Transcript Wat is PACT?

PACT
Plekken en ACTiviteiten
dd 13 februari 2008
presentatie:
Karel Dekker, Nora van Klingeren, Anca Hartjes
Wat is PACT?
Het (reken)model PACT geeft inzicht in:
 aantallen en soorten werkplekken voor een
(activiteitgerelateerde) werkomgeving op basis van
activiteitenpatronen in een organisatie
 Consequenties aan van keuzes in
huisvestingsvraagstukken (scenario’s)
 te nemen fysieke en organisatorische beslissingen bij
de ontwikkeling van een huisvestingsconcept
Ontstaan en ontwikkeling PACT
Het (reken)model PACT is tot stand gekomen door:
 Onderzoek bij de BD naar de mogelijkheid tot het
ontwikkelen van landelijke functieprofielen als
hulpmiddel in de vertaalslag van organisatie naar
huisvesting op basis van de activiteiten in de
organisatie.
 Onderzoek bij de gemeente Rotterdam naar de
uitgangspunten voor de huisvesting van een
geïntegreerd BVG waarin de verschillende klant- en
werkprocessen op een goede wijze worden
ondersteund
Wanneer zet je PACT in?
Nu:
 Keuzes in huisvestingsconcept inzichtelijk maken
 Berekening benodigd aantal en soort werkplekken,
evt vertaald in m2
 Formuleren van een pve voor architect
Toekomst:
 Keuze voor gebouw
 Inzicht in kosten (koppeling aan PARAP)
 Aanbestedingsinfo in complexe (bijv PPS)projecten
Doelgroepen PACT
 Betrokkenen bij huisvestingsvraagstukken:
 Projectteam
 Beslissend management
 Facilitair management
Wat vraagt PACT
 Inzicht in de (toekomstige) werkprocessen en
onderlinge relaties
 Inzicht in (toekomstig) huisvestingsbeleid
 Doelstellingen voor (nieuw) huisvestingsconcept
Berekening plekken aan de
hand van activiteiten
KLANT
MEDEWERKER
activiteiten
activiteiten
activiteitenprofiel klant
activiteitenprofiel medewerker
verdeling functies over profielen
aantal klanten per uur
aantal fte/medewerkers
geschikt plekken voor activiteiten
geschikt plekken voor activiteiten
mate van gezamenlijk
gebruik werkplekken
(bezettingsgraad)
aantal te realiseren plekken =
activiteiten *klanten * geschiktheid
aantal te realiseren plekken =
activiteiten *mdw * geschiktheid
AANTAL PLEKKEN
In te voeren gegevens PACT
Vaste gegevens (wel te bepalen per casus)
 Klantprofielen
 verdeling klanten over profielen
 Medewerkerprofielen
 verdeling medewerkers over profielen
 Te hanteren werkplekken en aantal m2 per werkplek
 Koppeling werkplekken- activiteiten
In te voeren gegevens PACT
Variabele gegevens
 Aantal klanten
 Aantal medewerkers en fte, evt. groei, ratio
fte/medewerkers
 Toedeling/ Flexibiliteit gebruik werkplekken
 Beschikbaarheid vergaderzalen
 Bij SozaWe: verdeling werkplekken over
verschillende zones
Vooraf : De klantactiviteiten
Voorbeeld SoZaWe gemeente Rotterdam







Gesprekken > 10 minuten
Gesprekken < 10 minuten
Zelfstandig zoeken
Groepsbijeenkomsten
Bekijken infostands (actief wachten)
Telefoneren
Printen en kopiëren
Klantprofiel
klantprofiel
100%
90%
80%
Procentuele
verdeling
activiteiten
per uur
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
klantprofiel
printen en kopieren
1
telefoneren
1
bekijken infostands
5
groepsbijeenkomst
25
zelfstandig werken
23
gesprek< 10 minuten
5
gesprek > 10 minuten
40
De medewerker - activiteiten
 Activiteiten buiten kantoor
 thuis
 andere locatie van de organisatie
 bij klanten
 Gesprekken met klanten/ derden /externen
 met klanten (bij SoZaWe een verdere onderverdeling:
gesprekken en groepsbijeenkomsten)
 met werkgevers
 Intern overleggen (met onderverdeling in aantal
deelnemers)
 Bureauwerk
 Telefoneren
 Document verzorgen en archiveren
activiteitenprofielen voor medewerkers
Medewerker
profielen
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
veel
klantcontactwerkgever
veel
klantcontactwerkzoekend
gemiddeld
klantcontact
administratief
intern overleg
bureauwerk
40
15
35
55
25
document verzorgen en archiveren
5
5
5
10
5
telefoneren
20
15
15
20
10
intern overleggen
5
5
5
10
40
gesprekken met werkgevers
15
0
0
0
5
gesprekken met klanten
0
50
30
5
5
groepsbijeenkomsten met klanten
5
10
5
0
0
buiten kantoor
10
0
5
0
10
Zonering: zone 1, zone 2, zone 3
in- en uitgang publiek
VRIJ TOEGANKELIJK
NIET TOEGANKELIJK VOOR DE KLANT
beveiligde
spreekkamer
beveiligde
spreekkamer
alleen
geautoriseerde
medewerkers
KLANT WORDT OPGEHAALD
in- uitgang medewerkers
Mate van gebruik vd werkplek
geheel activiteitgerelateerde werkplek
geheel activiteitgerichte werkplek met
aftrek afwezigheid/ziekte en verlof
ziekte + verlof
1
20%
1
intern overleg
geen profiel
1
1
1
1
nieuw profiel
weinig klantcontact
legt volledig beslag op vaste wp
in principe vaste wp na met aftrek
activiteiten buiten kantoor
in principe vaste werkplek na aftrek
van zowel verlof + ziekte als
gemiddeld
klantcontact
veel klant contact
werkgever
veel klantcontact
werkzoekend
Toedeling van werkplekken per profiel in plaats van het
werken met een flexfactor of bezettingsgraad getal
(dus niet 0, x wp per fte)
1
Mate van beslaglegging op
werkplekken
verlof 15 %
ziekte 5 %
PROFIEL :
VEEL CONTACT
WERKGEVER
1. vaste werkplek
3. in principe
vaste werkplek
4.
activiteitgericht
5. activiteitgericht
in berekening vertaald als:
bureauwerk
wordt opgehoogd
tot 100%
afwezig 10%
bureauwerk
40%
2. in principe
vaste werkplek
bureauwerk
50%
bureauwerk
bureauwerk
opgehoogd met
afwezig
90%
100%
100%- 10% afwezig
telefoneren
document
verzorgen
intern overleg
gesprek
werkgevers
bureauwerk
32%
40 + 10% (afwezig)
40 %- naar rato
20%
ziekte en verlof
100% - 10% afwezig
telefoneren
telefoneren
- naar rato 20%
ziekte en verlof (8%)
document verzorgen
intern overleg
document verzorgen
intern overleg
gesprek werkgevers
gesprek werkgevers
groepsbijeenkomst
klanten
groepsbijeenkomst
klanten
bureauwerk
82%
groepsbijeenkom
st klanten
telefoneren
telefoneren
telefoneren
document verzorgen
intern overleg
document verzorgen
intern overleg
document verzorgen
intern overleg
gesprek werkgevers
gesprek werkgevers
gesprek werkgevers
groepsbijeenkomst
klanten
groepsbijeenkomst
klanten
groepsbijeenkomst
klanten
Wat kan PACT op dit moment?
1. Kwantitatieve uitgangspunten bepalen
Ondersteunen van beslissingen door inzichtelijk maken
van gevolgen van keuzes:
2. Vergelijking van ruimtebehoefte bij verschillende
scenario’s van de organisatie (groei, krimp,
samenstelling)
3. Inzicht in belang van effect van verschillende
factoren
mate van flexibel werkplekgebruik
marges voor groei berekenen
Zone 3
totaal benodigde aantal plekken
totaal benodigd oppervlak
Totaal alle zones
Totaal zone 3
27
archiefruimte
10
pantry/ printen
69
1 1,143
middelgrote
overlegplek
32 1,143 6,857
kleine
overlegplek
9
open overlegplek
384
Totaal zone 2
archiefruimte
pantry/ printen
stilteplek
half open
werkplek
open werkplek
grote overlegplek
workshopruimte
middelgroete
overlegplek
beveiligde
spreekkamer
kleine
overlegplek
open overlegplek
totaal benodigde aantal ruimten/plekken1
totaal benodigd oppervlak
34
stilte plek
totaal benodigde aantal plekken
totaal benodigd oppervlak
halopen werkplek
Zone 2
halfopen
werk/spreekplek
Totaal zone 1
halfopen
werk/spreekplek
derden
service desk plek
grote overlegplek
workshopruimte
telefoonplek klant
stiltewerkplek
(klant)
werkplek klant
open
multifunctionele
ruimte
actieve
wachtplek
alg
publieksruimte
Zone 1
open werkplek
Uitkomsten
Resultaten bij gekozen invoer
1
12
13
2
1
1
3
4
38
41
72
39
12
2
48
18
48
314
1
32
35
18
4
4
136,143
48
256
280
144
36
80
1343
32
35
18
1
2
1
4
4
97
256
280
144
8
20
24
36
80
848
aantal ruimten/plekken 271 st
benodigde oppervlakte 2505 m2
Doorrekenen scenario’s
Voorbeeld BVG Rotterdam
Variabelen :
aantal m2 FNO
2100
 Aantal klanten (gemiddelde
per uur of piek; groei/ krimp)
2000
1900
1800
1700
• Aantal fte (groei/ krimp)
1600
aantal m2 FNO
huidige situatie
gekantelde
dienstverlening
groei
1986
1734
1798
• Verdeling van de fte
(Kanteling van de organisatie
meer klant gericht)
Inzoomen op onderdelen:
waar zitten de verschillen tussen de scenario’s,
behalve bij de aantallen
Keuze:
1200
1000
800
1a huidige organisatie,
deels act.gericht
600
2a streefbeeld, deels
act.gericht
400
5a groei, gedeeltelijk
act.gericht
200
0
zone 2
zone 3
Huidige situatie, maar
Een 50: 50 verdeling van
werkplekken over
zone 2 en zone 3
Voorbeelden van beslissingen:
uitgaan van gemiddeld of piek klantbezoek
per uur?
Keuze:
Door inzet van organisatorische
maatregelen kan uitgegaan
worden van gemiddeld bezoek :
1c
151
klanten
per uur
1b
112
klanten
per uur
1a
benodigde m2 fno t.b.v. klanten
62
klanten
per uur
674
445
464
zone 2
zone 1
322
- klantafspraken ook op
woensdagmiddag en vrijdag
276
212
0
200
400
600
800
- promoten van stille tijden
onder de klanten
Welke groei van de organisatie is
mogelijk als je van gedeeltelijk flexibele inzet naar
volledige flexibele inzet gaat?
aantal m2 FNO in zone 2 en 3
Conclusie:
1900
1800
met het meer flexibel gebruiken
van de werkplekken kan de
groei van de organisatie
worden opgevangen.
1700
1600
1500
1400
1300
1200
1100
1000
gekanteld 193 mdw, deels act.
gekanteld 261 mdw, voll. Act
Demonstratie PACT
 Hoe werkt PACT als alle gegevens zijn ingevoerd?
En nu verder met PACT…
 Samenvoeging kennis uit onderzoeken BD en
Rotterdam: model en beschrijving
 Huidige PACT bekend maken:
 infobijeenkomst partners
 Artikel
 Workshops
 Verdere ontwikkeling
 Koppeling aan PARAP
 Toepassen in meerdere onderzoekstrajecten
 Nieuwe variabelen
(bijv klantstromen als medewerker - patiënt - bezoeker)
 Model meer valide maken -> meer generaliseren?