Transcript Introducción a DOCUMENTA(Gestor Documental basado en

Introducción a Documenta
(Gestor Documental basado en Alfresco)
Versión 2.0
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Índice
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¿Qué es un Gestor Documental?
Acceso y conceptos básicos
Ejemplos prácticos de uso
Envío de incidencias
Encuesta de satisfacción
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¿Por
un gstorDocumental?
documental?
¿Que
esqué
un Gestor
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Es poder acceder a los documentos desde cualquier
ubicación.
Compartir información de forma controlada.
Disponer de mecanismos avanzados para tratar con
documentos.
Documenta es Alfresco Enterprise en la UGR.
Documenta garantiza espacio suficiente de
almacenamiento y salvados de los documentos.
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Acceso y conceptos básicos
http://documenta.ugr.es
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Usuario: nuestro correo electrónico institucional (con @ugr.es)
Clave: la misma que la del correo.
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Epezamos:
Mi espacio.
Acceso
y conceptos
básicos
Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco y consta de dos
elementos principales: el archivo en sí mismo y sus propiedades.
Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con
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propiedades adicionales.
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Ejemplos prácticos de uso
Vamos a trabajar con Documenta:
•Entramos a Documenta: ¿Qué estamos viendo?.
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•Cambiamos nuestros datos personales.
•Creamos un nuevo espacio en nuestro Espacio Personal. (p.ej. Seminario)
•Creamos dentro de este espacio, un contenido de tipo Texto Plano.
•Le damos a un compañero o compañera , permisos de lectura en nuestro
nuevo espacio y se lo notificamos.
•Enviamos un correo electrónico normal al usuario o usuaria de nuestro
espacio, con la URL del mismo.
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Empezamos:
Mi espacio.
Ejemplos
prácticos
de uso
•Cuando recibamos un correo con la URL del compañero o
compañera que nos ha dado permisos, intentamos acceder.
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•Volvemos a nuestro espacio y al contenido que creamos antes,
y hacemos que pueda tener versiones. Hacemos una nueva
versión.
•Creamos una regla en el espacio creado antes, para que si
añadimos como contenido un documento Word, se transforme
en PDF.
•Añadimos un contenido. Será un documento Word.
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Empezamos:
Mi espacio.
Ejemplos
prácticos
de uso
Haremos un ejemplo de flujo de trabajo (Workflow):
•Cambiaremos los permisos del usuario invitado y le vamos a
permitir la escritura en nuestro espacio de ejemplo. Le
asignaremos el rol de colaborador.
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•Asignaremos una tarea a dicho usuario, sobre el contenido de
tipo texto.
•Revisamos la tarea que nos han asignado a nosotros, la
hacemos y la damos por completada.
•Damos por completada la tarea que asignamos al compañero
o compañera.
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Empezamos:
Mi espacio.
Envío
de incidencias
Por favor, las incidencias o preguntas sobre
Documenta, enviadlas a la dirección de correo:
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[email protected]
Muchas Gracias
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Empezamos:
Mi espacio.
Encuesta
de satisfacción
Por favor, para mejorar la calidad de nuestros
seminarios os ruego que completéis la encuesta
siguiente:
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•http://encuestas.ugr.es/limesurvey/index.php?sid=48166&lang=es
Muchas Gracias
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