Transcript Projektmanagement

Projektmanagement
©Prof. Dr. Jürgen Polke
Prof. Dr. Jürgen Polke | Fachhochschule Vorarlberg
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Projektmanagement
Projektmanagement ist ein
systematischer Prozess zur
Führung komplexer Vorhaben.
Projektmanagement umfasst die
Organisation, Planung,
Steuerung und Überwachung
aller Aufgaben und Ressourcen,
die notwendig sind, um die
Projektziele zu erreichen.
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Projektkriterien
• komplexe, neuartige, einmalige Aufgabenstellung
• klare Ziele
• zeitlich begrenzt (Beginn und Ende)
• begrenzte Ressourcen
• Teamarbeit
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Typische Projektarten
• F&E-Projekte
• Produktentwicklungsprojekte
• IT-Projekte
• Organisationsprojekte
• Leitbildprojekte, konzeptive Projekte, politische Projekte
• Investitionsprojekte (Bauprojekte etc.)
• Machbarkeitsstudien / Vorprojekte
• Großveranstaltungen
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Methoden der Projektplanung
und -durchführung
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Typischer Projektablauf
Projektstart
Projektende
Projektmanagement
Vorprojektphase
Projektauftrag
Planungsphase
Projektdetailpläne
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Realisierungsphase(n)
Projektziele
erreicht
Abschluss- Nachprojektphase
phase
Projektteam
entlastet
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Kernfragen im Projektmanagement
Wie viel?
Aufwandsschätzung,
Kostenplan
Wann?
Meilensteinplan,
Terminplan
Wer?
Projektorganisation,
Personaleinsatzplan
Wie?
Aufgabenplanung,
Projektstrukturplan
Was?
Situationsanalyse,
Zielsetzung
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Kritischer Erfolgsfaktor
„Der spätere Erfolg eines Projekts
wird wesentlich bereits am Beginn
bestimmt.“
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Situationsanalyse
•
Brainstorming Diskussion im Team
– Welche(n) Auslöser gibt es für das Projekt?
– Wodurch ist die Ausgangssituation gekennzeichnet?
– Welche Schwachstellen und Probleme bestehen
derzeit?
– In welchen Bereichen bestehen
Entwicklungsmöglichkeiten?
– Gibt es positive Aspekte der aktuellen Situation, auf
denen man aufbauen kann?
– Wo besteht Optimierungsbedarf?
•
Ursache-Wirkungs-Analyse
– Welche Probleme (Wirkungen) kennzeichnen die
aktuelle Situation?
– Wo liegen mögliche Ursachen hierfür?
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Kontextanalyse / Umfeldanalyse
• zeitlich
Was ist vor dem Projekt passiert? Was
passiert nachher?
• sachlich
Welche sachlichen Faktoren beeinflussen das
Projekt?
• sozial
Welche Personen / Personengruppen
beeinflussen das Projekt? Welche
Anspruchsgruppen hat das Projekt?
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Zeitliches Projektumfeld
Projektstart
Was ist vor Beginn
des Projekts
passiert, was das
Projekt in irgend
einer Form
beeinflussen
könnte?
Projekt
Was wird nach Beendigung
des Projekts passieren?
Folgeprojekte?
Folgekosten? etc.
Projektende
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Sachliches Projektumfeld
Übergeordnete Ziele und
Strategien
Finanzieller
Rahmen
Andere Projekte
Projekt
Gutachten XY
Rechtliche
Rahmenbedingungen
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Veranstaltung XY
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Soziales Projektumfeld
Zielgruppe/Kunden des
Projekts
Auftraggeber
Politiker
Projekt
Projektleiter,
Projektmitarbeiter
etc.
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Anrainer
Externe Spezialisten/
Dienstleister
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Erfolgsfaktor Projektzielsetzung
„Kein Projekt ohne klare
Ziele und Ergebnisse.“
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Zieldefinition
Projektziel ist es, bis Oktober 2014 ein Haus zu
bauen.
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Dreieck der Projektziele
Qualität
Welche konkreten Ergebnisse sollen erreicht werden?
Welche Qualität sollen diese Ergebnisse aufweisen?
Projektumfang und –inhalte?
Spannungsfeld
Kosten
Zeit
Wie hoch ist das Projektbudget?
Welche Personalressourcen stehen
zur Verfügung?
Wann müssen die Ergebnisse
spätestens vorliegen?
Welche Meilensteine sind einzuhalten?
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Projektziele sollten möglichst…
• verständlich,
• messbar,
• kontrollierbar,
• zeitgebunden und
• erreichbar sein.
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Risikoanalyse
2
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Risiken identifizieren
Risiken bewerten
Gegenmaßnahmen
-
Erfahrungswerte
Gruppendiskussion
Brainstorming
Kontextanalyse
…
Wahrscheinlichkeit
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B
A
C
B
-
Risiko vermindern
Risiko vermeiden
Risiko versichern
Auftraggeber
informieren
- …
Auswirkungen
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Risikoarten
• Akzeptanzrisiken
Lösung wird von Betroffenen abgelehnt
• Qualitätsrisiken
Ergebnis entspricht nicht der geforderten Qualität
• Auslastungsrisiken
Personalressourcen sind nicht in ausreichendem
Maße verfügbar (z.B. zeitliche Überlastung, Krankheit,
vorrangige Linienarbeit)
• Kostenrisiken
Projektbudget reicht nicht aus
• Terminrisiken
Terminvorgaben können nicht gehalten werden
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Projektorganisation
Projektauftraggeber
Lenkungsausschuss
Projektleiter
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Projektteam
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Projektteammitglied
Externe
Beteiligte
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Aufwandsschätzung
Projektbudget
( Aufwandsschätzung)
Interne Projektkosten
Externe Projektkosten
Personalaufwand,
sonst. interne Aufwände
Beratungskosten
Materialkosten
Reisekosten
Druckkosten
etc.
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Projektauftrag
•
Projektname, Projektnummer oder Aktenzahl
•
Projektbeginn und -ende
•
Projektziele, Nicht-Projektziele
•
Beschreibung des Ist-Standes
•
Mitglieder eines allfälligen Lenkungsausschusses
•
Projektleiter und Projektteam
•
Hauptaufgaben, Projektphasen
•
geplante interne Projektkosten (z.B. Personalaufwand)
•
geplante externe Projektkosten (z.B. Beratungskosten,
Materialkosten)
•
sonstige Ressourcen
•
Unterschrift des Auftraggebers und des Projektleiters
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Projektstrukturplan (PSP)
• zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement
• beantwortet Frage nach dem „WIE“ im Projekt
• Strukturierung in mehrere Ebenen
– Projekttitel
– Teilaufgaben (TA)
– Arbeitspakete (AP)
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Projektstrukturplan
Projekttitel
1. Ebene
2. Ebene
1 PM
2 TA
3 TA
4 TA
5 TA
3. Ebene
1.1 AP
2.1 AP
3.1 AP
4.1 AP
5.1 AP
1.2 AP
2.2 AP
3.2 AP
4.2 AP
5.2 AP
1.3 AP
2.3 AP
3.3 AP
MS 3
5.3 AP
1.4 AP
2.4 AP
3.4 AP
4.4 AP
5.4 AP
…
…
…
…
…
MS 1
MS 2
MS 4
MS 5
PM = Projektmanagement
TA = Teilaufgabe
AP = Arbeitspaket
MS = Meilenstein
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PSP-Richtwerte
• 5-10 logische Teilaufgaben
• 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe
• Arbeitspakete:
–
–
–
–
1 Verantwortlicher
Mitarbeit: < 8 Personen
Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h)
Bearbeitungsdauer: < 3 Monate
• 5-7 Meilensteine
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Termin- und Meilensteinplan
•
Festlegung von Meilensteinen und deren geplante Eintrittsdaten:
„Wann müssen die diversen Meilensteine abgeschlossen sein?“
•
Ermittlung von logischen Verknüpfungen zwischen den
Arbeitspaketen:
„Welche AP müssen abgeschlossen sein, bevor das AP beginnen
kann?“
•
Bearbeitungsdauer je Arbeitspaket (in Tage oder Wochen):
„Wie lange wird die Erledigung des AP dauern?“
–
–
–
–
•
Auslastungsgrad der beteiligten Personen berücksichtigen
nicht zu optimistisch planen (Puffer einplanen
Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigen
gegebenenfalls: Reduktion der Bearbeitungsdauer durch Zuteilung weiterer
Personalressourcen zu einem AP
Feinabstimmung und Überarbeitung:
„Ist der Terminplan realistisch? Müssen sonstige Fixtermine
berücksichtigt werden?“
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Balkenplan
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Kosten- und Ressourcenplan
• Überarbeitung der Aufwandsschätzung des Projektauftrags:
„Ergeben sich aus dem detaillierten PSP weitere Aufwände, die
bisher nicht geplant waren?“
• interne Personalkosten: Stundenaufwand mit jeweiligen
Stundensätzen multiplizieren
• externe Projektkosten je Arbeitspaket bzw. in Summe
–
–
–
–
–
–
–
Beratungskosten
externe Dienstleistungen
Veranstaltungskosten
Materialkosten
Reisekosten
Druckkosten
Sonstige Kosten
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Erfolgsfaktor Kommunikationsplan
„Die Projektkommunikation (auch
Projektmarketing) bestimmt in
hohem Maße über Erfolg oder
Misserfolg eines Projekts.“
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Ein Kommunikationsplan regelt…
• wer (Anspruchsgruppen),
• wann (Zeitpunkt, Rhythmus)
• welche Informationen (Inhalt),
• in welcher Form (Medium)
erhalten soll.
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Instrumente Projektcontrolling
• Projektstrukturplan mit Verantwortlichkeiten
• Balkenplan mit Verantwortlichkeiten
• Aufgabenlisten / To-Do-Listen
• Sitzungsprotokolle mit Aufgaben
• Rollenbeschreibung
• Funktionendiagramm
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Controlling-Maßnahmen
•
Leistungsfortschritt zu gering
–
–
–
•
Terminüberschreitung / Zeitdruck
–
–
–
–
•
höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen
Wechsel Teammitglieder
Intensivierung Leistungsfortschrittsmessung
höherer Ressourceneinsatz, zusätzliche ProjektmitarbeiterInnen
Zukauf weiterer Ressourcen
paralleles Arbeiten (soweit möglich)
nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
Kostenüberschreitung
–
–
–
–
–
Intensivierung Kostenkontrolle
frühzeitige Kommunikation an den Auftraggeber
Beantragung Budgeterhöhung
Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken
nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimieren
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Kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich
• Aufgaben, Leistungsfortschritt
• Termine, Meilensteine
• Kosten, Arbeitsaufwand
• Stimmung, Akzeptanz (innen und außen)
Leistungen,
Qualität
Termine
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Ressourcen, Kosten
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Ermittlung Soll-Kosten
Plankosten * Leistungsfortschritt = Sollkosten
zum Stichtag
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Teammanagement –
Menschen im Projekt
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Eisbergmodell
Projektmanagement,
Sachproblem, EDV-Tools…
SICHTBARE
Strukturen und
Verhalten
Psychosoziale
Ebene
Vertrauen, Gefühle,
Teamverständnis, Kommunikation,
Offenheit, Unterstützung, Konflikte,
Antipathie, Sympathie, Akzeptanz,
Teamklima, Unzufriedenheit, etc.
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Anforderungen ProjektleiterIn
Sozialkompetenz
Führungskompetenz
Methodenkompetenz
Fachkompetenz
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Aufgaben ProjektleiterIn
• leiten, führen
• planen
• steuern, kontrollieren
• entscheiden
• koordinieren
• dokumentieren
• informieren, kommunizieren
• motivieren
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Destruktive Projektrollen
Angreifer
Blocker
Herrscher
Destruktive
Projektrollen
TeufelsAdvokat
Zurückhaltender
Aufmerksamkeits Suchender
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Themenspringer
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Konstruktive Projektrollen
Initiator
Konsensbeschaffer
Informationsbeschaffer
Konstruktive
Projektrollen
Informationsspender
Harmonisierer
Aufklärer
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Ermutiger
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Teamarbeit
Teams bestehen aus Menschen, die…
•
unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen,
•
unterschiedliche Fachsprachen sprechen,
•
von ihrer betrieblichen Stellung her unterschiedliche
Positionen einnehmen,
•
unterschiedliche Prioritäten setzen,
•
unterschiedliche Interessen verfolgen.
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Teamarbeit erfolgreich gestalten
• Mitverantwortung fördern und fordern
• Spielregeln der Zusammenarbeit definieren
• Konflikte offen ansprechen
• Klärung der Zuständigkeiten / Verantwortlichkeiten
• Kommunikation anregen
• Risiken vorhersehen und frühzeitig lösen
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