Transcript Mätning och styrning av inköpsresultat

Kapitel 14
Mätning och styrning av
inköpsresultat
Program







Faktorer som påverkar mätning av inköpsresultat
Varför mäta inköpsresultat?
Hur bedöms inköpsresultat?
Mätande av inköpsresultat
Inköpsbudgetar, inköpsbesparingar och andra
resultatmätningar
Sarbanes Oxley och inköpsstyrning
Inköpsrevision som ett ledningsverktyg
Mätning av inköpsresultat
En av de viktigaste faktorerna som påverkar mätning av inköpsresultat är
vilken syn ledningen har på inköpsfunktionens roll och vikt.
Ledningen kan se inköpsverksamheten som en (1)
Operativ och administrativ aktivitet: Ledningen utvärderar
inköpsverksamheten på parametrar som inköpsorderstock,
administrativ ledtid, antal utfärdade beställningar, antal
anbudsförfrågningar, regelverkets efterlevnad etc.
Kommersiell aktivitet: Ledningen är medveten om
besparingspotentialen som inköp representerar. Parametrar som
används är inköps totalt antal rapporterade besparingar, antal
ingångna avtal, rapporter om prisvarians, inflation etc.
Mätning av inköpsresultat
Ledningen kan se inköpsverksamheten som en (2)
3. Del av integrerad logistik. Ledningen blir medveten om att
prisjakt har sina nackdelar och kan leda till suboptimering. Utvärdering
siktar på kvalitetsförbättringar, ledtidsreduktion och förbättrad
leveransprecision I leverantörsledet.
4.
Strategiskt affärsområde. Inköpsfunktionen är aktivt involverad I
att besluta om företagets kärnverksamhet. Ledningen utvärderar
inköpsfunktionen utifrån antalet förändringar I leverantörsbasen och
dess bidrag till vinsten I form av genomförda besparingar.
På det sätt inköpsaktiviteter mäts och bedöms skiljer sig för varje betraktat
företag. Detta gör det nästan omöjligt att utveckla en enhetlig metod eller ett
system för mätning av inköpsresultat.
Mätning av inköpsresultat
Alternativa synsätt
Inköpsfunktionens
hierarkiska position
Mätetal
Operativ och administrativ
aktivitet
Långt ner I organisationen
Antal order, inköpsorderstock,
bemyndiganden, …
Kommersiell aktivitet
Rapporterar till ledningen
Besparingar, prisvarians, antal
anbudsbegäran antal single/sole
sources,…
Del av integrerad logistik
Inköpsfunktionen är
integrerad med andra
funktioner som befattar sig
med material.
Kvalitet, inköpsledtid,
leveransprecision, …
Strategiskt affärsområde
Inköp är representerat I
högsta ledningen.
Tidig involvering i inköpsprocessen,
borde-kosta-analys, köpa/tillverka,
antal upphandlingar och e-auktioner,
förändringar i leverantörsbasen, …
Varför ska man mäta inköpsresultat?
Vilka fördelar kan hämtas från systematisk resultatutvärdering?




Bättre beslutsfattande
Bättre kommunikation med andra avdelningar
Bättre synlighet med avseende på inköpsresultatet
Bättre motivation för inköpare
Kollektivt sett indikerar dessa kommentarer att utvärdering av
inköpsresultat borde resultera i högre värdeskapande genom
inköpsfunktionen.
Bedöma inköpsresultat
Inköpsresultat kan anses vara resultat av två delar :

Resultateffektivitet: Resultatutfall / Planerat resultat
(dvs. materialkostnader, kvalitet, logistik, innovation ..)

Resurseffektivitet: Kostnadsutfall / Planerad kostnad
(dvs. administrativ ledtid, antal order per inköpare..)
Inköpsresultat kan således definieras som den omfattning som
inköpsfunktionen kan genomföra dess förutbestämda mål genom att
utnyttja ett minimum af företagets resurser (dvs kostnader)
Mätning av inköpsresultat
Det finns fyra dimensioner för vilka mätning och
utvärdering av inköpsaktiviteter kan baseras på




Pris- / kostnadsdimension
Produkt- / kvalitetsdimension
Logistikdimensions
Organisationell dimension
Dessa dimensioner är starkt förknippade med varandra…
Nyckelområden för
mätning av inköpsresultat
Inköpsresultat
Resultateffektivitet
Inköpens
materialkostnader/
materialpriser
Produkt / kvalitet
Styrning av priser & kostnader
Reduktion av priser & kostnader
för material
Involvering av inköpsfunktionen I
ny produktutveckling
Inköp och total kvalitetsstyrning
Adekvata anmodanden
Inköpslogistik
Policy för ordrar och lager
Leverantörers leveransprecision
Medarbetar
Resurseffektivitet
Inköpsorganisation
Ledning
Procedurer och policyer
Informationssystem
Vad ska mätas?
Dimensionen inköpspris/inköpskostnad

Dimensionen avser förhållandet mellan standarpriser och de verkliga
priser som betalas för material och tjänster. Distinktion görs mellan:
 Pris-/kostnadskontroll
Kontinuerlig övervakning och utvärdering av priser och prisökningar då de
meddelas av leverantörerna (exempelvis mätetal för avkastning på
investering (ROI), materialbudgetar, rapporter över prisinflation)
 Pris-/kostnadsreduktion
Kontinuerlig övervakning och utvärdering av aktiviteter som initieras för att
minska kostnader på ett strukturerat sätt (exempelvis söka nya leverantörer,
värdeanalys, materialsubstitution)
Budgetar är viktiga verktyg för planering och övervakning av
resultat med avseende på pris- och kostnadsdimensionen.
Vad ska mätas?
Dimensionen för produkt och kvalitet

Dimensionen avser inköpsfunktionens ansvar att säkerställa att
produkter och tjänster levereras av leverantörer i enlighet med krav och
specifikationer.
 Inköps inblandning i utveckling av nya produkter Exempel
på mätetal: antal mantimmar som spenderas av inköp på
utvecklingsprojekt, antal tekniska ändringsorder och avvisningskvoten i
utfallsprov
 Inköps bidrag till totalkvalitetsstyrning (TQM)
Exempel på mätetal: avvisningskvot på ankommande gods, antal godkända
/ certifierade leverantörer
Vad bör mätas?
Inköpslogistisk dimension

Den här dimensionen avser den roll som inköp har för att bidra till ett
effektivt inflöde av inköpta varor och tjänster. Denna omfattar följande
huvudaktiviteter:
 Kontroll över att inköpsanmodanden behandlas korrekt och i tid.
 Kontroll över leverantörernas rättidighet
 Kontroll över levererade kvantiteter
Leverantörsutvärdering och leverantörsvärdering är metoder för att
övervaka och förbättra leverantörernas prestationsförmåga med
avseende på kvalitet och leveransprecision.
Vad bör mätas?
Inköpsorganisatorisk dimension

Den här dimensionen omfattar de viktigaste resurserna som
används för att uppnå inköpsfunktionens syften och mål:
 Inköpsmedarbetare
 Inköpsledning
 Inköpsprocedurer och riktlinjer
 Inköpsinformationssystem
Vad bör mätas?
Exempel på inköpsmätetal
Dimension
Mätning inriktad på
K/T*
Exampel
Inköpta
material
priser och
kostnader
Kostnadsstyrning, inköpta material
K
Kostnadsminskning, inköpta material
K
Materialbudgetar, avvikelserapporter,
prisinflation, rapporter, inköpsomsättning
Besparingar i och undvikande av
inköpskostnader Påverkan på avkastning och
investeringar
Produkt/
kvalitet på
inköpta
produkter
Tidig involvering av inköpsavdelningen i utvecklingen av nya
produkter
Ankomstkontroll av varor och
kvalitetskontroll
T
Inköpslogistik och
leveranser
Övervakning av anmodan
Leveransprecision (kvalitet och
kvantitet)
T/K
Administrativa ledtider i inköpet,
inköpsorderstock (per inköpare)
Forcerade ordrar (order),
leveransprecisionsindex per leverantör,
materialbrister, lageromsättning, JIT-leveranser
Inköpspersonal och
organisation
Utbildning och motivering av
inköpspersonal.
Styrning av inköpskvalitet
Inköpssystem och procedurer
Inköpsundersökningar
T
Analys av tid och arbetsbelastning på
inköpsavdelningen, inköpsbudget, inköps- och
leverantörsrevision.
* Fotnot: K = kontinuerlig, T = tillfällig
K
Tid som inköpsavdelningen lagt på design- och
konstruktionsprojekt, procent underkända prover
bland prover
Procent underkända, Procent kasserade, procent
Vad bör mätas?
Vart och ett av de fyra dimensionerna kan mätas och
utvärderas på olika sammanslagningsnivåer:
 Produktnivå
 Leverantörsnivå
 Inköparnivå
 Avdelningsnivå
 Företagsnivå
Inköpsbudgetar

Inköps materialbudget

Bestämmer ofta över 50% av slutproduktens tillverkningspris
 Planerings- och styrverktyg
 Prognostisering av varuvolymer och priser
 Täta möten mellan inköpare och produktionsplanerare

Inköpsbudget indirekta material



Investerings- och verktygsbudget



Underhållsutrustning, reservdelar, kontorsmaterial
Baserad på historisk användning plus viss marginal
Ledningens ansvar, inköp har en stödjande roll
Baserad på produktionsplan
Avdelningsbudget

Organisationens kostnader baserat på en fast mängd anställda
Inköpsbesparingar

Inköpsbesparingar



Kostnadsundvikande, skillnader mellan de historiska och
nuvarande priserna som dock inte är av hållbar karaktär
Kostnadsreduktion, leverantörsbyte eller
specifikationsförändring; hållbar karaktär
Punkter som bör uppmärksammas i ett
kostnadsreduktionsprogram:




Tydliga mål som beaktar inköpsbesparingar
Eliminera sådant som inköp inte kan påverka
Skillnad mellan förväntade och genomförda besparingar
Oberoende verifiering av inköpsbesparingar
Mätetal och kvoter

Exempel på mätning av kvaliteten på
inkommande varor och tjänster







Procent avvisade leveranser relaterat till det totala antalet
leveranser.
Procent avvisat, men reparerat.
Kostnader för att reparera inkommande varor och tjänster.
Avvisning i produktionslinjen, beroende på undermållig kvalitet i
komponenter.
Kostnader relaterade till kvalitetskontroller
Antal kreditfakturor från leverantörer
Antal kvalitetsanspråk gentemot leverantörer och vilka belopp
som är involverade.
Mätetal och kvoter
 För vilka produkter behöver man denna information?

Problematiska leverantörer
 Viktigt för att driva produktionen framåt
 Kritiska kontra. icke-kritiska leveranser
 Baserat på data kan leveransprecisionsindex beräknas
 Otydlig relation mellan resurser och resultat kan vara ett problem vid
mätning av inköpsförmåga
 Bedömning av inköpsavdelningens funktionsduglighet kan göras
genom en inköpsrevision
 Medan dessa data rapporteras kan validitet och pålitlighet bli ett
problem
Fallet Sarbanes-Oxley
 Bolagsstyrning för att undvika skandaler
 Strikta
regler införda av de amerikanska senatorerna
Sarbanes och Oxley (SOx)
 Anskaffningsstyrning för inköpsprocesser
 Inköp
är känsligt för bedrägerier
 Anställning av en inköpsdirektör (CPO) för
beskrivande och kontroll av inköpsprocesser och
-transaktioner
 Ansvarig för att utforma processer tillsamman med
VD(CEO) och ekonomidirektör (CFO).
Inköpsrevision som ledningsverktyg

Genom inköpsrevision kan ledningen bedöma den omfattning till
vilken inköpsavdelningen mål och syften är i balans med dess
resurser.

Revisionen måste utföras på ett sådant sätt att medarbetare inte
känner sig hotade samt att man bygger upp förtroende och
skapar professionalitet

Revisioner kan vara av förebyggande eller korrigerande
karaktär:
 Förebyggande revisioner kan jämföras med regelbundna
kontroller

Korrigerande revisioner fokuserar på akuta problem som uppstår
i avdelningens funktionsduglighet
Inköpsrevision som ledningsverktyg
Delarna i en inköpsrevision
Affärsmiljö
Verksamhetssystem
FoU
Teknik
Drift
Marknad
Försäljning
Försörjningskedja
Inköpsfunktion
Inköpsbehov
Icke rutin
Rutin
Leverantörsmarknad
Materialplanering
Produktion
Fysisk
distribution
Inköpsförmåga
Inköpsrevision som ledningsverktyg
Faktorer som påverkar det slutliga inköpsresultatet:
Krav som skapas för inköpsfunktionen av
företagssystemet
Förändringar i företagets försörjningskedja
Möjligheter som leverantörsmarknaden ger för
att uppfylla materialbehoven
Inköpsrevision som ledningsverktyg
Syften och mål

Målorientering




Vilka är inköpsavdelningens mål?
Vilket ansvar har inköpsavdelningen?
Till vilken omfattning är inköpsavdelningen s uppgifter beskrivna på ett objektivitet och
verifierbart sätt?
Kundorientering




Del 1
Har inköpsavdelningen en effektiv kommunikation med interna kunder?
Reagerar inköpsavdelningen på interna kunders krav och behov på ett passande sätt?
Har inköpsavdelning tillräcklig kunskap om ny intern utveckling och förändringar på
leverantörsmarknaden?
Risk



Vilka är de största riskerna med avseende på prisbeteendet hos högvärdeskomponenter och
beaktandet av tillgången till kritiska material?
Är inköpsfunktionen tillräckligt medveten om dessa risker och vilka åtgärder som behöver
göras för att hantera dem?
Generellt sett: Är kontinuiteten i försörjnings- och inköpsverksamheten tillräckligt säkrad?
Inköpsrevision som ledningsverktyg
Resurser

Resultat och resurser




I vilken utsträckning utför inköp sina uppgifter och uppfyller sina mål?
Är inköpsavdelningen tillräckligt utrustad med avseende på medarbetare och system så att
förväntningar kan infrias?
Vilka åtgärder tas för att förbättra resultat, system och humankapital?
Flexibilitet




Del 2
Reagerar inköp på rätt sätt när materialkrav eller interna behov förändras?
Är inköp tillräckligt intresserad av att införa ny teknik?
Vilka viktiga förändringar har gjorts med avseende på servicenivå och organisering hos
inköpsavdelningen?
Ledarskap



Är gruppdynamiken inom inköpsavdelningen tillräckligt utvecklad?
Är inköpsavdelningen en välrespekterad partner för diskussioner om problem hos interna
kunder?
Vilka åtgärder har vidtagits för att upprätthålla kvaliteten hos medarbetarna?
Beräkning av leveransprecisionsindex(1)
Leverantör
Viktnings
faktor
Förtidighet i veckor
I tid
>8
8-5
4-3
2
1
0
0
1
1
1
1,0
För
många/
få
Försening i veckor
1
2
3
>4
0,9
0,6
0,2
0,0
0,5
Beräkning av leveransprecisionsindex(2)
Leverantör
LeveransX
tid
Beställn.
nummer Leverans Mottagen Beordrat Kvantitet
Vikt
kvantitet mottagen
Kvantitet
Poäng
faktor
Vikt
Poäng
vecka
vecka
faktor
123456
35
38
120
120
0,2 x 100
20
0
234561
35
32
120
120
0,6 x 100
60
0
345612
35
35
120
120
1 x 100
100
0
456123
35
35
120
130
1 x 100
100
561234
35
35
120
110
1 x 100
100
Total
Leveransprecisionsindex
380
(poängutfall/maxpoäng) x 100%= 370/500 x
100%=
0,5 x (130120)
0,5 x (120110)
-5
-5
-10
74%
Slutsatser




Mätning av prestationer inom inköp är en kritisk del i
inköpsledningsprocessen.
Mätning av prestationer inom inköp är viktigt, eftersom
det kommer att leda till större synlighet och erkännande
hos andra verksamhetsfunktioner.
Objektiv mätning är svårt, eftersom det lider av svaga
definitioner och tunn rapportering.
När man mäter inköpsförmåga föreslås att fokusera
både på resultateffektivitet och resurseffektivitet.