Transcript Gestion des emplois du temps - Visual Timetabling

Gestion des emplois du temps
Présentation générale du logiciel
Visual Timetabling
Dpt GMP
Inès BARANGER
Laurent GUITOU
Plan
Historique
Présentation
Création des emplois du temps:
Gestion des emplois du temps au quotidien
Logiciel d’administration
Bilan d’un semestre en GMP
Le logiciel VT pour tout l’IUT?
Historique
Notre cahier des charges
Les solutions
Mise en place en GMP
Historique
Cahier Charges
Solutions
Dpt GMP
► Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe
Exemple
► Visualisation des emplois du temps sur au moins 6
semaines
► Gestion des ressources (profs, salles)  Gestion
des conflits
► Partage des ressources avec plusieurs
responsables de filière
Exemple
► Création possible des emplois du temps à distance
► Nombre illimité d’utilisateurs
Historique
Cahier Charges
Hyper
Planning
Gestion des groupes
Gestion des conflits
Dpt GMP
Solutions

Celcat


Visualisation sur 1 semestre
Utilisation sur plusieurs postes
Dépend du nbre
De licences
Consultation en ligne


Nombre illimité d'utilisateurs
Dépend du nbre
De licences
Création de bilans


Exemple
VT




Dvlt à
réaliser par
nos soins

Illimité
Historique
Cahier Charges
Solutions
Dpt GMP
► Année précédente 2006-2007:
►
Chaque filière a une grille Excel différente
►
Gestion manuelle des conflits Des problèmes!!
►
Pas d’uniformité dans la désignation des ressources
►
8 feuilles Excel pour 6 filières
► Année 2007-2008:
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
...
Septembre
Découverte et test
Présentation aux
responsables
Mise en place Bdd
Formation des responsables
2 edt opérationnels (FA,LPISCM)
Tout les edt opérationnels
Présentation
Utilisation
Avantages
Techniques
Présentation
Utilisation
Avantages
Techniques
► Logiciel d’emploi du temps adapté à tout type d’établissement
(emploi du temps hebdomadaire ou non)
► Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur
à l’Université de Valenciennes
► 9 départements à L’IUT de Valenciennes sont gérés avec VT
► Visualisation possible dans chaque cellule:
►
Enseignement
►
Prof
►
Groupe
►
Salle
► Emploi du temps étudiants
►
Annuel
►
Hebdomadaire
► Emploi du temps enseignants
Présentation
Utilisation
Avantages
Techniques
► Gratuit et encore développé : MAJ régulières
► Une seule BDD pour l’ensemble des ressources
► Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants,
capacités des salles
► Possibilité de réserver des ressources.
► Emplois du temps des ressources.
► Création des états prévisionnels et définitifs
Présentation
Utilisation
Avantages
Techniques
► Accessible depuis n'importe quel PC Windows
relié à internet
► Le logiciel est composé de 2 exécutables :
►
VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et
la consultation des emplois du temps.
►
VT Admin : exécutable permettant de gérer les droits
d’accès (modification, mot de passe, données visibles…)
des différents utilisateurs du logiciel.
► Les données sont toutes stockées dans
une base de données Mysql sur internet
Création des emploi du temps:
Ressources
Enseignements
Séances
Création des emplois du temps
La construction des emplois du temps se fait en 3 temps :
Une seule fois
1- Création des ressources
2- Création des enseignements
Chaque année
3- Placement des séances en fonction
des disponibilités des ressources
Création des emploi du temps
Ressources
Enseignements
Définis une seule fois pour tout le département
(tout l’IUT ?)
► Etudiants
► Groupes
► Profs
► Salles
► Matériels
Séances
Création des emploi du temps:
Ressources
Etudiants
Profs
Salles
Création des emploi du temps: Etudiants
Ressources
Enseignements
Séances
1 groupe
1 hiérarchie
1 calendrier
Exemple
Création des emploi du temps:
Ressources
Etudiants
Profs
Salles
Création des emploi du temps: Profs
Ressources
Enseignements
Réservations possible
Définition des profs
Séances
Création des emploi du temps:
Ressources
Etudiants
Profs
Salles
Création des emplois du temps: Salles
Ressources
Enseignements
► Création de salles et de zones…
► Possibilités de créer des
ressources matérielles
(machines, vidéo,…)
1. Définition de l’alias
2. Création du type
3. Création d’une zone
Séances
Création des emplois du temps
Ressources
Enseignements
Séances
Pour
chaque
type d’enseignement
déclaration:
Création
de l’ensemble
des enseignements
d’une
• Du nombre total d’heures
matière:
•• De
la durée de chaque séance
Cours
•Des
• TD ressources de la séance (prof, salle, groupe, matériel)
• TP
Placement des séances
► Mise en place des séances depuis n’importe quelle
ressource:
►
Profs
►
Salles
►
Groupes
► Gestion des conflits
►
Au fur et à mesure
►
Après création des emplois du temps
Gestion des emplois du temps
au quotidien
Modification
Visualisation
Diffusion
Création des Bilans
Gestion des emplois du temps au quotidien
Modification
Visualisation
Diffusion
Bilans
1- Modification de l’emploi du temps
Déplacement d’une séance
Changement d’une ressource sur une séance
Suppression une séance
Ajout de séances
Ajout de ressources
…
Gestion des emplois du temps au quotidien
Modification
Visualisation
Diffusion
2- Visualisation des disponibilités (salles, profs…)
Par salle(s)
Par prof(s)
Par groupe(s)
Plusieurs ressources en même temps
(prof+salle)
(groupe+salle)
(prof+groupe+salle)
…
Bilans
Gestion des emplois du temps au quotidien
Modification
Visualisation
Diffusion
Bilans
Différents moyens de diffusion
► Export pdf des edt étudiants
► Export pdf des edt profs, salles, ressources…
► Export au format v calendar (Outlook, pda…)
► Accès par vt réseau avec un compte de simple
consultation
► Accès par le site web
Gestion des emplois du temps au quotidien
Modification
Visualisation
Diffusion
Bilans
Notre fonctionnement en GMP
MAIL:
EDT filière en pdf  Etudiants
EDT filière + EDT perso en pdf  Profs
VT Réseau:
Accès par vt réseau avec un compte de simple
Consultation pour:
Secrétaires
Profs
Accès par le site web effectif
Gestion des emplois du temps au quotidien
Modification
Visualisation
Diffusion
Bilans
Bilans des séances effectuées
Bilan du prévisionnel
Réservation des profs
Bilan des heures
effectuées
Prévisionnel
Version CSV
Version CSV
Resultat après traitement sous excel
Resultat après traitement sous excel
Présentation du logiciel
d’administration
Logiciel d’administration : Objectifs
► Gérer les droits des utilisateurs
►
Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire)
►
Gestionnaires des emplois du temps (autant d’utilisateurs que
de gestionnaires) :
►
Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière
►
Ajouter, modifier : les ressources qu’il partage (enseignants,
matières, salles)
►
Consultants (profs, personnel administratif...)
Logiciel d’administration :Gestion des utilisateurs
UTILISATEURS
DROITS
DONNES
A L’UTILISATEUR
DEFINITION
DE
L’UTILISATEUR
Logiciel d’administration : Objectifs
► Possibilité de gérer des groupes de partage pour
limiter le nombre de ressources vues
►
Partage des ressources entre différentes filières
►
Partage des ressources entre différents départements (Ex:
Salle QLIO S209)
►
Partage des groupes d’étudiants pour travailler à plusieurs
sur un même emploi du temps…
Logiciel d’administration :Gestion des groupes
Groupes
de
partage
Droits
sur les données
partagées
Données
à
partager
Bilan d’un semestre en GMP
Bilan d’un Semestre en GMP
► Actuellement:
►
L’ensemble des filières du Dpt GMP utilisent VT.
►
Pas de conflits de salles ou de profs.
►
Les utilisateurs de VT en GMP en sont satisfait
► Pour gagner du temps:
Exemple
►
Création de macros pour automatiser l’impression des
edt persos des profs (fichiers PDF)
Exemple
►
Création de macros pour automatiser l'édition des edt
►
Access pour l’envoi des edt persos et complets (filière)
►
Création d’un tableau croisé dynamique pour le bilan des
heures à intégrer à Odyssée
Le logiciel VT pour tout l’IUT?
Méthodes
Investissement
Perspectives
Méthodes
► Une seule base de données
► Ressources uniques:
►
Profs, salles définis dans chaque département et
partagés au besoin avec les autres
►
Noms uniques pour les ressources et les enseignements
Exemple:
GMP-Maths-S1 (matière)
GMP-A1 (groupe)
GMP-S209 (salle)
►
Alias possible pour une meilleure lisibilité
Méthodes
► Dans chaque département
►
Responsables de filières
►
Correspondant pour l’administration des droits et le
partage des ressources
Investissement
► Investissement dans chaque département
►
►
Stricte minimum
►
Formation au logiciel
►
Structuration des groupes
►
Gestion des droits
Pour aller plus vite
►
Macros
►
Access (configuration)
►
Excel pour les bilans (Odyssée)
Perspectives-Besoins
► Futur proche:
►
Hébergement pour la bdd
►
Automatisation des conversions des fichiers csvxls
► A l’étude
►
Automatisation des mises à jours des calendriers
d’outlook sur les comptes administratif (vcalendar)
►
Optimisation du site internet
Pour toute information
supplémentaire
Inès BARANGER: [email protected]
Laurent GUITOU: [email protected]
Site VT: visual.timetabling.free.fr
Merci…