Transcript La conservation partagée des périodiques médicaux en Ile

La conservation partagée des
périodiques médicaux
en Ile-de-France
Claire Nguyen –12 octobre 2010
Journées RNBM
Les origines :
• Journée d’étude en octobre 2001 au
CTLes
• Commande de la SDB en mars 2004
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La situation en Ile-de-France
 Nombre de bibliothèques élevé :
 7 universités : Paris 5, 6, 7, 11, 12, 13, Versailles Saint-Quentin

Académie nationale de médecine, BIUM et CTLes.
= 24 bibliothèques (+ 3 bibliothèques d’odontologie/odonstomatologie)
 Aucun projet d’extension des locaux (bâtiments des années 60, ou
antérieurs). Schéma U3M : Bulac, P7, Sainte-Barbe
 Coût du mètre carré en IDF (entre 4 000 et 10 000 euros)
 Exiguïté des locaux existants et saturation variable
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La situation en Ile-de-France (2)
 Existence de bibliothèques de référence
 Académie nationale de médecine
 Bibliothèque Interuniversitaire de médecine et d’odontologie (CADIST, pôle
associé)
 Présence du CTLes
 Taux élévé de titres redondants
Selon les disciplines, 250 à 500 titres de base
 Développement du numérique depuis 1999
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Objectifs du projet
 Faire baisser les coûts de conservation en évitant de conserver
de multiples exemplaires dans plusieurs établissements
 Désengorger certains magasins et libérer espaces en vue de
l’accroissement.
 Assurer un le long terme et de façon rationnelle la conservation d’un
nombre limité de chaque collection de chaque titre dans chaque
établissement et en région.
 Assurer un bon accès aux collections de périodiques concernés
dans le cadre du prêt entre bibliothèques (PEB) notamment.
 Favoriser le passage au tout électronique pour les
établissements qui ne sont pas pôles de conservation dans la
mesure où l’archivage papier est assuré par pôle.
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Le rôle de la BIUM et du CTles
 Comité de pilotage du plan
 Coordination des actions menées par l’ensemble des participants pour le
traitement de listes, l’organisation matérielle des transferts, pour la
rédaction de documents de travail et de guides méthodologiques.
 Suivi technique : hébergement et alimentation de la base (BIUM),
paiement des prestations de l’abes, constitution des listes, nettoyages de la
base, extraction de listes,
 Pôles de conservation de certains titres
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Environnement de travail
 Un réseau :





Culture professionnelle homogène : rapidité, aide à l’usager,
Pratiques partagées
Un réseau de PEB ancien et actif
Des outils communs : les produits de la NLM (classification, bdd Pubmed,
catalogues de périodiques, etc.)
 Un dispositif non coercitif, participatif et souple :


Chacun peut, s’il remplit les conditions et le souhaite être pôle de
conservation
Chacun alimente la base de travail en ligne Filemaker
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Les outils mis en place (1)

Une convention-cadre :
Durée : 3 ans renouvelable (2005;2008-)
Acteurs : CTLes + BIUM + chaque université
•
•
•
Abonnement papier maintenu par le pôle de conservation à quelques
exceptions près
Conditions de conservation
Cession définitive
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Les outils mis en place (2)
 Dans chaque établissement, un référent pour la coordination et le pilotage
local.
 Au niveau régional, une double coordination (BIUM et CTLes)

-
-
Une méthodologie:
Constitution des listes à partir des items de l’Index Medicus
Traitement des listes et envoi aux référents dans les bibliothèques
Extraction des états de collections réalisées par l’ ABES pour chaque
bibliothèque
Elimination des doublons et appels d’offres
Transferts des collections et signalement dans le Sudoc
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La base de travail
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La base de travail
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La base de travail
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La base de travail version admin
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La base de travail version admin
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Le signalement
 Le signalement dans le Sudoc a commencé en 2008
Chargement des listes 1-17 par la BIUM en 2008 pour les listes
rétrospectives.
Chacun est chargé du signalement dans le Sudoc
PCP : PCMed
 Des pratiques de signalement contrastées :

Pour les établissements non-pôles :
Dans 27% des cas, les établissements corrigent les états de collection dans
le Sudoc; 18% corrigent également dans la base en ligne
 Pour les établissements pôles :
Dans 95% des cas, les pôles corrigent et signalent leurs états de collection
dans la base en ligne, 87% dans le Sudoc
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Le signalement
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Le signalement
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Le signalement
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Résultats au 09/10/2010
 21 listes traitées (6439 titres au 08/10/2010) et 2 listes
en cours :
23 bibliothèques ont au moins 1 pôle de conservation
 Rôle de certains établissements confirmé :
* BIUM : 4924 titres; Académie de médecine : 593titres;
CTLes : 373 titres
.
18 autres bibliothèques pôles :
moins de 50 titres en général par pôle
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Résultats au 09/10/2010 (2)
 Transferts :
•
•
•
•
Une centaine d’appels d’offres depuis le début du plan (17 bibliothèques ont répondu au moins) à
deux types d’appels d’offres.
Les transferts ont débuté en novembre 2005.
1461 ml linéaires transférés au 8 octobre 2010 (2010 : 36 transferts)
Les transferts de gros volumes (impliquant surtout le CTles) ont laissé place à des transferts
nombreux mais faibles en ml.

Eliminations : des résultats partiels; un indicateur à systématiser. 1080 ml selon les participants
(septembre 2010).

•
•
Signalement :
Signalement rétrospectif dans le Sudoc (juin 2008), puis signalement courant.
5386 titres au 09/10/2010

Une culture réseau fortifiée

Permet de préciser la politique documentaire
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Résultats au 09/10/2010 (3)
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Difficultés
 Ressources humaines :
Au plan local comme régional, rythmes différents.
 Complexité du travail :
Liée à la nature des périodiques et au travail afférent.
 Les transferts :

Problèmes logistiques,

Problèmes de « conservationnisme » : veut-on se départir ou non des
collections
 Les orphelins :
• 818 orphelins.
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Difficultés (2)
 Longue durée :
A cause du choix initial : traitement systématique (env.10 000 titres?). Des
titres cependant qui échappent à la conservation.
 E-only :
 Contrats avec grands éditeurs (interdiction de désabonner).
 Problème de la TVA.
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Rien n’est figé
 Evolutions du plan depuis 6 ans :
•
D’Excel à Filemaker Pro.
•
Abandon du principe du second pôle de sécurité au Ctles.
•
Un assouplissement
•
Extension à d’autres bibliothèques des établissements participation, aux
autres secteurs de la santé : odontologie (2009), pharmacie (2011).
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Demain
 Extension thématique :
Déjà commencées ou sur le point odontologie; pharmacie.
Débats sur la biologie et la psychologie
 Extension institutionnelle ?
AP-HP : 1 réseau, 37 hôpitaux en IdF; Institut Pasteur (intéressé).




Extension géographique ?
Interrégionale (grand bassin parisien) : existe déjà de fait
Nationale ?
Quelle coordination avec les PCP régionaux?
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