Transcript Katalogowanie (ALEPH) v.16

Katalogowanie
(wersja 16)
Program sesji:
Część
Część
Część
Część
Część
Część
Część
Część
Część
Część
Część
Część
Część
0: Wstęp
1: Wyszukiwanie rekordów
2: Tworzenie rekordów
3: Zapisywanie rekordów
4: Sprawdzanie rekordów
5: Edycja rekordów
6: Kopiowanie haseł
7: Wyszukiwanie rekordów podobnych
8: Naprawa rekordów
9: Inne funkcje
10: Import rekordów
11: Kontrola wzorcowa
12: Uprawnienia użytkowników
Uwaga: przykłady w oparciu o format MARC 21.
2
Katalogowanie (wersja 16)
Część 0: Wstęp
3
Katalogowanie (wersja 16)
Otwieranie modułu Katalogowania
W module katalogowania znajdują
się trzy zakładki:
Numer systemowy
Rekordy
Egzemplarze
Szukaj
W pierwszym oknie można
wyszukać:
• rekord bibliograficzny za
pomocą numeru systemowego lub
• egzemplarz za pomocą kodu
kreskowego lub sygnatury.
Katalogowanie (wersja 16)
Kod kreskowy
/Sygnatura
4
Zakładka Rekordy
Górny panel –
np. edytor rekordu
Panel nawigacyjny
Dolny panel –
np. objaśnienia pola
Uwaga: czerwona ramka oznacza wybrany panel
Katalogowanie (wersja 16)
5
Zakładka Egzemplarze
Górny panel –
np. lista egzemplarzy
Panel nawigacyjny
Dolny panel –
np. aktualizacja egz.
Katalogowanie (wersja 16)
6
Zakładka Szukaj
Panel nawigacyjny
Górny panel –
lista rekordów
Dolny panel –
Pełny opis rekordu
7
Katalogowanie (wersja 16)
Pasek operacji (na dole ekranu)
Lewa strona ekranu: komunikacja z serwerem.
Kiedy klient łączy się z serwerem, wyświetla się czerwona, pulsująca linia.
Otwieranie modułów:
Gromadzenia,
Udostępniania, WMB i
Alephadm
Prawa strona ekranu (prawy klawisz
myszy) logowanie,
• zmiana hasła i nadawanie uprawnień
• zmiana języka interfejsu
• lista baz do połączenia
• drukowanie
• wyjście z klienta!
8
Katalogowanie (wersja 16)
Pasek rekordu (ikony po prawej stronie)
• Otwórz szablon
• Drzewo poglądowe (y/n)
• Dzielony ekran edycji (y/n)
• Zapisz na serwerze i dysku lokalnym
• Sprawdź rekord
• Aktywuj klawiaturę (y/n)
• Wyświetl w OPAC
• Otwórz rekord w gromadzeniu
• Zamknij rekord / wszystkie rekordy
• Wyświetl na pełnym ekranie
9
Katalogowanie (wersja 16)
Wybór bazy
Chociaż można pracować na
rekordach z różnych baz
jednocześnie,
klient musi być połączony z
baza podstawową.
Menu/ALEPH/Połącz z …
W tej bazie będą
zapisywane nowe rekordy.
10
Katalogowanie (wersja 16)
Wybór bazy
Połączyć się z bazą można również
klikając prawym klawiszem na ikonę
Baza na pasku operacji na dole
ekranu.
Na pasku tytułowym widać nazwę
bazy (i serwera), z którą klient jest
aktualnie połączony.
11
Katalogowanie (wersja 16)
Import tablic
W momencie łączenia się z wybraną bazą, system
sprawdza, czy klient katalogowania korzysta z
najnowszej wersji tablic katalogowania i szablonów
wydruku.
Jeżeli tablice były modyfikowane, system załaduje je
na dysk lokalny komputera (zależnie od ustawień).
W związku z tym przy pierwszym połączeniu z bazą
pojawia się okno
‘Przesyłanie pliku’.
12
Katalogowanie (wersja 16)
Część 1: Wyszukiwanie rekordów
13
Katalogowanie (wersja 16)
Wyszukiwanie rekordów
Dostęp do rekordu w module katalogowania można uzyskać
na dwa sposoby:
Wyszukując rekord
• przez słowa lub
• przez przeglądanie
Bezpośrednio
• otwierając z dysku lokalnego
• ładując z serwera
14
Katalogowanie (wersja 16)
Przeglądanie list haseł
Funkcja Przeglądaj umożliwia przeglądanie list haseł
i wyświetlanie rekordów związanych z szukanym hasłem.
Wybierz bazę do przeszukiwania, indeks (lub listę haseł),
wprowadź tekst, od którego system ma wyświetlić listę i
kliknij ‘Idź’.
15
Katalogowanie (wersja 16)
Przeglądanie list haseł
Przykład: szukamy haseł rozpoczynających się od “k” w indeksie
tytułów. System pokaże żądane hasło jako drugie na liście (tutaj:
“K.S.H. Ustawa...”).
16
Katalogowanie (wersja 16)
Wyszukiwanie przez słowa
Funkcja Szukaj to wyszukiwanie rekordów za pomocą
słów kluczowych. Wyszukiwanie wg podanego słowa
będzie się odbywało na wybranej liście słów (np. słów
z tytułów, słów z autorów itp.) lub kilku listach.
17
Katalogowanie (wersja 16)
Wyszukiwanie przez słowa
1.
2.
3.
4.
•
•
Wybierz bazę.
Zaznacz opcję ‘Słowa
sąsiadują’ , jeżeli
zapytanie ma być
potraktowane jako ciąg.
Wybierz listę słów.
Wprowadź słowo/słowa i
kliknij OK.
Można korzystać z
maskowania
(np. komput* ).
Wyszukiwanie w kilku
listach jest możliwe na
dwóch kolejnych
zakładkach.
Katalogowanie (wersja 16)
18
Wyniki wyszukiwania
Lista zestawów z wyrażeniem wyszukiwawczym i liczbą
wyszukanych rekordów wyświetli się w dolnym panelu.
Jeżeli liczba rekordów nie przekracza limitu zdefiniowanego
w parametrach, zamiast zestawu system wyświetli rekordy
w formie Listy.
19
Katalogowanie (wersja 16)
Wyniki wyszukiwania - opcje
Drukuj/Wyślij
Drukowanie, wysyłanie lub zapisywanie
na dysku lokalnym w wybranym formacie.
Zapisz na serwerze
Zapisywanie zestawu na serwerze pod
podaną nazwą.
Załaduj z serwera
Ładowanie z serwera zapisanego
wcześniej pliku.
Wyświetl
Wyświetlanie zestawu rekordów
w postaci listy lub w pełnym opisie.
Katalogowanie (wersja 16)
20
Wyniki wyszukiwania - opcje
Zawęź
Wybierz zestaw i zawęź
wyszukiwanie dodając dodatkowy
warunek do oryginalnego
wyszukiwania.
Działania
Wybierz dwa lub więcej zestawów
i połącz je za pomocą operatorów
AND, OR lub NOT.
21
Katalogowanie (wersja 16)
Lista rekordów
Kliknij Wyświetl, aby obejrzeć Listę rekordów (w górnym panelu), z
pełnym opisem zaznaczonego na liście rekordu (w dolnym panelu),
w pięciu formatach do wyboru.
22
Katalogowanie (wersja 16)
Opcje na liście rekordów
Sortuj
Sortowanie wg dwu opcji sortowania.
Zapisz jako
Zapis wybranych rekordów do
nowego zestawu.
Moje rekordy
Zapis wybranych rekordów do późniejszego wykorzystania.
Rekordy są zapisywane w formacie XML na dysku lokalnym.
Kliknij ‘Wczytaj’, aby otworzyć wcześniej zapisane rekordy.
Katalogowanie (wersja 16)
23
Pełny opis
W dolnym panelu wyświetla się zaznaczony na liście rekord
w Pełnym opisie.
24
Katalogowanie (wersja 16)
Pełny opis - opcje
Uwaga: w zależności od tego, które pole jest zaznaczone w
opisie, aktywne są różne przyciski.
Przeszukaj
Wyszuka rekordy podobne w innych bazach.
Podobne (w zależności od pola)
Wyszuka inne rekordy zawierające takie samo hasło jak to w
zaznaczonym polu.
Hasła (w zależności od pola)
Wyświetli indeks haseł, z tekstem hasła w polu do wyszukiwania
i od danego miejsca.
25
Katalogowanie (wersja 16)
Pełny opis - opcje
Zewnętrzny
Przycisk aktywny dla pól zawierających powiązanie ze źródłem zewnętrznym
(np. 856), otwiera źródło/dokument w oknie przeglądarki.
Powiązania
Wyświetla rekordy powiązane równolegle, w górę, w dół z wyświetlonym
rekordem.
Lista egzemplarzy
Aktywny przycisk Zasób lub Lista egzemplarzy wyświetli egzemplarze
powiązane z rekordem (odpowiednio wszystkie egzemplarze lub egzemplarze
z danej podbiblioteki).
Katalogowanie
Przenosi rekord wyświetlony w dolnym panelu do zakładki Katalogowanie.
Egzemplarze
Przenosi rekord wyświetlony w dolnym panelu do zakładki Egzemplarze.
26
Katalogowanie (wersja 16)
Otwieranie rekordów
Rekordy można zapisywać na dysku lokalnym lub na
serwerze.
Lokalnie można zapisywać rekordy oczekujące na korektę,
mogą je zapisywać osoby początkujące w katalogowaniu,
bez uprawnień do zapisu na serwerze.
Rekordy zapisane na dysku lokalnym widzi tylko osoba
pracująca na komputerze, na którym zostały zapisane.
27
Katalogowanie (wersja 16)
Otwieranie rekordów z dysku lokalnego
Aby otworzyć rekord zapisany tylko na dysku lokalnym, kliknij
Menu/Katalogowanie/Otwórz rekord z dysku lokalnego.
28
Katalogowanie (wersja 16)
Ładowanie rekordów z serwera
Aby otworzyć rekord zapisany na serwerze, wprowadź
jego numer systemowy w polu na pasku rekordu i
kliknij na ikonę ze strzałką ...
albo wprowadź kod kreskowy egzemplarza w polu
poniżej (lub wyszukaj rekord przeglądając indeks
sygnatur).
Numer systemowy
Kod kreskowy
lub sygnatura
Indeks sygnatur
29
Katalogowanie (wersja 16)
Moje rekordy
Wyniki wyszukiwań można zachować korzystając z opcji Moje rekordy.
Rekordy będą zapisane lokalnie w formacie XML.
Rekordy można zapisać z adnotacją, do późniejszego wyszukiwania.
Korzystając z zakładki Moje rekordy, zapisane rekordy można
wyświetlać, drukować lub wysyłać. Można też rekord przesłać
do edycji w katalogowaniu.
30
Katalogowanie (wersja 16)
Część 2: Tworzenie rekordów
31
Katalogowanie (wersja 16)
Tworzenie rekordów
Rekordy można tworzyć bez szablonu albo z pomocą
wcześniej zdefiniowanych szablonów.
Rekordy można również importować ze źródeł
zewnętrznych.
W każdym przypadku można korzystać z formularzy
dla pól ułatwiających ich wypełnianie.
Rekordy można tworzyć:
1. Za pomocą szablonów
2. Bez szablonu
32
Katalogowanie (wersja 16)
Nowy rekord za pomocą szablonu
Najszybszym i najbardziej efektywnym sposobem
tworzenia nowych rekordów jest korzystanie ze
zdefiniowanych na stałe szablonów katalogowania.
W katalogowaniu można zdefiniować dwa rodzaje
szablonów:
• szablony na serwerze
• szablony lokalne, zdefiniowane przez użytkownika,
na danym komputerze
33
Katalogowanie (wersja 16)
Otwieranie szablonów rekordów
Kliknij przycisk Otwórz szablon, Ctrl+E lub wybierz
z Menu/Edycja/ Pobierz z szablonu
34
Katalogowanie (wersja 16)
Tworzenie szablonów na dysku lokalnym
Lokalnie szablon można utworzyć w oparciu o aktualnie
otwarty rekord, edytowany rekord. (Można je potem
edytować jak pliki tekstowe.)
Menu/Katalogowanie/Utwórz szablon na dysku lokalnym
35
Katalogowanie (wersja 16)
Nowy rekord bez szablonu
Opcja Menu/Katalogowanie/Nowy rekord.
Krok 1: wybór formatu rekordu
Krok 2: aktualizacja wartości domyślnych na formularzach
etykiety i pola 008 (jeżeli zdefiniowano, żeby pola wyświetlały
się w nowym rekordzie )
Krok 3: dodawanie kolejnych pól do rekordu (dwie opcje:
dodawanie z listy lub ręczne).
Katalogowanie (wersja 16)
36
Dodawanie pól
Opcja A: dodawanie nowego pola z predefiniowanej listy
(Menu/Edycja/Nowe pole (z listy) lub klawisz F5).
37
Katalogowanie (wersja 16)
Dodawanie pól
Opcja B: dodawanie nowego pola przez katalogującego
(Menu/Edycja/Nowe pole (Podaj) lub klawisz F6).
Po dodaniu etykiety nowego pola, system wyświetli jego
nazwę (jeżeli została wcześniej zdefiniowana).
38
Katalogowanie (wersja 16)
Dodawanie podpól
Do nowego i innych pól można dodawać podpola (opcja
Menu/Edycja/Nowe podpole lub F7).
Albo otworzyć formularz dla pola z predefiniowanymi
podpolami.
39
Katalogowanie (wersja 16)
Formularze pól
Formularze są dostępne dla różnego typu pól,
ułatwiają wypełnianie podpól.
Menu/Edycja/Otwórz formularz lub Ctrl+F dla
wybranego pola. Np.: dla pola 008.
40
Katalogowanie (wersja 16)
Wyświetlanie podglądu w WWW OPAC
Aby wyświetlić podgląd rekordu w WWW OPAC, wybierz opcję
Menu/Katalogowanie/ Wyświetl w WWW OPAC (Ctrl+O) dolny panel, zakładka Przeglądarka.
41
Katalogowanie (wersja 16)
Część 3: Zapisywanie rekordów
42
Katalogowanie (wersja 16)
Zapisywanie rekordów
Są dwie możliwości zapisania rekordu:
•
•
Zapisz na dysku lokalnym (lub Zapisz wszystkie na dysku
lokalnym)
Zapisz na serwerze i dysku lokalnym
43
Katalogowanie (wersja 16)
Zapis na dysku lokalnym
Opcje Zapisz na dysku lokalnym i Zapisz wszystko
na dysku lokalnym zapisują otwarty rekord (lub
wszystkie otwarte rekordy) na dysku twardym
komputera.
Zapis lokalny: Menu/Katalogowanie/Zapisz na dysku
lokalnym . (lub / Zapisz wszystko na dysku
lokalnym)
Rekordy zapisane lokalnie nie będą dostępne do
wyszukiwania w OPAC.
Katalogowanie (wersja 16)
44
Zapis na dysku lokalnym
Wszystkie nowe rekordy zapisywane na dysku lokalnym
otrzymują nazwy w formacie: NEWnnn.mrc
45
Katalogowanie (wersja 16)
Zapis na serwerze
Opcja Zapisz na serwerze i dysku lokalnym aktualizuje baze
danych na serwerze, nadaje rekordowi numer systemowy
(numer ‘NEWnnn’ na dysku lokalnym zostaje zachowany).
W trakcie zapisu mogą być uruchamiane programy
sprawdzające i naprawiające rekord.
Numer systemowy jest unikalnym identyfikatorem rekordu.
Opcja zapisuje rekord na serwerze i dysku lokalnym
komputera.
46
Katalogowanie (wersja 16)
Zapis na serwerze
Zapis na serwerze i dysku lokalnym
47
Katalogowanie (wersja 16)
Zapis na serwerze
Zapis na serwerze: opcja Menu/Katalogowanie/Zapisz na
serwerze i dysku lokalnym lub ikona
na pasku rekordu.
Rekord zostanie dodany do lokalnej bazy bibliograficznej.
Wyświetli się okno potwierdzenia, w którym można zmienić
poziom rekordu:
48
Katalogowanie (wersja 16)
Zapis na serwerze
Podstawowe zasady zapisywania rekordów:
• Katalogujący o niższym poziomie uprawnień nie zapisze
rekordu, który wcześniej został zapisany przez katalogującego
o wyższym poziomie.
• Jeżeli więcej niż jedna osoba pracuje na tym samym
rekordzie, zmiany zachowa katalogujący, który otworzył
rekord jako pierwszy.
• Jeżeli rekord jest zapisywany na serwerze, nie wypełnione
pola i podpola są usuwane.
49
Katalogowanie (wersja 16)
Zapis na serwerze – sprawdzanie i naprawa
rekordów
Przy zapisie system sprawdza rekord, w oparciu o zdefiniowane
procedury kontrolne i wyświetla je na zakładce Komunikaty.
Komunikaty można dopuścić, w zależności od typu komunikatu.
System może też wykonywać określone procedury naprawiające.
Błąd niedopuszczalny!
Komunikaty informacyjne*
Błąd dopuszczalny
*te informacje zamienią się
w komunikaty
Katalogowanie (wersja 16)
50
Sprawdzanie i naprawa rekordów
Komunikaty i uwagi do rekordu wyświetlają się na zakładce
Komunikaty w dolnym panelu.
Po zaznaczeniu komunikatu na zakładce, pole w rekordzie,
którego dotyczy komunikat wyświetli się na zielono.
51
Katalogowanie (wersja 16)
Część 4: Sprawdzanie rekordów
52
Katalogowanie (wersja 16)
Procedury kontroli: definicje
Procedury kontroli to standardowe, zdefiniowane przez
bibliotekę, programy wykorzystywane do „sprawdzania”
pól, podpól i całego rekordu.
Biblioteka decyduje i definiuje, które błędy będą
niedopuszczalne (wywołają blokadę zapisu), a które
dopuszczalne (tylko informacja).
53
Katalogowanie (wersja 16)
Rodzaje procedur kontroli
• Kontrola na poziomie pola
• Kontrola na poziomie rekordu
54
Katalogowanie (wersja 16)
Sprawdzanie pól
Opcja sprawdzania pola (Menu/Edycja/Sprawdź pole lub
Ctrl+W dla wybranego pola) weryfikuje, czy:
•
•
•
•
•
wskaźniki i/lub podpola są poprawne w danym polu
wypełnione zostały podpola obowiązkowe
pola niepowtarzalne wystąpiły tylko raz
zachowane zostały zależności między polami
zawartość pól stałej długości jest poprawna.
55
Katalogowanie (wersja 16)
Sprawdzanie pól
Przykład komunikatu dotyczącego poprawności
wskaźników:
Wartość ‘0’ jako drugi wskaźnik w polu 700 jest niepotrzebna.
Katalogowanie (wersja 16)
56
Sprawdzanie rekordów
Opcja sprawdzania rekordu (Menu/Edycja/Sprawdź rekord lub
Ctrl+U) weryfikuje, czy:
•
•
•
•
•
•
•
w rekordzie wystąpiły wymagane pola i podpola
niepowtarzalne pola i podpola wystąpiły tylko raz
zgadzają się zależności między polami
dodane hasło jest nowe w indeksie haseł
dodane hasło nie jest duplikatem w indeksie unikalnych oznaczeń
podobny rekord nie znalazł się już w bazie
dodawane hasła są nowe w bazie.
Opcja ‘Sprawdź rekord’ zawiera również opcję ‘Sprawdź pole’.
57
Katalogowanie (wersja 16)
Sprawdzanie rekordów (Ctrl + u)
Przykład weryfikacji rekordu:
Błąd niedopuszczalny!
Błąd dopuszczalny
58
Informacja
Katalogowanie (wersja 16)
Sprawdzanie rekordów
Procedury kontroli sprawdzają rekordy w różnych
okolicznościach:
• W module katalogowania podczas edycji rekordu.
• W module katalogowania przy zapisywaniu rekordu na
serwer (przed dodaniem do bazy system sprawdza rekord).
• W trakcie wykonywania procedury wsadowej na grupie
rekordów.
59
Katalogowanie (wersja 16)
Część 5: Edycja rekordów
60
Katalogowanie (wersja 16)
Wyświetlanie „brudnopisu” rekordu
Edytowany rekord można wyświetlić na 3 sposoby.
• Normalny ekran (z dolnym panelem)
• Pełny ekran (bez dolnego panelu)
• Dzielony ekran (2 rekordy obok siebie).
Note: jeżeli użyto opcji Dzielony ekran edycji
dotyczy to obydwu edytowanych rekordów.
,
61
Katalogowanie (wersja 16)
Wyświetlanie „brudnopisu” rekordu
Aby zmienić sposób wyświetlania, klikamy przycisk
.
Jeżeli byłby zaznaczony dolny panel (otoczony czerwoną
ramką), po kliknięciu przycisku będzie się zmieniał sposób
wyświetlania tej części ekranu.
Czyli na pełnym ekranie znajdzie się np. zakładka z
objaśnieniami pola.
62
Katalogowanie (wersja 16)
Edycja rekordów
W menu Edycja dostępne są różne standardowe opcje edycji:
63
Katalogowanie (wersja 16)
Niektóre funkcje Edycji
Kolejne funkcje z menu Edycja:
Cofnij + Ponów
Kopiuj (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord)
Wklej (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord)
Wytnij (zaznaczony tekst, podpole, pole)
Usuń (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord)
64
Katalogowanie (wersja 16)
Poruszanie się po rekordzie
Jedna linia w górę/w dół:
Strzałka w górę/w dół
Jeden znak w lewo/w prawo:
Strzałka w lewo/w prawo
Z pola do pola:
Tab(ulator)
Początek/koniec rekordu:
PageUp/PageDown
65
Katalogowanie (wersja 16)
Inne funkcje menu Edycja
Pobierz z szablonu (Ctrl+E) dodaje pola i podpola do
wypełnienia na podstawie wybranego szablonu.
Zmień format rekordu zmienia zawartość pola FMT.
Sortuj rekord
Sortuje pola w rekordzie wg kolejności zdefiniowanej w
tablicy*. Uwaga: pola 5xx,6xx i 7xx nie są dodatkowo
sortowane, pozostają w rekordzie w kolejności, w jakiej
zostały wprowadzone.
*tab01.pol
66
Katalogowanie (wersja 16)
Zamykanie rekordów
System nie pozwala na zapisanie rekordu katalogującemu, jeżeli
inny katalogujący otworzył i zapisał rekord przed nim.
Rekord zostanie zablokowany na czas zdefiniowany w parametrach.
Oprócz blokady automatycznej, istnieje możliwość aktywnego
zamknięcia rekordu dla innych, aby do czasu jego zwolnienia
zmiany mógł zapisywać tylko użytkownik, który go zamknął.
Zamykanie rekordu, opcja Menu/Katalogowanie/Zajmij rekord.
Zwalnianie rekordu, opcja Menu/Katalogowanie/Zwolnij rekord.
Katalogowanie (wersja 16)
67
Zamykanie rekordów
Zmiana nagłówka rekordu:
Komunikat przy próbie otwarcia rekordu przez innego
katalogującego :
Rekord będzie dalej opatrzony nagłówkiem:
Katalogowanie (wersja 16)
68
Drzewo rekordu
Drzewo poglądowe rekordu jest dostępne tylko na zakładce
Rekord. Drzewo znajduje się w lewym dolnym panelu.
Jest to obraz rekordu bib i rekordów z nim związanych w
bazie w postaci rozwijanych gałęzi:
• Rekordy
(ADM)
• Rekordy
• Rekordy
• Rekordy
administracyjne
egzemplarzy
zamówień
wypożyczeń
69
Katalogowanie (wersja 16)
Drzewo rekordu
• Rekordy HOL i ADM:
• Aby wyświetlić podgląd rekordu w górnym panelu,
klikamy dwukrotnie na gałąź odpowiedniego rekordu.
• Aby utworzyć nowy rekord klikamy prawym klawiszem
na gałąź odpowiedniej biblioteki (nnn50 dla ADM, nnn60
dla HOL) i wybieramy opcję Ładuj/Utwórz rekord lub z
menu Menadżer rekordów/Ładuj/Utwórz rekord.
• Rekordy egzemplarzy:
• Dwuklik na gałęzi egzemplarzy przenosi rekord na
zakładkę egzemplarzy.
• Egzemplarze z powiązaniem HOL link mogą znajdować
się albo w gałęzi rekordu ADM albo rekordu HOL lub w
obydwu zależnie od ustawień.
Katalogowanie (wersja 16)
70
Część 6: Kopiowanie haseł
71
Katalogowanie (wersja 16)
Kopiowanie haseł
Opcje kopiowania haseł z indeksów pozwalają na wypełnienie
pola lub podpola tekstem wcześniej zaindeksowanego hasła.
Jest to szczególnie przydatne, jeżeli w instalacji istnieje baza
haseł wzorcowych.
Można kopiować hasła z indeksów bazy domowej rekordu
(Edycja/Szukaj/Szukaj- pole kartoteki własnej bazy lub F3),
lub innej bazy (np. kartoteki wzorcowej) (Edycja
/Szukaj/Szukaj- pole kartoteki innej bazy lub Ctrl+F3).
Te same opcje są dostępne dla podpola.
72
Katalogowanie (wersja 16)
Lista haseł
Wybieramy pole i wciskamy F3 lub Ctrl+F3
System zrobił wyszukiwanie w kartotece AUT
(Autorzy).
Katalogowanie (wersja 16)
73
Lista haseł
Po wyszukaniu odpowiedniego hasła, zaznaczamy je i klikamy
OK, hasło zostanie skopiowane do wyznaczonego pola.
74
Katalogowanie (wersja 16)
Lista haseł
Można przeskoczyć do innego hasła lub wyświetlić
rekord KHW (jeżeli istnieje).
75
Katalogowanie (wersja 16)
Lista haseł
Kiedy wyświetli się pełny rekord, klikamy Wybierz, aby
obejrzeć go w zakładce Rekord.
76
Katalogowanie (wersja 16)
Lista haseł
Jeżeli skopiowane hasło jest „terminem odrzuconym”, zamiast
niego system wstawi do rekordu bib termin przyjęty z rekordu
khw (zależnie od ustawień).
77
Katalogowanie (wersja 16)
Opcje podpola
Do pewnych pól (np. 655, 041, 044) można skopiować tekst z
wcześniej zdefiniowanej listy (Edycja/Szukaj/Opcje szukania
podpola lub Ctrl+F8).
78
Katalogowanie (wersja 16)
Część 7: Wyszukiwanie rekordów
podobnych
79
Katalogowanie (wersja 16)
Wyszukiwanie rekordów podobnych
W trakcie katalogowania, można korzystać z opcji
wyszukiwania podobnego rekordu do aktualnie
edytowanego.
Funkcja Znajdź podobny rekord służy do wyszukiwania,
porównywania i/lub ładowania i nadgrywania rekordu z
innego źródła, w celu uzupełnienia katalogowanego
rekordu.
Wyszukiwanie takiego rekordu działa w oparciu wyrażenie
wyszukiwawcze zdefiniowane w tablicach (np. “wti=“, czyli
słowa z tytułu).
Można wyszukiwać w bieżącej bazie i innych bazach
zdefiniowanych w systemie.
Katalogowanie (wersja 16)
80
Wyszukiwanie rekordów podobnych
Wyszukiwanie podobnego rekordu w bazie NUKAT (50 trafień):
Klikamy ‘Wyświetl rekordy’, aby obejrzeć listę rekordów.
Wyrażenie wyszukiwawcze podglądamy za pomocą ‘Wyświetl
zapytanie’.
Katalogowanie (wersja 16)
81
Wyszukiwanie rekordów podobnych
Menu/Edycja/
Szukaj podobnego rekordu
Przycisk Wybierz, aby
połączyć rekord z rekordem
otwartym na ekranie.
Katalogowanie (wersja 16)
82
Część 8: Naprawa rekordów
83
Katalogowanie (wersja 16)
Programy fix: definicja
Procedury naprawiające typu fix to standardowe,
zdefiniowane przez bibliotekę, programy, które
korygują lub wykonują określone poprawki w
katalogowanych rekordach.
84
Katalogowanie (wersja 16)
Programy fix: aspekty techniczne
Funkcja “fix” działa w oparciu o specjalną tablicę (tab_fix),
która definiuje:
•
•
•
kontekst (lub funkcję), kiedy program fix ma zadziałać (np.
w czasie zapisu rekordu, łączenia rekordów)
nazwę programu
opcjonalnie argumenty dla programu.
85
Katalogowanie (wersja 16)
Programy fix: przykłady
1
2
3
!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!
INS
fix_doc_tag_008_open_date
INS2 fix_doc_001
OVERWRITE
INSFS fix_doc_punctuation_usm
OCLC fix_doc_oclc
Kontekst
Program fix
Argumenty
86
Katalogowanie (wersja 16)
Fix - przykład: fix_doc_tag_008_open_date
Kontekst: INS
Programy fix zdefiniowane w kontekście INS (od INSert) są
uruchamiane automatycznie, kiedy rekord jest wysyłany na
serwer.
Program: fix_doc_tag_008_open_date
Program automatycznie dodaje datę bieżącą w polu 008
formatu MARC 21, na pozycjach 00-05.
87
Katalogowanie (wersja 16)
Fix - przykład: fix_doc_tag_008_open_date
Przed fix’em
Po fix’ie
88
Katalogowanie (wersja 16)
Fix - przykład: fix_doc_001
Kontekst: INS2
Programy działają w momencie wysyłania rekordu na
serwer, ale już po nadaniu mu numeru systemowego,
(przed programami zdefiniowanymi jako INS).
Program: fix_doc_001
Program dodaje do katalogowanego rekordu pole 001
formatu MARC 21 z numerem systemowym.
Argument: OVERWRITE
Jeżeli pole 001 już istniało w rekordzie, program nadpisuje
jego zawartość nowymi danymi.
89
Katalogowanie (wersja 16)
Fix - przykład: fix_doc_punctuation_usm
Kontekst: INSFS
Programy są uruchamiane w momencie wysyłania na serwer
rekordu wprowadzonego za pomocą funkcji Szybkie
katalogowanie w modułach ADM (np. w Gromadzeniu).
Program: fix_doc_punctuation_usm
Program dodaje standardowe znaki umowne do pól 245, 260
i 300 formatu MARC 21 .
90
Katalogowanie (wersja 16)
fix_doc_punctuation_usm
Przed fix’em
Po
91
Katalogowanie (wersja 16)
Inne programy typu fix
Program fix_doc_tag_008 wstawia rok wydania na
pozycjach 07-10 pola 008 formatu MARC 21 008 na
podstawie zawartości podpola $c pola 260 formatu MARC
21.
Program fix_doc_non_filing_ind wstawia wartość
wskaźnika znaków do pomijania przy porządkowaniu w
oparciu o listę słów do pomijania zdefiniowaną w tablicy
tab02 kod języka w polu 008.
Program fix_doc_sort sortuje pola aktualnie edytowanego
rekordu w kolejności zdefiniowanej w tablicy.
92
Katalogowanie (wersja 16)
Programy fix uruchamiane ręcznie
Program fix można uruchomić ręcznie przed wysłaniem
rekordu na serwer, wybierając opcję Menu/Edycja/Napraw
rekord i odpowiedni program.
Lista dostępnych programów jest definiowana wcześniej w
tablicy.
93
Katalogowanie (wersja 16)
Programy fix uruchamiane ręcznie
94
Katalogowanie (wersja 16)
Część 9: Inne funkcje
95
Katalogowanie (wersja 16)
Powielanie rekordów
Opcja Powiel rekord (Menu/Katalogowanie/Powiel rekord
lub Ctrl+N) kopiuje wyświetlony na ekranie rekord i
umożliwia edycję kopii.
Kopia zostanie automatycznie zapisana na dysku
lokalnym. Nazwa na dysku lokalnym i numer systemowy
kopiowanego rekordu nie zostaną przeniesione.
Kopia otrzyma nowa nazwę i numer pliku.
96
Katalogowanie (wersja 16)
Powielanie rekordów
Wybór bazy domowej
dla kopii rekordu
97
Katalogowanie (wersja 16)
Usuwanie rekordów NEW*
Opcja usuwa wszystkie pliki rekordów zapisane lokalnie,
których nazwa zaczyna się od NEW*. Opcją dostępna z
menu Menu/Katalogowanie/Usuń rekordy NEW*.
Rekordy NEW* mogą być również usuwane automatycznie
przez system, zależnie od ustawień klienta GUI.
Usuwane są wszystkie rekordy zapisane lokalnie, które nie
zostały zaktualizowane/utworzone w ciągu zdefiniowanej
liczby dni.
98
Katalogowanie (wersja 16)
Zmiana nazwy na dysku lokalnym
Jeżeli nie zamierzamy usuwać jakiegoś rekordu NEW*
zapisanego, można zmienić mu nazwę za pomocą opcji
Zmień nazwę na dysku lokalnym z menu Katalogowanie.
Takie rekordy pozostaną nadal na dysku lokalnym po
wykonaniu opcji usuwania rekordów NEW*.
99
Katalogowanie (wersja 16)
Usuwanie rekordów z serwera
Opcja Usuń rekord z serwera (Menu/Edycja/Usuń/Usun rekord z
serwera lub Ctrl+R) usuwa wybrany rekord z serwera.
Rekordy powiązane z rekordami ADM, egzemplarzy, zamówień lub
wypożyczeń nie mogą być usunięte, zanim nie zostaną usunięte
rekordy powiązane.
System wyświetli komunikaty o istnieniu rekordów powiązanych z
rekordem bib – komunikaty w kolorze czerwonym wywołają
blokadę usuwania. (użytkownik decyduje w ustawieniach, które
komunikaty zablokują operację, a które nie).
ADM – blokada!
Egzemplarze - blokada!
Zamówienia – blokada
100
Katalogowanie (wersja 16)
Usuwanie rekordów z serwera
Rekord bibliograficzny nie jest całkowicie usuwany, pozostaje
w postaci szczątkowej, dodawane jest pole DEL, pozostaje
pole LDR, pozostałe pola są kasowane.
Dodatkowo usuwane są wszystkie powiązania rekordu z
indeksami do wyszukiwania.
101
Katalogowanie (wersja 16)
Klawiatura
Znaki specjalne, niedostępne na standardowej klawiaturze
podłączonej do komputera, można wprowadzić za pomocą
klawiatury ALEPH (opcja Menu/Katalogowanie/Uruchom
klawiaturę lub Ctrl+K lub kliknięcie na ikonę
).
Klawiatura wyświetli się w dolnym panelu – należy wybrać
żądany zestaw znaków z dostępnych zakładek klawiatury,
102
Katalogowanie (wersja 16)
Klawiatura
... umieścić kursor w rekordzie w miejscu wstawienia znaku
i kliknąć na wybranym znaku.
Przykład: aby wprowadzić Ö (jak w wyrazie Österreich),
należy wybrać zakładkę Latin Supplement.
103
Katalogowanie (wersja 16)
Komunikaty
Komunikat to uwaga do rekordu, przypominająca
wykonaniu zadania związanego z konkretnym rekordem.
Uwaga jest zapisywana w systemie i można ją wyświetlić w
dowolnym czasie.
Komunikaty można kierować do konkretnych działów
biblioteki, które biorą udział w opracowaniu rekordu (np. do
Gromadzenia) lub traktować je jako ogólne.
Lista komunikatów może zawierać uwagi systemowe do
opracowania rekordu, informujące o błędach, wykrytych po
uruchomieniu funkcji kontroli rekordu.
104
Katalogowanie (wersja 16)
Komunikaty
Aby wyświetlić listę komunikatów lub dodać nowe komunikaty,
uruchamiamy opcję Edycja/Komunikaty rekordu.
Istniejące komunikaty wyświetlą się w górnej części okna.
Klikamy przycisk Nowy, aby dodać komunikat lub zaznaczamy
istniejący, aby go poprawić.
• Treść komunikatu wpisujemy lub poprawiamy w dolnej części okna.
105
Katalogowanie (wersja 16)
Komunikaty
Aby wyświetlić listę wszystkich komunikatów dodanych w
określonym przedziale czasu, zawężoną do działu, używamy opcji
Komunikaty na zakładce Rekordy.
Filtrowanie wg daty i działu
• Klikamy Edytuj, aby przejść do rekordu bibliograficznego.
• Klikamy Egzemplarze, aby przejść do zakładki Egzemplarze.
Katalogowanie (wersja 16)
106
Część 10: Import rekordów
107
Katalogowanie (wersja 16)
Import rekordów
Rekordy ze źródeł zewnętrznych mogą być konwertowane do
formatu ALEPH i importowane do bazy.
Służy do tego opcja „Importuj rekordy” na zakładce Rekordy.
108
Katalogowanie (wersja 16)
Import rekordów – scenariusz
1. Wybór pliku do konwersji.
3. Uruchomienie
opcji Konwertuj.
2. Wybór procedury konwersji.
4. Wyświetlenie listy konwertowanych
rekordów i pełnego opisu wybranego
rekordu w dolnym panelu.
Katalogowanie (wersja 16)
109
Lista rekordów do załadowania
Jeżeli zamierzamy poprawiać rekordy, zaznaczamy rekord
do edycji i klikamy przycisk Edytuj.
Rekord zostanie otwarty do edycji i zapisany na dysku
lokalnym (może być potem zapisany na serwerze.)
Jeżeli nie zamierzamy od razu poprawiać rekordów, można
do nich wrócić później, wybierając opcję „Importuj
rekordy” na zakładce Rekordy.
110
Katalogowanie (wersja 16)
Część 11: Kontrola wzorcowa
111
Katalogowanie (wersja 16)
Co to jest kontrola wzorcowa?
Kontrola wzorcowa to wykorzystanie rekordów
wzorcowych do:
• ujednolicenia danych
• utworzenia systemu odsyłaczy
112
Katalogowanie (wersja 16)
Ujednolicenie danych
Kontrola wzorcowa ujednolica nazwiska i tematy,
wykorzystywane jako punkty dostępu w bazie
bibliograficznej.
Przykład: czytelnik w OPAC powinien wyszukać
wszystkie dzieła Samuela Clemensa, znanego
również jako Mark Twain, przy jednym haśle – haśle
preferowanym.
Bez kontroli wzorcowej, niektóre znajdą się przy
nazwisku Clemens, a inne przy Twain).
Katalogowanie (wersja 16)
113
System odsyłaczy
Kontrola wzorcowa jest stosowana do tworzenia
systemu odsyłaczy dla nazwisk i tematów
wykorzystywanych jako punkty dostępu w bazie
bibliograficznej.
Przykład: czytelnik poszukujący nazwiska
"Clemens, Samuel” (termin odrzucony) znajdzie
odsyłacz do nazwiska "Twain, Mark” (termin
preferowany).
114
Katalogowanie (wersja 16)
Automatyczna aktualizacja
W systemie ALEPH, kiedy rekord bibliograficzny
jest wysyłany na serwer z terminem odrzuconym,
system automatycznie zamieni termin odrzucony
na formę preferowaną.
Biblioteka może jednak zdecydować, że nie chce
automatycznie aktualizować haseł, i ustawić
odpowiednio parametry systemu.
115
Katalogowanie (wersja 16)
Automatyczna aktualizacja
Przed zapisem
na serwer:
Po zapisaniu
na serwer:
116
Katalogowanie (wersja 16)
Część 12: Uprawnienia
użytkowników
117
Katalogowanie (wersja 16)
Poziomy uprawnień
W katalogowaniu występują trzy poziomy uprawnień:
• uprawnienia do używania różnych funkcji
katalogowania (np.: zapisywanie, usuwanie rekordów)
• uprawnienia do aktualizacji konkretnych rekordów –
poziomy katalogowania
• uprawnienia na poziomie pól, do dodawania i
modyfikowania poszczególnych pól
118
Katalogowanie (wersja 16)
Uprawnienia do modułu katalogowania
Procedura logowania do modułu katalogowania
wymaga od użytkownika wprowadzenia nazwy
użytkownika i hasła.
Jeżeli opcja Zapisz hasło jest zaznaczona, wchodząc
do modułu następnym razem, użytkownik zostanie
zalogowany automatycznie.
Katalogowanie (wersja 16)
119
Uprawnienia do modułu katalogowania
Ikona uprawnień (klucz) na pasku operacji (po prawej
stronie na dole) służy do dodawania nowych
użytkowników systemu i nadawania im uprawnień do
poszczególnych funkcji.
(Więcej szczegółów na temat nadawania uprawnień na
szkoleniu dla bibliotekarzy systemowych.)
120
Katalogowanie (wersja 16)
Uprawnienia do modułu katalogowania
Po otwarciu okna Przywileje personelu, wybieramy
użytkownika i klikamy przycisk Prawa dostępu, aby
wyświetlić listę uprawnień, w danej bazie lub
globalnie (na poziomie ALEPH).
121
Katalogowanie (wersja 16)
Uprawnienia do modułu katalogowania
• Usuwanie rekordu z serwera
• Katalogowanie lokalne
• Ładowanie rekordu z serwera
• Wysyłanie rekordu na serwer…
122
Katalogowanie (wersja 16)
Uprawnienia do modułu katalogowania
Uprawnienia mogą być nadawane do konkretnych funkcji
modułu lub wszystkich funkcji w każdym z modułów.
Uprawnienia mogą być nadawane do konkretnej
bazy/baz lub do wszystkich baz.
Można również zabronić użytkownikowi korzystania z
konkretnej funkcji.
Katalogowanie (wersja 16)
123
Poziomy katalogowania
W momencie zapisywania rekordu bibliograficznego na
serwer, system przypisuje rekordowi poziom katalogowania.
Opcja Edycja/Wyświetl katalogujących rekord.
124
Katalogowanie (wersja 16)
Poziomy katalogowania
Poziomy katalogowania mieszczą się w zakresie 0-99.
Aby poprawić rekord, użytkownik musi mieć poziom
uprawnień równy lub wyższy od poziomu przypisanego do
rekordu bibliograficznego.
Dlatego ‘młodsi katalogujący’ mogą oglądać, ale nie mogą
zapisywać zmian w rekordach wprowadzonych przez
‘starszych katalogujących’.
125
Katalogowanie (wersja 16)
Poziomy katalogowania
Poziomy katalogowania nadaje się w oknie Przywileje
personelu, klikając przycisk Edytuj użytkownika.
126
Katalogowanie (wersja 16)
Poziomy katalogowania
Przy każdym zapisie na serwer, można zmienić poziom
katalogowania rekordu w oknie dialogowym.
Opcja jest przydatna, jeżeli chcemy zamknąć dostęp do
rekordu katalogującym na naszym poziomie i przekazać
go katalogującym z wyższym poziomem lub otworzyć
rekord dla katalogujących o niższym poziomie.
Katalogowanie (wersja 16)
127
Uprawnienia na poziomie pól
Uprawnienia na poziomie pola: możemy zdefiniować pola dozwolone i
zabronione dla różnych katalogujących (lub ich pełnomocników.)
1
2
3
4
!!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!!!!!
APL
##### Y
APL
650## N
ALEPH
##### Y
OPRAC
##### Y APL
kol. 1: ID użytkownika
kol. 2: etykieta pola (##### oznacza ‘wszystkie pola’)
kol. 3: przywilej: Y=dozwolone, N=zabronione,
P=pełnomocnik
kol. 4: ID zwierzchnika/poręczyciela (jeżeli jest)
Katalogowanie (wersja 16)
128
Uprawnienia na poziomie pól
W tym przykładzie, użytkownik APL ma uprawnienia do edycji
wszystkich pól, za wyjątkiem pól 650. Pola 650 w rekordzie będą
nieaktywne (oznaczone szarym kolorem), na dolnym pasku
wyświetli się komunikat o braku uprawnień do ich edycji.
1
2
3
4
!!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!
APL
##### Y
APL
650## N
ALEPH
##### Y
OPRAC
##### Y APL
129
Katalogowanie (wersja 16)
Uprawnienia na poziomie pól – pełnomocnik
(proxy)
Jeżeli użytkownik jest zdefiniowany jako pełnomocnik innego,
przejmuje uprawnienia swojego zwierzchnika/poręczyciela.
W tym przykładzie użytkownik OPRAC jest zdefiniowany jako
pełnomocnik APL. OPRAC będzie miał w opracowaniu takie
same uprawnienia jak APL.
1
2
3
4
!!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!!!!!
APL
##### Y
APL
650## N
ALEPH
##### Y
OPRAC
##### Y APL
Katalogowanie (wersja 16)
130