Transcript Planning,monitoring and evaluation

Review Planning, Monitoring & Evaluation
REVIEW PME
UNTUK PESERTA ToT
Pemuda GKPS & HKI
Parapat, 3-5 September 2010
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 1/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Pembagian Session PME lengkap
Sessi
Topik Bahasan
1
Diskusi Kerangka Perencanaan Strategik, Penyusunan Visi & Misi
2
Latihan Menyusun Visi & Misi
3
Diskusi Skenario Eksternal
4
Diskusi Skenario Internal
5
Latihan Menyusun Skenario Eksternal & Internal
6
Diskusi Penyusunan Strategi
7
Latihan Menyusun Strategi
8
Diskusi Rencana Implementasi & Penyusunan Proposal
9
Latihan Menyusun Proposal
10
Diskusi Monitoring Melalui Anggaran
11
Diskusi Menyusun Evaluasi
12
Menilai & Menyusun Laporan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 2/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan dalam Review PME
Setelah mengikuti sessi ini peserta
diharapkan mampu memahami:
1. Secara keseluruhan materi PME yang
harus dibawakan oleh Trainers.
2. Bagian materi PME yang perlu diberi
penekanan khusus.
3. Relevansi PME dalam pengembangan
organisasi gerejawi.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 3/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Pertama
KERANGKA
PERENCANAAN STRATEGIK,
PENYUSUNAN VISI & MISI
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 4/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Empiris Organisasi
2. Kerangka Perencanaan Strategik
3. Proses Perencanaan Strategik
4. Apa itu Visi & Bagaimana Menyusun Visi
5. Apa itu Misi & Bagaimana Menyusun Misi
6. Analisis Stakeholders
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 5/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
EMPIRIS ORGANISASI
PAST
PRESENT
FUTURE
TECHNICAL SIDE
MANAGEMENT
INFRA
STRUCTURE
STRATEGY
RESULTS
STYLE
MISSION
VISION
VALUES
LEADERSHIP
PEOPLE SIDE
ACHIEVEMENT
MEANS (THE ORGANIZATION)
PURPOSE
DESTINATION
Where we are
now
The resources, processes, initiatives & conditions that enable the
enterprise to sustain profitability & growth
The reason we
are in and why
Where we are
going
EVALUATE
RESULT
FINE TUNE
IMPLEMENTATION?
© 2008 Obertina S. GIrsang
REFORMULATE
MISSION CONTEXT?
RESET THE ORG.
DIRECTION?
Page 6/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Proses Perencanan Strategik
1. Skenario Eksternal: memberikan identifikasi
peluang dan ancaman dari lingkungan eksternal.
2. Skenario internal: memberikan gambaran tentang
kekuatan dan kelemahan organisasi kita.
3. Skenario stakeholders: menggambarkan
kekecewaan dan harapan mereka dan memberikan
gambaran tentang misi dan nilai-nilai keberadaan
organisasi kita.
4. Isu strategis: rangkaian harapan, tujuan di hari
depan, hal-hal pokok dan langkah-langkah khusus
yang harus dilaksanakan.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 7/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Apa itu visi?
• Sesuatu yang ingin dicapai di masa datang
• Pencapaian yang ingin digapai
• Yang ingin dicapai:
– Kualitas
– Jumlah
– Ukuran keberhasilan
• Masa datang
– 25 tahun yang akan datang
– 10 tahun yang akan datang
– 5 tahun yang akan datang
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 8/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Visi Organisasi
•
Merupakan sesuatu kesadaran luas tentang :
- Dimana anda sekarang berada
- Kemana anda hendak pergi
- Gambaran pencapaian kinerja di masa depan
•
Merupakan gambaran mental dari :
- Apa yang sudah lampau
- Apa yang sekarang (kurang baik)
- Apa yang akan datang (lebih baik)
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 9/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Visi Organisasi
• Visi mempunyai daya dorong untuk :
- Membantu mewujud-nyatakan
- Mengatasi berbagai kesulitan
- Berbuat lebih baik
- Bersikap tidak takut gagal
• Visi harus dirumuskan dengan jelas dan
dikomunikasikan ke stakeholders serta dipakai
sebagai kredo organisasi.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 10/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Contoh Visi Gereja
• Menjadi berkat spiritual dan material bagi lingkungannya
• Menjadi sarana perjumpaan manusia dengan Tuhan
yang efektif
• Menjadi mitra Allah dalam mewujudkan damai sejahtera
di Indonesia
• Jemaat GKI Kwitang sebagai mitra Allah dalam
menyatakan Kerajaan Allah melalui berbagai tanda di
lingkungan metropolitan Jabotabek dan cakupan
pelayananannya
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 11/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Menentukan Visi Organisasi
Proses lahirnya visi :
- Ketidakpuasan tentang situasi & kondisi sekarang
berdasarkan FAKTA yang ada.
- Untuk merubah sikon diperlukan PANDANGAN
yang amat tajam tentang bagaimana
KEMUNGKINAN yang selayaknya perlu diwujudnyatakan.
- Pemikiran analisis tentang persoalan itu disertai
dengan PERSEPSI tentang sesuatu yang
IMAJINATIF yang menjangkau jauh ke depan
akan melahirkan VISI.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 12/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Realita Masyarakat vs Gereja
Ta n p a
G e m b a la ,
s e n g a ja ,
6%
K u n ju n g a n
g e re ja , 2 %
3%
K e b u tu h a n
S e k o la h
ku s u s , 2 %
Min g g u , 5 %
K K R /Ac a ra
TV, 0 .5 0 %
Te m a n /
P ro g ra m
s a u d a ra ,
g e re ja , 3 %
7 8 .5 0 0 %
Peta Pelayanan dan Penginjilan
Pelay anan
eks ter nal, 15%
Aktivitas gereja
Pelay anan
inter nal, 85%
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 13/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Misi: Apa itu?
• Kerangka besar tentang sesuatu yang harus
dilakukan untuk mencapai visi.
• Alasan keberadaan organisasi
• Who Am I?
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 14/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Rumusan Misi Menggambarkan
1. Sifat dan konsep usaha organisasi di hari
depan.
2. Penetapan apa yang direncanakan dicapai,
bagi siapa dan rangkaian filosofi cara
pelaksanaan.
3. Fondasi atau titik bagi semua keputusan
manajemen yang harus dilakukan.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 15/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Contoh Misi GKI Jatiasih 2005-2013
1. Memperkuat spiritualitas dan religiusitas
yang utuh dalam jemaat;
2. Meningkatkan peran serta jemaat dalam
daya, dana dan karya;
3. Membangun kemitraan dengan
lingkungan untk mencapai kesejahteraan
bersama.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 16/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Menentukan Misi Organisasi
1. Siapakah kita ini dan usaha kita sebaiknya
apa?
2. Mengapa kita ada? Apa tujuan dasar kita?
3. Apa yang berbeda atau unik dari organisasi
kita?
4. Siapa yang merupakan stakeholders utama
kita?
5. Manfaat dan jasa apa yang kita hasilkan
sekarang dan di hari depan?
6. Siapa yang merupakan konsumen utama yang
kita jadikan fokus pelayanan kita?
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 17/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Menentukan Misi Organisasi
7. Apa yang merupakan saluran komunikasi pokok
organisasi kita sekarang dan m.a.d?
8. Apa yang berbeda dalam pelayanan organisasi kita
dahulu, sekarang dan masa depan?
9. Kita ingin berbeda seperti apa di masa depan?
10. Apa yang menjadi perhatian pokok oganisasi kita dan
dengan cara bagaimana mengukur hasilnya?
11. Isu filosofis apa yang penting bagi hari depan organsasi
kita?
12. Perhatian pokok apa yang harus kita pelihara terhadap
setiap stakeholders primer?
13. Misi organisasi harus terus diperbarui setahun sekali
agar relevan dengan perubahan yang ada.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 18/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Analisis Stakeholders
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Siapa saja stakeholders kita?
Siapa stakeholders kunci?
Siapa stakeholders sekunder?
Apa harapan mereka?
Kriteria apa yang digunakan mereka untuk menilai organisasi kita?
Adakah kesepakatan antara manajamen dengan stakehoders tentang
visi, misi & cara kerja?
Apa kesepakatan itu tercermin dalam komitmen, komunikasi dan
kinerja?
Apakah strategi organisasi kita bisa diharapkan memuaskan
stakeholders?
Apakah manajemen organisasi kita mampu memuaskan kebutuhan &
harapan stakeholders kunci?
Apakah manajemen organisasi kita mampu memelihara hubungan yg
memuaskan dengan para stakeholders eksternal (pemasok, LSM,
pemerintah, masyarakat, dll.)?
Apakah manajemen mampu memanfaatkan teknologi stakeholders
dalam negosiasi yang diperlukan? (asosiasi ahli, PGI, dll.)
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 19/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Analisis Stakeholders
LSM
Jemaat
Masy.
Lokal
Gereja
Tetangga
Pelayan
Masy.
Umum
Gereja
Mass
media
Pemasok
Mitra
Pem
Pusat
Pemda
Tingkat kepentingan tiap pihak berbeda-beda
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 20/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Analisis Stakeholders
Stakeholder
Kepentingan
Tingkat
Kepentingan
Point pada
Visi
Point pada
Misi
Jemaat
Pem Da
Pem Pusat
Masyarakat
Umum
Media massa
Pemasok
Mitra
Pelayan
Grj Tetangga
LSM
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 21/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Kedua
LATIHAN MENYUSUN VISI & MISI
• Identifikasi stakeholders organisasi
• Identifikasi tuntutan masing-masing
stakeholders
• Identifikasi tingkat pengaruh dari masingmasing stakeholders
• Susun visi dan misi organisasi
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 22/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Ketiga
SKENARIO EKSTERNAL
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 23/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Tujuan Melakukan Analisis Eksternal
2. Kerangka Analisis Eksternal
3. Peluang dan Ancaman
4. Faktor Kunci Keberhasilan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 24/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Melakukan Analisis Eksternal
• Mengidentifikasi peluang-peluang baru yang muncul
• Mengidentifikasi ancaman atau masalah yang
dihadapi
• Mengidentifikasi Faktor Kunci Keberhasilan (KSF:
Key Success Factors)
• Memutuskan apakah perlu perubahan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 25/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Kerangka Analisis Eksternal
T
Teknologi
E
Ekonomi
Apakah ada perubahan teknologi yang mendorong perubahan pola pelayanan?
Berdasarkan indikator ekonomi, bagaimana kecenderungan masyarakat
Mememberikan dukungan pelayanan?
M
Markets
P
Politics
L
Laws
Apakah ada perubahan “pasar”? Apakah “pasar” benar-benar membutuhkan
Pelayanan organisasi kita?
E
Environment
Apakah ada isu lingkungan berkaitan dengan pelayanan? Lingkungan hijau?
Polusi? Bencana?
S
Society
Perubahan politik apa yang terjadi berkaitan dengan CD?
Bagaimana dengan dukungan pemerintah pusat/daerah? Bagaimana sikap
Pemerintah terhadap donor?
Perubahan perundangan apa yang terjadi berkaitan dengan pelayanan?
Apakah mendorong atau menghambat? Adakah pengaruhnya pada peta perkembangan organisasi sejenis?
Apakah ada perubahan perilaku masyarakat yang berdampak pada pelayanan?
Apakah keterbukaan mendorong efisiensi organisasi? Tuntutan
masyarakat?
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 26/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Peluang dan Ancaman
• Peluang
– Sesuatu yang ada di eksternal
– Bisa dimanfaatkan untuk mencapai visi dan menjalankan
misi
• Contoh:
– Antusiasme LSM membantu pendanaan pembangunan
rehabilitasi dan rekonstruksi: peluang pendanaan
– Tersedianya program pelatihan dari berbagai LSM dan
Pemerintah: peluang peningkatan kualitas SDM
• Ancaman:
– Sesuatu yang ada di eksternal
– Bisa menghambat pencapaian visi dan menjalankan misi
• Contoh:
– Pergeseran musim: kegagalan panen bagi jemaat petani
– Politisasi agama: ancaman adanya konflik horisontal
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 27/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Identifikasi Peluang dan Ancaman
Tabel ini digunakan untuk masing-masing T E M P L E S
Faktor
yang berubah
Kondisi
historis
Tren
ke depan
Jangka menengah
Peluang
© 2008 Obertina S. GIrsang
Jangka panjang
Ancaman Peluang Ancaman
Page 28/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Faktor Kunci Keberhasilan
1. Faktor apa saja yang harus dikuasai supaya
pengelolaan lembaga berhasil?
2. Faktor utama apa supaya berhasil
berhubungan dengan masyarakat yang
dilayani?
3. Faktor utama apa yang harus diperhatikan
supaya mendapat dukungan dari semua
pihak?
4. Faktor utama apa supaya intensitas
hambatan tidak terlalu besar?
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 29/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Keempat
SKENARIO INTERNAL
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 30/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Audit Internal
2. Audit Reputasi
3. Audit Keuangan
4. Audit SDM
5. Audit Kultur Organisasi
6. Audit Manajemen
7. Audit Semangat Pelayan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 31/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Audit Internal
Tujuan:
• Identifikasi kekuatan dan kelemahan
Kekuatan:
• Kondisi KSF (Key Success Factor) yang baik
sehingga “menang” dalam berhubungan dengan
pihak yang berkepentingan
Kelemahan:
• Kondisi KSF yang buruk sehingga “kalah” dalam
berhubungan dengan pihak yang berkepentingan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 32/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Audit Reputasi
Faktor
Superior/inferior
Penting
Alasan
Reliability :
Kemampuan
untuk memberikan service
Tangibles :
Penampilan, fasilitas fisik,
peralatan, personel dan
materi komunikasi
Responsiveness
Assurance :
Pengetahuan,kesopanan
dan kemampuan
menciptakan kepercayaan
Emphaty : Kepedulian
perhatian
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 33/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Audit Keuangan
Faktor
Superior/inferior
Penting
Alasan
Sumber Pemasukan
Hutang
Piutang Macet
Likuiditas
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 34/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Audit SDM
Faktor
Superior/inferior
Penting
Alasan
Keahlian/kompetensi
Pelatihan
Kemampuan Analisis
Penilaian Kinerja
Remunerasi
Pola Rekrutmen
Pengembangan Karir
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 35/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Audit Kultur Organisasi
Faktor
Superior/inferior
Penting
Alasan
Nilai-nilai
Gaya Kepemimpinan
Keterbukaan
Pertanggungjawaban
Tradisi Pelaporan
Kaderisasi
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 36/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Audit Manajemen
Faktor
Superior/inferior
Penting
Alasan
Respon Perubahan
Jumlah Manajer
Kualitas Manajer
Manajemen
Keuangan
Pelatihan
Manajemen
Kemampuan
Konseptual
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 37/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Audit Semangat Pelayan
Faktor
Superior/inferior
Penting
Alasan
Rasa Aman
Partisipasi
Ide/Inovasi
Reward system
Biaya Hidup
Peralatan kerja
Hubungan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 38/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Laporan Audit Internal
Faktor
Kekuatan
Kelemahan
Reputasi
-
-
SDM
-
-
Keuangan
-
-
Kultur Organisasi
-
-
Dan seterusnya
-
-
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 39/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Kelima
LATIHAN MENYUSUN
SKENARIO EKSTERNAL
1. Identifikasi komponen dari faktor-faktor eksternal yang
potensial mempengaruhi organisasi
2. Buat proyeksi komponen tersebut
3. Identifikasi peluang yang dapat dimanfaatkan organisasi
untuk menjalankan misi dan mencapai visi
4. Identifikasi ancaman yang dapat menghambat ornganisasi
untuk menjalankan misi dan mencapai visi
5. Identifikasi faktor kunci keberhasilan (KSF) yang harus
dikuasai organisasi supaya berhasil
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 40/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
LATIHAN MENYUSUN SKENARIO INTERNAL
Komponen
Detail
KSF
KSF 1
KSF 2
KSF 3
………
SDM
Kompetensi
Kepemimpinan
………………
Keuangan
Sumber dana
Kemampuan menghasilkan uang
Efisiensi
© 2008 Obertina S. GIrsang
Kuat
Lemah
Page 41/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Rangkuman
Peluang
Ancaman
KSF
Kekuatan
Kelemahan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 42/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Keenam
PENYUSUNAN
STRATEGI
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 43/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Menyusun Strategi
2. Menetapkan Sasaran
3. Skenario Terburuk
4. Proses Usaha di dalam Organisasi
5. Fokus Kepada Yang Kita Layani
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 44/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Informasi Strategis
Bagaimana kita
sekarang?
Kemana kita akan
pergi?
© 2008 Obertina S. GIrsang
Bagaimana cara kita
pergi kesana?
Page 45/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Menyusun Strategi
1.
2.
3.
4.
Fokus Kepada Yang Kita Layani
Proses Usaha di Dalam Organisasi
Sumber Dana & Sumber Daya
Pemberdayaan & Pertumbuhan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 46/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Mulai Dengan Menetapkan Sasaran
• SMART
• Spesific: spesifik, jelas
• Measureable: dapat diukur
• Attainable: dapat dicapai
• Relevant: sesuai dengan kondisi
• Time oriented: ada rentang waktu pencapaian
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 47/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
TOWS Matrix & Strategy
Kekuatan
Ancaman
Optimalkan
kemampuan &
ambil peluang
Optimalkan
kemampuan
utk kalahkan
ancaman
Kelemahan
Peluang
Fokus pada
segmen
khusus
Konsolidasi
dan ciptakan
terobosan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 48/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apa
No
Arah
Kalau tidak ada perubahan
1
Ancaman/
kelemahan
Bisa teratasi tanpa perubahan?
2
Citra
Mampu membangun citra positif?
Mampu perbaiki persepsi?
3
SDM
Keahlian manajemen masih cukup
untuk 5 tahun ke depan?
Arah pelayanan saat ini masih ok?
4
Keuangan
Kinerja keuangan akan membaik?
Aktivitas masih bisa didanai?
Risiko keuangan akan membaik?
Ada perbaikan keuangan?
Hubungan dengan donor akan membaik?
© 2008 Obertina S. GIrsang
Ya
Tidak
Page 49/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Arah Kalau Tidak Melakukan Apa-apa
No
Arah
Kalau tidak ada perubahan
5
“Pesaing”
Tidak akan ada “pesaing” yg kuat?
6
Jemaat
Mampu merespons tuntutan jemaat?
Hubungan akan membaik?
Akan ada perbaikan mutu pelayanan?
7
Budaya
Apakah budaya organisasi masih relevan?
8
Teknologi
Masih mampu untuk bersaing?
© 2008 Obertina S. GIrsang
Ya
Tidak
Page 50/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Skenario Terburuk
• Skenario terburuk adalah hasil apabila jawaban
“tidak” benar-benar terjadi
• Semakin banyak jawaban “tidak”, semakin buruk
kondisi ke depan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 51/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Fokus Kepada Yang Kita Layani
• Bagaimana caranya kita melayani stakeholders
dengan baik?
• Pelayanan harus dijabarkan ke dalam:
- Tujuan
- Ukuran Kinerja
- Target Kerja
- Inisiatif
• Keseluruhannya harus membuahkan kepuasan
bagi anggota yang kita layani
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 52/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Proses Usaha Di Dalam Organisasi
• Proses aktivitas pelayanan yang bagaimana
yang harus diciptakan dan dilakukan?
• Proses aktivitas pelayanan harus dijabarkan ke
dalam:
- Tujuan
- Ukuran Kinerja
- Target Kerja
- Inisiatif
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 53/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sumber Dana & Sumber Daya
• Citra SDM & Keuangan seperti apa yang akan
kita bangun di mata stakeholders?
• Aktivitas membangun citra SDM & Keuangan
harus dijabarkan kedalam:
- Tujuan
- Ukuran Kinerja
- Target Kerja
- Inisiatif
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 54/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Pemberdayaan & Pertumbuhan
• Bagaimana organisasi dapat menopang &
mendorong kemampuan kita untuk berubah dan
memperbaiki segala sesuatu?
• Proses belajar & mengembangkan diri untuk
bertumbuh harus dijabarkan kedalam:
- Tujuan
- Ukuran Kinerja
- Target Kerja
- Inisiatif
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 55/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Ketujuh
LATIHAN MENYUSUN STRATEGI
Peluang
Ancaman
Program/
kegiatan
Stategi: SWOT
Bagaimana melakukannya?
Program/
kegiatan
Kekuatan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Sasaran
2010
S
M
A
R
T
V
I
S
I
Kelemahan
Page 56/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Kedelapan
RENCANA IMPLEMENTASI
&
PENYUSUNAN PROPOSAL
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 57/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Rencana Implementasi Penjadwalan
2. Rencana Implementasi Anggaran
3. Rencana Implementasi Evaluasi Kinerja
4. Cara Membuat Proposal Proyek
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 58/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Rencana Implementasi:
Penjadwalan
Aktivitas/Prog
PJ
© 2008 Obertina S. GIrsang
Durasi
Jadwal
Page 59/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Rencana Implementasi:
Anggaran
Item
Perincian
Pengeluaran Rutin
Pengeluaran Program
Pendapatan internal
Pendapatan eksternal
Surplus/Defisit
Jumlah
Periode
SDM
ATK
….
Bebas
Terikat
Umum
Khusus
Penggalangan dana
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 60/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Rencana Implementasi:
Evaluasi Kinerja
Kondisi
Awal
Input
Kondisi
ekonomi
statis
Uang
Sarana
Waktu
Pendirian
Koperasi
Jemaat
30%
jemaat
Tunawisma
Uang
Sarana
Waktu
Pembangunan
Perumahan
Jemaat
Perempu
an
kurang
berperan
Uang
Sarana
Waktu
Pelatihan
Pemberdayaan
Perempuan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Aktivitas
Output
Outcome
Impact
(Keluaran) (Manfaat) (Dampak)
Page 61/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Format Umum Proposal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Latar Belakang
Nama Proyek
Tujuan/Sasaran
Matriks Input, Output, Outcome & Impact
Uraian Aktivitas
Jadwal Kerja
Rencana Anggaran
Tim Kerja
Penutup.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 62/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sessi Kesembilan
LATIHAN
MEMBUAT PROPOSAL
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 63/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sesi Kesepuluh
MONITORING MELALUI
ANGGARAN
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 64/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Arti Monitoring
2. Tujuan Monitoring
3. Analisis Variasi
4. Penyebab Variasi
5. Monitoring Rencana Anggaran
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 65/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Monitoring
• Yang perlu dijawab:
– Informasi apa yang diperlukan?
– Bagaimana mengumpulkan informasi?
– Bagaimana menginterpretasikan informasi?
– Tindakan apa yang harus diambil bila ada
penyimpangan?
• Mekanisme:
– Top-down
– Bottom-up
– Dua arah
– Perlu formulir untuk memudahkan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 66/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Monitoring
1. Untuk memastikan pelaksanaan sesuai jadwal
2. Untuk memastikan tidak ada penyimpangan
penggunaan sumber daya (orang,
uang,material dan teknologi)
3. Untuk mengidentifikasi hambatan dalam
menjalankan rencana/jadwal sehingga bisa
diambil tindakan perbaikan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 67/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Perhatikan Saat Analisis Variasi
Variasi tidak signifikan
Variasi karena
kesalahan ketik
Variasi karena kesalahan
keputusan manajemen ttt
Cek
Variasi dapat
diterangkan oleh
variasi tidak terkontrol
Variasi dengan
sebab utama tidak jelas
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 68/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Beberapa Cara Investigasi
Penyebab Variasi
• Konferensi pelayanpelayan.
• Investigasi oleh
kelompok staf
• Analisis situasi kerja
• Audit oleh Auditor
• Observasi langsung
• Investigasi on the spot
oleh manajer lini
© 2008 Obertina S. GIrsang
• Laporan khusus
• Analisis variasi
Page 69/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Monitoring Rencana Anggaran
Item
Perincian
Pengeluaran Rutin
Pengeluaran Program
Pendapatan internal
Pendapatan eksternal
Surplus/Defisit
Jumlah
Periode
SDM
ATK
….
Bebas
Terikat
Umum
Khusus
Penggalangan dana
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 70/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sesi Kesebelas
EVALUASI
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 71/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Apa itu Evaluasi
2. Indikator Keberhasilan
3. Evaluasi Rencana Vs Aktual
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 72/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Apa Itu Evaluasi?
• Pengertian
– Tindakan untuk memastikan bahwa tujuan/sasaran
yang direncanakan tercapai
• Proses
–
–
–
–
Dilakukan sesuai jadwal
Umumnya dalam 1 tahun: 1x atau 2x
Menghubungan input, output, outcome & impact
Perlu diterapkan indikator yang ditetapkan saat
perencanaan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 73/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
RINGKASAN PROYEK
PENGUATAN PEMERINTAH DESA DALAM MEWUJUDKAN OTONOMI
MASYARAKAT DESA
KABUPATEN SUMEDANG
Kondisi
awal
Input
Aktivitas
Keluaran
(Output)
Manfaat
(Outcome)
Dampak
(Impact)
Faktor
Pendukung/
Penghambat
Otonomi
masyarakat
desa belum
berjalan.
Pemerintah
desa lemah:
1. Tidak
memiliki
rencana
strategis.
2. Belum
paham renstra
1. Sarana
Prasarana
Program
2. Waktu
Pelaksanaan
3.Tim
Program
4. Tim
sekretariat
5. Dana
pelatihan
6. Dana
Lokakarya
7. Dana
operasional &
sekret.
8. Dana
PubDok
9. Modul
Pelatihan
10.Dukungan
Pan Lokal,dll.
1. Penyusunan Renstra di
3 desa target
grup.
2. Pelatihan
Renstra utk
masy. di 3
kecamatan
target grup (6
angkatan)
3.Lokakarya
hasil
penyusunan
renstra
4. Pelatihan
pimpinan
organisasi
masyarakat
tentang
renstra
sebanyak 4
angkatan.
1. Adanya
Renstra Desa
di tiga
Kecamatan
target grup di
Kab.
Sumedang
pada tahun
2006.
1. 3 desa
memiliki
program
berkelanjutan.
2. Pemerintah
desa di 24 desa
Kab. Smdg
menjalankan
kepemimpinan
dan manajemen
yang efektif.
3. Pemerintah
desa di Kab.
Smdg memiliki
posisi tawar
lebih tinggi.
4. Perda
mengakomodasi
aspirasi masy.
Desa di Kab.
Smdg.
Positif:
-Semakin
demokratis
kehidupan
masy. Desa.
-Pemerintah
desa
menerapkan
prinsip-prinsip
good
governance.
-Menguatnya
masy. Sipil
desa.
-Desa semakin
otonom.
Negatif:
-Pemda dan
DPRD skeptis
terhadap masy.
Desa.
Internal:
-Motivasi
Pemdes & BPD
untuk maju.
-Motivasi masy.
Desa untuk
maju.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Ekternal:
-Iklim demokrasi
terus
berkembang
-Dukungan
pemerintah
setempat
-Stabilitas pasca
pemilu.
Page 74/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Indikator Keberhasilan
Stakeholders
Indikator
Input Output Outcome
Pengguna jasa/pelayanan
________________________________
________________________________
________________________________
Penyandang dana
________________________________
________________________________
________________________________
Masyarakat
________________________________
________________________________
________________________________
Manajemen
________________________________
© 2008 Obertina S. GIrsang
Impact
Page 75/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Evaluasi Kinerja:
Rencana vs Aktual
Kegiatan/Program
Input
Output
Outcome
Impact
Pengembangan Kop Jemaat
Uang
Sarana
Waktu
Hasil
langsung
Manfaat
langsung
Manfaat
jangka
panjang
Pembangunan perumahan
Uang
Sarana
Waktu
Hasil
langsung
Manfaat
langsung
Manfaat
jangka
panjang
Pemberdayaan perempuan
Uang
Sarana
Waktu
Hasil
langsung
Manfaat
langsung
Manfaat
jangka
panjang
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 76/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Sesi Keduabelas
MENYUSUN LAPORAN
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 77/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Tujuan Sessi Ini:
Setelah mengikuti sessi ini peserta akan
mampu memahami:
1. Kegunaan Laporan
2. Struktur laporan
3. Perwajahan
4. Bahasa
5. Ejaan & Tanda Baca
6. Bahan & Peralatan
7. Perencanaan Laporan
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 78/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
LATIHAN MENILAI LAPORAN
FAKTOR
KELEBIHAN
KEKURANGAN
Kegunaan
laporan
Struktur
Perwajahan
Bahasa
Ejaan &
tanda baca
Lain-lain
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 79/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Kegunaan Laporan
Laporan adalah sebuah dokumen yang
difinitif, produk akhir suatu kegiatan,
yang berguna untuk:
1. Menyajikan hasil kerja, telaah atau riset yang
bersifat permanen dan logis;
2. Memberikan informasi yang diperlukan dalam
pengambilan keputusan;
3. Mengetahui kualitas kasil kerja yang sudah
dilakukan;
4. Menilai prestasi pelaksana pekerjaan.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 80/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Pelaporan yang baik
Waktu
Actionable
Comparative
Deviation
© 2008 Obertina S. GIrsang
-Laporan datang sesuai kebutuhan
-Dilaksanakan pada jadwal tertentu
-Makin sering, kemungkinan berhasil meningkat
-Bisa ditindak lanjuti
-Dilakukan oleh semua level organisasi
-Perbandingan input rencana dan aktual
-Perbandingan output rencana dan aktual
-Bisa dilihat secara tren
-Perbandingan industri/best practice
-Tunjukkan penyimpangan/variasi
-Fokus pada data/infrormasi yang penting
- Lesson Learned
Page 81/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Laporan untuk siapa?
Pihak eksternal
Donatur
Internal
© 2008 Obertina S. GIrsang
Pemerintah
Kantor pajak
lainnya
Lembaga
Perorangan
Luar Negeri
Dalam Negeri
Report statistik
Laporan khusus
Laporan pengendalian rutin/
kinerja
Page 82/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Laporan kinerja yang efektif
• Sesuai kebutuhan
organisasi
• Mengandung hanya
informasi penting
• Disesuaikan kebutuhan
individu pengguna
• Akurat
• Disesuaikan
pertimbangan pemakai
• Dibuat segera
• Memasukkan dasar
evaluasi kinerja
• Bernada konstruktif
• Sederhana dan mudah
dipahami
© 2008 Obertina S. GIrsang
• Bila mungkin
distandarsasi
Page 83/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Langkah Membuat Laporan
Apa yang ingin diketahui
pemberi kerja
Bentuk Laporan
Daftar Informasi
Informasi Yang
Belum Tersedia
Kerja Lapangan
Informasi Yang
Telah Tersedia
Kertas-Kertas Kerja
(catatan hasil kerja,
laporan kemajuan,dll.)
Draft Laporan
Diskusi Draft Laporan
Laporan Final
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 84/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Struktur Laporan
1. Halaman Sampul
2. Daftar Isi
3. Abstrak (Ringkasan) = Executive Summary
4. Pendahuluan:
(a) latar belakang pekerjaan, (b) tujuan pekerjaan, (c) metode/ cara kerja
yang digunakan, (d) pencapaian pekerjaan secara umum.
5. Inti:
(a) tahap-tahap kerja dan hasil/output yang dapat dicapai, (b) kesesuaian
dengan tujuan yang direncanakan, (c) ada/tidaknya kesenjangan, (d).
analisis, (e) alternatif tindak lanjut penyempurnaan pekerjaan, (f)
kesimpulan & saran.
6. Lampiran:
(a) surat penugasan, (b) TOR, (c) grafik/diagram metode dan atau
pencapaian tahap-tahap pekerjaan, (d) rincian laporan keuangan, (e) tim
kerja, (f) daftar nara sumber.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 85/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Diagram
A
B
C
F
E
D
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 86/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Grafik
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1st Qtr
2nd Qtr
3rd Qtr
4th Qtr
East
West
North
1st Qtr 2nd
Qtr
3rd
Qtr
4th
Qtr
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1st Qtr
100
East
West
North
1st
Qtr
2nd
Qtr
3rd
Qtr
© 2008 Obertina S. GIrsang
4th
Qtr
50
4th Qtr
0
2nd Qtr
East
West
North
3rd Qtr
Page 87/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Perwajahan (lay out)
Bagian dari perwajahan:
1. Marjin (1 inci di semua sisi).
2. Paragraf (menjorok ke dalam 0,5 inci).
3. Penjudulan: bab-huruf besar, bagian – huruf
lebih kecil (hindari banyak sub judul & sub-sub
judul).
4. Spasi: satu setengah, spasi tunggal untuk sub
paragraf.
5. Penomoran setiap diagram, tabel & lampiran
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 88/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Bahasa
• Pilihlah kalimat yang kongkrit bukan
abstrak,
• Pilih kalimat langsung bukan berbelit-belit,
• Pilih kalimat pendek ketimbang banyak
anak kalimat,
• Berhematlah dalam penggunaan kata
sifat.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 89/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Ejaan & Tanda Baca
1. Ejaan:
• Jika tidak yakin, lihatlah kamus,
• Jika ada lebih dari satu ejaan untuk satu kata
(misalnya ) gunakan satu ejaan secara konsisten.
2. Tanda baca:
• Tanda kutip (“tanggungjawab”)
• Hippen (‘tanggungjawab’)
• Huruf besar (NATO, PBB)
3. Huruf miring
4. Angka
5. Penyingkatan (dsb., dll.)
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 90/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Bahan & Peralatan
1.
2.
3.
4.
Kertas
Sampul
Penjilidan
Karakter huruf
5. Word processing.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 91/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Perencanaan Laporan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jadwal
Kerangka Laporan (skeleton report)
Merakit bahan mentah
Pembuatan draft laporan
Penetapan waktu
Pengendalian editorial.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 92/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
KESIMPULAN
PAST
PRESENT
FUTURE
TECHNICAL SIDE
MANAGEMENT
INFRA
STRUCTURE
STRATEGY
RESULTS
STYLE
MISSION
VISION
VALUES
LEADERSHIP
PEOPLE SIDE
ACHIEVEMENT
MEANS (THE ORGANIZATION)
PURPOSE
DESTINATION
Where we are
now
The resources, processes, initiatives & conditions that enable the
enterprise to sustain profitability & growth
The reason we
are in and why
Where we are
going
EVALUATE
RESULT
FINE TUNE
IMPLEMENTATION?
© 2008 Obertina S. GIrsang
REFORMULATE
MISSION CONTEXT?
RESET THE ORG.
DIRECTION?
Page 93/98
Review Planning, Monitoring & Evaluation
Diatei tupa,
Terima kasih,
Matur nuwun,
Mauliate,
Hatur nuhun,
Bujur melala,
Arigato,
Thank you,
Kam sia,
Xie xie,
Matur suksema,
Kure sumanga,
Makase,
Kamsa hamnita,
Sauhagoeloe.
© 2008 Obertina S. GIrsang
Page 94/98