Sosialisasi EPSBED Semester 2012/2

30 November 2013

Nomor Induk Dosen Nasional

   Setiap dosen, TETAP maupun HONORER, harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) Pimpinan P.T. adalah dosen yang (seharusnya) telah memiliki NIDN, walaupun bisa tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka harus dibuatkan NIDN sesuai dengan ketentuan yang berlaku 2

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD

    KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan

TRNLM

Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi

TRAKD

Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S. 3

TRAKM vs TRNLM vs TRAKD

  Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi 4

TRAKM

NIM SKs Sem IPS SKS total IPK 001 10

2,90 46 2,67 KHS TRNLM

NIM M.K. SKS Nilai Bobot 001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3 001 MK03 2 C 2 001 MK04 2 C 2

Jadwal Kuliah

10

IPS = 29/10 = 2,90 TRAKD

DOSEN M.K. KELAS RENC REAL D023 MK01 01 16 15 D101 MK02 01 16 16 D034 MK03 01 16 12 D034 MK04 01 16 14 5

TRNLM vs TRKRS

   TRNLM berisi nilai pada semester pelaporan (mis. 2011/2) TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada semester pelaporan + 1 (mis 2012/1) Dalam keadaan normal jumlah record pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2012/1 ada tambahan mahasiswa baru 6

TRNLM vs TRKRS

  Walaupun pada 2011/2 ada mahasiswa yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, karena :    Mahasiswa baru < lulus Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang hanya berupa satu matakuliah, misalnya “Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan Dll.

7

TRNLM vs TRKRS

 Dalam kondisi yang tidak “normal” laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnya  Tidak ada mahasiswa baru  Mahasiswa baru < Lulusan  Ada praktek lapangan, dll 8

TRNLM vs TRKRS

   Untuk melihat lebih detil data TRNLM dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A] Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10 Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang “seharusnya” ikut KRS dan berapa yang “sudah ada” di KRS 9

TRNLM vs TRKRS

 Data TRNLM dan TRKRS tergantung pada kondisi semester pelaporan:  Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM, karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan  Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang bisa menerima mahasiswa baru setiap semester 10

TRNLM vs TRKRS

 Untuk memeriksa data KRS sudah didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu:  Jumlah record    Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan TRKRS Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan (mis. 2011/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2012/1) 11

TRKRS vs TRNLM

   Untuk pelaporan 2011/2 ini pemeriksaan hanya melalui jumlah record dengan memperhatikan kondisi yang ada Pada laporan 2012/1 akan disediakan fasilitas informasi yang lebih rinci tentang NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah melacak mahasiswa yang belum ada data KRS-nya Dengan demikian data kita akan lebih akuntabel 12

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

   Mulai laporan 2012/1, P.T. mengisi TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2012/2) seperti halnya dengan KRS 2012/2 Yang didatakan hanya mahasiswa yang berstatus C/N/K/D saja Yang lulus di 2012/2 (kalau sudah ada) TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada Laporan 2012/2, karena harus mengisi TRAKM

2012/2

dan TRNLM

2012/2

13

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

 Pada verifikasi ini akan terbaca:    Jumlah mahasiswa di TRAKM

2012/1

TRNLM

2012/1



=

Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknya Setiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu semester ke semester berikutnya Pada 2012/1 ada mahasiswa yang:  Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM)   Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM) C/N/K/D (ada di TRLSM) 14

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

  Semua mahasiswa dari 2012/1, kecuali yang Lulus/Keluar/D.O., harus berstatus di 2012/2   Kuliah/skripsi (ada di TRKRS

2012/2

C/N/K/D (ada di TRLSM

2012/2

) ) Mahasiswa dari 2012/1 yang Cuti dan Non-aktif, pada 2012/2 bisa :  Kuliah/skripsi  C/N/K/D 15

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

 Verifikasinya dapat dihitung dari persamaan:

TRAKM 2011/2 + C/N 2011/2

- Lulus

2011/2

=

TRKRS 2012/1

- Baru

2012/1 + C/N/K/D 2012/1 TRAKM 2012/1 + C/N 2012/1

- Lulus

2012/1

=

TRKRS 2012/2

- Pindahan

2012/2 + C/N/K/D 2012/2

 Bila data benar maka tanda “..??” jumlahnya NOL 16

Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM

2012/1 TRAKM



Kuliah Lulus X TRLSM



Cuti Non-aktif Keluar Drop-Out X 2012/2 TRKRS



Kuliah Baru Pindahan TRLSM



Cuti Non-aktif Keluar Drop-Out

17

Matriks Kemungkinan Mutasi

Dari 2012/1 Kuliah Lulus Cuti Non-aktif Keluar D.O.

Baru/ Pindahan Kuliah Lulus



X



Belum X X



X X X X X Status pada 2012/2 Cuti



X



Non-aktif



X



Keluar



X

 

X X



X X



X X



X X X X D.O.



X

 

X X X

18

Mengapa Kita Perlu Data KRS ?

   ketika P.T. melaporkan 2011/2 pada 15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2011/2 Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2012, sudah

6 (enam) bulan yang lalu

Lalu . . . Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif

saat ini

 Oktober 2012 ?

19

Mengapa Kita Perlu Data KRS ?

   Data dari TRKRS-lah yang dapat memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat ini Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulan Oleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya 20

Master Dosen (MSDOS)

   Data dosen termasuk homebase-nya saat ini sudah ada di TBDOS sehingga P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS MSDOS sekarang berupa Inquiry, yaitu menampilkan data dosen tetap P.T. yang “diambil” dari TBDOS Untuk transaksi dosen keluar, pensiun dan almarhum dilakukan melalui Koreksi NIDN 21

Verifikasi 2012/1 Yang BENAR

Nama Ali Budi Chicha Didu Sem.Awal

2004/1 2005/1 2005/1 2006/1 AKM 20121 4,00 6,00 0,00 0,00 NLM 20121 4,00 6,00 0,00 0,00 KRS 20122 0,00 0,00 4,00 18,00 Status L-20121 N-20122 N-20121 C-20121

    Ali Kuliah di 2012/1 dan Lulus di 2012/1 Budi Kuliah di 2012/1 dan Non-aktif di 2012/2 Chicha Non-aktif di 2012/1 dan KRS di 2012/2 Didu Cuti di 2012/1 dan KRS di 2012/2 22

Verifikasi 2012/1 Yang BENAR

Nama Endang Fina Gugun Hendra Sem.Awal

2004/1 2005/1 2005/1 2006/1 AKM 20121 14,00 0,00 0,00 0,00 NLM 20121 14,00 0,00 0,00 0,00 KRS 20122 16,00 0,00 0,00 0,00 Status C-121/C-122 C-121/K-122 K-20121

    Endang Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2 Fina Cuti di 2012/1 dan Cuti di 2012/2 Gugun Cuti di 2012/1 dan Keluar di 2012/2 Hendra Keluar di 2012/1 23

Verifikasi 2012/1 Yang SALAH

Nama Indah Joy Keny Lina Sem.Awal

2004/1 2005/1 2005/1 2006/1 AKM 20121 14,00 16,00 0,00 12,00 NLM 20121 14,00 21,00 0,00 12,00 KRS 20122 6,00 6,00 6,00 0,00 Status L-20121 ..??

..??

K-121 ..??

C-121 ..??

    Indah Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, Lulus 20121 Joy Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, AKM # NLM Keny Keluar di 2012/1 dan KRS di 2012/2, K-121 ..?? Lina Kuliah di 2012/1 dan Cuti di 2012/1, C-121 ..?? 24

Mahasiswa Pindahan

 Yang dimaksud mahasiswa pindahan adalah:    Mahasiswa yang pindah ke P.T. lain pada program studi yang sama, atau Mahasiswa yang pindah dari satu program studi ke program studi lainnya baik di P.T. sendiri atau ke P.T. lain, atau Mahasiswa yang beralih dari program vokasi ke program akademik (dalam hal ini sering digunakan istilah “mahasiswa alih jenjang”) 25

Nilai Pindahan

   Nilai pindahan didatakan pada fasilitas yang telah disediakan Yang didatakan adalah matakuliah yang diakui di program studi penerima Sks dan nilai mengikuti ketentuan yang ada di program studi penerima 26

Business Process

Data dari P.T.

Diposting ke komputer Kopertis/Dikti Disampaikan ke P.T.

Melalui media Website http://forlap.dikti.go.id

Proses Analisis Hasil Evaluasi

27

Validasi dan Verifikasi

28

Validasi dan Verifikasi

   Jalankan “[4] A. Cetak Validasi Data”  Program ini harus dijalankan terlebih dahulu karena akan mengupdate data di TRAKM Bila ada data yang tidak valid anda bisa melakukan pemeriksaan satu per satu melalui “[4] A. Validasi per Tabel” Selesaikan masalahnya secara bertahap, per Tabel sehingga proses pekerjaan anda lebih mudah dan praktis 29

Validasi dan Verifikasi

  Setelah itu barulah menjalankan program:  [4] C. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM  [4] B. Cetak Rekapitulasi Validasi Apabila hasil dari Rekapitulasi Validasi masih ada yang belum valid anda bisa:  Melihat datanya di Inquiry Rekap Validasi  Mencetak Validasi per Tabel 30

Inquiry Rekap Validasi

31

Inquiry Rekapitulasi Validasi

  Inquiry ini dimaksudkan sebagai tampilan dari Rekapitulasi Validasi Beberapa hal yang perlu diperhatikan  Rata-2 sks TRNLM dan TRKRS harus seimbang, perbedaannya tidak mencolok (sekitar 2 ~ 3 sks)  Verifikasi Mhs Aktif pada Sem.Lapor dan Sem.Lapor+1 

HARUS SAMA

32

Rata-2 sks bedanya 4,7 sks

33

Rata-2 sks bedanya 10,3 sks

34

Lulus 175, tinggal 8 Rata-2 sks bedanya 10,2 sks

35

Rata-2 sks bedanya 14,8 sks

36

Perbedaan Validasi (?)

   Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali Bedanya pada pembacaan file TBDOS:   Di Kopertis akan membaca TBDOS yang mutakhir Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak mutakhir 37

Perbedaan Validasi (?)

  Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T. yang berubah karena, a.l.:    Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain Ditemui adanya data dobel Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata “MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis 38

Sebagian Masalah Sudah Teratasi

 Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan :    Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri 39

Tips Untuk Menghindari Masalah

   Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah pisahkan per semester atau program studi Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan 40

Tips Untuk Menghindari Masalah

  JANGAN membuka file database dengan program Excel karena :  Sering terjadi Excel merubah field tanggal menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik Bila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel 41

Tips Untuk Menghindari Masalah

   Gunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website http://kopertis4.or.id

Program baru tidak akan “merusak” data yang sudah ada Program baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error 42

Tips Untuk Menghindari Masalah

    Lengkapi komputer PC dengan UPS (batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik mati Pasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulan Setiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputer Update Anti Virus berarti menambah variasi “amunisi” untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru) 43

Tips Untuk Menghindari Masalah

 Hal-hal yang harus disampaikan ke Kopertis/Dikti:  Perubahan NIM atau kode MK karena keduanya merupakan key yang unique; bila tidak, maka datanya akan menjadi dobel  Perubahan alamat dan telepon P.T. atau Yayasan karena data tersebut dikelola secara khusus dan digunakan untuk berbagai keperluan 44

Contoh Penulisan Gelar

A.Md

Ir.

S.E.

S.H.

dr.

drg.

drh.

S.Si

Drs.

Dra.

S.Kep

S.Ked

S.K.G.

S.I.P.

S.Kom

S.S.T.

S.Pt

S.P.

S.Pi

S.Hut

S.T.

S.Pd

S.Ag

S.S.

S.Sn

S.Sos

M.T.

M.M.

M.Si

M.Ag

M.A.

M.Pd

M.Kom

M.A.

M.Kes M.Eng

M.P.

M.Sc

M.Hum M.Sos

M.B.A.

M.Sn

Dr.

DR(HC) Ph.D.

Prof.

45