Transcript ppt - Contraloría General de la República

I TALLER INTERNACIONAL DE
AUDITORÍA, SUPERVISIÓN Y
CONTROL
Autor: MSc. Manuel Padrón Presmanes
Co-Autoras
Lic. Eilyn Losada Valdivia
Lic. Suilan Feria Chicuen
I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORIA,
CONTROL Y SUPERVISIÓN

La necesidad de evitar incumplimientos en las empresas,
vinculados a ineficiencias ya sea por no aprovechamiento
de capacidades, u otros derivados de afectaciones a los
costos de operación, obliga a introducir técnicas adecuadas
en las acciones de control orientadas a detectar
dichas insuficiencias y facilitar la solución adecuada
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en cada caso.
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Problemas más comunes”
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
Detectados a partir de
auditorias financieras
realizadas por el Centro
Internacional de la Habana
en el período 2010-2013
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

No aprovechamiento de
las capacidades existentes
Pérdidas por no
comercialización
adecuada de productos
Excesos de inventarios
con baja rotación
Limitaciones en fondos
exportables por poca
competitividad
El “QUE” (efecto) y el “Como”(causa)

Es evidente que luego de efectuarse un análisis
de los principales indicadores dentro de una
auditoria financiera y detectarse desviaciones
en los mismos, resulta conveniente la ejecución
de una Auditoria de Gestión en la cual se
particularice en el “QUE” (efecto) y se aplique
la técnica más conveniente para llegar al
“COMO” (solución de la causa).
El Lineamiento 11

Define claramente la necesidad de que se hagan más
racionales los sistemas de información y señala “El
control externo sobre la gestión de las entidades se
basará principalmente en mecanismos económicos
financieros sin excluir los administrativos”.
Técnicas más utilizadas internacionalmente

Utilización del Costeo por Actividades (ABC-ABM)
 Costo Objetivo (Target Cost)
 Método Justo a Tiempo (Just in time)
 Aplicación del Lote Económico y Variante Wilson Harris
 Sistema Kanban
 Modelo Kaizen
Costeo basado en actividades: ABC-ABM

Es un método de costeo de productos de doble fase que
asigna costos primero a las actividades y después a los
productos basándose en el uso de las actividades por cada
producto
Costo Objetivo (Target Cost)

Es un sistema de fijación de precios y costos a
través de la asignación de costos de un producto
y su correspondiente ajuste a través de la
aplicación de la metodología de reducción de
costos. El proceso comienza cuando se define un
precio objetivo para un nuevo producto
basándose en su competitividad
El método Justo a Tiempo (JIT)
Es un sistema de organización de la producción
para las fábricas, de origen japonés.
Una definición del objetivo del Justo a Tiempo
sería:
«Producir los elementos que se necesitan, en las
cantidades que se necesitan, en el momento en
que se necesitan».
Aplicación del Lote Económico y
Variante Wilson Harris

Se define por la cantidad a solicitar en
cada pedido logrando minimizar los
costos asociados a la compra y
mantenimiento de las unidades en
inventario.
Sistema Kanban

Es un sistema que se utiliza para el
control y manejo de los productos,
indicando mediante tarjetas cuándo
deben ser recepcionados y distribuidos.
Modelo Kaizen
Es lo opuesto a la complacencia. Kaizen
es un sistema enfocado en la mejora
continua de toda la empresa y sus
componentes, de manera armónica y
proactiva.
Desarrollo del trabajo:
Se parte de dos tipos de empresas
para a partir de las deficiencias detectadas
definir su efecto e introducir
la técnica más adecuada
para erradicar las causas
que las provocan
 CUMPLIMIENTO DE LOS
Empresa Productora “A”:
Productora de soluciones parenterales
(sueros) y otros productos farmacéuticos.
Caracterización:
Instalación moderna con equipos adecuados con capacidad suficiente
para producir los sueros necesarios para el consumo nacional.
Costo de producción superior al costo de importación.
Gastos indirectos superan el 50% del costo total.
Complejidad y masividad diferente entre los productos.
Empresa Productora “B”:
Importadora y distribuidora de
bienes de consumo.
Caracterización:
Importa bienes de consumo para la venta a la población en red de tiendas
Alta incidencia en artículos de lento o nulo movimiento.
Rebajas de precios que provocan pérdidas notables.
Afectaciones severas a los costos de operación.
Enfoque global de la problemática detectada:

En las empresas productoras resulta esencial el examen del
aprovechamiento de las capacidades, a fin de permitir la
sustitución de importaciones sobre todo en productos de
alta demanda.
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
En las empresas importadoras-comercializadoras se destaca
la optimización de los procesos de compras-almacenajedistribución con vistas a evitar el lento o nulo movimiento
de los productos.
Lineamiento número 87 de la Política Económica y
Social del Partido y la Revolución:

“Propiciar un acelerado proceso efectivo de
sustitución de importaciones, con mecanismos que
estimulen y garanticen la máxima utilización
posible de todas las capacidades de que dispone el
país en el sector agrícola, industrial, en servicios y
en recursos humanos”.
Alcance del trabajo:

El trabajo se proyecta con el fin de
demostrar la necesidad de introducir
técnicas adecuadas en acciones de
control que permitan determinar las
causas de las deficiencias detectadas
al analizar los resultados de la gestión
en las empresas seleccionadas y
proyectar la solución de las mismas.
Análisis de la Empresa Productora “A”:

Situación
existente en
la
actualidad
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

El consumo de sueros se ha
incrementado en los últimos
años, dada la importancia de los
mismos en el tratamiento de la
salud humana.
El análisis se centró en el
Cloruro de Sodio al 0,9%
Su costo de importación es
menor que el de producirlo en
Cuba.
Cómo es posible importar
grandes volúmenes de producto
que su base fundamental es el
agua, y contarse con una planta
de tecnología moderna en
condiciones de producir con
capacidad suficiente?
Composición del costo unitario
Concepto
Moneda Total
De ello CUC
% del costo
Material
directo
0.2523
0.2342
0.3338
Mano de Obra
directa
0.1107
0.0132
0.1487
Costos
indirectos
0.3816
0.3049
0.5125
Total
0.7446
0.5523
1.0000
Importación del Cloruro de sodio de 500 ml
Componentes del costo
$ 0.35

0.07
 Seguro
0.01
 Margen utilidad 0.05
importadora

Total
$ 0.48

Valor FOB
Flete
Etapas para la aplicación del costeo
ABC
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Etapa No. 1: Clasificación de los gastos.
Etapa No. 2: Identificación de las actividades y
de los generadores de costos
Etapa No. 3: Distribución de los costos
indirectos a las actividades
Etapa No.4: Cálculo del costo de los generadores
Etapa No. 5: Determinación del costo de los
productos.
Resultado de la aplicación de ABC

Cloruro de Sodio 0,9% en bolsas de 500 ml
Concepto
Costo unitario
Material directo
$ 0.18
Mano de obra directa
0.11
Costos indirectos de fabricación
0.14
Costo total
$ 0.43
Cálculo del Costo Objetivo
Costo Objetivo = Precio objetivo – Margen utilidad
Producto
Precio
objetivo
Cloruro de
Sodio 0.9%
0.48
Utilidad
11%
0.05
Costo
objetivo
0.43
Comparación costo unitario de
producción e importación
Costo de
Importación
0.48
Costo de
Producción nacional Variación
0.43
0.05
Pre conclusión

En el primer trimestre del año 2014 se han
contratado un total de 4 578 060 bolsas de
sueros de cloruro de sodio al 0.9% de 500
ml.

Implica un desembolso de
aproximadamente 2.197.468,80 CUC

De fabricarse en Cuba, tal como lo permite
la capacidad de la planta productora, se
traduciría en un ahorro neto de $228.903,00
en moneda total
RESULTADO
Análisis de la Importadora-Comercializadora “B”
Importación y comercialización
al detalle de productos y
artículos dirigidos al turismo
internacional y al segmento
nacional.
Objetivo
La Empresa actualmente
desarrolla tres procesos
principales: Compra,
Almacenaje y Distribución.
Artículos afectados por lento o
nulo movimiento
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Los productos afectados son todos importados y
las familias de productos de mayor significación
fueron:
Calzado de mujer
Confecciones de mujer y de hombre,
Artículos deportivos
Juguetes.
Aspectos críticos
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Relacionados con el abastecimiento de mercancías:
Incumplimiento de las entregas nacionales e importadas
Entrega tardía de las mercancías.
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Deficiencias en la gestión comercial integral:
Falta de seguimiento y control de la gestión comercial.
No aprovechamiento del potencial que brindan los
almacenes y descoordinación del transporte.
Insuficiencias en la gestión de Jefes de Brigadas y
Administradores.
Problemas derivados de las
insuficiencias detectadas
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


No previsión de mercados
No ejecución de compras en el tiempo requerido
Gestión inadecuada de inventarios
Inactividad en las ventas
Incumplimientos de normas de control de
inventarios
Descoordinación en el proceso de distribución
Dificultades en la transportación
Incumplimiento en los plazos de entrega
Filosofía del Just in time
Mejorar la gestión integral de la
entidad mediante un análisis de
los procesos que garantizan el
engranaje de los mismos
Acciones necesarias
Perfeccionar la Red de Proveedores:
Debe existir una red de proveedores dignos de confianza
Identificar y evaluar de necesidades de suministro.
Este concepto comprende los procesos de compras, pedidos
y distribución de la mercancía.
Determinación del lote económico y tiempo de pedidos.
Dos preguntas claves: ¿Cuánto pedir? y ¿Cuándo pedir?
Resultado de la aplicación del Lote
económico y variante Wilson Harris:

Con la aplicación de la variante Wilson Harris se logra
minimizar los costos asociados a los procesos de
compras y almacenamiento de las unidades adquiridas.

La muestra seleccionada determina un resultado de
116.330,17 CUC de reducción de costos, evidenciando
las posibilidades de lograr una mayor eficiencia
económica en la administración de inventarios, evitando
así ineficiencias en las compras según demanda tanto
por excesos como por defectos
Aplicabilidad
Empresa Productora “A”

La sustitución de importaciones resulta factible pudiendo
cubrir la totalidad de los pedidos los que implican sólo
para el 2014 un importe de $2 197,469 USD.

Determinándose un ahorro de $228,903 en moneda total,
más la ventaja estratégica para el país, de contar con una
producción fundamental, los sueros, en el territorio
nacional.
Aplicabilidad
Empresa Importadora y
Comercializadora “B”

Se demuestra la forma de evitar pérdidas por ociosidad de
los inventarios al optimizar los pedidos aplicando la
técnica de Justo a tiempo (Just in time) combinada con un
método de cálculo mediante la variante Wilson Harris.
 Las ventajas derivadas de esta investigación
proporcionarían a la empresa la erradicación de sus
inventarios por lento o nulo movimiento las cuales
medidas a los niveles actuales muestra una reducción de
$116,330 CUC en sus costos de operación
Conclusiones finales

La aplicación de distintas técnicas, definidas dentro de la
gestión estratégica de los costos, puede contribuir
decisivamente a mostrar el camino adecuado para
solucionar los problemas, siempre contando con el
adecuado análisis de los efectos encontrados, a fin de
determinar la que deba ser aplicada y encontrar las
verdaderas causas que los provocan.
Al incluir éstas técnicas dentro de las acciones de
control y fundamentalmente en las auditorias de gestión
se logrará dar un paso importante para brindar
recomendaciones adecuadas con un elevado nivel de
certeza y credibilidad.
Recomendaciones
Se recomienda a la Contraloría General de la República
establecer como paso indispensable en las acciones de
control, la profundización en el análisis de las causas
determinantes de ineficiencias presentes en la gestión y
fundamentalmente en aquellas que tienen que ver con el
no aprovechamiento adecuado de capacidades, el lento y
nulo movimiento, así como cualquier otra que implique
despilfarro de recursos, aplicando la técnica adecuada en
cada caso para su detección y solución.
Se considera indispensable que se desarrolle una mayor
divulgación de las distintas técnicas que se incluyen en
la “Gestión Estratégica de Costos”, de forma que sean
dominadas por los auditores y sea posible determinar la
solución adecuada en cada caso.
FIN
Muchas gracias