Transcript Социотехнически системи - E-DNRS

Социотехнически системи
Разнообразните компоненти на ИС са
основание те да се определят като
социотехнически системи. Въпреки, че се
състоят от машини, устройства, технологии,
за да могат да се използват ефективно, са
необходими и знания от областта на
управлението, психологията, социологията и
др. Изучаването на ИС е интердисциплинарна
област.
1
По-конкретно, то се свързва с
дисциплините:
Информатика – определя механизмите за
компютърна обработка на данните, за
ефективното им съхранение, методите за
разработване и развитие на ИС;
Управление – определя моделите за вземане
на решения и методите за управление;
Изследване
на операциите – определя
техниките за оптимизиране на някои
параметри от дейността на организацията
като транспортни разходи, оценка на
операции и т.н.;

2
Социология – изследва влиянието на ИС
върху обществото;
Психология – занимава се с възприемането
на ИС от отделните индивиди, някои аспекти
на взаимодействията човек-компютър,
разработване на модели на човешкото
мислене, поведение и др.;
Политология – изследва политическото
въздействие и знание върху ИС;
Право – разглежда въпроси, свързани с
авторските права по разработка и използване
на ИС и технологии, регламентира правните
аспекти на разпространяването на
информацията и т.н.

3
В зависимост от това на кои аспекти на
ИС се поставя акцент се обособяват три
подхода в тяхното изследване:
технически,
поведенчески,
социотехнически.

4
Базов механизъм на
функциониране на ИС
Информацията, необходима за:
 вземане на решения,
 управление на операциите,
 анализиране на проблемите,
 създаване на нови стоки и услуги,
се осигурява от три вида дейности –
въвеждане, обработка и извеждане.
5
При въвеждането се събират първични
данни от организацията или външната среда.
Чрез подходяща обработка, при която се
извършват изчисления и логически операции,
подреждане, класифициране, обобщаване, те
се преобразуват в полезна информация. При
извеждането обработената информация се
разпространява до хората или дейностите,
които ще я използват.
6
В ИС се реализира и обратна връзка –
изведената информация се използва
отново от определени служители, които
оценяват или коригират въведените
данни. Част от информацията и данните
се съхраняват за последващо използване
и обработка.
7
Посочените дейности по обработването
на информацията могат да се извършват
както ръчно, така и чрез компютърни
устройства и методи. В съвременните
условия нараства делът на компютърната
обработка и тя става преобладаваща. Ето
защо съвременните ИЦ са предимно
компютърни.
8
Въпреки, че в ИС се използват
информационни
технологии
при
обработването на информацията, трябва
да се прави разлика между компютър и
компютърна програма, от една страна, и
ИС - от друга.
Компютрите и компютърните програми
са техническата база на съвременните
ИС.
9
Познанията в областта на компютрите и
софтуера са важни, но не са достатъчни
за вземането на правилни решения
относно развитието на ИС и тяхното
ефективно използване и разработване.
С други думи необходима е както
компютърна
грамотност,
така
и
грамотност в областта на ИС.
10
Класификация на ИС
1
Критерии за класификация:
Степен на формализация;
• Степен на автоматизиране;
• Степен на типизиране;
• Обхват на използване;
• Организация на обработката на
информацията;
• Йерархично ниво на управление;
• Функционална област.
•
11
Класификация на ИС
2
Формални и неформални системи.
Формалните се базират на ясно установена
дефиниция за това кое е информация, както и
предварително дефиниран (проектиран)
процес за обработка на информацията, на
ясни процедури за събиране, съхраняване,
обработване, разпространяване и използване
на информацията. Формалните системи
функционират въз основа на правила, които
са сравнително постоянни и трудно се
променят.
12
Класификация на ИС
3
В неформалните (например мрежа за
разпространение на слухове, формиране на
мнение и др.) информацията се получава и
разпространява по неясни правила, не е
установено кое е информация и дали трябва да
се съхранява.
Неформалните ИС са важни за функционирането
на организацията – често информацията в тях е
вярна и се разпространява по-бързо. Ето защо се
правят опити за тяхното формализиране.
13
Класификация на ИС
4
Обект на разглеждане в курса са основно
формалните системи.
Във връзка с формалните и неформални системи
се прави разлика между рутинна и нерутинна
информация. Получаването на рутинната
информация е регламентирано. То се извършва в
съответствие с предварително определен трафик
– например седмичен отчет за стокооборот,
месечно извлечение за движението по сметка и
т.н.
Нерутинната информация се получава само при
поискване, като това може да е еднократно
действие.
14
Класификация на ИС
5
Във формалните ИС преобладава използването
на рутинната информация.
Формалните дейности и получаването на
рутинна информация са благоприятни за
автоматизиране. Неформалните дейности и
получаването на нерутинна информация е
трудно да се предвиди и опише.
За тяхното автоматизиране могат да се
използват системи с общо предназначение –
например електронна поща.
15
Класификация на ИС
6
Степен на автоматизация.
ИС според степента на автоматизиране са ръчни
и компютърни. Съвременните ИС са
компютърни. Част от процедурите по обработка
на информацията все пак се извършват и ръчно –
например попълване на документи за отпускане
на заем, пренасяне на хартиени документи и т.н.
Във връзка с това е възможно да се получи
дублиране в ръчните и автоматизирани
дейности, което е основен проблем при
обработването на информацията.
16
Класификация на ИС
7
Степен на типизация.
Някои системи се проектират специално за
удовлетворяване на специфични потребности на
определена организация – те са индивидуални.
Други системи например Email, счетоводни
системи, офис-системи, се разработват с оглед
удовлетворяване общите потребности на
различните организации – те са с общо
предназначение.
17
Класификация на ИС
8
Индивидуалните системи позволяват поголяма гъвкавост, по-пълно удовлетворяване
изискванията на потребителите, но стойността
на тяхното разработване е по-голяма. Затова
тяхното прилагане е целесъобразно при
уникални ситуации, за компютъризирането, на
които няма достатъчно опит, когато
изискванията на потребителите не могат да се
формулират ясно, при прилагането на нови
информационни технологии и т.н.
18
Класификация на ИС
9
Обхват на използване.
ИС според обхвата на използване са
организационни и
интерорганизационни. Системите,
обхващащи информацията в границите
на организацията, са организационни.
Системите, които свързват
организацията с нейните клиенти,
доставчици, дистрибутори се наричат
интерорганизационни, тъй като те
обхващат информацията и нейното
движение в различни организации.
19
Класификация на ИС
10
Подобни системи подобряват връзките между
партниращи си организации. Благодарение на
ефективното обработване на информацията в
дадена организация е възможно да се подобри
функционирането и производителността на
труда на нейните партньори.
Примери за подобни системи са тези за
резервиране на самолетни билети, за
електронни междубанкови разплащания, за
продажба на компютри от водещи
производители като IBM, HP, Dell и др.
20
Класификация на ИС
11
Интерорганизационните системи, които
предоставят услуги на различни организациию и
свързват много продавачи и купувачи съставят
така наречения електронен пазар. Те изпълняват
ролята на електронен посредник. Електронният
пазар увеличава непрекъснато своя обхват, тъй
като компютърните и комуникационните
технологии намаляват съществено стойността на
типичните пазарни транзакции като поръчка на
стока, плащане, избор на стока, проверка на
цена и т.н.
21
Класификация на ИС
12
Централизирани и децентрализирани
информационни системи.
ИС имат различна организационна структура,
която се определя от хронологичното им
развитие, от управленските решения относно
предимствата и недостатъците на
централизираната обработка на информацията.
22
Класификация на ИС
13
При централизираните ИС (ЦИС) обработката
на информацията се управлява от
специализирано подразделение, обикновено
отдел “Информационни системи/технологии”.
То определя стратегията за развитието на ИС,
процедурите за обработка и защитата на
информацията, извършва централизирано
администриране на данните.
В миналото централизираната обработка на
информацията се е извършвала от едно и също
място, от един процесор.
23
Класификация на ИС
14
Съвременните централизирани системи може да
се базират както на един процесор, така и на
компютърна мрежа.
Предимства на ЦИС:
1. Централизирано управление и развитие на ИС;
2. По-ниска стойност на обработката;
3. Възможност за разработване и изпълнение на
дългосрочни стратегии;
24
Класификация на ИС
15
4. По-голяма ефективност при
автоматизираната обработка на информацията;
5. Централизиран контрол и защита на
информацията;
6. По-лесно прилагане на различни стандарти;
7. Системата се поддържа от квалифицирани
специалисти, които имат по-голяма мотивация
и възможности за развитие.
25
Класификация на ИС
16
Децентрализираните ИС имат няколко центъра
за управление. Обработката се извършва в
различни подразделения – отдели, клонове.
Възможно е използването на различни
процедури за обработка, различни подходи за
разработване, обособени бази от данни.
При децентрализираните ИС е възможно да се
допусне противоречие и несъвместимост в
използваната информация.
26
Класификация на ИС
17
Основните предимства на децентрализираните
ИС са:
1. По-голяма гъвкавост на ИС и по-бързо
реализиране на необходимите промени;
2. По-пълно удовлетворяване на изискванията
на потребителите;
3. Възможност за по-бързо внедряване на нови
ИТ, за експериментиране;
4. По-прецизна оценка на разходите и ефекта
от автоматизираната обработка на
информацията.
27
Класификация на ИС
18
Очевидно е, че и двата подхода имат
съществени предимства.
Съвсем естествено е преминаването към
хибридни структури, които интегрират
предимствата на централизираната и
децентрализираната обработка.
Това става възможно благодарение на
технологията клиент-сървър.
28
Класификация на ИС
19
Връзка с йерархичното ниво на управление.
Когато се поставя акцент върху
предназначението на ИС, необходимо е да се
изследва тяхната връзка с йерархичните нива на
управление. На всяко ниво се формират
специфични информационни потребности и
изисквания, за удовлетворяването на които са
необходими определени информационни
технологии.
29
Класификация на ИС
20
Според йерархичното ниво на управление и използваните
технологии се обособяват следните групи ИС:
1. Системи за оперативно управление – системи за
обработка на транзакции (TPS-Transaction Processing
Systems);
2. Системи за работа със знание – работни станции, офиссистеми;
3. Системи за тактическо управление – управленски
информационни системи (MIS – Management Information
Systems), и системи подпомагащи вземането на решения
(DSS – Decision Support Systems) ;
4. Системи за стратегическо управление – системи,
подпомагащи главния мениджър (ESS – Executive Support
Systems).
30
Класификация на ИС
21
ниво
Системи за
стратегическо
управление
стратегическо
ESS
Системи за
тактическо
управление
Системи за
работа със
знание
Системи за
оперативно
Управление
тактическо
MIS
работни
станции
DSS
офиссистеми
TPS
работа със
знание
оперативно
Видове системи според използваните ИТ
Фигура 1 Видове информационни системи според йерархичното ниво
на управление и използваните информационни технологии 31
Класификация на ИС
22
Системи за оперативно управление.
От гледна точка на потребителите те поддържат
извършването на ежедневната дейност на
организацията и осигуряват възможност за
нейното контролиране. Основната цел на тези
системи е да дадат отговор на следните въпроси:
Какви
са складовите наличности по конкретните
стоки?;
Каква
е стойността на изплатените възнаграждения
за месеца?;
Колко
от работниците и служителите днес
отсъстват от работа?;
Има
ли свободни работни места и др.
32
Класификация на ИС
23
От гледна точка на информационните технологии
системите за оперативно управление се реализират като
системи за обработка на транзакции, които се наричат
още системи за електронна обработка на данни.
Системите за обработка на транзакции са компютъризирани
системи, които поддържат извършването на рутинни
действия/транзакции в организацията, например:
o
o
o
o
o
o
приемане на заявка за закупуване на стоки и за услуги;
наемане на работник;
издаване на фактура;
издаване на касова бележка;
откриване/закриване на сметка;
теглене/внасяне на пари по сметка и т.н.
33
Класификация на ИС
24
Системите за обработка на транзакции са на найниското ниво в системата за управление и
обикновено засягат една функционална област
(например маркетинг и продажби, счетоводство).
Примери за такива системи са хотелските
системи за резервация, системите за поръчки,
банковите автомати и др.
При обработката на транзакциите обикновено се
извършва изчисляване, класифициране,
сортиране, запомняне и четене и обобщаване на
информацията.
Чрез всяка от тези операции може да се запише
всяка транзакция.
34
Класификация на ИС
25
На оперативно ниво на управление задачите,
целите и ресурсите са ясно дефинирани.
Транзакциите се характеризират с големия си
брой. Съществува прилика между подобни
транзакции в различни организации.
Процедурите за тяхното извършване са добре
известни-те дефинират последователността от
стъпки при реализирането на транзакцията,
информацията, подлежаща на обработка и
съхранение, нейната защита, действията, които
се извършват при грешки и т.н.
35
Класификация на ИС
26
Например транзакцията “теглене на пари” може
да се реализира чрез следната последователност
от стъпки:
Банков служител
Компютъризирана ИС
1. въвежда номер на сметка
1.1. проверява коректността на номера на
сметката
2. въвежда персонален номер (парола) и
код на операцията “теглене”
2.1. проверява коректността на номера на
служителя и правото му да извършва
указаната операция
3. въвежда сума за теглене
3.1. проверява дали сумата е в лимита,
разрешен от банката
3.2. проверява дали е налична сумата в
баланса на сметката
3.3. регистрира транзакция в журнал
3.4. извежда бележка за изтеглена сума
4. взема бележка
4.1. подготвя се за нова транзакция
36
Класификация на ИС
27
Автоматизирането на транзакциите е
сравнително лесно, тъй като компютърните
програми обикновено точно следват ръчната
обработка. Възможно е използването на типови
проекти, както и на готови пакети.
37
Класификация на ИС
28
Системи за работа със знание.
Подпомагат интегрирането и генерирането на ново
знание в организацията и проектирането на нови
продукти. Това се извършва чрез използването на
специализирани работни станции, които
предоставят средства за анализ, графична
обработка, управление на документи,
комуникации.
Те имат възможности за извършване на сложни
математически изчисления, визуализиране на
модели, симулиране на реални процеси и др.
38
Класификация на ИС
29
На това ниво на управление се използват и
офис-системи за разпространяване на
информацията, управление на
документооборота, координиране на
дейността и улесняване на комуникацията
между служителите.
Обикновено офис-системите включват
средства за текстообработка, настолна
издателска дейност, комуникации (електронна
поща, видеоконференции, гласова поща),
електронен календар.
39
Класификация на ИС
30
Системи за тактическо управление.
Те се използват от средния мениджърски
персонал. На това ниво на управление се
прилагат управленските информационни
системи и системите за подпомагане
вземането на решения.
40
Класификация на ИС
31
Управленските ИС осигуряват периодичните
(седмични, месечни, годишни и т.н.) отчети за
дейността на организацията като обобщават
информацията, събрана от системите за
обработка на транзакции. Те се използват при
вземането на структурирани решения.
В този случай е известно каква информация е
необходима за формиране на решението, какви
фактори трябва да се отчетат, кои параметри
определят дали то е правилно или грешно.
41
Класификация на ИС
32
Ако пак разгледаме примера от банковата
дейност, то на базата на събраната информация
при обработката на всекидневните транзакции,
могат да се получат периодичните отчети за
внесените и изтеглени пари – общо за банката и
за всеки клон.
Те са критерий при вземането на решения за:
Ефективността на работата на всеки клон;
Съотношението заеми/депозити;
Обема на парите в брой;
Лихвите по депозитите и др.
42
Класификация на ИС
33
При вземането на подобни решения се отчита и
външна информация – например, за
икономическите тенденции, лихвата на
централната банка, потребността от заеми и др.
Традиционните УИС не са гъвкави и не осигуряват
големи аналитични възможности, формата и
съдържанието на отчетите са предварително
определени и не могат да се променят. По-новите
системи от този вид са по-гъвкави -техният
софтуер дава възможност на мениджъра да
създава нови отчети, да комбинира по желан от
него начин данни от различни системи за
обработка на транзакции и знания.
43
Класификация на ИС
34
Системите, подпомагащи вземането на
решения (СПВР), се използват при формирането
на полуструктурирани и неструктурирани
решения, за които няма ясна процедура, а
факторите за оценката им не могат да се
определят предварително.
Подобни решения се вземат сравнително рядко
– това не е периодичен процес.
44
Класификация на ИС
35
Например при въвеждането на банковите
автомати за теглене на пари трябва да се
отговори на въпросите:
Каква
е стойността на този вариант?
Колко
банкови автомата да се поставят и къде?
Да
се запазят ли алтернативните варианти за теглене
на пари?
Какъв
Да
е лимитът на теглене?
се заплаща ли от клиента тази услуга?
Как
ще се отрази този вариант върху размера на
депозитите?
45
Класификация на ИС
36
Очевидно не е възможно да се предоставят подходящи
отчети за подпомагането вземането на подобно решение.
Следователно СПВР, трябва да са гъвкави. Те трябва да
дават възможност на мениджъра сам да определи каква
информация му е необходима и как да се получи тя. Този
клас системи имат по-големи аналитични възможности в
сравнение със системите, разгледани преди това. Те се
базират на модели за анализ на данните. Оперативно
отчитат информация от външната среда – например цени
на стокови и фондови борси. Необходимо е те да са
проектирани така, че лесно да се работи с тях, за да може
мениджърът да използва по-ефективно и по-пълно
функционалните им възможности.
46
Класификация на ИС
37
Системи за стратегическо управление.
Те трябва да дават възможност за отговори на
въпросите от типа на:
В каква област може да развием своя
бизнес?;
 Какви инвестиции трябва да направим, за
да се защитим от цикличните кризи?;
 Кои активи на компанията трябва да
продадем, за да осигурим средства за
новите инвестиции?

47
Класификация на ИС
38
За тези цели се използват класа системи за
подпомагане на главния мениджър. Те осигуряват
възможност за вземане на неструктурирани
решения.
За разлика от другите видове системи те са
предназначени за решаването на специфични
проблеми. Те осигуряват обща компютърна и
комуникационна среда, която поддържа
решаването на динамично променящ се набор от
задачи.
48
Класификация на ИС
39
Те се проектират така, че да извличат обобщена
информация от УИС и системите, подпомагащи
вземането на решения. Същевременно те
поучават информация от външната среда –
например нови закони, конкуренти и т.н.,
филтрират, компресират, следят критични
данни. Обикновено системите, които
подпомагат главния мениджър, разполагат с
ограничени аналитични възможности, но
предоставят мощен софтуер за графична
обработка, могат бързо да предоставят данни от
различни източници в офиса на главния
мениджър или в заседателната зала
49
Класификация на ИС
40
Необходимо е да се отчете, че главните
мениджъри работят в бързо променяща се
среда. Въпросите, на които трябва да дадат
отговор, също се променят и не може да бъдат
предвидени. Затова системите, които
подпомагат главния мениджър, трябва да се
адаптират към динамичните промени.
Същевременно тяхното използване трябва да е
лесно и удобно, по-възможност да се променя в
съответствие с личния стил на мениджъра, с
неговите изисквания и предпочитания.
50
Класификация на ИС
41
Логично възниква въпросът какви са връзките
между основните видове системи, които се
използват на различните йерархични нива в
организацията.
Системите от по-ниските нива обикновено
предоставят данни за по–високите нива
51
Класификация на ИС
42
Системи
подпомагащи
главния мениджър
Системи
подпомагащи
вземането на
решения
УИС
Системи
за разбота
със знания
Специализирани
работни станции
Системи за
обработка на
транзакции
Фиг. 2. Връзки между основните видове системи от различните йерархични нива
52
Класификация на ИС
43
Различните видове системи трябва да са
интегрирани помежду си, за да се осигури
движението на информацията между
йерархичните нива на управление.
Това обаче е скъп процес. Обикновено в
практиката интегрирането между системите се
постига еволюционно. Повечето системи се
изграждат независимо една от друга, тъй като
паралелното им изграждане изисква големи
инвестиции.
Този еволюционен подход сега показва някои
негативни последици, които произтичат главно
от слабата интеграция между отделните
подсистеми.
53
Класификация на ИС
44
Допуска се дублиране или противоречия в
информацията. Поради това се намалява
ефективността, появяват се тесни места при
функционирането на организацията.
Някои големи фирми (“Ford”, “IBM”) могат да си
позволят и преминаването към изграждане на
интегрирани ИС, при което се извършва
реинженеринг на тяхната дейност (BRe-Business
Reengineering и BPR-Business Process
Reengineering). В резултат на това се повишава
тяхната конкурентноспособност на световния
пазар.
54
Класификация на ИС
45
Някои автори използват термина УИС
(Management Information Systems) за обобщаване
на всички информационни системи, които
поддържат функционирането на организацията.
При това в теорията по ИС се допуска тавтологияедно и също понятие се използва за описания на
интегрираните ИС и вид ИС за тактическо
управление.
За да се избегнат тези проблеми е най-удобно да се
използва понятията ИС или компютърна ИС,
които са най-високата степен на общност
55
Класификация на ИС
46
Функционална област Основните функции на
организацията (табл. 1.) се поддържат от обособени
системи – например за маркетинг и продажби, за
управление на персонала и т.н. В големите организации
информационното обслужване на подфункциите на
основните функции е също обособено.
Например функцията производство може да се
декомпозира на управление на процесите, планиране на
материалите, конструиране и т.н.
В банковата дейност тази функция се декомпозира на
реализиране на услуги на клиенти, реализиране на
междубанкови разплащания, поддържане на
извършваните услуги и междубанковата търговия.
56
Класификация на ИС
Основни функции на организацията
47
таблица 1
Таблица 1
Функция
Съдържание
Производство
Произвеждане на стоки и извършване на
услуги. Тази функция определя отрасловата
принадлежност на организацията
Маркетинг и
продажби
Реализиране на произведените стоки и
услуги
Финанси и
счетоводство
Управление на финансовите средства на
организацията (пари, акции, ценни книжа)
Отчита движението на финансовите средства
Персонал
Наемане, развитие на работната сила,
поддържане на информация за персонала, за
извършената работа, заплащане
57
Класификация на ИС
48
Реализирането на основните функции на организацията се
обслужва на всички йерархични нива на управление
Така например:




за продажбите на оперативно ниво се използва система
за обработка на поръчките;
чрез система за работа със знание се проектират
промоции на продуктите;
УИС следи отчетите за реализираните продажби по
региони, по периоди, както и съотношението им към
планираните продажби;
На стратегическо ниво се разработват дългосрочните
прогнози за продажбите.
58
Класификация на ИС
49
Йерархично ниво
Системи за
стратегическо
управление
Системи за
тактическо
управление
Системи за
работа със
знание
Системи за
оперативно
Управление
стратегическо
ESS
тактическо
MIS
работни
станции
DSS
офисработа със
системи
знание
TPS
оперативно
Маркетинг Производство Финанси Персонал Видове системи
и продажби
счетоводство
според функционалната област
Фигура 2 Видове информационни системи по йерархични нива и
функционални области
59
Класификация на ИС
50
В различните организации се обособяват различни
ИС за едни и същи функционални области, тъй
като всяка от тях има специфични цели,
стратегии, структура и извършва определена
дейност по различен начин. При някои
стандартни дейности като счетоводство,
разработване на платежна ведомост е възможно
използването на типови решения, но обикновено
е необходимо допълнителна настройка и
адаптиране.
60