Sauvegarde HelloDoc

Transcript Sauvegarde HelloDoc

Sauvegarde(s) HelloDoc

Christophe Bezanson Samedi 7 février 2015 Journée d’ateliers AUDHIDF

Motivations

  Changer d’ordinateur et implanter les données du cabinet sur le nouveau PC  Se protéger d’un crash de HelloDoc Se protéger du vol d’ordinateur  Pouvoir travailler à la maison sur le cabinet complet  Faire le bon choix: HelloDoc Backup ou/et HelloDoc Save 2

HelloDoc Backup: soucis

 Cabinet de plus en plus gros au fil des années  Grand nombre de fichiers à sauvegarder  Durée de la sauvegarde  HelloBackup semble sous-dimensionné pour les cabinets actuels  Fichiers: observations, biologies, courriers et surtout pièces jointes 3

Crash fréquents

 Surtout en fin de sauvegarde  Perte de tout le travail, une sauvegarde non totalement finalisée n’a aucune valeur !

 Se produit lors de la sauvegarde de HelloDoc et non au transfert éventuel de la sauvegarde sur clé USB .

 Arrêts fréquents en cours de restauration: échec complet. 4

Méthode

 Le contenu: Optimiser les données à sauvegarder= le cabinet dans son ensemble  Le contenant: regrouper les éléments du cabinet  Le lieu de réception: sauvegarde active avec un minimum de déplacement des données en ours e compression 5

Outils(1) Alléger HelloDoc

 Supprimer les messages de service créés par la télétransmisssion: ARL, ARX, ..Ne conserver que les retours noemie (RSP)  Archiver ou supprimer les lots  Attention aux lourdes images telles les logos de certains certificats de sport 6

Outils (2) Indexer HelloDoc

 Indexation après plantage pour fermer les dossiers  Indexation d’office avant toute sauvegarde  Prend 5 à 10 minutes au minimum  Vitesse d‘indexation liée aux capacités du PC (mémoire vive et processeur)  Utiliser l’outil d’indexation HD: Outils/Maintenance/Indexer les fichiers 7

Outils(3) Défragmenter le DD

 Les données du cabinet sont disposées un peu partout sur le disque dur  Le transfert des données nécessite une lecture très hachée des disques superposés dans le boitier du disque dur  La défragmentation trie et range les dossiers donc moins de travail pour récupérer les données avant leur transfert  Outils de défragmentation: voir dernière diapositive 8

Outils (4) Défragmenter le DD

 Opération longue dépendant du volume de données stockées sur le DD, de la vitesse du processeur et de la mémoire vive  Partitionner le DD dès le départ (C + D) et défragmenter uniquement le DD qui contient le cabinet HelloDoc  Défragmenter une fois par mois est un bon rythme  Avant de défragmenter, nettoyer le disque: vidage de la corbeille, suppression des fichiers temporaires, ..

 Outils de nettoyage et dedéfragmentation: voir la page « Logiciels complémentaires» 9

Destination sauvegarde

 1 er temps: Sauvegarder vers le disque secondaire, disque C partitionné : but = limiter la durée des échanges unitaires et les risques d’erreurs répétées  2 ème temps: Transférer le fichier de sauvegarde vers une clef USB ou un disque dur externe  Pour les fichiers supérieurs à 4 Go, il est nécessaire de formater la clef USB ou le DD externe en NFTS 10

Recommandations (1)

 Fermer HelloDoc avant de lancer la sauvegarde (sur tous les postes si réseau)  Conserver le même chemin de sauvegarde en permanence  Utiliser HelloDoc Backup uniquement pour HelloDoc  Installer le cabinet HelloDoc au même endroit sur tous les ordinateurs utilisés.

 Choix «compression: aucune » ou « normale » 11

Ecran de sauvegarde

Recommandations (2)

En cours de sauvegarde:  Privilégier la sauvegarde en cours sur tout autre processus !

 Ne pas utiliser Windows mais pas de souci lors du transfert du fichier de sauvegarde  Ne pas éteindre ou allumer un périphérique (imprimante, scanner, …)  Eviter les écrans de veille dynamiques 13

Restauration (1)

 Veiller à avoir la même version d’HelloDoc sur le poste initial et sur le poste secondaire  Privilégier un port et une clef en USB 3  Transférer le fichier de sauvegarde dans un dossier spécifique «sauvegardes HD» sur le disque dur qui héberge le cabinet HelloDoc.

 Disque dur partitionné à préférer (utile pour la défragmentation)  Défragmenter réguliérement le poste secondaire 14

Restauration (2)

 Restaurer l’ensemble des fichiers du cabinet du DD vers l’emplacement retenu.

 Il faut d’abord avoir créé un cabinet identique à celui du cabinet: même nom et même position  Le chemin de restauration est l’inverse exact du chemin de sauvegarde et contenu dans le fichier de sauvegarde 15

Restauration (3) Améliorer le score de réussite

 Améliore le score de réussite: 1.

Dans « Ce PC / Disque C / Utilisateurs / Public /Documents Publics / Cabinets HelloDoc / Nom» 2.

Changer « Nom » en « Nom2 » Ceci permet de restaurer le cabinet en entier sans écraser le cabinet initial : plus rapide et beaucoup moins d’opérations d’écrasement.

Effacer le cabinet initial devenu « Nom2 »une fois constaté que le cabinet est bien restauré.

Est-ce garanti 100% efficace ?

 Hélas, la réponse est non!

 Ce processus permet d’améliorer largement le score des sauvegardes réussies  HD Backup est bien adapté à HelloDoc avec le recours possible au SAV d’Imagine et l’aide des participants des forums HD.

 Les performances de HD Backup diminuent avec la croissance du volume du cabinet médical !

HelloDoc Save (1): la solution idéale ?

 Programme de sauvegarde payant géré par HelloDoc  Prix: 30 euros par mois pour 10 Go par exemple  Installation à distance par technicien HelloDoc  Sauvegarde sur hébergeur sécurisé  Sauvegarde annexes: DD, 2 ème PC, clef USB, ..

HelloDoc Save (2)

 Sauvegarde incrémentale rapide en automatisé et à la demande  Restauration après paramétrage du chemin original de cabinet HD à cabinet HD !

 Possibilité de mettre sur clef USB le fichier de sauvegarde HDS et de le transférer sur le PC annexe puis de restaurer à condition que HD Save soit bien installé sur les eux PC.

HelloDoc Save (3)

 Sauvegarde garantie par HelloDoc: intérêt en cas de crash total ou de vol de PC  Sauvegarde automatisée de bonne complémentarité à la sauvegarde par HD Backup qui est plus aléatoire  Récupération des données longue: 2 heures pour 6 Go  Restauration à partir d’une clef plus facile?

HelloDoc Save (4)

   Nouvelle version depuis août 2014  Changement de méthode et de serveur   En attente d’infos de la part d’Imagine Editions Tarifs variables selon le volume de données à sauvegarder Garantie de confidentialité du cloud ?

Paramétrage des destinations de restauration difficile 21

Logiciels complémentaires

 Liste non exhaustive de logiciels utiles sur le site de l’AUDHIDF http://auhdidf.net/spip.php?article29

 HelloDoc Save http://www.hellodoc.com/ 22