Aan de geselecteerde gegadigden

Begeleidend schrijven “Natuurlijke begrazing door schapen in de gemeente Leeuwarden” 2016-Z8801 Stadsontwikkeling en -beheer Wijkzaken, team Buitendienst Hans Sterkenburg (058-233 56 47) / Anita Terpstra (058 -233 8105) November 2016 Geachte heer/mevrouw, Graag nodigen wij u uit om een offerte uit te brengen voor de meervoudig onderhandse aanbesteding

“Natuurlijke begrazing door schapen in de gemeente Leeuwarden”

. Deze meervoudig onderhandse aanbesteding zal in digitale vorm plaatsvinden middels het aanbestedingsplatform Negometrix.nl. In Negometrix kunt u bij ‘instructies’ documenten en korte video's over het gebruik van Negometrix platform vinden. Mocht u nog vragen hebben over de werking van het platform van Negometrix dan kunt u tussen 08:00 en 18:00 uur naar de Servicedesk van Negometrix bellen op: 030- 666 1810 of per e-mail reageren naar: [email protected]. In de Negometrix tool is de planning voor de aanbestedingsprocedure opgenomen. Wij wijzen erop dat, behoudens de deadline voor het stellen van vragen en de sluitingsdatum voor het indienen van inschrijvingsdocumenten, het om een globale planning gaat. De Gemeente Leeuwarden behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Er kunnen door inschrijvers geen rechten aan de bovengenoemde planning worden ontleend. Wanneer bepaalde termijnen niet worden gehaald zal daarvan in Negometrix een mededeling van worden gedaan. Ter informatie: in totaal benaderen wij voor deze meervoudig onderhandse aanbesteding vijf leveranciers. 1

A.

Beoogd resultaat

Het beoogde resultaat van deze offerte-uitvraag is een functionele oplossing waarbij de inzet van schapen leidt tot een efficiënte manier van begrazing in de gemeente Leeuwarden. Het doel hiervan is het behoud en verdere ontwikkeling van flora en fauna. Ook biedt het voor omwoners en passanten een unieke beleving. De gemeente Leeuwarden wenst voor de periode van 1 februari 2017 tot en met 31 januari 2018 een overeenkomst af te sluiten met de opdrachtnemer. De overeenkomst eindigt van rechtswege op 31 januari 2018. De mogelijkheid bestaat daarna om drie maal met één kalenderjaar te verlengen.

B.

Voorwaarden en informatie-uitwisseling

Op de eventuele opdracht zijn van toepassing de Inkoopvoorwaarden gemeente Leeuwarden 2014 (te downloaden via www.leeuwarden.nl

). Toepasselijkheid van de algemene (levering)voorwaarden van de leverancier zijn nadrukkelijk uitgesloten. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben ten aanzien van de offerteaanvraag, de Inkoopvoorwaarden of de conceptovereenkomst, dan kunt u deze kenbaar maken door middel van de “vraag en antwoord”-module in Negometrix.

De vragen en de daarop gegeven antwoorden worden geanonimiseerd. De beantwoording van de vragen door de aanbestedende dienst is ook via de vraag en antwoord module en vormen een integraal onderdeel van deze offerteaanvraag.

C. Gunningscriteria

De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de beste prijs kwaliteitsverhouding. De criteria prijs en kwaliteit worden daarbij in ogenschouw genomen. De inschrijvingen worden op de onderstaande hoofdcriteria beoordeeld en gewogen, zie tabel 1 gunningscriteria.

Gunningscriteria

Weging

Prijs Kwaliteit

Ecologie Planning Communicatie

Totaal aantal punten

Tabel 1 Gunningscriteria

20 punten 10 punten 10 punten

Totaal aantal punten

60 punten 40 punten

100 punten

2

Beoordeling kwaliteit (programma van wensen)

De gemeente Leeuwarden beoordeeld de kwaliteit op een drietal punten namelijk; Ecologie, Planning en Communicatie. De gemeente Leeuwarden zal de gegeven uitwerkingen van inschrijvers onderling beoordelen op haalbaarheid, volledigheid en helderheid, aansluitend bij de context zoals gegeven in dit begeleidend document en de gevraagde eisen en wensen in Negometrix. Aan de hand van de behaalde waarderingscijfers in relatie tot de aangeven weging, vermeld achter de desbetreffende wens in het programma van wensen wordt uw score door Negometrix berekend. Voor de kwaliteitscriteria vindt de beoordeling plaats aan de hand van een waardering van uw antwoord met de cijfers 0, 4, 6, 8, en 10 door een beoordelingscommissie. Bij deze waardering wordt gekeken naar de volledigheid van uw antwoord en de manier waarop dit van toepassing is op de opdracht. De antwoorden van de inschrijvers worden tevens ten opzichte van elkaar relatief beoordeeld. In de volgende tabel zijn de waarderingscijfers nader toegelicht.

Score Omschrijving Toelichting

10 Uitstekend Beantwoording voldoet uitstekend aan het gevraagde, sluit uitstekend aan bij de behoeften en wensen van opdrachtgever. 8 6 4 Goed Voldoende Matig Beantwoording voldoet goed aan het gevraagde, sluit goed aan bij de behoeften en wensen van opdrachtgever. Beantwoording voldoet aan het gevraagde en sluit voldoende aan bij behoeften en wensen opdrachtgever. Beantwoording voldoet slechts gedeeltelijk aan het gevraagde en/of sluit matig aan bij behoeften en wensen opdrachtgever. 0 Onvoldoende Een antwoord dat niet voldoet aan het gevraagde en/of niet aansluit bij behoeften en wensen van opdrachtgever.

D. Programma van eisen en wensen Programma van eisen

Voor het programma van eisen zie Negometrix.

Programma van wensen

De inschrijver dient de wensen afzonderlijk te beschrijven in maximaal genoemd aantal A4. Van de inschrijver wordt verwacht dat de beschrijving concreet en smart wordt beschreven. Een SMART omschrijving houdt rekening met de volgende aspecten Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. 3

Wens 1: Ecologie

De gemeente Leeuwarden wil de ecologische waarde in de gemeente vergroten. Het doel hiervan is een gevarieerd en visueel aantrekkelijke groenstructuur waarbij de flora en fauna de ruimte krijgt om te ontwikkelen. Dit is met name belangrijk voor de flora en fauna maar geeft ook een meerwaarde voor bewoners en passanten. Inschrijver dient in maximaal 3 A4 (enkelzijdig) concreet en SMART te omschrijven hoe ecologie beheer wordt nageleefd. Een onderbouwing van de onderstaande punten dienen in ieder geval omschreven te worden:  Invulling doelstelling ecologisch beheer;  Borging ecologie;  Naleven flora en fauna wet.

Wens 2: Planning

De gemeente Leeuwarden hecht veel waarde aan het efficiënt inrichten van de werkwijzen/bedrijfsprocessen. Bij het maken van de planning dient aandacht te worden geschonken aan het benutten van kansen en het voorkomen van fouten. Inschrijver dient in maximaal 1 A4 (enkelzijdig) concreet en SMART te omschrijven hoe de planning wordt nageleefd. Een onderbouwing van de onderstaande punten dienen in ieder geval omschreven te worden:  Hoe de (jaar) planning wordt gemaakt en gewaarborgd;  Welke acties worden ondernomen indien de planning niet kan worden nageleefd.

Wens 3: Communicatie

Communicatie is voor de gemeente Leeuwarden erg belangrijk. Ten eerste om te weten hoe de processen verlopen en ten tweede om te signaleren en afspraken vast te kunnen leggen. De gemeente Leeuwarden wil weten hoe u de communicatiestromen voor u ziet. De wens is de opdrachtgever adequaat en proactief op de hoogte te houden van de activiteiten rondom de natuurlijke begrazing. Naast de communicatie richting de opdrachtgever wil de gemeente Leeuwarden weten hoe er wordt gecommuniceerd richting omwonenden en passanten. Inschrijver dient in maximaal 1 A4 (enkelzijdig) bovenstaande concreet en SMART te omschrijven. 4

E. Prijs Toelichting

Het totaalbedrag (excl. BTW) van uw offerte staan in ieder geval het eerste jaar vast en is inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: levering, uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten. De prijstabel in Negometrix dient ingevuld te worden. De blauw gedrukte cellen in de prijslijst dienen minimaal ingevuld te worden. Er is een kaart als bijlage toegevoegd waarin af te lezen valt welke gebieden bedoeld worden op de prijslijst. Elk gebied heeft op de kaart een kleur die overeenkomt met de gebieden op de prijslijst.

Gunning

Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunning zullen de Inschrijvers aan wie de opdracht niet wordt gegund van die beslissing op de hoogte worden gesteld.

Klachtenregeling

De standaardklachtenregeling biedt ondernemers en aanbestedende diensten een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen met betrekking tot aanbestedingsprocedures waarop de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Bovendien kunnen beide van de klachtafhandeling leren en de opgedane kennis bij toekomstige aanbestedingen benutten. Hierdoor draagt het advies bij aan de professionalisering van de aanbestedingspraktijk. Indien partijen de geschillen niet kunnen oplossen is er de mogelijkheid om gebruik te maken van de onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts. Doel van de commissie is het verbeteren van het dialoog tussen partijen en te voorkomen dat er een stap wordt gemaakt naar de rechter. Het advies van de commissie is niet bindend maar zwaarwegend. Meer informatie over dit onderwerp is terug te vinden in de bijlage “klachtenafhandeling bij aanbesteden” in Negometrix Klachten m.b.t. de aanbestedingsprocedure kunnen worden ingediend bij het vermelde e mailadres in Negometrix. De aanbesteden dienst zal de klacht met urgentie behandelen. Wij zien uw offerte met veel belangstelling tegemoet. Indien u geen offerte wenst uit te brengen, vernemen wij dat graag gemotiveerd van u op korte termijn. Met vriendelijke groet, Anita Terpstra

Buitendienst, Gemeente Leeuwarden

5