Transcript manuel du controle qualite v2014 v21042014 - CRCC

CHARTE DU CONTROLE
QUALITE
BIEN PREPARER SON
CONTRÔLE QUALITE
CRCC DE PARIS 04/2014
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Objectifs de la CRCC de PARIS
• Le cadre général du contrôle qualité s’inscrit dans les
objectifs définis par la H3C pour l’ensemble de la profession
• Il doit répondre à une exigence forte d’amélioration des
diligences et des dossiers des confrères
• il doit être vécu à la fois comme une démarche positive
d’amélioration de la pratique professionnelle et de sanctions
des professionnels en cas de manquements aux règles
• il doit permettre des gains de productivité dans la gestion des
mandats dans un souci constant de gestion des risques
• il est avant tout pédagogique et confraternel
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SOMMAIRE
•
1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES PÉRIODIQUES
•
2. DÉROULEMENT D’UN CONTRÔLE
•
•
•
A. Contrôle sur place: les 3 phases
B. Contrôle sur pièces
C. Cas particuliers
CONCLUSION
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1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES
PÉRIODIQUES
•
•
•
•
Les textes
Les délais
Distinction EIP / NON EIP
Le cabinet
• Abréviations utilisées
Le H3C a publié le 23 juillet 2012 un « guide des contrôles périodiques »
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1.CADRE DE RÉFÉRENCE DES CONTRÔLES
PÉRIODIQUES
Abréviations utilisées:
•
•
•
•
•
H3C: Haut Conseil au Commissariat aux comptes
EIP: entreprises d’intérêt public
PAC: Plan d’Approche du Contrôle
QIP: questionnaire d’informations préalables
CRQ: chambre régionale de qualité
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LES TEXTES: LE CODE DE COMMERCE
• Art. L. 821-7. – les commissaires aux comptes sont soumis dans
leur activité professionnelle
• Aux inspections (a)
• A des contrôles périodiques organisés selon les modalités
définies par le Haut Conseil (b)
• A des contrôles occasionnels (c)
(b) Ils sont réalisés conformément aux principes figurant dans la décision 2009-02 du H3C
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LES DÉLAIS: PERIODICITE DES CONTRÔLES
• Les contrôles et inspections prévus à l’article L. 821-7 sont
:
• Effectués sur pièces ou sur place art. R. 821-24
• Réalisés au moins tous les six ans, selon les orientations, le cadre
et les modalités définis par le Haut Conseil du commissariat aux
comptes art. R. 821-26
• Le délai est ramené à trois ans pour les commissaires aux comptes
exerçant des fonctions de contrôle légal des comptes auprès
d’entités EIP : entités d’intérêt public art. R. 821-26
Rappel: selon les objectifs du H3C, tous les cabinets non EIP ont été contrôlés
dans un premier cycle entre 2008 et 2013. 2014 est l’année de démarrage du
second cycle
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LA NOTION D’EIP
• Rappel de la notion d’EIP dans le cadre des contrôles
périodiques (art. R.821-26 du code de commerce modifié par le décret
du 19 mai 2009):
• Personnes ou entités dont les titres financiers sont admis
aux négociations sur un marché réglementé ou faisant
appel à la générosité publique
NB: Les cabinets détenant des mandats Alternext, Marché Libre
et SCPI ne sont plus considérés comme des cabinets EIP
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LA NOTION D’EIP (suite)
• Organismes de sécurité sociale mentionnés à
l’article L.114-8 du code de la sécurité sociale
• Établissements de crédits
• Entreprises régies par le code des assurances
• Institutions de prévoyance régies par le titre III du
livre IX du code de la sécurité sociale
• Mutuelles ou unions de mutuelles régies par le livre
II du code de la mutualité
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DÉFINITION DU CABINET
Un cabinet au sens du contrôle périodique défini dans la
décision 2009-02 du H3C, s’entend d’un ensemble de structures
d’exercice du commissariat aux comptes inscrites, titulaires de
mandats de commissariat aux comptes partageant des
procédures communes.
Ainsi, une structure d’exercice du commissariat aux comptes
peut être une personne physique titulaire de mandats exerçant
seule ou une personne morale titulaire de mandats dans laquelle
exercent une ou plusieurs personnes physiques.
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EN RÉSUMÉ
• Si votre cabinet détient des mandats EIP vous serez contrôlé tous les
3 ans par des contrôleurs nationaux ou délégués. Le principe de la
délégation a été réaffirmé pour la nouvelle campagne.
• Si votre cabinet ne détient pas de mandat EIP, vous serez contrôlé
tous les 6 ans par des contrôleurs régionaux
• Tous les associés ne sont pas forcément contrôlés en même temps,
mais le contrôle du cabinet vaut contrôle de tous les associés
• En cas de structures multiples, c’est la CRCC de la structure « de
tête » qui est concernée par l’ensemble
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2. DÉROULEMENT D’UN CONTRÔLE
•
•
•
•
Organisation interne du contrôle qualité
Rôle de la CRCC
Les préalables au contrôle
Le déroulement de votre contrôle sur place: process
et délais
• Cas particuliers: contrôles sur pièces, obstacles
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Organisation du contrôle qualité au sein de la CRCC:
les intervenants
• Deux élus, dont un vice président, en charge du contrôle
qualité
•
•
•
•
4 contrôleurs responsables (confrères)
40 à 45 contrôleurs régionaux, confrères en activité
2 assistantes permanentes de la CRCC
En arbitre dans certains cas: Chambre Régionale Qualité
(CRQ): composée d’élus, du responsable du contrôle
qualité, assistance du contrôleur responsable
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Rôle de la CRCC dans le contrôle des cabinets non EIP
• Préparation de la liste des cabinets à contrôler non EIP
en lien avec la cellule coordination de la CNCC. La liste est
validée par le H3C.
• Envoi des demandes de confirmation de périmètres, envoi
des QIP en fonction des réponses (a)
• Validation du choix du type de contrôle retenu par le H3C
• Affectation des contrôleurs par le contrôleur responsable
• Revue des pré-rapports des contrôleurs avant envoi au
commissaire aux comptes contrôlé
(a): procédure en voie de simplification
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Rôle de la CRCC dans le contrôle des cabinets non EIP (2)
• Mise en œuvre de la procédure contradictoire écrite
• Tenue de chambres régionales Qualité
• Envoi de tous les rapports de synthèse définitifs à la
CNCC et au secrétariat général du H3C, avec les
restitutions des questionnaires de contrôle
• Suivi des constats relevés
Ne pas oublier que les conclusions définitives relèvent
entièrement du H3C
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CONDITIONS PRÉALABLES A UN BON
CONTRÖLE
• La préparation du contrôle ne commence pas avec la réception
de l’avis de contrôle
• Le respect des obligations professionnelles en amont est
essentiel:
• Déclarations d’activité (DA) faites sur le portail de la CNCC (Art
821-68 C Com)
• Déclarations de nouveaux mandats ou de fin de mandat faites sur
le portail de la CNCC
• Demandes de dérogation effectuées en cas de non respect du
barème (Art 823-12, 14, 15 et 18 C Com)
• Suivi de formations sur l’audit (décret 19/12/2008), déclaration
annuelle sur le portail
• Paiement des cotisations et des assurances
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ORGANISATION PRATIQUE DES CONTRÔLES
• Outils de contrôle:
• Tous les outils liés au contrôle qualité sont accessibles
librement sur le site de la CRCC/Outils pratiques crccparis.fr
• En cas de contrôles sur pièces, les outils seront adaptés
et allégés
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DECLENCHEMENT DU CONTRÔLE PAR LA
CRCC
Phase préparatoire (commune à tous les contrôles)
• A partir de la liste des contrôles de la campagne validée par le H3C
• Une demande de reconnaissance du périmètre est adressée à chaque
cabinet sélectionné
• Le destinataire doit confirmer ou infirmer le nom des entités et des
signataires qui composent le cabinet au sens H3C: « qui suivent des
procédures communes », et retourner le document sous 15 jrs
• A partir de ces informations, un questionnaire unique d’informations
préalables (QIP + annexe mandats) est envoyé par la CRCC
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DECLENCHEMENT D’UN CONTRÔLE (2)
• Le contrôle qualité étant global pour le cabinet, le
même QIP (CQ33) est utilisé pour le contrôle d’une
structure simple (personne physique signataire (PP)) ou
complexe ( le cabinet (PM). Il comprend 2 parties, la
première pour l’ensemble des cabinets, la seconde pour
ceux qui détiennent des mandats EIP
• Le QIP est rempli par le cabinet contrôlé puis transmis
à la CRCC dans un délai de 3 SEMAINES à compter
de la date du courrier CRCC
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Prise de connaissance du QIP
Identification du cabinet contrôlé
 Structure(s) d’exercice
 Précisions sur l’activité
 Effectif, collaborateurs externes
Organisation de l’activité
Adéquation des ressources humaines
Maintien des connaissances associés/collaborateurs
Evaluation (formation)
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Prise de connaissance du QIP (2)
Dispositions d’évaluation des risques
Procédures de réalisation et de contrôle des missions
Lutte anti blanchiment (NEP 9605)
Obligations déclaratives
 Déclaration d’activité
 Demande de dérogation
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NOS CONSEILS
• Remplir de manière exhaustive et avec soin toutes les rubriques
Le responsable du cabinet remplit toutes les rubriques, il complète
obligatoirement la liste des mandats en cours sur l’annexe jointe.
Elle doit pouvoir être rapprochée des DA produites
Toutes les informations complémentaires utiles sont données
(éviter les simples réponses OUI/NON).
Le cabinet conserve les documents justificatifs qui seront à
remettre au contrôleur: bordereaux de cotisations, plan de
formation, guide des procédures internes etc ..
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A. LES ETAPES DU CONTRÔLE SUR PLACE
La CRCC distingue:
• Les cabinets contrôlés selon le process normal
(périodicité de 6 ans) en distinguant
• Cabinet A et B: détenant au plus 20 mandats. Ils seront
contrôlés par un contrôleur parisien (sauf cas particuliers des
élus et des contrôleurs)
• Cabinet C-D-E: détenant plus de 20 mandats. Il seront
contrôlés par des contrôleurs appartenant à des CRCC
extérieures (on parle de dépaysement)
• Les cabinets en « recontrôle ». Ils ont fait l’objet d’un
précédent contrôle non satisfaisant et sont re-contrôlés
dans un délai réduit à 2/3 ans par une autre CRCC
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PHASE D’EXECUTION
• Les contrôleurs responsables affectent les contrôleurs
praticiens à chaque dossier
• La CRCC s’assure de l’indépendance du contrôleur par
rapport au cabinet sélectionné
• Elle adresse au cabinet contrôlé un courrier (CQ 51) lui
donnant les coordonnées du contrôleur désigné, le budget
d’heures affecté au contrôle, la période obligatoire du
contrôle, le processus à suivre avant la visite du contrôleur
• Avant le RV le signataire devra en outre préremplir 2
documents concernant les procédures du cabinet et les
diligences mandats qu’il remettra au contrôleur pour
discussion
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GRILLES D’HEURES
Nombre de mandats
(Pas de référence au
nombre d’heures d’audit)
Nbre heures de contrôle
(incluant le contrôle sur place pour
2/3, la préparation et la restitution)
Budget standard
Budget réduit
A (1 à 5)
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B (6 à 20)
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C (21 à 50)
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D (51 à 100)
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E (+100)
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DEROULEMENT DU CONTRÔLE : avant le RV
Le contrôleur prend RV dans les 3 semaines suivant le courrier. Le
contrôle doit avoir lieu dans un délai impératif maximum de 4 mois
après la réception du premier courrier reçu de la CRCC.
Le contrôleur informe le cabinet contrôlé du choix des dossiers qui
seront examinés environ 10 à 15 jours avant le premier RV.
Au cours de cette phase préalable au premier RV, le contrôleur
s’efforcera de faire compléter par le cabinet les points non éclaircis
du QIP pour obtenir le maximum d’informations et réduire les
temps sur place, notamment lors de l’examen des procédures du
cabinet.
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DEROULEMENT DU CONTRÔLE :
avant le RV, le PAC
Au vu de toutes les informations collectées par le contrôleur et
transmises par la CRCC, (QIP, liste des mandats, état des obligations
déclaratives, résultats précédents contrôles etc …)
le contrôleur construit un « Plan d’Approche Cabinet », PAC, qui
lui servira de démarche d’audit, identifiant a priori les risques
préalables aux investigations, et y répondant ensuite au
vu des constats sur place.
Il arrête la sélection des dossiers examinés.
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CHOIX DES DOSSIERS (exemples)
• Les critères qui peuvent être retenus, ensemble ou séparément, pour la
sélection des dossiers à contrôler sont diversifiés: (sans exhaustivité)
• Absence de DA
• Temps inférieurs ou supérieurs au barème sans demande de dérogation
• Budget faible
• Particularités dans l’opinion: réserves, refus, alerte
• Dossier sans expert-comptable
• Activité prépondérante dans le portefeuille ou au contraire marginale
• Implication faible du signataire
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SUR PLACE
SUR PLACE, le contrôleur procède au
• Diagnostic de l’organisation et des procédures du cabinet à
travers des entretiens avec le signataire, examen de la
documentation et des outils existants, en particulier du Guide
d’exercice Professionnel obligatoire ( Art 15 du Code de
déontologie)
 Contrôle des mandats (sur le dernier rapport émis), avec revue du
respect des NEP, à partir de vos dossiers de travail
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NOUVEAUTÉS 2014
• Le second cycle des contrôles supervisés par le H3C
s’accompagne de changements importants dans leur
déroulement.
• Les cabinets sont désormais identifiés sous 2
catégories en fonction des résultats du contrôle
précédent et des conclusions du H3C
• Cabinets « à risques » et cabinets sans contrôle précédent
• Cabinets « non risqués »
DEUX TYPES DE CONTRÔLES
I, Cabinets « non risqués »
 Le contrôle précédent de ces cabinets n’a pas révélé
de manquements significatifs dans les procédures
du cabinet ou la maîtrise des diligences (cf courrier
de conclusion du H3C)
 Ils bénéficient d’un contrôle allégé à la fois sur les
procédures et les diligences. Des investigations
transversales seront réalisées.
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DEUX TYPES DE CONTRÔLES (2)
II. Cabinets « à risques » ou bénéficiant d’un premier
contrôle:
 Risque cabinet: le contrôle précédent a mis en évidence des
insuffisances notoires qui ont été traduites dans le courrier de
conclusion du H3C avec des axes d’amélioration à suivre.
 Un courrier joint au QIP sera à remplir par le contrôlé et le
contrôleur s’intéressera à la prise en compte de ces
recommandations et à l’examen des procédures en place
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DEUX TYPES DE CONTRÔLES (3)
 Risque entité: présence de mandats dans les secteurs HLM,
CCI, SEM , Partis politiques, Marché libre
 Premier contrôle: par définition « tout est à voir »
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POINTS COMMUNS
AXES DE CONTRÔLE
 3 NEP seront principalement examinées:
 NEP 9605: procédure lutte blanchiment (LBAT)
 NEP 100: présence d’un co commissaire
 NEP 705: justification de l’opinion
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DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE
Phase de restitution
• Le contrôle respecte en permanence le principe du contradictoire:
• A partir des résultats de ses travaux sur l’organisation du
cabinet et le suivi des diligences sur les mandats, le contrôleur
établit un pré-rapport
• Le pré-rapport est signé par le contrôleur et transmis par la
CRCC au cabinet contrôlé
• Le contrôlé est appelé à faire valoir ses observations sur ce
pré-rapport dans un délai de 15 jours après réception. La
procédure est formalisée à l’aide de questionnaires
contradictoires. In fine un rapport définitif est rédigé puis
transmis au H3C par l’intermédiaire de la CNCC
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DEROULEMENT DU CONTRÔLE SUR PLACE
A l’issue d’un contrôle:
• Les principales insuffisances relevées dans le rapport définitif
peuvent donner lieu à des recommandations
• Ces recommandations peuvent être assorties d’un suivi afin de
s’assurer de leur prise en compte
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B. CAS PARTICULIERS: contrôle sur pièces
• Prévu par la loi, il est réservé aux cabinets détenant 5
mandats maxi et ayant fait l’objet de contrôles
précédents satisfaisants
• A la réception du QIP et après analyse des DA, un
contrôleur responsable examine le dossier et demande
par écrit des documents complémentaires (lettre de
mission, plan de mission, programme de travail, note de
synthèse, rapports etc ..)
• Le cabinet contrôlé peut préférer bénéficier d’un
contrôle sur place
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CAS PARTICULIERS Contrôles sur pièces
• Le
contrôleur responsable établit un
prérapport de synthèse après examen des
documents transmis
• Il peut prendre directement contact avec le
cabinet contrôlé pour obtenir quelques
précisions
• Le contrôlé reçoit le prérapport et y fait
mention de ses observations
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C. CAS PARTICULIERS: OBSTACLE A CONTROLE
• les cabinets qui ne remplissent pas leurs obligations déclaratives
sont suivis et les contrôles diligentés même en l ’absence de QIP
• À défaut de QIP retourné dans les 3 semaines, à défaut de DA, une
lettre de relance est adressée au cabinet avec un nouveau délai
accordé de 15 jours
• Sans réponse dans ce nouveau délai, une dernière lettre AR est
adressée au cabinet
• Passé ce nouveau délai, le contrôlé peut être convoqué devant la
chambre régionale qualité (CRQ)
• Un contrôle a une date imposée est mis en route
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OBSTACLES A CONTRÔLE (2)
• Le contrôleur ne parvient pas a vous joindre, il demande à la
CRCC de le faire
• Malgré les relances le RV de contrôle ne peut être pris ou est
reporté
• Dans ce cas, vous êtes susceptible d’être convoqué pour être
entendu par la Chambre régionale qualité qui peut proposer au
bureau d’engager une procédure disciplinaire
Le contrôle périodique est inscrit dans le Code de Commerce, nul
ne peut s’y soustraire
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CAS PARTICULIERS
• Suivi particulier:
les confrères dont le contrôle est insatisfaisant peuvent
être convoqués au sein d ’une Chambre Régionale Qualité
qui, après examen de leur dossier, peut soit décider un
nouveau contrôle dans les 2/3 ans, soit demander un suivi
sur plusieurs points, soit suggérer la transmission du
dossier au bureau de la CRCC qui statuera sur les suites.
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LES CONCLUSIONS DES CONTRÖLES
• Les conclusions des contrôles appartiennent exclusivement au
H3C., plus précisément à son secrétaire général.
• Les appréciations intermédiaires mentionnées dans les rapports
définitifs, les recommandations données le cas échéant lors des
entretiens en Chambre Régionale Qualité, seront transmises au
H3C, souverain pour suivre ou non les avis donnés.
• Un courrier de clôture du contrôle sera adressé par le H3C, ce
sera une absence totale d’observations, une recommandation
sur les points à suivre, ou la description des axes d’amélioration
obligatoires à mettre en œuvre.
• Comme évoqué, ces conclusions détermineront l’étendue
du contrôle suivant et la périodicité.
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CONCLUSION
Un « bon contrôle » est un échange confraternel
qui s’attache à prendre en considération toutes les
particularités d’exercice du cabinet, en fonction des
informations communiquées par le contrôlé, et à
permettre au contrôlé de faire un point d’étape en
vue d’une amélioration constructive de ses
pratiques.
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