Transcript La Experiencia PGD - Superintendencia de Notariado & Registro

BIENVENIDAS.
BIENVENIDOS.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Experiencia PGD un reto en la construcción del
mejoramiento continuo
2012
Por la Modernización del Servicio Publico Registral
Talleres Registrales 2012
Promover el cumplimiento de Ley 594 de 2.000 por medio de una
adecuada cultura archivística, la aplicación del Modelo del Programa
de Gestión Documental PGD, como aporte al sostenimiento del Sistema
Integrado de Gestión SIG y el logro de las metas del Plan Estratégico
Institucional - PEI.
Desde su origen el ser humano ha
tenido una gran necesidad de
comunicarse y plasmar en diferentes
medios sus hechos acciones para
construir la historia…
La Real Academia Española
etimológicamente define como
documento: "un escrito o
cualquier otra cosa que
pruebe o acredita algo".
Desde
el
punto
de
vista
administrativo, documento seria
toda información o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de
soporte material que sirvan para
comprobar o acreditar algo.
La Ley 594 de 2000 define como documento de archivo:
Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.
52 años
Creación: Decreto Ley
3346 de 28 de Diciembre
de 1959
En desarrollo de las actividades, historia,
evolución y modernización de Nuestra Entidad, en
sus funciones frente a la administración pública y
dada la producción masiva de documentos, se
plantean problemas y retos frente a la aplicación
de la teoría, la legislación y
la practica
archivística…
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Uso de unidades de conservación (UdC) no
adecuadas.
Tener documentos sin identificar y sin
criterios de organización.
Apilar indiscriminadamente expedientes en
amarres o paquetes.
Permitir causas que puedan generar
deterioro
Usar
Cajas
no
apropiadas
para
almacenamiento.
Almacenar los documentos en espacios
con elementos de consumo.
Tener documentos sin identificación y
foliación en las Unidades de Conservación
(UdC)
Carecer del inventario documental de los
archivos a “mi cargo”.
Conservar en los archivos documentos de
apoyo.
Conservar información en papel térmico.
Generar carpetas con “Correspondencia
R/E , Varios, Pendientes, misceláneos..”
PLAN ESTRATEGICO INSITUCIONAL
MISION
PEI 2012 – 2014: La Superintendencia de
Notariado y Registro, como responsable de la guarda
de la Fe Pública, garantiza mediante la orientación,
inspección, vigilancia y control, la seguridad jurídica y
administración del servicio público registral inmobiliario;
así como la actividad notarial. A partir de la innovación
y efectividad en sus procesos y calidad de los
servicios ofrecidos a nuestros clientes.
VISION
PEI 2012 – 2014: En el 2014 la SNR será una
institución modelo en la prestación del servicio
público registral y en la guarda de la Fe Pública. Líder
en el proceso de protección, restitución y formalización
para que los colombianos recuperen su tierra, con
recurso humano calificado y tecnología de punta.
VALORES
Honestidad
Transparencia
Confianza
Compromiso
Oportunidad
Intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública
Desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las
necesidades específicas de la organización.
La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un
Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia,
eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de esta norma; este
Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le
permiten cumplir su función (Véase Ley 872 de 2003 artículos 3 y 7).
Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2005
Subsistema: Control de Gestión
Componente: información
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
NTC GP 1000:2009: Numeral 4. Sistema de Gestión de la
Calidad
4.2 Gestión documental
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3 Control de Documento
El archivo NO es solo un conjunto de papeles en
una carpeta, es todo aquello que transmite y nos
proporciona información.
Aspectos comunes.
Transformar la información en documentos que soporten el
quehacer de la entidad y faciliten el control de las actividades
que permiten el cumplimiento de sus funciones.
Dentro de los documentos que pueden unificarse se incluyen:
procedimientos, manuales, instructivos, guías, registros, actas de
reuniones, normatividad interna o externa entre otros.
Esta información puede estar en cualquier medio de soporte
(digital, papel, etc.).
“La Ley 594 de 2000 y demás disposiciones,
reglas y principios generales que regulan la
función archivística respecto a la elaboración
e implementación del Programa de Gestión
Documental PGD, fijan los parámetros de
obligatorio cumplimiento tendientes a lograr
la eficiente y eficaz organización de la
documentación producida y recibida en
ejercicio de sus obligaciones, obteniendo
un adecuado manejo de sus archivos”.
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de
la historia.
Importancia de los
archivos.
Institucionalidad e
instrumentalidad.
Servir a la
comunidad
Garantizan la efectividad de
los principios, derechos y
deberes.
Son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes.
Institucionalizan decisiones administrativas.
(materializar)
Facilitan la participación de la comunidad y el control del ciudadano
Son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los
derechos y las instituciones
Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,
económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.
Son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia,
eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el
servicio al ciudadano
Todo servidor público (sin importar la forma o manera en que se
encuentre vinculado) está al servicio del Estado y de la
comunidad y debe ejercer funciones en la formas
previstas por la constitución, la ley y los reglamentos,
estando bajo su responsabilidad la manera de hacerlos
efectivos.
•La Ley comprende a todos aquellos
que
se
encuentran
en
las
condiciones previstas por ella, sin
excepciones de ninguna clase.
•Nadie
puede
invocar
su
desconocimiento o ignorancia para
dejar de cumplirla.
•Se dicta con carácter indefinido.
Art 4 Lit. d) Responsabilidad. Los servidores públicos son
responsables de la organización, conservación, uso y manejo
de los documentos.
Art 15. Los servidores públicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a
su cargo debidamente inventariados, conforme a las
normas y procedimientos
Art. 35 lit b) Las faltas contra el patrimonio documental serán
tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas
por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25
de la Ley 200 de 1995.
NTC GP 1000:2009; GTC 185
Constitución
Política
de
Colombia 8, 15, 23, 63, 71,
72, 74;
Ley 594 2000 arts.1, 2, 10,11;
Decreto 4110 de 2004;
Decreto 4124 de 2004
SNA
Decreto 1599 de 2005 MECI
Programa de Gestión Documental
Superintendencia de Notariado y Registro
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento
(Archivo de Gestión Central e Histórico), desde su creación hasta su disposición final
(Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación).
(Ley 594 2000 arts. 3, 11,16, 23; ACUERDO AGN. 027-2006)
(NTC 5397:2005; Guía “Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo” AGN.)
Uno de los procedimientos importantes consiste
en la conformación del expediente en el cual
puede implementarse el uso de diferentes
elementos
para
las
unidades
de
conservación, pero debe tenerse en cuenta
que cumplan con las especificaciones
recomendadas en cuanto a diseño y
materiales, considerando el volumen, el
formato de los documentos, los tiempos de
retención y la disposición final según la TRD
y evitando el uso de material metálico.
x
x
x
x
x
(Máximo 200 folios)
No doblar los folios
No usar material metálico
No usar cinta pegante comercial.
No amarrar con pita, cabuya, etc.
No perforar ni resaltar el documento
Las estrías hacia la
parte interior
Reemplazar Metálicos por
Plásticos
TRD: ENTIDAD PRODUCTORA : (Fondo Documental)
Dependencia – Sección
Nombre (Procedencia)
Cuadro de clasificación DP:
Dependencia SR: Serie - SB: Subserie
Dependencia
Código Área
Serie Documental y sus
contenidos.
(Tipo Documental)
DISPOSICIÓN FINAL: Acción una vez finalizados los tiempos de retención.
CT: Conservación Total del Documento
M: Microfilmación o Digitalización.
S: Selección Documental
E: Eliminación después de su retención.
Tiempos de retención.
Archivo Gestión
Archivo Central
PROCEDIMIENTO: Describe la
disposición final señalada en
las TRD o TVD considerando
valores
primarios
y
secundarios, justificando
la
destinación a los soportes.
SECUENCIA ARCHIVISTICA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE
La secuencia para la ordenación de un documento de archivo inicia desde su clasificación (según TRD) luego
procede con las ordenación de las unidades de conservación en las que previamente se ha aplicado la depuración
o expurgue retirando la documentación personal, otro material bibliográfico y en general todo aquello que no haga
parte del archivo.
“No toda la documentación que llega a una oficina, forma parte de su archivo”.
Se deben ORDENAR e IDENTIFICAR los expedientes atendiendo los principios de procedencia y orden original ,
evidenciando la secuencia de los trámites que dieron lugar a su producción (ejemplo: orden cronológico). Para efectos de
transferencia y disposición final se tendrán en cuenta los tiempos de retención establecidos
PREPARACION FISICA DEL ARCHIVO
1. SELECIONE adecuadamente la documentación
Retire documentación personal y otro Material Bibliográfico
(Libros, Revistas, periódicos, folletos, propuestas, cotizaciones,
portafolios de servicios, etc.) que NO haga parte del archivo.
No toda la documentación
que llega a una oficina, forma
parte de su archivo.
2. CLASIFIQUE por años y por series documentales según TRD
su Archivo de Gestión y separe Transferencia Documental
3. DEPURE expedientes y efectué reparaciones menores.
NO duplicados idénticos, hojas en blanco
NO documentos de apoyo.
NO material metálico
Restaurar rasgaduras.
Fotocopiar documentos impresos papel fax.
Eliminación de dobleces
Retire cintas adhesivas
4. ORDENE de acuerdo al principio de orden original.
De acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
producción. El más común es el orden cronológico.
¿ CUAL ES LA MANERA ADECUADA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE?
Hoja de
Control
1
Legajador
Plástico
23
n
Rotulo
ROTULO.
FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Almacenar
y
conservar
un
adecuado volumen documental es
prioridad dentro de la gestión
archivística.
Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentra completo se
procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo las recomendaciones técnicas
dadas por el Archivo General de la Nación -AGN.
IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar.
“Numeración en archivos, se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación”
Foliar los documentos habitualmente evitará que existan faltantes inexplicables en la
numeración.
ANTECEDENTES SOBRE FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
A partir del siglo XIII, un momento en el que se
pretende dar orden y luz en la oscuridad sapiencial
de la Edad Media, experimentando continuos
cambios
sociales,
culturales,
económicos,
intelectuales y con el surgimiento de las
universidades se universalizará la lectura y
escritura,, se dará la necesidad del libro y con ello se
requerirá señalar el número de páginas.
Surgen las técnicas de foliación (numeración del anverso del folio) y paginación
(numeración del anverso y el reverso), con el fin de evitar problemas en la
encuadernación , en un contexto en el que se da importancia al saber escrito así
como a la distribución y extensión de dicho saber.
PAUTAS BÁSICAS FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Beneficios:
•Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento.
•Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control,
descripción y de consulta (inventarios, formatos de control de préstamos,
TRD, TVD, guías, catálogos).
•Permite preparar y es requisito ineludible para efectuar transferencias.
•La foliación es una tarea que prepara el documento para ejecutar procesos de
reprografía (microfilmación o digitalización) y empastes.
Antes de iniciar el procedimiento la documentación que será objeto de foliación debe estar previamente
depurada y ordenada retirando duplicados idénticos, folios en blanco, notas internas y documentos de
apoyo.
Los expedientes deben legajarse con un contenido máximo de 200 folios por cada unidad de
conservación.
La HOJA DE CONTROL es un requisito en series documentales complejas y un instrumento de descripción en el
cual se consigna el contenido del documento foliado (asuntos-contenidos-fechas).
En el área de notas de la se deben relacionar anexos y otros soportes indicando el numero de folio al que hacen
referencia, las características extraordinarias y las referencias cruzadas.
La referencia cruzada consiste en un medio para dejar constancia mediante un testigo del lugar de destino de
un material retirado del expediente y a su vez en este se indicará la procedencia
PAUTAS GENERALES SOBRE LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
►Se deben foliar todos y cada uno de los expedientes de una serie, del
Archivo de Gestión de acuerdo a la TRD y las que van a ser objeto de
transferencia al Archivo Central o Archivo Histórico.
►Se recomienda el uso LÁPIZ de mina negra y blanda tipo HB ó B, dado
que permite corregir una foliación mal ejecutada y no altera la originalidad
del documento
NO se debe utilizar lápiz de mina roja ya que este color dificulta la captura
de imágenes en los equipos de microfilmación y digitalización
NO se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño
irreversible al soporte papel.
►La numeración de los folios se realiza en la esquina superior derecha de
la cara recta (principal) del folio. Preferiblemente en el mismo sentido que
se encuentra el texto del documento (Horizontal-Vertical)
La numeración debe ser legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar. Para efectos de ordenación
documental se asigna un solo número en la cara principal de la hoja; mientras que la
paginación tiene por objeto marcar la numeración por página (lo escrito por cada cara)
en publicaciones.
Sabía Usted: Que existe una prohibición respecto del uso de Micropunta o esfero de
tinta húmeda para la producción documental, esto para garantizar su permanencia y
durabilidad. (Circular 13 de1999)
PAUTAS BÁSICAS FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Cada unidad documental (expediente) tendrá una sola foliación
continua consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
El número uno (1) asignado al primer folio (corresponde a la fecha
más antigua del documento) que dio inicio al tramite en
consecuencia.
En el caso de requerir anular una numeración previa o si se
presentaran errores en la foliación y no es posible borrarla, ésta se
anulará con una línea oblicua ( / ), evitando tachones.
NO se debe utilizar números con el suplemento A, B, C, ó bis.
NO se deben foliar las pastas, ni las hojas guarda o folios
totalmente en blanco.
En el proceso de digitalización la numeración se realizara en las páginas que contienen algún
grado de información y que será capturada por los dispositivos ópticos (ESCANER).
En el procesos técnico de microfilmación de requerirse numerar las dos caras del folio, se designara un único
numero por hoja y se identificará junto al numero F/R (folio recto) a la cara principal y F/V (Folio vuelto) a la cara
anversa.
En series documentales complejas si el expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda carpeta (Unidad de Conservación) será
la continuación de la primera y así sucesivamente.
Ejemplo: contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos, etc.)
Carpeta 1 de n (Folios 1 al 200); Carpeta 2 de n (Folios 201 al 400); Carpeta 3 de n (Folios 401 a n);….
FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS Y EL DILIGENCIAMIENTO DE LA “HOJA DE CONTROL”
La documentación cuyos folios estén sueltos y en blanco, se
retirarán. Se foliaran solo si se encuentran empastados o cosidos y
no es posible retirarlos.
Se registra esta condición en la hoja de control.
Los documentos en formatos mayores al carta/oficio (planos,
mapas, dibujos, etc.), que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.
Registrar en hoja de control.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le
escribirá su respectivo número de folio. Registrar en hoja de control (cantidad de documentos
adheridos, título, asunto y fecha).
Siempre que hallan anexos impresos (folletos, boletines, periódicos,
revistas) que hagan parte del expediente, se numerarán como un solo
folio. Registrar en hoja de control (título, año y total de páginas)
Para fotografías de mayor formato (carta – oficio) se foliarán en la cara
vuelta (al reverso), asignando un número para cada una de ellas. Para una
o varias fotografías en formato pequeño adheridas a una hoja, a ésta se
le escribirá su respectivo número de folio. Registrar en hoja de control.
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS RESPECTO DE LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Las radiografías, diapositivas, negativos cuando hagan parte
de un expediente deben colocarse en un sobre de protección
(previamente foliado - antes de almacenar el material para evitar
marcas). Registrar en hoja de control (cantidad, tamaño, color,
título, asunto, fecha y otros datos)
En caso de unidades de conservación como tomos y libros, que
ya vienen empastados, foliados y/o paginados de origen, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a
mano. Registrar en hoja de control. (Cantidad de folios o
páginas).
Nota: Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, si
existiese más de una, deberá refoliarse todo el expediente (unidad de conservación.)
NO se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación (hojas de protección) como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
NO se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CD,
disquetes, videos, etc.) Registrar en hoja de control. (Dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen) Si se opta por separar este material se etiquetará y se hará la
respectiva referencia cruzada.
BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN FISICA DE DOCUMENTOS
Antes
y
Después…
Con estas actividades obtendremos éxito en nuestro compromiso de mejorar el
índice de satisfacción del ciudadano, materializado en la oportunidad, confianza,
seguridad, amabilidad y guarda de la fe pública en las transacciones de la propiedad
inmobiliaria en Colombia.
Paquete de archivo en
estado natural.
Proceso de Digitalización.
Documentos almacenados.
Levantamiento de inventarios. Almacenamiento de archivos.
Depósitos de archivos.
PROTEJA SU SALUD:
•Tenga en cuenta las normas básicas de
Bioseguridad.
•Evite el contacto con virus y bacterias
presentes en el polvo,
•Se recomienda el uso de tapabocas y el lavado permanente de manos, siempre que se
tenga contacto con archivos.
•Manipule cuidadosamente los archivos y evite cortaduras.
Cita un proverbio chino: "Cuando soplan vientos de cambio, hay quien construye muros de
protección, otros construyen molinos de viento".
La Conservación de documentos consiste en el conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, orientadas a
evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad
•Resolución
5522
2012;
Depuración/Eliminación
documentos de apoyo y facilitativos.
•Los funcionarios SNR al interior de sus dependencias, las
ORIP principales y seccionales del país al interior de sus
dependencias deben llevar a cabo los procesos de selección,
depuración y posterior eliminación de los documentos, como
responsables de la documentación producida y/o recibida.
Por la cual se deroga la Resolución 2897 de 11 de abril de 2011 y se dan otras disposiciones
Acuerdo 002 de 2004 depuración entendida
como el retiro de copias, y duplicados
Documento de apoyo: DEPURABLES
•Copias múltiples ya organizados y tramitados
•Folletos
•Catálogos
•Cursos a los que no se asistió.
•Notas internas.
•Papelería desactualizada y sin usar.
•Portafolios. Publicidad (no asociados a contratos).
•Copias de normatividad interna y externa (leyes,
decretos, acuerdos, resoluciones, circulares).
•Fotocopias de artículos y extractos de libros.
•De carácter social (tarjetas de invitación, felicitación)
•Documentos en borrador.
Término
de
conservación
soportes,
comprobantes y libros de contabilidad diez
(10) años, contados a partir del 31 de
diciembre del período, sin perjuicio de las
normas
específicas
de
conservación
documental que señalen las autoridades
competente. numeral 353 del Plan General
de Contabilidad Publica
Cualquier eliminación que quiera hacer con
base en las actuales Tablas – TRD adoptadas
mediante resolución 1891 de marzo 13 de
2009, se debe consultar con anticipación al
Grupo de Gestión Documental.
Eliminación Primaria:
•Realizar Inventario debidamente diligenciado en el Formato Único de Inventario Documental, FUI_D.
• Levantar un acta de eliminación.
•Enviar solicitud al Coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien a su vez deberá requerir
autorización al Comité de Administración de Documentos.
•La eliminación de documentos se efectuará por medio del proceso de picado con el fin de
preservar el medio ambiente.
S.G.D.
Aprovechamiento de la herramienta Tecnológica
Es una Solución de Administración y Gestión Documental,
para organizar y administrar de manera efectiva nuestro archivo,
de acuerdo con las necesidades de la Entidad y según la
Normatividad Archivística
Vincula los procesos de manejo
físico al documento digital,
(Recepción,
Producción
almacenamiento físico Bodegaje,
Correspondencia,
Digitalización,
Indexación, Flujos Documentales,
Administración de Contenido y
Gestión de Procesos, etc.).
Permite consultar cualquier documento y visualizarlo en tiempo real,
sin necesidad de tener el físico y de necesitarlo, saber
exactamente en donde se encuentra, además de poder realizar
prestamos sin el riesgo que los documentos se extravíen, y al
digitalizarlos mejora la consulta, los preserva y evita el daño
provocado por el mal uso o la constante manipulación de quienes los
consultan.
Definir las actividades para la organización de paquetes de documentos pertenecientes a la serie
documental “Registro de Matrícula Inmobiliaria”; posterior al proceso de digitalización de documentos
misionales, con el fin de conformar los paquetes de éstos, organizados por turnos, generados por el
aplicativo IRIS Documental, para garantizar la ordenación física de los documentos del proceso misional
y su conservación total.
recepción
apertura, verificación
Direccionamiento
alistamiento
Radicación y tipificación
L
Documentos digitalizado y
En sistema para consulta
Información, notas, calificación
Calidad, confrontación
Digitalización
Transferencias y
Archivo Central
xxxxxxx
xxxx
Documentos
Del trámite
organizados
Armado
Distribución usuario/archivo
Documento para consulta y
Físico en Archivo
Graficas: Clara Isabel Sánchez Aldana
Bibliotecóloga
ELABORADO: JONATHAN TRIANA ENTREGADO:
RECIBIDO:
CARGO: CONTRATISTA
CARGO:
CARGO:
FIRMA
FIRMA
FIRMA:
FECHA :
12-ene-12
FECHA:
FECHA:
Acuerdo 042 /02 AGN.
Elaborado por: GGD - Clara I.. Sánchez A -.Asesora Grupo de Gestión Documental
TABLA DINÁMICA
Base de datos
REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
FONDO (ENTIDAD PRODUCTORA):
SECCIÓN / DEPENDENCIA:
SUBSECCIÓN / DEPENDENCIA:
No.
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
DIA
HOJA N°
FECHAS EXTREMAS
INICIAL
FINAL
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
CAJA
CARPETA
TOMO
OTRO
_____
DE
N° FOLIOS
SOPORTE
MES
AÑO
______
NOTAS /OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Indicación Unidad
de Almacenamiento
CAJA
11
12
13
14
Indicación R
para Relación
Indicación Número
de Relación
15
16
17
18
19
20
ELABORADO:
ENTREGADO:
CARGO:
CARGO:
FIRMA
FIRMA
FECHA :
FECHA:
Acuerdo 042 /02 AGN.
Elaborado por: GGD - Clara I.. Sánchez A -.Asesora Grupo de Gestión Documental
RECIBIDO:
CARGO:
FIRMA:
FECHA:
C1-RR43831/2012
No. De Caja
consecutivo
Indicación R
para Registro
De Matrícula
Inmobiliaria
Indicación
de la vigencia
Trámite del
documento
Este documento se desarrollo atendiendo parámetros y lineamientos expresados entre otros de las siguientes fuentes
las cuales pueden ser consultadas cómo apoyo para ampliar la información y solucionar inquietudes:
•Circular externa AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo,
•Circular 04 de 2003. D.A.F.P. – A.G.N. Organización de las Historias Laborales
•Circular 12 de 2004. D.A.F.P. – A.G.N. Orientaciones cumplimiento circular 04 2003.
•Circular 06 de 2011. A.G.N. Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de
administración de las entidades territoriales.
•Circular 01 de 2012 AGN. Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico
de las Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos
archivísticos en los planes de desarrollo.
•Resolución SNR 2053 1996. Comité de Administración de Documentos.
•Resolución SNR 1891 2009. Adopta las tablas de retención SNR.
•Resolución SNR 2897 2011.Por la cual se autoriza la eliminación de los documentos de apoyo. En
proceso de modificación.
•Manual de Inducción Diciembre 2008.Superintendencia de Notariado y Registro.
•Cartilla MECI Diciembre 2008. Modelo Estándar de Control Interno.Superintendencia de Notariado y
Registro.
•Cartilla Sistema de Gestión de Calidad –MECI Norma Técnica de Gestión Pública NTC GP 1000:2009 e
ISO 90001:2008
•Manual de Funciones Superintendencia de Notariado y Registro.
•Sitio Web AGN: http://www.archivogeneral.gov.co
•Sitio Web SNR: http://www.supernotariado.gov.co
•Plan Estratégico Institutional PEI. 2012 2014
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ISO 9001:2008
Certificado No. SC 7086-1
NTC GP 1000:2009
Certificado No. GP 174-1
TODOS APORTAMOS PARA MEJORAR.
Esta es la historia de un equipo de trabajo 4 personajes
llamados Cadauno, Alguien, Cualquiera, Ninguno .
Había que realizar un trabajo importante y entonces...
Cadauno estaba seguro de que Alguien lo haría.
Cualquiera pudo haberlo hecho, pero Ninguno lo hizo.
Alguien se disgustó por eso, ya que el trabajo era de Cadauno.
Cadauno pensó que Cualquiera podría hacerlo, pero
Ninguno se dio cuenta de que
Cadauno no lo haría.
En conclusión,
Cadauno
culpó
a
Alguien, cuando Ninguno
hizo lo que Cualquiera
podía haber hecho!!!.
Agradecemos sus inquietudes y comentarios al correo electrónico:
[email protected]
[email protected]
Dra. Concepción Farfán Montaño
Coordinadora Grupo de Gestión Documental
[email protected]
Teléfono: 328 21 21 Extensión 126 - 127 -128
Este documento es de consulta, la información contenida ya fue impresa y
ubicada en su serie documental TRD correspondiente.
POR FAVOR NO LO IMPRIMA.
Si de todos modos requiere imprimirlo por favor reutilice el papel por su
segunda cara limpia, así ahorramos recursos y preservamos la naturaleza.
[email protected]
Por su Atención
¡GRACIAS!
EQUIPO DE APOYO P.D.G.
Jhon Jairo Torres Palacio
Líder Equipo de Apoyo PGD
Grupo de Gestión Documental
Equipo de Apoyo PGD
Grupo de Gestión Documental
[email protected]