Transcript Presentación servicios escolares

CLASIFICACIÓN,
ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS
TEMAS





Ley Federal de Archivos
Actividades a realizar en materia de clasificación,
organización y conservación de archivos en planteles
Inventario de expedientes
Transferencia primaria de expedientes al Archivo de
Concentración
Catálogo de Disposición Documental

Ley Federal de Archivos,
Publicada en el D.O.F. el 23 de enero del 2012

Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores
públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los
siguientes principios:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa,
ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos;
II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental
producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad
institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;
III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y
veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los
documentos de archivo.

Artículo 7.
Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos
de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión.

Artículo 9.
….
Los órganos internos de control del Poder Ejecutivo Federal, así como las
áreas que realicen funciones de contraloría interna en los otros sujetos
obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, vigilarán el estricto
cumplimiento de la presente Ley, en el ámbito de sus respectivas
atribuciones.
Artículo 10.
Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos
encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos
archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás
disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia
entre las unidades administrativas.
Coordinadora General de Archivos del CONALEP: M. Aud. Corazón de María
Madrigal (Secretaria de Administración)

Artículo 13.
Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de
trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente.
Archivo de Trámite: En cada unidad administrativa se tiene nombrado a un
Responsable de Archivo de Trámite, en este caso en cada plantel.
Responsable del Archivo de Concentración: Ing. Claudia I. Guevara Infanzón
Responsable del Archivo Histórico: C.P. Adalberto Legorreta Gutiérrez

Artículo 18.
Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará
parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al
menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia;
II. Identificación de documentos de archivo;
III. Uso y seguimiento;
IV. Clasificación archivística por funciones;
V. Integración y ordenación de expedientes;
VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;
VII. Transferencia de archivos;
VIII. Conservación de archivos;
IX. Prevaloración de archivos;
X. Criterios de clasificación de la información; y
XI. Auditoría de archivos.

Artículo 19.
Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y
consulta archivística que propicien la organización, administración,
conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán
contar al menos con los siguientes:
I. El cuadro general de clasificación archivística;
II. El catálogo de disposición documental;
III. Los inventarios documentales;
a) General,
b) De transferencia; y
c) De baja; y
IV. La guía simple de archivos.

Artículo 23.
Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de entregarecepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos del
acuerdo emitido por la Secretaría de la Función Pública o la instancia que
corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal,
deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos
organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se
encontraban bajo su custodia.
Si a la fecha en que el servidor público se separe del empleo, cargo o
comisión no existe nombramiento o designación del servidor público que lo
sustituirá, la entrega del informe se hará al servidor público que se designe
para tal efecto.

Artículo 54.
Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son
causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por
incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes:
I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar,
mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento
que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico;
II. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fines distintos
al ejercicio de sus funciones y atribuciones;
III. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos
declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo
General de la Nación;
IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos
o documentos públicos;
V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos
sin causa justificada;
VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos
históricos;
VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los
archivos;
VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7 de la presente Ley; y
IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse
de un empleo, cargo o comisión.
ACTIVIDADES A REALIZAR EN MATERIA DE
CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS EN PLANTELES A PARTIR DEL 2011

Registro de los expedientes que se aperturan en un
nuevo ejercicio fiscal

Clasificación de expedientes de acuerdo al Cuadro
General de Clasificación Archivística para planteles

Elaboración de carátulas

Ordenación de los expedientes
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP
REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2011
Unidad Administrativa: Plantel Iztapalapa I
Área: Control Escolar
EX
P. SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE
Nº
RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE
660-APO-PR-07-FO04
UBICACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE
1
22
CORRESPONDENCIA GENERAL OFICIOS ENVIADOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
2
22
CORRESPONDENCIA OFICIOS RECIBIDOS A LA UOD DF
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
3
22
CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS EXPEDIDOS
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
4
22
CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS RECIBIDOS
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
5
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP PRIMERA ETAPA
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
6
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP EXTRAORDINARIA DE
RETENCIÓN
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
7
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP APOYO PARA ANTEOJOS
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
8
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP SEGUNDA ETAPA
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
9
5
REUNIÓN CON PADRES DE FAMILIA
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 2
10
51
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2011
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
11
8
BECAS PROGRAMA DE OPORTUNIDADES 2011
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
12
22
PROCESO DE TITULACIÓN
VERONICA XIQUEZ ALVARADO
S6 OFICINA 2 REPIZA 1
13
22
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
MARGARITO PEREZ GONZALEZ
S6 OFICINA 3 REPIZA 1
14
40
LIBRO DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN 2011
VERONICA XIQUEZ ALVARADO
S6 OFICINA 2 CREDENZA SEGUNDO NIVEL
15 25
ESTADISTICA 911
ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ
S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 2A
16 22
CAMBIOS DE PLANTEL
ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ
S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 6A
ELEMENTOS PARA LA CLASIFICACIÓN
DE EXPEDIENTES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fondo documental.
La clave de determinante de oficina.
La clave de la serie documental a la que pertenece el
asunto sujeto a clasificación.
El nombre del asunto específico de que trata el
expediente que se apertura.
El número progresivo que corresponde al expediente, al
registrarlo en el formato “Registro y control de
expedientes” 660-APO-PR-07-FO04, dado en forma
progresiva de manera anual y para cada expediente que
se apertura.
El año de apertura del expediente que se clasifica.
Número de volumen del expediente.
FONDOS DOCUMENTALES
NOMBRE DEL FONDO
AEREOPUERTO
ALVARO OBREGÓN I
ALVARO OBREGÓN II
ARAGÓN
AZCAPOTZALCO
AZTAHUACAN
COMERCIO Y FOMENTO INDUSTRIAL
COYOACAN
GUSTAVO A. MADERO I
GUSTAVO A. MADERO II
IZTACALCO I
IZTAPALAPA I
IZTAPALAPA II
IZTAPALAPA III
DR. VICTOR BRAVO AHUJA - TUXTEPEC
GRAL. ANTONIO DE LEÓN
JUCHITÁN
CÓDIGO
NOMBRE DEL FONDO
DISTRITO FEDERAL
132
IZTAPALAPA IV
220
IZTAPALAPA V
221
MAGDALENA CONTRERAS
004
MÉXICO-CANADA
106
MILPA ALTA
011
SANTA FE
166
TICONAM
189
TLAHUAC
195
TLALPAN I
224
TLALPAN II
210
VENUSTIANO CARRANZA I
003
VENUSTIANO CARRANZA II
196
XOCHIMILCO
226
OAXACA
157
OAXACA
145
PUERTO ESCONDIDO
243
SALINA CRUZ
CÓDIGO
225
211
209
161
227
267
002
230
186
212
015
245
012
039
158
155
CLAVES DE DETERMINANTE DE OFICINA
SECCIONES
DP
CE01
CE02
S1
S2
S3
S4
S5
S6
S7
Dirección del Plantel
Coordinación Ejecutiva de Formación
Técnica y Capacitación
Coordinación Ejecutiva de Apoyo
Operativo
Capacitación
Formación Técnica
Informática
Promoción y Vinculación
Servicios Administrativos
Servicios Escolares
Talleres y Laboratorios
SERIES DOCUMENTALES
NOMBRE DE LA SERIE
ACTAS
ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS Y EVENTOS
ACUERDOS
ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y BASES DE DATOS
ATENCIÓN A LA COMUNIDAD
AUDITORIAS
AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES DIARIOS
BECAS
BITACORAS
BOLSA DE TRABAJO
CAMPOS CLINICOS
CAPACITACIÓN
CENTROS DE EVALUACIÓN
CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA
COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD
COMITÉS
COMITÉ ACADÉMICO
COMITÉ DE TITULACIÓN
COMITÉ DE VINCULACIÓN
COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR
COMITÉS DELEGACIONALES
CÓDIGO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
16.1
16.2
16.3
16.4
17
ASUNTO
1.
2.
3.
4.
Describe el tema principal de la documentación que
resguarda el expediente.
Debemos evitar transcribir el nombre de la serie
documental como asunto.
Es el punto principal de identificación de la información
que contiene el expediente.
Debemos ser claros y precisos al momento de describir
el asunto.
NÚMERO PROGRESIVO AL MOMENTO DE
REGISTRAR EL EXPEDIENTE
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP
REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2011
Unidad Administrativa: Plantel Iztapalapa I
Área: Control Escolar
EX
P. SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE
Nº
660-APO-PR-07-FO04
RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE
UBICACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE
1
22
CORRESPONDENCIA GENERAL OFICIOS ENVIADOS A LA UOD DF
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
2
22
CORRESPONDENCIA OFICIOS RECIBIDOS A LA UOD DF
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
3
22
CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS EXPEDIDOS
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
4
22
CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS RECIBIDOS
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2
5
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP PRIMERA ETAPA
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
6
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP EXTRAORDINARIA DE
RETENCIÓN
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
7
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP APOYO PARA ANTEOJOS
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
8
8
BECAS INSTITUCIONALES CONALEP SEGUNDA ETAPA
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 1
9
5
REUNIÓN CON PADRES DE FAMILIA
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 2
10
51
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2011
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
11
8
BECAS PROGRAMA DE OPORTUNIDADES 2011
VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO
S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1
12
22
PROCESO DE TITULACIÓN
VERONICA XIQUEZ ALVARADO
S6 OFICINA 2 REPIZA 1
13
22
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
MARGARITO PEREZ GONZALEZ
S6 OFICINA 3 REPIZA 1
14
40
LIBRO DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN 2011
VERONICA XIQUEZ ALVARADO
S6 OFICINA 2 CREDENZA SEGUNDO NIVEL
15 25
ESTADISTICA 911
ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ
S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 2A
16 22
CAMBIOS DE PLANTEL
ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ
S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 6A
AÑO DE APERTURA Y NÚMERO DE
VOLUMEN DEL EXPEDIENTE
…...….-2011-Vol. 1
……….-2011-Vol. 2
……….-2011-Vol. 3
EJEMPLOS DE CLASIFICACIÓN
003/S6/22/Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011
003/S6/22/Correspondencia oficios recibidos de la UODDF/02-2011
……….
003/S6/08/Becas institucionales Conalep segunda etapa/08-2011
..........
003/S6/51/Programa Operativo Anual 2011/10-2011
……….
003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 1
003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 2
Clasificación del expediente: Público
Valor documental: ADMINISTRATIVO
Vigencias
Archivo de trámite: 1 año
Archivo de concentración:
1
año
Fecha de transferencia primaria: 2012
Fecha de apertura del expediente: ENERO DEL 2011
Fecha de cierre del expediente: DICIEMBRE DEL 2011
Número de fojas útiles al cierre del expediente: 265
003/S6/22/Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011
003/S6/22/
Correspondencia general
oficios enviados a la
UODDF/01-2011
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP
REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2012
660-APO-PR-07-FO04
Unidad Administrativa: Plantel Azcapotzalco
Área: Jefatura de Proyecto de Servicios Escolares
EXP.
No.
SERIE
0001
30
121060628-9PEREZAGUILARSANDRA
Nancy Kareli Santos Olvera
0002
30
121060026-6AMEZCUADIAZDIBLIK DAMARA
Nancy Kareli Santos Olvera
0003
30
121060027-4ACEVEDOHERNANDEZTANIA SARAI
Nancy Kareli Santos Olvera
0004
30
121060040-7BALLESTEROSMARCOSMARIA BERNARDA
Nancy Kareli Santos Olvera
0005
30
121060107-4HERNANDEZZARATEALEJANDRO
Nancy Kareli Santos Olvera
0006
30
121060118-1LOPEZMANJARREZMARIA ALEJANDRA
Nancy Kareli Santos Olvera
0007
30
121060120-7MARTINEZSALDAÑAKAREN ELIZABETH
Nancy Kareli Santos Olvera
0008
30
121060124-9MARTINEZVACANESTOR GEOVANNY
Nancy Kareli Santos Olvera
ASUNTO DEL EXPEDIENTE
RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE
UBICACIÓN FÍSICA
DEL EXPEDIENTE
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
OFICINA 4, ARCHIVERO 2,
NIVEL 3
EJEMPLOS DE CLASIFICACIÓN
106/S6/30/ 121060628-9 PEREZ AGUILAR SANDRA /01-2012
106/S6/30/ 121060026-6 AMEZCUA DIAZ DIBLIK DAMARA/022012
106/S6/30/ 121060027-4 ACEVEDO HERNANDEZ TANIA
SARAI/03-2012
106/S6/30/ 121060040-7 BALLESTEROS MARCOS MARIA
BERNARDA/04-2012
Fecha de clasificación: 15/agosto/2012
Unidad Administrativa: Plantel Azcapotzalco
Fundamento legal: Artículo 18, fracción II, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental
Carácter del expediente: Confidencial
Firma del Titular de la Unidad Administrativa:
__________________________
Nombre del Titular de la Unidad Administrativa: Alejandro García Cerna
Partes o secciones confidenciales: Todo el expediente
Valor Documental:
Vigencias:
Archivo de Trámite: 10
años
Archivo de Concentración:
20
años
Fecha de Transferencia primaria: 2022
Fecha de apertura del expediente: 15/agosto/2012
Fecha cierre del expediente:
No. de fojas al cierre del expediente:
106/S6/30/ 121060628-9 PEREZ AGUILAR SANDRA /01-2012
ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
Los expedientes que se aperturan, se van resguardando en el Archivo
de Trámite de cada unidad administrativa.
Cada oficina debe de estar numerada, siendo la oficina número 01 la
de la Dirección del plantel.
Subsecuentemente, cada oficina deberá de tener un número que la
identifique.
Cada archivero, estante o mueble dentro de la oficina, deberá de estar
también numerado y también cada uno de los niveles de cada uno de
ellos.
OFICINA No. 03
SERVICIOS ESCOLARES
ARCHIVERO No. 1
ARCHIVERO No. 2
ARCHIVERO No. 3
NIVEL 1
NIVEL 1
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 2
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 3
NIVEL 3
OFICINA No. 03-A
SERVICIOS ESCOLARES
ARCHIVERO No. 1
ARCHIVERO No. 2
ARCHIVERO No. 3
NIVEL 1
NIVEL 1
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 2
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 3
NIVEL 3
EJEMPLO DE OFICIO
Metepec, Edo. de México, a 16 de enero del 2012
Ref:
Asunto: Se informa sobre actualización del portal de
obligaciones de transparencia del CONALEP.
Exp: 22/165/ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN
EL PORTAL E INTRANET/05-2012
LUIS GUILLERMO GONZÁLEZ SIGALA
TITULAR DE LA UNIDAD DE ENLACE
PRESENTE
En atención a su oficio de referencia UE/005/2012, de fecha 05 de enero del presente, relativo a la actualización del
Portal de Obligaciones de Transparencia, en cumplimiento al artículo 7° de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental, anexo al presente me permito remitirle a usted, la información correspondiente al
cuarto trimestre del 2011.
Fracción XII (Concesiones) Sin cambios.
Fracción XIII (Contrataciones de Obra Pública) Actualizado.
Fracción XV (Contratos con atraso en pagos, formato 1130 del SII). Actualizado.
Fracción XVII (Informe de avance y resultados del área de archivos) Actualizado.
Respecto a la Fracción XIII (Contrataciones de Bienes y Servicios), se esta integrando la información, misma que se
enviara a la brevedad.
Sin otro particular, le envío un afectuoso saludo.
ATENTAM ENTE
CONALEP, “Educación de Calidad para la Competitividad”
ADALBERTO LEGORRETA GUTIÉRREZ
DIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONES
ALG/CIGI/jjxc.*
Satyc: 441
INVENTARIO DE
EXPEDIENTES
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
OCTAVO. El inventario general a que se refiere la fracción III inciso a) del
lineamiento decimotercero, deberá estar concluido a más tardar el 31 de
diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto
de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o
conservada por cualquier título con anterioridad al 12 de junio de 2003.
El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración del inventario general por
expedientes, respecto de la información generada, obtenida, adquirida,
transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de junio de
2003.
Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica
Inventario de Archivo de Trámite del 12 de Junio del 2003 a Diciembre del 2011
Hoja
Fondo:
de
Sección:
Fecha de registro:
Serie:
No.
Prog
Asunto del expediente
Año
Unidad de intalación
Total de
volúmenes
Original o
copia
Ubicación del expediente
Condiciones de
Acceso
Valoración
primaria
A
Responsable de la información
L
F
Plazo de
conservación
AT
AC
Total
Autorizó
Técnica de selección
E
C
M
Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica
Inventario General de Series Documentales del 11 de Junio del 2003 y ejercicios anteriores
Fondo:
Hoja ____ de _____
Fecha de Registro:
Sección:
No.
Prog.
Serie
Valoración
primaria
A
L
F
Plazo de
conservación
AT
AC
Total
Técnica de selección
E
C
Años extremos
M
Responsable de la información
Total de
expedientes
Originales o
copias
Ubicación de los expedientes
Condiciones de acceso Breve descripción del contenido de los expedientes
Autorizó
Cada área interna del plantel deberá enviar por correo electrónico su
inventario concluido a la dirección electrónica
[email protected] para su revisión y comentarios, mismo que
deberá abarcar todos sus expedientes del 2011 hacia atrás.
Los inventarios serán revisados por la Coordinación General de
Archivos del CONALEP.
Una vez que tengan el visto bueno de la Coordinación General de
Archivos del CONALEP, respecto a la elaboración e integración de su
inventario, esta enviará un oficio a cada Director de Plantel,
señalando que áreas internas han concluido satisfactoriamente con
esta actividad, mismas que estarán listas para llevar a cabo su
transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración.
Estas áreas internas remitirán por oficio, dirigido a la Coordinación
General de Archivos del CONALEP, una COPIA de sus inventarios
debidamente firmados, para conocimiento y resguardo, marcando
copia a la Representación.
TRANSFERENCIA
PRIMARIA DE
EXPEDIENTES
Concluidos los inventarios revisaremos el procedimiento para
preparar la transferencia primaria de expedientes al Archivo de
Concentración del CONALEP, la cual incluirá, en esta primera etapa,
únicamente expedientes que han concluido sus plazos de
conservación, tanto en el Archivo de Trámite como en el Archivo de
Concentración.
Los expedientes que tengan una serie, cuya técnica de selección sea
conservación o muestreo, permanecerán por el momento en sus
archivos de trámite.
Solo se transferirán los expedientes al Archivo de Concentración del
CONALEP, de aquellas áreas internas del plantel, cuyo inventario este
concluido y revisado por la Coordinación General de Archivos del
CONALEP.
Concluida la transferencia primaria de expedientes, se les solicitará
nuevamente a los planteles, el inventario de todos los expedientes
que se encuentran resguardados en sus Archivos de Trámite.
CATÁLOGO DE
DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
Secretaría de Administración
Coordinación General de Archivos del CONALEP
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LOS PLANTELES DEL CONALEP
PLA Z OS D E C ON SER V A C IÓN
N OM B R ES
C ÓD IGO
SER IES D OC U M EN T A LES
V A LOR A C IÓN
PR IM A R IA
A
1
ACTAS
X
2
ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES,
DEPORTIVAS Y EVENTOS
X
3
ACUERDOS
X
4
ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y
BASES DE DATOS
X
ATENCIÓN A LA COMUNIDAD
X
AUDITORIAS
X
AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES
DIARIOS
X
BECAS
X
BITACORAS
X
BOLSA DE TRABAJO
X
CAMPOS CLINICOS
X
CAPACITACIÓN
X
CENTROS DE EVALUACIÓN
X
CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA
COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y
SEGURIDAD
COMITÉS
X
COMITÉ ACADÉMICO
X
COMITÉ DE TITULACIÓN
X
COMITÉ DE VINCULACIÓN
X
COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR
X
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
16.1
16.2
16.3
16.4
X
X
L
F
T ÉC N IC A S D E SELEC C IÓN
V IGEN C IA S
ELIM IN A C IÓN
AT
AC
T o t al
2
1
3
1
1
1
1
2
2
1
1
2
1
2
3
2
3
5
1
1
1
1
1
2
2
1
1
1
1
1
2
1
2
1
2
2
2
2
3
3
4
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
2
C ON SER V A C IÓ
N
IN F OR M A C IÓN
M U EST R EO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
A C C ESO
PER IOD O
DE
R ESER V A
OB SER V A C ION ES
17
18
19
COMITÉS DELEGACIONALES
X
COMODATOS
X
CONCILIACIONES BANCARIAS
X
X
X
20
CONSTANCIA DE RETENCIONES Y
PERCEPCIONES
X
X
21
CONTRATOS, CONVENIOS Y CARTAS DE
INTENCIÓN
X
CORRESPONDENCIA GENERAL
X
DONACIONES
X
EQUIPAMIENTO
X
ESTADÍSTICAS
X
ESTIMULO AL DESEMPEÑO DOCENTE
X
ESTRUCTURAS EDUCATIVAS
X
22
23
24
25
26
27
X
X
1
2
2
1
1
4
2
3
6
1
1
2
1
1
1
1
2
1
1
1
1
1
1
2
1
2
2
2
2
2
4
2
3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Digitalización
Digitalización
28
EVALUACIONES DE ALUMNOS
X
10
20
30
X
Confidencial
Esta información es la que
constituye el acervo histórico
del CONALEP y fundamenta la
emisión de los documentos
oficiales, a la vez que permite
atender las diversas
solicitudes de los
propietarios de la información
(solicitudes de reposición de
alguno de sus documentos
que certifican sus estudios),
así como de otras instancias
externas (certificación o
validación de algún
documento)
29
EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
X
0
35
35
X
Confidencial
Vigencia 0= Un año en archivo
de trámite despues de
terminada la relación laboral
Confidencial
Esta información es la que
constituye el acervo histórico
del CONALEP y fundamenta la
emisión de los documentos
oficiales, a la vez que permite
atender las diversas
solicitudes de los
propietarios de la información
(solicitudes de reposición de
alguno de sus documentos
que certifican sus estudios),
así como de otras instancias
externas (certificación o
validación de algún
documento)
30
EXPEDIENTES ALUMNOS
X
10
20
30
X
31
EXPEDIENTES DE CAPACITACIÓN
LABORAL
X
32
EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE
SERVICIOS PROFESIONALES
X
33
EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE
SERVICIOS PROFESIONALES CAMPO
CLINICO
X
INCIDENCIAS
X
INFORMES
X
INFORMES CONTABLES Y FINANCIEROS
X
CIERRES CONTABLES
X
INFRAESTRUCTURA
X
INVENTARIOS
LIBROS DE COPIAS FIEL DE
CERTIFICADOS
LIBROS DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN
LIBROS DE REGISTRO DE TITULACIÓN
X
LICENCIAS DE SOFTWARE
X
MANTENIMIENTO
X
NOMINAS
X
POLIZAS
X
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE
CANDIDATO EVALUADOS (CENTRO DE
EVALUACIÓN)
X
PRACTICAS TECNOLÓGICAS
X
PRESTACIONES
X
PROCESO DE SELECCIÓN A LOS
ASPIRANTES A PRESTADORES DE
SERVICIOS PROFESIONALES
X
34
35
36
36.1
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
PROGRAMA ANUAL DE
DESINCORPORACIÓN DE BIENES
MUEBLES
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)
1
2
3
1
2
3
X
X
Confidencial
X
Confidencial
X
1
1
1
2
2
3
1
2
2
1
4
4
3
2
3
3
2
6
6
6
3
X
15
15
30
X
X
15
15
1
1
20
2
15
15
1
1
10
4
30
30
2
2
30
6
X
X
1
1
1
1
1
1
2
2
2
X
X
PROGRAMAS
X
PROGRAMAS ESPECIALES
X
X
X
X
X
X
X
Confidencial
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Confidencial
X
X
X
1
1
2
1
1
1
2
2
1
1
1
3
2
2
3
Confidencial
X
Digitalización
X
X
X
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
1
1
20
1
1
2
1
1
1
1
1
1
10
1
1
2
2
1
1
2
2
2
30
2
2
4
3
2
2
3
1
1
2
X
1
1
2
X
1
2
3
X
X
5
7
12
X
PROMOCIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA
X
PRUEBA ENLACE
X
RECIBOS DE PAGO
X
RESGUARDOS
X
REUNIONES DE ACADEMIA
X
SEGUIMIENTO DE EGRESADOS
X
SEGUROS
X
SERVICIOS
X
SINODALÍAS
X
SOLICITUDES DE REMESA MENSUAL
X
SOLICTUDES DE AUTORIZACIÓN DE
COMPRA
TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE
CUENTAS
UNIDADES MÓVILES, UNIDADES DE
ARRASTRE
ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
X
X
X
68
BAJA DOCUMENTAL
X
69
CONTROL DE GESTIÓN
X
X
1
5
6
1
2
3
X
X
X
Digitalización
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Legal, con base a lo señalado
en el Vigesimoprimero de los
Lineamientos para la
organización y conservación
de archivos
GRACIAS!!!
José de Jesús Xospa Cruz
54 80 37 00, ext. 2450
Correo: [email protected]