Transcript La protection des renseignements personnels dans le secteur socio

La protection des
renseignements personnels:
notions de base
DRT 3805
Les renseignements
personnels: un univers
diversifié
• Renseignement personnel : tout
renseignement qui concerne une
personne et qui permet de l’identifier
• Plusieurs régimes juridiques dans plusieurs
lois
– Une constante: la confidentialité sujet à des
exceptions limitées
• Nécessité de s’assurer qu’on agit
conformément aux exigences des lois…tout
au long du CYCLE DE VIE des
renseignements
Les règles sont énoncées dans:
• la Charte des droits et libertés du Québec,
Code civil
• la Loi sur la protection des
renseignements personnels, secteur
public/secteur privé
• la Loi sur le cadre juridique des
technologies de l’information
• etc.
Des droits garantis au
plus haut niveau
• Charte canadienne des droits et libertés
• Charte des droits et libertés de la
personne du Québec
• Code civil du Québec/Loi cadre
juridique des technos infos
• Loi d’accès: loi prépondérante
Les multiples régimes des
renseignements personnels:
l’exemple des données de santé et services sociaux
 Dossiers de l’usager
 Dossiers de plainte et de
révision
 Dossiers du chef de
département clinique
 Dossiers du conseil des
médecins, dentistes et
pharmaciens
• Dossiers des instances
de protection de la
jeunesse
 Dossiers du comité des
usagers
 Dossiers du curateur
public
 Dossiers d’adoption
Secret professionnel
• 60.4.
Le professionnel doit respecter le secret de tout
renseignement de nature confidentielle qui vient à sa
connaissance dans l'exercice de sa profession.
– Il ne peut être relevé du secret professionnel qu'avec
l'autorisation de son client ou lorsque la loi l'ordonne.
– Le professionnel peut, en outre, communiquer, un
renseignement protégé par le secret professionnel, en vue
de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il a
un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de
mort ou de blessures graves menace une personne ou un
groupe de personnes identifiable. Toutefois, le professionnel
ne peut alors communiquer ce renseignement qu’à la ou les
personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou
aux personnes susceptibles de leur porter secours. Le
professionnel ne peut communiquer que les renseignements
nécessaires aux fins poursuivies par la communication.
• Art 60.4 du Code des professions
Dossiers de l’organisme
• Dossiers des usagers/
clients/prestataires
• Dossiers des membres du personnel
Confidentialité des
renseignements nominatifs
• La règle d’or: tout renseignement nominatif est
confidentiel
• Exceptions à la confidentialité
– Prévues dans les lois
• Régimes spécifiques
– S’appliquant des des circonstances où la loi
détermine que le renseignement doit être
communiqué
Protection tout au long du
cycle de vie du document
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•
•
•
•
•
•
la création
la modification
le transfert de l’information
la consultation
la transmission
la conservation
l’archivage ou destruction
La création
• Choix du support et des technologies
• Principe de la liberté du choix des supports
et des technologies (art.2)
• Les règles régissant les documents
(dossiers) sur papier s’appliquent - en
principe- aux documents technologiques
Collecte des renseignements
personnels
Seuls les renseignements nécessaires
Compte tenu des finalités du dossier
Collecte auprès de la personne concernée

exceptionnellement: collecte auprès d'un tiers

obligation d’informer sur les raisons de la
collecte
Consentement et collecte des
renseignements personnels
 Consentement implicite à la création du
dossier
 obligation d’informer
 Qu’un dossier est constitué
 Consentement substitué en cas d'urgence
L'accès de l’usager a ses
renseignements personnels
 Droits d'accès de tout usager de 14 ans et +
• Restriction au droit d'accès de tout usager
de 14 ans et plus
• L’usager de moins de 14 ans: pas de droit
d’accès à son dossier
Droit d'accès des personnes
oeuvrant au sein de
l’organisme
• Nécessité d’être en mesure de justifier les
accès
Accès aux renseignements
personnels sans le
consentement de l’intéressé
 À des fins de recherche
 Le régime de l’accès aux renseignements
personnels à des fins de recherche (art. 125
de la Loi sur l’accès)
La consultation des
renseignements personnels
 Maintien de la confidentialité lors de la
consultation des dossiers
- obligation d’assurer la sécurité
- contrôle des accès
La consultation
• un document peut être examiné par l'accès à une
copie du document, à un document résultant d'un
transfert ou à une copie de ce dernier.
• il doit y avoir un équilibre réaliste entre le choix
d’une personne quant au support ou la technologie
permettant l’accès au document et la possibilité –
ou la capacité- de répondre à ce choix.
• la personne responsable de l’accès à un document
technologique doit prendre des mesures de sécurité
propres à en assurer la confidentialité des
renseignements
L’accès aux documents
technologiques
• Sur place
• possibilité de consultation d’un document à distance
• la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels permet
l’accès aux documents des organismes publics à distance et
non plus seulement par consultation sur place ou par
obtention d’une copie
Si le document technologique
porte des renseignements
confidentiels
• La personne responsable de l'accès doit:
– prendre les mesures de sécurité propres à en assurer
la confidentialité,
– notamment par un contrôle d'accès effectué au moyen
d'un procédé de visibilité réduite ou d'un procédé qui
empêche une personne non autorisée de prendre
connaissance du renseignement ou, selon le cas,
d'avoir accès autrement au document ou aux
composantes qui permettent d'y accéder.
Responsabilité lors de la garde
d’un document
• pendant toute la période où on est tenu de
conserver un document :
– En assurer le maintien de son intégrité et voir à
la disponibilité du matériel qui permet de le
rendre accessible et intelligible et de l'utiliser
aux fins auxquelles il est destiné
– En assurer la confidentialité s’il est confidentiel
Responsabilités lors de la
conservation
• Si une modification est faite au document
– Documenter la modification
• Conservation par un prestataire
– Celui qui confie la garde doit informer le
prestataire
– Le prestataire doit prendre les moyens d’assurer
l’intégrité et la confidentialité du document
La conservation des
renseignements personnels
•
•
•
•
Maintien de l'intégrité de la confidentialité
Respect du calendrier de conservation
Consentement non nécessaire aux fins de
conservation
Maintien de la confidentialité lors de la
conservation
Conservation confiée à un prestataire de
service
Obligation de celui qui confie
la GARDE d’un document
• fournir des informations adéquates sur:
• les mesures de protection de la
confidentialité que le document nécessite.
• indiquer quelles sont les personnes
habilitées à en prendre connaissance
Obligation du gardien
• Mettre en place les moyens de protection convenus
• voir à ce que les moyens technologiques soient mis en place pour :
• en assurer la sécurité,
• en préserver l'intégrité et,
• le cas échéant, en protéger la confidentialité et en interdire l'accès à
toute personne qui n'est pas habilitée à en prendre connaissance
• Respect des normes et standards en matière
de confidentialité
La communication des
renseignements personnels
• Finalité et communication des
renseignements personnels
- Intégrité du dossier
-
Nécessité de la communication
• Les renseignements utilisés et communiqués
à l'extérieur du Québec
• Communication faisant suite à une
renonciation implicite de l'usager à la
confidentialité de son dossier
• Application d'une loi
- Ordre d'un tribunal
- Ordre d'un coroner
La modification des
renseignements personnels
La modification correspond non seulement
à l’ajout d’un renseignement au dossier
existant, mais aussi à la rectification des
renseignements qui y sont contenus
Responsabilités lorsqu’une
modification est apportée au
document
• Documenter la modification
• Conservation par un prestataire
– Celui qui confie la garde doit informer le
prestataire
– Le prestataire doit prendre les moyens d’assurer
l’intégrité et la confidentialité du document
Consentement et modification
des renseignements
personnels
• Consentement implicite
• Confidentialité et modification des
renseignements personnels
La transmission
• Lorsque la loi déclare confidentiels des
renseignements que comporte un document, leur
confidentialité doit être protégée par un moyen
approprié au mode de transmission, y compris
sur des réseaux de communication.
• La documentation expliquant le mode de
transmission, incluant les moyens pris pour
assurer la confidentialité doit être disponible
pour production en preuve, le cas échéant.
Le transfert de l’information
• Il est possible de transférer l’information d’un document
vers un support faisant appel à une technologie
différente sans que le document perde sa valeur
juridique.
• Pour assurer le maintien de la valeur juridique d’un
document lors d’un transfert, celui-ci doit être
documenté; il faut être en mesure de démontrer, au
besoin, que le document résultant du transfert comporte
la même information que le document source et que son
intégrité est assurée (article 17).
• L’article 18 vient faciliter l’admission en preuve des
documents résultant de transfert.
Les obligations consécutives au
transfert (art. 20)
• Préparer et de tenir à jour des règles
préalables à la destruction des documents
ayant fait l'objet d'un transfert;
• Cette exigence ne vise pas les particuliers.
Elle concerne les entreprises et l’État. De
telles règles doivent êtres préparées et
tenues à jour selon les règles de l’art.
• S'assurer
de
la
protection
des
renseignements confidentiels et personnels
que peuvent comporter les documents devant
être détruits;
La conservation
La personne tenue de conserver un document a le devoir
d’en assurer l’intégrité et l’accessibilité.
Elle doit voir à la disponibilité du matériel permettant de
le rendre accessible et de l’utiliser aux fins auxquelles il
est destiné (article 19):
lorsqu’un document technologique est modifié
durant la période pendant laquelle il doit être
conservé, des conditions doivent être respectées
afin d’en préserver la valeur juridique en dépit de la
modification (article 21)
Destruction/archivage des
renseignements personnels
• Conformément à la Loi sur les archives
• prévoit l’établissement de calendriers de
conservation. Le plus souvent, ces
calendriers sont établis par règlement.
• Tout document présentant une valeur
archivistique, historique ou patrimoniale
doit être conservé sur son support
d’origine.
La destruction
• les documents dont la loi exige la
conservation et qui ont fait l’objet d’un
transfert
• peuvent être détruits
• à condition d’assurer la protection des
renseignements personnels et la
confidentialité
Tendances de l’évolution du
droit de la PRP
• Mise en réseau et contrôle au niveau
des accès en ligne
• Responsabilité de justifier tous les
accès à un renseignement personnel