Transcript Informe Semestral

Poder decidir, abre un mundo de posibilidades
Módulo de Suministros - SGIe
Informe Semestral
Taller Módulo de Suministros
Sistema Gerencial Integrado (SGIe)
Julio 24-26, 2007
Bogotá, Colombia
Informe Semestral
 Propósito - Que las Asociaciones:
 Obtengan una visión general del movimiento del producto durante el primer
semestre del año,
 Tengan una visión de las necesidades para el próximo semestre
 Proyecten las necesidades del stock de reserva
 Analicen las necesidades de pedidos suplementarios (teniendo en
cuenta los meses en stock al final del periodo actual) para evitar
desabastecimiento
 Analicen las tendencias de distribución
 Verificaciones
 Saldo Inicial Año Actual = Saldo Final del Año Anterior
 Movimientos por canal de distribución
Nota: Todos los productos del Informe Anual (año inmediatamente anterior)
que hayan terminado con un saldo, deben ser incluidos en el Informe
Semestral así no se haya registrado ningún movimiento. Explicar el
porqué en la sección de notas.
Informe Semestral:
SGIe/Menú
Informe Semestral
 Ejercicio Gradual:
 Entrada de datos al IS 2007 (dos productos)
Informe Semestral: Saldos Iniciales
 Contenido por Columna
 A = Saldos reales registrados en el IA del año anterior
 B = Recomendación incluida en el PAP para el año actual por la OR
 T = Informe Semestral
 X = Pronostico Enero – Diciembre
 El total del saldo inicial siempre debe ser igual al saldo final del año
anterior
Informe Semestral: Cantidades Recibidas

Cantidades Recibidas
 IPPF CO (ICON) Supp = Pedido
Suplementario
 IPPF CO (ICON) APB = PAP
 Otros = Otros Donantes
(Especificar)
 Local Provider (Unspecified) =
Compra Local de AM
 Cantidades Proyectadas (Jul-Dic)
 Cantidad pendiente por recibir de
IPPF/PAP o pedido suplementario
(Julio-Diciembre)
Informe Semestral : Por Canal de Distribución
Informe Semestral :
Definiciones de Canales de Distribución
 Clínica Fija: Incluya el total de suministros anticonceptivos que
hayan sido entregados al usuario ó cliente a través de las clínicas
propias de la Asociación.
 Clínica Móvil: Incluya el total de suministros anticonceptivos que
hayan sido entregados al usuario o cliente a través de servicios
FUERA de las clínicas de la AM (i.e. en puestos de salud, en
vehículos equipados, en espacios clínicos que no pertenecen a la
AM)
 Distribución y Venta Comunitaria de Anticonceptivos (DBC/SBC):
Incluya el total de suministros anticonceptivos entregados a los
usuarios a través de los Promotores y/o Supervisores del Programa
de Distribución Comunitaria de la Asociación.
 Otras Agencias o Instituciones - Son todos los anticonceptivos
entregados por la Asociación (ya sea a nivel central, intermedio u
otro) a otras instituciones u organizaciones no gubernamentales
(ONG’s).
Informe Semestral :
Definiciones de Canales de Distribución
 Mercadeo Social: Su principal objetivo es aumentar el acceso a los
anticonceptivos para los sectores de la población menos
favorecidos. Se lleva acabo en un entorno no clínico y no tiene un
componente de IEC. Permite a la AM recuperar el costo del producto
y los gastos de distribución. Estos anticonceptivos son vendidos a
precios reducidos en comparación con los canales comerciales, y NO
pueden ser vendidos al por mayor o a través de establecimientos
comerciales, farmacias
(excepción: pequeñas farmacias comunitarias con precios
reducidos, que no tengan solamente un propósito comercial)
 Médicos Privados: Incluya el total del suministros anticonceptivos
vendidos a médicos privados o independientes. La AM no se involucra
en la provisión de los servicios de estos médicos.
 Comercial: Incluya el total del suministros anticonceptivos vendidos
directa o indirectamente por la AM con el propósito de recuperar el
costo total de la compra y distribución del producto, al igual que el de
generar ganancias que permitan subsidiar otros programas de salud
reproductiva.
Informe Semestral :
Definiciones de Canales de Distribución
 Gobierno – Incluya el total de suministros anticonceptivos
distribuidos o entregados a los establecimientos del sector publico,
como al Ministerio de Salud, al Seguro Social, a las Municipalidades,
Hospitales Públicos y Centros de Salud. La AM no se involucra en la
provisión de los servicios.
 Otros (especificar)– Cantidades distribuidas o vendidas a través de
otro canal (no incluido anteriormente). Ej: Distribución a través del
programa de Jóvenes.
Informe Semestral: Ajustes
 Pérdidas
 Reducciones en el inventario, debido a expiración del
producto, robo ó daños (inundaciones, incendios,
plagas, etc )
Informe Semestral: Ajustes

Auditoria/Ajustes de Inventario: Hay dos tipos de ajustes: positivo (+) aumenta los niveles de
existencia del inventario y negativo (-) disminuye el inventario.
Generalmente, los ajustes son consecuencia de los inventarios físicos que se llevan a cabo en las
bodegas principales e intermedias de las Asociaciones.
 También se registran ajustes por diferencias encontradas en los envíos hechos a otros puntos de
distribución o almacenamiento. Seleccione positivo (+) o negativo (-) según la situación que se
presente.
 Muestras entregadas, con el propósito de demostración, a promotores, supervisores o a
participantes en cursos de capacitación, deben ser considerados como un ajuste negativo

Informe Semestral: Ajustes

Transferencias Externas - Hay dos tipos de transferencias: positiva (+)
y negativa (-).
 Los productos devueltos o en préstamo a IPPF, otras Asociaciones u Organizaciones: son
reducciones en el inventario y deben ser entradas como una transferencia negativa.
 Cantidades de productos recibidas de otros como préstamo o como devolución de un
préstamo previamente hecho por la AM a un tercero, aumentará el inventario y debe ser
considerado como una transferencia positiva
 Las transferencias son hechas por motivos de sobre abastecimientos, fecha de
expiración cercana o tal vez una devolución por excedente embarcado por IPPF.
Informe Semestral: Ajustes
 Devolución al Almacén: Cuando el producto ha sido
registrado como salida por parte del almacén (central o
intermedio), pero por alguna razón es devuelto a la bodega
central de la Asociación.
Informe Semestral: Saldo Final/Meses en
Existencia
 Calculado automáticamente
 Saldo Final = Saldo Inicial + Recibos – Distribución +/-
Ajustes
Informe Semestral: Inventario
 Calculado automáticamente
 Meses en existencia del producto al final del periodo =
Saldo Final
C.P.M.
Informe Semestral : Sección de Notas
 Estado del Producto
 Estado designado por
usuario



OK
Necesita atención
Asuntos pendientes
 Notas de la Asociación
 Notas de la Oficina
Regional
 Ultima fecha de
actualización y nombre
de usuario
 Imprimir registro
 Bitácora
 Disponible en el IA
también
 No olvide guardar
siempre!
Informe Semestral :
Impresión de Movimientos por Producto
 Para
imprimir el
movimiento
del
producto,
seleccionar
vínculo
“Imprimir”
Informe Semestral :
Impresión de Movimientos por Producto
Informe Semestral :
Impresión de Movimientos por Producto
Informe Semestral :
Impresión de Movimientos por Producto
Informe Semestral :
Impresión de Movimientos por Producto
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Impresión de Movimientos por Producto