Transcript Hvorfor blir det så dyrt?

Hvorfor blir det så dyrt?
Erfaringer knyttet til ulike typer utstillingsprosjekter i forhold til
pakking, transport, forsikring, oppbevaring og sikkerhet
Seminar Gjenstandshåndtering i kunst- og kulturhistoriske museer,
15.11.2011
08.04.2015
© NASJONALMUSEET
Hvorfor blir det så dyrt?
Eivind Johansen
seksjonsleder logistikk Nasjonalmuseet fra august 2006
bakgrunn som speditør, jobbet innen shipping og med integrerte logistikkløsninger for norske
import og eksport bedrifter
vært ansvarlig for
gjennomføring av museets utlånsvirksomhet, gjennomføring av innkjøp og innlån til utstillinger,
logistikk knyttet til vandreutstillinger i Norge og utlandet, museets flytte- og
magasinkonsolideringsprosjekter, utvikling av IT verktøy for museums logistikk
sett utfordringer knyttet til planlegging og gjennomføring av ulike utstillingsprosjekter
utstillinger som ikke ble noe av pga at fraktkostnadene ble for høye
utstillinger som ble gjennomført, men hvor fraktkostnadene utgjorde en vesentlig av
kostnadene
utstillinger som ble gjennomført, men som har vært svært (uventet) krevende i forhold til
organisering og inn logistikk
sett problemstillinger både som låntaker (innlån) og långiver (utlån) / ulike behov og ønsker
Hva skal jeg snakke om:
Nasjonalmuseets flytteprosjekter (hvor er vi)
Innlånsbaserte utstillinger (sentrale og kostnadsdrivende elementer)
Noen tiltak for å redusere kostnader
Konkurranseutsetting av Nasjonalmuseets behov for frakttjenester
08.04.2015
© NASJONALMUSEET
Nasjonalmuseet planlegger flytting av museets samlinger til et nytt integrert museum i 2017.
Fra 2010 til 2017
Med integrert museum menes en bygning som skal romme alle museets funksjoner. Å reise et bygg med
mange ulike funksjoner under samme tak er krevende i seg selv.
Nasjonalmuseet forvalter samtidig en stor og variert samling, både i antall og fysisk omfang.
Et vellykket flytteprosjekt vil være en kritisk suksessfaktor for det nye museet. Dette er et flytteprosjekt som i
kraft av sin størrelse og kompleksitet vil få betydelig oppmerksomhet, både nasjonalt og internasjonalt.
Tidsaspektet (2017) innebærer at Nasjonalmuseet også i mange år
framover vil ha en krevende intern logistikk og vanskelig infrastruktur,
med hyppige forflytninger av verk og gjenstander mellom et antall
bygg med ulike funksjoner. (ca 5000 forflytninger per år)
År
Prosjekt
Antall
2008
Oppussing av malerimagasiner Nasjonalgalleriet 2500 malerier
2008-09 Innflytting i nye magasiner
2780 tekstiler
2008-09 Innflytting i nye magasiner
600 keramikk
2008-09 Innflytting i nye magasiner
600 møbler
2008-09 Innflytting i nye magasiner
886 malerier
2009
Evakuering fotosamling
400 fotografier
2010
Avvikling av skulpturmagasiner, Oslo
720 skulpturer
2010
Avvikling av eksternt magasin, Hønefoss
387 møbler
2010
Avvikling av eksternt magasin, Hønefoss
295 tekstiler
Sentrale elementer i innlånsprosessen
Transport (ansvar ved utlån)
Museet besørger klargjøring for transport
for Låntakers regning.
Låntaker besørger og bekoster transport
av Verket Museet kan spesifisere
transportmetode, herunder valg av
speditør. All transport av Verket skal
forhåndsgodkjennes av Museet
Transport skal skje på mest
Oppbevaring og sikkerhet (facility report)
hensiktsmessige måte mellom
avsenderadresse og mottakeradresse, Låntaker skal i hele låneperioden sørge for at
Verket er tilfredsstilende beskyttet mot
og med et transportmiddel som er
brann, tyveri, kjemiske og biologiske
hensiktsmessig for å transportere
inngrep, berøring, og andre forhold som
Verket på en betryggende måte.
kan være egnet til å skade Verket.
Midlertidig stans i transporten eller
oppbevaring av Verket på andre steder Med mindre annet er avtalt med Museet skal
utstillingslokalene ha sikkerhetssystemer
enn på det avtalte utstillingsstedet er
som er i drift 24 timer i døgnet, 7 dager i
ikke tillatt uten Museets
uken, og i nødvendig grad være bevoktet
forhåndssamtykke.
av sikkerhetsvakter. Verket skal være
videoovervåket til enhver tid på
Museet forbeholder seg på ethvert
utstillingsstedet, og alle alarmer skal være
tidspunkt retten til å kreve at Verket
direkte tilkoblet politi, brannvesen eller
ledsages av en kurér som Museet selv
annen alarmsentral som er
velger. Låntaker er ansvarlig for alle
forhåndsgodkjent av Museet i anledning
lånet.
kostnader som påløper i denne
forbindelse.
Museet kan kreve at Låntaker gir en detaljert og
skriftlig beskrivelse av utstillingslokalene
og de sikkerhetstiltak Låntaker vil
iverksette i Låneperioden.
Lys-, temperatur og fuktighetsgrenser som
Verket blir utsatt for skal i Låneperioden
aldri overtre de grenseverdier som Museet
spesifiserer.
Krav til kunsttransport.
..etter internasjonal standard..
klimastyrt lasterom, ekstra avdemping i lasterom, og
luftfjæring, alarm (strømbryter/overbelastings
bryter), stropper til å feste kasser til vegg , mykt
underlag og myke vegger, GSM telefon, system for
satellittsporing, løftelem, 2 sjåfører, ekstrasete for
kurer, godkjent forsikringsavtale
Krav til forsikring
Låntaker skal for egen regning
fullverdiforsikre Verket hos et
forsikringsselskap eller annen
institusjon som Museet
forhåndsgodkjenner, for den verdi
Museet spesifiserer.
Forsikringen skal gjelde fra ”vegg til vegg” i
hele Låneperioden, og Museet skal
angis som medforsikret. Museet kan
i særlige tilfeller kreve å få forsikre
Verket gjennom en
forsikringsforbindelse Museet velger,
for Låntakers regning. Kopi av
forsikringsavtalen sendes Museet i
god tid før transport skal finne sted.
Museet forbeholder seg retten til å
tilbakeholde eller tilbakekalle Verket
dersom Museet finner at forsikringen
ikke er tilfredsstillende
Nye krav til
pakking, kasser,
transport og
sikkerhet
kostnadsøking
Kostnadsdrivende elementer
Tidsakse (endring over tid)
Utlånsprosessen
•Kontroll av rammemål
•Bestilling og produksjon av kasser
•Framfinning av verk / transport
•Konservering (tilstandsrapportering)
•Fotografering
•Mottak av kasser
•Pakking av utlån sammen med konservator og kurer
•Utlevering (sikkerhetstiltak ved utlevering og transport)
•Transport med eller uten kurer
•Utlevering til låntaker – kurer tilstede / klimatisering
•Kurerrapport
•Returtransport med eller uten kurer
•Mottak og klimatisering
•Utpakking
•Konservering (tilstandsvurdering)
•Intern transport og magasinering
© NASJONALMUSEET
Långivers krav til pakking, transport, kurer, håndtering, klima, lokaler, sikkerhet
Utlånsprosessen er kostnadsdrivende i seg selv (komplisert verdikjede)
Ulike typer långivere (museum, institusjon, galleri, samler, kunstner)
Begrensede muligheter for koordinering, styres av lokale behov
Liten grad av gjenbruk (kasser produseres ofte på nytt fra gang til gang)
 Forsikringer verdi, krav til selskap
Komplekse transporter med økende krav til sikkerhet
Få tilbydere, liten konkurranse (spesialisering innen kunsttransport)
Kompetanse, personrelatert, tillitt (du vet hva du får)
Skreddersøm
Norge er et vanskelig land for kostnadseffektiv transport og frakt
landets størrelse
retningsbalanse
lav kvalitet på transporttjenester generelt
lokale helter / begrenset med nasjonale nettverk
spesialløsninger for medisiner, bildeler men i liten grad kunst
Trafikal dimensjonering (museer er i liten grad tilrettelagt for inn og ut logistikk
Avhengig av 3.parter (eksterne samarbeidspartnere)
Museer er ofte ikke tilrettelagt for hensiktsmessig, sikker og kostnadseffektiv inn og ut logistikk.
Kasser med en snittvekt på 150 kg
Tungt og best egnet for ”maskinell” håndtering bæres manuelt i trappen
Mottak og håndtering gjøres her med en stor grad av dyktighet
og innlånt kran.
Risiko i forhold til skade på medarbeidere og innholdet i
kassene ved uhell
Ansvarlighet og tilfredsstiller håndteringen vilkår i en
statsgaranti og låneavtalen?
Museer trenger tekniske og operative løsninger som
gir effektivitet og sikkerhet ved mottak og utlevering,
på samme måte som andre virksomheter
Hvorfor blir det så dyrt..hva kan gjøres
 Flere aktører, stimulere til økt konkurranse
 Bedre planlegging, organisering og styring
 Sette krav og betingelser (kan man det?)
 Konsolidering, større grad av samarbeidsprosjekter
 Standardisering i forhold til pakking og transport (internasjonalt)
 Standardisering av rutiner og prosesser (nasjonalt?)
 Trafikal dimensjonering og infrastruktur
 skal/kan Nasjonalmuseet ha en rolle i denne sammenhengen?
 Konkurranseutsetting
08.04.2015
© NASJONALMUSEET
Konkurranseutsetting av Nasjonalmuseets behov for frakttjenester
5000000
4500000
4000000
3500000
3000000
2500000
transportkostn
utstillinger
2000000
lokal transport, flytting
1500000
1000000
500000
0
2009
2010
2011 t.o.m.
sept)
Kjøp av frakttjenester er en
betydelig kostnad for
Nasjonalmuseet
I 2011 konkurranseutsatte vi
vårt behov for frakttjenester
08.04.2015
© NASJONALMUSEET
Generell beskrivelse av behov
Nasjonalmuseet er en betydelig kjøper av frakttjenester og
relaterte tjenester.
Nasjonalmuseet stiller særlige krav til håndtering av
gjenstander.
Nasjonalmuseet kan være en krevende kunde ved at
planleggingshorisonten ofte kan være kort, og at det er behov
for fleksibilitet.
Oppdrag for Nasjonalmuseet kan omfatte;
Kasseproduksjon, pakking og emballering
Lasting/lossing, bærehjelp
Frakt
Dokumenthåndtering
Lagring
Prosjektledelse, koordinering, kontakt med visningssteder
Nasjonalmuseet benytter et bredt spekter av frakttjenester og relaterte tjenester.
Det geografiske området som skal dekkes er lokalt, nasjonalt og internasjonalt.
Nasjonalmuseet ønsker å inngå parallelle rammeavtaler med et tilstrekkelig antall
leverandører for å sikre konkurranse på alle typer oppdrag. Tilbydere kan tilby tjenester på
en eller flere av disse kategoriene;
lokale oppdrag
nasjonale oppdrag
internasjonale oppdrag
Konkurranseutsetting av Nasjonalmuseets behov for frakttjenester
Tildeling av oppdrag/minikonkurranse
Rammeavtalen i seg selv gir ikke tildeling av oppdrag, men innebærer at
rammeavtale leverandør er en av et begrenset antall foretrukne leverandører.
Tildeling av kontrakter/spesifikke oppdrag under rammeavtalene vil foregå
etter en minikonkurranse blant de rammeleverandører det er tegnet
rammeavtale med og som kan tilby tilfredsstillende tjenester for det konkrete
oppdraget.
Type oppdrag
Lokale tjenester i Oslo området
Nasjonalmuseet har tidvis behov for tjenester i forbindelse
med flytting av gjenstander mellom bygg og magasiner i Oslo.
Tjenester kan være pakking, lasting/lossing/bærehjelp og
flytting av gjenstander mellom lokasjoner.
Lagerleie
Landsdekkende program
Vandreutstillinger i Norge gjennom nettverk skole og nettverk
galleri. Typiske transportoppdrag vil innebære transport av
hele utstillinger fra Oslo, til og mellom utstillingssteder og retur
til Oslo, tilrettelegging og kontakt med lokale visningssteder
Frakt av enkeltverk og utstillinger
Nasjonalmuseet kjøper frakttjenester i forbindelse med innkjøp
av kunstverk, innlån av enkeltverk og ele utstillinger.
Internasjonale vandreutstillinger
Nasjonalmuseet gjennomfører årlig et antall vandreutstillinger i
utlandet
08.04.2015
© NASJONALMUSEET
Tildelingskrav
Utstyr og fasiliteter;
bilpark, sikkerhetsutstyr, GPS, sporing
lagringsfasiliteter, kasseproduksjon og
emballering
Kompetanse, nettverk og kvalitet;
kontaktpersoners kompetanse og erfaring
transportpersonells relevante kompetanse og
erfaring
Nettverk og samarbeidspartnere,
underleverandører
Kvalitetssikringsrutiner:
Pris;
Bæremannskap per time, bil med sjåfør per
time
lagerleie pris m3 pr måned
kunsttransport med bil, pris pr km
Mobiliseringstid;
Fleksibilitet