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IL PROCESSO TELEMATICO
Par te II
26 giugno 2014
Pietro Or tolani
30 Giugno 2014
Ad opera del D.L. 90/2014 pubblicato in G.U. il 24 giugno 2014 il 30 giugno 2014
scatta l’obbligo di depositare telematicamente gli atti e i documenti “delle parti
precedentemente costituite” per le cause instaurate dal 30 giugno 2014 .
Per i procedimenti iniziati prima di detta data l’obbligatorietà scatta dal 31
dicembre 2014 .
Le parti devono provvedere anche al deposito telematico di atti e documenti dei
soggetti da esse nominati (CTP).
Si pone però un problema in relazione al deposito degli atti introduttivi.
Fermo invece al 30 giugno 2014 l’obbligo di deposito telematico per il
procedimento di ingiunzione.
Deposito telematico degli atti introduttivi
Sul punto, occorre operare una distinzione tra citazione e
comparsa di costituzione e risposta.
L’atto attoreo può essere depositato telematicamente solo in
alcuni Tribunali, in via sperimentale. Negli altri casi, l’unica
possibilità è operare il deposito cartaceo.
La comparsa di costituzione, invece, è sempre depositabile
telematicamente, pur trattandosi di atto non rientrante nel
novero di cui all’art. 16.
Per gli atti successivi, è obbligatorio il deposito
telematico.
30 Giugno 2014 - 31 dicembre 2014
Nei sei mesi (giugno-dicembre 2014) sarà possibile
effettuare i depositi in via facoltativa in tutti gli uffici a
questo attrezzati o anche in via obbligatoria nei tribunali
che dovessero garantire la funzionalità telematica dei servizi
di comunicazione accertata con decreti del Ministro della
Giustizia, sentiti l’Avvocatura dello Stato, il CNF e i Consigli
dell’Ordine degli avvocati.
Le scadenze ad opera del D.L. 90/2014
- Procedimenti iniziati a partire dal 30 giugno 2014:
obbligo di depositare telematicamente atti processuali (delle
parti costituite)
- Procedimenti iniziati prima del 30 giugno 2014:
facoltativo il deposito dal 30 giugno al 31 dicembre 2014
deposito telematico obbligatorio dal 31 dicembre 2014
obbligatorio se previsto in un DM
- Decreto ingiuntivo:
obbligo di deposito telematico dal 30 giugno 2014
PCT e Corte di appello: art. 44, 2 D.L. 90/2014

A decorrere dal 30 giugno 2015 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria
giurisdizione, innanzi alla corte di' appello,il deposito degli atti processuali e dei
documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha
luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa
anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei
documenti informatici. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei
documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria. Le parti
provvedono,con le modalità di cui al presente comma, a depositare gli atti e i documenti
provenienti dai soggetti da esse nominati. Con uno o più decreti aventi natura non
regolamentare, da adottarsi sentiti l'Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio
nazionale forense ed i consigli dell'ordine degli avvocati interessati, il Ministro della
giustizia, previa verifica, accertata la funzionalità dei servizi di
comunicazione, può individuare le corti di appello nelle quali viene
anticipato,nei procedimenti civili iniziati prima del 30 giugno 2015 ed anche
limitatamente a specifiche categorie di procedimenti, il termine fissato dalla
legge per l'obbligatorietà del deposito telematico. »
Il deposito degli atti
Atto
Indirizzo PEC
Avvocato
Indirizzo PEC
Ufficio giudiziario
Ricezione
Che cosa occorre inviare tramite PEC?
Per procedere al deposito dell’atto, l’avvocato deve inviare
tramite PEC la c.d. BUSTA TELEMATICA.
La busta telematica è un file contenente tutti i documenti che
devono essere depositati (ad esempio, ricorso ex art. 700,
mandato, nota di iscrizione a rulo, documenti allegati ecc.).
Al messaggio di posta elettronica da inviare alla cancelleria
NON devono essere allegati singolarmente i vari
documenti.
La busta telematica si prepara con un programma chiamato
“redattore atti”.
La busta telematica li comprende tutti.
I problemi da affrontare
Come procedere correttamente al deposito?
Sarà il primo dei temi affrontati, in quanto la procedura è
comune a tutti gli avvocati.
1.
Come procedere alla preparazione della busta
telematica?
Questo adempimento varia a seconda del software utilizzato.
2.
Come procedere al deposito/1
La PEC inviata dal professionista
Serve a far pervenire all’ufficio tutti i documenti che devono
essere depositati, all’interno della busta. Sarà l’ufficio, poi,
a “spacchettare” la busta inviata.
Che cosa succede dopo?
Come procedere al deposito/2
La ricevuta di accettazione
La prima e-mail che il professionista riceverà dopo aver
inviato il messaggio all’ufficio giudiziario è la ricevuta di
accettazione. A dispetto del nome, essa non certifica
l’accettazione dell’atto da parte dell’ufficio, ma dà
semplicemente atto della circostanza che il messaggio è
stato preso in carico dal gestore del servizio di posta
elettronica certificata e sarà recapitato.
A questo punto, il messaggio non è ancora recapitato e,
quindi, il deposito non è ovviamente compiuto.
Come procedere al deposito/3
La ricevuta di avvenuta consegna
La seconda e-mail è la ricevuta di avvenuta consegna. Essa
attesta che il messaggio è stato consegnato all’ufficio
giudiziario. È emessa dal gestore PEC del Ministero della
Giustizia.
Il deposito si considera avvenuto nel momento in cui il
professionista riceve la ricevuta di avvenuta consegna
(Art. 16 ter n. 7 decreto legge 18.10.12 n. 179).
Come procedere al deposito/3
Che cosa contiene la ricevuta di avvenuta consegna
La ricevuta di avvenuta consegna contiene:
1. La data e l’ora del deposito
2. Un codice identificativo del messaggio inviato
3. In allegato, il messaggio inviato dal professionista
È fondamentale conservare la ricevuta, al fine di poter
provare l’avvenuto deposito.
Come procedere al deposito/4
La ricevuta degli esiti dei controlli automatici
Una volta ricevuta dall’ufficio, la busta viene esaminata dal
sistema informatico della cancelleria, il quale svolge vari
controlli:
- La presenza all’interno della busta di tutti i documenti
necessari;
- L’esistenza di un fascicolo con lo stesso numero di ruolo
inviato nella busta;
- La corrispondenza tra il codice fiscale del professionista
indicato nella busta e quello presente nel fascicolo.
Come procedere al deposito/4
Significato dei possibili esiti
I controlli di cui sopra possono avere esito positivo o negativo.
L’eventuale esito negativo, tuttavia, non necessariamente
significa che l’invio è errato, ma sta semplicemente ad indicare
che non è stato possibile completare tutti i controlli. Tale
impossibilità, in alcuni casi, può essere fisiologica. Ad
esempio, quando il convenuto si costituisce in giudizio, i
controlli hanno esito negativo, perché il sistema non riesce a
verificare la corrispondenza del codice fiscale dell’avvocato
indicato nella busta con i dati già presenti nel fascicolo. In tal
caso, la ricevuta indicherà la necessità di ulteriori verifiche
da parte della cancelleria.
Come procedere al deposito/4
Esempio di ricevuta controlli automatici
con esito negativo
Come procedere al deposito/5
La ricevuta di acquisizione
Questa è l’unica ricevuta a non essere inviata
automaticamente dal sistema, ma personalmente dal
cancelliere.
Prima di inviare la ricevuta di acquisizione, il cancelliere
procederà ad un nuovo controllo, nel caso in cui i
controlli automatici del sistema abbiano avuto esito
negativo. In questa fase, pertanto, il cancelliere potrà
verificare se l’esito negativo è dovuto a ragioni
“fisiologiche” o “patologiche”, e comunicherà l’esito con
la ricevuta.
Il significato della ricevuta di acquisizione
Sebbene il deposito debba intendersi perfezionato dal
momento della ricevuta di avvenuta consegna, le due
successive ricevute degli esiti dei controlli automatici e di
acquisizione hanno un’importanza fondamentale, perché
se entrambe hanno un esito negativo il deposito sarà privo
di effetti.
In altre parole, se l’esito dei controlli è positivo, il deposito
sarà da intendersi perfezionato fin dal momento della
ricevuta di avvenuta consegna, ma se l’esito è
negativo il deposito non si perfezionerà.
Approfondimento: la cronologia
del perfezionamento del deposito
Come sopra illustrato, il deposito si ha per avvenuto nel
momento in cui viene generata (e ricevuta dal
professionista) la ricevuta di avenuta consegna da parte
del gestore PEC del Ministero (Art. 16 ter n. 7 decreto
legge 18.10.12 n. 179).
Ciò, tuttavia, non significa che si possa liberamente
procedere al deposito in qualsiasi momento della
giornata. Occorre, infatti, tenere conto dell’art. 13 del
D.M. 44 del 21.2.2011, ai sensi del quale se la ricevuta è
rilasciata dopo le ore 14:00, il deposito si considera
effettuato il giorno feriale immediatamente
successivo.
Esempio pratico n. 1
Udienza 8 aprile 2014
Il giudice concede i termini di cui all’art. 183 comma 6 c.p.c.
La memoria n. 1 scade l’8 maggio 2014.
Il giorno 8 maggio, alle ore 9:00, l’avvocato invia la busta.
Alle ore 9:03, il gestore PEC del Ministero invia la ricevuta di
avvenuta consegna
Il termine è rispettato.
Esempio pratico n. 2
Udienza 8 aprile 2014
Il giudice concede i termini di cui all’art. 183 comma 6 c.p.c.
La memoria n. 1 scade l’8 maggio 2014.
Il giorno 8 maggio, alle ore 18:00, l’avvocato invia la busta.
Alle ore 18:03, il gestore PEC del Ministero invia la ricevuta
di avvenuta consegna
Il termine NON è rispettato, perché il deposito potrà
considerarsi perfezionato solo in data 9 maggio.
Esempio pratico n. 3
Udienza 8 aprile 2014
Il giudice concede i termini di cui all’art. 183 comma 6 c.p.c.
La memoria n. 1 scade l’8 maggio 2014.
Il giorno 8 maggio, alle ore 13:59, l’avvocato invia la busta.
Alle ore 14:01, il gestore PEC del Ministero invia la ricevuta di avvenuta
consegna
Il termine è NON rispettato.
Questa fattispecie pone notevoli dubbi di legittimità costituzionale, perché fa
dipendere il rispetto del termine da un’attività del tutto indipendentemente
dalla volontà della parte.
L’unica soluzione è una interpretazione costituzionalmente orientata, in base
alla quale la parte che abbia inviato la PEC e ottenuto la ricevuta di
accettazione entro le ore 14:00 potrà beneficiare di una remissione in termini.
Le novità: art. 51 D.L. 90/14
 Momento in cui si perfeziona il deposito: quando la ricevuta
di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di
scadenza.
 Il deposito può essere eseguito mediante più messaggi di
posta elettronica se il messaggio eccede la dimensione
massima consentita
Caso problematico: il mandato congiunto
nella comparsa di costituzione
Il caso in cui una parte sia difesa da più di un professionista
non dovrebbe, in teoria, suscitare particolari problemi.
Tuttavia, qualora si depositi una comparsa di costituzione con
mandato congiunto, si riceverà un particolare tipo di esito
negativo:
ESITO NEGATIVO
Non si può costituire più di un avvocato in un deposito, sono necessarie
verifiche da parte della cancelleria
Si tratta di un caso di esito negativo fisiologico. Una volta
controllata la procura ad litem, il cancelliere darà atto dell’esito
positivo con la ricevuta di acquisizione.
La preparazione della busta
Le modalità di preparazione della busta variano a seconda del
software “redattore atti” utilizzato.
C’è, tuttavia, un dato costante: nella busta dovranno essere
inseriti documenti in formato PDF.
In particolare, l’atto principale dovrà essere presentato in
formato PDF testo, ovvero preparato con un qualsiasi
programma di scrittura (ad es. Word) e successivamente
convertito in pdf, senza scansione.
I documenti, invece, dovranno essere presentati in formato
PDF immagine, ovvero un file PDF creato con lo scanner, a
partire dal documento cartaceo.
La preparazione della busta
Le modalità di preparazione della busta variano a seconda del
software “redattore atti” utilizzato.
C’è, tuttavia, un dato costante: nella busta dovranno essere
inseriti documenti in formato PDF.
In particolare, l’atto principale dovrà essere presentato in
formato PDF testo, ovvero preparato con un qualsiasi
programma di scrittura (ad es. Word) e successivamente
convertito in pdf, senza scansione.
I documenti, invece, dovranno essere presentati in formato
PDF immagine, ovvero un file PDF creato con lo scanner, a
partire dal documento cartaceo.
Esercitazione: Ricorso per D.I. con SL pct
La Regione Toscana mette a disposizione un redattore atti
gratuito, denominato SL pct, che consente di creare la busta
telematica dell’atto da inviare per posta elettronica certificata.
N.B.: La procedura illustrata di seguito è meramente
esemplificativa. Qualora si utilizzi un diverso programma
di redazione atti, i passaggi da seguire saranno simili ma
non identici.
La notifica telematica: art. 149 bis c.p.c.
Se non è fatto espresso divieto dalla legge, la notificazione può
eseguirsi a mezzo posta elettronica certificata, anche previa
estrazione di copia informatica del documento cartaceo.
Se procede ai sensi del primo comma, l'ufficiale giudiziario
trasmette copia informatica dell'atto sottoscritta con firma digitale
all'indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario risultante
da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche
amministrazioni.
La notifica si intende perfezionata nel momento in cui il gestore
rende disponibile il documento informatico nella casella di posta
elettronica certificata del destinatario.
La notifica telematica: art. 149 bis c.p.c.
L'ufficiale giudiziario redige la relazione di cui all'articolo 148, primo
comma, su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale
e congiunto all'atto cui si riferisce mediante strumenti informatici,
individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. La relazione
contiene le informazioni di cui all'articolo 148, secondo comma, sostituito
il luogo della consegna con l'indirizzo di posta elettronica presso il quale
l'atto è stato inviato.
Al documento informatico originale o alla copia informatica del
documento cartaceo sono allegate, con le modalità previste dal quarto
comma, le ricevute di invio e di consegna previste dalla normativa, anche
regolamentare, concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti
informatici trasmessi in via telematica.
Eseguita la notificazione, l'ufficiale giudiziario restituisce all'istante o al
richiedente, anche per via telematica, l'atto notificato, unitamente alla
relazione di notificazione e agli allegati previsti dal quinto comma.
La notifica telematica effettuata dall’avvocato
Articolo 18 del decreto del Ministro della giustizia 21 febbraio 2011 n. 44.
Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati
1. L'avvocato che procede alla notificazione con modalità telematica ai
sensi dell'articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, allega al
messaggio di posta elettronica certificata documenti informatici o
copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici privi
di elementi attivi e redatti nei formati consentiti dalle specifiche
tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34.
2. Quando il difensore procede alla notificazione delle comparse o delle
memorie, ai sensi dell'articolo 170, quarto Comma, del codice di
procedura civile, la notificazione è effettuata mediante invio della
memoria o della comparsa alle parti costituite ai sensi del comma 1.
3. La parte rimasta contumace ha diritto a prendere visione degli atti del
procedimento tramite accesso al portale dei servizi telematici e, nei casi
previsti, anche tramite il punto di accesso.
La notifica telematica effettuata dall’avvocato (segue)
4. L'avvocato che estrae copia informatica per immagine dell'atto
formato su supporto analogico, compie l'asseverazione prevista
dall'articolo 22, comma 2, del codice dell'amministrazione digitale,
inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di
notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, della legge 21
gennaio 1994, n. 53.
5. La procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce
quando e' rilasciata su documento informatico separato allegato al
messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l'atto e'
notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche
quando la procura alle liti e' rilasciata su foglio separato del quale e'
estratta copia informatica, anche per immagine.
6. La ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 3-bis, comma 3,
della legge 21 gennaio 1994, n. 5 è quella completa, di cui all'articolo 6,
comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio
2005, n. 68.
Ratio della norma
La ratio del D.M. 44 è quella di rendere possibile per l’Avvocato
l’autonoma notificazione di atti giudiziari per via telematica,
analogamente a quanto già previsto per la notifica per posta
(art. 2 l. 53/94).
Ovviamente, così come per la notifica per posta, non possono
essere notificati gli atti di competenza esclusiva degli ufficiali
giudiziari, come ad esempio i pignoramenti immobiliari o presso
terzi.
Ambito di applicazione della norma
La norma può essere utilizzata da parte degli Avvocati, in
possesso di procura alle liti, (che siano stati autorizzati alle
notificazioni in proprio dal Consiglio dell’Ordine di
appartenenza). Sarà necessario avere sia una casella PEC, sia
un dispositivo di firma digitale.
La notifica potrà essere effettuata in tutto il territorio
nazionale.
N.B.: La notificazione dovrà essere inviata all’indirizzo
PEC del destinatario risultante da pubblici elenchi.
Indirizzo PEC risultante da pubblici elenchi
Per alcuni tipi di destinatario, la PEC risulta da elenchi pubblici.
-Per le imprese, la PEC risulta dal registro delle imprese;
-Per gli avvocati, la PEC risulta dall’elenco REGINDE;
-Per i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge
dello Stato, esiste un indice nazionale degli indirizzi PEC
consultabile all’indirizzo www.inipec.gov.it
-Per le pubbliche amministrazioni, la PEC risulta
dall’indirizzo www.indicepa.gov.it
Cosa possiamo notificare
Tramite PEC possiamo notificare sia un documento
informatico, sia un documento che originariamente esisteva
in forma cartacea (si pensi ad un provvedimento dell’Ufficio
giudiziario).
Nel primo caso, il documento informatico dovrà essere
generato in formato PDF e sottoscritto con firma digitale.
Nel secondo caso, il documento dovrà essere scansionato
(preferibilmente in formato PDF) e nella relata di notifica si
dovrà dare conto della conformità della copia telematica
all’originale cartaceo.
Come compilare la relata
La relata di notifica è un file pdf separato. Anch’esso dovrà essere
sottoscritto con firma digitale.
RELATA DI NOTIFICA
Io sottoscritto Avv. Tizio iscritto all’albo degli Avvocati presso
l’Ordine degli Avvocati di ____, ai sensi della L. 53/94. nonché in
forza dell’autorizzazione rilasciata ai sensi e per gli effetti dell’art. 7
della stessa legge dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di ______,
giusta delibera del __/__/_____, quale difensore del Sig. Caio, per il
quale si procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti
che si allega ai sensi dell’art. 83, 3° comma c.p.c.
Come compilare la relata (segue)
NOTIFICO
l’allegato atto di citazione alla società Alfa s.r.l., all’indirizzo di
posta elettronica [email protected] estratto dal Registro delle Imprese
di ________
DICHIARO
che la presente notifica viene effettuata in relazione a…. (nel
caso in cui la notifica faccia capo ad un procedimento già
pendente)
Attestazione di conformità al cartaceo
ATTESTO
ai sensi e per gli effetti degli artt. 3-bis comma 2 e 6 comma 1
della L. 53/94, che l’atto notificato è copia fotoriprodotta
conforme all’originale da cui è stata estratta.
Preparare il messaggio PEC
A questo punto sarà possibile procedere alla preparazione ed
alla spedizione del messaggio di posta elettronica certificata.
Nell’oggetto del messaggio, sarà necessario riportare la dizione
“notificazione ai sensi della l. n. 53/1994”.
Al messaggio dovremo allegare i seguenti documenti:
1.Atto da notificare, firmato digitalmente;
2.Procura alle liti, firmata digitalmente, qualora l’atto da
notificare lo richieda (ad es., atto introduttivo);
3.Relata di notifica, firmata digitalmente e redatta secondo le
modalità di cui sopra.
Adempimenti burocratici
Nel caso in cui si proceda a notifica a mezzo PEC, non sarà
necessario darne conto del registro tenuto dall’avvocato abilitato
alla notifica in proprio.
Prima del D.L. 90/14 era necessario apporre la marca da bollo
al momento della produzione dell’atto in giudizio, secondo lo
stesso regime fiscale previsto per la notifica per posta.
Attualmente è prevista l’esenzione dalla marca da bollo per le
notifiche tramite PEC.
Comunicazione alla cancelleria
In caso di impugnazione o di opposizione a decreto
ingiuntivo, dovrà essere l’avvocato notificante ad effettuare la
comunicazione alla cancelleria dell’Ufficio che ha emesso il
provvedimento impugnato o opposto (solitamente effettuata
dagli ufficiali).
A tal fine, sarà necessario depositare presso la cancelleria una
copia dell’atto notificato.
Quando si perfeziona la notificazione?
Anche per quanto riguarda la notifica via PEC, si ripropone lo
stesso meccanismo di sdoppiamento del momento di
perfezionamento proprio della notifica a mezzo postale:
-Per il soggetto che effettua la notifica, la notifica si
perfezionerà con la ricezione della ricevuta di accettazione
proveniente dal gestore PEC;
-Per il destinatario, la notifica sarà perfezionata con la
generazione della ricevuta di avvenuta consegna.
Grazie per la vostra attenzione.
Domande?