SISTEM ELEKTRONIK

‘go to the campus’

PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN 1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN 2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN 3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN 4. UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI TRANSAKSI ELEKTRONIK 5. UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

RUANG LINGKUP ARSIP

AKTIF ARSIP VITAL ARSIP DINAMIS ARSIP ARSIP STATIS INAKTIF

HIRARKI ARSIP

ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS AKTIF ARSIP DINAMIS INAKTIF TIDAK BERNILAI GUNA ARSIP USUL MUSNAH BERNILAI GUNA PERMANEN ARSIP STATIS EVIDENSIAL INFORMASIONAL

TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU

ARSIP Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU

ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

ARSIP STATIS Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU

ARSIP VITAL Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

ARSIP AKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

ARSIP INAKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU

ARSIP TERJAGA Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

ARSIP UMUM Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

KEBIJAKAN PEMBINAAN D I I N A M S Arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah Kegiatan/ Peristiwa PENGELOLAAN ARSIP S T A T I S SUMBER DAYA Arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

a. Menjamin terciptanya arsip; b. Menjamin ketersediaan arsip; c. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip; d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat; e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional; f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban; g. Menjamin keselamatan aset nasiona; h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

SKN

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL Suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional

SIKN

Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional

JIKN

Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN

a. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah c. Menjamin pengelolaan arsip yang andal d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak–hak keperdataan rakyat e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional f.

Menjamin keselamatan dan keamanan arsip g. Menjamin keselamatan aset nasional h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik

12

Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksud Dalam pasal 188 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh dari : a. Alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu; dan b. Dokumen yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang diatas kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki makna (pasal 26A) (Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

ORGANISASI KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN PADA PENCIPTA ARSIP LEMBAGA NEGARA PEMERINTAH DAERAH LEMBAGA PENDIDIKAN PERUSAHAAN ORGANISASI POLITIK ORGANISASI KEMASYARAKATAN PERSEORANGAN LEMBAGA KEARSIPAN A N R I ARSIP DAERAH PROVINSI ARSIP DAERAH KAB/KOTA ARSIP PERGURUAN TINGGI

14

Problem Retensi Arsip

•

Kebiasaan menyimpan semua arsip hasil kerja (penting & tidak)

•

Kontrol laju pertambahan arsip sulit karena arsip penting & tidak, bercampur

•

Menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja

ARSIP DINAMIS PENYUSUTAN PENCIPTAAN PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN

ORGANISASI POLITIK LEMBAGA NEGARA PENCIPTA ARSIP PERSEORANGAN PEMERINTAH DAEARH LEMBAGA PENDIDIKAN ORGANISASI MASYARAKAT PERUSAHAAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ARSIP PERGURUAN TINGGI LEMBAGA KEARSIPAN ARSIP DAERAH PROVINSI ARSIP DAERAH KAB/KOTA

PENCIPTAAN PENGGUNAAN &PEMELIHARAAN PENYUSUTAN AKUISISI ARSIP STATIS PENGOLAHAN PRESERVASI LAYANAN/AKSES

ARSIP PERGURUAN TINGGI Pasal 27 (1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi (2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi (3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan b. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

arsip dilihat dari bentuknya : tekstual media baru elektronik arsip bentuk khusus foto film video audio peta gambar arsitektur poster 19

KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP

• • •

Struktur

Jenis, format, bentuk susunan naskah dinas

Konteks

Kewenangan, pejabat yang berwenang

Konten

Tugas pokok, fungsi unit kerja

pendekatan-nya (pengelolaan)

perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dan komunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasi baru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagi kemajuan di dunia kearsipan arsip elektronik arsip dibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem pengetahuan yang lain dibutuhkan pengetahun komplementer tentang komputer 21

PROSES ARSIP ELEKTRONIK

1.DIGITALISASI

2.ALIH MEDIA 3.ELEKTRONIKISASI

AUTOMATION RECORDS MANAGEMENT

1. INFORMATION INTEGRITY 2. FINDING FILES (INDEXING) 3. SECURITY AND PRIVACY 4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE) 5. SCHEDULING/DISPOSAL 6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL 7. LINKS TO PAPER FILES 8. BACKUPS RON ELLIOT

CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT

℮-arsip

•

℮-arsip adalah

electronik file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by a computer and stored on some medium for retrieval viewing and use ..Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, Records Management: Integrated Information System, 1992

24

℮-arsip adalah pada umumnya arsip elektronik terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan dalam komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

25

UU NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANG Informasi Transaksi Elektronik • Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami;

surat item file records archives KUMPULAN INFORMASI

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input input input proses dasar disimpan disimpan data surat file ya a data file Stop/ drop nilai ya b tdk musnah data records nilai b input disimpan data archives tdk musnah Aktivasi elektronik data direktory/cloud 28

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input aktivasi elektronik aktivasi elektronik proses dasar disimpan disimpan data file data surat file ya nilai Stop/ drop ya b a data records tdk musnah nilai b aktivasi elektronik disimpan data archives tdk musnah Aktivasi elektronik data direktory/cloud 29

Caraka / Pos (masuk) Penyimpanan Arsip Non elektronik “PENGOLAH ARSIP” Digitasi Caraka / Pos (keluar) PUSAT BERKAS (CENTRAL FILE) Kontrol Operasi Registrasi APLIKA SI KEARSI PAN Penyimpanan Arsip Elektronik INTERNET Surat elektronik (e-mail)

komunikasi kedinasan elektronik

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF “PENGOLAH ARSIP”

TERIMA KASIH