Transcript pemeriksaan stok dan verifikasi stor

MESYUARAT PEMERIKSAAN
STOK DAN VERIFIKASI STOR
TARIKH : 3 DEC 2012 ( ISNIN )
MASA : 2.30 PTG
TEMPAT : DEWAN SRI SAUJANA
PEGAWAI
PEMVERIFIKASI
STOR
PEGAWAI PEMVERIFIKASI STOR
PEMVERIFIKASI STOR



DILANTIK OLEH KSU / TKSU KKM
TERDIRI DARIPADA 13 ORANG PEGAWAI DILANTIK BAGI TEMPOH
2011 – 2012 DAN TAMBAHAN PERLANTIKAN 4 ORANG PEGAWAI
PADA 22 OKTOBER 2012
PELANTIKAN ADALAH BERDASARKAN JAWATAN
- MAKSUDNYA, SEKIRANYA SESEORANG PEGAWAI BERTUKAR
KELUAR, PEGAWAI BARU YANG MENGGANTIKAN TEMPAT BELIAU
AKAN SECARA AUTOMATIK DILANTIK MENJADI PEGAWAI
PEMVERIFIKASI STOR.
SENARAI PEGAWAI PEMVERIFIKASI YANG
DILANTIK OLEH KSU / TKSU KKM
BIL NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
1
DR SITI NORLINA BINTI MD. SAID
KETUA PEGAWAI FARMASI
U54
2
PN SALHA BINTI MOHD NOR
PEGAWAI DIETETIK
U52
3
PN SHARIFAH BAHYAH BINTI SYED
OTHMAN
PEGAWAI TEKNOLOGI
MAKLUMAT
F44
4
PN. HASLIANA BT MOHAMAD
PEGAWAI TEKNOLOGI
MAKLUMAT
F44
5
PN . JURAINI BT MOHD ASRI
PEGAWAI TADBIR DIPLOMATIK
M41
6
CIK HUDA BINTI ADRIS
AKAUNTAN
W41
7
SITI ROHAYU BINTI ZULKIFLI
JURUTERA
J41
SENARAI PEGAWAI PEMVERIFIKASI YANG
DILANTIK OLEH KSU / TKSU KKM
BIL NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
8
CIK NURHUDDA BINTI MOHD
SAMSURI
JURUTERA
F41
9
PN SITI MARIYAM BINTI AB. WAHAB
PEGAWAI PSIKOLOGI
S41
10
PN NORAINI BINTI ABDULLAH
PEGAWAI TADBIR DIPLOMATIK
M41
11
PN AFIDAH BINTI HARON
JURU X-RAY
U41
12
PN MAHNOM BINTI MOHD
MOHYIDIN
PENOLONG PEGAWAI
PENERANGAN
S27
13
EN MOHAMAD SHAFIQ BIN MD
SHARIFF
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
N27
SENARAI TAMBAHAN PEGAWAI PEMVERIFIKASI
YANG DILANTIK OLEH KSU / TKSU KKM
BIL NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
1
EN HANNAN BIN HARUN
PEGAWAI KERJA SOSIAL
PERUBATAN
S41
2
CIK NOR AINA BINTI KAMARUDDIN
PEGAWAI FARMASI
U44
3
PN SAPIAH BINTI ALI
JURU X-RAY
U36
4
PN MAZLINA BINTI RUBANI
PEN. PEGAWAI TADBIR
N27
PEGAWAI
PEMERIKSA
STOK
PEGAWAI PEMERIKSA STOK
•
DILANTIK OLEH PENGARAH HOSPITAL

KESELURUHAN TERDIRI DARIPADA 27 ORANG PEGAWAI DILANTIK
BAGI TEMPOH KEKAL MULAI TAHUN 2011. ( Tidak Pernah Dilantik
oleh Pihak Hospital Sebelum ini ) DAN 9 ORANG PERLANTIKAN
TAMBAHAN MULAI TAHUN 2012.

- PELANTIKAN ADALAH BERDASARKAN JAWATAN
( MAKSUDNYA SEKIRANYA SESEORANG PEGAWAI BERTUKAR
KELUAR, PEGAWAI BARU YANG MENGGANTIKAN TEMPAT BELIAU
AKAN SECARA AUTOMATIK DILANTIK MENJADI PEGAWAI
PEMERIKSA STOK.
SENARAI PEGAWAI PEMERIKSA STOK YANG
DILANTIK OLEH PENGARAH HOSPITAL
BIL NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
1
CIK NOR AINI BINTI KAMARUDIN
PEGAWAI FARMASI
U44
2
CIK MARIA BUHAIRA BINTI RAMLI
PENOLONG PEGAWAI FARMASI
U29
3
CIK AZILAWATY BINTI AZIZ
PEGAWAI SAINS (KAJI KUMAN )
C41
4
CIK HAZIRAH BINTI ABD RAHIM
JURUTEKNOLOGI MAKMAL
PERUBATAN
U29
5
CIK NURHAFIZAH BINTI HASSAN
JURUTEKNOLOGI MAKMAL
PERUBATAN
U29
6
CIK LIM SHIN NEE
PEGAWAI DIETETIK
U41
7
CIK NOR AIDA BINTI ABD. HAMID
PEGAWAI SAINS (KIMIA HAYAT)
C41
SENARAI PEGAWAI PEMERIKSA STOK YANG
DILANTIK OLEH PENGARAH HOSPITAL
BIL NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
8
EN MOHD AMIRUDIN BIN AHMAD
PENOLONG PEGAWAI HAL
EHWAL ISLAM
S32
9
PN DELIMA BINTI OMAR
PENOLONG AKAUNTAN
W36
10
PN SITI MARIYAM BT AB. WAHAB
PEGAWAI PSIKOLOGI
S41
11
PN NOR ZORITA BT ZORKARPHY
AKAUNTAN
W44
12
PN NORINAH BINTI SARKAWI
PENOLONG AKAUNTAN
W32
13
EN ABD RAZAK BIN JAIS
PEMBANTU TADBIR KANAN
N22
14
PN HJH RUGAYAH BTE BAJURI
PEMBANTU TADBIR KANAN
N26
15
CIK SITI NORAINI BINTI NORMAN
PEMBANTU TADBIR
N17
SENARAI PEGAWAI PEMERIKSA STOK YANG
DILANTIK OLEH PENGARAH HOSPITAL
BIL NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
16
HJ HUSSIN BIN ABDULLAH
PENOLONG PEGAWAI
PERUBATAN
U36
17
EN AZIM BIN HASSAN
PENOLONG PEGAWAI
PERUBATAN
U36
18
PN MAHANOM BIN MOHD
MOHYIDIN
PENOLONG PEGAWAI
PENERANGAN
S27
19
PN NOOR FAIZAH BT MOHD FAUZI
PUSTAKAWAN
S41
20
CIK FAZUNA BINTI TAKRIF
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
(REKOD PERUBATAN )
N27
21
CIK ROHANA BINTI MOKHTAR
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
(REKOD PERUBATAN )
N27
SENARAI PEGAWAI PEMERIKSA STOK YANG
DILANTIK OLEH PENGARAH HOSPITAL
NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
22
PN NORAINI BINTI ABDULLAH
PEGAWAI TADBIR DIPLOMATIK
M41
23
EN MOHAMAD SHAFIQ BIN MD
SHARIFF
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
N27
24
CIK AZILA BINTI TEMON
PEMBANTU TADBIR
N17
25
PN MARINA BT MOHAMAD
PENOLONG PEGAWAI
TEKNOLOGI MAKLUMAT
F29
26
PN NORAIDA MAYA BT SUTAHAR
PEGAWAI TEKNOLOGI
MAKLUMAT
F44
27
EN ERYADI BIN MISRAN
PENOLONG PEGAWAI TADBIR
( Stor )
N27
SENARAI TAMBAHAN PEGAWAI PEMERIKSA STOK
YANG DILANTIK OLEH PENGARAH HOSPITAL
NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
1
PN SORIHAYATI BTE BAI
PEGAWAI KERJA SOSIAL
S48
2
PN NURHIDYAH ONG BTE ABDULLAH
PEGAWAI PEMULIHAN ANGGOTA U44
3
EN MUSTAFA BIN SULTAN
JURUPILIH ANGGOTA
U36
4
EN RUBAIE BIN KASTAWI
JURUPULIH ANGGOTA
U36
5
EN MOHD ZAILUDIN BIN SALIMON
PENOLONG AKAUNTAN
W36
6
PN SITI AMINAH BTE JOHARI
PENOLONG PEGAWAI
PENERANGAN
S27
SENARAI TAMBAHAN PEGAWAI PEMERIKSA STOK
YANG DILANTIK OLEH PENGARAH HOSPITAL
NAMA PEGAWAI
JAWATAN
GRED
7
PN ROSINI BTE ISMAIL
PEMBANTU TADBIR KANAN
N26
8
PN RABIAH BTE RAMU
PEMBANTU TDBIR KANAN
N26
9
PN JURAINI BINTI ASRI
PEGAWAI TADBIR DAN
DIPLOMATIK
M41
PROSES
PEMERIKSAAN
STOK DAN
VERIFIKASI STOR
PROSES PEMERIKSAAN STOK DAN
VERIFIKASI STOR
MELIBATKAN 3 PROSES : 1) PENGIRAAN STOK
2) PEMERIKSAAN STOK
3) VERIFIKASI STOR
PENGIRAAN STOK
1) diuruskan oleh pegawai penjaga stor.
2) Pegawai Stor mengira secara 100% semua
items stok/barang yang terdapat di dalam stor.
3) Pegawai Stor menyenaraikan semua items
stok/barang dalam KEW PS -14 DENGAN
MENGIKUT RAK DAN TINGKAT.
4) Pegawai Stor Membuat satu ( 1 ) garisan merah
pada akhir transaksi setiap Kad Petak KEW PS 4
bagi setiap item stok & chop tarikh stok telah
diperiksa pada KEW PS 4. ( Pada Hari Pertama
Pemeriksaan Stok Dijalankan )
PEMERIKSAAN STOK
1) diuruskan oleh pegawai pemeriksa stok yang telah dilantik.
2) Pegawai Pemeriksa Stok memeriksa setiap item
stok/barang yang disenaraikan dalam KEW PS -14.
3) Pegawai pemeriksa mencatatkan kekurangan dan kelebihan
stok setiap item YANG DIKESAN KE DALAM KEW PS -14.
4) Memastikan satu ( 1 ) garisan merah telah dibuat oleh
Pegawai stor pada akhir transaksi setiap Kad Petak ( KEW PS 4
bagi setiap item stok & chop tarikh stok telah diperiksa telah
ada sebelum pemeriksaan stok dijalankan.
5) Pegawai Pemeriksa Stok perlu turunkan tandatangan kecil (
Initial ) pada kad KEW PS-4 serta chop nama & jawatan.
VERIFIKASI STOR
-diuruskan oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik oleh KSU/TKSU KKM.
-Mengesahkan Ketetapan rekod-rekod dan stok secara 100% bagi
menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan
Stok – KEW PS 3.
-Memberikan Syor/Cadangan lupus/hapus kira/pelarasan stok/pindahan
stok bagi stok lebih/usang/tidak boleh guna/rosak/tidak bergerak/hampir
luput tarikh tempoh penggunaan ( expired date ).
- Mengesahkan KEW PS-14.
- Melaporkan Pengurusan Stor secara keseluruhan dalam KEW PS -15 (
Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor ),
- KEW PS – 15 Perlu dihantar ke UPA selepas Verifikasi Stor selesai.
CARTA ALIRAN PEMERIKSAAN STOK
DAN VERIFIKASI STOR
MULA
MESYUARAT PEMERIKSAAN STOK DAN VERIFIKASI STOR DIADAKAN
PEGAWAI STOR MENYEDIAKAN KEW PS - 14 ( LAPORAN PEMERIKSAAN DAN
VERIFIKASI STOR ) – PENGIRAAN SETIAP ITEMS STOK / BARANG OLEH PEGAWAI
STOR DAN MENYENARAIKAN DALAM KEW PS – 14 MENGIKUT RAK DAN TINGKAT.
KEW PS – 14 DISERAHKAN OLEH PEGAWAI STOR KEPADA UPA PADA TARIKH YANG
DIPUTUSKAN SEMASA MESYUARAT, UPA MEMBERIKAN KEW PS -14 KPD KETUA
PEMERIKSA STOK YANG DILANTIK BAGI MEMERIKSA STOK DI STOR BERKENAAN.
KETUA PEMERIKSA STOK BERSAMA PENOLONG PEMERIKSA STOK MEMERIKSA
SETIAP ITEMS STOK DI STOR BERKENAAN
CARTA ALIRAN PEMERIKSAAN STOK
DAN VERIFIKASI STOR
SETELAH PEMERIKSAAN STOK SELESAI , KEW PS – 14 DISERAHKAN OLEH KETUA
PEMERIKSA STOK KEPADA KETUA PEMVERIFIKASI STOR
KETUA PEMVERIFIKASI STOR BERSAMA AHLI MEMBUAT PENGESAHAN PADA KEW
PS – 14 ( SETIAP ITEMS STOK ) DI STOR BERKENAAN
KETUA PEMVERIFIKASI STOR MENYEDIAKAN KEW PS -15
( LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN PENGURUSAN STOR )
KEW.PS 14 DAN KEW.PS 15 DISERAHKAN OLEH KETUA PEMVERIFIKASI STOR
KEPADA UPA UNTUK TINDAKAN LANJUT
TAMAT
AGENDA
MESYUARAT
1. TARIKH PENGIRAAN STOK KE DALAM
KEW.PS 14 OLEH PEGAWAI STOR
STOR
TARIKH ( TEMPOH )
STOR UBAT
10 Dec 2012 – 14 Dec 2012
STOR BUKAN UBAT
10 Dec 2012 – 14 Dec 2012
STOR SAJIAN
10 Dec 2012 – 14 Dec 2012
STOR ALAT TULIS
10 Dec 2012 – 14 Dec 2012
STOR MAKMAL PATOLOGI
10 Dec 2012 – 17 Dec 2012
Sebelum Pemeriksaan Stok Dijalankan : -
Pegawai Stor di setiap stor telah buat garisan merah dan
chop stok telah diperiksa pada setiap Kad KEW PS 4
selepas garisan merah.
Contoh Chop di Kad KEW PS 4 : Cth Chop : Stok telah diperiksa pada …………........…. t/t …....…………..
Chop Nama & Jawatan
Pegawai Pemeriksa Stok
Peraturan 183 ( b ) & 184 ( C ) , TPS
5/2009.
2. TARIKH PENYERAHAN KEW.PS 14 KEPADA
UPA OLEH SETIAP PEGAWAI STOR
STOR
TARIKH
STOR UBAT
STOR BUKAN UBAT
STOR SAJIAN
STOR ALAT TULIS
STOR MAKMAL PATOLOGI
14 DEC 2012
3. TARIKH PEMERIKSAAN &
VERIFIKASI STOK
STOR
TARIKH
STOR UBAT
17 Dec 2012 – 21 Dec 2012
STOR BUKAN UBAT
17 Dec 2012 – 21 Dec 2012
STOR SAJIAN
17 Dec 2012
STOR ALAT TULIS
19 Dec 2012
STOR MAKMAL PATOLOGI
18 Dec 2012 – 26 Dec 2012

* Peraturan 184 ( b ) TPS 5/2009 :
SEMASA PEMERIKSAAN STOK DIJALANKAN, TIADA SEBARANG TRANSAKSI
DIBENARKAN KECUALI DENGAN KEBENARAN PEGAWAI PEMERIKSA STOK.
( KETUA JABATAN PERLU MEMAKLUMKAN KEPADA SUB-STOR BELIAU ).
TARIKH PENGHANTARAN KEW PS 14 DAN KEW PS
15 KEPADA UPA OLEH KETUA PEMVERIFIKASI
SETIAP STOR
STOR
TARIKH
STOR UBAT
STOR BUKAN UBAT
STOR SAJIAN
STOR ALAT TULIS
STOR MAKMAL PATOLOGI
Date Line : 31 Dec 2012.
( Isnin )
Highlight Masalah Dihadapi Di Stor Bukan Ubat
Semas Pemeriksaan Stok Dijalankan
1.
Lantik Person In-Charge ( Pekerja Rendah Awam N1 ) @ PT N17 utk
membantu pegawai pemeriksa stok dan pemverifikasi stor sepanjang
tempoh pemeriksaan stok& verifikasi stor dijalankan.
2.
Item-item barang dalam kotak diatur berdekatan dgn rak dan tingkat
item barang berkenaan ditempatkan ).
Cth Kes 1 : En. Mardi ( PT N17 ), telah 2 kali ( Tahun 2010 & 2011 )
bercuti semasa pemeriksaan stok & Verifikasi Stor dijalankan.
( Difahamkan hanya beliau seorang yang Handle Rekod KEW PS 4 – Kad
Petak dan sistem HIS ) – semasa beliau bercuti tiada person in-charge yg
menggantikan beliau bertugas.
* Implikasinya : -Sukar bagi pegawai pemeriksa stok bertanyakan
soalan sekiranya terdapat pertanyaan pada Kad KEW PS 4 dan
sistem HIS . Cthnya rekod penerimaan stok pada Kad KEW PS 4 dan
sistem HIS.
Highlight Masalah Dihadapi Di Stor Bukan Ubat
Semas Pemeriksaan Stok Dijalankan
3. Kad KEW PS 4 tidak diletakkan bersama dengan item/barang
tersebut di rak dan tingkat yang berkenaan sebaliknya KEW PS 4
dilonggokkan pada meja berdekatan sistem HIS.
•Peraturan 56, TPS 5/2009 : Kad Petak Hendaklah ditempatkan
bersama stok.
•Kecuali Peraturan 57, TPS 5/2009 : stok bhn-bhn kimia, mudah
terbakar, dan stok disimpan di ruangan sejuk beku disimpan di
tempat berasingan.
*( implikasinya pegawai pemeriksa sukar utk turunkan tandatangan
pada KEW PS 4 utk item tersebut dan perlu mencari sendiri Kad
KEW PS tersebut di meja berkenaan )
4. Kuantiti Pada Kad KEW PS 4 – tidak sama dengan
Kuantiti pada sistem HIS. Maksudnya KEW PS 4 tidak
dikemaskini “ on the spot ” semasa pengeluaran dan
penerimaan items.
Peraturan 59 TPS 5/2009 : Semua Kad Petak hendaklah
dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan
pengeluaran.
Makluman Umum :
Peraturan 58 TPS 5/2009 :
Setiap Penerimaan direkodkan dengan Pen Dakwat
Merah , Pengeluaran direkodkan dengan Pen Dakwat
Hitam atau Biru Di Kad Petak @ KEW PS 4.
Peraturan 62 TPS 5/2009 :
Pindaan atau Pemadaman pada rekod tidak dibenarkan, Sekiranya apaapa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi : (a) Angka asal hendaklah digariskan dengan satu garisan sahaja.
(b) Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal
(c) Pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor.