Transcript ALEPH系统培训-采访模块

ALEPH 系统培训
——采访模块
（20版）
张光玉
以色列艾利贝斯有限公司北京代表处
2012-2-27
采访模块——概要
• 总体介绍-界面简介
• 采访的先决条件
• 采访前的准备工作
• Aleph采访工作流程
• 根据书目记录创建订单
• 单册验收工作
• 采访清单和统计
ALEPH – 采访模块
界面简介
• 在采访/连续出版物模块中，你可以选择以下6个标签之一：
•
•
•
•
•
•
订单 标签页
发票 标签页
管理 标签页
索引 标签页
连续出版物
检索 标签页
期刊 快速检索条
订单 快速检索条
发票 快速检索条
标签页
•
ALEPH – 采访模块
界面简介- 操作栏
左手部分:显示了服务器的通信状态
当客户端与服务器通信时，会显示一条红色的“流”。
打开其他的模块：流通，
编目，馆际互借，和
Alephadm
右手部分 (右击)登录,
• 更改密码和权限
• 菜单语言设置
• 连接到不同的库
• 打印选项
•退出所有ALEPH应用
ALEPH – 采访模块
界面简介- 选择连接的库
• 连接到一个库 点击
• 菜单/ALEPH/连接到…
• 你还可以通过右击控制栏上的库的图标连接到一个库
• 请看（窗口）标题栏，可以看到当前已连接的库（和
服务器）。
ALEPH – 采访模块
采访的先决条件
• 一条书目记录 (在编目模块里编辑,或在采访模块快速编目)
• 定义书商
• 定义预算
• 定义货币
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作
• 货币
• 书商
• 预算
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 货币
• 货币
• 币种设置
• 汇率设置
本地货币汇率为1.00。
基于参数表 $alephe_root/aleph_start : setenv local_currency 的定义
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 书商
• 书商信息
• 书商递送类型与递送延迟
• 书商地址
• 书商订购单位的权限设置
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 书商
书
商
——
界
面
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 书商 – 书商信息
• 书商信息1：
•
书商基本信息：
• 书商代码 （唯一代码）
• 书商名称
• 书商状态 （状态是“有效”的书商才可以使用）
• 书商语言
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 书商 – 书商递送类型与递送延迟
• 书商信息3：
•
•
•
如果是图书书商，需在“递送方式1；2；3 ”中，设置递送方式及其相应的递送
延迟（用于催缺）
如果是期刊书商，需在“递送方式4；5”中，设置递送方式及其相应的递送延迟
（用于催缺）
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 书商 – 书商地址
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 书商 – 书商订购单位的权限设置
• 订购单位：
•
•
•
来自 $alephe_tab/tab_sub_library.lng中的分馆定义
一般不作限制。如需限制订购分馆，请在分馆前的方框中划勾。
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 预算信息
• 预算信息1：
•
预算 基本信息：
• 预算代码
• 名称
• 有效期起/止日期
• 预算状态
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 预算信息
• 预算信息2：
•
年度预算的设置：
• 年度预算的格式：
•
预算代码后缀为-nnnn，如ZWTS-2009 （注意一定要是英文输入法下的中
划线，即减号）
• 年度预算的有效期：有效期起止设置
• 年度预算的标识：预算信息2 里“年度预算”需打勾
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 预算订购单位的权限设置
• 订购单位：
•
•
•
来自 $alephe_tab/tab_sub_library.lng中的分馆定义
一般不作限制。如需限制订购分馆，请在分馆前的方框中划勾。
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 结算信息的解读
• 结算：
•
•
•
•
•
•
•
预支价目：已发订未登到的金额
发票价目：已登记发票，发票未支付的金额
付款价目：已登到，并已支付的金额
实际余额：总金额 – （发票价目 + 付款价目）
自由余额：总金额 – （发票价目 + 付款价目 + 预支价目）
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 预算的分配、划拨
• 预算“分配”：
•
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 预算的分配、划拨
• 预算“划拨”：
•
填写“划拨”的金额；
点击图中，左/右的箭头，确定预算资金流动的方向。
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 下一年度预算的打开
• 打开下一年度的预算：
•
每年执行一次
•
服务/预算管理/
•
p-acq-05打开年度预算：
ALEPH – 采访模块
采访前的准备工作- 预算 – 权限
• 订购分馆权限：
• 预算使用权限：
订购分馆权限
•
•在用户权限中设置中，
订购分馆权限可代理。
预算使用权限
•ADM库表示具有所有订购分馆的订购权限。
•* 代表所有预算。
•在用户权限中设置，可以使用预算代理。
ALEPH – 采访模块
采访工作流程
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单
• 单订单发订
 采访快速编目
 输入记录、查重、逐条订购（适用于西文 ）
 设置订单缺省值
• 采访批拟订（APSM 图书采访拟订系统）
 书目上载（数据处理）
 拟订（选书、做订单）
 审订（审核修改）
 发订（发送到正式库，正式生成书目与订单）
• 订单索引 （检索/查找订单）
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 单订单发订
• 采访快速编目 （生成一条简编的书目记录）
选择库 关键!!
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 单订单发订
• 输入记录
1、数据转换-选择库
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 单订单发订
• 输入记录
2、数据转换-转换 – 并选择单条记录
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 单订单发订
• 查重
3、编辑界面- 查重 （查找相似记录）
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 单订单发订
• 查重
3、编辑界面- 查重 （检索标目）
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 单订单发订
• 逐条订购
4、保存并推送到采访
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 单订单发订
• 逐条订购
5、采访- 增加订单
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 采访批拟订
• 采访批拟订 APSM – 主要特点
 采用基于Web的B/S架构
 按照书目获取  采访拟订  采访审订  采访发订的
流程设计
 批量进行图书书目数据转换、查重、上载
 根据书目生成订单，支持单订单处理、多订单和现采订
单的批量处理
 根据分配规则进行单册分配
 ALEPH正式库新书目数据的导入和采访订单(包括荐购
订单)/单册的生成
 支持订购报表输出(EXCEL/HTML格式)
 集成读者荐购，发送到书通知。
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 采访批拟订
• 采访批拟订 APSM – 系统流程
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 采访批拟订
• 采访批拟订 APSM 与 ALEPH的关系
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单- 采访批拟订
• 采访批拟订 APSM – 主要功能模块
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM
 书目上载 （数据处理）
• 文件上传转换，将不同格式的书目数据包转换成系统可识别
的Aleph顺序格式文件，并执行相应书目的MARC字段扩展的
过程。
•
•
•
•
MARC格式数据
EXCEL格式数据(直接上传转换)
现采EXCEL格式数据(直接上传转换)
Aleph顺序文件格式数据
-- 书目上载流程
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM
 书目上载 （数据处理）
• 拟订库查重
• 查重匹配条件 ISBN号
-- 书目上载流程
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM
 书目上载 （数据处理）
• 正式库查重
• 第一步：ISBN+分馆进行查重
• 第二步：ISBN查重
-- 书目上载流程
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM
 书目上载 （数据处理）
• 数据导入拟订库
-- 书目上载流程
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM

•
•
•
•
•
拟订 （选书，做订单）
普通手工拟订
普通批拟订
现采批拟订
批荐购
荐购订单处理
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM

•
•
•
•
•
•
审订 （审核、修改订单）
审订订单
批审订订单
修改订单
删除订单
更新订购数
打印-拟订订购报表
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM

•
•
•
•
发订 （发送到正式库，正式生成书目与订单 ）
发订前预览
发订前再查重
正式发订
正式订购报表
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-采访批拟订
• 采访批拟订 APSM （图书采访拟订系统）
 访问服务器地址：
• http://222.128.59.146:8118/apsm/
 测试帐号/密码：

test/test
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 根据书目记录创建订单-订单索引
• 订单索引 （检索/查找订单）
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 单册验收工作
• 单册验收工作可分为：
 实物验收
 发票验收
• 发票验收的工作流程：
 创建总发票
 登记行项目
 自动生成单册信息
 部分登到及登错的处理
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 单册验收工作- 创建总发票
• 创建总发票
 选择书商，建立该书商的总发票
 设置订单缺省值按验收清单创建总发票，以总发票的发
票号作为验收批次号
 填写净价金额和发票日期，保存
 自动生成总金额
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 单册验收工作- 登记行项目
• 登记行项目
 增加-行项目，输入/扫入-ISBN号
 查看书目信息
 净价金额处填写-单价
 注释字段填写-起始条码
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 单册验收工作- 自动生成单册信息
• 自动生成单册信息
 自动生成单册条码
 自动更新单册价格
 自动改变单册处理状态（根据tab42表定义）
 自动创建单册的发票键字段（用于关联发票，作为验收
批次号）
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 单册验收工作- 部分登到/登错的处理
• 部分登到
 部分登到时，单位数填实际到达的数量
 系统提示“是否将资料记为全部到货”，选择“否”。
• 行项目登错的处理
 登记错误了可以删除已登记的行项目
 重新增加行项目登到
 注意：注释字段的单册起始条码需要调整确认。
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 采访清单和统计
• 采访发订清单：
 在APSM的订单发订模块打印。
• 验收登到清单：
 可以按条码号范围打印验收清单（服务p_lclacq_1031）
 可以按发票号打印验收清单（服务p_lclacq_1032）
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 采访清单和统计- 采访发订清单
• 采访发订清单
ALEPH – 采访模块
采访工作流程- 采访清单和统计- 验收登到清单
• 服务p_lclacq_1031 按条码号范围打印验收清单
ALEPH – 采访模块
（按条码号排序）
采访工作流程- 采访清单和统计- 验收登到清单
• 服务p_lclacq_1031 按条码号范围打印验收清单
ALEPH – 采访模块
（按题名汇总）
采访工作流程- 采访清单和统计- 验收登到清单
• 服务p_lclacq_1032 按发票号打印验收清单
ALEPH – 采访模块
（按条码号排序）
采访工作流程- 采访清单和统计- 验收登到清单
• 服务p_lclacq_1032 按发票号打印验收清单
ALEPH – 采访模块
（按题名汇总 行项目）
Thank You!
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