Transcript Conduite de reunion

Conduite de réunion
Ph. Corten
ULB Introduction Psychologie de Groupe
2012
Conduite de réunion
• Classification
– Grands groupes
– Petits groupes
•
•
•
•
•
Disposition spatiale et participation
Règles
Conditions matérielles
Favoriser le moral
Qualités de l’animateur
Classification
• Grands groupes
– Meeting
– Conférence
Classification
• Petits groupes
1.
Informations descendantes
• Exemples
– Exposé de rapports
– Briefing
– Exposé de décisions
2.
Informations ascendantes
• Exemple: interview de groupe
3.
4.
5.
Réunion discussion/décision
Réunion négociation
Créatif ( résoudre un
problème)
• Conflit
• Brainstorming
• Exercice « Ordre du jour »
1. Compte rendu par X,Y,Z de l’audience
accordée par le bourgmestre le 12
novembre.
2. Problème soulevé par la permanence
et mesures à prendre.
3. Prospection en vue d’un terrain à
acheter pour le centre d’accueil.
4. Echos de notre réunion publique
d’information. Leçons à tirer pour le
futur.
5. Publicité et propagande de
l’association. Comment faire connaître
notre association
Classification
• Exercice « Ordre du jour »
1. Compte rendu par X,Y,Z de l’audience
accordée par le bourgmestre le 12
novembre.
2. Problème soulevé par la permanence
et mesures à prendre.
3. Prospection en vue d’un terrain à
acheter pour le centre d’accueil.
4. Echos de notre réunion publique
d’information. Leçons à tirer pour le
futur.
5. Publicité et propagande de
l’association. Comment faire
connaître notre association
•
Exercice « Ordre du jour »
1. Compte rendu par X,Y,Z de l’audience
accordée par le bourgmestre le 12
novembre.
–
Info descendante
2. Problème soulevé par la permanence et
mesures à prendre
–
Réunion discussion
3. Prospection en vue d’un terrain à acheter
pour le centre d’accueil
–
Briefing
4. Echos de notre réunion publique
d’information. Leçons à tirer pour le futur.
–
–
Intervew de groupe
Réunion discussion
5. Publicité et propagande de l’association.
Comment faire connaître notre
association
–
Brainstorming
Conduite de réunion
• Classification
– Grands groupes
– Petits groupes
•
•
•
•
•
Disposition spatiale et participation
Règles
Conditions matérielles
Favoriser le moral
Qualités de l’animateur
Disposition spatiale: Podium
• Meeting
Podium
Disposition spatiale: Podium
• Meeting
• Participation
Podium
Disposition spatiale: Podium
• Meeting
• Participation
• Interactions:
– Emotion
Podium
Disposition spatiale: classe
• Conférence
• Info descendante
Orateur
Estrade
Disposition spatiale: classe
• Différence entre classe et meeting
– Participation de l’audience
• Accrochage individuel du regard
• Réflexion > émotion
Disposition spatiale: classe
• Conférence
• Info descendante
• Interactions:
– Réflexion
Orateur
Disposition spatiale: table ronde
• Réunion discussion
• Créatif
Disposition spatiale: table ronde
• Réunion discussion
• Créatif
• Interactions:
• Maximales
Disposition spatiale: table ronde
• Condition: animateur au même niveau que
participants (pas d’hiérarchie)
– Rôle: facilitateur, animateur, régulateur
• Intérêt:
– Idées neuves, spontanéité, authenticité
Disposition spatiale: face à face
• Négociations bilatérales
Disposition spatiale: face à face
• Négociations
bilatérales
• Interactions:
– Parole passe par
porte paroles
• N’a de sens que si on
est prêt à faire des
concessions
• Méfiance, parano,
tension
Disposition spatiale: table « semi-ovale »
en V ou en U
• Réunion discussion - décision
• Info descendante (briefing)
• (info ascendante)
Animateur
Disposition spatiale: table « semi-ovale »
en V ou en U
•
•
•
•
Réunion discussion - décision
Info descendante (briefing)
(info ascendante)
Interactions
– Très bonnes
– Animateur reste leader
– Climat de confiance possible
Animateur
Disposition de salle (Exercice)
1. Réunion de la commission sécurité d’une entreprise
d’électricité (5 membres) pour l’étude d’incidents récents et
décisions à prendre
2. Venue d’un prix Nobel dans votre hôpital
3. Formation gouvernementale. BHV francophones vs
néerlandophones
4. Madonna à Charleroi
5. Audit de 6 experts indépendants devant se réunir pour
échanger les conclusions d’un rapport final
6. Information de la direction sur les nouveaux horaires à
prester
Disposition de salle (Exercice)
Question
1. Réunion de la commission
sécurité
2. Prix Nobel
3. BHV
4. Madonna
5. Audit d’experts devant se
réunir pour échanger les
conclusions
6. Nouveaux horaires
Réponse
1. Table ovale
2.
3.
4.
5.
Classe
Face à face
Podium
Table ronde
6. Classe
Conduite de réunion
• Classification
– Grands groupes
– Petits groupes
•
•
•
•
•
Disposition spatiale et participation
Règles
Conditions matérielles
Favoriser le moral
Qualités de l’animateur
Principes et règles de fonctionnement du
groupe établis à l’avance. Rôle de l’animateur
• L’animateur de la réunion ne doit pas être un protagoniste du débat, sinon
déléguer à un co-animateur
• Fait respecter l’ordre du jour, il est détenteur des règles (exemples: retards,
GSM, moments de pause, votes)
• Distribue la parole, donne l’occasion de parler aux timides et aux taiseux en
respectant leur pudeur, relance la discussion
• Fait respecter le temps de parole (éventuellement le détermine à l’avance ou
use d’un co-chairman)
• Gère les modes de prise de décision (unanimité? main levée vs vote secret?)
• Gère un participant
– irrégulier (éventuellement règles d’exclusion)
– qui remet tout en question
– qui critique tout ou coupe la parole …
• Ouvre un groupe par les présentations mutuelles, présente un invité
• …
Exercice: se présenter
• Base: nom, prénom (âge)
• Au nom de quoi on participe au groupe:
– Exemple:
• Diplôme, qualification
• Institution…
• Qualités particulières pouvant être
intéressantes pour les participants (savoir se
vendre !!!)
Conduite de réunion
• Classification
– Grands groupes
– Petits groupes
•
•
•
•
•
Disposition spatiale et participation
Règles
Conditions matérielles
Favoriser le moral
Qualités de l’animateur
Conditions matérielles: Préparer la
réunion
• La convocation
–
–
–
–
–
Qui est invité
Quand et où la réunion commence
Quand elle finit
Conflits d’intérêts
Approbation du PV ou des accords précédents
• Que faire si un absent conteste les décisions du PV? En aucun cas
autoriser qu’il ne conteste le PV
– Ordre du jour
• Avoir une procédure si un point veut être ajouté.
– Varia
• En principe dans un varia un point non prévu peut être discuté, mais pas
décidé.
Préparer la réunion
• Ambiance
– Confort suffisant (nuisances)
– Boissons (sandwiches?)
– Non intrusion d’un tiers pendant la réunion
• Règles concernant les GSM
• Disposition de la salle
Conduite de réunion
• Classification
– Grands groupes
– Petits groupes
•
•
•
•
•
Disposition spatiale et participation
Règles
Conditions matérielles
Favoriser le moral
Qualités de l’animateur
Favoriser le moral
• Pouvoir faire abstraction des pressions
extérieures en soudant le groupe
– Dénoncer les manœuvres d’intimidation
– Renforcer les défenses collectives
• Rappeler à quoi servira le travail du groupe
• Ne pas tomber dans la morosité, le
piétinement, l’improductivité
– Rappeler les progrès réalisés
Conduite de réunion
• Classification
– Grands groupes
– Petits groupes
•
•
•
•
•
Disposition spatiale et participation
Règles
Conditions matérielles
Favoriser le moral
Qualités de l’animateur
Qualités de l’animateur
• Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe
• Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire
passer ses idées à tout prix)
• Conscience de l’effet de ses propres attitudes
• Développer et maintenir la participation
– Soutenir l’attention
– Développer les interactions
• Etre souple dans son rôle
Exercice collectif
(Qualités de l’animateur)
Qu’est-ce qui est facile pour
vous?
Qu’est-ce qui est difficile pour
vous?
Qu’est-ce qui est difficile pour vous?
• Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe
• Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire
passer ses idées à tout prix)
• Conscience de l’effet de ses propres attitudes
• Développer et maintenir la participation
– Soutenir l’attention
– Développer les interactions
• Etre souple dans son rôle