NORMA ISO 15489

Sistema de gestión de documentos

Norma ISO 15489

• Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental.

• Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001.

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Norma ISO 15489

• Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los normalizar a países miembros de la ISO, para nivel internacional la gestión de documentos

4390.2

tomando como base australianas AS 4390: AS 4390.1 las

normas

– 1996, AS – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5

– 1996 y AS 4390.6 – 1996

.

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Objetivo

La Norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece requisitos de buenas básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco prácticas que mejore de forma sistemática las y efectiva la creación política y objetivos de la institución.

y mantenimiento de sus documentos apoyando 4

ISO 9000 AS4390 Todo tipo de Organización ISO 15489 ALCANCE Cualquier soporte SGD

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Principios de la GD

• Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos.

• Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo.

• Decidir cómo organizar los documentos de archivo.

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Principios de la GD

• Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, información, probatorio).

• Establecer los plazos de conservación de los documentos de archivo.

• Conservar los documentos de archivo a largo plazo.

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Destinatarios

Gestores de los documentos archivistas Autoridades Usuarios / partes interesadas

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Beneficios

Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización con base en sistemas de calidad.

Proveer de políticas, directrices, instrucciones y otros documentos Identificar las delegaciones de autoridad y responsabilidades distribución y asignación de Identificar documentos.

procesos y procedimientos relacionados con los Auditorías: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos, Resultados 9

Aplicación institucional

• La normalización de la gestión documental es un aspecto importante en toda institución para la mejora continua de su desempeño, para la toma de decisiones y la la eficiencia, la los riesgos gestión de recursos, ya que posibita rendición de cuentas, la gestión de y la preservación de la memoria institucional.

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Proyecto Piloto

• En conjunto con la Sección de Archivística estamos desarrollando un proyecto que permita inciar con la tarea de normalizar institucional, mediante la la gestión documental aplicación de la norma ISO 15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y en el Archivo Universitario.

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Metodología

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Etapa A: Investigación preliminar

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CONTEXTO JURÍDICO General Universitaria Especifica sobre gestión documental Establecen competencias y funciones Realizan CONTEXTO FUNCIONAL Actividades y transacciones Producen/ reciben CONTEXTO ADMINISTRATIVO Personas físicas/jurídicas Utilizan Evidencian CONTEXTO DOCUMENTAL Macroproceso de apoyo Macroproceso clave Macroproceso estratégico

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Diagnóstico

• Nombre autorizado • Otras formas del nombre • Fecha • Historia Administrativa • Estatus jurídico • Dependencia jerárquica • Competencia, funciones y actividades • Legislación • Estructura orgánica • Instalaciones • Equipo y mobiliario

Situación archivística

• Producción documental • Flujo documental • Procesos técnicos • Área de relaciones

Servicios

• Custodia de documentos • Proceso de transferencia • Consulta y préstamos 15

Entorno (análisis externo) FODA (Análisis estratégico) Contexto (análisis interno) Oportunidades Amenazas Fortalezas Debilidades Aprovecharse Sortearse Utilizarse Eliminarse

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Análsis FODA

• Servicios y vínculo externo • Organización • Recurso Humano • Académica/ Capacitación • Recurso Financiero • Infraestructura y equipo • Político-legal • Comunicación 17

Etapa B: Análisis de las actividades de la organización

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19

Proceso clave SIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental Proveedores del proceso DIAGRAMA Entradas (Insumos del proceso) Proceso (Actividades del proceso) Salidas (productos o servicios que ofrece el proceso) PROPÓSITO DEL PROCESO: Normalizar y sistematizar la gestión documental en la comunidad universitaria promoviendo la asesoría y capacitación técnica del personal perteneciente al SAU. Clientes del proceso

Internos: Funcionario s del AUROL Externos: La comunidad universitaria en general. Necesidades identificadas.

Solicitudes de algún miembro de la comunidad universitaria.

Reglamentos del SAU.

mapa del proceso Directrices, procedimientos, métodos y prácticas archivísticas, tablas de plazos y capacitaciones.

Clientes internos:

Funcionari os del AUROL

Clientes externos:

Comunida d universitar ia.

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Actividades

• Subproceso 1: Normalización de la gestión documental 21

Mapeo de la Actividad

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Etapa C: Identificación de requisitos

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Identificación de requisitos

(Ejemplo de Cartas enviadas ) N

°

de normativa Nombre Texto Observaciones

Directriz AUROL 2 2012 Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión) Criterios circulares para la elaboración de cartas, y memorandos oficiales.

Diseño y creación Manual de la Universidad de Costa Rica.

Manual de Identidad Visual de la Oficina de Divulgación de la Universidad de Costa Rica Uso adecuado de los símbolos y elementos gráficos que representan a la Universidad de Costa Rica.

Diseño y creación 24

Serie documental del proceso clave/ Cartas enviadas Requisitos técnicos 1. Diseño y creación 2. Utilización y mantenimiento Requisitos legales 3. Evaluación Requisitos legales Requisitos tecnológicos Necesidades de los usuarios Requisitos técnicos Requisitos tecnológicos Necesidades de los usuarios Requisitos técnicos Requisitos legales Requisitos tecnológicos Necesidades de los usuarios Requisitos

Asignar un número único a cada oficio .

Nombre del diseñador. Fecha de elaboración.

Selección de los materiales adecuados.

Directriz AUROL 2 Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión) Garantizar el correcto ingreso de los datos y uso de los sistemas.

Trazabilidad de la documentación.

Implementar un instrumento de control como un registro de entrada y salida de documentos y un control de entrega de los mismos a la persona encargada de cada procedimiento de acuerdo a sus competencias.

El Reglamento del Sistema de archivos Universitarios en su artículo 17 indica que los encargados de los archivos de la Universidad deben: “ recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED.

Cumplir con lo establecido en las Directrices Generales en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s) para la UCR.

Establecer medidas claras para el acceso.

Se cuenta con un procedimiento establecido para la elaboración de tablas de plazos y actas de eliminación de documentos.

Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios de la Universidad de Costa Rica.

Artículos 11 y 13 sobre la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos.

Aplicar el proceso de selección a nivel electrónico.

la responsabilidad administrativa.

de sus actos en materia

Cartas enviadas (oficios)

Diseño y creación Utilización y mantenimiento Evaluación

Existen procedimientos establecidos creación documentos.

de para la estos Los oficios se encuentran organizados conservados adecuadamente y Falta vigencia.

establecer la 26

Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes

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Metodología

• Análisis de los puntos contemplados en la Ley General de control Interno Nº8292, para definir si los sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos que dicta la normativa, a saber: – Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso.

– Normalización de los procedimientos para la gestión de los documentos.

– Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e histórico.

– Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la generación de reportes.

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Evaluación del sistema

Sistema electrónico de Gestión de Correspondencia Institucional (GCI)

Lotus Notes

VENTAJAS DESVENTAJAS

•Confiable •Creación del número de Oficio de manera automática y consecutiva.

•Crea códigos y descripciones para identificar los documentos.

•Fuerte motor de búsqueda.

•Flujos de trabajo •Permite la relación de documentos •Seguridad y bitácoras que permiten establecer la responsabilidad autoridad de cada uno participantes en la tramitología •Está compuesto por módulos de y los •El sistema no es Web •No recibe mantenimiento •No se visualizan los expedientes electrónicos •No permite el control de los préstamos de documentos ni de expedientes •No posee alertas •No permite la aplicación de las tablas de plazos (eliminación y transferencia de documentos).

•No utiliza firma digital.

29

Filemaker Pro 6.0

Base de datos Inventario General

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Etapa E: Identificación de estrategias para cumplir los requisitos

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Plan estratégico

a) Establecimiento de una política de gestión de documentos.

b ) Asignación de responsabilidades y competencias.

c ) Fijación y promulgación de procedimientos y directrices.

d ) Diseño, implementación y administración de sistemas especializados. f ) Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización.

g ) Auditorías de sistemas, procesos, archivos, recursos, servicios. 32

Plan estratégico

• Objetivos estratégicos de la Universidad • Políticas institucionales • UDigital • Sistema integrado: los actores (autoridades, archivistas, administradores, informáticos) • Responder a las necesidades de los usuarios

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Etapa F: Diseño del sistema de gestión de documentos

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Sistema de Archivos Universitarios

AG AG AG AG AG AUROL ACP AG AUROL: Coordinador del SAU AGC: Archivos de gestión centralizados (Rectoría, Vicerrectorías) AG: Archivos de gestión ACP: Archivos centrales periféricos (Facultades y Sedes Regionales) AG AGC AG

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Estructura organizacional Documentos SGD Estrategias Normativa Procesos Recursos

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Gestión documental l P a n i ó n i f i c a c Incorporación Creación Búsquedas Digitalización Formularios Electrónicos Captura Registro Creación Entrada Distribución Salida Metadatos Indización Clasificación Descripción Evaluación Almacenamien to Selección, eliminación, transferencia Conservación permanente Tratamiento archivístico Trazabilidad Flujo de trabajo Control de tiempos Aprobación

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38

ETAPA G: Implementación de un sistema de gestión de documentos

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Objetivos de la implementación del SGD

• Fortalecer la sensibilización, cultura archivística capacitación y mediante formación la expansión y el seguimiento de acciones de que promuevan la generación de una cultura sobre el manejo adecuado de los documentos.

• Elaborar los instrumentos necesarios que permitan una adecuada gestión de documentos a nivel institucional.

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Objetivos de la implementación del SGD

• Optimizar la normativa interna mediante directrices claras en materia archivística, que garanticen la normalización con miras a lograr la ejecución controlada de los procesos archivísticos que se realicen.

• Consolidar la implementación e integración de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a archivísticos.

los procesos administrativos y 41

IMPLEMENTACIÓN DEL SGD

Acciones

Plan Operativo: • Identificación de los procesos institucionales • Mapa de Series • Cuadro de Clasificación Institucional • Tablas de Plazos • Tablas de acceso y seguridad • Política de seguridad de la información • Política de preservación de la información • Análisis de riesgos 42

Política de gestión

• “Nos comprometemos a preservar, organizar y difundir el patrimonio documental universitario, a asesorar y capacitar en materia archivística a la comunidad universitaria, para lograr una gestión documental efectiva, sustentada y formativa, cumpliendo con el SGC, los requisitos del servicio y mejorando continuamente nuestros procesos.

” 43

Ligada a las políticas institucionales

• 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos académicos y de los trámites administrativos.

• 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y rendición de cuentas de todas las actividades y del uso de los recursos.

• 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la toma de decisiones institucionales, con base en principios de seguridad, confidencialidad, universalidad y accesibilidad.

Políticas de la Universidad de Costa Rica para los años 2010-2014

44

Manual de Calidad

Sección del Manual

Capítulo 1 1.1

1.2

1.3

1.4

1.4.1

1.4.2

1.4.3

1.5

1.5.1

1.6

1.6.1

Sistema de Gestión Documental y de Calidad

GENERALIDADES Introducción Definiciones Abreviaturas Requisitos Generales Requisitos de la Documentación Manual de Calidad Control de los registros Responsabilidad de la dirección Compromiso de la dirección Enfoque al usuario Política 45

Manual de Calidad

Capítulo 2

2.1

2.2

2.3

2.4

Capítulo 3

3.1

Planificación

Objetivos Responsabilidad y Autoridad Representante de la Dirección Comunicación interna y externa

Revisión por la Dirección

Generalidades 46

Capítulo 4

4.1

4.2

4.3

4.4

Manual de Calidad

Gestión de los Recursos

Suministro de recursos Recursos Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo

Capítulo 5

5.1

5.2

5.3

Procesos relacionados con el usuario

Determinación de los requisitos relacionados con el usuario Comunicación con los usuarios Compras 47

Manual de Calidad

Capítulo 6

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

Prestación del Servicio

Características del sistema de gestión de documentos Incorporación de los documentos Almacenamiento y manipulación Acceso Trazabilidad Medición, análisis y mejora 48

Manual de Calidad

Capítulo 7

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

Seguimiento y Medición

Satisfacción del usuario Auditoría Interna Seguimiento y medición de los procesos Análisis de datos Mejora continua 49

Tarea: Documentar

F-00-03 Formulario de quejas PG-00-04 Perfil de puestos.

F-01-02 Estudio de usuarios PG-00-05 Auditorías Internas. F-02-04 Ficha para la identificación de Series documentales PG-00-05 Auditorías para servicios externos.

F-03-01 Control de ingreso al depósito .

PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas IT-00-01 Resolución de problemas y quejas.

IT-00-02 Estudio de usuarios.

IT-03-04 Control condiciones ambientales.

P-02 Asesoría PG-03-05 Incorporación de documentos.

PG-04-01 Compras.

PS-03-01 Préstamo de documentos R-00-01 Objetivos de Calidad.

PG-00-02 Proceso de gestión de comunicación R-00-02 Programa de formación. PG-00-03 Control de registros.

PG-00-03 Objetivos y Metas del Sistema .

R-00-03 Niveles de acceso a documentos R-04-01 Cambios de Unidad de Tecnologías.

50

51

Diagrama de Tortuga

52

53

Diagrama matricial ( matriz de dependencia entre procesos)

Herramienta de mejora continua 54

Relación entre las entidades

Comité Técnico CUSED Cliente final Comité Técnico Sección Asesorías Sección Servicios de Información Archivos del SAU

Directrices técnicas archivísticas Directrices técnicas archivísticas Directrices técnicas archivísticas

CUSED Sección Asesorías Sección Servicios de Información Archivos del SAU Cliente final

Identificación de necesidades de directrices Identificación de documentos a valorar Directrices en cuanto a valoración Directrices en cuanto a valoración Garantía de documentos e inventarios exactos Identificación de necesidades de directrices Directrices técnicas archivísticas Identificación de necesidades de directrices Identificación de documentos a valorar Remisión de documentos Requerimientos de servicio Directrices en cuanto a valoración Asesoramiento y apoyo técnico en sus funciones Servicio de préstamo de documentos o consultas Servicio de préstamo y consulta de documentos 55

Matriz de relaciones entre procesos

56

Sistema de Gestión de documentos

57

Características

Del sistema Seguridad y Acceso Flujos de trabajo Tratamiento archivístico 58

Gestión de documentos

• Administración de los documentos desde que nacen hasta su disposición final.

• Registro, clasificación, transferencias, eliminaciones

Normalización

• Estantarización de parámetros y procesos archivísticos • Plantillas, roles, expedientes, plazos de conservación

Trazabilidad

• Registro detallado, notificaciones y avisos. • Bitácoras y flujos de trabajo.

Autenticidad

• Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital.

59

Planificación Evaluación: Liberación:

• Instalación de la solución en el ambiente de producción del cliente.

• Soporte • Control de Calidad • Pruebas realizadas por el cliente en un ambiente similar al de producción • Liberación de un plan piloto

Planeamiento Inicial:

• Sesiones de Planificación y reopilación de información: Requerimientos, normativas, legislación, etc.

Análisis de Especificaciones:

• Análisis de los requerimientos y los insumos de la fase anterior

Pruebas de Integridad:

• Pruebas realizadas en ambiente de laboratorio para comprobar el cumplimiento de las especificaciones

Implementación:

• Escritura del código y creación de los objetos y software demás componentes del

Diseño y Desarrollo:

• Diseño de propiedades, métodos, relaciones, bases de datos, etc.

60

Planificación

61

62

Procesos

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Elaboración e incorporación de documentos.

Descripción Clasificación Categorías de acceso y seguridad Selección y eliminación de documentos Almacenamiento (conservación) Uso y trazabilidad 63

Parámetros del sistema

• Perfiles de los usuarios • Niveles de acceso • Uso y trazabilidad • Normalización • Tipos y series documentales • Expedientes • Evaluación documental

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SisDoc

• Glosario de términos empleados • Creación – Disposición Final • Ciclo de vida de los documentos • Norma ISAAR CPF • Norma ISAD-G • Manual de usuario • Manual técnico

65

Mejorar los servicios brindados al SAU AUROL Web 2.0

66

Recuperación

• Visualización ágil de la información con un identificador único.

• Código de barras.

Acceso

• Sitios personalizables para cada instancia universitaria.

• Aplicación Web 2.0

Preservación

• Uso de estándares internacionales.

• PDF/1A.

Autenticidad

• Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital.

67

Inventario

68

Recursos necesarios

Recurso humano Infraestructura Equipo 69

ETAPA H: Revisión posterior a la implementación.

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Acción correctiva

• La organización toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

Los encargados de cada proceso son los responsables de establecer contramedidas y delegar la ejecución.

• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para: • Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los usuarios) • Determinar las causas de las no conformidades • Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir • Determinar e implementar las acciones necesarias • Registrar los resultados de las acciones tomadas • Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

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Acción preventiva

• La organización determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.

• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para: • Determinar las no conformidades potenciales y sus causas • Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades • Determinar e implementar las acciones necesarias • Registrar los resultados de las acciones tomadas • Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas 72

Acciones

• Indicadores • Actualización de los instrumentos, normas, procedimientos • Análisis de los servicios (internos y externos) • Estudio de usuarios • Control de correspondencia • Atención de trámites • Capacitaciones y atención de consultas (Sistemas: SisDoc, Sitio Web) • Pistas de auditoría • Programa de formación 73

CONCLUSIONES

• La norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión de los documentos a nivel institucional, lo que supone todo un reto.

• A nivel puntual y como resultado del proyecto en el Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de fortalecer el sistema de gestión de documentos que actualmente se utiliza, así como la actualización o elaboración de instrumentos archivísticos.

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CONCLUSIONES

• Se recomienda crear un grupo de trabajo con funcionarios de la administración, del Centro de Informática y el Archivo Universitario, con el fin de establecer los requisitos para la producción, implementación y mantenimiento de las soluciones informáticas, así como los aspectos de la seguridad y la conservación de la información, que garantice a la institución el acceso continuo y confiable del recurso y una correcta gestión del aseguramiento de la información que contiene, desde una perspectiva integral.

75

GRACIAS

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