Transcript Pegawai Penilai Pertama (PPP)

PANDUAN MEMBUAT
PENILAIAN PRESTASI
TAHUNAN
Cawangan Pengurusan Sumber Manusia
Jabatan Tenaga Manusia
SKOP TAKLIMAT








Punca kuasa
Objektif penilaian prestasi
Definisi PYD, PPP dan PPK
Tafsiran markah PYD
Kesan keingkaran berkaitan LNPT
Kecuaian-kecuaian berkaitan LNPT
Senario penentuan pegawai penilai
LNPT melalui HRMIS
PUNCA KUASA
PERATURAN-PERATURAN
PEGAWAI AWAM
(PELANTIKAN, KENAIKAN PANGKAT
DAN PENAMATAN PERKHIDMATAN) 2005
P. U. (A) 176 / 2005
Pergerakan Gaji Tahunan
Pergerakan Gaji Tahunan seseorang pegawai
hendaklah berasaskan pencapaian kerja
tahunan pegawai itu atau apa-apa syarat
lain yang ditentukan oleh Yang di-Pertuan
Agong dari semasa ke semasa.
Para 23
P. U. (A) 176 / 2005
PEKELILING PERKHIDMATAN
BIL 4 TAHUN 2002
(PELAKSANAAN SISTEM
SARAAN MALAYSIA BAGI
ANGGOTA PERKHIDMATAN
AWAM PERSEKUTUAN)
menyatakan bahawa…
Pergerakan Gaji Biasa ialah pergerakan gaji
daripada matagaji semasa ke matagaji
berikutnya di peringkat yang sama tertakluk
kepada syarat mencapai prestasi yang
memuaskan dan
diperakukan oleh Ketua Jabatan.
Para 50
PP Bil 4 / 2002
MENGAPA PENILAIAN
PRESTASI PERLU DIBUAT?
TUJUAN PENILAIAN PRESTASI
Menentukan kesesuaian dan kelayakan
untuk kenaikan pangkat, pemangkuan,
pinjaman dan pertukaran sementara;
Menentukan kelayakan atau kesesuaian
untuk pergerakan gaji;
Menentukan kelayakan atau kesesuaian
untuk anjakan gaji;
TUJUAN PENILAIAN PRESTASI
Menentukan penganugerahan Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang (APC), darjah
kebesaran, bintang dan pingat serta
pemberian surat penghargaan;
Mengenalpasti dan merancang keperluan
latihan; dan
Memberi
kaunseling
dengan
tujuan
memperbaiki
dan
mempertingkatkan
prestasi serta motivasi pegawai.
TAFSIRAN TERHADAP PRESTASI PYD
MENGIKUT KATEGORI MARKAH LNPT
Prestasi yang memuaskan
bermaksud mencapai markah 60%
dan ke atas, sama ada dalam
kategori “Cemerlang”, “Baik” atau
“Sederhana”.
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN
BIL. 2 TAHUN 2009
Lampiran D: Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai
Perolehan markah LNPT di bawah
60% adalah ditafsirkan sebagai
“kurang memuaskan”
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN
BIL. 2 TAHUN 2009
Lampiran D: Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai
PYD yang memperolehi markah
LNPT di bawah 50% adalah
ditafsirkan sebagai “lemah” dan
“tidak mencapai standard yang
ditetapkan”.
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN
BIL. 2 TAHUN 2009
Lampiran D: Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai
PENYEDIAAN JUSTIFIKASI DAN
ULASAN BAGI MARKAH LNPT
90% DAN KE ATAS
Surat Edaran JPA:
JPA(S)K 256/6/27 klt.2 (12)
13 Disember 2007
Pengurusan Penilaian Prestasi Tahunan Pegawai Awam
MARKAH LNPT 90%
 Bagi mana-mana PYD yang diberikan markah
90% dan ke atas, pemberian markah tersebut
perlu melibatkan ulasan bagi perkara-perkara
berikut:
 Pembaharuan / inovasi yang diperkenalkan.
 Penyediaan dan pembentangan kertas kerja di
peringkat nasional / antarabangsa.
 Mewakili jabatan di peringkat antarabangsa.
 Apa-apa sumbangan yang memberikan nilai
kepada organisasi, perkhidmatan awam atau
negara (pada tahun yang dinilai).
MARKAH LNPT 90%
 PPP dan PPK perlu membuat pengesahan
bersama bagi maklumat pencapaian PYD
berkenaan. Ulasan tersebut perlu dibuat
menerusi helaian berasingan dan perlu
menjelaskan tentang pencapaian PYD berkenaan
serta justifikasi mengapa PYD tersebut layak
diberikan markah 90% dan ke atas.
 Justifikasi / ulasan bagi PYD yang diberikan
markah 90% dan ke atas ini tidak boleh dibuat
dengan hanya menyenaraikan beban tugas
pegawai sahaja (senarai tugas).
DEFINISI
 Pegawai Penilai Pertama (PPP)
 Pegawai Penilai Kedua (PPK)
Pegawai Penilai Pertama (PPP)
Pegawai atasan atau penyelia yang
terdekat kepada Pegawai Yang Dinilai
dan mempunyai hubungan kerja secara
langsung atau yang mengawasi kerjanya.
Pegawai Penilai Kedua (PPK)
Pegawai atasan yang terdekat kepada
Pegawai PPP dan mempunyai hubungan
kerja dengan PYD.
CONTOH-CONTOH
SENARIO BAGI TUJUAN
PENENTUAN PEGAWAI
PENILAI
PENENTUAN PEGAWAI PENILAI
SETIAUSAHA
M 54
TIMBALAN SETIAUSAHA
GRED M 52
PEGAWAI PENILAI KEDUA
PEGAWAI PENILAI PERTAMA
KETUA PENOLONG SETIAUSAHA KETUA PENOLONG SETIAUSAHA KETUA PENOLONG SETIAUSAHA
GRED M 48
GRED M 48
GRED M 48
PYD
PENENTUAN PEGAWAI PENILAI
PEGAWAI DAERAH
M 54
Tanggung Kerja
PENOLONG PEGAWAI
DAERAH (TANAH)
M 48
KETUA PENOLONG
PEGAWAI DAERAH
M 52
(KOSONG)
PEGAWAI PENILAI PERTAMA
TIDAK LAYAK MENILAI
PYD
PENOLONG PEGAWAI DAERAH PENOLONG PEGAWAI DAERAH
(PEMBANGUNAN)
(PENTADBIRAN)
M 48
M 48
NOTA: Penolong Pegawai Daerah (Tanah) yang
menanggung kerja Ketua Penolong Pegawai Daerah tidak
layak menjadi PPP kepada Penolong Pegawai Daerah.
PENENTUAN PEGAWAI PENILAI
Pembantu Tadbir Kanan
N22 (HAKIKI)
PPP
Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir
N22 (KUP)
N22 (KUP)
N22 (KUP)
PYD
Nota: Gred Pegawai Penilai Pertama hendaklah lebih
tinggi daripada gred Pegawai Yang Dinilai. Dalam
contoh ini gred yang sama boleh menilai. Ini kerana,
beliau merupakan pegawai atasan atau penyelia.
ELEMEN KRITIKAL
PERKARA-PERKARA YANG PERLU
DIBERIKAN PERHATIAN SEBELUM
MEMBUAT PENILAIAN
PERINGATAN
Dalam menentukan Pegawai Penilai,
prinsip “hubungan kerja” atau
“penyeliaan” perlu sentiasa dijadikan
panduan.
PERINGATAN
Sekiranya hanya terdapat satu
peringkat penyeliaan, maka penilaian
perlu dibuat oleh Pegawai Penilai
Pertama (PPP) sahaja.
PERINGATAN
Kedudukan PYD dalam carta
organisasi jabatan dapat membantu
dalam menentukan PPP dan PPK
kepada PYD berkenaan.
APAKAH TINDAKAN YANG
PATUT DIAMBIL KE ATAS
PEGAWAI YANG ENGGAN
MENGISI BORANG LNPT?
TINDAKAN KE ATAS PYD YANG
ENGGAN ISI LNPT
Tindakan Tatatertib kerana ingkar
perintah berdasarkan Peraturan 4
(2)(i) Peraturan-Peraturan Pegawai
Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993 [P.U. (A) 395].
APAKAH TINDAKAN YANG
PATUT DIAMBIL KE ATAS
PPP DAN PPK YANG
ENGGAN MEMBUAT
PENILAIAN?
TINDAKAN KE ATAS PPP DAN PPK YANG
ENGGAN MEMBUAT PENILAIAN
Tindakan Tatatertib kerana cuai dan tidak
bertanggungjawab berdasarkan Peraturan
4 (2) (g) dan (j) dalam PeraturanPeraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993 [P.U. (A) 395].
Apakah yang dimaksudkan
dengan penilaian secara
OBJEKTIF, ADIL dan TELUS?
PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA
OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS
1. Penilaian
secara
berterusan
berdasarkan
pencapaian kerja sebenar Pegawai Yang Dinilai
sepanjang tahun yang dinilai;
2. Penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa atau
dilakukan di saat akhir;
3. Penilaian dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi
pada tahun-tahun sebelumnya;
PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA
OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS
4. Penilaian dibuat dengan keyakinan bahawa PYD
merupakan aset terpenting yang perlu dan boleh
dimajukan dari semasa ke semasa;
5. Penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang boleh
dianggap sebagai pilih kasih;
6. Pegawai penilai tidak bersifat terlalu murah hati
(lenient) atau sebaliknya;
PENILAIAN PRESTASI HENDAKLAH SECARA
OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS
7.
Pegawai Penilai tidak mengambil jalan mudah
dengan memberi markah dalam lingkungan
pertengahan sahaja; dan
8.
Tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara
yang baru berlaku sama ada bersifat positif atau
negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian
keseluruhan seseorang pegawai.
KECUAIAN-KECUAIAN
SEMASA MENGISI
BORANG LNPT
PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)
 Tidak mengisi / lambat mengembalikan Borang
LNPT.
 Tidak mencatatkan nombor kad pengenalan.
 Tidak mengisi kegiatan / sumbangan dan aktiviti
luar.
 Tidak menandatangani borang.
PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP)
 Lambat membuat penilaian.
 Tidak membuat penilaian dengan tepat.
 Memberikan markah perpuluhan.
 Memberikan markah kepada kegiatan yang tidak
disenaraikan oleh PYD.
 Tidak memaklumkan pencapaian prestasi kepada
PYD.
PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)
 Lambat membuat penilaian.
 Memberikan markah perpuluhan.
 Tidak memaklumkan kepada PPP berhubung
perubahan markah yang ketara, khususnya bagi
perbezaan markah 3 dan ke atas.
PENAMBAHBAIKAN LNPT
PENGGUNAAN LNPT MELALUI
APLIKASI HRMIS
LNPT MELALUI HRMIS
 Nama pegawai dan nombor kad pengenalan
tidak perlu diisi. Ini telah dijana melalui data
peribadi pegawai.
 Pengiraan markah keseluruhan dijana terus
oleh sistem tanpa perlu membuat pengiraan
secara manual.
 Tidak ada markah berbentuk perpuluhan
dalam LNPT versi HRMIS.
 PYD perlu memastikan gred jawatan dan skim
perkhidmatan sebenar adalah betul sebelum
menghantar LNPT kepada PPP.
PERKARA-PERKARA KRITIKAL
 PYD perlu memastikan Data Peribadi lengkap
dan dikemaskini.
 Jabatan perlu memastikan bahawa PYD telah
disandangkan mengikut Waran Perjawatan
sebelum memulakan penilaian.
 Memastikan bahawa PPP dan PPK telah
ditetapkan bagi PYD berkenaan. Penetapan
aliran kerja ini perlu dilaksanakan sebelum
proses penilaian dilakukan.
PERKARA-PERKARA KRITIKAL
 Telah melengkapkan SKT bagi tahun yang
dinilai.
 Mengisi LNPT melalui HRMIS. Bermula tahun
2011, tidak ada lagi penilaian prestasi yang
dibuat secara manual.
 Kegagalan mengambil tindakan-tindakan di
atas, khususnya diperingkat penyediaan SKT
akan memberikan kesan terhadap
Pergerakan Gaji Tahunan kepada PYD.
ISU-ISU
Isu-isu berkaitan dengan urusan LNPT
ISU-ISU
ISU-ISU
HURAIAN
PYD enggan mengisi Borang LNPT.
Berlaku bagi PYD yang berada pada
penghujung perkhidmatan atau yang
merasakan mereka tidak pernah
diberikan perhatian menerusi LNPT
sejak sekian lama.
Penilaian yang dibuat tidak selari
dengan pencapaian PYD.
Pencapaian PYD sebenarnya pada
tahap biasa sahaja, malah tidak
memberikan sebarang impak kepada
penambahbaikan kerja namun markah
yang diberikan adalah pada tahap
cemerlang.
Pemberian markah “selamat”.
Terdapat PPP dan PPK yang
memberikan markah yang “selamat”
atau markah pertengahan seperti 5
dan 6. Ini biasanya berlaku apabila
pemantauan terhadap kerja PYD
tidak dilakukan secara menyeluruh.
ISU-ISU
ISU-ISU
HURAIAN
PPP berahsia tentang markah yang
diberikan kepada PYD.
PPP tidak mahu memberitahu markah
kepada PYD atas pelbagai alasan.
Bimbang jika mengguris perasaan
atau melemahkan motivasi PYD.
PPP dan PPK tidak berbincang dari
aspek pemarkahan.
Terdapat PPP dan PPK yang tidak
berbincang khususnya apabila berlaku
situasi dimana markah yang diberikan
kepada PYD berbeza secara ketara.
Ini menimbulkan rasa tidak puas hati
kepada PYD berkenaan.
Pengaruh elemen-elemen
kemanusiaan.
Elemen-elemen seperti rasa kasihan,
segan dan rasa bersalah biasanya
mengganggu pemarkahan. Ini berlaku
khususnya apabila PPP rapat dengan
PYD.
RUJUKAN DAN PANDUAN
Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002:
Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota
Perkhidmatan Awam Persekutuan.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 2009:
Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi
Pegawai Perkhidmatan Awam.
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 2
Tahun 2002: Garis Panduan Pemberian Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan
Awam.
SEKIAN
TERIMA KASIH