Transcript Ehrennadeln ermitteln

Ehrennadeln ermitteln
Schnell und einfach sollen jetzt die
Ehrennadeln für die Mitglieder Ihres
Vereins ermittelt werden.
1. Schritt – Status eingetragen
Bei Ihren Mitgliedern muss ein Status eingetragen sein. Also: Das Eintrittsdatum und – wenn nötig – das Datum
beim Statuswechsel.
2. Schritt – Status und Pausen richtig eintragen
Der Status muss bei Pausen richtig eingetragen werden.
WICHTIG: Das bedeutet als „Aktives Mitglied“ bis Beginn der Pause und danach „Aktives Mitglied“ ab Ende der
Pause. Die Zeit im Status „Pausiert“ dient nur der Übersichtlichkeit und wird zu keiner Berechnung verwendet.
3. Schritt – Ehrennadeln nicht deaktiviert
Gehen Sie über die Menüleiste in die Voreinstellungen und dann noch einmal auf Voreinstellungen.
4. Schritt – Ehrennadeln nicht deaktiviert
Prüfen Sie nun, dass die Ehrennadeln nicht deaktiviert sind.
WICHTIG: Wenn die Ehrungen deaktiviert sind wird kein Mitglied diese erhalten, auch wenn es bei den
Ehrungen dabei sein müsste. Aktivieren Sie auch den Haken bei „deaktivierte Ehrungen anzeigen“.
5. Schritt – Aufruf der Ehrungsverwaltung
Über den Schalter „Ehrungen“ wird die Dialogbox „Ehrungen“ geöffnet. Dort klicken Sie bitte im Anschluss auf
„Ehrungsanträge erstellen“.
6. Schritt – Einstellungen für Ehrungen ermitteln
Nun wählen Sie das Jahr oder den Stichtag aus, zu dem Ehrungen erstellt werden sollen.
Die Schalter „Personen müssen am Stichtag Mitglied sein“ und „nur direkte Ehrungsjubilare ermitteln“ müssen
angehakt sein.
7. Schritt – Ehrungstermin und Rechnungsanschrift
Tragen Sie unter „Angaben der Ehrungsveranstaltung“ das Datum, die Uhrzeit, die Anschrift sowie den
Ansprechpartner der Ehrungsveranstaltung ein. Im Anschluss klicken Sie auf „Weiter zu Vorschau“.
8. Schritt – Ehrungsanträge erstellen
Nun sehen Sie welche Ehrungen ermittelt wurden. Zum Fortfahren klicken Sie bitte auf „OK – Ehrungsanträge
erstellen“.
9. Schritt – Zu ehrendes Mitglied nicht dabei?
Es kann passieren, dass in den ermittelten Ehrungen Mitglieder nicht aufgeführt sind. Sie können bei einzelnen
Mitgliedern prüfen welche Ehrungen anstehen. Gehen Sie dazu in die Personenverwaltung und den Reiter
„Mitgliedszeiten / Ehrungen“. Dort klicken Sie nun auf „Auf anstehende Ehrungen prüfen“
10. Schritt – Zu ehrendes Mitglied nicht dabei?
Wählen sie das zu prüfende Jahr aus und klicken anschließend auf „Überprüfen“. Nun wird Ihnen angezeigt
welche Ehrungen zum ausgewählten Mitglied anstehen. Hier wird auch der Grund ermittelt werden, warum eine
Ehrung nicht angezeigt bzw. beantragt wurde.
11. Schritt – Ehrungsanträge wurden erstellt
Die Ehrungsanträge wurden erstellt. Bestätigen Sie bitte abschließend mit „OK“.
12. Schritt – Ehrungsanträge überprüfen
Mit einem Klick auf „Ehrungsanträge überprüfen (Prüfliste)“ können Sie die ermittelten Ehrungen noch einmal
überprüfen.
13. Schritt – Ehrungsanträge einsehen
Über „Ehrungsanträge bearbeiten“ können Sie die Ehrungseinträge ansehen und eventuelle Ergänzungen
vornehmen.
14. Schritt – Ergänzungen vornehmen
Sollten Sie feststellen, dass die Ehrung bereits vergeben wurde, so können Sie den Ehrungsantrag als versendet
markieren oder löschen. Tragen Sie dann aber die Ehrung bei der Person nach.
15. Schritt – Auf bisherige Ehrungen prüfen
Im Reiter „bisherige Ehrungen“ haben Sie die Möglichkeit alle zum ausgewählten Mitglied erstellten Ehrungen zu
überprüfen. Betätigen Sie nach Ihrer Kontrolle nun den Schalter „Ehrungen“.
16. Schritt – Ehrungsanträge in Datei zusammenfassen
Um die Ehrungsdatei zu erstellen, klicken Sie bitte auf „Ehrungsanträge zum Versand vorbereiten und eintragen“.
17. Schritt – Speichern, Drucken, Eintragen
Im Fenster „Ehrungen beim Verband beantragen“ können Sie nun die von Ihnen erstellten Ehrungen noch einmal
mit den Schaltern „Vorschau Sammellisten“1, „Vorschau Einzelanträge“2 und „Vorschau Kontrollliste“3 überprüfen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie bitte auf „Beantragen“. Es wird automatisch eine Datensicherung angelegt.
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18. Schritt – Ehrungsdatei erstellen
Speichern Sie die komprimierte und verschlüsselte Ehrungsdatei auf die Festplatte in einen Ordner Ihrer Wahl.
19. Schritt – Seitenansicht
Nun erhalten Sie die Kontrollliste zu den Ehrungsanträgen. Diese können Sie drucken, speichern oder in die
Zwischenablage kopieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie bitte auf „Schließen“.
20. Schritt - Ergebnis
Nun sehen Sie wie viele Ehrungsanträge in die Ehrungsdatei eingetragen wurden. Bestätigen Sie jetzt mit „OK“.
21. Schritt – Eingetragene Ehrennadeln
In der Personenverwaltung unter „Mitgliedszeiten / Ehrungen“ können Sie nun die eingetragene Ehrung sehen.
22. Schritt – Die E-Mail vorbereiten
Fügen Sie die Ehrungsdatei als Anlage an die E-Mail an.
23. Schritt – E-Mail versenden
Die Datei ist nun der E-Mail hinzugefügt und Sie können Ihre Nachricht nun senden.
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