Transcript Kwalifikowalność wydatków w projektach

Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014
Program Operacyjny MS: „Budowanie potencjału instytucjonalnego i
współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności
wymiaru sprawiedliwości”
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Kwalifikowalność wydatków w projektach
I.Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków
II.Wydatki bezpośrednie
III.Wydatki na zakup sprzętu
IV.Koszty personelu
V.Wydatki pośrednie
VI.Wydatki niekwalifikowalne
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
ZA KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW ODPOWIADA
BENEFICJENT
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
OPERATOR PROGRAMU USTANAWIA SYSTEM
ZARZĄDZANIA I KONTROLI CELEM
ZAPEWNIENIA PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI
PROJEKTÓW
PRZEZ BENEFICJENTÓW
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
BENEFICJENT
•Ponosi wydatki;
•Dokonuje ich wstępnej kwalifikowalności;
•Przedstawia wydatki do zatwierdzenia w
finansowych raportach okresowych;
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
OPERATOR PROGRAMU
•Dokonuje oceny kwalifikowalności wydatków na
podstawie FRO;
•Prowadzi kontrole prawidłowości realizacji
projektu;
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Art. 7.2 Regulacji:
•koszty faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności, zgodnie z
ramami określonymi w decyzji o dofinansowaniu;
•mające związek z przedmiotem decyzji o dofinansowaniu i wskazane w
szacunkowym ogólnym budżecie projektu;
•proporcjonalne i niezbędne do wdrożenia projektu;
•wykorzystane wyłącznie na realizację celów projektu i rezultatów, w
sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności, efektywności;
•możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez
wprowadzenie do ewidencji księgowej projektu;
•zgodne z prawodawstwem podatkowym i społecznym.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Koszty faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności, zgodnie z
ramami określonymi w decyzji o dofinansowaniu.
Koszt faktycznie poniesiony należy rozumieć jako rozchód środków
pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta.
Data poniesienia wydatku to data faktycznej płatności.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Mające związek z przedmiotem decyzji o dofinansowaniu i wskazane w
szacunkowym ogólnym budżecie projektu.
Wydatek musi przyczyniać się do realizacji celów projektu, musi też mieścić
się w działaniach i kategoriach wydatków wskazanych we wniosku o
dofinansowanie co do nazwy wydatku i jego ogólnej kwoty.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Koszty proporcjonalne i niezbędne do wdrożenia projektu.
Poniesienie danego kosztu jest niezbędne aby osiągnąć cel projektu.
Każdy zakup czy usługa jest kwalifikowany proporcjonalnie do zakresu
jego wykorzystania w ramach projektu (dotyczy to również wynagrodzeń).
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Koszty wykorzystane wyłącznie na realizację celów projektu i rezultatów, w
sposób zgodny z zasadami gospodarności, skuteczności, efektywności.
Usługi czy dostawy, których koszt stanowi koszt kwalifikowany nie mogą
być wykorzystywane do innych celów niż cele projektu.
Muszą być wykorzystywane w sposób gospodarny.
Muszą być wykorzystywane skutecznie i efektywnie.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Stosowanie zasad konkurencyjności wydatku:
1. Prawo zamowień publicznych.
2. Procedura konkurencyjna dla zakupów bez stosowania ustawy!!!
PROCEDURA ISO
Zakup towarów i usług bez konieczności stosowania ustawy – Prawo
zamówień publicznych
Powyżej kwoty 1000 EURO wniosek o dokonanie zakupu MUSI mieć
formę pisemną i MUSI być poprzedzony rozeznaniem rynku!
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, w szczególności poprzez
wprowadzenie do ewidencji księgowej projektu,
Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub równoważny dokument.
Dokument musi być opisany poprzez wskazanie na opisie tytułu wniosku,
numeru decyzji o dofinansowanie, kwoty wydatku kwalifikowanego, kwoty
podatku VAT która jest kwalifikowana, informacji o współfinansowaniu z
funduszy norweskich.
Dokument musi być uwzględniony w ewidencji księgowej w sposób
pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację z projektem, działaniem i
kategorią wydatków w ramach której jest ponoszony.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
Zgodny z prawodawstwem podatkowym i społecznym.
Zgodny z prawodawstwem podatkowym w szczególności przepisami o
VAT.
Zgodny z prawodawstwem społecznym – generalnie wszystkimi innymi
przepisami prawa. W szczególności przepisami o zamówieniach
publicznych, przepisami prawa pracy, przepisami o rachunkowości, itd.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
•
•
•
•
•
Regulacje przewidują podział wydatków na bezpośrednie i pośrednie
(tzw. koszty ogólne).
Wszystkie wydatki, bez względu na ich rodzaj, muszą spełniać ogólne
zasady kwalifikowalności.
Początek kwalifikowalności: nie wcześniejszy niż data poinformowania
strony norweskiej o zatwierdzeniu projektu (nie ma możliwości
wcześniejszej realizacji kosztów); ustalany indywidualnie dla każdego
projektu i potwierdzony w decyzji o dofinansowaniu.
Końcowa data kwalifikowalności: maksymalnie do 30 kwietnia 2016;
będzie ustalana indywidualnie w decyzjach o dofinansowaniu.
Projekty partnerskie – wszystkie reguły kwalifikowalności odnoszą się
również do partnera projektu!
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Ogólne zasady kwalifikowalności
•
•
•
OP nie dokonuje prekwalifikowalności wydatków; beneficjent sam
odpowiada za sprawdzenie zgodności planowanych kosztów z
Regulacjami, wytycznymi, decyzją o dofinansowaniu.
Weryfikacji kwalifikowalności poniesionych wydatków będzie
dokonywać odrębna komórka Operatora – Samodzielne Stanowisko ds.
Rozliczeń Finansowych Programu poprzez weryfikację wniosków o
płatność.
Wszystkie wydatki, nawet te rozliczone zatwierdzonymi wnioskami o
płatność, mogą zostać zakwestionowane i uznane za niekwalifikowalne
przez instytucje uprawnione do kontroli i audytu, w tym samego
Operatora, KPK, przedstawicieli Darczyńców (BMF, NMSZ, Audytora
Norwegii).
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Bezpośrednie wydatki w projekcie
• Wydatki bezpośrednio związane z wdrażaniem projektu.
• Katalog wskazany w art. 7.3 Regulacji:
 Koszty personelu
 Koszty podróży i diety personelu
 Koszty nowego lub używanego sprzętu
 Zakup gruntów i nieruchomości
 Koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw
 Koszty wynikające z innych umów zawartych przez
beneficjenta w celu wdrożenia projektu
 Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów nałożonych
decyzją o dofinansowaniu projektu
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Kwalifikowalność zakupów sprzętu
•
•
•
Zgodnie z Regulacjami kwalifikowalna jest jedynie część
amortyzacji odpowiadająca okresowi trwania projektu i zużyciu do
celów projektu.
W Programie MS wynegocjowano wyjątek od ww. zasady, tj.
kwalifikowalność całego kosztu zakupów sprzętu, pod
warunkiem, że sprzęt jest integralnym i niezbędnym elementem
dla wdrożenia działań, które są kluczowe dla osiągnięcia
rezultatów projektu.
Niezbędność zakupu sprzętu powinna wynikać jasno z wniosku o
dofinansowanie projektu.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Kwalifikowalność zakupów sprzętu
Umowa w sprawie Programu nakłada dodatkowe obowiązki na
beneficjentów projektów kwalifikujących całość zakupu sprzętu:
 zapewnienie trwałości sprzętu przez okres 5 lat od zakończenia
projektu;
 zapewnienie ubezpieczenia sprzętu w trakcie realizacji projektu i
w okresie 5 lat od zakończenia projektu;
 zapewnienie oddzielnej puli środków na utrzymanie sprzętu przez
okres 5 lat od zakończenia projektu.
Dodatkowym wymogiem jest sporządzanie i przechowywanie listy
sprzętu (format określony przez Operatora).
Powyższe obowiązki zostaną wpisane do decyzji o dofinansowaniu.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Koszty personelu
•
•
•
Zgodnie z Regulacjami kwalifikowalne są koszty personelu
przydzielonego
do
projektu,
zawierające
faktyczne
wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty
ustawowe wchodzące w skład wynagrodzenia.
Regulacje nakładają wymóg zgodności ww. kosztów ze
standardowymi zasadami ustalania wynagrodzeń przez
beneficjenta i partnera projektu.
Koszty wynagrodzeń personelu administracji krajowej są
kwalifikowalne w zakresie, w którym odnoszą się do kosztów
działań, które nie byłby przeprowadzone, gdyby nie podjęto się
wdrażania danego projektu.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Koszty personelu
• Operator zakłada kwalifikowalność kosztów personelu przewidzianych
i ponoszonych zgodnie z prawem krajowym, w szczególności ustawą o
służbie cywilnej.
• Możliwe formy wynagradzania:
 Finansowanie etatów (części etatów);
 Nagrody kwartalne (przyznawane zgodnie z obowiązującymi w MS
zasadami – zarządzenie DG);
 Dodatki zadaniowe.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Koszty personelu
• Umowy cywilnoprawne – zlecenia i „o dzieło” objęte są przepisami o
zamówieniach publicznych !!!
• Uniemożliwienie składania w rozeznaniu rynku ofert przez osoby
prawne stanowi nieuzasadnione ograniczenie konkurencji!!!!
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Koszty personelu
• Koszty ogólne będące de facto kosztami wynagrodzeń za obsługę
księgową, kadrową, itp. muszą również spełniać wymogi przewidziane
dla kosztów personelu w kosztach bezpośrednich!
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Koszty personelu
• Szczegółowe wytyczne dot. sposobu ponoszenia i dokumentowania
kosztów wynagrodzeń wynikać będą z:
 decyzji o dofinansowaniu projektu;
 wytycznych wydawanych przez Operatora Programu;
 zasad obowiązujących dla całego MS (zarządzenie DG dotyczące
nagród, ewentualnie inne wprowadzane na późniejszym etapie
rozwiązania dotyczące poszczególnych form wynagradzania, np.
dodatków zadaniowych);
• Koszty personelu podlegają ogólnym regułom kwalifikowalności
wydatków, m.in. muszą być proporcjonalne i niezbędne. Muszą być
zgodne z prawem krajowym (prawo pracy!).
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
•
•
•
Wydatki pośrednie
Wydatki, które nie mogą zostać bezpośrednio powiązane z
projektem, mogą być natomiast wskazane i uzasadnione w ramach
systemu rachunkowości jako poniesione bezpośrednio w związku
z bezpośrednimi kosztami kwalifikowalnymi projektu.
W Programie MS, zgodnie z umową w sprawie Programu,
kwalifikowalne są jedynie wydatki rozliczane wg. metody
rzeczywistych kosztów pośrednich (brak możliwości rozliczania
ryczałtem).
We wniosku o dofinansowanie beneficjent powinien wskazać, co
kryje się pod kosztami pośrednimi i w jaki sposób ich wysokość
została wyliczona.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Wydatki pośrednie
 koszty utrzymania powierzchni biurowych;
 opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę;
 koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych,
teleksowych, internetowych, kurierskich;
 koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych
związanych z obsługą administracyjną projektu;
 koszty zakupu sprzętu informatycznego/ biurowego oraz
oprogramowania i licencji związanych wdrażaniem projektu;
 koszty personelu obsługowego (obsługa księgowa, kadrowa);
 archiwizacja i usługi związane z archiwizacją dokumentów.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
Wydatki niekwalifikowalne
Art. 7.6 Regulacji:
 odsetki od zadłużenia, obsługa zadłużenia i opłaty za opóźnienie
płatności;
 opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe;
 rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania;
 straty spowodowane różnicami kursowymi;
 VAT podlegający zwrotowi;
 koszty pokryte z innych źródeł;
 grzywny, kary i koszty postępowania sądowego;
 wydatki niepotrzebne i nierozważne.
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.
[email protected]
Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa
skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.