Transcript qué es la transferencia de documentos?

¿CÓMO ORGANIZAR Y DESCRIBIR DOCUMENTOS
PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA AL ARCHIVO
CENTRAL?
Teddy Sánchez Gómez
Especialista en Archivos
Oficina de Administración de la Información
Secretaría General de ESSALUD
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 073-85-AGN/J, APRUEBA
LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS Y DETALLA EN ELLA LOS PROCESOS
ARCHIVÍSTICOS:
•SNA
•SNA
•SNA
•SNA
•SNA
02
03
04
05
06
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SELECCIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD
RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 1438-GG-ESSALUD-2013
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
PROCESO
TÉCNICO ARCHIVÍSTICO
INTIMAMENTE
RELACIONADO
CON
LA
ORGANIZACIÓN
DE
DOCUMENTOS, PUES NO EXISTE UNA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS QUE CULMINE CON LA ELABORACIÓN DE
UN AUXILIAR O INSTRUMENTO DESCRIPTIVO: EL
INVENTARIO DE DOCUMENTOS.
¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS?
LA SELECCIÓN DOCUMENTAL
ES UN PROCESO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN
IDENTIFICAR, ANALIZAR Y EVALUAR TODAS LAS SERIES
DOCUMENTALES
DE
CADA
ENTIDAD
PARA
PREDETERMINAR SUS PERIODOS DE RETENCIÓN, EN
BASE A LOS CUALES SE FORMULARÁ EL PROGRAMA DE
CONTROL DE DOCUMENTOS.
RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 073-85/AGN-J
¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS?
ES UN PROCEDIMIENTO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN
EL TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS DE UN ARCHIVO A
OTRO AL VENCIMIENTO DE LOS PERÍODOS DE
RETENCIÓN.
RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 173-86-AGN-J
¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS?
SELECCIÓN DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS?
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVOS DE GESTIÓN
ARCHIVOS PERIFÉRICOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
ARCHIVOS DE GESTIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD
RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 1438-GG-ESSALUD-2013
¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS?
¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS?
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO QUE PROGRAMA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS E
INCLUYE LAS INSTRUCCIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL MISMO.
EL PRESENTE EJERCICIO EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS FUE REMITIDO A LOS DIFERENTES ÓRGANOS
CENTRALES MEDIANTE LA CARTA CIRCULAR N°004-SG-ESSALUD2014
ÓRGANO
CONSEJO DIRECTIVO
PRESIDENCIA EJECUTIVA
GERENCIA GENERAL
SECRETARÍA GENERAL
OFICINA DE DEFENSA NACIONAL
OFICINA DE COORDINACIÓN TÉCNICA
OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y
DESARROLLO
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA JURÍDICA
GERENCIA CENTRAL DE GESTIÓN DE LAS
PERSONAS
DEFENSORÍA DEL ASEGURADO
GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES DE SALUD
GERENCIA CENTRAL DE ASEGURAMIENTO
GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES
ECONÓMICAS Y SOCIALES
GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA
GERENCIA CENTRAL DE LOGÍSTICA
GERENCIA CENTRAL DE FINANZAS
OFICINA CENTRAL DE TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
OFICINA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
OFICINA CENTRAL DE PROMOCIÓN Y GESTIÓN DE
CONTRATOS DE INVERSIONES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
MES
JULIO
AGOSTO
SETIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
(INVENTARIO – REGISTRO)
Pág. …. de ……págs.
1.ÓRGANO:
2.UNIDAD ORGÁNICA:
3.ELABORADO POR:
4.NÚMERO
CAJA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
5.NÚMERO
DE
PAQUETE
6.SERIE DOCUMENTAL
7.CORRELATIVO DEL
8.FECHAS EXTREMAS
9.CANTIDAD
DOCUMENTO
DEL
AL
DEL
AL
DE FOLIOS
10.UBICACIÓN
TOPOGRÁFICA *
ESTANTE CUERPO
11.OBSERVACIONES
BALDA
Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe la serie documental.
Nombre o denominación de la unidad de organización que emite o recibe la serie documental.
Nombre del personal encargado de elaborar el inventario.
Registra el número de caja.
Registra el número de paquete, tomo o fólder, comenzando desde el 01 y continuando de manera correlativa por serie documental y año.
Registra el nombre de la serie documental.
Registra la numeración extrema de los documentos.
Registra la fecha extrema del documento.
Registra la cantidad de folios contenida en paquete, fólder o tomo. Dicha foliación sea requerida en comprobantes de pago, expedientes judiciales,
licitaciones públicas, entre otros.
Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos (Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central).
Registra alguna característica especial que presente el documento (formato A3, originales, fotocopias, deteriorado, documentos faltantes, entre
otros).
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
(INVENTARIO - REGISTRO)
Página 1 de 4
ÓRGANO: OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
ELABORADO POR: MIGUEL ÁNGEL VERGARA OCHOA
NÚMERO
DE CAJA
NÚMERO
DE
PAQUETE
01
01
02
03
04
SERIE DOCUMENTAL
CORRELATIVO DEL
DOCUMENTO
FECHAS EXTREMAS
CANTIDAD
DE FOLIOS
UBICACIÓN
TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
DEL
AL
DEL
AL
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
001
070
03/01/2011
12/01/2011
FALTAN CARTAS: 023, 028, 068
02
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
071
180
12/01/2011
24/01/2011
FALTAN CARTAS: 072, 094, 095
03
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
181
280
24/01/2011
08/02/2011
FALTA CARTA: 265
04
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
281
344
08/02/2011
15/02/2011
FALTAN CARTAS: 296, 342
05
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
345
439
15/02/2011
25/02/2011
06
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
440
539
28/02/2011
14/03/2011
FALTA CARTA: 459
07
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
540
630
14/03/2011
24/03/2011
FALTAN CARTAS: 590, 628
08
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
631
710
24/03/2011
04/04/2011
FALTA CARTA: 674
09
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
711
795
04/04/2011
18/04/2011
FALTAN CARTAS: 757, 758, 760, 793
10
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
796
870
18/04/2011
03/05/2011
11
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
871
960
03/05/2011
12/05/2011
12
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
961
1043
12/05/2011
23/05/2011
ESTANTE CUERPO
BALDA
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nombre o denominación del sector al cual depende el
Seguro Social de Salud (ESSALUD), como organismo
público descentralizado.
Nombre o denominación de la Entidad: Seguro Social
de Salud (ESSALUD).
Nombre o denominación del órgano al que depende la
unidad orgánica que emite o recibe el documento.
Nombre de la unidad orgánica cuya documentación va
a transferir.
Datos de la emisión:
5.1. Año en el que se realiza la transferencia.
5.2. Número de transferencia que se realiza en el año
al Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o
Archivo Central, según corresponda.
Señala las series documentales y sus fechas
extremas.
Registra la totalidad de metros lineales de la
transferencia realizada y el total de unidades de
archivamiento a transferir.
Registra el lugar y la fecha de procedencia de la
transferencia, firmada por el encargado del archivo de
unidad orgánica o Jefe inmediato.
Registra el lugar y la fecha de recepción de la
transferencia, firmada por el responsable de
transferencia de documentos en el
Archivo
Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo
Central, según corresponda.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL
RÓTULO DE PAQUETE
EL
PAQUETE
SERÁ
SUJETADO CON UN NUDO
DESLIZABLE,
UTILIZANDO
PARA ELLO PABILO DE
ALGODÓN N°20. EN CASO
QUE LOS DOCUMENTOS SE
ENCUENTREN
EMPASTADOS EN TOMOS
NO SE CONSIDERARÁ ESTA
ACCIÓN.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS
DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL
LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
AL
ARCHIVO CENTRAL SE
REALIZARÁ EN CAJAS
ARCHIVERAS, ADQUIRIDAS
POR
CADA
UNIDAD
ORGÁNICA, SEGÚN LAS
MEDIDAS QUE SE INDICAN.
INADECUADA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A
LOS ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A
LOS ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO
¡GRACIAS!