Transcript Die Kasse und das Finanzamt

Die Kasse und das Finanzamt
–
betriebsprüfungssichere Kassenführung
Inhaltsübersicht
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
3. Fiskalchip – Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt)
4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
5. Hinweise zur sicheren Kassenführung
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1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
• Erfindung der ersten Registrierkasse: 1879 in Dayton, Ohio, USA
• Barbesitzer wollte Betrug seines Personals verhindern
• seitdem enorme technische Weiterentwicklung der Kassen
Moderne Kassensysteme
erfüllen viele Funktionen.
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Aufgaben moderner Kassensysteme
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
FiskalFunktion
Überwachung
des Personals
Betriebswirtschaftliche
Zwecke
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Arten von Kassensystemen
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
Kassen
offene
Ladenkasse
PC-Kassensysteme
Geldlade
Schuhkarton
mechanische oder
elektronische
Rechensysteme
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proprietäre Kassen
mit elektronischem
Journal
Branchensoftware
Server
ohne elektronisches
Journal
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
•
Ärger mit der Kasse – kein Kavaliersdelikt
•
geplante Änderungen durch das Schwarzgeldbekämpfungsgesetz
- ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung keine Selbstanzeige mehr
- Abschaffung der Teilselbstanzeige
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2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
Manipulation von Kasseneinnahmen: Finanzverwaltung sind alle
Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt!
Häufige Tricks:
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- Nutzung des Trainingsspeichers (Tische/Personal)
- Stornierung von Umsätzen
- Einsatz von Boneditoren
- Nichtverbuchung von Einnahmen
- falsche Programmierung der Kassensoftware
- Verwendung mehrerer Kassen
- manuelle Löschung von Journalbuchungen
- automatische Erlösverkürzung mittels Zapping
Hochrisikobetriebe aus
Sicht des Finanzamts
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
Gastronomie
Hotellerie
Taxigewerbe
Apotheken
Einzelhandel
Hochrisiko
Bareinnahmen
Bäcker
Fleischer
Tankstellen
Friseurbetriebe
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u.s.w.
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
Alltagsbeispiele: Kassenbons aus dem täglichen Leben
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2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
Bericht des Bundesrechnungshofs 2003
• Steuerausfälle in mehrstelliger Milliardenhöhe drohen
• Kassensysteme entsprechen nicht „GoBs“
• Daten werden ohne nachweisbare Spuren verändert
• Aufforderung an das Bundesfinanzministerium für Abhilfe zu sorgen
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Inhaltsübersicht
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
3. Fiskalchip – Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt)
3.1 Wie funktioniert der Fiskalchip?
3.2 Smartcard
3.3 Vorteile deutscher Fiskallösung
4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
5. Hinweise zur sicheren Kassenführung
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Wie funktioniert der Fiskalchip?
3. Fiskalchip – Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt)
• Leitung durch Physikalisch Technische Bundesanstalt (PTB)
• Lösung ist allen gegenwärtig verwendeten Fiskalsystemen überlegen
• offener Standard, der die Wettbewerbsgleichheit garantiert
INSIKA-Projekt (INtegrierte SIcherheitslösung
für messwertverarbeitende KAssensysteme)
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3.1 Wie funktioniert der Fiskalchip?
Wesentliche Daten auf
Kassenbon und ZBericht werden mit der
Signatur quasi vom
Finanzamt
unterschrieben!
Buchungen
Hashwert
Signatur
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Lfd. Nr. Bon
3.1 Wie funktioniert der Fiskalchip?
Auch der Z-Bericht
wird mit der Signatur
vom Finanzamt
unterschrieben!
Lfd. Nummer
Umsätze
Trainer
Signatur
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3.2 Smartcard
Beispiel: Kassenjournal
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3.3 Vorteile deutscher Fiskallösung
• Herstellung der Rechtssicherheit
• flexible Anpassung auf unterschiedliche Systeme
• geringe Investitionskosten
• Wettbewerbsgleichheit der Unternehmen
• Wettbewerbsgleichheit der Kassenanbieter
• einfache Überprüfung durch das Finanzamt
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Inhaltsübersicht
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
3. Fiskalchip – Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt)
4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
4.1 Prüfertätigkeit
4.2 Digitale Betriebsprüfung
4.3 Vorgelagerte Systeme
4.4 Prüfungsmethoden
5. Hinweise zur sicheren Kassenführung
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4.1 Prüfertätigkeit
• starkes Ansteigen der Prüfungstätigkeit
• spezielle Schulung der Betriebsprüfer
• Einsatz der digitalen Datenanalyse
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Kasseneinnahmen gehören zu den Daten, die
sich hervorragend prüfen lassen!
Entwicklung
4.2 Digitale Betriebsprüfung
Seit dem 1. Januar 2002 digitaler Datenzugriff
Dazu gehören:
• Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
• weitere steuerrelevante elektronische Daten
GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
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4.2 Digitale Betriebsprüfung
bisher
Prüfung der Buchführung
künftig
u.a. Prüfung der Daten aus vorgelagerten Systemen
Folge
Umfang und Tiefgang der Prüfung nehmen zu;
besseres Aufdecken von Manipulationen
„Level-2-Audit“
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Die digitale Betriebsprüfung hat
gerade erst begonnen!
4.3 Vorgelagerte Systeme
• Kassendaten oder elektronische Waagen
• Branchensoftware
• Warenwirtschaftssysteme
• Kostenrechnung
• Fakturierungsprogramme
• Auftragsverwaltung
• Zahlungsverkehr (z.B. Quicken, Starmoney)
• elektronische Fahrtenbücher
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4.3 Vorgelagerte Systeme
Verzögerungsgeld
• bei Nichteinräumung des Datenzugriffs
• mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 €
• keine Erstattung nach Übergabe
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4.3 Vorgelagerte Systeme
Datenherkunft
Daten der
Finanzbuchhaltung
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Daten aus
Vorsystemen
(Journaldaten des
Kassensystems)
4.4 Prüfungsmethoden
Prüfungsmethoden
Plausibilitätsprüfung
Klassische Methoden
Diverse
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Ziffernprüfung
Logische Plausibilität
Chi-Quadrat-Test
Zeitreihenvergleich
Newcomb-BenfordAnalyse
Verteilungsanalyse
Lückenanalyse
Betriebsvergleiche
4.4 Prüfungsmethoden
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4.4 Prüfungsmethoden
• Finanzverwaltung setzt Prüfsoftware WinIDEA ein
• bei Steuerberatern kommt die Revisionssoftware ACLTM zum Einsatz
• beide Softwareprodukte sind gleichwertig
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4.4 Prüfungsmethoden
Kontrollmitteilung
• Veranlagung oder anderer Prüfer
findet einen „verdächtigen“ Kassenbon
• Übergabe an die USt-Sonderprüfung
Testkauf
• Vor Beginn der Prüfung geht der
Prüfer als „normaler“ Kunde in einer
Gaststätte essen!
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4.4 Prüfungsmethoden
Kassenjournal
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4.4 Prüfungsmethoden
• Ziffernanalyse – Chi-Quadrat-Anpassungstest: Jeder Mensch hat
Lieblingszahlen!
• Chi-Quadrat-Anpassungstest = mathematisch-statistische Prüfungsmethode
• geprüft wird, ob die Endziffern der Tageseinnahmen gleich verteilt sind
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4.4 Prüfungsmethoden
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4.4 Prüfungsmethoden
Grafik Chi-Quadrat-Anpassungstest
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4.4 Prüfungsmethoden
Ziffernanalyse – Newcomb-Benford-Law (NBL)
• NBL eine der bekanntesten mathematischstatistischen Methoden
• Analyse der Anfangsziffern einer Zahl
• ungleiche Verteilung der Anfangsziffern
• häufigeres Vorkommen kleinerer Zahlen
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1 ist zu etwa 30 % die Anfangsziffer!
4.4 Prüfungsmethoden
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4.4 Prüfungsmethoden
Beispiele für Lückenanalyse:
•
Tage ohne Kasseneinnahmen (mit Feiertagen nach Bundesland und
individuellen Öffnungstagen)
•
fehlende Rechnungsnummern
•
fehlende Bonnummern aus dem Kassenjournal
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4.4 Prüfungsmethoden
• Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden
• grafische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar
• Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen oder Gegenüberstellung von
Perioden
• nicht manipulierbare Daten können systematische Manipulationen
aufdecken
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4.4 Prüfungsmethoden
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4.4 Prüfungsmethoden
Zeitreihenvergleich:
Kasseneinnahmen
nach Kalenderjahr
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4.4 Prüfungsmethoden
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4.4 Prüfungsmethoden
Zeitreihenvergleich:
Umsatz /
Wareneinsatz
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4.4 Prüfungsmethoden
Zeitreihenvergleich:
Umsatz / Tisch
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4.4 Prüfungsmethoden
• Verteilungsanalyse – Untersuchung auf Normalverteilung
• Kasseneinnahmen unterliegen Normalverteilung
• Untersuchung der Verteilung mit Verteilungsanalyse
• Beurteilung mit Histogrammen oder Verteilungsübersicht
• Manipulation der Verteilungen ist schwierig
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4.4 Prüfungsmethoden
Sichtanalyse der
Einnahmen
unauffällige Sortierung
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4.4 Prüfungsmethoden
Sichtanalyse der
Einnahmen
auffällige Sortierung
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4.4 Prüfungsmethoden
Beispiel
Verteilungsanalyse
unauffällige Verteilung
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4.4 Prüfungsmethoden
Beispiel
Verteilungsanalyse
auffällige Verteilung
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Inhaltsübersicht
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
3. Fiskalchip – Hightech aus Deutschland (INSIKA-Projekt)
4. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
5. Hinweise zur sicheren Kassenführung
5.1 Grundlagen
5.2 Zählprotokoll
5.3 Kassenbericht
5.4 Kassenbuch
5.5 Anforderungen an Kassendaten
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5.1 Grundlagen
Abgabenordnung
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
sollen täglich festgehalten werden
Gewinnermittlung
keine Verpflichtung zum Führen eines
Kassenbuchs
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5.1 Grundlagen
Ordnungsmäßigkeit
der Buchhaltung
materielle
Ordnungsmäßigkeit
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formelle
Ordnungsmäßigkeit
5.1 Grundlagen
• Buchhaltung muss materiell und formell in Ordnung sein
• Schätzung bei Fehlern der formellen Ordnungsmäßigkeit
• materiell richtige Buchhaltung wird bei formellen Fehlern geschätzt
• digitalen Datenanalyse deckt formelle und materielle Fehler auf
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
5.1 Grundlagen
• buchführungspflichtige Steuerpflichtige unterliegen wesentlich strengeren
formellen Vorschriften als solche, die eine Gewinnermittlung erstellen
dürfen
• Einnahmen bei Bilanzierung und des Überschussrechners werden mit
denselben Methoden kontrolliert
• digitale Datenanalyse deckt sowohl materielle als auch formelle Mängel
auf
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5.1 Grundlagen
Ordnungsmäßige Kassenführung aus:
• Zählprotokoll
• Kassenbericht
• Kassenbuch (bei Buchführungspflicht)
• weitere Unterlagen nach Vorgabe der Finanzverwaltung
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5.2 Zählprotokoll
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5.3 Kassenbericht
Ermittlung der Tageseinnahmen
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5.4 Kassenbuch
Chronologische Aufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle
Kassenbuch muss den Soll-/Ist-Vergleich mit dem Kassenbestand
ermöglichen
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5. Hinweise zur sicheren Kassenführung
Anforderungen der Finanzverwaltung
• koordinierter Ländererlass vom 26.11.2010 für Bargeschäfte
• mittels Registrierkassen erstellte Unterlagen/Daten müssen in
elektronischer Form aufbewahrt werden
• Löschen der Journaldaten nicht mehr zulässig
Neu: Bei Verwendung
elektronischer Kassen Vorlage
der elektronischen Daten!
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5.5 Anforderungen an Kassendaten
Zu speichern sind insbesondere:
• Journal- und Auswertungsdaten
• Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
Kassensystem muss den GoB und
den GoBS entsprechen
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Feststellungslast trägt der
Steuerpflichtige
5.5 Anforderungen an Kassendaten
Weitere Anforderungen sind:
• Aufzeichnung der Zahlungswege (z.B. Bar, Kreditkarte, Lastschriften)
• Protokollieren von Einsatzorten und -zeiträumen
• getrennte Aufzeichnungen für jede Kasse
• Aufbewahrung aller Organisationsunterlagen
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5.5 Anforderungen an Kassendaten
Übergangsregelung
Kasse genügt
nicht den technischen
Anforderungen
Modernisierung ist
nicht möglich:
Nutzung bis 31.12.2016!
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Modernisierung
ist möglich:
Umrüstung (keine Frist)!
Kasse genügt den
Anforderungen
Sofortige Anwendung
der Neuregelung!
5.5 Anforderungen an Kassendaten
• auch modernere Kassensysteme brauchen Update
• ältere Kassen erfüllen die Anforderungen oft nicht
• keine Nachrüstung möglich -> die bisherigen Anforderungen gelten
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5.5 Anforderungen an Kassendaten
Anforderungen bei Übergangsregelung
• BMF-Schreiben vom 09.01.1996
• alle Organisationsunterlagen sind aufzubewahren:
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- Bedienungsanleitung
- Programmieranleitung
- Programmabrufe
- Protokolle
- Anweisungen zur
Kassenprogrammierung
Alltagsbeispiele
5.5 Anforderungen an Kassendaten
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5.5 Anforderungen an Kassendaten
Weiterhin sind aufzubewahren:
•
Tagesendsummenbons mit fortlaufender "Z-Nummer"
•
Nachweis von Stornobuchungen, Retouren oder Entnahmen
•
Nachweis der Zahlungswege
•
alle weiteren Ausdrucke
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- betriebswirtschaftliche Auswertungen
- Ausdrucke der Trainingsspeicher
- Kellnerberichte
- Warengruppenberichte
- Spartenberichte
- Zeitzonenberichte
5.5 Anforderungen an Kassendaten
• Erfüllung der Anforderungen ist kaum möglich
• Rechtssicherheit würde nur der Fiskalchip bieten
• geldmäßige Kassenführung in der Praxis schwierig
• Beweisvorsorge unbedingt erforderlich
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5.5 Anforderungen an Kassendaten
Negative Umsätze
müssen unbedingt
dokumentiert
werden!
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5.5 Anforderungen an Kassendaten
Aufbewahrung aller von der Kasse erstellten Dokumente:
• Beispiel: Kontrollbon über Registrierung
• Beispiel: Kontrollbon Abrechnung
(=> Zählprotokoll)
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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