Transcript VERA presentatie titel

Digitaal Vergaderen
Infodag 13 maart 2014
Agenda
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Werkgroep
Rol van projectleider VERA
Verloop procedure
eNotulen Schaubroeck
Demo
Implementatie Zaventem
Voordelen samenwerking
Opvolging / Verdere stappen
Vragen
Werkgroep
• VCS Luchthaven :
–
–
–
–
–
Machelen
Steenokkerzeel
Zaventem
Zemst
+ Aarschot
• Samenstelling :
–
–
–
–
Secretarissen
Secretariaatsmedewerkers
IT verantwoordelijken
Mandatarissen
• +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten,
puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s,
onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra
demo
Rol van projectleider VERA
•
•
•
•
•
•
•
Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten
Schrijven van het bestek
Opmaken van de functionaliteiten Excel
Beantwoorden vragen kandidaten
Faciliteren onderhandelingen
Administratieve afhandeling
Verdere opvolging na gunning
Verloop procedure
•
•
•
•
•
•
•
•
Startvergadering
Demodag
Kandidaten
Bestek & Functionaliteitenlijst
Gunningscriteria
Ontvangst offertes
Onderhandelingen
Extra Demo Dag
17/12/2014 : Startvergadering
•
•
•
•
Geen minimalistische invulling
Volwaardig digitaal vergaderen
Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit
Meerdere types vergaderingen (CBS,
gemeenteraad,…)
• Op voorhand verkenning van de markt
07/02/2013 : Demodag
• Demo diverse toepassingen in Machelen
• Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom
• Leveranciers :
–
–
–
–
–
–
CEVI/Logins
Remmicom
End2End Solutions
Schaubroeck
CIPAL -> Green Valley
Anaxis
26/06/2013 : Kandidaten
• Europese onderhandelingsprocedure met
bekendmaking
• VERA als opdrachtencentrale
• Nadruk op software die gekoppeld kan worden met
andere toepassingen
• 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software,
Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL),
Remmicom, Schaubroeck, XenIT
04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst
• Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten
• Master excel met punten op elk onderdeel (intern
gebruik)
• Screen recording demo’s (7 scenario’s)
• Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen
• Installatie bij het bestuur / hosted of cloud
• Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende
kandidaten
Gunningscriteria
• Prijs (35 punten)
• Kwaliteit (65 punten)
– Functionaliteiten (30)
– Flexibiliteit (10)
– Gebruiksvriendelijkheid (10)
– Ondersteuning (10)
– Kwaliteit van de initiële offerte (5)
21/08/2013 : Ontvangst offertes (1)
• 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green
Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT
• Verdeeld over leden werkgroep :
– Elke offerte door minstens 2 personen
geëvalueerd
– Elke persoon minstens 2 offertes
– Niet de offerte van huisleverancier
• Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken
21/08/2013 : Ontvangst offertes (2)
• Projectleider VERA :
– leest alle offertes
– focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…)
– functionaliteiten samenvoegen in master Excel
– TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op
5 jaar)
25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen
• 3 afvallers :
– XenIT : Offerte onregelmatig
– Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem,
daardoor hoge prijs
• Andere leveranciers :
–
–
–
–
Overlopen functionaliteiten
Verduidelijkingen en ontbrekende informatie
BAFO
Discussies koppelingen met andere toepassingen
08/11/2013 : Extra Demo dag
• Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even
duidelijk
• Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen
• Toepassing gebruikt door hele organisatie :
gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk
• Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke
puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe
• Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor
Gunning
Leverancier
TCO
Prijs
35
Kwaliteit
65
Score
100
Schaubroeck
€ 483826
25,50
61,05
86,55
Cronos
€ 706201
17,47
65,00
82,47
Remmicom
€ 713450
17,29
63,46
80,75
Green Valley
€ 563765
21,88
58,51
80,39
E2e
€ 352500
35,00
42,89
77,89
Logins
€ 508182
24,28
52,27
76,55
Opmerking : Hosted / Cloud
• In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model
• Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers
• Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte
oplossing
• Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs
• Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO
• Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.
eNotulen Schaubroeck (1)
• Functionaliteiten : verliest punten door :
–
–
–
–
–
Ontbreken adviezen (gepland)
Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland)
Doorzoeken van bijlagen (gepland)
Ontbreken van visums (gepland)
Koppelingen en integratie met toepassingen van derden
• Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet
aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze
functionaliteit beschikbaar
eNotulen Schaubroeck (2)
• Gebruiksvriendelijkheid :
– Het hoogst gequoteerd
– De logica en werking v/d toepassing duidelijkst
• Prijs :
– Op 1 na goedkoopste oplossing
– Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur
Demo
Implementatie Zaventem
Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem
Praktische informatie
• Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck
• Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen
• Contact :
Koen Schepers
0477-13 00 44
[email protected]
Voordelen samenwerking
Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst
• Tijdsinvestering
• Kennisdeling
• Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over
een groot dossier
• Ervaringen m.b.t. implementatie uitwisselen
Opvolging / Verdere stappen
• Waken over de gemaakte afspraken / offerte
• Koppelingen :
–
–
–
–
Bemiddeling tussen de leveranciers
Forfaitaire prijs onderhandelen
Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen
2 dagen voorzien
• Discussieforum op www.virtuelecentrumsteden.be :
– Delen ervaringen / issues
– Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract
Vragen
Meer info
• Toegang tot alle documenten aangaande de
aanbesteding op www.virtuelecentrumsteden.be
• Projectleider VERA :
Hans Hubin
016-30 85 21
[email protected]