Transcript Campos 853/853X centrales

Uso de los campos 85X y 85XX para Predicción y
Resumen de Existencias de Publicaciones Seriadas
XII Reunión del Grupo de Usuarios de ALEPH de
Latinoamérica | Chihuahua | mayo 2008
Cecilia Osorio Monreal
Temas de la sesión
Predicción
Campos 853/853X centrales
Enlazando pares del patrón
Patrón de regularidad
Numeración y Cronología combinada
Resumen de existencias
Flujo de trabajo
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Nota general
Siempre que se menciona 853 u 853X, también se
refieren a 854 u 854X y 855 u 855X
• 853 y 853X: Unidad bibliográfica básica
• 854 y 854X: Material complementario
• 855 y 855X: Indices
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Información del Patrón de Publicación
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La información del Patrón de Publicación en el
formato MARC Holdings es utilizada en ALEPH
para dos propósitos:
• Predicción, para generar registros de item de
publicaciones seriadas (fasciculos) (necesarios
para una recepción y control de reclamos
eficiente)
• Información expandida, para generar
información de las existencias en resumen,
desde los campos 863/4/5 o desde registros de
item
Ejemplo del campo 853
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Publicación seriada mensual con vol., no., año y mes
853
$a v. $b no. $u 12 $v r
$i (year) $j (month) $w m $x 01
• $a y $b = 1° y 2° niveles de numeración
• $u = números por volumen (utilizados para determinar cuando
incrementa el 1er nivel)
• $v = la numeración se repite con cada volumen (1-12)
• $i y $j = 1o y 2º niveles de cronología
• $w = frecuencia mensual
• $x = cambio en el calendario para el primer nivel de
numeración (enero)
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Predicción
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Enlazando pares del patrón
Patrón de regularidad
Numeración y Cronología combinada
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Flujo de trabajo
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Predicción de fascículos
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ALEPH utiliza información del registro de Suscripción y
del Patrón de Publicación para generar registros de
item de publicaciones seriadas (fascículos)
Cada copia de una publicación seriada debe tener
registros de item que permitan el control de recepción,
reclamos, listas de rutas y actividades de circulación
La predicción de las publicaciones seriadas esta basada
en la información alojada en el campo Patrón de
Publicación – 853 (es decir, patrón de frecuencia y
numeración) y en el campo ALEPH para predicción –
853X (por ejemplo, número de volumen y año de la
última copia abierta)
Predicción con los campos 853 y 853X
Los campos 853 son utilizados para registrar:
• Designación de numeración y cronología
• Códigos del patrón de publicación (mes,
estación, etc.)
Los campos 853X son utilizados para registrar:
• Punto de inicio numérico (no. de volumen, no.
de fascículo)
• Punto de inicio cronológico (año, mes)
• Fecha de publicación del primer fascículo del
volumen/año
El campo 853X puede contener un enlace a la suscripción a la
cual se relaciona
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Subcampos del Patrón 853/4/5
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Numeración
Cronología
a-f : 6 niveles de numeración
i-l : 4 niveles de cronología
g-h : numeración alternativa
m*: cronología alternativa
n*: Nota sobre el patrón
o : Tipo de material complementario (854 y 855)
* Los subcampos m y n sólo pueden utilizarse para despliegue, no para
la predicción
u : Número de unidades para el siguiente nivel superior
v : Continuidad de la numeración
w :Código de frecuencia
x : Cambio en el calendario
y : Patrón de regularidad
Subcampos del Patrón de Predicción
853X/4X/5X
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Numeración
Cronología
a-f : 6 niveles de numeración
i-l : 4 niveles de cronología
g-h : numeración alternativa
o : Tipo de material por omisión (si no existe se asignará
ISSUE)
3 : Fecha de publicación del primer fascículo del volumen
9 : Enlace a la suscripción
8 : Enlace a un par 853/853X cuando el patrón cambia en
algun momento
t : COPY-ID (optional)
Enlace a la Suscripción y al Patrón ($9)12
Cuando las bibliotecas tienen más de una copia (suscripción),
cada una con diferente fecha de inicio, es necesario el enlace
de los patrones a las suscripciones para abrir los registros de
item
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Prediction
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Enlazando pares del patrón
Patrón de regularidad
Numeración y Cronología combinada
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Flujo de trabajo
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Campos 853/853X centrales
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Las bibliotecas con más de una suscripción, todas enlazadas
al mismo registro ADM y que comparten misma:
•
Fecha de creación
•
Punto de inicio numérico y cronológico de la publicación
•
Fecha de publicación del primer fascículo
Pueden definir campos 853/853X centrales ya sea en el
registro ADM o HOL sin definir el subcampo $9 en el campo
853X
ALEPH abre registros de item para todas las suscripciones
enlazadas
Campos 853/853X centrales
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Campos 853/853X centrales
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Campos 853/853X centrales
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Campos 853/853X centrales
Los fascículos no pueden abrirse desde la Lista de
Suscripciones
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Los facsículos solo pueden abrirse desde la sección
Calendario esperado
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Suscripción que inicia a mitad de ciclo
Para suscripciones que comienzan a mitad de ciclo,
sólo se podrán recibir los fasciculos con una fecha
de publicación posterior a la fecha de inicio de la
suscripción
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Enlazando pares del patrón
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Numeración y Cronología combinada
Resumen de existencias
Flujo de trabajo
Enlazando pares del patrón - Subcampo $8
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Cuando existe más de un par de 853/853X en el
mismo registro ADM/HOL, se requiere el subcampo
$8 para enlazar cada par
El subcampo $8 con el mismo valor debe agregarse
tanto a 853 como al 853X del mismo par
Primer par:
853
$$8
853X $$8 1
Segundo par:
853
$$8 2
853X $$8 2
1
Enlazando pares del patrón - Subcampo 8
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Enlazando pares del patrón - Subcampo 8
Si sólo existe un par, no es necesario agregar $$8
Los patrones creados con las plantillas del módulo
Adq/Seriadas – el subcampo 8 es agregado
automáticamente a 853/853X
Si el patrón cambia alguna vez – habrá múltiples
campos 853 y un solo campo 853X enlazado
853
$$81 [patrón semanal]
853
$$82 [patrón mensual]
853X
$$82 [para predicción]
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Publicaciones que pierden numeración
Opción 1:
• Coloque los datos cronológicos en los
subcampos de numeración y deje vacíos los
subcampos de cronología
853
853X
$a (year)
$i <vacío>
$a 2007
$i <vacío>
$b (month)
$j <vacío>
$b 01
$j <vacío>
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Publicaciones que pierden numeración 26
Opción 2:
• Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de la
numeración en 853 y deje vacíos los
subcampos de numeración de 853X
853
853X
$a ^
$i (year)
$a <vacío>
$i 2007
$b ^
$j (month)
$b <vacío>
$j 01
Publicaciones que pierden el 1er nivel
de numeración
Utilice el acento circunflejo (^) en lugar de los
datos faltantes
853
853X
$a ^
$i (year)
$a 2007*
$i 2007
$b (no.)
$j (month)
$b 1
$j 01
* el valor en 853X $a puede ser cualquier valor
numérico; es ignorado por el sistema pero se requiere
La utilización del símbolo ^ es una convención de
ALEPH y no es compatible con estándares MARC
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Patrón de regularidad - Subcampo $$y
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Utilizado para calificar o modificar la regularidad del
patrón registrado en el subcampo $w (frecuencia)
Por ejemplo, los fascículos publicados/no publicados
en días, fechas, meses, estaciones específicos, o
fascículos combinados regularmente
• $y om06,07
no publicado en junio y julio
• $y odsu
no publicado en domingo
• $y od1225,1231
no publicado el 25 y 31 de
• $y ps21,22,23/24
publicado en primavera, verano y
diciembre
•
combinado en otoño/invierno
Cronología y numeración combinada
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Es posible registrar la cronología combinada,
utilizando el subcampo yp (lista de fascículos
publicados); deben listarse todos los fascículos
* Nuevo método para definir numeración y cronología combinada
Estructura - Subcampo $$y
El subcampo $$y tiene tres elementos
• Códigos de publicación: o, p, c
• Códigos cronológicos: y, m, w, d, s
• Códigos de numeración:
•
e1 – 1o nivel de numeración
•
e2 – 2o nivel de numeración
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Patrón de regularidad
Numeración y Cronología combinada
Resumen de existencias
Flujo de trabajo
Cronología y numeración combinada
Nuevo desarrollo a partir de la versión 18.01
El código de publicación c se refiere a la
combinación de elementos numericos y
cronológicos, o ambos
• v.1:no.2/3 (2004:Apr.)
• v.1:no.6 (2005:June/July)
• v.1:no.3/4 (2006:Mar./Apr.)
Nota: Soportado sólo en el módulo Catalogación
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2o nivel de numeración combinado
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Cronología combinada
American Libraries –Titulo publicado 11
veces al año; fascículo combinado en
junio/julio
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2º nivel de numeración y cronología
combinados
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Enlazando pares del patrón
Patrón de regularidad
Numeración y Cronología combinada
Resumen de existencias
Flujo de trabajo
Resumen de existencias
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Resumen de existencias = 866, 867 u 868, real o virtual
866 virtual
= 853 + 863, real o virtual
863 virtual
= regs. de item asociados al reg. holding
Requisitos
El registro HOL debe tener los campos de
patrón: 853/4/5
El registro HOL debe tener los campos 863/4/5,
ya sea real o virtual
Para crear los campos 863/4/5 desde los
registros de item, estos deben estar
enlazados con el registro HOL
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Configuración para la creacion de
863/4/5
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Los campos 863/4/5 son creados mediante:
• expand_doc_hld_stmt (para el despliegue virtual)
• O
• fix_doc_hld_stmt (para la creación real) en
tab_expand y tab_fix de la base HOL respectivamente
Los campos 866/7/8 son creados mediante:
• expand_doc_hol_86x en tab_expand de la base HOL
Agregar fix_doc_hld_stmt a tab_fix en la base HOL
• Aun si los campos 863/4/5 no se guardan en el registro,
esta es una manera simple de ver los resultados del
proceso
Registros de item incluidos en la mención de
Existencias
Registros de item asociados al registro Holdings
La mención de existencias incluye registros de item con
estado de proceso diferente a NA (no recibido) o NP (no
publicado)
Los registros de item que comparten el mismo número de
enlace en el subcampo 8 y el mismo COPY-ID (o que no
tienen COPY-ID)
Registros de item con campo de numeración >= valor
ingresado en el subcampo a del S63/4/5 (campo del
punto de inicio) – si ese campo existe
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Temas de la sesión
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Enlazando pares del patrón
Patrón de regularidad
Numeración y Cronología combinada
Resumen de existencias
Flujo de trabajo
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Opciones para el flujo de trabajo e
ingreso de datos
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No hay una manera única de manejar la adición o
edición de patrones de predicción
Existen dos opciones para ingresar los datos:
• Formatos para cumplimentar en
Adquisiciones/Seriadas
• Módulo Catalogación
Existen múltiples opciones para el flujo de trabajo
El modo más rápido para crear el patrón es utilizar
siempre las plantillas existentes
Flujo de trabajo
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Después de catalogar el título, aun estando en
Catalogación, abrir un registro ADM o HOL y
agregar los campos del patrón
En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el
registro de la suscripción al título, abrir un
registro HOL, o acceder al registro HOL existente,
o accesar al registro ADM
En Adquisiciones/Seriadas, después de agregar el
registro de la suscripción al título, abrir un
formato
Importando y exportando patrones
Los servicios en lote serial-51 (para exportar), y
serial-52 (para importar) pueden utilizarse por
bibliotecas con fondos de seriadas similares para
intercambiar patrones de predicción para esos
títulos
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Resumen de la sesión
 Predicción – Formato Calendario, predicción de
fascículos, 853/853X
 853/853X centrales
 Pares del patrón – subcampo 8
 Pérdida de numeración
 Patrón de regularidad – subcampo y
 Cronología y numeración combinada
 Resumen de existencias
 Flujo de trabajo
46
¿Preguntas?
47
47
¡Gracias!
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