un auditeur
indépendant
41
Pour les décaissements rapides
S’assurer (1)
•
•
•
•
•
•
•
•
Signataires autorisés pour les DRF
Instructions bancaires, y compris la banque correspondante
Pièces justificatives complètes
Eligibilité au titre des relevés de dépenses
Procédures de passation des marchés
Conditions de paiement (conditions de paiement contractuelles )
Monnaie de dépense
% de financement correct
S’assurer (2)
•
•
•
•
Conditions de décaissement réunies (Ann. 2 de l’accord de financement)
Seuil de la demande de retrait de fonds: paiement direct: habituellement environ
20 000 USD au minimum; Réap. CD/CS: 20% de l’allocation/avance autorisée (ou
plus)
Utilisation correcte du taux de change
Exactitude des calculs
42
Présentation des demandes de retrait
Contenu de la DRF
Chaque DRF doit comprendre:
 Les pièces justificatives requises
 Le montant de la demande de retrait de fonds
•
Si le montant final approuvé est inférieur à celui de la DRF, l’OP peut être émis
et le projet est averti des rédutions opérées
•
Si le montant final approuvé est supérieur à celui de la DRF, le projet doit être
informé des constatations faites et des corrections apportées (en pratique, la
DRF peut être traitée avec des montants inférieurs (non supérieurs) à ce qui est
indiqué sur le formulaire 100. si le montant payable est supérieur à celui qui est
indiqué sur le formulaire 100, le projet est invité à demander la différence dans
la DRF suivante)
•
Une DRF peut être autorisée pour un paiement partiel et le solde est réglé
au moyen d’un OP distinct
 Fiche de contrôle de la DRF (Formulaire 105)
43
Présentation des demandes de retrait
Formulaire 100 de demande de retrait
• La préparation et l’approbation de la DR au niveau du projet est un long
processus faisant intervenir le personnel du projet et les fonctionnaires
compétents du Ministère concerné
• Le projet doit présenter le formulaire 100 prescrit, signé par le signataire
désigné de la DR
• Une DR sans les signatures autorisées ne sera pas traitée
• Quand une DR n’est pas signée du tout ou quand elle n’est signée que par 1
de 2 signataires requis, le projet doit envoyer une nouvelle DR portant la
signature ou les signatures requise(s)
44
Présentation des demandes de retrait
Communication écrite
Une communication écrite des autorités du projet est requise dans les cas
suivants:
• Changement de signataires autorisés des DR – Original de la lettre
signée par le représentant de l’emprunteur
• Quant l’OP a déjà été émis et que le paiement de la DR a été réglé,
demande d’ajustement de la DR présentée par le projet– Original de la
lettre signée par le coordonnateur du projet
• Confirmation de l’augmentation du montant de la DR suite à son examen
• Changement de la banque où est tenu le compte spécial
• Changement du numéro de compte, dans la même banque, suite à des
changements dans le système de la banque
• Confirmation de la dernière DR présentée avant la clôture du compte de
projet
45
Présentation des demandes de retrait
Communication par courriel
La Communication par courriel par l’autorité du projet est acceptable dans
les cas suivants:
• Changement de la catégorie à imputer
• Information sur la banque correspondante ou changement de banque
correspondante
• Toute autre information pertinente fournie par le projet concernant la
demande
Le projet doit remplir toutes les sections de la DRF
46
Conversions monétaires
47
Conversion monétaires
Utilsation des taux de change
L’utilisation des taux de change en ce qui concerne les prêts du FIDA
s’applique dans un des cas suivants:
1.
Conversion en droits de tirage spéciaux (DTS) du financement du FIDA
libellé en dollars (USD)
2.
Conversion des retraits du compte de prêt en DTS, sur la base des DR
approuvées en différentes monnaies
3.
Pour le réapprovisionnement du compte spécial, conversion des dépenses en
monnaie locale débitées au compte spécial dans la devise du compte spécial,
par exemple USD, EUR
4.
Conversion des montants des DRF présentées comme justification de
l’allocation autorisée (dépôt initial) du compte spécial
48
Conversions monétaires
Conversion du prêt du FIDA en DTS
 Le prêt du FIDA est libellé en USD dans le Rapport de conception
 Lors des négociations du financement entre les représentants de l’emprunteur et
du FIDA, le montant en USD du prêt est converti en DTS au taux USD/DTS en
vigueur à la fin du mois précédant la négociation du prêt
 De même, les montants alloués à chaque catégorie sont convertis en DTS en
utilisant le même taux de change
 Le montant du financement est fixe et est indiqué dans les sections pertinentes
de l’accord de financement
 Si le projet est en partie financé par un don, appelé composante don du projet, le
montant du don est aussi libellé en DTS
 Le cours du DTS est coté chaque jour par le Fonds Monétaire International et
publié sur son site web – www.imf.org
49
Conversions monétaires
Conversion des retraits du compte de prêt/don
•
Les prêts et les composantes dons des projets sont libellés en DTS
•
Les décaissements du compte de prêt/don sont effectués dans les monnaies
dans lesquelles les dépenses devant être financées par le prêt/don ont été
réglées ou sont réglables
•
Chaque demande de retrait de fonds qui est présentée par l’emprunteur est
réglée dans la monnaie demandée dans la DRF et approuvée par le FIDA
•
Le paiement effectué est converti en DTS au taux en vigueur à la date de
valeur du paiement, c’est-à-dire la date à laquelle le compte bancaire du FIDA
est débité de l’équivalent du montant du décaissement
•
Les demandes de décaissement libellées dans des monnaies autres que l’USD,
sont converties d’abord en USD au taux des Nations Unies en vigueur au
cours du mois du paiement et ensuite en DTS comme ci-dessus
50
Conversions monétaires
Conversion de dépenses en monnaie locale financées par
le compte spécial

Lors de la préparation d’une DRF pour le réapprovisionnement du compte
spécial/désigné, les dépenses en monnaie locale sont converties dans la
devise du compte spécial, au taux en vigueur au moment du virement des
fonds du compte spécial au compte opérationnel du projet afin de
recouvrer la valeur effective du virement effectué

L’un des outils à utiliser par le projet pour suivre les mouvements et le
fonctionnement du compte spécial/ désigné est l’état de rapprochement du
compte spécial/désigné. Cet état est présenté avec chaque DRF pour le
réapprovisionnement du compte spécial/ désigné
51
Conversions monétaires
Conversion des DRF utilisées comme justification (ou recouvrement) du dépôt
initial/avance au compte spécial/ désigné
 2 points de déclenchement pour établir la justification du dépôt initial/avance
au compte spécial/désigné; le premier chronologiquement étant retenu:
a)
6 mois avant la date d’achèvement du projet, ou
b)
Quand le solde non décaissé du financement, déduction faite des engagements
spéciaux en cours, est égal au double du montant de l’allocation autorisée
 Quand l’un ou l’autre de ces points de déclenchement est atteint, chaque
demande de réapprovisionnement du compte spécial/désigné est utilisée,
en tout ou en partie, comme justification de l’allocation/ avance autorisée
 Le taux de change utilisé pour la justification partielle ou totale est le taux
historique – taux auquel l’allocation/ avance autorisée a été payée
52
Clôture du prêt et du projet
53
Clôture du prêt et du projet
•
Terminer l’exécution de tous les contrats de services à financer par le
FIDA avant la date d’achèvement du projet
 Examen du plan de passation des marchés
 Vérification de l’exécution physique et financière des contrats
 Proposition de solutions destinées à faciliter l’exécution complète des travaux
 Annulation des contrats qui ne peuvent pas être exécutés dans les délais
impartis
•
Inventaire des immobilisations
 Liste des immobilisations précisant: le type, la date d’acquisition, la valeur
d’acquisition, la valeur résiduelle, la destination recommandée ou la liquidation
•
Conservation des dossiers et documents pendant 10 ans
 Création d’une base de données dans le pays
 Sécurisation des dossiers – conserver sous clé!
 Rapport d’achèvement du projet, enseignements tirés, évaluations et autres
utilisations futures
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Clôture du prêt et du projet
•
Disposition du personnel à la date d’achèvement
 Examen de la dotation en personnel, en prenant note des dates provisoires
de fin de contrat
 Calcul des émoluements du personnel
 Vérification de la disponibilité du financement et des ressources nationaux
•
Postes généralement maintenus jusqu’à la date de clôture du financement
(6 mois après la date d’achèvement du projet):
 Coordonnateur du projet
 Agent administratif et financier/comptable
 Agent de S&E
 Personne chargée du suivi/évaluation
 Secrétaire
 Chauffeurs et personnel de surveillance, suivant les besoins
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Clôture du prêt et du projet
Liquidation
•
1 an avant la date d’achèvement du projet (DAP):
 Le CPP informe le projet de l’approche de la DAP et rappelle les conditions
d’admissibilité requises
•
6 mois avant la DAP:
 Initier le recouvrement du dépôt initial au compte spécial
 Déterminer le pourcentage de recouvrement
 Toutes les activités doivent être achevées d’ici la DAP
•
À la DAP ou après:
 Surveiller les paiements contractuels – déterminer leur éligibilité
•
Entre la DAP et la date de clôture du prêt (DCP)= période de liquidation:
 Le projet doit envoyer au CPP une lettre exposant le plan d’action et les dépenses
prévues
 Surveillance des paiements contractuels – seuls les contrats achevés à la DAP sont
éligibles
 Seules les dépenses de liquidation sont éligibles
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Clôture du prêt et du projet
Conditions d’admissibilité des dépenses
•
Biens livrés, travaux de génie civil achevés et services rendus à la DAP ou
avant
•
Dépenses de liquidation (entre la DAP et la DCP)
 Salaires et indemnités du personnel clé du projet
 Dépenses de fonctionnement
 Coûts du Rapport d’achèvement du projet
 Honoraires relatifs au rapport final d’audit
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Clôture du prêt et du projet
Clôture du prêt
Si l’emprunteur a besoin d’un délai supplémentaire pour
présenter des DRF au titre de dépenses éligibles, il doit contacter
le CPP pour l’octroi d’un délai de grâce
Le CPP demande à l’Unité des prêts de maintenir le compte de
prêt ouvert pour permettre le paiement des DRF en retard
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Clôture du prêt et du projet
Passation de marchés durant le processus
d’achèvement du projet
•
Assurer ce qui suit:
 Veiller attentivement à ce que tous les biens soient livrés/les travaux achevés et
les services rendus d’ici la date d’achèvement du projet :
 Contrôler le plan final de passation des marchés et les rapports d’activités de la
dernière année du projet
 Prendre des mesures pour faciliter l’exécution physique complète des contrats
 Résilier les contrats qui ne peuvent pas être exécutés d’ici la date d’achèvement
•
Veiller à ce que seuls les contrats exécutés avant la date d’achèvement du projet soient
payés
•
S’assurer que les dossiers de passation de marchés sont complets et obtenir du projet
tout document manquant
•
Faire un rapport sur les enseignements tirés et formuler des recommandations pour les
projets futurs
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Clôture du prêt et du projet
Recouvrement/ Justification
•
Chaque DRF traitée/approuvée à titre de justification – partielle ou
complète:
 Ne constitue pas un décaissement du compte de prêt
 Sert seulement de justification
 est convertie en DTS au taux historique utilisé à la date de valeur du
versement du dépôt initial
•
Tout reliquat du dépôt initial qui n’est pas justifié à la date de clôture du
financement est remboursé au plus tôt au FIDA dans la monnaie utilisée
par le FIDA pour le retrait du compte de prêt
•
Le montant à rembourser au FIDA est la portion non justifiée du dépôt initial
– et non le solde du compte spécial dans la banque où celui-ci est
tenu
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Clôture du compte de prêt
Conditions requises
•
Le dépôt initial au CS est entièrement recouvré/justifié
•
La dernière DRF est confirmée au FIDA par l’autorité du projet
•
Le projet veille à ce que toutes les dépenses éligibles soient réclamees
pour paiement
•
Le rapport final d’audit a été remis
•
Le rapport d’achèvement du projet a été accepté par le FIDA
Le solde non décaissé du financement est annulé par le FIDA
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Merci
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