Transcript STATUTS ET R.I - Ligue Midi

Obligations
règlementaires
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Domaines de règlementation
Il existe plusieurs domaines de règlementation :
 Règlementation associative
 Règlementation fédérale
 Règlementation sociale
 Règlementation sportive
 Règlementation fiscale
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Déclarations en Préfecture

À la création
Il faut avoir rédigé des statuts en conformité avec ceux de la
Fédération et avec la règlementation Jeunesse et Sports.

À chaque modification :
De statuts
 De Comité Directeur
 De Siège Social
On a 3 mois pour faire la déclaration en Préfecture, mais il est
préférable de le faire très vite.


À la fusion ou à la dissolution
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Registre spécial
C’est LE document principal de l’association, obligatoire et à conserver
pendant toute la durée de vie du club.
Il est utilisé pour transcrire toutes les modifications et changements
déclarés en Préfecture.
Ces changements y sont mentionnés avec mention des dates de
récépissés.
Il s’agit d’un livre-journal côté (pages numérotées et reliées entre elles). Il
est paraphé par le Président de l’association. Les changements sont
transcrits les uns à la suite des autres sans ratures et sans blanc (pas de
passage à une autre page tant que la page en cours n’est pas remplie). Il
n’est pas possible de coller des feuilles blanches dans ce registre et il ne
faut pas y faire figurer les procès verbaux d’Assemblées Générales ni les
comptes-rendus de Conseils d’Administration.
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Affiliation à la Fédération
Contrat Club
La demande d’affiliation intervient après avoir choisi le
ou les professeurs qui interviendront et avoir obtenu
des créneaux dans une salle.
On peut faire cette démarche par extranet ou utiliser le
formulaire prévu à cet effet et l’envoyer par courrier.
Il faut ensuite mettre à jour le Contrat Club à chaque
fois qu’il y a modification de Dirigeants, de professeur,
de salle, de siège social ou de statuts.
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Code du Sport
Il a été créé en mai 2006 pour réglementer le
fonctionnement des activités sportives.
Il pose un cadre notamment en matière d’hygiène et de
sécurité.
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Agrément Jeunesse et Sport
La demande d’agrément ne peut être faite que 2 ans
minimum après la création du club. Elle permet de
pouvoir solliciter des subventions auprès de certaines
collectivités territoriales (par exemple subvention
CNDS).
La demande s’adresse à la direction départementale
de la cohésion sociale et de la protection des
populations (DDCSPP) du département du siège du
club.
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Déclaration d’Etablissement
d’Activités Physiques et Sportives
Vous devez la faire même si vous n’êtes pas
propriétaire du dojo (ne pas confondre avec l’obligation
de conformité des équipements qui est faite au
gestionnaire de ceux-ci – mairie généralement).
Cette déclaration doit être faite à la Direction
Départementale de la Cohésion Sociale.
Elle entraîne un ensemble d’obligations : assurance,
affichage, organisation des secours.
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Déclaration des éducateurs
Pour pouvoir enseigner, outre le diplôme lui permettant
d’exercer, le professeur doit obtenir sa carte
professionnelle auprès de la DDCS.
Cette carte est à renouveler tous les 5 ans.
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Assurances

Assurance de la Fédération
Ne pas oublier, pour qu’elle soit valable, de licencier les
membres du Comité Directeur avant le 1er septembre.

Assurance(s) complémentaire(s)



pour les essais non couverts par la licence
assurance gratuite pour les bénévoles, …
Assurance risques locatifs

complémentaire de l’assurance fédérale pour les locaux
occupés à titre permanent – soit plus de 180 jours
consécutifs
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Affichage
Un certain nombre de documents doivent être affichés
dans le(s) lieux de pratique :
 Tableau d’organisation des secours
 Affiche et attestation de l’assurance fédérale
 Règlement intérieur
 Diplômes des enseignants
 Cartes professionnelles des enseignants
 Avis de la Commission de Sécurité
 Récépissé de déclaration d’EAPS
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Hygiène et sécurité
Le club doit disposer d’une trousse de secours.
Il faut avoir un tableau d’organisation des secours et un
moyen de communication rapide.
En cas d’accident grave (décès ou incapacité de
longue durée) il faut faire une déclaration d’accident à
la Préfecture.
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Documents à demander aux
adhérents
Fiche de licence signée
 Certificat médical d’aptitude à la pratique du
sport (judo, jujitsu, taïso …)
 Autorisation de prendre des mesures d’urgence
en cas d’accident
 Signature du règlement intérieur
 Droit à l’image, éventuellement, surtout pour les
enfants mineurs

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Réunions de Comité Directeur
Les statuts ou le règlement intérieur imposent souvent
un minimum de réunions de Comité Directeur par an.
Même si ce n’est pas obligatoire, il est bon d’avoir, à
chaque fois, un compte-rendu, signé par le Président et
le Secrétaire, et conservé dans un classeur prévu à cet
effet.
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Documents comptables
Avoir une comptabilité rigoureuse est une obligation
pour rendre compte à ses adhérents et à des
partenaires sociaux de l’utilisation des fonds.
On peut se contenter d’une comptabilité simplifiée car
le budget n’est pas très important : il est conseillé (et
c’est ce qui est réclamé pour les demandes de
subvention) d’avoir un compte de résultat (voir les
outils proposés).
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Assemblée Générale
Les clubs de judo ont l’obligation d’organiser au moins
une AG annuelle (voir module « Comment réussir son
Assemblée Générale »).
Il est bon d’avoir un classeur pour les procès-verbaux
d’Assemblées Générales. Le procès-verbal est la pièce
justificative pour les déclarations de modification en
Préfecture, auprès de la DDJSCS, de la banque …
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Salariés
Le Code du Travail et la Convention Nationale du Sport
imposent une règlementation précise quand on a des
salariés.
Nous allons détailler l’ensemble des règles à suivre.
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Salariés : CEA
Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est un dispositif
dépendant de l’URSSAF qui permet en même temps
de déclarer vos salariés, de leur fournir un contrat de
travail, de les payer avec un chèque-emploi associatif,
d’obtenir une fiche de paie, de déclarer tous les mois
les salaires, ce qui automatise les prélèvements
sociaux et vous dispense de toute déclaration
trimestrielle ou DAE annuelle.
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Salariés : contrat de travail
Le contrat de travail doit être en accord avec la
Convention Collective Nationale du Sport Etendue
(CCNS). La norme est le CDI.
On attend davantage de renseignements sur
l’application de la nouvelle loi imposant une durée
minimale du travail hebdomadaire de 24 heures.
La Fédération propose des modèles de contrat de
travail.
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Salariés : DPAE – Quoi ?
La DPAE rassemble 6 formalités liées à l’embauche :






la déclaration d'une première embauche dans un
établissement,
la demande d'immatriculation d'un salarié au régime
général de la Sécurité sociale,
la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de
santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement
de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
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Salariés : DPAE – Comment ?
Elle doit être faite 8 jours avant le début de la période
d’essai.
2 méthodes :


saisie en ligne d’un formulaire sur net-entreprises.fr
(s’inscrire préalablement à la première embauche)
par télécopie ou recommandé avec accusé de réception
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Salariés : Médecine du Travail
Il y a une visite à faire à l’embauche (avant l’expiration
de la période d’essai), puis un suivi périodique.
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Salariés : Régime de prévoyance
La Convention Collective prévoit l’adhésion à un
Régime de Prévoyance pour vos salariés : n’oubliez
donc pas d’y adhérer et de déclarer vos salariés.
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Salariés : Mutuelle santé
Une complémentaire Santé devra bientôt être
proposée à tous les salariés.
La date limite de mise en application est fixée au 1er
janvier 2016. On peut déjà se renseigner sur les
mutuelles mais il est inutile de se précipiter.
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Salariés : Fiches de paie
Vous pouvez payer vos salariés par chèque ou par
virement.
Pour la fiche de paie, vous avez le choix entre :



La faire vous-même (voir modèle sous excel dans le
module « Outils de gestion »)
La faire faire par un cabinet comptable
La faire faire par un organisme d’aide aux associations
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Salariés : Cotisations sociales
Les cotisations se paient trimestriellement à l’URSSAF
et à la Caisse de Retraite, et semestriellement pour le
Régime de Prévoyance.
On peut le faire par net-entreprises.fr.
En 2016, la DSN (déclaration sociale nominative)
remplacera toutes les déclarations sociales issues de
la paie.
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Salariés : Registre unique du
personnel
Il peut être tenu sur support numérique.
Les mentions portées dans le registre permettent
d’identifier le salarié. Ces mentions sont les suivantes :







nom et prénom,
nationalité,
date de naissance,
sexe,
emploi,
qualification,
dates d’entrée et de sortie de l’établissement
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Salariés : Livre de paie
Il suffit de conserver le double des bulletins de salaires.
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Salariés : Document unique de
sécurité
Ce dossier fait l'inventaire des produits, matériel et
conditions de travail, pouvant causer un dommage
au(x) salarié(s). La mise à jour est effectuée, au moins
chaque année ainsi que lors de toute décision
d'aménagement important modifiant les conditions
d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail.
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Salariés : Cotisations aux OPCA
À payer avant le 1er mars de chaque année à AGEFOS
et Uniformation.
C’est à vous de les contacter la première fois : les
bordereaux de versement ne sont pas envoyés
automatiquement pour les clubs n’ayant pas encore
adhéré.
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Fichiers informatique : quels
droits et devoirs ?
Les fichiers des membres et donateurs d’une
association sont dispensés de déclaration à la CNIL.
Mais il faut informer les personnes de l’existence de ce
fichier et de leur droit d’accès aux informations qui les
concernent. Et bien sûr prendre toutes les mesures
utiles pour la protection de ces données.
À noter : les mairies demandent parfois, pour
l’obtention d’une subvention, la liste des adhérents
avec adresses : c’est illégal.
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Cours en musique
Attention, si vous faites des cours en musique (autre
que radio), tels que taïso, vous devez vous déclarer à
la SACEM et payer une cotisation.
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Organisation de Tournois
Ne pas négliger les demandes d’autorisation nécessaires :
organisation (Ligue dont le club dépend), buvette (au Maire) …
Pour la buvette, en principe le Code du Sport interdit la vente de
boissons alcoolisées dans l’enceinte de la salle sportive.
Pensez à prévenir l’assurance de la Fédération.
Vérifier que tous les participants disposent bien d’un certificat
médical de moins d’un an attestant de la non-contrindication à la
pratique du judo en compétition.
Assurer la sécurité des participants et du public.
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Organisation de lotos, loteries,
tombolas
L'organisation des loteries et des tombolas est soumises à une
procédure d'autorisation préalable en préfecture permettant de
vérifier qu'elle ne relève pas du champ commercial. Il est bon de
demander l’autorisation du maire également.
Prévenir l’assurance fédérale.
Les lotos ne doivent pas être ouverts à tous et, sur un même loto,
chacun des participants doit miser globalement au plus 20 €.
Les lots doivent être des biens, des services ou des bons d'achat
non remboursables.
Les lots ne peuvent pas être des sommes d'argent.
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Organisation de lotos, loteries,
tombolas
L'exonération d’impôt est de droit si l'association mène
des actions d'intérêt général et n'a pas organisé dans
la même année civile plus de 5 événements ayant
dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles,
conférences, expositions, kermesses et autres fêtes,
etc.).
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Organisation de repas
Comme pour tout évènement, il faut prévenir
l’assurance fédérale.
S’il y a diffusion de musique, il faut cotiser à la SACEM.
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Organisation de déplacements
Le club peut organiser des déplacements, soit pour
aller en compétition, soit lors de stage, pour se rendre
sur le lieu d’activités.
On peut faire appel à des bénévoles pour assurer ce
transport : ils sont couverts par l’assurance liée à la
licence.
Cependant, il convient de signer des ordres de mission
pour chaque bénévole assurant ce service.
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Participation aux compétitions
Vérifiez que vos judokas ont des passeports sportifs à
jour (vignette, grades, certificat médical).
N’oubliez pas d’inscrire préalablement par extranet
quand il y a lieu.
Pour les organisateurs : le plus important est le
certificat médical ; si le passeport est absent, on peut
vérifier en ligne la prise de licence, mais il faut un
certificat médical en règle.
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