Transcript informationsförvaltning

Sahlen Arkivkonsult AB
Informationsförvaltning
Informationsförvaltning
Hantering av verksamhetsinformation
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
3. Dokumentation
Dokumenthantering
2013-10-07
2. Registratur
1
Informationsförvaltning
Sahlen Arkivkonsult AB
Definition
Informationsförvaltning är en samlad benämning på hantering
av verksamhetsinformation.
Verksamhetsinformation är information oavsett medium och
format som skapas, tas emot och underhålls som bevis och/eller
som en tillgång av en organisation för att uppfylla legala
förpliktelser eller för att utföra transaktioner i verksamheten.
(ISO 30300 § 3.15)
2013-10-07
2
Sahlen Arkivkonsult AB
Begreppet "informationsförvaltning"
SS-ISO 30300:
3.4.3
Hantering av verksamhetsinformation
verksamhetsområde med ansvar för en effektiv och
systematisk kontroll av att verksamhetsinformation skapas,
tas emot, kvarhålls, används och vid behov avhänds, vari
ingår processer för att urskilja, hantera och förvalta bevis för
och information om verksamhetsaktiviteter och transaktioner
i form av verksamhetsinformation
Svensk ANM. 1 Anpassat utifrån SS-ISO 15489:1, definition
3.16.
Svensk ANM. 2 Kallas även informationsförvaltning eller
informationshantering
2013-10-07
3
Sahlen Arkivkonsult AB
Kvalitetskrav
ISO 30300 - Ledningssystem för verksamhetsinformation
2.3.2 Verksamhetsinformationen ska vara
- tillförlitlig
- äkta
- har integritet
- är användbar
2.3.3 Systemet för verksamhetsinformation ska vara
- tillförlitligt
- säkert
- följsamt
- heltäckande
- systematiskt
2013-10-07
4
Sahlen Arkivkonsult AB
I ett kontinuum
Informationsförvaltningen bör kopplas till den kontinuum-orienterade hantering av
elektroniska dokument och metadata som kännetecknar den framväxande eförvaltningen. Här ryms alla funktioner som bestämmer hur informationen uppstår,
säkerhetsklassas, dokumenteras, registreras, hanteras, lagras, sprids, arkiveras och
återanvänds.
Kännetecknande för e-förvaltningen är att flera av dessa funktioner utövas parallellt, i ett
kontinuum, och att de är ömsesidigt beroende. Funktioner som förut arbetade i
sekventiell följd och under lång tidsutdräkt ersätts med samverkande funktioner som
hanterar frågorna i ett sammanhang.
2013-10-07
5
Sahlen Arkivkonsult AB
Tid och rum i det analoga systemet
Fysisk
lokalisering
Kontor
Närarkiv
Slutarkiv
Tid
startår
2013-10-07
år 5
år 10
6
Sahlen Arkivkonsult AB
Tid och rum i det analoga systemet
Aktivitetsnivå
Verksamhetsprocess 3
2013-10-07
Arkiveringspunkt
Tid
Arkivprocess
7
Sahlen Arkivkonsult AB
Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”
2013-10-07
8
Sahlen Arkivkonsult AB
Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”
2013-10-07
9
Sahlen Arkivkonsult AB
Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”
Aktivitetsnivå
Arkiveringspunkt
Lagring och
återvinning
Dokumenthantering - Lagring - Återvinning
2013-10-07
Tid
10
Sahlen Arkivkonsult AB
Fokus på strukturer
Ett annat kännetecken är betoningen av de verksamhetsstrukturer som förankrar
dokumentationen i de sammanhang - processer, aktiviteter - där de har skapats.
Informationsförvaltningen behöver en genomgående struktur som kan hanteras i olika
delfunktioner som dokumenthantering, registratur och e-arkiv.
2013-10-07
11
Sahlen Arkivkonsult AB
Strukturöversikt
1
Uppdrag
2
Verksamheter
3
Förvaltningsobjekt (IT-system)
4
Processer
5
Information
6
Dokumentation
som gallras
7
Dokumentation
som bevaras
Uppdrag 1
Uppdrag 2
2013-10-07
12
Sahlen Arkivkonsult AB
Vad bör göras och vad ska uppnås
Den som svarar för organisationens arkiv måste samverka med andra intressenter i en
långsiktig utveckling av en informationsförvaltning som kan förse såväl den dagliga
(affärs)verksamheten som forskare och allmänhet med dokument som är tillförlitliga, äkta,
har integritet och är användbara.
2013-10-07
13
Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
3. Dokumentation
Dokumenthantering
2. Registratur
Informationssäkerhet
Arkivfunktion och informationssäkerhetsfunktion
I en organiserad dokument- och arkivhantering måste man
identifiera de risker som är förknippade med utebliven eller illa
organiserad dokumenthantering. Först med denna kunskap blir
det möjligt att bestämma vad som ska dokumenteras, hur man
ska dokumentera och hur dokumentationen ska hanteras.
Arkivfunktionen och informationssäkerhetsfunktionen har ett
gemensamt syfte och ett gemensamt behov: båda syftar till
säkerhet och kvalitet i de verksamhetsprocesser där
informationen skapas och förvaltas, båda är därför beroende av
kunskap om hur processerna ser ut, vilka aktiviteter som ingå
och vilka funktioner de fyller.
2013-10-07
14
Sahlen Arkivkonsult AB
Regelverk
Statliga och kommunala myndigheternas informationssäkerhetsarbete bedrivs
i allt större utsträckning inom ramen för LIS (Ledningssystem för
informationssäkerhet) och enligt den internationella standarden för
informationssäkerhet. De bakomliggande styrdokumenten är obligatoriska för
statens myndigheter och verksamheten står under uppsikt av Myndigheten för
säkerhet och beredskap (MSB).
I förhållande till kommuner och landsting har MSB en stödjande och
rådgivande roll.
MSB och Riksarkivet publicerade 2012 en gemensam rapport - Vägledning för
processorienterad informationskartläggning. MSB och Riksarkivet. Stockholm 2012. I
rapporten redovisas en utredningsmodell där verksamheten och den
information som hanteras kartläggs i en gemensam process.
MSBFS 2009:10
SS-ISO/IEC 27001: 2006 Ledningssystem för informationssäkerhet
SS-ISO/IEC 27002:2005, Riktlinjer för styrning av informationssäkerhet.
2013-10-07
15
Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
2. Registratur
3. Dokumentation
Dokumenthantering
Registratur
Metadata
För att data och dokument ska kunna återsökas och företes som bevis om
åtgärder och beslut krävs ett de förses med olika slag av metadata.
•
•
•
Handlingsregistrering enligt offentlighets- och sekretesslagen är en viktig
metadata.
Myndighetens dokumenthantering och diarieföring innehåller även andra
metadata som beskriver det diarieförda ärendet, processen, den
organisatoriska kontexten - t ex uppgifter från metakataloger.
Därutöver finns även metadata inom respektive sektor, t ex metadata som
beskriver diagnoser och åtgärder inom hälso- och sjukvården. I de
informationssystem som utvecklas måste sådan sektorsspecifik metadata
hanteras tillsammans med generell/gemensam metadata.
Vägledning för hantering av metadata i dokumenthantering - se ISO 23081,
Dokumentation -Dokumenthantering - Metadata för dokumentation
2013-10-07
16
Sahlen Arkivkonsult AB
Resurs för metadatahantering
E-förvaltningen behöver en registraturfunktion som hanterar
registreringsfrågor och metadatafrågor på ett systematiskt sätt.
Eftersom registraturen förvaltar en viktig nyckel till hela
informationslagret - både aktuella dokument och arkiv - behöver
arkivariekompetensen vara närvarande men det krävs även
samverkan med t ex verksamhetsarkitekter och IT-strateger.
2013-10-07
17
Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
3. Dokumentation
Dokumenthantering
2. Registratur
Dokumentation - Dokumenthantering
Denna funktion innefattar beslutet att dokumentera, beslut om hur
dokumentationen ska vara beskaffad, dokumentationsaktiviteten
som sådan och hanteringen av den dokumentation som skapats.
Funktioner i dokumenthanteringen beskrivs i ISO 30300 och ISO
15489.
ISO 30300, Ledningssystem för verksamhetsinformation, handlar
om ledningens ansvar på dokumenthanteringens område.
2013-10-07
18
Sahlen Arkivkonsult AB
Processkoppling
Verksamhetsinformationen tillkommer i en process och får sitt värde i denna process.
Syftet med informationsförvaltningen är inte bara att tillse att handlingarna är
användbara under den tid som krävs. Syftet är snarast att hantera och bevara handlingarna
som bevis för transaktioner så länge dessa bevis krävs eller är av värde. Det kan endast
realiseras om de metadata som kopplar handlingarna till deras processuella sammanhang
bevaras.
2013-10-07
19
Sahlen Arkivkonsult AB
Processmetadata enl RA-FS 2008:4 kap 6
Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som representerar
verksamheten. Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering
vid upprättande av arkivförteckning.
Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd.
Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera
myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de
processer som har identifierats i verksamheten.
Samtliga processer som avsätter handlingar ska representeras i
klassificeringsstrukturen.
Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska
beskrivas grafiskt eller i text.
2013-10-07
20
Sahlen Arkivkonsult AB
Uppdrag – process - arkiv
6.1 Beskriva
förvaltningsobjekt
och system
1.
Organisering
2. Översiktlig
beskrivning
3. Kartlägga och
beskriva processer
4. Upprätta
klassificeringsschema
6.2 Beskriva ITsystem för
bevarande
5. Värdera för
bevarande &
gallring
6.
Kartlägga
information
7. Kartlägga
e-handlingar
8. Arkivera
7.
Informationsredovisning
8.
Arkivering
Kärnverksamhet
Ledning
Verksamhetsstöd
2013-10-07
6.3 Beskriva
analoga
system
7. Kartlägga
analoga handlingar
8.Arkivera
21
1.
Bestämma:
- projektorganisation
- metod
- begrepp
- tillvägagångssätt
2.
Beskriva uppdrag enligt styrdokument
Dokumentera befintliga strukturer:
- systemförvaltning
- informationssäkerhet
3.
Tre verksamhetstyper:
1. Ledning
2. Verksamhetsstöd
3. Kärnverksamhet
Identifiera och gruppera – inte detaljbeskriva
4.
Klassificeringsschemat formaliserar den struktur som beskrivs i processkartan.
Den visar hur organisationens uppdrag fördelas i huvudfunktioner, funktioner och
underfunktioner.
2013-10-07
22
5.
Värderingen gäller den information som alstras och hanteras i respektive funktion.
Kan resultera i en bevarandeplan där vi identifierar processer som innehåller
information värd att bevara.
6.
Information som ska bevaras inventeras i de system/förvaltningsobjekt de tillhör.
Systemen bör beskrivas enligt RAFS 2009:1-2
7.
Dokumentationsplan och arkivförteckning.
Här redovisas digitala och analoga handlingar med uppgift om var och hur de
förvaras
8.
När system/förvaltningsobjekt innehåller information som ska bevaras
måste systemförvaltningen ansvara för att informationen kan prepareras för senare
överföring till system för bevarande enligt RAFS 2009:1-2.
2013-10-07
23
Sahlen Arkivkonsult AB
KLASSA
Klassa-projektet , SKL
Målet med SKL:s klassificeringsprojekt är att utarbeta en
hierarkiskt uppbyggd klassificeringsstruktur för verksamheter
inom kommuner inkl kommunala bolag samt landsting och
regioner.
Strukturen ska utformas på ett sätt som kan utgöra exempel för
hela den offentliga sektorn.
Strukturen ska kunna beskrivas och systematiseras till ett
punktnoterat schema.
Schemat ska kunna användas som en diarieplan men även kunna
nyttjas till dokumentmetadata, struktur för e-arkivet etc.
http://www.samradsgruppen.se/index.php/klassificeringsstruktur-projekt-klassa
2013-10-07
24
Sahlen Arkivkonsult AB
Systemförvaltning och dokumenthantering
Den verksamhetsnära systemförvaltningen är en del av dokumenthanteringen. IT-systemen
uppträdde först som begränsade stöd till en pappersbaserad dokumenthantering. Numera
är myndigheternas verksamhet i princip helt datoriserad och deras kärnverksamhet
bedrivs ofta genom systemen.
I en miljö där alla dokument och all registerdata och metadata hanteras i system producerade där eller importerade dit - framstår systemförvaltningen som en avgörande
del av dokumenthanteringen. Om systemförvaltningen misslyckas med att förvalta dessa
dokument och data då är hela dokumenthanteringen förfelad och efterföljande funktioner
(arkivering, arkivförvaltning) är dömda att misslyckas.
2013-10-07
25
Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
3. Dokumentation
Dokumenthantering
2. Registratur
Arkivering
Mellanarkiv - Slutarkiv
Ansvar
Överföring av handlingar data och metadata till arkiv innebär att ansvaret
lämnar den verksamhet där handlingarna infångades/skapades. Både för
avlämnare och mottagare krävs en reglerad hantering som kan granskas i
efterhand. Elektroniska handlingar ur verksamhetssystem behöver ofta
åtgärdas - t ex konverteras till annat format - för att kunna långtidslagras.
Arkiveringsfunktionen bör utvecklas på ett sätt som motsvarar standarden
OAIS.
2013-10-07
26
Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
3. Dokumentation
Dokumenthantering
Mellanarkiv och system för bevarande
2. Registratur
Arbetsprocess
Förvaltningsobjekt pm3
Verksamhetssystem
Mellanarkiv
Kartlägga ITsystem
2013-10-07
Plan för earkivering för
resp system
Kravspec för
system för
bevarande
System för bevarande
27
Sahlen Arkivkonsult AB
Strategi för bevarande
Strategiska åtgärder med IT-systemen av den typ som föreskrivs i RAFS
2009:1-2 måste omhändertas inom systemförvaltningen, som en normal
del av dokumenthanteringen.
RA-FS 2009:1 innehåller föreskrifter om
• Kap 3 Strategi för planering och bevarande av elektroniska
handlingar
• Kap 4 Åtgärder för bevarande hos myndigheten
• Kap 5 Dokumentation av elektroniska handlingar
• Kap 6 Informationssäkerhet med avseende på elektroniska
handlingar
• Kap 7 Överlämnande av elektroniska handlingar till
arkivmyndigheten
2013-10-07
28
Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
3. Dokumentation
Dokumenthantering
2. Registratur
Arkivförvaltning
Arkivförvaltningen innefattar dels traditionell förvaring och vård av
analoga handlingar, dels den mer aktiva hantering som krävs för att
elektroniska handlingar ska kunna återanvändas. Konvertering,
systemmigrering, metadatahantering, åtgärder för tillgänglighet m m är
återkommande åtgärder i en långsiktig e-arkivmiljö. För den
elektroniska arkivmiljön gäller dessutom att förvaringen rent fysiskt
ofta är distribuerad till olika platser, möjligen även outsourcad som
molntjänst. Även arkivförvaltningen måste organiseras så att den
motsvarar OAIS. I Riksarkivets regi pågår nu arbete för utveckling av
en nationell e-arkivlösning.
2013-10-07
29
Sahlen Arkivkonsult AB
Krav på e-arkiv enligt RA-FS 2009:1 kap 3-4 och RA-FS 2009:2
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2013-10-07
Rutiner för leveranser till e-arkiv
Mottagningsfunktion med kontroll
Format för bevarande
Säker lagring
Sök- och tillhandahållandefunktion
Informationsredovisning
Gallring av handlingar i SB
Rutiner för överföring mellan e-arkiv
Administration och övervakning
30
Sahlen Arkivkonsult AB
Ledningsfunktion
Enligt ISO 30301 Ledningssystem för
verksamhetsinformation ska ledningen
•
säkerställa att LVI är förenligt med organisationens strategi
•
integrera kraven i LVI i organisationens
verksamhetsprocesser
•
upprätta en policy för LVI
•
säkerställa roller, ansvar och befogenheter för hantering av
LVI
analysera verksamhetsprocesserna och bestämma krav på
dokumentation
•
2013-10-07
•
bedöma vilka risker som uppstår om
verksamhetsinformationen inte uppfyller kraven
•
beskriva processerna för hur verksamhetsinformation
skapas, styrs och hanteras i systemen
31
Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivmyndighetsuppgifter
0. Ledningsfunktion
5. Arkivförvaltning
1.
Informationssäkerhet
INFORMATIONSFÖRVALTNING
4. Arkivering
3. Dokumentation
Dokumenthantering
2. Registratur
Arkivmyndighetens uppgifter:
- tillsyn
- planering
- uppföljning
- strategi
- regelverk
Driftsansvar för e-arkiv och analoga arkiv
Samordning med systemförvaltning och arkitektur
Samordning med informationssäkerhet
2013-10-07
32