Transcript Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret

Rutine vedr. saksfremlegg og
protokoll til Høgskolestyret
For saksbehandlere, ledere og
utvalgssekretær
HØGSKOLESTYREMØTER
Rutiner
• Saksfremlegg og orienteringssaker
• Innkalling
Møtebok
• Protokoll
• Særutskrift av protokoll
• Vedtaksoppfølging
Hvordan saksbehandlere og
ledere skal opprette saksfremlegg
• Stå i den saken som skal utvalgsbehandles – VIKTIG!
• Opprett ny utgående JP
• Innhold: HS 11/43 (år/nr) Saksfremlegg –
Tittel på saksfremlegg
• Legg inn tilgangskode og hjemmel dersom
saksfremlegget skal unntas offentlighet
• Mottakere:Skriv inn HS på kortnavn
og trykk <tab>
• (Se ePhorte printscreen på neste foil.)
• Trykk <Lagre nytt dokument> og hent mal
Hvordan saksbehandlere og ledere
skal opprette O-sak
• Stå i den saken som skal utvalgsbehandles –
VIKTIG!
• Opprett ny utgående JP
• Innhold: HS - OS 11/09 (år/nr) Orienteringssak –
Tittel på orienteringssak
• Legg inn tilgangskode og hjemmel dersom
orienteringssaken skal unntas offentlighet
• Mottakere: Skriv inn HS på kortnavn
og trykk <tab>
• Trykk <Lagre nytt dokument> og hent mal
•
UTVALGSSEKRETÆR
-1
Opprette ny sak i ePhorte:
Tittel på sak:
Høgskolestyremøte år/nr – dato
- Innkalling og protokoll
Klassering:
011.2
(arkivkode/ordningsverdi)
• (Se ePhorte printscreen på neste foil)
• (Møtebok)
Saken vil inneholde
innkalling med saksliste, og
protokoll fra alle sakene
som var oppe til behandling.
Referanse til sakene vil også
foreligge i form av saksnummer i
ePhorte.
UTVALGSSEKRETÆR - 2
• Opprette INNKALLING som ny utgående JP i saken (møteboken):
Tittel på JP: Innkalling til Høgskolestyremøte - dato
Mottakere:
Skriv inn HS på kortnavn og trykk <tab>
Saksliste legges til møteinnkallingen. Hver enkelt sak skal ha arkivreferanse,
jf. saksnummer i ePhorte – der hvor saksfremlegget finnes. VIKTIG!
Dersom der er saksfremlegg som er UOFF, skal det lages 2 varianter av
innkallingen:
 - en innkalling unntatt offentlighet med tilgangskode og hjemmel. Dette er
innkallingen i sin helhet.
Tittel på JP: UOFF innkalling til Høgskolestyremøte – dato
 - en offentlig innkalling uten tilgangskode og hjemmel. Her må innholdet
(personopplysninger/navn etc.) i dokumentet skjermes/sladdes – altså
anonymiseres. I stedet for navn kan man eksempelvis skrive NN
Tittel på JP: Innkalling til Høgskolestyremøte - dato
UTVALGSSEKRETÆR - 3
• Opprette PROTOKOLL som ny utgående JP i saken
(møteboken):
Tittel på JP:
Mottakere:
Protokoll fra Høgskolestyremøte - dato
Skriv inn HS på kortnavn og trykk <tab>
Protokollen skal inneholde Høgskolestyrets vedtak til hvert enkelt
saksfremlegg. Hver enkelt sak skal ha arkivreferanse, jf. saksnummer i
ePhorte – der hvor saksfremlegget finnes. VIKTIG!
Dersom der er saksfremlegg som er UOFF, skal det lages 2 varianter av
protokollen:
 - en protokoll unntatt offentlighet med tilgangskode og hjemmel. Dette er
protokollen i sin helhet – med alle opplysninger.
Tittel på JP: UOFF protokoll fra Høgskolestyremøte – dato
 - en offentlig protokoll uten tilgangskode og hjemmel. Her må innholdet
(personopplysninger/navn etc.) i dokumentet skjermes/sladdes – altså
anonymiseres. I stedet for navn kan man eksempelvis skrive NN.
Tittel på JP: Protokoll fra Høgskolestyremøte - dato
•
•
•
•
UTVALGSSEKRETÆR – 4
SÆRUTSKRIFT AV PROTOKOLL
Til hvert enkelt saksfremlegg skal det ligge en
særutskrift av protokollen - som en egen JP i
saken.
Påse at saksansvarlig har gitt deg skrivetilgang til
saken! VIKTIG!
Søk opp arkivreferansen/saksnummer i ePhorte,
der hvor saksfremlegget ligger.
Opprett nytt N-notat (med oppfølging)
Tittel på JP:
HS år/utv.nr. Særutskrift av
protokoll – Tittel på
saksfremlegg
Mottaker:
Til saksbehandler som har
fremmet saksfremlegget
VEDTAKSOPPFØLGING
• Den som fremmet saksfremlegget har ansvar for
vedtaksoppfølgingen.
• Vedkommende saksbehandler vil finne særutskrift av protokoll
under egne restanser.
• Dette innebærer at vedkommende saksbehandler lett kan
informere og effektuere Høgskolestyrets vedtak.
• (Informasjon/brev til aktuelle enheter, personer – internt eller
eksternt).
• For å dokumentere effektuering av vedtak, skal det opprettes ny
JP i saken. JP sendes til mottakere som har betydning for
vedtaket. Særutskrift av protokollen skal knyttes til - som
vedlegg til denne JP.
e) Vedtaksoppfølging i
utvalgsmodulen