Transcript ORGANIZACIJA DOGODKOV

ORGANIZACIJA
DOGODKOV
OD A DO Ž
Mitja Turk
Marec 2010
VAŠA PREDSTAVITEV
1. Vaše ime in organizacija, ki jo zastopate
2. Kakšne vrste dogodkov pripravljate?
3. S kakšnimi težavami se pri tem srečujete?
4. Kaj pričakujete, da boste danes izvedeli?
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
1
VSEBINA
1. IDEJA: zakaj in za koga pripravljam dogodek
2. PRIDOBIVANJE FINANČNIH SREDSTEV: razpisi, prošnje
3. PRED ZAČETKOM PRIPRAV NA DOGODEK: zahteve, datum
4. PRIPRAVE: prijava dogodka in pridobivanje dovoljenj, najemi,
koordinacija vseh sodelujočih, obveščanje javnosti
5. IZVEDBA: delegiranje nalog, plan B, koristno
6. PO KONČANEM DOGODKU: zahvale, mediji, poročila
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
2
1. IDEJA


Marec 2010
Za koga in zakaj delamo dogodek?
Od ciljne javnosti je odvisna tudi:
 Vsebina
 Terminska umestitev
 Izbira prostora
ORGANIZACIJA DOGODKOV
3
2. PRIDOBIVANJE
FINANČNIH SREDSTEV


Marec 2010
Javni razpisi (občinski, državni, evropski):
www.nevladnik.info, www.razpisi.info, spletne strani
ministrstev, uradov, ambasad …
Sponzorstva, donatorstva:
 Pisanje prošnje (drugačen pristop)
 Osebni stiki, poznanstva
 Kompenzacije
ORGANIZACIJA DOGODKOV
4
3. PRED ZAČETKOM
PRIPRAV NA DOGODEK


Marec 2010
Osvežiti zahteve financerja, sponzorja
Določanje datuma dogodka:
 Spremljanje napovednikov
 Spremljanje spletnih strani Upravnih enot
http://e-uprava.gov.si/e-uprava/shodiUE.euprava
http://www.upravneenote.gov.si/javne_prireditve_shodi/
ORGANIZACIJA DOGODKOV
5
4. PRIPRAVA DOGODKA
A.
B.
C.
D.
E.
Marec 2010
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
Prijava SAZAS
Najem prostora (če ne organizirate v lastnih prostorih)
Koordinacija vseh sodelujočih
Obveščanje javnosti
ORGANIZACIJA DOGODKOV
6
A.
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
PRIJAVA:
 O svojem dogodku obvestite pristojno policijsko postajo
 Najmanj 3 dni pred dnevom shoda oz. najmanj 5 dni pred dnem prireditve
 Upravne takse ni!
 Prijaviti je treba vse dogodke, razen:
 obrede v prostorih za opravljanje verske dejavnosti
 svečanosti ob rojstvu, poroki, jubileju, družinskem prazniku …
 kongrese, občne zbore, druge zbore državnih organov, lokalnih
skupnosti, političnih strank, sindikatov, društev (če se organizirajo v
zaprtih prostorih!)
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
7
A.
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
PRIJAVA:
Dogodka ni treba prijaviti, če so organizator:
 gospodarske družbe in samostojni podjetniki in posamezniki, ki
dogodek izvajajo kot svojo redno registrirano dejavnost v svojih
poslovnih prostorih;
 državni organi, lokalne skupnosti, politične stranke, sindikati, verske
skupnosti, društva ter druge organizacije, ki dogodek izvajajo kot
opravljanje svoje redne dejavnosti, določene s predpisi, statutom ali
pravili, v svojih poslovnih prostorih, ki so namenjeni za opravljanje te
dejavnosti;
 študentje, dijaki, učenci v mejah hišnega reda v šolskih prostorih.
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
8
A.
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
PRIJAVA:
 Prijavo oddate na policijski postaji na posebnem obrazcu (http://euprava.gov.si/storitve/pridobiVlogo.esju?id=119)
Če v določenem časovnem obdobju (ki pa ni daljše od šest mesecev!) na
istem kraju organizirate istovrstne prireditve, ki jih je po Zakonu o javnih
zbiranjih treba prijaviti, lahko prijavo podate za vse prireditve v tem obdobju
hkrati.
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
9
A.
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
DOVOLJENJE:
 izdajo ga različni pristojni organi
je sestavni del prijave
včasih potrebno tudi, če dogodka ni treba prijaviti
nujno ga je pridobiti v naslednjih primerih:
 shod na cesti;
 mednarodne športne prireditve in članska tekmovanja klubov prve
državne lige v kolektivnih športih;
 prireditve z uporabo odprtega ognja ter predmetov/naprav, ki lahko
ogrožajo življenje ali zdravje ljudi ter premoženje;
 prireditve, na katerih se pričakuje več kot 3000 udeležencev.
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
10
A.
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
DOVOLJENJE:
 Vlogo za izdajo vložite pri pristojnem organu (UE) najmanj 7 dni pred
dogodkom
Upravna taksa znaša 17,73 €
POZOR! Da je vloga popolna, so obvezna dodatna zahtevana dovoljenja
(glej priloge), roki za njihove vloge pa so skoraj praviloma daljši!
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
11
A.
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
DOVOLJENJE:
 Najpogostejša dodatna dovoljenja so že v obrazcu (isti kot za prijavo):
 Soglasje lastnika oz. upravljalca prireditvenega prostora (če ni vaše)
 Dokazilo o pisnem soglasju lokalne skupnosti
 Dovoljenje za čezmerno obremenitev s hrupom
 Dokazilo o tehnični brezhibnosti naprav/predmetov na prireditvi
 Dovoljenje za zaporo ceste (če organizirate na javni površini, ki za čas
trajanja dogodka ne bo prevozna/prehodna)
Pristojni organ lahko naloži tudi dodatne ukrepe za večjo varnost!
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
12
A.
Prijava dogodkov (policija) ≠ Pridobivanje dovoljenj (UE)
DOVOLJENJE:
 Namig: Dovoljenja začeti zbirati čim prej!
 Sankcije: globa 200 – 800 €
Nadzor izvaja policija, včasih tudi pristojni organ
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
13
B.
Prijava SAZAS
Kaj je SAZAS: Združenje skladateljev in avtorjev za zaščito glasbene avtorske
pravice Slovenije.
Zakaj je potrebna prijava: dovoljenje za javno predvajanje glasbenih del.
Pravna podlaga je Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah.
Kaj je javna uporaba glasbe
Pomembno je vedeti:
 kaj če avtor ni znan (npr. ljudske)
 z nakupom originalnega CD-ja še ni pridobljena pravica za javno
predvajanje
 s plačilom honorarja nastopajočemu NI plačano nadomestilo za
avtorja glasbe, pa čeprav jo sam izvaja
 himna je izvzeta
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
14
B.
Prijava SAZAS
Kako izvedemo prijavo: najmanj 8 dni pred dogodkom
Prijavni obrazec Prijava prireditev – dostopen na spletni strani SAZASA
http://www.sazas.org/Uporabniki/Obrazci/tabid/79/Default.aspx
Če SAZAS ugotovi, da v programu ni zaščitene glasbe, računa ne izstavi
Izračun finančne osnove: inkaso, št. obiskovalcev, honorar izvajalcev
Kaj se zgodi, če prijavo oddate: 20 % popusta (največ 50 % popust tudi pri
dobrodelnih prireditev, vendar morate izpolnjevati določene pogoje
Kaj se zgodi, če prijave ne oddate: plačate 15 % več
Nasveti
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
15
C.
Najem prostorov
Nabor različnih prostorov, primernih za dogodek (zgodnje rezervacije –
sploh aprila, maja, septembra)
Preverjanje prostora in infrastrukture
Najemnine (pazljivo pri zakupu in ceni)
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
16
D.
Koordinacija vseh sodelujočih
ZUNANJI SODELAVCI
(ozvočevalci, tiskarji, komunala, moderatorji, nastopajoči, …)
Dovolj zgoden stik
Dogovor za ceno PRED IZVEDBO!
Preverjanje izvedbenih rokov
Časovnica opravil
Nenapisano pravilo: en dan/uro PREJ!
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
17
D.
Koordinacija vseh sodelujočih
NOTRANJI SODELAVCI
(organizacijski tim, sodelavci)
 Načrtovanje vzame 80 % priprav in izvedbe
 Jasna razdelitev nalog in prevzemanje ODGOVORNOSTI
 Vsi vedo vse
 Vloga vodje
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
18
E.
Obveščanje javnosti
 Pomembnost naziva dogodka za komuniciranje
 Manj je več – pet ključnih vprašanj:
 KAJ sporočamo (sindrom zlate ribice)
 KOMU sporočamo (vemo, kdo bo bral?)
 ZAKAJ sporočamo (kakšen je namen, cilj?)
 KAKO sporočamo (email ali pismo?)
 KDAJ sporočamo (zvečer, zjutraj, ...?)
 Vedno jezikovni pregled!!!
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
19
E.
Obveščanje javnosti
NAČINI VABLJENJA
 Odvisni od narave dogodka
 Ciljne skupine (strokovna javnost, sorodne organizacije, mediji, širša
javnost)
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
20
E.
Obveščanje javnosti
MEDIJI
Sporočilo za javnost (max. ena tipkana stran) – ključni poudarki označeni
Novinarska konferenca (le če je zelo zanimivo)
SMS sporočilo
Poslati dovolj prej (zaključki redakcij posameznih medijev!)
Novinarji se ne odzovejo vedno
Pridobite osebne naslove novinarjev in po možnosti njihove telefone
Izjave za radio/TV naj sledijo specifičnim zahtevam medija
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
21
E.
Obveščanje javnosti
SORODNE ORGANIZACIJE
 Njihove spletne strani
Stalna mailing lista, ki se dopolnjuje
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
22
E.
Obveščanje javnosti
ŠIRŠA JAVNOST
 Vabilo
 Plakat
 Oglasi (radijski, TV, časopisni, spletni)
Cenovno ugodnejši načini:
napovedniki (spletni, tiskani, lokalni, specifični, splošni www.napovednik.com, www.sraka.com)
letaki (4 na A4)
Oglaševanje sorodnih prireditvah, tudi na svojih dogodkih
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
23
5. IZVEDBA DOGODKA
Usklajenost organizacijskega tima, dobro delegirane naloge
Kontaktne številke ključnih oseb vedno pri roki
Plan B
Ekipa za pospravljanje
Dobro imeti pri roki: polnilec za telefon, fotoaparat, rezervne
baterije, papirnate brisače, selotejp, pisala in papir, prevozno
sredstvo
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
24
6. PO KONČANEM
DOGODKU
Pisne zahvale udeležencem
Obveščanje medijev, ki o tem niso poročali
Zbiranje klipinga
Pisanje poročila
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
25
DOSTOPNOST GRADIVA
www.nevladnik.info
Gumb E-knjižnica
Marec 2010
ORGANIZACIJA DOGODKOV
26