Transcript Bedrijfsvoeringsprocessen Jeugd Zeeland

Bedrijfsvoeringsprocessen
Jeugd Zeeland
Werkdocument
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Inhoud
Proces in Zeeland op hoofdlijnen
Toegangsproces
Declaratie- en facturatieproces
Informatieproducten en invulling zorgopdracht
Randvoorwaarden ICT en actielijst
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Proces op hoofdlijnen
•
Keuzes op bestuurlijk niveau
•
•
•
Overleg beleidsambtenaren gemeenten
•
•
•
voorbereiden besluit over beleidsinhoudelijke vraagstukken
uitwerking bedrijfsvoeringsprocessen op hoofdlijnen
Overleg met aanbieders
•
•
•
Regionale samenwerking
Inrichting regionaal inkoopbureau
Toetsten werkprocessen op hoofdlijnen
Toetsen plan van aanpak
Detailuitwerking (vanaf oktober 2014)
•
•
•
•
In samenwerking tussen lokaal / regionaal / aanbieders
Informatieuitwisseling tussen verschillende partners
Inrichten gemeentelijke processen
Inrichten ICT systeem regionaal inkoopbureau
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Het doel van het proces is te komen tot een
uitwerking van de werkprocessen jeugd
•
Uitwerken beleidsmatige keuzes
•
Vertalen naar procesmatige impact
•
Concretiseren en valideren werkprocessen
•
Uitwerken keuzes op procesniveau
•
Formuleren informatieproducten
•
Uitwerken benodigdheden ICT aansluiting
•
Formuleren actielijst voor de gemeente en inkooporganisatie
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Inhoud
Inleiding en achtergrond
Toegangsproces
Declaratie- en facturatieproces
Informatieproducten en invulling zorgopdracht
Randvoorwaarden ICT en actielijst
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Het lokale toegangsproces is gebaseerd op
bepaalde randvoorwaarden voor samenwerking
Lokale samenwerking aanbieders
• In elke gemeente bestaat de opschaling van ondersteuningsplan naar
behandelplan (lokale benaming verschilt)
• In principe voert een aanbieder overleg met het lokale team bij of voor het
opstellen van behandelplan. De gemeente doet dit in tegenovergestelde
richting en er wordt een opdracht gekoppeld aan de cliënt
• Sommige zorgvormen moeten snel van start kunnen, de papieren stroom
mag dit dan niet in de weg staan. Mits wordt voldaan aan contractuele
afspraken, kan de opdracht dus later volgen
• Als een aanbieder geen contractuele afspraken heeft dan kan zorg gestart
worden (bij verwijzing van HA/specialist) maar het risico ligt dan bij de
aanbieder zelf
Samenwerking Huisartsen/Medisch specialist/kinderarts
• Met artsen wordt de principeafspraak gemaakt dat ze doorverwijzen naar de
gemeente. Doorverwijzing naar een aanbieders kan wel, dan gelden
procesmatige afspraken die in het raamcontract worden vastgelegd
• Artsen worden actief geïnformeerd over het proces en er worden lijsten met
gecontracteerde aanbieders opgesteld
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Een zorgopdracht en bericht start zorg zijn
vereisten voor concrete monitoring
Zorgopdracht
• Bij start van elk traject wordt een opdracht ingevoerd. Dit is benodigd om de
opdracht te koppelen aan betaling in het regionaal inkoopbureau.
• Gegeven de gezamenlijk inkoop en afspraken over solidariteit moet er
eenduidigheid zijn over het te gebruiken format
• De opdracht bestaat uit een minimaal aantal velden en gedefinieerde inhoud
waar elke gemeente aan dient te voldoen
Bericht start zorg
• Een ‘bericht start zorg’ is regionaal niet vereist aangezien wachttijden ook
gemonitord kunnen worden a.d.h.v. opdracht en facturen en opgave
aanbieders.
• Het is echter wel een duidelijke wens om direct inzicht in wachtlijsten te
kunnen krijgen. Er wordt gewerkt aan een landelijke standaard en het is
wenselijk hierbij aan te sluiten
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Het al dan niet beschikken is echter een lokale
verantwoordelijkheid
Beschikking en Behandelplan
• Het al dan niet officieel beschikken en het inregelen van het proces
daaromtrent is een gemeentelijke verantwoordelijkheid
• Bij bezwaar en beroep is dit wel een minimale vereiste en dient de
mogelijkheid hiertoe ingeregeld te worden
• De verantwoordelijkheid voor controle op het woonplaatsbeginsel ligt bij
gemeenten. Dit gebeurt bij de toeleiding en moet ingeregeld worden zodat
vanaf het begin duidelijk is waar een cliënt woont en waar de zorgaanbieder
een factuur dient heen te sturen
• Elke gemeente kent tevens een opschaling van zorg van ondersteuningsplan
naar behandelplan al verschillen de namen van deze producten lokaal
• Het ondersteuningsplan is een breed plan dat ingaat op de omgeving van de
cliënt terwijl in het behandelplan concreet het plan van aanpak rond
(toekenning van) zorg wordt omschreven. Bij opstellen van het behandelplan
dient een zorgprofessional betrokken te zijn
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Voor uitzonderingsgevallen worden aparte
‘protocollen’ gehanteerd
• Cliënten met geheime plaatsing: Aanbieder en gemeente overleggen
onderling over te plaatsen locatie en stemmen woonplaatsbeginsel af
• Verhuizing van cliënt: Bij de jeugdzorg is dit vaak gekoppeld aan de
verhuizing van ouders / voogden. Om dit te mitigeren moeten deze in het
klantdossier geduid worden op BSN niveau zodat vanuit het GBA een seintje
wordt gestuurd als ze verhuizen
• Toeleiding tot spoedeisende hulp: Aanbieders moeten spoedeisende hulp
kunnen bieden zonder dat eerste een opdracht van gemeente komt. Hiervoor
wordt een uitzondering gemaakt in het proces en wordt de officiële
berichtgeving volgend aan de zorg
• Toeleiding tot bovenregionale zorg: de toeleiding en verwijzing loopt via de
lokale gemeente
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Zorgvraag /
signaal
Via vindplaatsen
Geen zorg
Opstellen
verwijzing
Bericht géén
afspraak
Zorgaanbieder / professional
Voldoet niet
Check op
contractuele
afspraken / WPB
Verwijzing
met
aanbieder
Voldoet niet aan
contract-voorwaarden
Intakegesprek /
opstellen plan
van aanpak
Voldoet
Start zorg
2
collectieve
voorziening
Start zorg
Zorgplan
Verwijzing
zonder
aanbieder
Ondersteuningsplan
Front Office
??
??
??
??
2
Bericht
start zorg
Individuele
voorziening
nodig
Opstellen
behandelplan
Jeugd teams /
GGT / regisseur
Geen
zorg
Geen
zorg
individuele
voorziening
Verwijzing
met
aanbieder
Eventueel overleg
met aanbieder
Aanvullende
expertise
Zorgvraag
inventarisatie
Jeugd teams /
GGT / regisseur
Eenduidige
zorgvraag
Regionaal
overleg
Spec. team
Meervoudige /
complexe
problematiek
Plan van
aanpak
Voorstel
beschikking
Opdracht/
Beschikking
2
??,
??, GBA,
GBA,
gezagsreg.
gezagsreg.
Gemeentelijke backoffice
Gemeentelijke toegang
Individuele
voorziening PGB
Consult
Plan van
aanpak
Check op dubbelingen
Voorstel
beschikking
Administratieve
voorbereiding
beschikking
Controle contract,
woonplaatsbeginsel, etc
Opnemen in
database
Uitlezen CORV
Regionale organisatie
Rechter
Start zorg
1
EPD
EPD
Huisarts / Medisch
specialist / Jeugdarts
Cliënt / burger
Binnen het toegangsproces heeft de gemeente
interactie met meerdere partijen
Pro Forma besluit
na verwijzing
huisarts/rechter
Pro Forma besluit
na spec. team
???
???
???
???
Proces PGB
(via SVB)
Besluit o.b.v.
plan van aanpak
Administratieve
verwerking
Consolidatie,
steekproeven,
controle
omzetplafonds,
etc.
Bericht
start zorg
Melding AMHK
Overleg
veiligheidstafel
Besluit rechter
1
Consolidatie overzichten per aanbieder
1
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Inhoud
Inleiding en achtergrond
Toegangsproces
Declaratie- en facturatieproces
Informatieproducten en invulling zorgopdracht
Randvoorwaarden ICT en actielijst
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Facturering en bevoorschotting gaan uit van de
volgende randvoorwaarden
• Grote aanbieders (>1% van het macrobudget) worden maandelijks
bevoorschot op basis van omzetgaranties
• Zij sturen maandelijks een declaratie op cliëntniveau. Voor GGZ
aanbieders wordt dit tevens gekoppeld aan een berekening van
OHW en een prognose voor de te verwachten kosten in het jaar
• Alle cliëntgebonden zorg word digitaal gefactureerd. Voor inhuur van
FTE zijn papieren facturen benodigd en daarmee additionele
administratie
• Per kwartaal wordt bekeken wat de stand van zaken is en of de
bevoorschotting eventueel aangepast dient te worden
• Overige instellingen worden bekostigd o.b.v. daadwerkelijk
geleverde zorg en facturen worden individueel afgehandeld
• De gemeenten financieren de regionale inkooporganisatie die de
betaling van Jeugdhulp voor de gehele regio verzorgt.
• De inkooporganisatie zorg voor consolidatie van inzichten en
berekening van uitputting van het macrobudget
• Gemeenten dragen zorg voor de opdracht en aanbieders voor het
bericht start zorg. Tezamen met de factuur levert dit een compleet
overzicht op cliëntniveau. Gemeenten krijgen maandelijks bericht
over geleverde zorg en bijbehorende kosten
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Zorgaanbieder
Het declaratie/facturatie proces kent nuances
voor de verschillende financieringsstromen
Verantwoording
opstellen
ex provinciale
en landelijke
Jeugdzorg
Retourstroom
(ex AWBZ/Zvw via Vecozo)
ex AWBZ/Zvw
zorg
VECOZO
Regionaal inkoopbureau
Declaratie
Registreren
Financieel
systeem
Match met contract
Contracten
aanbieders
Match met
opdracht /
beschikking
factuur
Controle op
omzetplafond
Consolidatie omzet per
aanbieder
Beschikkingen- /
opdracht-administratie
declaratie
Akkoord declaratie
Gemeentelijke
administratie
Overzicht
afgegeven
opdrachten
Beschikkingen- /
opdracht-administratie
Betaalbaar
stellen
factuur
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Zorgaanbieder
Vml provinciale
Jeugdzorg
Het bevoorschottingsproces is voor alle
aanbieders generiek
Berekening
Onder Handen
Werk
Berekeneng
nacalculatie
Jaarlijks
Maandelijks
Sturingsoverleg
gemeente en
aanbieder
Kwartaalijks
Voortgang
budgetten
Inkooporganisatie
Consolidatie
Consolidatie
declaraties
declaraties
Consolidatie
gegevens
aanbieder
Monitoren
budgetuitputting
Betaalbaar stellen
bevoorschotting
Eventueel
aanpassen
bevoorschotting
Jaarlijks
Lokale organisatie
Kwartaalijks
Overmaken
macrobudget
Maandelijks
Nacalculatie
Betaalbaar stellen
nacalculatie
Jaarlijks
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Inhoud
Inleiding en achtergrond
Toegangsproces
Declaratie- en facturatieproces
Informatieproducten en invulling zorgopdracht
Randvoorwaarden ICT en actielijst
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Zowel op lokaal als regionaal niveau dienen
informatieproducten te worden uitgewerkt
Zorgtoewijzing
Facturatie en
declaratie
Monitoring
Product bedrijfsvoering (regionale
verantwoordelijkheid)
Product lokale
verantwoordelijkheid
Zorgopdracht
Bericht start zorg
Beschikking
Behandelplan
Declaratiebericht provinciale jeugdzorg
Landelijke standaardberichten AWBZ/GGZ
Overige berichten (facturatie inzet FTE)
Overzicht gecontracteerde aanbieders (HA
en AMHK voor crisisdienst)
Prognosemethodiek en lijst met tarieven
Maandelijkse prognose per aanbieder
Nacalculatieoverzicht
Rapportage van productie, OHW
Overzicht financiële afspraken
Benodigd voor bedrijfsvoering
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Binnen het speelveld zijn slechts een aantal
berichten noodzakelijk voor bedrijfsvoering
Inkooporganisatie
Ntb: monitoring
info
-Declaratie /
Zorgopdracht
facturatie
+ bericht start zorg
Zorgopdracht
Aanbieder
Gemeente
Start zorg
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Van deze berichten zijn enkelen reeds landelijk
beschikbaar
Zorgtoewijzing
Huidige
financiering
Zorgopdracht
Bericht start
zorg
Provinciaal
Facturatie
Declaratie
Landelijk standaard bericht
AWBZ
ZvW
Facturatie en declaratie
Landelijke
Generiek te
standaard in
ontwikkelen
ontwikkeling in
binnen de regio
2015?
Landelijk standaard bericht
Te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Binnen de benodigde producten is een aantal
velden vereist om concreet te kunnen monitoren
Toelichting
• Het doel is om op cliëntniveau alle gegevens beschikbaar te hebben om een
concrete bedrijfsvoering te kunnen inrichten
• Dit betekent dat een cliënt gedurende het proces van intake tot afrekening
gevolgd wordt waarbij alle gegevens die benodigd zijn voor toekenning en
afrekening van zorg inzichtelijk zijn
• Gegevens in de zorgopdracht, het bericht start zorg en de factuur / declaratie
moeten dus te koppelen zijn om te kunnen monitoren
• De zorgopdracht zal het meest compleet zijn waarbij overige berichten
minimale gegevens bevatten om onnodige gegevensuitwisseling (en
daarmee privacy gevoelige informatie) te voorkomen
• Geleverde informatie zal gekoppeld zijn – en zeker niet meer zijn – dan de
informatie die aanbieders dienen te leveren aan het CBS om additionele
administratieve last te beperken
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Dit resulteert in de volgende informatiebehoefte
Benodigde velden zorgopdracht
• BSN (persoonsgegevens kunnen bij gemeentelijke admin blijven)
• Opdrachtgevende gemeente
• Woonplaats (van ouders/voogd) volgens woonplaatsbeginsel
• Toekenning type zorg (opdracht)
• Indicatieve duur van zorg
• Datum zorgopdracht
• Aanbieder (naam, AGB code, adresgegevens)
• Verwijzer (gemeente, huisarts, kinderrechter, etc.)
• Opdrachtnummer
• Eventueel: toelichting keuze aanbieder
Benodigde velden bericht start zorg
• BSN (persoonsgegevens kunnen bij gemeentelijke admin blijven)
• Woonplaats (van ouders/voogd) volgens woonplaatsbeginsel
• Datum start zorg
• Opdrachtnumer
• Aanbieder (naam, AGB code, adresgegevens)
Benodigde velden factuur / declaratie
• BSN (persoonsgegevens kunnen bij gemeentelijke admin blijven)
• Opdrachtnummer
• Datum einde zorg (optioneel)
• Aanbieder (naam, AGB code, adresgegevens)
• Geleverde zorg (producten / codes / eenheden) en kosten
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Contractering gebeurt komend jaar op basis van
bestaande zorgvormen en -producten
Algemeen
• Contractering verloopt volgend jaar via bestaande producten en administratie
en er wordt ingekocht op basis van solidariteit
• Hierdoor moet de zorgopdracht op een eenduidige manier binnen de
bestaande structuren passen om aan te sluiten, monitoring mogelijk te
maken en in de gewenste informatiebehoefte te voorzien
• Dit is benodigd om enerzijds inzicht te krijgen in welke zorg geleverd wordt
maar is ook absoluut noodzakelijk om de factuur aan de opdracht te kunnen
koppelen en daarmee de betaling te kunnen controleren en budgetten te
beheersen
• Door bestaande structuren te handhaven kan concreet inzicht vergaard
worden zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de continuïteit van zorg
• Hierbij wordt tevens tegemoet gekomen aan een minimale administratieve
druk voor aanbieders aangezien hun bedrijfsvoering hierop ingericht is
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Inhoud
Inleiding en achtergrond
Toegangsproces
Declaratie- en facturatieproces
Informatieproducten en invulling zorgopdracht
Randvoorwaarden ICT en actielijst
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
De ICT systemen moeten aansluiten op de
volgende randvoorwaarden voor zorgtoewijzing
Lokale benodigdheden
• Digitale berichtgeving en informatie-uitwisseling met voorveld en aanbieders
(dossiers, zorgopdracht)
• Opstellen van individueel behandel/ondersteuningsplan per cliënt en toegang
voor tot het document voor relevante partijen
• Genereren van een individuele zorgopdracht op BSN niveau
• Eventueel opstellen en verwerken van een individuele beschikking
• Koppeling regelen voor gegevensuitwisseling tussen lokale systemen en
inkooporganisatie (bijvoorbeeld zorgopdrachten)
• Aansluiting berichtenverkeer CORV
• Interface met GBA voor ophalen persoonsgegevens op BSN niveau
• Aansluiting gezagsregister voor bepaling woonplaatsbeginsel
• Interface en berichtenverkeer met CAK/LBIO voor berekening ouderbijdrage
• Inpassen van Bezwaar & Beroep in bestaande gemeentelijke processen
Regionale benodigdheden
• Ontvangen zorgopdrachten van individuele gemeenten
• Ontvangen bericht start zorg aanbieders (aansluiting Vecozo)
• Ontvangen en consolideren additionele berichten (beveiligd email verkeer)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Ook voor facturatie gelden specifieke
randvoorwaarden
Regionale benodigdheden
• Digitaal toegang tot alle contracten en financiële afspraken
• Uitwisseling gegevens met gemeenten en aanbieders (beveiligde
email?)
• Ontvangen facturen en declaraties van aanbieders via Vecozo
• Ontvangen additionele facturen (inzet FTE, provinciale zorg) en
consolidatie met overige berichtgeving
• Ontvangen maandelijkse berekening OHW
• Gegevensuitwisseling met gemeente Tilburg voor plaatsing
Jeugdzorgplus
• Consolideren alle informatie en berekenen uitputting macrobudget
• Uitsturen maandelijkse overzichten per gemeente
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen
(1/4)
Categorie
Algemene
procesinrichting
Doel/resultaat
Door wie
Aansluiting tussen regionale en lokale bedrijfsvoering Lokaal
inventariseren
Inrichten lokale processen en instrueren medewerkers Lokaal
Inrichten processen inkooporganisatie en instrueren
Regionaal
medewerkers
Primaire processen
Inrichten signaleringsfunctie en samenwerking lokale
veld
Uitwerken gedetailleerd toegangsproces
Inregelen toegang tot ICT voor relevante
medewerkers
Opzetten proces controle woonplaatsbeginsel
Inregelen uniek persoonlijk dossier per cliënt
Opstellen en verwerken van persoonlijke beschikking /
opdracht
Lokaal
Inregelen uitwisseling gegevens centrumgemeente
Jeugdzorgplus
Lokaal
Opstellen samenwerkingsconvenant over
gegevensdelen met ketenpartners
Bepalen proces voor bezwaar & beroep
Lokaal
Lokaal
Lokaal
Lokaal
Lokaal
Lokaal
Lokaal
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen
(2/4)
Categorie
Doel/resultaat
Door wie
Ondersteunende
processen
Bepalen welke informatie, wanneer, voor wie benodigd Lokaal/
Regionaal
is op basis van model declaratieproces en
bevoorschotting
Inrichten berichtuitwisseling voor ouderbijdrage
Lokaal
Inrichten ICT omgeving declaratie / facturatie
(aansluiting financieel systeem gemeente)
Regionaal
Opzetten proces declaratie provinciale aanbieders
Regionaal
Afstemmen lokaal / regionaal financiële berichtgeving Lokaal/Rergio
naal
Inrichten berichtuitwisseling met SVB
Regionaal
Inrichten betalingsverkeer met LWI's
Regionaal
Berichtenuitwisseling met CIZ voor inzage indicaties
Wlz inrichten (voor afstemming tussen Jeugdwet en
Wlz)
Inregelen check op gegevens gezagregister (hulplijn
woonplaatsbeginsel)
Lokaal
Lokaal
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen
(3/4)
Categorie
ICT infrastructuur
Clientinformatie en
gegevensoverdracht
Doel/resultaat
Controleren mogelijkheden en problemen binnen
bestaande ICT infrastructuur
Bepalen gewenste systematiek inkooporganisatie
Aansluiting op gemeentelijke gegevensknooppunt
realiseren
Aanlsuiting op CORV realiseren
Aansluiting inkooporganisatie Jeugd op it systemen
(Vecozo etc.)
Aanlsuiting systematiek SVB regelen
Afspraken met software aanbieder over verwerken
standaard berichten VeCoZo
Inrichten systemen voor contractbeheer
Inlezen bestanden eenmalige gegevensoverdracht
Door wie
Lokaal
Regionaal
Lokaal
Lokaal
Regionaal
Regionaal
Regionaal
Regionaal
Lokaal
Inlezen bestanden initiële vulling
Lokaal
Inlezen bestaande dossiers (BJZ, etc.)
Lokaal
Uitvoeren GBA controle inschrijving gemeente
Lokaal
Contact met CAK, etc. over mogelijke onjuistheden
Lokaal
(verhuizing,etc.)
Informeren cliënten over wijzigingen
Lokaal
Checken proces en gebruik data op privacy (uitvoeren Lokaal
privacy scan)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Dit vertaalt zich naar een actielijst op hoofdlijnen
(4/4)
Categorie
Financiën en
monitoring
Doel/resultaat
Vormgeven en opstellen maandelijkse rapportages
over productie en kosten
Bepalen wijze van prognose financiën
Afspraken met aanbieders ex provinciale Jeugdzorg
over wijze van facturatie / declaratie (buiten VeCoZo)
Systeem consolidatie facturen en declaraties tbv
omzetplafonds
Eventueel inrichten verplichtingenadministratie
Door wie
Regionaal
Inzicht genereren in de uitgaven van het GGT
Afspraken tussen inkooporganisatie over
gegevensuitwisseling
Vertalen informatiebehoefte naar informatie van
aanbieders
Voldoen aan wettelijke eis om jaarlijks de klantervaring
te monitoren
Lokaal
Lokaal/Rergio
naal
Regionaal
Regionaal
Regionaal
Regionaal
Lokaal
Lokaal