Transcript Taklimat Pelupusan Rekod 27 Ogos

TAKLIMAT
PROGRAM
PELUPUSAN
REKOD
ARKIB NEGARA MALAYSIA
1
KANDUNGAN TAKLIMAT

PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD

PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD

PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD

TATACARA & KAEDAH PELUPUSAN REKOD
2
PENGENALAN KEPADA
PENGURUSAN REKOD
3
REKOD AWAM
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh
mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau
oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam
dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod
perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang,
pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau
dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan
dibawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].
Sek. 2(Tafsiran) Akta ANM 2003 (Akta 629)
4
APA ITU PENGURUSAN REKOD?
Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi
mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke
atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan,
penggunaan dan pelupusan rekod. Kawalan ini
termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk
rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah
organisasi.
Dokumen ISO 9001: 2000
5
PERINGKAT KITARAN HAYAT
REKOD
Penggunaan
Pewujudan
dan
Pelupusan
Pemeliharaan
( 3 peringkat kitaran hayat rekod )
6
PENGENALAN KEPADA
PELUPUSAN REKOD
7
PROGRAM PELUPUSAN REKOD
Merupakan satu komponen program
pengurusan rekod jabatan yang
menetapkan tempoh penyelenggaraan
serta prosedur pelupusan rekod
8
PELUPUSAN REKOD
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan
tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya
Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
9
PENGASINGAN REKOD
Memisahkan rekod-rekod yang aktif
dan tidak aktif (fail tutup)
10
PEMUSNAHAN
Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan
apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang
ditetapkan.
Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
11
PEMINDAHAN REKOD
Memindahkan rekod-rekod yang
bernilai arkib ke Arkib Negara Malaysia
12
TAMAT TINDAKAN
Penetapan yang menjelaskan penyelesaian
segala urusan atau tiada tindakan lanjut
dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.
Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
13
NILAI ARKIB
Pentadbiran
ii. Perundangan
iii. Sejarah
iv. Penyelidikan/rujukan
v. Dll seperti ditetapkan oleh Mesyuarat
Lembaga ANM
i.
14
TUJUAN
PEMISAHAN/PENGASINGAN
REKOD
 Memudahkan kerja-kerja penilaian




rekod
Membantu dalam penyediaan Senarai
Pelupusan Rekod
Membuat pengkelasan semula rekod
Pemindahan rekod
Pemusnahan rekod
15
PELUPUSAN PERLU?
Rekod aktif dan tidak aktif dapat
diasingkan
 Rekod tidak aktif dapat dibuat penilaian
 Rekod-rekod yang bernilai dapat
dipindahkan ke ANM
 Rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan

16
BILA BUAT PELUPUSAN REKOD?
 Tindakan keatas rekod awam telah ditamatkan bagi
tempoh yang lebih drpd 5 tahun
 Habis tempoh yang dipersetujui antara KP dengan
Ketua Pentadbir pejabat awam
 Keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaan
yang berterusan
Seksyen 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
17
SIAPA YANG
BERTANGGUNGJAWAB?
 Ketua Pentadbir pejabat awam
 Pegawai Rekod Jabatan
 Pegawai Kerani Rekod
 Ketua Pengarah Arkib Negara
18
PERUNDANGAN DALAM
PELUPUSAN REKOD
19
PELUPUSAN – PERUNDANGAN,
PERATURAN DAN ARAHAN:
 Akta ANM 2003(Akta 629)
 Surat Pekeliling Am Bil 1/1997, 5/2007-
Panduan Pengurusan Pejabat
 Surat Pekeliling Perbendaharaan 9/1986
 Arahan Perbendaharaan 150 & 299
 Arahan Keselamatan(rekod terperingkat)
 Arahan dan Peraturan Jabatan:
Perintah Tetap KPN (Rekod Polis) dsb.
20
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)
Seksyen 25(1) melarang mana-mana penjawat awam daripada memusnahkan atau
membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam kecuali dengan kebenaran bertulis
Ketua Pengarah Arkib.
Seksyen 25(2) (a) dan (b) Jabatan yang hendak memusnahkan mana-mana rekod awam
hendaklah memberitahu Ketua Pengarah Arkib dalam borang yang ditetapkan dan
menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.
Seksyen 25(3) Ketua Pengarah Arkib meminta Jabatan menyediakan rekod awam
berkenaan untuk pemeriksaan.
Seksyen 25(5) mana-mana orang yang melanggar peraturan ini dan disabitkan
kesalahannya boleh didenda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjara selama 1 tahun atau
kedua-duanya sekali.
21
TATACARA DAN KAEDAH
PELUPUSAN REKOD
22
KOMPONEN PELUPUSAN REKOD
A. Pengasingan Rekod
B. Permohonan Pelupusan Rekod
C. Pelaksanaan Pelupusan Rekod
23
A. Pengasingan Fail
i) Mengenalpasti fail yang tidak aktif
Segala tindakan telah selesai/tamat
Tidak digunakan/dirujuk oleh jabatan
ii) penutupan fail tidak aktif
palang - dakwat merah
catatan - dakwat biru/hitam : DITUTUP PADA
24
 Fail juga akan ditutup apabila
mengandungi 100
lampiran atau tebal 4cm(yang mana terdahulu) dan
jilid 2 dibuka.
 Penutupan dibuat semasa mengkandungkan
lampiran ke dalam fail Jilid 2.
 Ada fail-fail jilid awal/asal boleh dianggap tidak
aktif.
25
iii) Penyimpanan Fail Tidak Aktif
Fail yang tidak aktif dan telah ditutup dipindahkan
daripada bilik registri dan disimpan sementara di bilik
rekod/pusat rekod bagi tujuan berikut:
i) simpanan sementara bagi tujuan penyediaan
Borang Permohonan Pelupusan
ii) mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam
Jadual Pelupusan Rekod
26
KAEDAH PELUPUSAN REKOD
(TOOLS)
KAEDAH B
KAEDAH A
BORANG
PERMOHONAN
PELUPUSAN REKOD
BORANG PERMOHONAN
PELUPUSAN (MEMPUNYAI
JADUAL) - JPR
(TIDAK MEMPUNYAI
JADUAL)
JPR FUNGSIAN
JABATAN
JPR AM
JPR
KEWANGAN
27
KAEDAH A
Permohonan pelupusan rekod yang belum
mempunyai Jadual Pelupusan
28
JENIS-JENIS REKOD & BORANG
• Fail
• Rekod Kartografi
• Rekod Senibina
• Rekod Pandang Dengar
• Rekod Terbitan dan Bahan
Bercetak
• Rekod Elektronik
-
Arkib 5/08
Arkib 6/08
Arkib 7/08
Arkib 8/08
-
Arkib 9/08
Arkib 10/08
29
- setiap unit rekod atau fail disenaraikan secara terperinci
menggunakan borang yang
ditetapkan bagi jenis rekod tersebut.
Arkib 5/08
PENILAIAN
OLEH
JABATAN
YANG
MEMOHON
30
PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
- Kenalpasti dan asingkan rekod mengikut kumpulan.
- Susun seturut mengikut siri dan nombor rujukan
fail/nombor rekod/doket dsb.
31
PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
 Nyatakan cadangan musnah/simpan bagi setiap unit
rekod/fail yang disenaraikan.
 Lengkapkan borang permohonan pelupusan dalam 3 salinan
 Majukan 2 salinan kepada ANM
 Terima no. permohonan pelupusan daripada ANM
 Kebenaran pelupusan ANM sama ada bagi tujuan
pemusnahan atau pemindahan akan diberitahu dalam tempoh
masa 6 bulan dari tarikh penerimaan permohonan.
32
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT
KEBENARAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
PEMUSNAHAN REKOD
 Rekod dimusnahkan mengikut tatacara pemusnahan rekod
(Srt.Kem.Kwgn. 3 Nov 1993)
 Rekod terperingkat dimusnahkan mengikut Akta Rahsia
Rasmi dan Arahan Keselamatan.
 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib
12/08) dikembalikan ke ANM bagi pengesahan pemusnahan
rekod.
33
Arkib 12/08
34
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT
KEBENARAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
samb.
PEMINDAHAN REKOD
 Rekod disusun mengikut kumpulan, siri dan nombor rujukan
fail/nombor rekod/doket dsb.
 Senaraikan setiap fail secara terperinci menggunakan
Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam
(Arkib 11/08)
35
36
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT
KEBENARAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
samb.
 Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam
dimajukan ke ANM untuk pengesahan.
 Terima Surat Arahan Pindah dan salinan Senarai
Pemindahan Rekod yang telah disahkan.
 Pindahkan rekod ke Cawangan Perolehan dan
Pemprosesan, Arkib Negara di Petaling Jaya atau Arkib
Negara cawangan negeri yang berkenaan.
37
KAEDAH B
Permohonan pelupusan rekod yang
mempunyai Jadual Pelupusan
38
TAFSIRAN
JADUAL PELUPUSAN REKOD
“Satu jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai
nilai arkib untuk dipelihara/disimpan dan membenarkan
pemusnahan rekod yang telah memenuhi tempoh
simpanan yang ditetapkan/ditentukan.”
Sek. 27 (3)Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
39
KENAPA
JABATAN
PERLU
JADUAL PELUPUSAN REKOD?
i) Memenuhi kehendak undang-undang
Akta Arkib Negara 2003
-
Seksyen 27 (I) Ketua Pentadbir sesuatu
pejabat awam hendaklah menyediakan dan
mengemukakan Jadual Pelupusan Rekod
awam kepada Ketua Pengarah untuk
kelulusan.
ii) Mewujudkan satu prosidur pemisahan yang
teratur dan sistematik
40
Jenis-Jenis Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
JPR Urusan Am (Housekeeping Records)
Berdasarkan fungsi dan aktiviti-aktiviti asas berkaitan urusan
pentadbiran dan aktiviti sokongan jabatan. Meliputi rekod-rekod
berkaitan dengan pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, aset,
bekalan dan kelengkapan dan kewangan.
JPR Fungsian (Functional Records)
Mencerminkan aktiviti-ativiti teras jabatan dan berbeza antara satu
jabatan dengan jabatan yang lain.
41
Jadual Tempoh Simpanan Rekod
Kewangan Kerajaan (JANM)
Jenis Rekod Kewangan
Kod
Simpanan
KEW 302
7 Tahun
KEW 306
KEW 308
7 Tahun
1 Tahun
R1
7 Tahun
R4
3 Tahun
A. Borang-borang dan daftar
1.
2.
3.
Borang kawalan
kelompok
Baucar Jurnal
Waran Peruntukan
B. Payroll Sistem
1.
Borang permintaan
KEW.44 (PAP 051)
2.
Penyata Gaji Bulanan
(Salinan jabatan)
42
Senarai Rekod Kewangan Yang Dipohon Untuk Dimusnahkan
Kementerian / Jabatan : …………………………………………………….
BIL
JENIS REKOD KEWANGAN
TEMPOH
DILIPUTI
TEMPOH
SIMPANAN
DIPERLUKAN
1.
Borang Kawalan Kelompok
1991-1995
7 tahun
2.
Baucar Bayaran (Kew. 304A)
1991-1995
7 tahun
Mac 1991 - 1995
3 tahun
3.
Resit Kew.38
4.
Laporan Terperinci Amanah
Sept. 1991 – Feb 1995
7 Tahun
Disyor oleh:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
43
Jadual Pelupusan Rekod Am – Housekeeping Records
Tajuk Siri
Deskripsi Rekod
Tamat Tindakan
Tindakan Pelupusan
Mengandungi laporan dan
perangkaan kemajuan/aktiviti
pegawai/kakitangan jabatan
dan hal-hal yang berkaitan
Tidak ada tindakan
lanjut
Rekod
dimusnahkan
setelah tamat
tempoh simpanan 2
tahun di jabatan
dipatuhi.
Mengandungi
surat
panggilan
mesyuarat, minit-minit mesyuarat,
usul-usul yang dibawa oleh wakilwakil pekerja, ulasan kepada usulusul yang dikemukakan oleh wakilwakil pekerja serta hal-hal berkaitan.
Tidak ada tindakan
lanjut
Rekod dipindahkan
ke Arkib Negara
setelah tamat
tempoh simpanan
5 tahun di jabatan
dipatuhi.
Laporan Kemajuan Kerja
1. Laporan
kemajuan
kerja bulanan
Perhubungan Kakitangan
1. Perhubungan
kakitangan – Majlis
Bersama Jabatan
44
Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan
Penilaian dan Perkhidmatan Harta, Majlis
Perbandaran Klang
Tajuk Siri
Deskripsi Rekod
Tamat Tindakan
Tindakan Pelupusan
Fail mengandungi :- - Salinan Sijil Layak
- Menduduki (CFO)
- - Pelan Lokasi
- - Pelan Tapak
- - Pelan Bangunan
- - Kertas Perbandingan
- - Kertas Siasatan Nilaian
- - Senarai pembeli
Selepas tarikh
kuatkuasa
penilaian terkini
dan tiada tindakan
lanjut.
Rekod dimusnahkan
selepas tempoh
simpanan 6 tahun di
Jabatan dipatuhi.
SIRI PENILAIAN
1. Fail Induk Harta
(Industri, Kediaman,
Perniagaan, Khas,
Kerajaan
Persekutuan/Negeri,
Badan Berkanun)
Bagi rekod yang
melibatkan kes
perundangan, rekod
dimusnahkan 6 tahun
selepas keputusan
muktamad mahkamah.
45
Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Majlis
Daerah Tampin, Negeri Sembilan
Tajuk Siri
Siri Pelan
Bangunan
Deskripsi Rekod
Tindakan Pelupusan
Fail mengandungi:
-Pelan bangunan
-Pelan R.C
-Sijil carian rasmi asal
2. Cadangan
Rumah Sebuah
(Individu)
Tamat Tindakan
-Salinan K.P
-Salinan Cukai Taksiran
Setelah Sjil Perakuan
Layak
Menduduki
bangunan
di
keluarkan dan wang
pertaruhan
dikembalikan.
Rekod
dimusnahkan
selepas
tempoh
simpanan 7 tahun di
jabatan dipatuhi. Pelan
As-Built dan salinan sijil
CFO disimpan kekal di
Jabatan.
-Salinan Cukai Tanah
-Bil bayaran proses pelan
-Bil bayaran deposit
-Surat-menyurat
-Borang lawatan tapak
-Surat ulasan dan sokongan
daripada JPP, JBA, JKR, JPS
-Borang lawatan CFO
-Minit mesyuarat CFO
-Keputusan mesyuarat
46
FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH
SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI
DAN DIIKAT BUNDLE
47
Arkib 2/08
48
KAEDAH PENYEDIAAN JADUAL
PELUPUSAN REKOD
-Penubuhan Jawatankuasa
-Pengumpulan maklumat mengenai organisasi, objektif dan
fungsi jabatan berkenaan.
-Analisa fungsi jabatan
-Penilaian Rekod - Nilai utama (primary value)
- Nilai sekunder (secondary value)
- Penyediaan Inventori Rekod
-Penyediaan deraf Jadual Pelupusan Rekod
-Kelulusan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian di antara
Jabatan dengan Ketua Pengarah Arkib Negara
Ketua
49
Faedah Program Pelupusan
Rekod
i)
Meningkatkan kecekapan pengesanan dan pencapaian
maklumat dan rekod.
ii) Meningkatkan keupayaan penyenggaraan dan kawalan
maklumat dan rekod dengan lebih baik.
iii) Keakuran kepada keperluan perundangan – mengenalpasti
perundangan dan tempoh simpanan yang sesuai bagi rekod
jabatan.
iv) Mengurangkan kos, ruang, peralatan dan penyenggaraan serta
kos penjagaan rekod.
50
SEKIAN
TERIMA KASIH
Untuk Sebarang Pertanyaan dan Maklumat Lanjut
Sila Hubungi:
Seksyen Pelupusan, Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia
atau Arkib Negara Malaysia Cawangan Negeri.
No. Tel: 03-62090600
Layari laman sesawang : www.arkib.gov.my
51