Transcript Guide d`utilisation Giraf - Etoile
CONSEIL REGIONAL DU CENTRE
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DFPTLV – février 2013
INTRODUCTION
Le Conseil Régional du Centre vous a confié la réalisation d’un dispositif de formation
La plate-forme qui dispositif a gère le suivi administratif et financier de votre été conçue comme le reflet de votre CCAP : elle applique donc les règles de gestion et les échéanciers qui y sont mentionnés
La plate-forme est construite autour de 5 étapes principales
L’ouverture de votre action de formation
La saisie du profil de vos bénéficiaires
La saisie et la validation des heures de formation réalisées mais justifiées réalisées et non
en centre et en entreprise, et autres prestations
La validation d’une demande de paiement
La clôture de l’action
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Accès à la plate-forme
Le top départ de votre action vous sera donné par la réception d’un message contenant vos identifiant et mot de passe. Ce message vous indique que votre action de formation vient d’être validée par les agents de la Cellule de Gestion Formation et que vous pouvez y accéder.
La plate-forme est accessible via un navigateur Internet l’adresse https://formation.regioncentre.fr
sécurisé à La validation des actions de formation se fait la base des dates de – au fur et à mesure - sur début réelles transmises par les organismes de formation à [email protected]
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Tableau de bord
• • Une fois parties : identifié, vous accédez à une page d’accueil divisée en 2 Sur la partie télécharger ; supérieure : vous aurez accès à la liste des documents à Sur la partie avoir inférieure : après avoir sélectionné l’année, vous pourrez accès à un tableau de bord qui vous guidera dans le suivi des interventions d’exécution.
à réaliser sur vos actions de formation à chacune des étapes : saisie de la date de début réelle, des bénéficiaires, des réalisations, de la date de fin réelle, des enquêtes ou du compte rendu En début d’année, seules les actions portant l’indication « validé par la Région » dans la colonne « statut » vous sont accessibles.
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Ouverture de l’action de formation
Elle comporte deux étapes : * La saisie de la date de Date de début réelle qui se fait par la sélection du lien début réelle d’action à saisir. Conformément à la procédure, si cette date de début réelle est différente de la date prévisionnelle saisie dans le formulaire de réponse en ligne de l’achat de formation, vous devez envoyer un message à [email protected]
.
Dès la modification intervenue sur GIRAF, vous pourrez saisir votre date de début réelle.
* La sélection de la périodicité de paiement souhaitée (par trimestre civil – par défaut - ou mensuel).
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Saisie des bénéficiaires
Cette saisie se fait par un clic sur l’onglet Fiche d’entrée bénéficiaire, puis sur le bouton Ajouter un bénéficiaire,
La saisie du nom et du prénom du bénéficiaire doit être faite dans le respect scrupuleux de la carte d’identité et en majuscules non accentuées.
Les tirets, les apostrophes, ou autres signes présents dans les nom et prénom doivent être remplacés par des espaces.
La fiche bénéficiaire comporte des champs obligatoires et des champs non obligatoires : pour chaque bénéficiaire, vous devez renseigner dans la mesure du possible un liste déroulante proposée.
maximum de champs
qui sont soit alimentés par des saisies, soit par la sélection d’une entrée parmi une Tous droits réservés DFPTLV février 2013 6
Création du dossier de rémunération ou RS1
Vous devrez préalablement vous assurer auprès de l’ASP que vous disposez des droits d’accès à RémuNet.
Si votre action de formation, est rémunération de votre bénéficiaire est prise en charge par le Conseil régional du Centre, un onglet agréée à la rémunération et si la
« création RS1 »
apparaitra.
Rappel : l’utilisation de cet onglet est obligatoire.
Sa sélection transfèrera les données communes de la fiche bénéficiaire de GIRAF vers le RS1 et vous pourrez choisir de poursuivre la complétude du dossier de rémunération.
Rappel : A tout moment sur GIRAF vous pouvez soit choisir de soit choisir « d’enregistrer » « valider » L’affichage du numéro de RS1 dans la fiche bénéficiaire apporter la confirmation du bon fonctionnement de cet interfaçage.
En cas de difficulté, vous pouvez transmettre un message descriptif à [email protected]
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Création du dossier de rémunération ou RS1 (suite)
Rappel du principe de gestion d’un dossier de rémunération : Le bénéficiaire doit apporter son dossier de rémunération complet le 1 jour de sa formation er L’organisme dispose d’un délai d’1 semaine pour le valider dans RémuNet L’ASP dispose d’un délai de 5 jours pour le publier.
Gestion spécifique de début d’année : Si vous souhaitez traiter des dossiers de action de formation rémunération et que votre n’a pas encore été validée, il vous sera nécessaire de transmettre une demande de dérogation à afin de vous permettre de saisir le dossier de [email protected]
rémunération de votre bénéficiaire directement dans RémuNet.
Le dossier validé, vous devrez ensuite imprimer la demande de rémunération ou RS1, la signer, la faire signer par votre bénéficiaire avant de la transmettre à l’ASP accompagnée des pièces et d’un bordereau d’envoi.
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Gestion des actions de savoirs de base
Gestion spécifique des actions de formation de type VISAS Les données sont transférées de la plateforme Libres Savoirs dans GIRAF dès confirmation d’un visa.
Afin que cet interfaçage fonctionne il convient :
1) de positionner l’apprenant sur la plateforme LIBRES SAVOIRS, sur le marché attribué soit en tant que titulaire soit en tant que sous-traitant 2) d’ouvrir l’action de formation dans GIRAF dès que son accès est rendu possible
ET SEULEMENT ENSUITE
3) procéder à la confirmation des visés réalisés.
NB : en cas d’anomalies, l’organisme devra prendre contact avec l’équipe d’animation de la plateforme LS Tous droits réservés DFPTLV février 2013 9
Saisie des réalisations
Le lien Saisie du réalisé, situé devant le nom de chaque bénéficiaire permet de saisir la réalisation pour la période en cours.
Pour chaque prestations bénéficiaire, il convient de renseigner toutes les réalisées et non réalisées mais justifiées au cours de la période concernée : heures en centre et en entreprise, forfaits entreprise, forfaits validation (toutes les informations relatives aux modalités de gestion financière sont mentionnées dans le CCAP qui est accessible en téléchargement) Si le bénéficiaire est sorti de formation au cours de la période, il faut renseigner les heures réalisées AVANT de renseigner sa date de sortie de formation et préciser le motif s’il s’agit d’une sortie anticipée Conformément au Code des Marchés Publics, le ou les sous traitants doivent valider leurs réalisations avant le titulaire.
Toute demande d’acompte même sans réalisation doit être validée.
La validation des réalisations ne peut se faire que lorsque la réalisation précédente a été validée.
La validation de la saisie des demande de paiement.
réalisations va générer l’édition de la Tous droits réservés DFPTLV février 2013 10
Validation de la demande de paiement
La demande de paiement peut être validée par le titulaire dans les 20 premiers jours du mois suivant le mois ou le trimestre de réalisations.
Cette validation entraîne la création de la facture dans l’outil de gestion financière du Conseil régional du Centre : CORIOLIS.
La validation de la demande de paiement par les agents de la Cellule de Gestion Formation entraine la création du mandat.
Cet interfaçage qui a permis de réduire considérablement le temps de traitement des demandes de paiement nécessite que l’on respecte les dates d’arrêt et de reprise comptables. De ce fait, en début d’année, des tests de bon fonctionnement de l’interfaçage entre GIRAF et CORIOLIS doivent être réalisés après la reprise comptable qui se situe dans le courant de la 2 ème semaine du début d’année.
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Gestion spécifique de la demande de solde
Elle comporte 5 étapes : La saisie de la date de sortie de tous les formation bénéficiaires de la La saisie de la date de fin respect de la la date prévisionnelle).
réelle de l’action de formation (dans le procédure si cette date de fin réelle est différente de La saisie de formation) l’enquête du bénéficiaire (situation à l’issue de la La consolidation des enquêtes La saisie puis la validation du compte rendu d’exécution (CRE) accessible via le tableau de bord (partie qualitative et quantitative) La demande de solde sera alors transmises par courrier imprimée, puis signée, puis à la Cellule de Gestion Formation accompagnée de toutes les pièces demandés au CCAP
sous un délai d’une semaine.
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Utilisation de l’onglet « justificatif »
Cet onglet vous permet, à chaque validation d’une demande de paiement, de transmettre document qui ne à la Région - par voie dématérialisée - tout nécessite pas une signature originale.
Vous pourrez également joindre tout document qui justifie des anomalies de saisies constatées sur la demande de paiement que vous venez de valider ou sur une demande de paiement qui a fait l’objet d’un paiement par la Région.
déjà Les documents peuvent être joints sous tout type de format. Pour les documents importants le mode « zippé » est préconisé.
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