Transcript Pertemuan 6 - greencampusit

MAIL MERGE
Mail Merge adl fasilitas untuk
membuat dan mencetak surat dengan
menggabungkan dua dokumen utama
yang berisi surat induk dan dokumen
data yang berisi data.
Umumnya surat yg dibuat dg
menggunakan fasilitas mail merge adl
surat yg isinya sama, akan tetapi
ditunjukan kepada beberapa orang
dengan nama dan alamat yg berbeda,
contoh surat undangan , penawaran dll
MEMBUAT DOKUMEN
UTAMA MAIL MERGE
Buatlah dokumen utama atas teks dan beberapa
variabel informasi lainya yg mrp titik kunci
penggabungan. CONTOH ( nama, alamat,
jabatan). Pada dokumen yg menjadi titik kunci
penggabungan ialah no, lamp, nama, nama
belakang, alamat, sumbangan.
1. PADA MENU TOOLS PILIH MAIL MERGE
- klik tombol Create
-Aktifkan form letters
MEMBUAT DOKUMEN
UTAMA MAIL MERGE
-Klik tombol active windows
-Klik get data
- Pilih Create data Source
Klik Remove Field Name, utk menghapus fieldfield spt title, firstname, Lasname, jobTiltledll.
Masukan field no, lamp, nama, alamat,
sumbangan pada field name lalu klik Add Field
Name, lalu klik OK
MEMBUAT DOKUMEN
UTAMA MAIL MERGE
-Akan muncul jendela dialoq Save As, File untuk
menyimpan data dari field tsb tentukan nama
filenya dan klik ok
- Akan muncul kembali jendela dialoq yg
memberikan pilihan edit data source utk
memasukan data-data dari field diatas / edit main
dokument, utk menambahkan merge field
langsung pada dokumen. Anda pilih data source
masukan data-data pada field yg telah ditentukan
setelah waktu pengisian record pertama, klik
Mail merge
Klik tombol add new untuk
menambah ke record berikutnya. Jika
sudah selesai klik OK pada record
terakhir.
- Ketik dokumen anda dan beri tempat
bagi field-field kunci.
-
Mail merge
- Pindahkan kursor pada field kunci pertama ( misal
nama ), lalu klik insert merge field kunci, ulangi
sampai selesai.
Tujuan mail merge utk memudahkan pembuatan surat
dengan data yg banyak, menghemat memori,
sebaiknya hasil dari mail merge dicetak ke printer,
data dpt diambil dari paket aplikasi yg lain
Pembuatan Data pada Amplop
dgn Mail merge
- mulai dengan dokumen baru
- pilih mail merge dari menu tools
klik tombol create dan pilih envelope
- klik tombol active window pada saatmenanyakan
dokumen mana yg akan digunakan
- Klik get data utk menentukan data yg digunakan
pilih create data source utk membuat record baru yg
akan digunakan
Pembuatan Data pada Amplop
dgn Mail merge
-Klik tombol get data utk menentukan data yg akan
digunakan pilih create data source utk membuat record
baru yg akan digunakan, masukan data nama dan
alamat sedang data yg lain dihapus menggunakan
remove field name klik ok
- akan muncul jendela save as yg menentukan file yg
akan digunakan sebagai tempat penyimpanan record
kmd Ok
Pembuatan Data pada Amplop
dgn Mail merge
-ada jendela pertanyaan dengan dua pilihan edit data
source/ set up main document pilih set up main
dokument
- muncul jendela baru pada tab envelope option pilih
ukuran amplop yg akan digunakan klik juga tab
printing options dan ubah cara envelope pada saat
dimasukan ke priter kmd ok
- pada bagian data sourceklik tombol edit untuk
memasukan data-data yg digunakan
Pembuatan Data pada Amplop
dgn Mail merge
-klik add new untuk record baru klik ok jika input data
sudah selesai.
- Pada dokument masukan data-data yg ada di mail
merge dengan mengklik insert merge field dan
tentukan field yg akan ditampilkan pada amplop klik
icon (abc) utk memperlihatkan data yg sudah
dimasukan.
- utk mencetak ke amplop masukan amplop sesuai tab
printing options dari menu file pilih print OK
Cetak Gabung dengan
memasukan data keybord
-Anda dapat menggunakan field ASK, fill in
dan set utk mencetak data variabel yg tidak
didefinisikan dlm file data karena dgn fieldfield ASK fill in akan menampilkan kotak
dialog utk menanyakan data yg akan di
cetak dalam priter dan menambahkan data
tambahan yg berbeda dan tidak terdapat
dalam file data dg menggunakan field set
Cetak Gabung dengan
memasukan data keybord
-Sehingga saat field-field tsb disisipkan
pada dokumen utama dan pada saat anda
akan mencetak dokumen mail merge, word
akan menampilkan kotak dialog utk
meminta masukan data yg telah ditentukan
sebelumnya.
Petunjuk Penggunaan field ASK
-Field ini utk menampilkan kotak dialog
pertanyaan yg telah anda tentukan utk
mengisi teks yg telah ditandai oleh
bookmark
- Field ini digunakan saat anda ingin
menayakan utk teks isian pada lokasi lebih
dari satu didalam dokumen.
Petunjuk Menyisipkan field ASK
pada dokument utama mail merge
* Tempatkan pointer pad aawal baris
dokumen utama mail merge
* Klik tombol insert word field pada toolbar
mail merge, kmd klik field Ask . Pada
daftar word akan menapilkan kotak dialog
insert word field ask
* Didalam kotak bookmark, ketik nama
bookmark sbg variabel yg akan disisipkan
pada dokument utama mail merge
Petunjuk Menyisipkan field ASK
pada dokument utama mail merge
* Didalam kotak prompt ketik teks yg akan
ditampilkan dalam kotak dialog input pertanyaan
saat tampil . Bila perlu anda juga dapat mengisi
pada kotak default bookmark text yg akan selalu
tampil sebagai default setiap kotak dialog input
pertanyaan muncul.
*Klik tombol OK , setelah anda mengklik word
akan menampilkan kotak dialog input pertanyaan
Petunjuk Menyisipkan field ASK
pada dokument utama mail merge
* Anda diperbolehkan utk mengisi data-data
sekarang, boleh juga anda membatalkanya dengan
mengklik tombol cancel.
*Jika dalam dokumen utama mail merge tidak
tampak field Ask utk menmpilkan tekan ALT+F9
*dan sebaliknya jika ingin menyembunyikan.
Penggunaan Field Fill In
* Digunakan utk menampilkan kotak dialog
pertanyaan dan menyisipkan teks anda ketik
kedalam dokumet . Fill In digunakan saat anda
menghendaki teks isian yang anda ketikan pada
kotak dialog disisipkan dalam satu lokasi saja
didalam dokument. Jika menghendaki teks isian yg
sama dalam lokasi lebih dari satu gunakan fill ASK
Petunjuk menyisipkan merge Field
Fill In
* Tempatkan pointer dimana anda akan meletakan
data input dari field fill in pada dokument utama
mail merge
*Klik tombol insert word field kemudian pilih Fill
In pada kotak daftar
*maka akan tampak kotak dialog Insert Word Field
Fill in
* Dalam kotak promp ketikan teks yg akan
dimunculkan dalam kotak dialog utk field fill in
Petunjuk menyisipkan merge Field
Fill In
* Anda dapat menuliskan teks pada kotak default fill
in text utk disimpan sbg teks default bookmark bila
anda tidak mengiginkanya kotak default fill in text
dapat dikosongkan
*pilih OK
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
* Proses pembuatan mail merge diatas adalah
contoh dari kasus yang sederhana. Adapun
untuk kasus-kasus dimana isi surat tidak
semuanya samapersis / masal melainkan ada
bagian tertentu yang berbeda bahkan mungkin
bertolak belakang, maka ada sedikit perbedaan
cara penangananya.
* Contoh
Mail merge tingkat lanjut
NO NAMA
TOKO
ALAMAT PRODUK JUMLAH
1
Fani
Delima
Jl kenanga kulkas
20000000
2
Ani
Prima
Jl sutomo
12000000
3
zaenal
Intan
Jl sudirma vidio
230000000
4
Ruli
Berlian
Jl gerilya
55000000
kompor
tape
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
* Membuat surat pemberitahuan
*PT ELEKTINDO setiap tahun selalu memberi
hadiah kepada para langganan yg membeli produk
perusahaan tersebut senilai Rp 100000000 atau
lebih dengan sebuah televisi sedang pelanggan yg
tidak mencapai jumlah tersebut mendapat tape
recorder
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
* Model surat yang diinginkan adalah sebagai
berikut :
*Kepada Yth.
*<Nama>
*<toko>
*<alamat>
*ditempat
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Dengan hormat
Selama tahun ini saudara <nama>telah kami catat
sebagai pelanggan PT Elektindo untuk itu kami
mewakili peruusahaan ingin mengucapkan terima
kasih atas segala kerja sama yang telah terjalin
dengan baik selama ini.
Berdasarkan catatan transaksi perusahaan, saudara
telah membeli produk kami yaitu <produk> senilai
Rp < jumlah>
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka
perusahaan bermaksud memberi hadiah akhir tahun
untuk saudara yaitu sebuah <hadiah>.
Demikian pemberitahuan dari kami, sekali lagi
kami ucapkan terima kasih.
Jakarta 1 Oktober 2002
PT ELEKTINDO
AMIR SANTOSA SE, M.KOM
Cara menyelesaikan
- buat dokumen utama klik tool mailmerge crete
form letters active windows
- membuat sumber data klik get data create data
source hapus semua nama field yg tersedia dg
remove field name
- mengisi data klik edit data source ketik satu
persatu
-mengatur posisi nama field sesuai dengan model
toolbar mail merge
Cara menyelesaikan
--mengurutkan data sesuai dengan jumlah harga
agar pelanggan dengan jumlah belanja terbesar akan
tercetak lebih dulu buka kotak dialoq mail merge
helper pilih query option, sort record, ttk kunci ok.
Pilih query option pilih tab filter record kemudian
pilih pilihan sbb :
field name : jumlah dg drop down
comparison : kotak alternatif perbandingan tekan
drop down kmd pilih greater than or equal to ( >=)
Cara menyelesaikan
Compare to : masukan nilai yg dibandingkan Rp
100000000
insert this text : ketik teks dikotak ini jika kondisi
yg diuji benar ( televisi)
Othenwise insert this text : ketik teks dikotak ini jk
kondisi yg diuji tidak benar dalam hal ini ( tape
recorder) dari contoh pengisian diatas, jk field jml
lebih besar atau sama dengan 100000000 maka
tulisan televisi, tapi jk tidak, tulislah tape recorder.
-Mencetak hasil penggabungan klik icon merge to
printer.
Membuat surat lamaran pekerjaan
dengan mail merge
Contoh informasi yg berhasil dikumpulkan sbb:
koran hari tgl lowongan perusahaan alm kota
kom minggu 20-01 00 administrasi PT K jlcc solo
Rep selsa 21-01 00 sekretaris PT B jlll jkt
sura jumat 24-01 00 EDP
PT G jl nn band
post
25-01 00 admin
PT U jld surab
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
* Model surat yang diinginkan adalah sebagai
berikut :
*Kepada Yth.
*<Nama>
*<Perusahaan>
*<alamat>
*<kota>
Membuat surat lamaran pekerjaan
dengan mail merge
Contoh informasi yg berhasil dikumpulkan sbb:
koran hari tgl lowongan perusahaan alm kota
kom minggu 20-01 00 administrasi PT K jlcc solo
Rep selsa 21-01 00 sekretaris PT B jlll jkt
sura jumat 24-01 00 EDP
PT G jl nn band
post
25-01 00 admin
PT U jld surab
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Dengan hormat
Berdasarkan iklan Bapak pada harian <koran>
edisi<hari> tanggal<tanggal> saya ingin melamar
pekerjaan untuk bagian <lowongan>. Adapun
sebagai bahan pertimbangan bapak maka bersama
ini saya sertakan beberapa lampiran sbb :
1. Daftar riwayat hidup
4. Past foto 4X6
2 fotokopy ijasah
5. Surat ket penga kerja
3 fotokopy KTP
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Demikian surat lamaran ini saya buat, semoga
Bapak berkenan menerimanya terima kasih.
Hormat saya
AAN SANTOSA SE, M.KOM
Menggabungkan surat dgn kreteria
membuat surat panggilan I
Contoh:
no nama alamat kota pendidikan umur IP
1 AA jl mrica yogya SI 30 3,5
2 SS jl gajah yogya D3 21 2,8
3. ZZ Jl beo
jakarta SI
28 3,2
4 BB Jl losa
Cirebon D3 25 2,9
Menggabungkan surat dgn kreteria
membuat surat panggilan I
Kepala bagian personalia PT AXL ADILLA
bermaksud memanggil para pelamar yg memenuhi
kretaria untuk mengikuti test tertulis
1. Umur dibawah 27
2 pendidikan SI
3 IP diatas / sama dengan 3,0
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
*1 Ketik surat panggilan dalam dokumen utama
*Hal : Panggilan
*Kepada Yth.
*<Nama>
*<alamat>
*<kota>
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Dengan hormat
Menunjuk surat lamaran saudara beberapa waktu
yang lalu, kami mengharapkan kehadiran saudara di
kantor PT AXL ADILLA JL BERINGIN NO 77
pada hari senin 30 Oktober 2002 pukul 10.30 Wib
Demikian pemberitahuan dari kami, atas
perhatianya kami ucapkan terima kasih
jakarta, 20 Oktober 2002
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Caranya :
2 klik tools mail merge crete form leters aktive
windows
3 get data create data source remove
4 Klik icon mail merge helper pada toolbar mail
merge pilih INSERT WORD FIELD dan klik tab
filter record
5 Pada kolom Field baris pertama pilih field yg
akan digunakan sbg filter dan pada kolom
comparison baris pertama drop down daftar
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Comparison Perbandingan
keterangan
1 equal to (=) isi field dt yg anda pilih harus
sama dengan pada kotak compare to
2. Not equal to isi field data yg anda pilih harus
tidak sama dengan kotak compare to
3. Greather than or equal to lebih besar / sama dg
4. Less Than < isidata yg dipilih lebih kecil
5. Less Than or Equal to lebih kecil / sama dengan
6. Is Blank Field gabung hrs kosong
7. Is Not Blank Field gabung hrs tidak kosong
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
6 Jika perbandingan pada baris pertama anda masih
kurang isi pada baris ke dua dan seterusnya dg
tambahan operator AND / OR
7 ok, jk anda yakin clear all, jk masih ragu klik
cancel
8 Lakukan cetak gabung icon merge to printer
Menggabungkan surat dgn kreteria
membuat surat panggilan II
Kepala bagian personalia PT AXL ADILLA
bermaksud memanggil para pelamar yg memenuhi
persyaratan lulus D3 Akuntansi / Komputer IP >=
3,0
nama
pdd
jursan IP alam
kota
1. Titik D3 AK 2.7 Jl aa JAKARTA
2. Wati SI Kom 3.5 Jl bb JAKARTA
3. Doni D3 Marketing3,2 Jl vv JAKARTA
4. Sari D3 Komputer 2 Jl hh Yogyazmx
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
*1 Ketik surat panggilan dalam dokumen utama
*Hal : Panggilan
*Kepada Yth.
*<Nama>
*<alamat>
*<kota>
MAIL MERGE TINGKAT LANJUT
Dengan hormat
Menunjuk surat lamaran saudara beberapa waktu
yang lalu, kami mengharapkan kehadiran saudara di
kantor PT AXL ADILLA JL BERINGIN NO 77
pada hari senin 30 Oktober 2002 pukul 10.30 Wib
Demikian pemberitahuan dari kami, atas
perhatianya kami ucapkan terima kasih
jakarta, 20 Oktober 2002
ON LINE FORM
ON LINE FORM dengan formulir on line anda
dapat menyimpan atau mencetak datanya saja . Jadi
data yang diisi dalam formulir dan disimpan
menjadi suatu record tunggal untuk digunakan
database
On Line Form( formulir yg
ditulis langsung )
- tujuannya adl utk memudahkan user mengisikan
data ke dalam formulir tanpa harus mencetaknya
dalam kertas meskipun demikaian online form
dapat dicetak dalam kertas.
- Field Form ( Atribut Form )
Mrp tipe isian data yg disediakan oleh word utk
membuat on line form
Field Form yang disediakan
- Drop down field form box
- Check field form box
- Text field form box
DROP DOWN BOX
- Digunakan utk memberikan pilihan kepada
user
- Pilihan tersebut berupa daftar/ list memanjang
ke bawah
- dengan fasilitas ini user hanya diperbolehkan
utk mengisi field sesuai dengan daftar pilihan yg
telah disediakan
contoh, agama ( islam, kristen, hindu, budha )
DROP DOWN BOX
- CARANYA :
-Pilih icon drop down pada view toolbar form
dan sisipkan di area yg dipilih
- modifikasi dg dokumentdk dalam keadaan
terprotek
- doble klik field form drop down , akan tampil
drop down dialog box
GROUP BOX
(Utk menentukan opsi-opsi yg ingin
dimunculkan :
- max karakter 50 char
- memasukan opsi item ke dlm list clik add
button
-jk urutan opsi item yg diubah maka gunakan
button anak panah keatas kebawah , utk
menghapus dgn remove button, gb dapat dilihat.
TEXT FIELD FORM
-Digunakan utk memberikan area /tempat bagi
user utk mengisikan sesuatu dlm bentuk teks
- Untuk menyisipi text field form mk pilih ab
-jk text field yg ditampilkan ingin diberikan
shading
MODIFIKASI
-Tidak terprotek
doble klik muncul text field form dialog box
TIPE TIPE TEXT
-Regular (Memasukan teks angka, simbol, spasi
-Number (utk teks angka )
-date (tanggal )
- Current date time (mengisikan dt tgl / wkt yg
berlaku pd sistem komputer )
- Calculation (dt hasil perhitungan
formula/rumus)
- Default text (menyediakan isian teks standar)
TIPE TIPE TEXT
-Regular (Memasukan teks angka, simbol, spasi
-Number (utk teks angka )
-date (tanggal )
- Current date time (mengisikan dt tgl / wkt yg
berlaku pd sistem komputer )
- Calculation (dt hasil perhitungan
formula/rumus)
- Default text (menyediakan isian teks standar)
TIPE TIPE TEXT
-jika user tidak mengisikan apapun field teks yg
diinginkan mk sistem akan menganggap bhw
isian yg dimasukan adl isian standar tsb.
Max length (jml maksimal karakter)
Max (255 char), unlimited (berapun jmlnya max
255 char)
- Teks format (uppercase)
Check box field form
-Fungsinya adl utk memberikan pilihan kepada
user dalam bentuk pilihan yg bersifat benar/salah
auto (ukuran box sesuai ukuran tekz
disekitarnya)
Exactly (ukuran ditentukan sendiri)
Devault value
not check(tdk ada nilai standar)
cheked (sudah dibuat nil awal standar)
FORMULIR BIO DATA
Data Pribadi :
Nama lengkap
Tempat lahir
Tanggal lahir
Jenis Kelamin (pria & wanita)
Alamat
Status (menikah, belum menikah , duda/janda )
FORMULIR BIO DATA
Pendidikan :
Nama Sekolah
Tahun Lulus
Keterangan
FORMULIR BIO DATA
Kepegawaian :
Tanggal Masuk
NIK
Bagian
Gaji Pokok
Tunjangan
Jabatan
Keterangan