Transcript Bestek - minfin.fgov.be

Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
Bestek:
Open offerteaanvraag voor "FIRST 2015"
Publicatie op Europees niveau
Bestek nr. S&L/AO/437/2015
Opening van de offertes: 22/09/2015 om 14u30
1/139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
2/139
INHOUDSOPGAVE
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN............................................................................................ 5
B. Algemene bepalingen ..................................................................................................... 5
1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT. .......................................................................................................... 5
1.1. Algemeen kader ..................................................................................................................... 5
1.2. Specifiek kader ....................................................................................................................... 6
2. VOORWERP.................................................................................................................................................... 7
3. DUUR VAN DE OVEREENKOMST. ................................................................................................................ 8
4. AANBESTEDENDE OVERHEID - BIJKOMENDE INFORMATIE. ................................................................... 9
5. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT.............................................................................. 9
5.1. Wetgeving .............................................................................................................................. 9
5.2. Opdrachtdocumenten ............................................................................................................. 9
6. ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING. ............................................................................. 9
6.1. Onverenigbaarheden ............................................................................................................. 9
6.2. Belangenvermenging ............................................................................................................. 9
7. INFORMATIESESSIE. ................................................................................................................................... 10
C. GUNNING........................................................................................................................12
1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES ................................................... 12
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes ....................................................................... 12
1.1.1.
Offertes ingediend via elektronische middelen ............................................................ 12
1.1.2.
Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend................................... 13
1.1.3.
Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte ............................................ 14
1.2. Opening van de offertes ....................................................................................................... 15
2. OFFERTES .................................................................................................................................................... 15
2.1. In de offerte te vermelden gegevens.................................................................................... 15
2.2. Structuur van de offerte ........................................................................................................ 16
2.3. Geldigheidsduur van de offerte. ........................................................................................... 17
2.4. Bij de offerte te voegen documenten en attesten ................................................................ 17
3. PRIJS. ............................................................................................................................................................ 17
4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES –
GUNNINGSCRITERIA ....................................................................................................................................... 17
4.1.
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ........................................................................... 17
4.1.1.
Toegangscontrole ........................................................................................................ 18
4.1.2.
Kwalitatieve selectie ..................................................................................................... 21
4.2.
Regelmatigheid van de offertes ....................................................................................... 22
4.3. Gunningscriteria ................................................................................................................... 22
4.3.1. Lijst van gunningscriteria. .................................................................................................. 23
D. UITVOERING ..................................................................................................................27
1. LEIDEND AMBTENAAR. ............................................................................................................................... 27
2. PRIJSHERZIENING. ...................................................................................................................................... 27
3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER. ................................................................................. 28
4. GARANTIE..................................................................................................................................................... 28
5.OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN .................................................................................... 29
5.1. Gedeeltelijke voorlopige opleveringen ................................................................................. 29
5.2. Definitieve oplevering ........................................................................................................... 29
6. BORGSTELLING ........................................................................................................................................... 29
6.1. Vestiging van de borgtocht ................................................................................................... 30
6.2. Vrijgave van de borgtocht .................................................................................................... 31
7. UITVOERING VAN DE DIENSTEN ............................................................................................................... 31
7.1. Plaats waar de diensten uitgevoerd moeten worden ........................................................... 31
7.2. Uitvoeringsmodaliteiten ........................................................................................................ 32
7.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en de diensten ............................... 33
7.4. Clausule van technologische evolutie .................................................................................. 34
7.5. Materiaal en uitrusting van de administratie ........................................................................ 35
7.6. Uitvoeringstermijn................................................................................................................. 37
7.7. Controle van de aanwezigheden en prestaties .................................................................... 37
7.8. Controle en omkadering van de opdracht ............................................................................ 38
7.8.1. Beslissing Go/No Go ......................................................................................................... 39
7.8.2. Personeelsaspecten .......................................................................................................... 39
7.9. Toegang tot de lokalen en veiligheid.................................................................................... 39
7.10. Te respecteren normen en standaarden ............................................................................ 40
7.11. Veranderingsbeheer (“change management") ................................................................... 41
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
3/139
7.12. Uitvoeringsclausule ............................................................................................................ 41
8. EIGENDOM VAN DE ONTWIKKELDE SOFTWARE ..................................................................................... 42
9. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN ...................................................................................... 44
10. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE DIENSTVERLENER ........................................................... 45
11. CLAUSULE VAN DE MEEST BEGUNSTIGDE KLANT ............................................................................... 47
12. GESCHILLEN. ............................................................................................................................................. 47
13. BOETEN EN STRAFFEN. ........................................................................................................................... 47
13.1. Boetes ................................................................................................................................ 48
13.2. Boetes ................................................................................................................................ 48
13.3. Aanrekening van de boeten ............................................................................................... 48
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ..................................................................................49
1. INLEIDING ..................................................................................................................................................... 49
2. OPMERKINGEN IN VERBAND MET DE STRUCTUUR VAN HET TECHNISCH DEEL VAN HET BESTEK 49
2.1 Gebruikte definities, afkortingen en acroniemen................................................................... 49
3. CONTEXT VAN DE OPDRACHT. ................................................................................................................. 50
3.1. Algemene context................................................................................................................. 50
3.2. Technische context .............................................................................................................. 54
4. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT. ....................................................................................................... 56
4.1 Algemene omschrijving van de opdracht. ............................................................................. 56
4.2 Ontwikkelingsmethode .......................................................................................................... 57
4.3 Integratie en implementatie in de omgeving van de FOD Financiën .................................... 57
4.4 TE REALISEREN POSTEN .................................................................................................. 57
4.4.1 SCHIJF 1: "GENERIEKE INTAKE" .................................................................................... 58
4.4.2 SCHIJF 2 "Verbetering Accounting + Interface GL met Fedcom" ..................................... 67
ARCHIVERING .................................................................................................................................................. 71
BETWISTE EN GESPLITSTE SCHULDEN ....................................................................................................... 71
AFSLUITING ...................................................................................................................................................... 71
BOEKING........................................................................................................................................................... 72
CORRECTIES ................................................................................................................................................... 73
BEHEER VERVALDATUMS .............................................................................................................................. 73
PARAMETERS .................................................................................................................................................. 74
ONTVANGST BETALING .................................................................................................................................. 74
TERUGBETALING ............................................................................................................................................. 75
5 OMKADERING VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................ 93
5.1 Fasering ................................................................................................................................ 93
5.2 Personeelsgerelateerde aspecten ........................................................................................ 93
5.3 Te produceren documentatie. ............................................................................................... 94
6 TE VERSTREKKEN DIENSTEN..................................................................................................................... 94
6.1 Overdracht van kennis .......................................................................................................... 94
6.2 Aanvullende bijstand ............................................................................................................. 96
6.3 Overdraagbaarheid ............................................................................................................... 96
6.4 Onderhoud en support .......................................................................................................... 97
7.
SLA .......................................................................................................................................................... 100
INLEIDING ....................................................................................................................................... 100
PRINCIPE VAN DE UITWERKING VAN DE SLA'S IN HET KADER VAN DEZE OPDRACHT EN
BIJBEHORENDE DELIVERABLES ................................................................................................................. 101
SLA - MODEL SLA FODFIN (= FOD FINANCIËN) .................................................................................. 101
ONTWERP VAN "DOSSIER AKKOORDEN EN PROCEDURES (DAP)" – INHOUD .............................. 101
TABEL VAN KPI'S MET BOETECLAUSULES ......................................................................................... 102
SERVICE LEVEL REPORTING (SLR) - RAPPORTAGE SERVICENIVEAU .......................................... 103
SERVICE QUALITY PLAN (SQP) – SERVICEKWALITEITSPLAN .......................................................... 103
SERVICE IMPROVEMENT PLAN (SIP) – VERBETERINGSPLAN ......................................................... 103
SERVICECATALOGUS ........................................................................................................................... 103
SERVICE LEVEL MANAGEMENT ........................................................................................................... 103
TERMIJNEN EN MIDDELEN VOOR DE UITWERKING VAN DE SLA'S, VAN HET DAP EN VAN DE KPISQP- EN SIP-TABEL NA DE GUNNING VAN DE OPDRACHT ...................................................................... 104
7.3.
OMKADERING VAN DE SLA'S ....................................................................................................... 104
7.3.1.
RELATIE TUSSEN SLA EN ITIL© V3-2011 – GLOSSARY ............................................................. 104
7.3.2.
RELATIE TUSSEN SLA EN ICT-NORMEN EN -FUNDAMENTEN VAN DE FOD FINANCIËN. ..... 104
7.3.3.
IN HET KADER VAN DEZE SLA'S TE ONDERSTEUNEN OMGEVINGEN .................................... 105
8. SLA-AUDITTOOL ..................................................................................................................................... 105
9. SERVICE LEVELS EN BIJBEHORENDE RESULTAATVERBINTENISSEN IN HET KADER VAN DEZE
OPDRACHT ..................................................................................................................................................... 105
10.
SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT HET PROJECTBEHEER: PLANNING ..................... 106
PI-PROJECT PLAN-PLANNING-IAM .............................................................................................................. 106
7.1.
7.2.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
4/139
11.
SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT DE ONTWIKKELINGS- OF PRE-PRODUCTIEFASE
106
PI-DELIVERABLES-IAM .................................................................................................................................. 106
12.
SERVICE LEVELS INPRODUCTIESTELLING................................................................................ 106
12.1.
PI-SECURITY-INTEGRITY-CODE-IAM ........................................................................................... 107
12.2.
PI-RELEASES-INTO-PRODUCTION-IAM ....................................................................................... 107
13.
NIET-FUNCTIONELE SERVICE LEVEL EISEN.............................................................................. 107
13.1.
CONVENTIE BENAMING NIET-FUNCTIONELE PRESTATIE-INDICATOREN .............................. 107
13.2.
OPENINGSPERIODE VAN DE SERVICE (SERVICE WINDOW) EN ONDERHOUDSPERIODES IN
HET KADER VAN DEZE SLA .......................................................................................................................... 107
13.3.
SCOPE ............................................................................................................................................ 108
13.4.
PI-NORMEN–AVAIL(ABILITY) ........................................................................................................ 109
13.5.
PI-PERF(ORMANCE) NORMEN ..................................................................................................... 109
13.6.
PI-CAP(ACITY) ................................................................................................................................ 110
14.
SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT INCIDENTBEHANDELING, CORRIGERENDE EN
REACTIEVE INTERVENTIES.......................................................................................................................... 110
14.1.
PRIORITEITEN VAN DE INCIDENTEN........................................................................................... 111
14.2.
PRIORITEITSMATRIX ..................................................................................................................... 111
14.3.
PI-INCIDENT-RESPONSE-TIME-IAM ............................................................................................. 112
14.4.
PI-INCIDENT-RESOLUTION-TIME-IAM.......................................................................................... 113
15.
SERVICE LEVELS MET BETREKKING TOT HET DOOR DE OPDRACHTNEMER TER
BESCHIKKING GESTELDE PERSONEEL ..................................................................................................... 113
PI-PRESENCE-STAFF-IAM............................................................................................................................. 113
16.
TOEPASSINGSPERIODE VAN DE VERSCHILLENDE SLA'S ....................................................... 114
17.
SANCTIES ....................................................................................................................................... 114
PRINCIPE VAN DE BOETEVOORSTELLEN .................................................................................................. 114
18.
SLA MONITORING, RAPPORTAGE EN ANALYSE, SERVICE MANAGEMENT VERGADERING 115
18.1.
SLA-MONITORING.......................................................................................................................... 115
18.1.1. BASISMONITORING BINNEN DE FOD FINANCIËN ...................................................................... 115
18.1.2. BIJSTAND IN HET KADER VAN DE MONITORING DOOR DE OPDRACHTNEMER ................... 115
18.2.
SLA-RAPPORTAGE, REVIEWS, PI-SLR-IAM ................................................................................ 115
18.2.1. ALGEMENE SERVICE LEVEL RAPPORTAGE (SLR) .................................................................... 115
18.2.2. PI-SLR-IAM...................................................................................................................................... 116
18.3.
SERVICE MANAGEMENT OVERLEG ............................................................................................ 117
19.
EINDOPMERKING .......................................................................................................................... 117
F. BIJLAGEN .....................................................................................................................119
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER .................................................................................120
BIJLAGE 2: INVENTARIS .................................................................................................123
1)
ONTWIKKELINGEN ................................................................................................................................ 123
BIJLAGE 3: ICT-standaarden van de FOD Financiën - TECHNISCHE RICHTLIJNEN
(informatica) .................................................................................................................125
BIJLAGE 4: IN TE VULLEN SLA ......................................................................................135
BIJLAGE 5: Curriculum vitae...........................................................................................136
BIJLAGE 6: REFERENTIEMODEL SOORTGELIJKE PROJECTEN ................................138
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
5/139
FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën
Stafdienst Logistiek
Afdeling Aankopen
North Galaxy – Toren B4 – bus 961
Koning Albert II-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK nr. S&L/AO/437/2015
OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR "FIRST 2015".
A. ALGEMENE AFWIJKINGEN
BELANGRIJK
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van maandag 14 januari 2013 tot
bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de
concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit
dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel:
- 154 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen;
- 25 van het Koninklijk Besluit van maandag 14 januari 2013 betreffende de borgtocht;
- 33 van het Koninklijk Besluit van maandag 14 januari 2013 met betrekking tot de vrijgave
van de borgtocht.
B. ALGEMENE BEPALINGEN
1. Beschrijving van de opdracht.
1.1. Algemeen kader
De FOD Financiën is een tiental jaar geleden begonnen met een grondige modernisering en
hervorming van zijn organisatie, zijn werkmethoden en zijn informaticaoplossingen om de
kwaliteit van zijn diensten voor het publiek te verbeteren en om de werkomgeving voor de
ambtenaren te verbeteren en hun taken te rationaliseren.
Dit gebeurde in de vorm van de Copernicushervorming, die specifiek voor de FOD Financiën
de naam "Coperfin" meekreeg, en van de laatste Koninklijke Besluiten tot vaststelling van de
organisatie van de FOD.
In het kader van deze hervorming blijft een van de prioritaire doelstellingen de harmonisatie
en de verbetering van de bestaande procedures voor Business/ICT-beheer- en -verwerking
van de vroegere administraties via de integratie van een zo groot mogelijk aantal applicaties
en gegevens om interfaces en nieuwe gestandaardiseerde applicatiesystemen te creëren die
het meedelen van informatie, het werk van de gebruikers en de zichtbaarheid van de burgers
vergemakkelijken.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
6/139
De reflecties over deze nieuwe structuur van geïntegreerde verwerkingen vinden hun
oorsprong in de conclusies van de in het kader van Coperfin gerealiseerde studies en BPR's.
Deze hervorming heeft geleid tot een ICT-realisatieplan.
Om de nieuwe structuur van de FOD Financiën te operationaliseren die de nieuwe
werkprocessen zal ondersteunen die door middel van de Geïntegreerde Systemen
geïmplementeerd worden, werd in de loop van 2005 het project OPERA opgestart, een
project dat nog steeds loopt. Dit project definieert het operationele kader waarbinnen de in
aanbouw zijnde geïntegreerde systemen binnen de verschillende Entiteiten van onze FOD
geïmplementeerd zullen worden.
Sinds 2004 heeft de FOD Financiën verschillende grote projecten gelanceerd voor de
implementatie van de Geïntegreerde Systemen.
Transversale projecten zoals SITRAN (Signalétique Transversale), IAM (Identity Access
Management), Annucomp (Annuaire des compétences) en DIM (Data Input Management)
zijn reeds in productie.
Het project FIRST voor de Inning en de Invordering is eveneens gedeeltelijk in productie.
Tegelijkertijd werkt de FOD Financiën voort aan de implementering van zijn ICTfundamenten. Alle beschrijvingen in verband met deze Fundamenten zijn toegankelijk op de
site van de FOD Financiën op de volgende adressen:
Nummer
[1]
Beschrijving
De ICT standaarden en fundamenten en de Finance Unified Process
(FUP) documentatie (Nederlandstalig)
http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/
[2]
De ICT standaarden en fundamenten en de Finance Unified Process
(FUP) documentatie (Franstalig)
http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/
1.2. Specifiek kader
Het project First beoogt het vervolg te ontwikkelen van het Système de Traitement Intégré
multi-entités pour le Recouvrement (STIMER - geïntegreerd verwerkingsysteem multientiteiten invordering) waarvan het initiële contract met de opdrachtnemer in januari 2013 ten
einde liep en slechts gedeeltelijk de gevraagde producten heeft geleverd.
Daarop volgde een bugfixingcontract in 2013 en een contract voor evolutief onderhoud in
2014. Beide contracten hadden als doel de modules in productie technisch stabiel te maken.
Het doel van deze opdracht is de bestaande tool te doen evolueren door er aanvullende
verbeteringen en functionaliteiten in aan te brengen. Deze bestaan in de ontwikkeling van
drie producten, elk opgenomen in een schijf, namelijk:
•
Schijf 1: een generieke intake;
•
Schijf 2: een verbetering van de module inning-boekhouding;
•
Schijf 3: een generieke module van invorderingsacties voor alle producten die de
AAII met de tool First dient of zou dienen te verwerken op het vlak van inning en
invordering.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
7/139
Concreet gesproken heeft dit project als doel de Algemene Administratie van de Inning en de
Invordering in staat te stellen om:
•
te zorgen voor elke interne of externe, nationale of internationale vraag om inning
en/of schuldinvordering alsook de terugbetaling aan derden via een generieke
module "Generieke intake" die Schijf 1 van deze opdracht uitmaakt;
•
de module Accounting te verbeteren om er andere functionaliteiten aan toe te
voegen, met name de implementatie van G/L-interfaces met het programma Fedcom
en de functionaliteit voor terugbetalingen aan rechthebbenden. Deze deliverable
maakt Schijf 2 van deze opdracht uit;
•
invorderingsacties te starten vanuit een generieke module op basis van parameters
zoals de signaletiek van de schuldenaar, informatie over de in te vorderen schuld en
informatie in verband met de te ontvangen betaling. Deze functionaliteit moet
afgestemd worden op interne en/of externe applicaties en/of organen van de FOD
Financiën. Zij moet een interactie met deze applicaties en/of organen (wijziging,
afsluiting, kosten en handelingen) mogelijk maken in twee richtingen. Deze
deliverable maakt Schijf 3 van deze opdracht uit.
2. Voorwerp
Deze opdracht heeft betrekking op de drie hierboven vermelde schijven. Het gaat om drie (3)
vaste schijven.
De FOD Financiën wenst voor deze drie schijven samen één offerte te verkrijgen. Ze worden
beschreven in het deel "Technische voorschriften" en moeten gerealiseerd worden op de
platformen die door de FOD Financiën ter beschikking gesteld worden en volgens de door de
FOD Financiën vastgestelde technologie- en ontwikkelingsstandaarden.
Al deze schijven moeten gerealiseerd worden in perfecte samenwerking met de FOD
Financiën die aan het einde van iedere schijf de nodige kennis wil verkrijgen om het systeem
zelfstandig te kunnen onderhouden. Deze samenwerking en deze overdracht van knowhow
zullen deel uitmaken van de deliverables van de projecten en zullen systematisch
geëvalueerd worden.
De FOD Financiën hanteert werkmethoden (opvolging van de werkprocedure,
ontwikkelingskader, ingebruiknameprocedure ...) en projectbeheermethodes die de
opdrachtnemer strikt dient na te leven en waarvoor wij van de opdrachtnemer een
beschrijving verwachten van de manier waarop hij aan de eisen van de FOD zal voldoen en
zijn expertise ter beschikking zal stellen.
Bovendien acht de FOD Financiën het van groot belang dat expliciet in bepaalde functies
wordt voorzien die gedurende de hele uitvoering van het project behouden blijven. Zo
verlangt de FOD Financiën afzonderlijke verantwoordelijken (architecten) die de activiteiten
monitoren en coördineren om, in perfecte samenwerking met het personeel van de FOD, de
integriteit en de uitvoering van de zakelijke, applicatie- en technische aspecten te
garanderen. Bovendien dient de integratie van deze verschillende activiteiten te gebeuren
onder de verantwoordelijkheid van de leverancier.
Elke schijf dient ontwikkeld te worden met inachtneming van de indeling zoals vastgesteld in
de standaardontwikkelingsmethodologie van de FOD (Finance Unified Process).
De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
8/139
Het is een gemengde opdracht (KB van 15 juli 2011, art. 2, 7°).
Varianten en opties zijn niet toegestaan.
Deze opdracht bestaat uit één enkel perceel.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om deze opdracht niet toe te wijzen
en te beslissen dat deze het voorwerp zal uitmaken van een of meerdere nieuwe
opdrachten, die zo nodig wordt toegewezen volgens een andere procedure.
Een onvolledige offerte leidt tot de uitsluiting van de offerte.
3. Duur van de overeenkomst.
De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in
de brief van de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
Het contract wordt gesloten voor een duur van zeven (7) jaar.
Dit contract omvat zowel de ontwikkeling als het onderhoud van het geheel van de schijven.
Voor wat betreft schijf 1 kan elke partij het contract beëindigen op het einde van het eerste,
het tweede of het derde jaar, het vierde jaar, het vijfde jaar, het zesde jaar op voorwaarde
dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt:
-
minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de
aanbestedende overheid het contract verbreekt,
-
minstens (12) twaalf maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien
de opdrachtnemer het contract verbreekt.
Voor wat betreft schijven 2 en 3 kan elke partij het contract beëindigen op het einde van het
derde jaar, het vierde jaar, het vijfde jaar, het zesde jaar op voorwaarde dat de kennisgeving
aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt:
-
minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de
aanbestedende overheid het contract verbreekt,
-
minstens (12) twaalf maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien
de opdrachtnemer het contract verbreekt.
De aanbestedende overheid behoudt zich bovendien het recht voor om, op voorwaarde dat
er een vooropzeg van 30 kalenderdagen per aangetekend schrijven wordt betekend, te allen
tijde, van rechtswege en zonder vergoeding voor de dienstverlener de overeenkomst te
beëindigen indien het project FIRST vóór de vervaldag van de overeenkomst door de
diensten van de FOD Financiën volledig of gedeeltelijk wordt opgegeven.
In deze twee gevallen (jaarlijkse opzegging of wegens opgave van de toepassing) mag de
partij die de opzegging van het contract ondergaat daar geen schadevergoeding voor eisen.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
9/139
4. Aanbestedende overheid - Bijkomende informatie.
De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van
Financiën.
Voor aanvullende informatie of opmerkingen betreffende het bestek kan de inschrijver contact
opnemen met de projectbeheerder op het volgende e-mailadres: [email protected]
5. Documenten van toepassing op de opdracht
5.1. Wetgeving
-
De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige
opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
-
Het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 – Koninklijk Besluit betreffende de plaatsing
van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
-
Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk Besluit tot bepaling van de
algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van
openbare werken.
-
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de
rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten.
-
Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de
uiterste dag voor het indienen van de offertes.
5.2. Opdrachtdocumenten
-
De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie
gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze opdracht maken integraal
deel uit van het onderhavige bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben
genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;
- Dit bestek nr. S&L/AO/437/2015.
- De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.
6. Onverenigbaarheden - belangenvermenging.
6.1. Onverenigbaarheden
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en
artikel 64 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.
6.2. Belangenvermenging
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de
draaideurconstructie (“revolving doors”) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende
instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York
op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of
meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee
jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
10/139
welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de
indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure,
evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van
deze opdracht.
Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de
betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het
kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale
mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de
bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en
bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een
opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 201
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
op defensie- en veiligheidsgebied).
Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, hetzij de wering van de offerte,
hetzij de verbreking van de opdracht.
7. Informatiesessie.
Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een
enkele informatiesessie voor geïnteresseerde kandidaat-inschrijvers te organiseren. Dee
sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der
Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening
van de offertes.
Na afloop van deze informatiesessie zal op geen enkele vraag meer worden
geantwoord, dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen.
De informatiesessie zal plaatsvinden op 28/08/2015 om 10 uur, op het volgende adres:
Koning Albert II-laan 33 - 1030 Brussel.
Er zal alleen een antwoord worden gegeven op de schriftelijke vragen die uiterlijk op
18/08/2015 zullen zijn ingediend. Deze vragen kunnen uitsluitend per e-mail worden
ingediend op het adres: [email protected]
Alle vragen moeten verplicht de verwijzingen naar dit bestek bevatten, zodat een snel
antwoord wordt vergemakkelijkt (bv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens
de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginanummering kan verschillen
naargelang de taal).
Tijdens deze informatiesessie zal een kort overzicht van het voorwerp van de opdracht
worden gegeven. De antwoorden op tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden
verstrekt tijdens de informatiesessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de
website van de FOD Financiën.
Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te
maken via een e-mail naar het adres [email protected], en om de naam en de functie
mee te delen van de persoon/de personen die zal/zullen worden afgevaardigd naar de
informatiesessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming
maximaal twee personen toegelaten.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
11/139
Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden of onduidelijkheden in het
bestek vaststellen, wordt hen gevraagd dit schriftelijk te melden vóór de informatiesessie, en
dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen.
De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de
inschrijvers. De specificaties van de bestekken worden opgesteld in het licht van die
bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur
wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit
onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de
informatiesessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen
om er rekening mee te houden.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
12/139
C. GUNNING
1. Recht en wijze van indiening en opening van de offertes
1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes
Behalve eventuele varianten mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht.
In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende
overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes.
De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend:
1) ofwel elektronisch via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie)
2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) verzonden naar de
aanbestedende overheid;
3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid.
1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen
Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte moet de
elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het
daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische
handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd
gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1,
1° van het KB van 15 juli 2011).
Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de
e-tenderingwebsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de
voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.
Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52
van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte
in te dienen.
Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat
gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of
uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier
bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de
inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van
zijn offerte geregistreerd worden.
Meer informatie kan worden teruggevonden op website: http://www.publicprocurement.be of via
het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0)2 790 52 00.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
13/139
BELANGRIJK
1.
Het wordt aan de inschrijver aanbevolen zich uiterlijk de dag vóór de opening van de
offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van eprocurement
bij
eventuele
toegangsproblemen
tot
de
site
https://eten.publicprocurement.be/.
2.
Men moet rekening houden met de grootte van het langs elektronische weg ingediende
dossier; het mag niet groter zijn dan 350 MB.
1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend
De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen
worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten
omslag gestoken.
De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend ofwel:
-
persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting
opent;
persoonlijk aan een van de ondervermelde ambtenaren van de Afdeling Aankopen,
per post.
Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver
volledig aansprakelijk.
De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor
geopend is verklaard.
Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover:
-
de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de
opdrachtnemer;
en de offerte per aangetekend schrijven op de Post werd neergelegd uiterlijk vier
kalenderdagen voorafgaande aan de datum die voor ontvangst van de offertes werd
vastgesteld.
De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel, en
een exemplaar op elektronische drager (CD-ROM) in pdf-formaat.
In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het
originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd.
De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen
dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden.
Hij zal in zijn offerte melding maken van: het voor de virusscan gebruikte programma (en de
versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat.
De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes.
De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee
vermeldingen zijn aangebracht:
-
het nummer van het bestek: S&L/AO/437/2015
de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 22/09/2015 om
14u30
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
14/139
Deze verzegelde omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende
vermeldingen:
- in de linkerbovenhoek:
- het woord: “OFFERTE”
- het nummer van het bestek: S&L/AO/437/2015
- indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de
contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes:
o OPDECAM Christine
0257/63 482
0257/68 347
o VAN OVERWAELLE Wendy
o AUBRY Céline
0257/89 634
o DEBANDE Michaël
0257/79 775
o DE PROOST Patricia
0257/73 122
0257/53 133
o WOUTERS Bart
o BOSMAN Heidi
0257/62 865
- op de voorziene plaats: het adres van de bestemmeling.
Wie zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North
Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op de Koning Albert II-laan 33 - 1030
BRUSSEL en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16
uur.
Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden
afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd aan een van de bovenvermelde
ambtenaren. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen
van de offerte kan dienen.
De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van
zijn offerte binnen de toegestane termijnen.
De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Stafdienst Logistiek
Afdeling Aankopen
Ter attentie van de heer Frédéric DUPONT, adviseur
North Galaxy – Toren B4
Koning Albert II-laan 33 - Bus 961
1030 BRUSSEL
1.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken,
dan moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 91 van het
Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende
offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, §1
van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 of op papier.
Om een reeds verzonden of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke
verklaring vereist, die behoorlijk ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het
voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De
intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
15/139
De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming
is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden meegedeeld voor zover:
1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt
alvorens hij de zitting opent
2° en wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de
openingszitting.
Opmerking: om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid
er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk
steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en
evaluatie van de offerte.
1.2. Opening van de offertes
De openingsvergadering op 22/09/2015 à 14h30, zal plaatsvinden in een van de
vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning
Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL (zonder bekendmaking van de prijzen).
Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend
verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting
geopend verklaart, kunnen aanvaard worden.
Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de
opdracht nog niet heeft afgesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de
datum van de openingszitting aangetekend is verzonden.
2. Offertes
2.1. In de offerte te vermelden gegevens
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het bijgevoegde offerteformulier te
gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van
het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een
formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende
opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij
de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem
aangewende documenten met het formulier.”
De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het
Nederlands of in het Frans.
Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of
bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs indien ze in een of andere bijlage bij zijn offerte
vermeld zouden zijn.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of
betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet bekendgemaakt mag
worden door de aanbestedende overheid.
De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte:
-
de globale forfaitaire prijs voor de ontwikkeling van de 3 schijven;
Cahier des charges
-
-
S&L/AO/437/2015
16/139
de maandelijkse forfaitaire prijs van het preventief, correctief (Bugs Fixing) en evolutief
onderhoud van de omgeving;
de forfaitaire bedrag voor de aanvullende bijstand,
de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat
heeft/hebben om de offerte te ondertekenen;
de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte
ondertekent/ondertekenen;
de datum waarop de voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het
geval, de offerte heeft/hebben ondertekend;
het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van
Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers)
het registratienummer bij de RSZ;
het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post
of bij enige andere financiële instelling geopend heeft;
de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats
van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of
benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;
alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.
2.2. Structuur van de offerte
De offerte van de inschrijver bestaat verplicht uit vier afzonderlijke delen:
Deel A "Administratief deel’’
Dit deel bestaat uit de volgende elementen:
I. Offerteformulier
In dit hoofdstuk stelt de inschrijver in de opgelegde volgorde de volgende stukken voor:
1.
Het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier;
2.
Voor iedere door een gevolmachtigde ingediende offerte voegt de gevolmachtigde bij
zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die
bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De
lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch
Staatsblad waarin de lastgeving gepubliceerd is.
II. Documenten betreffende de selectiecriteria
De inschrijver legt in dit deel de volgende stukken voor:
Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de financiële en economische
draagkracht van de inschrijver.
- De verklaring omtrent de omzetcijfers betreffende de diensten waarnaar de opdracht
verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren.
Documenten betreffende de selectiecriteria ter staving van de technische draagkracht van de
inschrijver.
- De verklaring met betrekking tot de diensten die tijdens de laatste 3 jaren werden
uitgevoerd.
Deel B "Financieel deel"
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
17/139
Dit deel bestaat uit:
De prijstabel: de kosten beschrijven en samenvatten (model: hieronder).
Deel C "Technisch deel"
De offerte volgt de structuur van deel III van het bestek.
Deel D "Bijlagen"
In dit gedeelte, voegt de inschrijver bij zijn offerte de documenten toe die toelaten de offerte
te verduidelijken.
2.3. Geldigheidsduur van de offerte.
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240
kalenderdagen, die aanvangt de dag na de dag van de opening van de offertes.
2.4. Bij de offerte te voegen documenten en attesten
De inschrijvers voegen bij hun offerte:
- alle documenten gevraagd in het kader van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie
rubriek 4 van deel C. Gunning);
- de statuten en alle andere nuttige documenten die de volmacht van de ondergetekende(n)
bewijzen.
3. Prijs.
Dit is een opdracht tegen globale prijs.
Alle prijzen vermeld in het formulier 'inventaris' worden verplicht uitgedrukt in euro
De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen vermelden van alle onderdelen van de offerte. Hij
moet hiervoor de inventaris invullen die voorzien is in de bijlage van het onderhavige bestek
(bijlage "inventaris").
De prijzen worden vermeld inclusief alle kosten, maar zonder btw. De offerte moet het
bedrag incl. btw afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte.
4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de
offertes – Gunningscriteria
4.1.
Toegangsrecht en kwalitatieve selectie
De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve
selectie zoals hierna vermeld.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve
selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes
aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover
de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
18/139
4.1.1. Toegangscontrole
Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande
uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze
impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het
beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en
binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te
verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of
documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de
gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden
opgevraagd.
Eerste uitsluitingscriterium
§1
De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van
27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de
sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan
van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met
voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum
voor de ontvangst van de offertes:
1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft gestuurd, tot
en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in
verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en
2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet
vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij
de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de
inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van
gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het
kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de
zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin
van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit
die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan
het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige
bijdrageschulden.
BELANGRIJK
We herinneren eraan dat de inschrijver of de kandidaat die een bijdrageschuld heeft
die groter is dan 3000 euro en die zich kan beroepen op een schuldvordering -die
zeker, opeisbaar en vrij is van elke verbintenis tegenover derden- ten opzichte van een
aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf dit moet aantonen.
Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of
meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan
houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle
verbintenissen tegenover derden.
§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de
buitenlandse inschrijver:
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
19/139
1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de sociale
zekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is.
2 in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat
onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28
december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
§ 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle
middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van
de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Voor de
Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf
overgaan tot de controle van de verplichtingen op het vlak van de bijdragen voor de
sociale zekerheid
Tweede uitsluitingscriterium
Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de
gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke
beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid
kennis heeft, veroordeeld is voor:
1°
deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het
Strafwetboek
2°
omkoping zoals bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek
3°
fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van
de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van
17 februari 2002
4°
witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot
voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en
de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht
aan de inschrijvers te vragen om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te
leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de
bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen te
verkrijgen die ze ter zake nodig acht.
Derde uitsluitingscriterium
Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het
Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden
uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:
1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft
gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare
toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere
nationale reglementeringen
2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening
aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een
gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
20/139
Voor de Belgische inschrijver of de Belgische kandidaat zal de aanbestedende overheid zelf
overgaan tot de controle van de verplichtingen op het vlak van de belastingen en taksen.
Vierde uitsluitingscriterium
Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke
beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat
zijn professionele integriteit aantast.
Vijfde uitsluitingscriterium
De inschrijver mag niet, bij zijn beroepsuitoefening, een ernstige fout hebben begaan,
vastgesteld
op
elke grond
die
de
aanbestedende
overheid
aannemelijk
kan maken.
Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de
normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale
Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder:
1° Het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte
arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957)
2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming
van het vakbondsrecht, 1948)
3° het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op
organisatie en collectief overleg, 1949)
4° Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100
betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie
(beroep en beroepsuitoefening), 1958)
5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd,
1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de
ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een
ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli
2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen
opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit.
Zesde uitsluitingscriterium
De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de
Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen
van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011.
De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing
zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan
3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt
naleeft.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de kandidaat of de
inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
21/139
gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het
einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1°
van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2,2° van de wet, een of meer
schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden
zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige
bijdrageschulden.
Aangezien ze kosteloos toegang heeft tot het attest van de FOD Financiën zal de
aanbestedende overheid voor de Belgische inschrijver of kandidaat binnen de 48 uur na de
openingszitting van de offertes overgaan tot de verificatie van de toestand van alle
inschrijvers.
BELANGRIJK
We herinneren eraan dat de inschrijver of de kandidaat die een bijdrageschuld heeft
die groter is dan 3000 euro en die zich kan beroepen op een schuldvordering -die
zeker, opeisbaar en vrij is van elke verbintenis tegenover derden- ten opzichte van een
aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf dit moet aantonen.
Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of
meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan
houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle
verbintenissen tegenover derden.
Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd,
voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest
waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke
bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de
laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of
van de offertes, naargelang het geval.
Zevende uitsluitingscriterium
Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige
mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van
inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft
verstrekt.
4.1.2. Kwalitatieve selectie
Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver (artikel 67, 3° van het
Koninklijk Besluit van 15 juli 2011)
Om een inschrijving voor de opdracht te mogen indienen, moet de inschrijver:
voor de drie laatste afgesloten boekjaren een gecumuleerde omzet met betrekking tot
diensten van dezelfde aard van minstens 5.000.000 EUR hebben gerealiseerd (art. 67,3°,
K.B. van 15 juli 2011).
Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde
jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België.
De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale
Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
22/139
overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale
overheid.
De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de
Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te
voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en
die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk
voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken
dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te
worden opgesteld. Dit document moet naargelang het geval conform worden verklaard door
een erkend IAB-boekhouder of door de bedrijfsrevisor. Het document moet een recente
financiële situatie weergeven (van maximaal 6 maanden vóór de datum van opening van de
offertes). Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een
door de IAB-boekhouder of door de bedrijfsrevisor conform verklaarde tussentijdse balans.
De buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte eveneens de goedgekeurde
jaarrekeningen van de laatste drie jaar voegen of een document dat alle activa en alle
passiva van de onderneming vermeldt. Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft
gepubliceerd, volstaat een door de boekhouder of door de bedrijfsrevisor of door de persoon
of de instelling die in het betrokken land dit soort van functie uitoefent conform verklaarde
tussentijdse balans.
Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver (artikel
72,7° van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011)
De inschrijver voegt bij zijn offerte:
Een minimum van 3 referenties (met behulp van het model in de bijlage 6) van tijdens
de afgelopen drie jaar uitgevoerd diensten die voldoen aan de volgende cumulatieve
voorwaarden:
-
ontwikkeling van software met soortgelijke functionaliteiten als die van deze opdracht.
Java/J2EE-based, DB2.
van min. 500.000 euro/jaar.
Voor elke referentie wordt gevraagd dat een beoordeling van de klant voor wie de dienst
werd uitgevoerd, wordt opgegeven, op straffe van het niet in overweging nemen van deze
referentie.
4.2.
Regelmatigheid van de offertes
De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun
regelmatigheid. Onregelmatige offertes worden uitgesloten.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de
gunningscriteria.
4.3. Gunningscriteria
Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige
offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.
Deze criteria zullen gewogen worden teneinde tot een eindklassement te komen.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
23/139
4.3.1. Lijst van gunningscriteria.
1. De prijs (/50)
2. De ontwikkelingstermijn (/20)
3. De technische kwaliteit (/30)
BELANGRIJK
Op straffe van uitsluiting moet de inschrijver voor het criterium 3 "Technische
kwaliteit" minstens 60% behalen.
4.3.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte.
De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt:
1. De prijs (/50)
Wat het gunningscriterium “prijs” betreft, zullen de offertes worden geëvalueerd op basis van
de door de inschrijvers in hun prijsinventaris meegedeelde prijzen (bijlage 2) die worden
toegepast op de evaluatieconfiguratie die door de aanbestedende overheid vooraf is
bepaald.
De punten die voor het criterium "prijs" worden toegekend, zullen op basis van de volgende
formule worden berekend:
Po = Pi + 84 M + (300 X A)
Waarbij:
Po = de totaalprijs incl. btw van de regelmatige onderzochte offerte
Pi: de forfaitaire totaalprijs incl. btw voor de ontwikkelingen (schijf 1, 2 en 3)
M = de forfaitaire prijs incl. btw voor een maand preventief, correctief (Bugs Fixing) en
evolutief onderhoud en onderhoud van de omgeving.
A = de forfaitaire prijs incl. btw voor 1 manuur aanvullende ondersteuning
P = 50 X Pm
Po
Waarbij:
P het aantal punten is dat wordt toegekend aan de inschrijver voor het criterium
“Prijs”
Pm de laagste totaalprijs inclusief btw die wordt voorgesteld door een inschrijver in
een regelmatige offerte;
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
24/139
Po de totaalprijs inclusief btw die wordt voorgesteld door de inschrijver waarvan de
offerte wordt geëvalueerd.
Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.
2. De ontwikkelingstermijn (/20)
Voor deel 1:
Onder ontwikkelingstermijn wordt de maximale termijn verstaan tussen het einde van de
kick-off meeting en de indiening van het volledig ontwikkelde gebruiksklare programma.
De inschrijver vermeldt in zijn offerteformulier de ontwikkelingstermijn in maanden.
Voor dit criterium worden de punten als volgt toegekend:
- Als Di = 24 maanden, dan Dn = 20;
- Als Di = 25 maanden, dan Dn = 15;
- Als Di = 26 maanden, dan Dn = 10;
- Als Di = 27 maanden, dan Dn = 5;
- Als Di > 27 maanden, dan Dn = 0;
Waarbij
Di = de ontwikkelingstermijn is, uitgedrukt in maanden. De termijn vangt de dag na de kickoff vergadering aan.
Dn = het aantal punten is dat de inschrijver krijgt voor dit gunningscriterium.
Voor de delen 2 en 3:
De inschrijver vermeldt in zijn offerteformulier de ontwikkelingstermijn in maanden.
Voor dit criterium worden de punten als volgt toegekend:
- Als Di = 36 maanden, dan Dn = 20;
- Als Di = 37 maanden, dan Dn = 15;
- Als Di = 38 maanden, dan Dn = 10;
- Als Di = 39 maanden, dan Dn = 5;
- Als Di > 39 maanden, dan Dn = 0;
Waarbij
Di = de ontwikkelingstermijn is, uitgedrukt in maanden. De termijn vangt de dag na de kickoff vergadering aan.
Dn = het aantal punten is dat de inschrijver krijgt voor dit gunningscriterium.
Het totaal van de punten die worden toegekend voor schijf 1 en de schijven 2 en 3 zal herleid
worden tot 20.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
25/139
3. Technische kwaliteit (/30)
Een evaluatiecommissie samengesteld uit ambtenaren en/of medewerkers van de FOD
Financiën zal de kwaliteit van de software beoordelen op basis van de ingediende offertes.
Om de kwaliteit van elk van de delen te kunnen beoordelen op basis van de beschrijving van
de vereisten opgenomen in het deel E "Technische voorschriften", zal de inschrijver ervoor
zorgen dat in zijn offerte alle nodige details worden vermeld.
Voor deel 1 zal de kwaliteit van de offerte worden beoordeeld op basis van:
-
het generieke en uitbreidbare karakter van de voorgestelde oplossing voor alle rechten;
de types interfaces die worden voorgesteld voor de generieke intake (webservices,
wijziging van bestand, webapplicaties, exclusief of samen);
de mate van afhankelijkheid tussen de module "Generieke intake" en de module
"Accounting".
Voor deel 2 zal de kwaliteit van de offerte worden beoordeeld op basis van:
-
het generieke en uitbreidbare karakter van de voorgestelde oplossing voor alle rechten;
het vermogen om grote hoeveelheden te verwerken (toerekeningen van de betalingen,
generering van grote terugbetalingsbestanden ...);
het type interface met interne diensten zoals Filenet, Fedopress ... (synchroon of
asynchroon).
Voor deel 3 zal de kwaliteit van de offerte worden beoordeeld op basis van:
-
het generieke en uitbreidbare karakter van de voorgestelde oplossing voor alle
invorderingsacties;
het aantal interfaces met de bestaande applicaties/diensten of met de buitenwereld die
de invordering mogelijk maken (DIV, SAFS, FCA, eMission, eNotariat,…).
de aan de gebruiker gegeven mogelijkheid om gericht en manueel invorderingsacties uit
te voeren buiten of in interactie met de automatische stroom.
De toegekende score houdt geen verband met de beoordeling inzake het voldoen van de
minimale eisen. Een offerte die besteksconform wordt geacht, krijgt minstens 0 punten. Er
wordt een score toegekend die hoger is dan 0 indien de offerte een meerwaarde biedt ten
aanzien van de loutere besteksconformiteit.
Beoordeling van de meerwaarde t.a.v. de Overeenstemmende score
besteksconformiteit
Geen meerwaarde
0
Gemiddelde meerwaarde
5
Grote meerwaarde
20
Zeer grote meerwaarde
30
Het totaal van de punten die worden toegekend voor de schijven 1, 2 en 3 zal herleid worden
op 30.
4.3.3. Eindquotatie
De eindquotatie wordt toegekend aan elke offerte door de behaalde punten voor de 3
bovenvermelde criteria op te tellen.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
26/139
BELANGRIJK
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes
een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën.
De offerte die gekozen zal worden, zal degene zijn die de hoogste eindquotatie zal krijgen.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
27/139
D. UITVOERING
1. Leidend ambtenaar.
Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal
worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn
bevoegdheden zullen worden vermeld.
De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
2. Prijsherziening.
Voor de diensten is een prijsherziening mogelijk.
De regels voor herziening zijn als volgt:
•
De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.
•
De opdrachtnemer vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een
aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&B,
Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.
•
De prijsherziening gaat in op:
de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de
dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De
prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag
van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;
o de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend
schrijven als de opdrachtnemer een of meerdere jaardagen heeft laten
voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief
na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een
nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die
na de eerstvolgende jaardag gepresteerd zullen worden).
De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:
o
•


S
P = P0 *  0,8 * + 0.2 
S0


waarbij:
P = herziene prijs
P0 = initiële prijs
S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse
opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde,
sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de
offertes voorafgaat.
S = zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de
notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat.
Cahier des charges
•
S&L/AO/437/2015
28/139
Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be
De prijzen van diensten die worden bijbesteld kunnen worden herzien. De regels voor
prijsherziening zijn hierboven beschreven.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien in geval
van een daling van de loonkosten. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels,
behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.
3. Aansprakelijkheid van de dienstverlener.
De opdrachtnemer draagt de volledige aansprakelijkheid voor fouten en nalatigheden
vastgesteld in de geleverde diensten, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de
plannen of elk ander stuk dat hij levert in het kader van de uitvoering van de opdracht.
De opdrachtnemer vrijwaart bovendien de aanbestedende overheid tegen elke vordering van
schadevergoeding en interesten ingeleid door derden omwille van zijn vertraging of
tekortkoming.
De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die in het kader van de overeenkomst
uitgevoerd moeten worden, worden uitgevoerd conform de beste professionele normen, door
voldoende opgeleid en vakkundig personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen.
De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbintenis.
Op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek is de opdrachtnemer in elk geval
verantwoordelijk voor elk feit gepleegd door leden van zijn personeel dat een verband heeft
met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.
4. Garantie
In deze paragraaf verwijst de term “element” naar elke methodologie, uitrusting of software
en, bij uitbreiding, naar al wat onder garantie- en/of onderhoudsperiode valt en dat is
ontwikkeld/geleverd door de opdrachtnemer en deel uitmaakt van onderhavige opdracht.
Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering begint de garantieperiode van een element, die 1
jaar na de laatste algemene voorlopige oplevering voor elk van de schijven eindigt.
Als er elementen defect zijn, als niet of slechts gedeeltelijk voldaan wordt aan de functies
en/of de prestaties en/of de naleving van de SLA (Service Level Agreement - akkoord over
het dienstverleningsniveau), voorgeschreven in het bestek of aangekondigd in de offerte van
de opdrachtnemer, dan verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om, voor zover de gebreken
niet het gevolg zijn van een abnormaal gebruik van de elementen, op zijn kosten alle nodige
herstellingen of correcties uit te voeren of, in voorkomend geval, de defecte elementen te
vervangen binnen de in de specificaties van de SLA vermelde termijnen.
Tijdens de garantietermijnen zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing.
De garantie dekt met name:
• de herstelling of de correctie van storingen of afwijkingen van software;
• de verbetering van de parameters;
• de duur van de gepresteerde werken;
Cahier des charges
•
S&L/AO/437/2015
29/139
de verplaatsingen van het personeel van de opdrachtnemer.
De inschrijver moet de elementen tijdens de waarborgperiode updaten. Deze updates
verwijzen zowel naar eventuele “verbeteringen” als naar evoluties van de geïnstalleerde
elementen.
5.Oplevering van de uitgevoerde diensten
5.1. Gedeeltelijke voorlopige opleveringen
Voor het deel ontwikkeling en per schijf dient een proces-verbaal van gedeeltelijke
voorlopige oplevering opgesteld te worden aan het einde van elke "release". Onder release
moet de realisatiefase van een reeks functionaliteiten verstaan worden volgens het
releaseplan dat de inschrijver in zijn offerte heeft vastgesteld en de FOD FINANCIËN tijdens
de kick-off heeft gevalideerd.
Indien de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een nieuw element een impact heeft op
een deel dat eerder opgeleverd werd, dan moeten de wijzigingen aangebracht worden aan
het eerder opgeleverde element voordat de FOD Financiën zijn goedkeuring zal geven met
betrekking tot de gedeeltelijke voorlopige oplevering van dit nieuwe deel.
Na de laatste gedeeltelijke voorlopige oplevering volgt de algemene gedeeltelijke voorlopige
oplevering voor de desbetreffende schijf.
5.2. Definitieve oplevering
De definitieve oplevering wordt afgekondigd op verzoek van de leverancier, na het verstrijken
van de duur van de opdracht.
De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt
ondertekend door de begunstigde en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt
over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de begunstigde, om het
proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering
verleent.
6. Borgstelling
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het KB van 14 januari 2013, wordt de aandacht
van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25 van
het KB van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de
aanpassing van het bedrag van de borgtocht op basis van het jaarlijkse bedrag wegens het
meerjaarlijkse karakter van de opdracht, wegens de mogelijkheid om elk jaar de opdracht te
beëindigen, wegens de recurrente aard van de prestaties en wegens de abnormale
meerkosten die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het in aanmerking te nemen
bedrag het globale bedrag van de opdracht zou zijn, berekend voor de aanvankelijk
voorziene duur van zeven jaar.
Voor elk van de schijven wordt de borg vastgesteld op 5% van het oorspronkelijke bedrag,
exclusief btw, met betrekking tot het deel 'ontwikkeling' en op 5% van het bedrag gelijk aan
één jaar (correctief, preventief en evolutief onderhoud).
Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental euro.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
30/139
6.1. Vestiging van de borgtocht
Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of
publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden
gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een
kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het
toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de
voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en
die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten
van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de
volgende wijzen heeft gesteld:
1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost
bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer BE58
6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie
vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling
die een gelijkaardige functie vervult
2° wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de
kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de
agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en
Consignatiekas of van een openbare instelling de een gelijkaardige functie vervult
3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door
neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van
solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een
gelijkaardige functie vervult
4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de
verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende
overheid van:
1°
hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare
instelling die een gelijkaardige functie vervult
2°
hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming
3°
hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een
gelijkaardige functie vervult
4°
hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en
Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
5°
hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de
verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
31/139
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd
gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de
opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en
volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van
de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of
“gemachtigde”, naargelang het geval.
De hierboven vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de
sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse
vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen
bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole
Beheerder van de vastleggingen afdelingen en lijndiensten
Ter attentie van Mevrouw MALJEAN Françoise NOGA B22
Koning Albert II-laan 33, bus 781
1030 BRUSSEL
6.2. Vrijgave van de borgtocht
Voor dit deel wordt afgeweken van artikel 33 van het KB van maandag 14 januari 2013 tot
bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies
voor openbare werken.
Voor elk van de schijven zal het deel 'borgstelling' met betrekking tot:
-
de ontwikkeling vrijgegeven worden na de algemene voorlopige oplevering;
het onderhoud vrijgegeven worden na definitieve oplevering van de opdracht
uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, en op
voorwaarde dat de geleverde diensten opgeleverd zijn.
7. Uitvoering van de diensten
7.1. Plaats waar de diensten uitgevoerd moeten worden
De opdracht zal voornamelijk uitgevoerd worden in het North-Galaxycomplex, gelegen te
Koning Albert II laan - 1030 Brussel. Indien tijdens bepaalde periodes bepaalde prestaties
uitgevoerd zouden moeten worden op andere plaatsen, dan zullen aan de opdrachtnemer
geen verplaatsingskosten toegekend worden.
Voor een optimale samenwerking met het personeel van de FOD Financiën moet het
personeel van de opdrachtnemer dat prestaties uitvoert in de lokalen van de FOD Financiën,
voor zover mogelijk, hetzelfde werkrooster volgen als de ambtenaren van Financiën. Onder
“normale kantooruren” verstaan wij alle werkdagen, van maandag tot vrijdag, van 8 tot 17
uur. 2 november, 15 november, de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar alsook de eerste
werkdag van het jaar worden door de FOD Financiën als feestdagen beschouwd. Ook
verplichte brugdagen zijn voorzien; deze zullen elk jaar worden meegedeeld.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
32/139
7.2. Uitvoeringsmodaliteiten
De opdrachtnemer moet aan de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten
verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de
prestaties.
Behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid kan geen enkele prestatie
geschieden zonder dat de ontvangende dienst minstens vijf werkdagen vóór de datum van
verzending van de goederen of van de installatie van de software schriftelijk op de hoogte
werd gebracht.
De uitrustingen (software) zullen door de opdrachtnemer worden geleverd en geïnstalleerd
volgens een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk onderleg met de aanbestedende
overheid wordt opgesteld na kennisgeving van de gunning van de opdracht. De lokalen voor
de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met
de voorschriften die beschreven zijn in de offerte van de opdrachtnemer.
7.2.1. Leveringen
Technische specificatie
De diensten moeten op alle punten overeenstemmen met de plannen, documenten en
domeinen die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs als er geen contractuele
technische specificatie is, moeten de leveringen en de diensten voldoen aan alle vereisten
en regels van een goede uitvoering.
7.2.2. Personeel van de opdrachtnemer
Voor deze opdracht zal de opdrachtnemer een projectleider aanduiden (in het kader van
PMfin1, ook omschreven als de "externe projectcoördinator") die hem zal vertegenwoordigen
in zijn contacten met de FOD Financiën.
Het personeel van de opdrachtnemer dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren,
moet:
•
•
over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of
vergelijkbare oplossingen;
in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te
begrijpen die door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht worden
gebruikt of geproduceerd, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans. Over
voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen
communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk in beide talen
door elkaar.
De projectverantwoordelijke moet bovendien:
• mondeling kunnen communiceren in het Nederlands en in het Frans.
De dienst bijstand en technische ondersteuning moet bovendien in staat zijn om:
• vlot in beide talen te communiceren.
1
Een unieke projectmethodologie binnen de FOD Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2methode.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
33/139
Het personeel van de opdrachtnemer moet voldoen aan alle wettelijke bepalingen die in
België gelden aangaande immigratie en werkvergunning. De opdrachtnemer staat tegenover
de FOD Financiën borg voor elke schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen
ondervinden ten gevolge van de niet-naleving van de wettelijke bepalingen ter zake door de
opdrachtnemer of zijn personeelsleden.
De opdrachtnemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige en geschikte
kennis voor de uitvoering van de taken. Het betrokken personeel moet eveneens beschikken
over voldoende kennis van de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt.
De opdrachtnemers moeten in staat zijn om onmiddellijk tegemoet te komen aan de
behoeften die ingevolge de gunning van de opdracht zullen ontstaan.
Het projectteam dat door de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende
zijn met het oog op een goede uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd.
Het personeel dat wordt ingezet voor de uitvoering van de opdracht moet hetzelfde zijn als
het in de offerte voorgestelde personeel. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking
wordt gesteld voor de uitvoering een gelijkwaardig niveau en gelijkwaardige ervaring
bezitten. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat
wordt voorgesteld voor het project.
De opdrachtnemer garandeert voor de volledige duur van de opdracht de stabiliteit van de
personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de
uitvoering zal de opdrachtnemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het
projectteam zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën.
De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van een of meer personen van het
projectteam van de begunstigde indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de
goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De wijziging dient plaats te vinden
binnen 10 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te
geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver.
De inschrijvers voegen bij hun offerte de curricula vitae (verplicht volgens het “curriculum
vitae”-model opgenomen in de bijlage 5) van alle medewerkers die worden belast met de
uitvoering van de opdracht. . De offerte moet een duidelijk voorstel bevatten voor de
daadwerkelijke samenstelling van het projectteam en voor de profielen die zullen meewerken
aan de uitvoering van de opdracht.
Een bepaald aantal personen kan worden voorgesteld volgens profiel, maar de inschrijver
moet aangeven hoeveel en welke personeelsleden deel zullen uitmaken van het
daadwerkelijke projectteam. De lijst met voorgestelde personeelsleden (effectieve en
eventuele plaatsvervangers) zal worden beschouwd als een exhaustieve lijst van alle
personeelsleden die in aanmerking komen om deel uit te maken van het projectteam. Iedere
wijziging in deze lijst moet goedgekeurd worden door de aanbestedende overheid.
7.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en de diensten
De FOD Financiën heeft het recht om een permanent toezicht uit te oefenen op de diensten
en leveringen die worden uitgevoerd door het team dat is belast met de uitvoering van de
opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de aanbestedende
overheid alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van
de supervisietaken.
De plannen, specificaties, dossiers, enz. die in het kader van deze opdracht worden
opgesteld door het personeel van de begunstigden, met inbegrip van de gehanteerde
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
34/139
normen, moeten door de aanbestedende overheid worden goedgekeurd vóór de uitvoering.
De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten
goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de
betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze
verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij
de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de aanbestedende
overheid.
Elke overschrijding van de termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek
van de betrokken begunstigde, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een
vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de begunstigde niet
van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van de vertraging.
De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op deze controle met de bedoeling zich te
onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de werken worden geweigerd omwille van
bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de
uitvoeringstermijn voortvloeit.
Indien er tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, zal dit
onmiddellijk worden gemeld aan de opdrachtnemer, per fax of via e-mail, die vervolgens zal
worden bevestigd middels een aangetekend schrijven. De begunstigde is dan verplicht om
de niet-conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.
Wanneer de diensten zijn uitgevoerd, zal worden overgegaan tot de evaluatie van de
kwaliteit en de conformiteit van de gepresteerde diensten. Er zal vervolgens een procesverbaal van deze evaluatie worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden
overhandigd aan de dienstverlener. De diensten die niet op een correcte of conforme wijze
zijn uitgevoerd, moeten worden overgedaan.
Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het
project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De
opdrachtnemer is verplicht samen te werken met deze derde partij en haar alle nodige
informatie te verstrekken met het oog op een goede uitoefening van de
controlewerkzaamheden.
In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking
te stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën, die zijn belast
met de evaluatie en de controle van de diensten. De inschrijver moet duidelijk
aangeven welke gedeelten van zijn offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden
van personen buiten de FOD Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle
van de diensten.
Opleveringskosten
Alle kosten voor de levering en de technische en/of definitieve oplevering(en) zijn ten laste
van de opdrachtnemer.
7.4. Clausule van technologische evolutie
Indien de hardware of de software vóór het einde van de duur van de opdracht een meer
geavanceerde technologische ontwikkeling zou kennen op het vlak van prestatievermogen of
functiemogelijkheden, en dit zonder prijsverhoging, is de opdrachtnemer verplicht om de
FOD Financiën hiervan op de hoogte te brengen en een vervanging voor te stellen. Het staat
de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
35/139
7.5. Materiaal en uitrusting van de administratie
7.4.1. Technische middelen
De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met
het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Wij hanteren het
principe dat de FOD Financiën tezelfdertijd maximaal twee bureaus van het type "shared
desk", zonder kasten, ter beschikking stelt van de personeelsleden tijdens hun opdracht. Het
personeel van de opdrachtnemer beschikt over een beperkte toegang tot het netwerk van de
FOD Financiën en over een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over
parkeerplaatsen voor het personeel van de opdrachtnemer.
De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de
personeelsleden van de opdrachtnemer met het oog op hun goede werking binnen de
infrastructuur van de FOD Financiën.
De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting
van de infrastructuur van de FOD Financiën door de toevoeging van werkposten voor zijn
personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de
ontwikkeling van de betrokken toepassing.
De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste
werkposten tegen virussen en voor het beheer van deze posten. Hij geeft voorrang aan het
gebruik van de tools die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval
dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het
project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de stuurgroep, onder de verantwoordelijkheid
van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van
de diensten.
Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen
betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven,
en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de
aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de
dienstverlening in het gedrang brengen, moet er een beroep worden gedaan op de
arbitragemogelijkheden beschreven in het punt “Verweermiddelen van de administratie –
Geschillen” voordat men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.
7.4.2 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën
De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan het/de project(en) voor wat betreft:
•
•
•
•
•
de definitie van de inhoud van het project;
de deelname aan de selectie van oplossingen: architectuur, enz.;
de validatie van de realisatiedocumenten: specificatiedossiers, realisatiedossiers,
aanvaardingsdossiers, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor
onderhoud, enz.;
de kwaliteitscontroles, met name de controle van de overeenstemming van de
documentatie met de realisatie, van de naleving van de normen inzake documentatie
en programmering, enz.;
in voorkomend geval: de verplichte deelname aan de tests voor de oplevering
(technische en functionele aspecten), ongeacht of het gaat om unitaire werkingstests,
integratietests of tests voor de algemene werking;
Cahier des charges
•
S&L/AO/437/2015
36/139
de logistieke ondersteuning van de uitvoeringsteams voor wat betreft de
terbeschikkingstelling van de nodige technische middelen voor de realisatie,
naargelang wat in overleg is bepaald.
De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de
FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de opdrachtnemer, zullen worden belast met
het controleren (en, indien nodig, definiëren) van de normen en standaarden op het vlak van
architectuur, toepassingsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze
dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden
gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke
problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.
BELANGRIJK
Onderaanneming
1. Overeenkomstig artikel 42, §2 en 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de
overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en
diensten moet de aannemer van een overheidsopdracht:
1° alle wettelijke, reglementaire of conventionel e bepalingen naleven en doen naleven door
elke persoon die handelt als onderaannemer, in welke fase dan ook, en door elke
persoon die personeel tewerkstelt op de werf, zowel inzake veiligheid en hygiëne als
inzake de algemene arbeidsvoorwaarden, ongeacht of deze voortvloeien uit de wet of uit
paritaire akkoorden op nationaal, gewestelijk of plaatselijk vlak;
2° alle wettelijke, reglementaire of conventionel e bepalingen op fiscaal vlak en op het vlak
van de sociale zekerheid naleven en doen naleven door zijn eigen onderaannemers en
door elke persoon die hem personeel ter beschikking stelt.
2. Overeenkomstig artikel 12 en 13 van het KB van 14 januari 2013 is het de opdrachtnemer
verboden zijn verplichtingen geheel of gedeeltelijk toe te vertrouwen aan een aannemer,
een leverancier of een dienstverlener die zich bevindt in een van de gevallen bedoeld in
artikelen 61 tot 66 van het Koninklijk Besluit van 15 januari 2011. Het is de opdrachtnemer
bovendien verboden de betrokken personen te laten deelnemen aan de leiding van of het
toezicht op de opdracht of een gedeelte ervan. Elke schending van deze verboden kan
aanleiding geven tot de ambtshalve toepassing van maatregelen.
Bovendien mogen de onderaannemers niet verkeren in een van de uitsluitingssituaties
bepaald onder punt 4.1.1.Toegangsrecht van deel C “Gunning” van het bestek en moeten
ze in evenredigheid met hun deelname aan de opdracht voldoen aan de criteria voor de
kwalitatieve selectie die worden opgelegd aan de inschrijvers onder punt 4.1.2.
Kwalitatieve selectie van deel C “Gunning” van het bestek.
3. De opdrachtnemer is verplicht om in de loop van de uitvoering van de opdracht een
beroep te doen op de in de offerte vermelde onderaannemers. In geval van een naar
behoren aangetoonde onmogelijkheid om aan die verplichting te voldoen, moet de
opdrachtnemer de aanbestedende overheid daar onmiddellijk van op de hoogte brengen
en haar de toestemming vragen om een beroep te doen op andere onderaannemers.
4. Het feit dat de opdrachtnemer zijn verplichtingen volledig of gedeeltelijk toevertrouwt aan
onderaannemers ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de
aanbestedende overheid. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die
derden.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
37/139
7.6. Uitvoeringstermijn
Elk van de drie schijven moeten gerealiseerd worden op iteratieve wijze met variabele
termijnen die niet langer mogen zijn dan:
• 27 maanden voor de schijf "Generieke intake";
• 39 maanden voor de schijf "Verbetering Accounting en interface Fedcom GL";
• 39 maanden voor de schijf "Generieke module invorderingsacties."
De opdrachtnemer dient voor elk van de schijven het correctieve, preventieve en evolutieve
onderhoud uit te voeren vanaf de voorlopige oplevering van de ontwikkeling.
7.7. Controle van de aanwezigheden en prestaties
De FOD Financiën heeft het recht om permanent toezicht te houden op de leveringen en
diensten die worden uitgevoerd door het team dat bij de uitvoering van de opdracht
betrokken is. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën
alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van deze
taak.
De plannen, specificaties, dossiers, enz. worden in het kader van deze opdracht opgesteld
door het personeel van de opdrachtnemer. Ze moeten vóór uitvoering goedgekeurd worden
door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 20 kalenderdagen
om deze documenten goed te keuren of om opmerkingen te formuleren. Indien er
opmerkingen zijn, moeten de betreffende documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór
de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande
uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van
nieuwe eisen van de FOD Financiën.
Iedere overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt,
op verzoek van de betrokken opdrachtnemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn.
Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën ontslaat de
opdrachtnemer niet van de verplichting om toe te zien op het verminderen van de gevolgen.
De opdrachtnemer kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd met
de bedoeling zich aan zijn verantwoordelijkheid te onttrekken wanneer leveringen of
prestaties worden geweigerd omwille van gebreken van welke aard dan ook en wanneer
daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.
Controles door derden
Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project
kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De opdrachtnemer is
verplicht om samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te
verstrekken met het oog op een goed verloop van deze controleactiviteiten.
In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de opdrachtnemer ter beschikking te
stellen van interne en externe medewerkers van de FOD Financiën die belast zijn met de
evaluatie en de controle. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van
hun offerte niet ter beschikking gesteld kunnen worden van personen buiten de FOD
Financiën die belast zijn met de evaluatie en de controle.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
38/139
Indien de inschrijver geen enkele beslissing dienaangaande neemt in zijn offerte zal dit
worden geïnterpreteerd als een afwezigheid van beperkingen van zijnentwege in het kader
van de “controle door derden”, waarbij zijn offerte integraal ter beschikking kan worden
gesteld van personen van buitenaf die belast zijn met de evaluatie en de controle.
7.8. Controle en omkadering van de opdracht
Binnen 30 dagen na de levering door de opdrachtnemer zal de FOD Financiën overgaan tot
een volledige controle, acceptatietests genoemd, van de constitutieve elementen van elke
release zoals die werd bepaald in de kalender voor de realisatie van het project. De
controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de toepassing.
De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de modules beantwoorden
aan de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede
werking heeft tot doel vast te stellen of de geleverde diensten een goede werking kunnen
garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties
voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten
met name:
Vaststellen of de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden
uitgevoerd;
- Nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en werden geprogrammeerd;
- De capaciteiten controleren op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid,
belasting;
- Controleren of de documenten zijn geleverd.
De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de modules binnen
de gestelde termijnen goed scoren in de tests. Deze tests en hun tijdsschema worden in
gezamenlijk overleg bepaald.
-
Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt
tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het
bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten
worden aangekondigd, verbindt de begunstigde zich ertoe om voor eigen rekening de nodige
verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de
softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit
binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling
doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na deze termijn
behoudt de FOD zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze
veronderstelling moeten alle opleveringstests opnieuw worden uitgevoerd, nadat de
begunstigde de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd.
Concreet, in het geval dat de functionele testen van een module functionele gebreken of
elementen aantonen die niet conform zijn aan de functionele analyse, zullen de wijzigingen
moeten worden aangebracht op kosten van de opdrachtnemer en hertest worden door de
gebruikers. In het geval dat deze wijzigingen een impact hebben op een module die het
voorwerp uitmaakt van een vorige tussentijdse levering, zullen de wijzigingen aangebracht
worden op kosten van de opdrachtnemer, alvorens de FOD Financiën de tussentijdse
levering van deze module accepteert.
Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde
termijnen, kan de FOD Financiën:
Cahier des charges
-
-
S&L/AO/437/2015
39/139
ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in
artikel 47 van het KB van 14 januari 2013, dat de algemene uitvoeringsregels bepaalt
voor de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
ofwel bijzondere schikkingen treffen met de opdrachtnemer.
7.8.1. Beslissing Go/No Go
Aan het einde van de acceptatietests neemt de FOD Financiën een expliciete “Go/No Go”beslissing alvorens de applicatie in de productieomgeving te zetten. Een “Go” zal de
volgende fase van het project opstarten: in de productieomgeving zetten, Go live,
ondersteuning bij het opstarten.
Een "No Go"-beslissing door niet-aanvaarding van de levering naar aanleiding van de
applicatietests zal leiden tot de verplichting voor de opdrachtnemer om de applicatie te
herzien om aan de acceptatietests te beantwoorden. Na twee “No Go”-beslissingen kan de
aanbestedende overheid de facto een einde stellen aan de prestaties in het kader van het
project zonder dat dit enige vorm van schadevergoeding voor de opdrachtnemer met zich
meebrengt.
De aanbestedende overheid behoudt zich echter in voorkomend geval het recht voor van
rechtswege een maatregel toe te passen zoals bepaald in artikel 47 van het KB van 14
januari 2013.
De aanbestedende overheid behoudt zich echter in voorkomend geval het recht voor van
rechtswege een maatregel toe te passen zoals voorzien in artikel 47 van het KB van 14
januari 2013.
Een “Go/No”-beslissing voor redenen van geschiktheid, door eenzijdige stopzetting van het
project door de FOD Financiën zal voorwerp uitmaken van een gedeeltelijke voorlopige
oplevering. Deze gedeeltelijke voorlopige oplevering brengt een gedeeltelijke facturatie
teweeg van de prestaties volgens de administratieve modaliteiten opgenomen in punt 9
"Facturatie en betaling van de diensten" van dit bestek.
7.8.2. Personeelsaspecten
Behoudens overmacht verbindt de opdrachtnemer zich ertoe dat deze personen, van wie het
cv opgenomen dient te worden in de offerte (bijlage 5 van dit bijzonder bestek) daadwerkelijk
beschikbaar zijn om aan het project deel te nemen. Iedere wijziging in het projectteam
(toevoeging, verwijdering, vervanging) moet door het stuurcomité worden goedgekeurd.
7.9. Toegang tot de lokalen en veiligheid
7.9.1. Toegang tot de lokalen
De administratie mag de toegang tot de lokalen ontzeggen aan personeel van de aannemer
dat door zijn gedrag onvoldoende waarborgen biedt.
BELANGRIJK
De dienstverlener moet op elk ogenblik kunnen bewijzen dat zijn personeel in orde is met de
Belgische arbeidsreglementering. De dienstverlener bezorgt hiertoe aan de leidend
ambtenaar of diens afgevaardigde:
- de arbeidsovereenkomst;
Cahier des charges
-
S&L/AO/437/2015
40/139
het bewijs van goed gedrag en zeden;
de identiteitskaart.
De dienstverlener zal de leidend ambtenaar of diens afgevaardigde uiterlijk de eerste dag
van de uitvoering van het contract een volledige lijst bezorgen van het personeel dat
betrokken is bij de uitvoering van het contract. Deze lijst zal systematisch bijgewerkt worden
bij elke wijziging in de samenstelling van het personeel.
Deze lijst dient ten minste de volgende individuele inlichtingen te bevatten:
-
de naam
de voornaam
geboortedatum
de functie
de werkelijke of ermee gelijk gestelde prestaties in het kader van de onderhavige
opdracht
het type arbeidscontract dat het personeel verbindt met de dienstverlener
de naam van de firma waartoe iedere werknemer behoort
7.9.2. Veiligheid
Op het gebied van toegangscontrole moet de opdrachtnemer zich houden aan de geldende
normen binnen het gebouw. Om voor de hand liggende veiligheidsredenen worden die
normen pas meegedeeld op het ogenblik van de toewijzing van de opdracht, en dit
uitsluitend aan de opdrachtnemer.
7.10. Te respecteren normen en standaarden
De realisatieteams die door de opdrachtnemer ter beschikking van de FOD Financiën
worden gesteld, zullen de methoden en standaarden toepassen die zijn gespecifieerd door
de FOD Financiën of die zijn gekozen met diens instemming. Deze standaarden hebben
minstens betrekking op:
•
•
•
•
•
•
de technische normen voor software;
de projectbeheermethode (PMFin, een unieke projectmethodologie binnen de FOD
Financiën, gebaseerd op de internationaal erkende Prince2-methode);
het bijhouden van de documentatie;
de regels voor het programmeren (aanmaak, codestructuren, commentaren,
afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsnormen conform de ICT-fundamenten,
inclusief open normen, enz.);
de beheerregels, bepaald door de beheerdiensten van de besturingsomgevingen;
de procedures voor de basiswaarborgen.
Alle door de FOD Financiën gebruikte normen zijn opgenomen in een toelichtend document,
dat beschikbaar is op
http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/ (onder
« Fondements ICT du SPF Finances ») en
http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/
(onder “ICT Fundamenten van de FOD Financiën”). Elke verwijzing naar welke norm of
methodologie ook in onderhavig bestek is afhankelijk van de exacte beschrijving in het
officiële document op deze website.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
41/139
Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën competent om normen en
methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan
goedkeuring van een nieuwe norm, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch
comité en zich volledig moeten houden aan zijn beslissing.
7.11. Veranderingsbeheer (“change management")
Algemeenheden
De FOD Financiën kan te allen tijde tijdens de uitvoering van het contract de opdrachtnemer
voorstellen om eender welk aspect van de uitvoering van het contract te wijzigen, te
ontwikkelen of te beperken, onder andere de inhoud van de diensten (“voorstel tot wijziging”
in PMF in request for Change).
Activiteiten of aspecten waarop de opdrachtnemer kon vooruitlopen of die hij kon voorzien
tijdens de indiening van zijn offerte, of die er redelijkerwijs deel van uitmaken, zijn
inbegrepen in de uitvoering van de opdracht en zullen dus niet het voorwerp kunnen
uitmaken van een voorstel tot wijziging.
De opdrachtnemer zal geen voorstel tot wijziging van de FOD Financiën kunnen weigeren
als de wijziging in kwestie een daling van de kosten of van de volumes met zich meebrengt.
Zolang een voorstel tot wijziging niet formeel door de partijen (en door de stuurgroep) is
bekrachtigd, en behalve indien de partijen schriftelijk een andere overeenkomst hebben
gesloten, zal de opdrachtnemer het contract blijven uitvoeren alsof er geen voorstel tot
wijziging is.
De opdrachtnemer zal als enige aansprakelijk zijn voor elke schade of verlies als gevolg van
de uitvoering van een wijziging waarvoor de FOD Financiën niet de voorafgaande
schriftelijke goedkeuring heeft gegeven.
Modaliteiten
De opdrachtnemer verzekert dat hij steeds over de nodige menselijke en materiële middelen
zal beschikken voor de uitvoering van de wijzigingen.
Een wijziging kan enkel aanleiding geven tot een prijsaanpassing indien ze hoge materiële
meerkosten in hoofde van de opdrachtnemer inhoudt.
De opdrachtnemer zal geen bijkomende kosten factureren voor het bestuderen of het
voorbereiden van een verslag over een voorstel tot wijziging.
7.12. Uitvoeringsclausule
De inschrijver verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de
8 basisverdragen van de IAO na te leven, in het bijzonder:
1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte
arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid,
1957)
2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming
van het vakbondsrecht, 1948)
3. het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op
organisatie en collectief overleg, 1949)
4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende
de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en
beroepsuitoefening), 1958)
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
42/139
5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd,
1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de
ergste vormen van kinderarbeid, 1999)
Het niet naleven van deze verbintenis wordt op basis van artikel 44, §1, 1° van het Koninklijk
Besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de
voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke
stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, §2 van het Koninklijk Besluit
van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer
bepaald tot het eenzijdig verbreken van de opdracht.
8. Eigendom van de ontwikkelde software
8.1. Intellectuele eigendom
De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen,
modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in
machinetaal), rapporten, software en gegevensbanken, alsmede de methodes, knowhow,
concepten en andere ontwikkelingen waarvan de FOD Financiën eigenaar of licentiehouder
is, zullen blijven toebehoren aan de FOD Financiën als eigenaar of licentiehouder (hierna
"intellectuele eigendom van de Administratie"). Alle intellectuele eigendomsrechten die
voortvloeien uit een wijziging of aanpassing van de intellectuele eigendom van de overheid
behoren automatisch toe aan de FOD Financiën.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om elke wijziging of aanpassing nauwkeurig te
documenteren. Alle documentatie in eender welke vorm die verband houdt met deze
wijzigingen of aanpassingen van de intellectuele eigendom van de overheid wordt geacht er
integraal deel van uit te maken.
De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen,
modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in
machinetaal), rapporten, software en gegevensbanken, alsmede de methodes, knowhow,
concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer, en/of de door de
opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), in het kader van de uitvoering van de
opdracht creëert, worden hierna “specifieke ontwikkelingen” genoemd.
De intellectuele en industriële eigendomsrechten met betrekking tot o.a. tekeningen,
modellen, literaire werken en/of documenten (opgeslagen op bestendige wijze of in
machinetaal), rapporten, software en gegevensbanken, evenals de methodes, knowhow,
concepten en andere ontwikkelingen, die de opdrachtnemer in het kader van de uitvoering
van de opdracht gebruikt en die de eigendom zijn van de opdrachtnemer en/of van de door
de opdrachtnemer aangestelde onderaannemer(s), worden hierna “andere componenten”
genoemd.
De “specifieke ontwikkelingen” behoren vanaf hun ontstaan onmiddellijk in volle en
exclusieve eigendom toe aan de FOD Financiën. Voor zover nodig, teneinde de FOD
Financiën toe te laten de specifieke ontwikkelingen te gebruiken, aan te passen, te (laten)
onderhouden (door derden) en/of de specifieke ontwikkelingen te reproduceren, verbindt de
opdrachtnemer zich ertoe, en/of maakt hij zich sterk, om de FOD Financiën, wat de andere
componenten betreft die gebruikt zijn tijdens en na de uitvoering van de opdracht, een nietexclusieve, overdraagbare, wereldwijde, onherroepelijke en voor sublicentie vatbare licentie
toe te kennen voor de duur van de wettelijke bescherming van de intellectuele
eigendomsrechten met het oog op het gebruik, de wijziging en de reproductie van de andere
componenten.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
43/139
De opdrachtnemer onthoudt zich ervan om de specifieke ontwikkelingen op eender welke
wijze te gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van deze opdracht zonder de
voorafgaande, schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de FOD Financiën; hij zal
ervoor zorgen dat zijn werknemers, tussenpersonen en onderaannemers eveneens aan
deze verplichting onderworpen worden.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD Financiën, zonder bijkomende kosten, de
documentatie (inclusief alle relevante technische specificaties) en, ingeval van software, ook
de broncode van de specifieke ontwikkelingen onder de vorm van een bruikbare
ontwikkelings- en productieomgeving, ter beschikking te stellen en deze voortdurend up-todate te houden.
De vergoedingen die de FOD Financiën betaalt voor de levering van de diensten omvatten
de vergoeding voor de overdracht of het gebruiksrecht van deze intellectuele
eigendomsrechten.
8.2. Garanties
De opdrachtnemer zal er zich van onthouden om waar ook ter wereld het intellectuele
eigendomsrecht op de specifieke ontwikkelingen op te eisen of om het even welke andere
aanspraak erop te doen gelden, een aanvraag tot octrooi of om het even welke soortgelijke
bescherming in te dienen. Hij zal erop toezien dat zijn werknemers, tussenpersonen en
onderaannemers eveneens door deze verplichting gebonden zijn.
De opdrachtnemer waarborgt dat hij alle nodige rechten en toelatingen bezit om de
hierboven beschreven intellectuele eigendomsrechten over te dragen of er een
gebruikslicentie voor te verlenen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de FOD
Financiën alle vereiste bijstand te verlenen, alle verplichte formaliteiten te vervullen en alle
nodige stappen te ondernemen om de geldige overdracht van voornoemde rechten te
verzekeren en aan te tonen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe en maakt zich sterk dat
hij deze verplichting door zijn werknemers, aangestelden en eventuele onderaannemers zal
doen naleven.
De opdrachtnemer zal de FOD Financiën op de hoogte brengen van alle andere
componenten die gebruikt worden bij de levering van de diensten.
De opdrachtnemer waarborgt dat de rechten verstrekt in verband met de specifieke
ontwikkelingen en de andere componenten geen inbreuk zullen maken op de intellectuele en
andere rechten van een derde.
Indien om het even welke eis wordt ingesteld door een derde wegens een vermeende
inbreuk op een intellectueel of ander eigendomsrecht van die derde door om het even wie
naar aanleiding van de levering of het gebruik van de diensten, dan zal de opdrachtnemer op
het eerste verzoek van de FOD Financiën alle mogelijk informatie verschaffen en hulp en
bijstand verlenen (onder andere vrijwillig tussenbeide komen in een procedure op het eerste
verzoek van de FOD Financiën) om de FOD Financiën in staat te stellen zijn verdediging
daadwerkelijk en efficiënt te organiseren. De opdrachtnemer zal alle kosten ingevolge een
dergelijke aantijging dragen (advocatenkosten inbegrepen).
Indien de FOD Financiën ten gevolge van een dergelijke eis een boete en/of
schadevergoeding moet betalen, zal de opdrachtnemer deze betaling op zich nemen.
Indien ten gevolge van een dergelijke eis de diensten niet meer succesvol geleverd kunnen
worden of een geleverde dienst niet langer succesvol kan blijven bestaan, zal de
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
44/139
opdrachtnemer na overleg met de FOD Financiën en op zijn kosten instaan voor het herstel
daarvan.
Zonder afbreuk te doen aan de verplichting van de opdrachtnemer tot geheimhouding van
alle informatie over deze opdracht en van alle vertrouwelijke informatie heeft de
opdrachtnemer het recht om de knowhow of de ervaring die hij in het kader van de uitvoering
van de opdracht heeft verworven voor andere doeleinden dan de uitvoering van de opdracht
aan te wenden.
9. Facturatie en betaling van de diensten
Voor elk van de schijven geschiedt de betaling, na iedere gedeeltelijke voorlopige oplevering
voor het deel 'ontwikkeling' na overlegging van regelmatig en correct opgestelde facturen
opgesteld op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Centrale Facturatiedienst
Koning Albert II-laan, 33, bus 788 - Blok B22
1030 BRUSSEL
Het PV van gedeeltelijke voorlopige oplevering zal aan de desbreffende factuur worden
bijgevoedg.
Voor elk van de schijven geschiedt de betaling, op het einde van ieder trimester (na de
garantieperiode), voor het onderhoud na opmaak van regelmatig en correct opgestelde
facturen opgesteld op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Centrale Facturatiedienst
Koning Albert II-laan, 33, bus 788 - Blok B22
1030 BRUSSEL
De factuur mag ook in pdf-formaat worden gemaild naar:
[email protected]
Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: "..... op naam van ... te ..."
Het bestelbonnummer (4500XXXXXX) en in voorkomend geval het contractnummer
(5XXXXXXX) zullen systematisch op iedere factuur vermeld worden.
De betaling vindt plaats conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit.
Alleen correct uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden.
BELANGRIJK
De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
45/139
Dientengevolge, in overeenstemming met btw-beslissing nr. E.T. 122.360. dd. 20.03.2012
van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken,
leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van
medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29
december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de
toegevoegde waarde.
Alleen correct uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de
datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de
opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de technische oplevering te vervullen
en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de
betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt
de factuur als schuldvordering.
De factuur moet worden opgesteld in euro.
10. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener
Alle resultaten en verslagen opgesteld door de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van deze
opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd
of gecommuniceerd aan derden, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de
aanbestedende overheid.
De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gehouden aan het beroepsgeheim
inzake de informatie die hij zou hebben verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht.
De informatie mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende
overheid worden meegedeeld aan derden.
De opdrachtnemer heeft de toelating om de onderhavige opdracht in zijn referenties te
vermelden.
Alle inlichtingen die aan het personeel van de begunstigde worden verstrekt in het kader van
de opdracht, alle documenten die hem worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan hij
deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.
De informatie waarover het gaat:
•
•
•
kan opgeslagen zijn op eender welk type van informatiedrager, zoals papier, een film,
een magneetband, een schijf, een diskette, een geïntegreerde montage, enz.;
kan mondeling worden meegedeeld aan de opdrachtnemer, door middel van een
demonstratie en/of de overdracht van een informatiedrager met de bedoelde
informatie, of kan ter kennis van de opdrachtnemer worden gebracht naar aanleiding
van de uitvoering van deze opdracht of van een door de FOD Financiën in het kader
van deze opdracht toevertrouwde taak;
kan geheel of gedeeltelijk bestaan uit, bijvoorbeeld, studies, handleidingen,
conceptieplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen,
functionele specificaties, procedures, computerprogramma's, uitvoerbare codes,
berekeningen, enz.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
46/139
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de
opdracht, alle vertrouwelijke informatie, van welke aard dan ook, die aan hem wordt
meegedeeld of waarvan hij tijdens de uitvoering van zijn opdracht kennis neemt,
vertrouwelijk te behandelen.
De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de
vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen
vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere
ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn
personeelsleden en aan die van de onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht
betrokken zijn slechts die gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering
van hun taak in het kader van de onderhavige opdracht.
De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD
Financiën:
•
•
•
•
waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan
aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor de eerste
keer door de FOD Financiën werd meegedeeld;
die, op het moment dat ze gekend was door de FOD Financiën, reeds openbaar was;
die, nadat ze gekend was door de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar
niet door toedoen van de opdrachtnemer. of
die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte
over de informatie van de FOD Financiën en die gemachtigd was om deze aan de
opdrachtnemer mee te delen.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe:
•
•
om informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien
deze zich op een drager bevindt die door de FOD Financiën ter beschikking is
gesteld;
om, anderzijds, informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te
leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die de FOD
Financiën hem oplegt en uitsluitend voor zover dat strikt noodzakelijk blijkt.
Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt
gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën die door de FOD
Financiën aan de opdrachtnemer wordt toevertrouwd, blijft integraal eigendom van de FOD
Financiën. Zelfs al heeft de opdrachtnemer deze informatie of een deel ervan gekopieerd of
vastgelegd, dan nog blijft ze integraal eigendom van de FOD Financiën.
De FOD Financiën heeft het recht om, op elk moment, aan de opdrachtnemer te vragen om
het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie
van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich
ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren.
De opdrachtnemer verbindt zich er toe om bij het verstrijken van de uitvoering van de
opdracht onverwijld aan de FOD Financiën alle informatiedragers te bezorgen die informatie
bevatten over de FOD Financiën en die aan de opdrachtnemer werden toevertrouwd met het
oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers niet eerder werden
terugbezorgd aan de FOD Financiën.
Alle informatie van de FOD Financiën blijft eigendom van de FOD Financiën.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
47/139
Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën de opdrachtnemer geen
enkel licentierecht, noch expliciet noch impliciet, op octrooirechten, auteursrechten of andere
intellectuele rechten.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de informatie van de FOD Financiën niet
industrieel toe te passen of te gebruiken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van
de onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën in het kader van
de onderhavige opdracht werd opgelegd.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het
slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet naleven door de opdrachtnemer zelf of door
leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens het
onderhavige artikel.
11. Clausule van de meest begunstigde klant
De opdrachtnemer zal de FOD Financiën als de meest begunstigde klant beschouwen.
Als de opdracht over verschillende jaren loopt, zal de opdrachtnemer elk jaar vanaf het
tweede jaar van de uitvoering van het contract de prijzen voor deze opdracht aanpassen,
met toepassing van de laagste prijzen die hij voorstelt voor gelijkaardige prestaties aan
andere klanten in België, voor zover deze laagste prijzen lager zijn dan de eenheidsprijzen
die golden in het begin van de opdracht.
De verklaringen die de opdrachtnemer hieromtrent aflegt, die bepalend zijn voor het naleven
van deze verplichting, kunnen worden nagegaan in de boeken van de opdrachtnemer door
een auditeur, betaald door de FOD Financiën, tijdens de kantooruren en zonder verplaatsing
van de relevante documenten.
De auditeur zal zich beperken tot het al dan niet certificeren van de relevante gegevens. Als
de auditeur besluit om niet te certificeren, dan heeft de opdrachtnemer 30 kalenderdagen om
de prijzen aan te passen.
Deze aanpassing van de prijzen mag eenmaal per jaar plaatsvinden.
12. Geschillen.
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend
beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De
voertaal is Nederlands of Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of
goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn
voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende
overheid tegen elke vordering van schadevergoeding voor derden in dit verband.
13. Boeten en Straffen.
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 wordt de aandacht
van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 154 van
het KB van 14 januari 2013 betreffende de boeten en de straffen omwille van het belang dat
de Federale Overheidsdienst Financiën toekent aan het zo snel mogelijk indienststellen.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
48/139
13.1. Boetes
Elke niet-uitgevoerde dienst in het kader van deze opdracht, geeft aanleiding tot de
toepassing van een forfaitaire straf van 1.250,00 euro.
Elke dagelijkse rapportering die niet wordt uitgevoerd, geeft aanleiding tot de toepassing van
een forfaitaire straf van 100,00 euro.
13.2. Boetes
Voor elke dienst die niet wordt uitgevoerd binnen de door de aanbestedende overheid
opgelegde termijnen wordt per inbreuk op deze termijnen en per kalenderdag vertraging, van
rechtswege een forfaitaire boete toegepast van 5000,00 euro voor niet-uitvoering.
De boetes zijn van rechtswege verschuldigd, zonder formaliteiten of kennisgeving.
13.3. Aanrekening van de boeten
BELANGRIJK
Ter herinnering: de inschrijver moet in zijn offerte een SLA opnemen waarvan de
schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde forfaitaire straffen
en boeten worden gevoegd.
Ter herinnering: de inschrijver moet in zijn offerte een SLA opnemen waarvan de
schadevergoedingen bij de door de aanbestedende overheid opgelegde forfaitaire straffen
en boeten worden gevoegd.
Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het nietnaleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het
door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.
Alle boeten en straffen, alsook het bedrag van de schadegevallen, bijkomende kosten of
uitgaven die voortvloeien uit of zullen voortvloeien uit de toepassing van dienstmaatregelen,
zullen, in de eerste plaats, afgehouden worden van de bedragen, van welke aard ook
(facturen), die aan de dienstverlener verschuldigd zijn, en vervolgens van de borgtocht.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
49/139
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN
1. Inleiding
Het project FIRST (Federal Integrated Recovery System and Tax-refund) beoogt bepaalde bestaande functionaliteiten te verbeteren en er
nieuwe te ontwikkelen met het oog op een correcte inning van de vastgestelde rechten, een doeltreffende invordering van de onbetaalde
schulden en de terugbetaling van de verschuldigde bedragen ten gunste van natuurlijke of rechtspersonen.
Concreet gesproken heeft dit project als doel de Algemene administratie van de inning en de invordering in staat te stellen om:
• te zorgen voor elke interne of externe, nationale of internationale vraag om inning en/of schuldinvordering alsook de terugbetaling aan
derden via een generieke module "Generieke intake" die Schijf 1 van deze opdracht uitmaakt;
•
de module Accounting te verbeteren om er andere functionaliteiten aan toe te voegen, met name de implementatie van G/L-interfaces
met het programma Fedcom en de functionaliteit voor terugbetalingen aan rechthebbenden. Deze deliverable maakt Schijf 2 van deze
opdracht uit.
•
invorderingsacties te starten vanuit een generieke module op basis van parameters zoals de signaletiek van de schuldenaar, informatie
over de in te vorderen schuld en informatie in verband met de te ontvangen betaling. Deze functionaliteit moet afgestemd worden op
interne en/of externe applicaties en/of organen van de FOD Financiën. Zij moet een interactie met deze applicaties en/of organen
(wijziging, afsluiting, kosten en handelingen) mogelijk maken in twee richtingen. Deze deliverable maakt Schijf 3 van deze opdracht uit.
2. Opmerkingen in verband met de structuur van het technisch deel van het bestek
2.1 Gebruikte definities, afkortingen en acroniemen.
Term
Definitie
AB
BBV
KBO
NFI
RPB
RR
RV
BO
AT
de administratieve boetes
(belasting op de beursverrichtingen) zie TOB
Kruispuntbank van Ondernemingen
Toepassing voor het beheer van de Belasting op de Deelname
van Werknemers in het kapitaal of in de winst van de
vennootschappen
belasting op het langetermijnsparen
de belasting van niet-inwoners - natuurlijke personen en
vennootschappen
Bank Transaction Manager
de belasting over de toegevoegde waarde
Belgische Vereniging van Banken en Beursvennootschappen
jaarlijkse belasting op de winstdeelnames
Belastingen op werknemersparticipatie
Inning Comptabiliteit – Perception Comptabilité
Inning en Invordering
de met de inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen:
de belasting van niet-inwoners, natuurlijke personen en
vennootschappen
de rechtspersonenbelasting
de personenbelasting,
de vennootschapsbelasting
jaarlijkse belasting op de coördinatiecentra
jaarlijkse belasting op de verzekeringscontracten
Kruispuntbank voor Ondernemingen
Niet-fiscale invordering
Overschrijving met Gestructureerde Mededeling
Onroerende Voorheffing
Inning en Invordering
Penale Boetes
de roerende voorheffing
Globaal Wachtregister
Wachtregister Klant
Rijksregister
niet-fiscale invordering
de rechtspersonenbelasting
Rijksregister
de roerende voorheffing
beslagen-overdrachten
aanplakkingstaks
JBVC
JTCC
MIGB
MZGT
BT
BT
TBV
ACB
BLTS
TLET
BIS
TOB
TOB
BWD
BDW
jaarlijkse taks op de verzekeringscontracten
jaarlijkse taks op de coördinatiecentra
met de inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen
met het zegel gelijkgestelde taksen
boordtabellen
boordtabellen
(Taks op de beursverrichtingen) zie TOB
accijnscompenserende belasting
taks op het langetermijnsparen
taks op de levering van effecten aan toonder
belasting op inverkeerstelling
taks op de beursverrichtingen
taks op de beursverrichtingen
jaarlijkse taks op de winstdeelnemingen
belasting op de deelname van werknemers
BDW
BLTS
BNI/NP BNI/Ven
BTM
BTW
BVB
BWD
BWP
ICPC
I&I
IGB
BNI/NP BNI/Ven
RPB
PB
de Ven.B.
JBCC
JBVC
KBO
NFI
OGM
OV
I&I
PB
R.V.
GWR
WRK
RR
Pagina 49 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
50/139
Term
Definitie
BTW
VA
VA
OGM
VENB
ZGB
de belasting over de toegevoegde waarde
de voorafbetalingen
de voorafbetalingen
overschrijving met gestructureerde mededeling
de vennootschapsbelasting
de met de zegel gelijkgestelde belastingen:
3. Context van de opdracht.
3.1. Algemene context
Vanuit een functioneel oogpunt is het programma First in productie met verschillende modules, met name, Penale boeten, Beslagenoverdrachten, Roerende voorheffing, Accounting (module die de innings- en comptabiliteitsfunctionaliteiten groepeert), Recovery (module die
de invorderingsfunctionaliteiten groepeert). First kan voorgesteld worden aan de hand van het onderstaande schema:
Geïntegreerd programma First
Gebruikt diensten
IAM
BUSINESS MODULES
PenB (Penale Boeten)
RV (Roerende voorheffing)
SC (Beslagen en
overdrachten)
A
C
C
O
U
N
T
I
N
G
ICPC
R
E
C
O
V
E
R
Y
SEPA
FILENET
SITRAN
ANNUCOMP
Technische Interfaces
FEDOPRESS
DB FIRST
CCFF
BTM
Via deze modules gebeurt de verwerking van de schuld volgens de volgende stappen:
1. Registratie van de schuld
Via interne (roerende voorheffing en Penale boeten) en externe schermen (roerende voorheffing-aangifte via webinterface) worden
aangiften (RV) en vonnissen (penale boeten) in het systeem geregistreerd. Ook beslagen en overdrachten worden manueel
geregistreerd. Voor de politieboeten worden txt-bestanden aangeleverd die in de toepassing worden ingelezen.
De geregistreerde gegevens worden na validatie in het systeem opgeslagen en kunnen nadien door de gebruiker geraadpleegd worden.
Eventuele bijlagen kan men inscannen.
2. Inschrijving in de boekhouding
Het systeem schrijft na validatie het positief of negatief recht in de boekhouding als een zogenaamd “boekhouddocument” met een
aantal detaillijnen die een latere boekhoudkundige verwerking toelaten.
Dit boekhouddocument wordt ingeschreven in een boekhouddossier waaraan een belastingplichtige of een groep van
belastingplichtigen verbonden is. Dit systeem is gebaseerd op het systeem SITRAN wat een unieke bron is binnen de FOD Financiën
om signalitieke gegevens van particulieren en vennootschappen te raadplegen.
Voor positieve rechten maakt het systeem ook een record “te ontvangen betaling” aan en geeft aan de ingeschreven schuld een
schuldreferentie die in het betaalverkeer als gestructureerde mededeling gebruikt zal worden.
3. Verwerking van de betalingen
Betalingen die aangeleverd worden via CODA-bestanden door bPost komen toe op een platform genaamd BTM (Bank Transaction
Manager). Na validatie worden de betalingen in het systeem ingelezen waar ze ofwel op de schuld geboekt worden, in het wachtregister
van de klant worden ingeschreven (indien het systeem voldoende info in de mededeling terugvindt, ofwel in het algemeen wachtregister
geplaatst bij onvoldoende informatie. Alle toekomende gegevens zijn eveneens consulteerbaar binnen de toepassing als “financiële
gegevens van de rekening(en) van het ontvangkantoor”.
Via deze weg (BTM) worden ook de CODA’s voor terugbetalingen uit het wachtregister aan bPost bezorgd ter uitvoering.
4. Balans van schulden en tegoeden
Er werd een scherm ontwikkeld dat een overzicht biedt van alle schulden en tegoeden (en ongebruikte betalingen) voor een bepaalde
belastingplichtige. Dit overzicht bevat een globaal zicht voor alle schulden en tegoeden die zich in het systeem bevinden over alle
kantoren heen. Op dit scherm zijn ook de beslagen en overdrachten zichtbaar, alsook de schulden waarvoor hij/zij (de firma) solidair of
hoofdelijk aansprakelijk kan gesteld worden.
Vanuit dit scherm kunnen schulden en betalingen ook in detail geconsulteerd worden en bestaat de link naar de schermen
“wachtregister” om onbestemde betalingen te behandelen.
5. Behandeling van de onbestemde betalingen (wachtregisters)
Een betaling die het systeem niet automatisch aan een schuld kan toewijzen wordt ingeschreven in een zogenaamd wachtregister.
Het huidige systeem bevat 2 types van wachtregisters. Indien de klant gekend is linkt men de onbestemde betaling aan deze klant zodat
in de balans van schulden en tegoeden deze betaling zichtbaar wordt voor de gebruiker. Dit is het zogenaamde “wachtregister klant”
Indien de klant niet gekend is schrijft het systeem deze betaling in het “algemeen wachtregister”.
Beide wachtregisters vragen om een manuele tussenkomst van de eindgebruiker die de nodige opzoekingen verricht of bijkomende
informatie vraagt via aan het systeem gelinkte standaarddocumenten.
6. Workflow
Pagina 50 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
51/139
Via een aantal batchverwerkingen zoekt het systeem de “vervallen” en onbetaalde schulden op, past de status aan en zendt
automatische aanmaningen via een gecentraliseerd systeem “FEDOPRESS”.
Voor schulden waarvoor nog geen invorderingstitel bestaat voorziet deze workflow de zogenaamde “inkohiering van rechten”
(bijvoorbeeld voor roerende voorheffing) met verzending van het aanslagbiljet. Dit met overdracht van de rechten van het
inningscentrum naar de lokale innings- en invorderingskantoren.
De workflow voorziet ook in de aanmaak van “to-do’s” in een taskmanagersysteem om de eindgebruiker te verwittigen om initiatief
inzake vervolgingen te nemen.
Een andere toepassing in deze workflow systemen voorziet in de aanmaak van de lijsten 204 die naar de FOD Justitie gaan om de
vervangende gevangenisstraf te vragen wegens niet betaling van penale boeten binnen de opgelegde termijnen.
Ook in dit luik van de toepassing zal een nieuwe keuze gemaakt dienen te worden om de uitgaande stromen (documenten of
bestanden) op te nemen in de visie van de “generieke output”.
7. Solvabiliteitsfiche
Een aantal schermen werd ontwikkeld om een globale visie te verkrijgen van de solvabiliteit van een betrokken belastingplichtige
natuurlijke persoon of vennootschap. De uiteindelijke bedoeling is om hier over alle kantoren heen relevante info te verzamelen en de
nodige linken met interne en externe gegevensbronnen mogelijk te maken zodat de juiste invorderingskeuzes kunnen gemaakt worden.
Vanuit deze solvabiliteitsfiche wordt dan ook een overzicht van reeds gedane invorderingsacties gegeven (van het eigen kantoor en
andere ontvangkantoren) en kunnen nieuwe vragen om inlichtingen en invorderingsacties opgestart worden.
Ook uitgebreide signalitieke gegevens kunnen aan de eindgebruiker gepresenteerd worden.
8. Invorderingsacties
Onder deze noemer verstaan we de schermen die het mogelijk maken om allerlei invorderingsacties te ondernemen (bijvoorbeeld:
aanvragen om betaalakkoorden, opdrachten aan de Gerechtsdeurwaarder, vereenvoudigde derdenbeslagen enz.). De ontwikkeling van
dit laatste voorbeeld maakt ook deel uit van dit lastenkohier.
Via deze schermen dienen ook de eventuele gemaakte vervolgingskosten en de desbetreffende akten in het systeem ingevoerd te
kunnen worden. Ook hier is een automatische stroom voorzien om deze gegevens in batch via aangeleverde bestanden in te lezen (hier
dient de toepassing gebruik te maken van het systeem dat ontworpen zal worden en de projectnaam eMission draagt).
Ook hier wordt de link gelegd met het in dit lastenboek voorziene systeem van “generieke output”.
9. Documentenverwerking
In de diverse toepassingen bestaat de mogelijkheid om bijlagen in pdf-vorm toe te voegen. Deze worden gescand en opgeslagen in
filenet via een barcodeformulier of rechtstreeks als bijlage. Aanpassingen aan het huidige systeem zijn nodig om bij problemen met de
toegang tot filenet de pdf-bestanden tijdelijk op te slaan om ze pas nadien in te laden zonder invloed op het gebruikerssysteem.
Voor het verzenden vanuit de toepassing van documenten vanuit de verschillende gebruikersinterfaces (vb. betaalberichten,
betaalakkoorden, vragen om inlichtingen, invorderingsacties, enz.) wordt in de huidige toepassing rechtstreeks naar filenet via
FEDOPRESS of DOCTRAN gegaan.
Vanuit applicatief oogpunt neemt FIRST de volgende vorm aan:
Onderstaande figuur toont de huidige high-level architectuur van de FIRST-toepassing.
Fig.: Huidige high-level architectuur
De bovenste laag met pakketten Aangifte (Declaration), Inning (Collection) en Invordering (Recovery) maakt gebruik van de laag Boekhouding
(Accounting). Alle lagen maken gebruik van de laag Basiscomponenten (Base). De toegang tot een onderliggende laag gebeurt steeds door
middel van een delegate, die de interne implementatie van een laag afschermt. De interface die aangeboden wordt door de delegate dient zo
stabiel mogelijk te blijven, zodat wijzigingen aan de interne implementatie geen impact hebben op hoger liggende lagen.
Pagina 51 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
52/139
Web Application
View
Controller
Model
Client Application
Internal Delegate
Delegate
Backend
Façade
Service
Repository
Fig.: Architectuur binnen een pakket.
Binnen een pakket zijn meerdere lagen te onderscheiden. De meeste pakketten bestaan uit een of meerdere web-applicaties (algemeen
gekend als “front-office”) en een business EJB-module (algemeen gekend als “back-office”).
Binnen een web-applicatie wordt het Model-View-Controller patroon gebruikt om de applicatie te realiseren. FIRST gebruikt het Struts 2
framework om dit patroon te realiseren.
Andere FIRST-pakketten die gebruik maken van een pakket, doen dit steeds door middel van een delegate. Ook web-applicaties eigen aan het
pakket zelf gebruiken een delegate, maar het gaat hier meestal om een interne delegate met meer functionaliteit dan de publieke interface.
In de backend zijn drie lagen te onderscheiden: de façade, waarop de delegate connecteert, de service-laag die de business-logica
implementeert en de repository-laag die instaat voor de persistentie. Voor de façade en service-laag maakt FIRST gebruik van EJB3, voor de
repository, die toegang biedt tot de databank maakt FIRST gebruik van JPA.
Onderstaande figuur toont FIRST in relatie met andere, externe componenten en toepassingen.
Pagina 52 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
53/139
Pagina 53 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
54/139
Voor de communicatie met externe systemen worden volgende technologieën gebruik:
• Webservice: Een aantal systemen wordt aangesproken via web services. Deze communicatie gebeurt via standaard HTTP-verkeer.
FIRST gebruikt het Axis framework voor de integratie van dit mechanisme.
•
Remote EJB: Interne communicatie tussen FIRST-componenten gebeurt door middel van remote EJB’s (EJB 3).
•
FTP: Communicatie met mainframe applicaties gebeurt door de uitwisseling van bestanden op een FTP-server.
•
JCR: Communicatie met Filenet gebeurt door middel van de CCFF Connector gebaseerd op de JCR standaard.
•
JMS: Sitran signalen worden ontvangen via een gedistribueerde JMS topic.
•
JDBC: Communicatie met gegevensbanken gebeurt (op het laagste niveau) via de JDBC standaard. Binnen FIRST wordt deze
technologie evenwel onrechtstreeks gebruikt via JPA.
3.2. Technische context
De FOD Financiën wenst de in het verleden verworven licenties zoveel mogelijk te benutten en niet twee keer te betalen voor vergelijkbare
functionaliteiten. Daarom eist de FOD Financiën conformiteit met de ICT-standaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn.
Indien bepaalde ontwikkelingen vereist zijn, wordt de inschrijver verzocht om de bestaande standaard ontwikkelingstools te gebruiken.
Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaard methodologieën voor analyse, ontwikkelingssupport en projectbeheer
(PMFin, de unieke projectmethodologie Financiën, gebaseerd op de internationale standaard Prince2).
De aandacht van de inschrijver wordt bovendien gevestigd op het enorme belang bij de IAM-aspecten in het kader van de opdracht.
De volledige beschrijving van de standaarden en van FUP staat op:
http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/
In zijn offerte moet de inschrijver rekening houden met de technische aspecten die hier worden aangehaald.
Hardware-omgeving
Alle posten moeten ontwikkeld worden op platformen die de FOD Financiën ter beschikking stelt, volgens de technologische normen en de
ontwikkelingsnormen die zijn bepaald door de FOD.
Ontwikkelings-, test-, integratie- en productieomgeving
De ontwikkelingsomgeving, de testomgeving en de productieomgeving zijn gescheiden, maar technisch gesproken zijn ze identiek om
onverenigbaarheden te vermijden. De ontwikkeling, de integraties, de tests (in de ruime betekenis) en de productie worden dus uitgevoerd op
identieke platformen.
Prestaties
Het systeem moet 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar zijn zonder dat de prestaties merkbaar afnemen.
Eisen in verband met integratie in de bestaande standaards
In het verlengde van de inleiding op dit deel wordt de aandacht van de inschrijver nogmaals gevestigd op de eisen inzake de integratie in de
bestaande standaards. De opdrachtnemer ontvangt na gunning van de opdracht aanvullende informatie met betrekking tot hetgeen volgt (maar
desgevallend ook met betrekking tot de andere normen).
Clientstation
De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. De FOD
Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. Daartoe dient hij verplicht
een web-based oplossing voor te stellen. Eveneens moet de inschrijver, binnen de ICT-standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen
van software zorgen.
De opdrachtnemer heeft toegang tot PMFin, onze methodologie en procedure voor projectbeheer. PMFin is de unieke en standaard
projectmethodologie van de FOD Financiën. Ze is gebaseerd op de internationale norm Prince 2. De methodologie wordt ondersteund door de
projecttool ProjectMaster.
API
De inschrijver wordt gevraagd om een 'Project Initiation Document' (PID) in te dienen, waarin de belangrijkste taken worden beschreven om
het project te kunnen verwezenlijken.
Dit document is voor ons een product, een werkeenheid binnen onze eigen PID’s.
Het Project Initiation Document moet aan enkele minimumeisen voldoen:
•
Beschrijving van de context van het project, definitie van het project, de doelstellingen, de omvang.
•
Een stevige en goed onderbouwde PBS ('Project Breakdown Structure'): producten, beschrijving, kwaliteits- en aanvaardingscriteria.
•
Een volledige WBS ('Work Breakdown Structure'), een gedetailleerde en realistische planning van het project met de mijlpalen (GANNT)
en de duur van de verschillende fasen, subfasen, activiteiten en taken, de (financiële, menselijke en andere) middelen die per fase
moeten worden aangewend. Deze planning zal up-to-date gehouden worden.
•
Gedetailleerde risicoanalyse en definitie van de beheersmaatregelen.
Pagina 54 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
55/139
•
Voorstel van projectstructuur, rekening houdend met de rolomschrijving in dit hoofdstuk.
•
•
Afhankelijkheid van andere projecten.
Kwaliteitsplan.
•
Communicatieplan (met 'change management'-aspecten).
•
Verslagen en opvolging van de uitvoering (situatie en vooruitgang).
Na de kick-offmeeting wordt het PID gefinaliseerd, vervolledigd en tot slot voor validering aan het stuurcomité, inclusief sponsor, overgemaakt.
De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake de organisatie van professionele diensten beschrijven: aangeboden diensten,
geografisch bereik, niveau en kwaliteiten van het personeel.
Het plan moet voor elke fase/elk deel van een fase de taken, hun duur en het aantal betrokkenen specificeren. Het plan moet ook de
samenwerking toelichten die wordt verwacht van het personeel van de FOD Financiën.
Na de gunning van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd PID en projectplan worden uitgewerkt en voorgelegd aan de
projectbeheersstructuur van de FOD Financiën. De formele goedkeuring van het voormelde PID (inclusief projectplanning) door de stuurgroep
van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat.
De formele goedkeuring van het voormelde PID (inclusief projectplanning) door de stuurgroep van het project is noodzakelijk alvorens de
volgende fase kan worden aangevat.
Het is aan de inschrijver om het PID tijdens de duur van het project up-to-date te houden.
Elke wijziging van het projectplan moet formeel worden goedgekeurd door de stuurgroep van het project.
Het PID van de inschrijver zal voor ons eigen PID een informatiebron vormen voor de producten en werkeenheden waarvoor de inschrijver
verantwoordelijk zal zijn.
Governancestructuren
Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheersstructuren van de FOD Financiën.
Deze worden in onderstaand schema weergegeven:
Projectleider
Ieder project van de FOD Financiën wordt geleid door een interne projectleider (business). Deze wordt aangesteld door de sponsor, in
samenspraak met de stuurgroep.
De inschrijver zal een eigen externe projectcoördinator (externe projectleider) aanduiden.
Deze draagt samen met de projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project.
Stuurgroep
De Stuurgroep heeft een ruime bevoegdheid: hij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt het PID. met inbegrip van
gedetailleerde planning en alle wijzigingen daarvan, goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables
(producten, deelopleveringen), beoordeelt de kwaliteit van de eind- en deelproducten, spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen
die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt hij alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de
uitvoering van de opdracht (garantie, naleven van de SLA's, kwaliteit van de uitvoering, enz.).
Daarom brengen de projectleider en de externe projectcoördinator regelmatig verslag uit bij de stuurgroep: situatie, vooruitgang, risico’s en
problemen…
De stuurgroep bestaat uit de sponsor, een senior profiel van de inschrijver, de projectleider en de externe projectcoördinator, alsook een
vertegenwoordiger van de gebruikers.
Anderen kunnen worden uitgenodigd, zoals de operationele PMO, de ICT-projectcoördinator, de workpackageverantwoordelijke en specifieke
projectmedewerkers
Projectteam
Het projectteam bestaat uit verschillende profielen (intern en extern), die ieder verslag uitbrengen bij de verantwoordelijke van hun werkeenheid
("work package") of bij de projectleider. Idealiter maken de volgende functies deel uit van het team:
Idealiter maken de volgende functies deel uit van het team: ICT-projectcoördinator (die de contacten met de stafdienst ICT verzorgt), change
coördinator (die instaat voor het beheer van de wijzigingen) (P&O en Communicatie), externe coördinator (contractant).
Operationele PMO
De operationele PMO kan de projectleider helpen bij het beheren en beheersen van het project, bij het toepassen van de PMFin-methodologie,
bij het gebruik van de ProjectMaster-projecttool en bij het opstellen van de verslagen voor de stuurgroep of het directiecomité.
Kick-offmeeting
Binnen een periode van maximaal 2 weken na de toewijzing van de opdracht moeten de opdrachtnemer en de FOD Financiën een eerste
vergadering van de stuurgroep, kick-offmeeting genaamd, houden.
Tijdens deze eerste vergadering wordt, indien dit uit het bestek nodig blijkt, het (de) PID onderzocht, worden de samenstelling van de teams en
hun professionele vaardigheden, de agenda van de rapporteringsvergaderingen en de vergaderingen van de stuurgroep, de modaliteiten voor
het projectbeheer en de planning voor de uitvoering van de opdracht voorgesteld, worden de principes van de SLA toegelicht, enz.
Een document dat in tweevoud wordt opgesteld door de opdrachtnemer en wordt gevalideerd door de aanbestedende overheid bevestigt
officieel het begin van het project zodra de kick-offmeeting heeft plaatsgevonden.
Pagina 55 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
56/139
Vergaderingen van de stuurgroep
Na de kick-offmeeting legt de eerste stuurgroep de datums voor zijn volgende vergaderingen vast, in principe eenmaal per maand.
De sponsor of de projectleider kunnen altijd een stuurgroep samenroepen buiten de vastgelegde datums.
Andere vergadermomenten
Eenmaal per week komt de projectleider samen met het projectteam en stelt een verslag op waarin de situatie van het project wordt
beschreven. Het verslag wordt bezorgd aan de belangrijkste betrokken partijen (te bepalen bij de kick-off).
Kwaliteit
In het PID wordt veel aandacht besteed aan de kwaliteit. In het PID legt de inschrijver uit hoe hij wil toezien op de kwaliteit.
De FOD Financiën kan het QUAC (Quality Assurance Control Committee) overigens vragen om een bijkomende controle voor het naleven van
de normen en standaarden. Een kwaliteitscontrole door derden behoort eveneens tot de mogelijkheden.
Rapporteringen
Na de voormelde vergaderingen en op afgesproken tijdstippen zal de opdrachtnemer de nodige verslagen opstellen over de gebruikte middelen
(personeel, methoden, materiaal, software), de vooruitgang van het project, de projectsituatie, ...
Periodiek, namelijk eenmaal per maand, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt vastgelegd tijdens de kick-offmeeting, zal de
opdrachtnemer een volledig verslag over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase) opmaken voor de stuurgroep. Het
verslag zal melding maken van eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen.
De opdrachtnemer zal ook coördinatie- en werkvergaderingen over de vooruitgang van het project (situatie van elke realisatiefase), de
eventuele problemen en de voorgestelde oplossingen organiseren. De vergaderingen zullen op gerichte tijdstippen plaatsvinden, op vraag van
de partijen. De opeenvolging van deze vergaderingen zal afhangen van de vooruitgang van de projectfasen. De FOD Financiën zal de exacte
plaatsen en datums van de vergaderingen meedelen.
De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is
om toezicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning.
Deze rapportering voor de projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die wordt weergegeven in het Gantt-schema
van het project, aangevuld met een korte schriftelijke toelichting met betrekking tot de belangrijkste punten, eventuele problemen en hun
oplossing.
Alle details met betrekking tot de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zullen bij de aanvang van het project worden meegedeeld.
Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, middelen) zullen eerst besproken worden binnen het projectteam.
Als de projectleider het noodzakelijk acht, zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de stuurgroep.
De projectleider rapporteert maandelijks aan de stuurgroep over de voortgang van het project.
Beheer van wijzigingen (zie ook deel II, Beheer van wijzigingen (request for change))
Iedere wijziging (scope, beoogde resultaten/producten, planning, budgetten) aan het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag
die de reden voor de wijziging en de impact ervan uitvoerig beschrijft.
De stuurgroep beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de overwogen wijziging. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door de
(operationele) PMO en/of een (externe) deskundige.
De formele goedkeuring van de leidend ambtenaar is noodzakelijk voor de uitvoering van de overwogen wijzigingen binnen de grenzen van zijn
prerogatieven. In voorkomend geval moet de opdrachtnemer het PID updaten.
4. Omschrijving van de opdracht.
4.1 Algemene omschrijving van de opdracht.
Deze opdracht heeft betrekking op de ontwikkeling en het onderhoud van een applicatie 'FIRST' genaamd.
Behalve in de ontwikkeling moet namelijk ook voorzien worden in het onderhoud van de applicatie tijdens de hele duur van de opdracht.
Aan de opdrachtnemer zal gevraagd worden om in te staan voor de volledige ontwikkelingscyclus van de applicatie. Het 'instaan voor de
volledige ontwikkelingscyclus' omvat onder meer de volgende stappen (niet-exhaustief):
• Functionele en technische analyse
• Architectuur en Design
• Implementatie
• Volledige documentatie
• Opvolging van de kwaliteit (unitaire, functionele en belastingstests)
Naast de eigenlijke ontwikkeling zal aan de opdrachtnemer gevraagd worden om:
• te zorgen voor het projectbeheer
• te zorgen voor het delivery management (opstellen van de installatiedocumenten, levering van de deliverables in de verschillende
tools ...)
• opleidingen van de gebruikers en van de ICT-dienst
• ondersteuning bij de implementering van het DRP (disaster recovery plan) en van het BCP (business continuing plan)
Pagina 56 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
57/139
De inschrijver moet in zijn offerte een ontwerp van PID verstrekken. De eerste aanwending hiervan dient plaats te vinden tegen de kick-off.
4.2 Ontwikkelingsmethode
De FOD Financiën wenst dat de opdrachtnemer tijdens de ontwikkeling een iteratieve en incrementele methode volgt. Dit houdt in dat de
opdrachtnemer in zijn offerte zijn aanpassingsvermogen en zijn flexibiliteit ten aanzien van veranderingen moet aantonen.
De inschrijver dient in zijn offerte een gedetailleerde beschrijving te geven van de ontwikkelingsmethode die hij van plan is te volgen naargelang
van de te ontwikkelen posten.
Voor elke schijf wordt aan de opdrachtnemer gevraagd om korte ontwikkelingscycli uit te voeren om snelle functionele tests mogelijk te maken
en de specificaties eventueel te kunnen aanpassen. Een ontwikkelingsproces van het type "waterfall" is dus uitgesloten.
4.3 Integratie en implementatie in de omgeving van de FOD Financiën
4.3.1 Connectoren - integraties
Het is duidelijk dat het systeem moet interageren met een groot aantal systemen, waarvan sommige misschien nog moeten worden
gedefinieerd. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe de medewerkers van de Stafdienst ICT in de toekomst interfaces kunnen bouwen met nu
nog niet gekende applicaties. De inschrijver beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan voldaan moet worden opdat een systeem
connecteerbaar is.
De inschrijver beschrijft in zijn offerte de connectoren en/of integraties die hij nodig acht om de gevraagde functionaliteiten op te zetten. Hij moet
ook de diensten specificeren die hij zal leveren en de taken die moeten worden uitgevoerd in het kader van het opzetten van de connectoren
en/of de integraties.
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de inkomende berichten vaak (maar niet altijd) in XML worden gestructureerd. Dit zal dus in de
mate van het mogelijke een automatische gegevensinvoer in werking stellen (met of zonder menselijke controle) in de onderliggende
applicaties.
Merk overigens op dat de verwerkte berichten ook de basis kunnen vormen voor een manuele gegevensinvoer.
4.3.2 Installatie van de oplossing
De inschrijver moet een hoogwaardig installatieplan voorstellen.
De inschrijver staat in voor het opstellen en uitvoeren van het plan. Het installatieplan moet het volgende voorzien:
1. De installatietermijnen van de applicatie
2. Het participatieniveau van het personeel van de inschrijver en van het personeel van de FOD Financiën in elke fase van het project
3. De eindresultaten (deliverables)
4. De opleiding van het personeel van de FOD Financiën, te verstrekken in elke projectfase (zie ook “Projectbeheer en methodologie”)
5. De eventuele andere informatie die de inschrijver noodzakelijk acht
Tijdens de installatiefase die hij uit zal moeten voeren, zal de opdrachtnemer rechtstreeks samenwerken met het personeel van de FOD
Financiën. Het personeel van de FOD Financiën zal de belangrijkste stadia van het proces identificeren en een overleg organiseren om de
installatie te analyseren en heroriënteren. De opdrachtnemer moet op elk van deze vergaderingen een passende presentatie geven.
De opdrachtnemer zal maandelijks een volledig activiteitenverslag opstellen voor het stuurcomité. De opdrachtnemer zal samenwerken met het
personeel van de FOD Financiën om de inhoud van het verslag te bepalen.
De FOD Financiën beschikt over 3 erkende omgevingen: ontwikkeling/packaging, Test et Productie.
De ontwikkelaars hebben de volledige verantwoordelijkheid wat betreft de ontwikkelings-/packagingomgeving. De implementaties in de test- en
productieomgevingen zullen daarentegen uitgevoerd worden door de teams van de FOD Financiën. Om deze implementatie probleemloos te
kunnen uitvoeren, dient de opdrachtnemer een gedetailleerd installatiedocument te verstrekken dat voldoet aan de standaardnormen van de
FOD Financiën. Hij dient ook hulp te verlenen aan de operationele teams voor de specifieke configuraties van de verstrekte toepassing.
Specifieke parametriseringen
Voor alle specifieke parametriseringen preciseert de inschrijver of ze moeten worden gerealiseerd door hem alleen, of dat de FOD ze autonoom
voor zijn rekening kan nemen na een passende opleiding.
4.3.3 Test- en kwaliteitsplan
De inschrijver dient de benadering toe te lichten die hij van plan is te volgen om de kwaliteit van de verstrekte code te garanderen en om het
systeem te testen. Hij dient zijn kwaliteits- en testplan voor te leggen aan de FOD Financiën. De inschrijver stelt een testsysteem voor en
documenteert dit (met het oog op de controle van de goede werking van het systeem en de correcte verwerking van de gegevens). De tests
van de doeltreffendheid van het gebruik van de applicatie zullen worden uitgevoerd in specifieke gebruikersgroepen voor elke module. De
inschrijver neemt ook dit aspect voor zijn rekening en documenteert het.
In de externe diensten zijn tests vereist. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe hij aan deze vereisten wil beantwoorden en hoe de omgevingen
onderling zullen verbonden zijn.
4.4 TE REALISEREN POSTEN
BELANGRIJK
Algemene opmerking: de UC's waarvan hierna sprake en die bestaan zullen op verzoek van de inschrijver als dusdanig verstrekt worden op
een informaticadrager. De opdrachtnemer zal zijn aanvraag om UC’s te verkrijgen, richten aan het volgende e-mailadres :
[email protected].
Pagina 57 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
58/139
4.4.1 SCHIJF 1: "GENERIEKE INTAKE"
Er dient een module ontwikkeld te worden om, technisch en functioneel, de gegevens te ontvangen/coderen, laden en valideren die het
mogelijk maken de fiscale en niet-fiscale rechten vast te stellen die op generieke wijze geïnd/ingevorderd of terugbetaald dienen te worden en,
om in voorkomend geval, een boodschap te geven met het resultaat van de validatie. Deze module moet dit mogelijk maken via webservices,
FTP-stromen en generieke webschermen voor een manuele codering. De term 'generiek' moet begrepen worden zoals hierna vermeld:
• Met betrekking tot de webservice en de FTP-stroom: gebruik van een standaard en parametriseerbaar xml-bericht volgens het type te
behandelen recht.
• Met betrekking tot het webscherm: de mogelijkheid bieden om de nodige gegevens te coderen om verschillende soorten rechten te
behandelen op basis van een standaard webformulier met vaste velden en parametriseerbare velden volgens het soort recht in kwestie.
• De gegevens vormen drie hoofdblokken:
o signaletiek van de natuurlijke of rechtspersoon,
o informatie over het te verwerken recht,
o informatie over het (te ontvangen of terug te betalen) bedrag
De functionele opdeling hieronder schetst de grote gemeenschappelijke stappen, voor de verschillende door de AAII verwerkte rechten
(producten), stappen die geheel of gedeeltelijk binnen de perimeter van FIRST vallen:
Figuur – Belangrijke stappen in de FIRST-processen – "Volledige keten"
1. De registratie van de klant en van de relatie met de klant
• Aanmaak / actualisering van het deel persoonlijke gegevens van het unieke dossier
• Aanmaak / actualisering van de fiscale, niet-fiscale of andere entiteit
2. De vaststelling van de fiscale en niet-fiscale rechten
• Aanmaak / actualisering van het fiscale of niet-fiscale dossier
• Registratie en verwerking van de aangifte, of van het verzoek of van het overzicht.
• Berekening van de fiscale en niet-fiscale rechten
3. De inning van de fiscale en niet-fiscale rechten
• Registratie en boeking van de fiscale en niet-fiscale rechten
• Betalingen, terugbetalingen en boeking met betrekking tot de desbetreffende fiscale en niet-fiscale rechten
4. De invordering
• Invordering
• Bewarende maatregelen
5. De I & I-geschillen.
• I & I-geschillen
De producten zoals Penale boeten en Roerende voorheffing van FIRST die reeds in productie zijn hebben voornamelijk volledige ketens tot
stand gebracht via welke de 5 vorige stappen doorlopen worden.
Andere in het kader van deze opdracht te realiseren producten kunnen een beduidend andere verdeling hebben, voor zover grote delen van de
(fiscale of niet-fiscale) vaststelling door andere applicaties/organen behandeld worden.
De situaties zijn dus divers:
Wanneer heel de vaststelling buiten FIRST gebeurt, wordt de verwerkingsketen aldus beperkt tot de inning, de invordering en de geschillen. Dit
wordt hierna geïllustreerd onder de aanduiding 'I & I-keten'.
Pagina 58 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
59/139
Figuur – Belangrijke stappen van de FIRST-processen– "Innings- en invorderingsketen"
De andere situatie is wanneer een deel van de vaststelling, namelijk de verwerking van de aangiften, buiten FIRST gebeurt terwijl de
verwerking van de gegevens van deze aangiften door FIRST-modules gebeurt Dit wordt hierna geïllustreerd onder de aanduiding 'Keten met
verdeelde vaststelling'.
Figuur 1 - Belangrijke stappen van de FIRST-processen – "Keten met verdeelde vaststelling"
De onderstaande tabel geeft voor elk fiscaal/niet-fiscaal product de verdeling van de vaststelling buiten of in FIRST
Producten in productie of bijna in productie
VA
Voorafbetalingen
BO
Beslagen/Overdrachten
AP/ PenB
Penale boeten
PrM/ RV
Roerende voorheffing
BDW/TPT
Belasting op de deelname
van de werknemers
Volledige keten
Volledige keten
Volledige keten
Volledige keten
Volledige keten.
Opmerking: het recht wordt bepaald
door zelfbeoordeling.
Te behandelen producten
Producten ingekohierd en beheerd in ICPC
IPP/ PB
De personenbelasting
Innings- en invorderingsketen
Vaststelling: gedaan door PB/IPP en
verwante applicaties zoals TOW
Interfaces met PB/IPP
• Gebruik van de VA
• Inschrijving
- Recht – Initiële berekening
- Recht – Supplement
- Recht - Ontheffing
Pagina 59 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
ISOC/VENB
De
vennootschapsbelasting
60/139
Innings- en invorderingsketen
De aangiften en de berekening worden
verwerkt in BIZTAX
De vaststelling wordt dus volledig
buiten FIRST beheerd.
Er moet dezelfde interface voor het
inschrijven van de rechten die door
BIZTAX met FIRST berekend worden
als momenteel met ICPC het geval is.
IPM/RPB
INR Soc/ Ven BNI
INR PP/ BNI NP
PRP/BV
De
rechtspersonenbelasting
De belasting van nietinwoners/vennootschappen
De belasting van nietinwoners/natuurlijke
personen
De bedrijfsvoorheffing
Idem VENB
Idem VENB
Idem PB/IPP
Keten met verdeelde vaststelling.
De schuldenaars van aan de BV/PRP
onderworpen inkomsten zijn
ondernemingen en meer zelden
natuurlijke personen.
Momenteel heeft BV/PRP haar eigen
signaletiek; in de toekomst zal deze
signaletiek verstrekt worden door
SITRAN.
De elektronische aangifte gebeurt via
FINPROF, buiten FIRST.
De berekening gebeurt door FIRST,
meer bepaald in de vorm van een
verificatie van de bedragen ten
aanzien van 325.10.
FANC
DT
Invordering van de
andere niet-fiscale
schuldvorderingen
Voor rekening van de staat
Voor rekening van de
instellingen van de staat
Voor rekening van de
gemeenschappen en de
gewesten en van de
openbare instellingen die
ervan afhangen
Diverse taksen
Producten van de
Patrimoniumdocumentatie -
Registratierechten2
Successierechten²
Recht op geschrift
Hypotheekrechten
Griffierechten
Kosten van diensten
Volledige keten.
Volledige keten.
Volledige keten.
Voorheen Met het zegel gelijkgestelde
teksten:
• Volledige keten
• Spontane aangifte; het bedrag
van de taks wordt opgenomen
op de aangifte en wordt
berekend door de
verschuldigde.
Innings- en invorderingsketen
De rechten worden berekend in het
kader van de "invorderingen van
rechten"
4.4.1.1 Regels met betrekking tot de relaties tussen Vaststelling (generieke intake) en Inning voor het Beheer van de
betalingen
De relatie tussen de Vaststelling en Inning is op hoog niveau de relatie tussen een "Module facturatie" en een module "Gedetailleerde
klantrekeningen en Betalingsbeheer".
Deze relatie hangt af van de "facturatiemodaliteiten" en van de "betalingsmodaliteiten".
Er zijn verschillende situaties mogelijk. Ze zijn niet allemaal van toepassing voor een bijzonder recht, maar ze kunnen van toepassing zijn voor
andere rechten of kunnen van toepassing worden voor een bijzonder recht wegens wijzigingen in de wetgeving.
Een oplossing voor een bijzondere belasting moet dus steunen op generieke principes die gemeenschappelijk zijn voor alle types van rechten.
Deze algemene principes worden hierna onder de aandacht gebracht uitgaande van een aantal illustratieve en niet-exhaustieve facturatie- en
betalingsmodaliteiten.
Hier zijn verschillende facturatie- en betalingsmodaliteiten op hoog niveau opgenomen. Ofwel gaat de factuur vooraf aan de betaling ofwel gaat
de betaling (al dan niet gedeeltelijk) vooraf aan de factuur.
2
Gedeeltelijk geregionaliseerd
Pagina 60 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
61/139
De factuur gaat vooraf aan de betaling - Betaling van schuldvordering
1. Opstelling van een "Gewone klantenfactuur", met een of meer soorten recht(en), een of meer bedrag(en) van recht(en) en een
uitnodiging om het totale bedrag te betalen. De betalingsuitnodiging bevat een gestructureerde mededeling (GM) die een referentie geeft
naar de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" die toegepast zal moeten worden op de betaling(en) die deze GM dragen. De
"Klantenfactuur" wordt ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant in de vorm van een "Boekhouddocument" met zijn "Detail(s)
van boekhoudkundig(e) document(en)" en één (of meer) overeenkomstige open posten. Wanneer de betaling aankomt, dan laat haar
gestructureerde mededeling toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan terug te vinden en ze in rekening te brengen in
het "Boekhouddossier van de klant" in de vorm van een "Boekhouddocument" met een of meer open post(en). Verder laat de "Vooraf
vastgestelde (verwerkings)context" toe om de open post(en) van de betaling toe te wijzen aan de open post(en) van de factuur.
2. Opstelling van een of meer "Tussentijdse klantenfactu(u)r(en)", met een uitnodiging om een bedrag te betalen dat niet noodzakelijkerwijs
het definitieve bedrag van het recht is. De betalingsuitnodiging gaat net als hiervoor vergezeld van een GM. De "Tussentijdse
klantenfactuur" wordt ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant". Wanneer de betaling aankomt, laat haar GM toe om de
"Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. Ze wordt ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant en toegewezen
aan de betaling van de tussentijdse factuur. Wanneer de "Eindfactuur" wordt opgesteld, raadpleegt de facturatiemodule vóór of tijdens
deze facturatie een "Rekeningsituatie" om de betalingstoestand van de tussentijdse facturen te kennen. In voorkomend geval (mogelijke,
maar niet verplichte situatie) moet de "Eindfactuur" supplementen kunnen toevoegen met betrekking tot de niet-betalingen. In
voorkomend geval (mogelijke, maar niet verplichte) situatie moet de "Eindfactuur" hertoerekeningen van "vooraf vastgestelde rechten" in
"vastgestelde rechten" mogelijk maken.
De betaling gaat vooraf aan de factuur - Vooruitbetaling
3. Opstelling van een "Raming" van een recht met een uitnodiging om een "vooruitbetaling" te doen. De betalingsuitnodiging vermeldt een
bedrag en een GM. De raming wordt over het algemeen niet ingeschreven in het "Boekhouddossier" van de klant, hoewel dit wel zou
kunnen in de vorm van een 'tussenrekening'. Wanneer de betaling aankomt, laat haar GM toe om de "Vooraf vastgestelde
verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het "Boekhouddossier" van de klant. Ze mag echter niet toegewezen
worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer de "Definitieve factuur" opgesteld is, moet de facturatiemodule de
vooruitbetalingen selecteren (via een "Rekeningsituatie") en ze gebruiken. Dit gebruik moet weergegeven worden als "Inning" door één
(of meerdere) toewijzingen. Indien nodig moet een te veel betaald bedrag terugbetaald worden en wordt de "Factuur" een "Creditnota".
4. Verzending van een uitnodiging tot betaling van een of meerdere "Voorschot(ten") op een recht dat nog niet werd vastgesteld. De
uitnodiging bevat geen bedrag maar wel een GM. Wanneer de betaling of betalingen aankomt/aankomen, laat haar GM toe om de
"Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het "Boekhouddossier" van de klant. Ze mag
echter niet toegewezen worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer de factuur wordt opgesteld, dan moet de
facturatiemodule de voorschotten selecteren (via een "Rekeningsituatie") en, in voorkomend geval de kortingen van deze voorschotten
toepassen en ze gebruiken. Dit gebruik moet weergegeven worden als "Inning" door één (of meerdere) toewijzingen. Indien nodig moet
een te veel betaald bedrag terugbetaald worden en wordt de "Factuur" een "Creditnota".
5. Er wordt een "Vrije voorziening" voor vast te stellen rechten aangelegd. Het verschil met het voorschot is dat het voorschot geacht wordt
veeleer lager te zijn dan het totale bedrag van het recht/de rechten en aanleiding te geven tot (een) korting(en) terwijl de voorziening
geacht wordt veeleer hoger te zijn dan het bedrag van het/de recht(en) en aanleiding te geven tot verhoging(en) indien ze ontoereikend
is. In het kader van het systeem van voorzieningen moet aan de verschuldigde een uitnodiging tot de betaling van een voorziening
verstrekt worden met een GM gekoppeld aan de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext". Wanneer de betaling samen met deze GM
ontvangen wordt, laat de GM toe om de "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het
"Boekhouddossier" van de klant. Ze mag echter niet toegewezen worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer
een factuur wordt opgesteld, dan moet de facturatiemodule de reeds als voorziening betaalde bedragen vaststellen (via een
"Rekeningsituatie"). Ook moet de module, desgevallend, de bij ontoereikende voorzieningen vastgestelde verhogingen toepassen en de
als voorziening betaalde bedragen gebruiken ten belope van de vastgestelde rechten. Dit gebruik moet weergegeven worden als
"Inning" door één (of meerdere) toewijzingen. Het saldo van de voorziening wordt over het algemeen veeleer bewaard dan terugbetaald.
6. Er wordt een "Verplichte voorziening" voor vast te stellen rechten aangelegd. Het verschil met het vorige geval is dat de voorziening
verplicht hoger is dan een vast te stellen recht alvorens dit vastgesteld kan worden: het feit dat het recht doet ontstaan wordt niet
gerealiseerd indien geen voorziening getroffen is voor het recht. In het kader van het systeem van voorzieningen moet aan de
verschuldigde een uitnodiging tot de betaling van een voorziening verstrekt worden met een GM gekoppeld aan de "Vooraf vastgestelde
verwerkingscontext". Wanneer de betaling samen met deze GM ontvangen wordt, laat de GM toe om de "Vooraf vastgestelde
verwerkingscontext" ervan te vinden. De betaling wordt geboekt in het "Boekhouddossier" van de klant. Ze mag echter niet toegewezen
worden: er is een open betalingspost, maar geen toewijzing. Wanneer een rechtgenererend feit gerealiseerd moet worden, moet de
facturatiemodule de reeds opzij gezette bedragen (via een "Rekeningsituatie") vaststellen en een signaal van ontoereikendheid geven
wanneer het opzij gezette bedrag niet toereikend is. Wanneer het bedrag toereikend is, dan kan de factuur opgesteld worden en kan ze
de als voorziening betaalde bedragen gebruiken ten belope van de vastgestelde rechten. Dit gebruik moet weergegeven worden als
"Inning" door één (of meerdere) toewijzingen. Het saldo van de voorziening wordt over het algemeen veeleer bewaard dan terugbetaald.
Dat de "Vaststelling" onafhankelijk is van de "Inning" impliceert dat iedere taak in verband met de verwerking van een "Betaling" volledig
gerealiseerd moet worden door de "Inning".
Deze kan echter slechts een betaling verwerken door de regels toe te passen die haar bekend zijn.
Het is dus belangrijk dat de verwerkingsregels vastgesteld en geïmplementeerd worden als "Inning" en eveneens dat de "Vaststelling", in
"Inning", een "Vooraf vastgestelde verwerkingscontext" kan concretiseren, als feedback van dergelijke concretisering een identificator van die
context kan ontvangen en deze identificator aan de verschuldigde kan overmaken, bijvoorbeeld door deze te vermelden op de aan de
verschuldigde verstrekte "betalingsuitnodiging". Dit is de functie van de "Gestructureerde Mededeling" (GM): als verwijzing dienen naar de
"Vooraf vastgestelde verwerkingscontext". Ze wordt verkregen, van de "Inning", door de "Vaststelling" en vóór de uitvoering van de betaling
overgemaakt aan de verschuldigde.
Bij het ontbreken van een "Gestructureerde mededeling (GM) moeten de betalingsuitnodiging en de betaling informatie bevatten die de
gebruiker in staat stellen om, geholpen door het systeem, de “Vooraf vastgestelde verwerkingscontext” te vinden.
De volgende tabel toont de verschillende elementen die een rol spelen:
Package Vaststelling
Dit package vertegenwoordigt de "Vaststelling" in het kader
van haar relatie met "Inning" voor de verwerking van de
betalingen.
Il:
1. Creëert een gewone factuur met een uitnodiging om
deze te betalen
Pagina 61 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
62/139
2. Creëert een tussentijdse factuur met een uitnodiging
om de tussentijdse factuur te betalen; kan er zo
meerdere creëren, creëert vervolgens de eindfactuur
met een uitnodiging om deze te betalen
3. Creëert een schatting en verstuurt een uitnodiging om
een vooruitbetaling te doen
4. Nodigt de verschuldigde uit om één (of meer)
voorschot(ten) te betalen voor een vast te stellen recht
5. Nodigt de verschuldigde uit om een vrij gekozen
bedrag te betalen om korting(en) te genieten met
betrekking tot nog vast te stellen rechten
6. Nodigt de verschuldigde uit om voldoende voorziening
aan te leggen om de vast te stellen rechten te betalen
<<VERWERKING>>
UitnodigingTotBetaling
De betaling vertegenwoordigt in alle gevallen de vastgestelde
of nog vast te stellen rechten ten aanzien van (een)
Perso(o)n(en) of Entiteit(en). Dit blijkt uit het feit dat de
Vaststelling het package Entiteiten en het package Personen
gebruikt (<<use>>).
Deze verwerking vertegenwoordigt hier op generieke wijze de
creatie van de uitnodiging om een betaling uit te voeren.
In het geval van een (gewone, tussentijdse of eind-)factuur of
van een vooruitbetaling, bepaalt de uitnodiging om de betaling
uit te voeren een te betalen bedrag en gebruikt (<<use>>) die
uitnodiging een Berekeningsresultaat. In het geval van de
uitnodiging om een voorschot te betalen of om een vrije of
verplichte voorziening vast te stellen, bevat de
betalingsuitnodiging geen vermelding van een bedrag en
wordt er geen Berekeningsresultaat gebruikt.
De betalingsuitnodiging vindt plaats binnen een "Vooraf
vastgestelde verwerkingscontext" die enerzijds een Reeks
Verwerkingsregels bevat en die anderzijds een Reeks te
gebruiken Contextgegevens bevat.
Op hoog niveau zal de Reeks Verwerkingsregels uiteraard
geïdentificeerd worden door een type:
• Betaling van schuldvordering
o Betaling van een gewone factuur
o Betaling van een tussentijdse factuur
o Betaling van een eindfactuur
• Betaling vooraf
o Betaling van een vooruitbetaling
o Betaling van een voorschot
o Betaling van een voorziening
Op hoog niveau zal de Reeks Contextgegevens met name
bestaan uit:
• Een type recht of een geheel van types rechten
• Een fiscale of niet-fiscale Entiteit
• Een Persoon of een geheel van Personen
• Een niet-periodiek of periodiek type, en in het laatste
geval een of meer periodes.
Om aan "Inning" deze "Vooraf vastgestelde
verwerkingscontext" mee te delen en als feedback een
gestructureerde mededeling (GM) te ontvangen doet de
UitnodigingTotBetaling een beroep op de diensten (<<use>>"
van de verwerking BeheerGM van Inning.
Berekening
Geeft over het algemeen aan dat het bedrag van een
uitnodiging om een schuldvordering te betalen een
"Berekeningsresultaat" is.
Package Entiteiten
Dit package beheert de fiscale, niet-fiscale en andere
Entiteiten
Gebruikt door het Package Vaststelling
Gebruikt door het Package Inning
Entiteit
Package Personen
Vertegenwoordigt generiek een fiscale, niet-fiscale of andere
entiteit
Een Entiteit is een geheel van een of meer personen in een
specifieke rol ten aanzien van een soort recht of ten aanzien
van een bijzondere activiteit.
De Entiteit laat toe een onderscheid te maken tussen een
"Persoon" als "Belastingplichtige", "Rechthebbende",
"Leverancier", enz.
De entiteit kan eveneens een groep personen
vertegenwoordigen die onderling solidair of gezamenlijk
verbonden zijn met betrekking tot een recht (hoofdelijke
schuld, gezamenlijke schuld).
Dit package groepeert de signaletiekgegevens in verband met
natuurlijke en rechtspersonen
Pagina 62 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
EenheidPersoon
Package Producten
TypeRecht
Package Inning
63/139
Gebruikt door het Package Vaststelling
Gebruikt door het Package Inning
Deze eenheid vertegenwoordigt een natuurlijke en/of
rechtspersoon Indien één persoon opgenomen is in
verschillende signaletieken, dan koppelt de Eenheid Persoon
de unieke persoon aan de verschillende signaletieken.
Dit package groepeert de gegevens met betrekking tot de
signaletiekelementen van de types rechten.
Gebruikt door het Package Vaststelling
Gebruikt door het Package Inning
Vertegenwoordigt een type recht in de rol die het heeft ten
aanzien van de uit te voeren verwerkingen en ten aanzien van
de contextgegevens die vastgesteld moeten worden.
Dit package bevat hier een uittreksel van de gegevens en van
de Inningsverwerkingen die betrokken zijn bij de identificatie
van de Verwerkingsregels en van de Contextgegevens die bij
het beheer van de betalingen in de verschillende gevallen
gebruikt dienen te worden:
• Betaling van schuldvordering
o Betaling van een gewone factuur
o Betaling van een tussentijdse factuur
o Betaling van een eindfactuur
• Betaling vooraf
o Betaling van een vooruitbetaling
o Betaling van een voorschot
o Betaling van een voorziening
Om gebruikt te worden moet de corresponderende verwerking
in het systeem geïmplementeerd worden. Dit wordt in het
diagram
getoond
door
de
specialisatie
van
"VerwerkingVandeBetaling" in:
• VerwerkingBetalingVanSchuldvordering
• VerwerkingBetalingVooraf
Bovendien moet het type verwerking teruggevonden kunnen
worden dat op een bepaalde betaling toegepast dient te
worden.
Dit is de functie van VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext
die op het diagram de primitieve toegangsregels en de
conventies weergeeft die het mogelijk maken de
Verwerkingsregels en de bij het beheer van de betalingen te
gebruiken Contextgegevens terug te vinden.
In
de
praktijk
verschilt
de
implementering
van
VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext al naargelang een
factuur werd opgesteld (gewone factuur, tussentijdse factuur,
eindfactuur) dan wel of de betaling vooraf gebeurt
(vooruitbetaling, voorschot, vrije of verplichte voorziening).
Betaling van schuldvordering
In het eerste geval creëert het inschrijven van de factuur
(bijschrijving van de factuur in het "Boekhouddossier") van de
klant een "Te ontvangen betaling". Factuur en betaling
vermelden de GM als referentie. De gegevens van
"Contextgegevens" zijn dus standaard beschikbaar.
Wanneer de betaling wordt uitgevoerd door de klant en
meegedeeld wordt aan de FOD Financiën via een
rekeningafschrift, volstaat het, in het kader van de
"VerwerkingVanDeBetaling" bijgevolg dat, via de op de
"Beweging" van het "RekeningAfschrift" vermelde GM, de te
ontvangen betaling en de corresponderende factuur gevonden
wordt om de "ContextGegevens" te herstellen.
• Een type recht of een geheel van types rechten
• Een fiscale of niet-fiscale Entiteit
• Een Persoon, of een geheel van Personen
• Een Periode (indien van toepassing)
"GebruikGM" en "VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext"
spelen duidelijk een geringe rol. Hetzelfde geldt voor
"BeheerGM" dat zich kan beperken tot de opmerking dat een
gestructureerde communicatie niet meer vrij is en gekoppeld
is aan een betaling van het type "Betaling van
schuldvordering".
Op basis van de gevonden informatie zal de
"VerwerkingBetalingVanSchuldvordering" de betaling kunnen
inschrijven in het "Boekhouddossier" van de klant en de
betaling kunnen gebruiken voor de gedeeltelijke of volledige
vereffening van de schuldvordering(en).
Betaling vooraf
In het tweede geval is er standaard geen enkel gegeven
Pagina 63 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
<<VERWERKING>>
BeheerGM
64/139
beschikbaar.
Wanneer de betaling door de klant wordt uitgevoerd en
meegedeeld wordt aan de FOD Financiën via een
rekeningafschrift kan de "VerwerkingVandeBetaling" via de
GM slechts vinden wat eerder aan de GM gekoppeld werd
door
"GebruikGM"
en
"VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext".
Dit is nu net de functie van "BeheerGM": de "Vaststelling" in
staat stellen om een reeks contextgegevens doorgeven aan
"Inning" en de GM aan die gegevens koppelen. Namelijk aan
• Een type recht of een geheel van types rechten
• Een fiscale of niet-fiscale Entiteit
• Een Persoon, of een geheel van Personen
• Een Periode (indien van toepassing)
Deze koppeling kan gebeuren via accessors van deze
gegevens (men heeft niet de gegevens, maar de
methodes/middelen om er toegang toe te krijgen).
Op basis van de gevonden informatie zal de
"VerwerkingBetalingVooraf" de betaling kunnen inschrijven in
het "Boekhouddossier".
Zie beschrijving hiervoor in Package Inning
GebruikGM
Deze entiteit vertegenwoordigt op een conceptueel niveau de
gebruiksgegevens van een gestructureerde mededeling.
De op het diagram vermelde kenmerken vormen een
minimale lijst.
Merk op dat de gegevens slechts nodig zijn bij het ontbreken
van een conventie die toelaat de
"VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext" in de GM te
coderen.
Bijvoorbeeld: voor de Bedrijfsvoorheffing laat een conventie
toe vast te stellen dat de GM, in de context van een
ontvangstkantoorrekening, de GM van de Bedrijfsvoorheffing
is voor een bepaalde verschuldigde en een bepaalde periode.
Er bestaat eveneens een conventie voor voorschotten van de
VA's en voor de vrije voorzieningen van de BTW Rekeningcourant.
VoorafVastgesteldeVerwerkingscontext
Deze entiteit vertegenwoordigt de contextgegevens of de
manieren waarop ze gevonden kunnen worden om betalingen
te verwerken, met in het bijzonder focus op de Betalingen
vooraf.
FinanciëleRekening
Entiteit Financiële Rekening
GestructureerdeMededeling
Entiteit Gestructureerde Mededeling
Betaling
Entiteit Betaling van het Systeem voor het Beheer van de
Betalingen
RekeningAfschrift
Rekeningafschrift (CODA)
Beweging
Detail van het rekeningafschrift / CODA-bewerking
<< VERWERKING>>
Zie beschrijving hiervoor in Package Inning
VerwerkingVanDeBetaling
VerwerkingBetalingVanSchuldvordering Zie beschrijving hiervoor in Package Inning
VerwerkingBetalingVooraf
Zie beschrijving hiervoor in Package Inning
4.4.1.2 Te realiseren producten:
De onderstaande UC's moeten gerealiseerd worden in de logica van een generieke intake die interfaces biedt met de interne en externe
applicaties en de interne gebruiker de mogelijkheid biedt de desbetreffende aangiften manueel te beheren. Bovendien zullen deze UC's
toegepast worden op de hierna vermelde materies, onder het punt "III.4.4.1.3 Betrokken belasting en taksen".
Deze interfaces zullen bestaan uit webservices, downloads van bestanden en webapplicaties (voor de manuele codering) zodat de volgende
generieke taken uitgevoerd kunnen worden:
• Zorgen voor een aangifte (generieke term voor aangifte/titel/invorderingsverzoek/Opgave)
• Een aangifte valideren
• De ontvangst van de aangifte bevestigen
• Een aangifte wijzigen
• Indien nodig de schuld berekenen
• Een betalingsuitnodiging lanceren
Belangrijkste te realiseren UC’s met gedeeltelijke of volledige aanpassing van de analyse, indien nodig:
1. UC 02-05-17 Verwerking en validering van de DT's
2. UC 02-05-19 Verw. en valid. van de aangiften Niet-fiscale Schuldvorderingen
3. UC 02-06-01 Manueel een nieuwe aangifte indienen en valideren
Pagina 64 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
65/139
4. UC 02-06-02 Een bestaande aangifte raadplegen en wijzigen
5. UC 02-06-03 Een bestaande aangifte annuleren
6. UC 05-04-28 Berekening van de taks op de beursverrichtingen
7. UC-05-04-29 Berekening aangifte Diverse Taksen
8. UC 05-04-30 Berekening van de jaarlijkse taks op de verzekeringscontracten
9. UC 05-04-31 Berekening van de jaarlijkse taks op de winsdeelnemingen
10. UC 05-04-32 Berekening van de taks op het langetermijnsparen
11. UC 05-04-33 Berekening van de aanplakkingstaks
12. UC 05-04-34 Berekening van de jaarlijkse taks op de instellingen voor collectieve belegging
13. UC 05-04-43 Berekening van de taks op de bankgeschriften
14. UC-05-04-44 Berekening van een invorderingsopdracht ANFI
15. UC 06-04-14 De niet-ontvangen MZGT-aangiften beheren
16. UC 00-00 Analyse Interface - Inkohiering
17. UC 06-03 Een uitvoerbare titel beheren – Addendum
18. UC 06-03-01 Een uitvoerbare titel valideren – Addendum
19. UC 07-38-24 Een uitvoerbare titel toevoegen – Addendum
Bovendien wordt aan de inschrijver gevraagd om technische verbeteringen aan te brengen met betrekking tot de afhankelijkheid tussen
Vaststelling van de zakelijke modules (Penale Boeten en Roerende voorheffing) en de module Accounting om deze laatste onafhankelijk te
maken van de aard van het recht en ze volledig generiek te maken. Bovendien dienen deze twee zakelijke modules (Penale Boeten en
Roerende voorheffing) door het ontwikkelen van de benodigde interfaces geïntegreerd te worden in de generieke intake.
4.4.1.3 Betrokken belasting en taksen
Algemene opmerking betreffende de hieronder opgenomen belastingen en taksen: men dient over te gaan tot de migratie van de gegevens van
de systemen die ze momenteel behandelen via FIRST.
A - Vennootschapsbelasting (ISoc /VenB), Rechtspersonenbelasting (IPM/RPB) en Belasting van niet-inwoners/vennootschappen
(INR Soc/Ven BNI)
De vennootschapsbelasting is, met betrekking tot FIRST, een belasting van het type "keten inning en invordering". De verwerking van de
entiteiten, aangiften en berekeningen gebeurt volledig buiten de perimeter van FIRST. De inning en de invordering worden volledig behandeld
door FIRST
In ICPC (as-is) worden de vennootschapsbelastingen en rechtspersonenbelasting onmiddellijk ingekohierd en dus uitvoerbaar gemaakt. De
betalingen gebeuren voornamelijk via gestructureerde mededeling en het inningpercentage is hoog.
De aangifte voor de vennootschapsbelasting moet gebeuren binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar. 80% van de
ondernemingen sluiten hun boekjaar op 31/12. Maar buiten het ingeven van de papieren aangiften in Juni/Juli zijn er geen pieken in de
werklast.
FIRST zal een gestructureerd bestand ontvangen met alle gevestigde en uitvoerbaar verklaarde belastingen voor de Vennootschapsbelasting
(gewone en niet-inwoners) en de Rechtspersonenbelasting. Deze bestanden bevatten alles wat nodig is om de belastingen te kunnen laden en
om de inning en invordering te kunnen realiseren.
Momenteel wordt de VenB, Venb/BNI en RPB onmiddellijk op de rol gezet en wordt er een Aanslagbiljet verstuurd. Dit blijft behouden. FIRST
zal de VenB, Venb/BNI en RPB laden en het Kohier aanmaken, doch niet het aanslag biljet verzenden.
Belangrijke verwerkingen
Aangezien de functie van FIRST beperkt blijft tot het deel Inning en Invordering zijn de elementen die relevant zijn voor deze belasting te vinden
in de twee paragrafen "Algemeenheden betreffende de relaties tussen Vaststelling en Inning voor het Beheer van de betalingen" en
"Algemeenheden betreffende de relaties tussen Vaststelling en Inning voor de Aanmaak van de Boekhoudkundige Documenten".
B - Invordering van de Andere Niet-Fiscale Schuldvorderingen
De pijler Niet-fiscale Invordering van de AAII is bevoegd voor de invordering van de niet-fiscale schuldvorderingen voor de federale overheid, de
gemeenschappen, de gewesten en de instellingen van openbaar nut. Deze diensten krijgen dossiers voorgelegd die de gewone boekhouders,
die over beperkte vervolgingsmiddelen beschikken, niet hebben kunnen voltooien.
Deze schuldeisers moeten hun interventieverzoek bij de AAII indienen met behulp van de generieke intake "Invorderingsopdracht".
Activiteiten in verband met de invordering van niet-fiscale en andere schuldvorderingen
De activiteiten die hierna worden voorgesteld stemmen overeen met de huidige verwerking van de niet-fiscale schuldvorderingen.
1. Ontvangst/Registratie van niet-fiscale schuldvorderingen
De afdelingen schuldeisers kunnen hun invorderingsverzoek indienen met behulp van het formulier 33 bis "Invorderingsopdracht". Dit bevat de
volgende elementen:
• aanduiding van de schuldeiser (naam of benaming, volledig adres)
• aanwijzing van de schuldenaar (naam of benaming, geboorteplaats- en -datum, volledig adres)
• bedrag van de schuldvordering (hoofdsom, interesten, kosten)
• titel van de schuldvordering (hoofdsom, interesten, kosten)
• aard van de schuldvordering
• aard van de verbintenis
• borg
• overdracht (benaming, nr. postrekening, vermeldingen)
• verjaring (wettelijke bepaling, termijn, aanvangstermijn, vervaldatum, reeds gestuite verjaring). Deze varieert tussen 6 maanden en 30
jaar naargelang van het geval
• Diversen
Dit formulier zal moeten dienen om de elektronische intake van de FANC's te ontwikkelen. Zo zal het mogelijk worden om, indien mogelijk,
elektronische kopieën van de bewijsstukken toe te voegen.
Er bestaan twee soorten titels:
Pagina 65 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
66/139
•
titels gebaseerd op een rechterlijke beslissing
•
titels gebaseerd op een wettelijk voorziene administratieve beslissing Deze administratieve beslissing vermeldt formeel of de schuldeiser
in beroep kan gaan tegen die beslissing dan wel of dit niet voorzien is.
Indien het dossier volledig en ontvankelijk is, wordt onmiddellijk een, individueel of collectief, bewijs van ontvangst naar het schuldeisende
orgaan gestuurd samen met het referentienummer van het dossier. Dit bewijs van ontvangst ontslaat de boekhouder van zijn aansprakelijkheid
in geval van niet-invordering.
2. Verzending van de betalingsuitnodiging
Er wordt een betalingsbericht naar de schuldenaar gestuurd waarin hij aangemaand wordt om binnen twee weken te betalen (bij gewone post)
Dit bericht omvat de rechtvaardiging van de schuld alsook de details van die schuld.
Belangrijke verwerkingen
•
•
•
•
•
Het verzoek om invordering indienen samen met de eventuele bijlagen
Het dossier valideren
De ontvankelijkheid evalueren
Een bewijs van ontvangst versturen
Een betalingsuitnodiging versturen
C -Diverse taksen
Inleiding
De Diverse Taksen vormen in het kader van FIRST "volledige ketens" Entiteit+Vaststelling+Inning+Invordering.
Onder "DT" worden alle hieronder genoemde taksen opgenomen:
• Taks op de beursverrichtingen (TOB / BBV)
• Jaarlijkse belasting op de verzekeringsverrichtingen (TACA / JBVV)
• Belasting op de winstdeelnemingen (TPB / BWD)
• taks op het langetermijnsparen (TELT / BLTS)
• Aanplakkingstaks (TA / AT)
• Jaarlijkse taks op de instellingen voor collectieve belegging, op de kredietinstellingen en op de verzekeringsmaatschappijen (TOPC
/ JBCB, TEC, TEA, JTKI)
Organisatorisch proces
De verwerking voor alle DT is gelijkaardig. Alle informatie in dit document is van toepassing voor alle DT's, tenzij expliciet vermeld. De
verwerkingsstroom is erg vergelijkbaar met de andere belastingsstromen op basis van aangiften zoals de Roerende voorheffing (RV).
De verschillende DT's kunnen onderverdeeld worden in de volgende groepen:
• TOB,
De twee taksen gelden voor bepaalde transacties in financiële instrumenten (aandelen, obligaties, beveks ...) en worden aangegeven en
betaald door dezelfde aangevers: professionele tussenpersonen (kredietinstellingen en beleggingsondernemingen).
Er bestaan twee terugbetalingsmogelijkheden: Deze terugbetalingen geschieden ofwel via compensatie in een latere aangifte (administratieve
tolerantie) ofwel op basis van een uitdrukkelijk verzoek waarbij de bewijsstukken gevoegd moeten worden (WDRT art. 136).
• BWD, BLTS, JBVC
De drie taksen gelden voor de verzekeringssector. Wat de BLTS betreft, komt hierbij nog het pensioensparen dat wordt opgebouwd bij een
kredietinstelling of een beursvennootschap.
De 3 taksen worden aangegeven en betaald door de in België gevestigde verzekeraar.
Wat de JBVC betreft, is bij het ontbreken van een in België gevestigde verzekeraar ofwel de in België gevestigde makelaar ofwel de in het
buitenland gevestigde makelaar de taks verschuldigd. In laatste instantie is de verzekeringnemer de taks verschuldigd.
Wat de BLTS op het pensioensparen betreft, is de taks verschuldigd door de kredietinstelling of de beursvennootschap. Voor de JBVC moeten
de aangifte en de betaling van december op voorhand gebeuren. Er moet een bedrag betaald worden gelijk aan het in november aangegeven
bedrag.
• AT
Type aangever:
• de persoon ten gunste van wie de aanplakking plaatsvindt (NP, RP, VEN)
• de ondernemers van aanplakking
• de fabrikanten van affiches (bv. de drukkers) op vrijwillige basis.
Voor de aanplakkingstaks dient de betaling op voorhand te gebeuren voor specifieke affiches. De na betaling ontvangen code moet afgedrukt
worden op de affiches (> = 1 m²)
de professionals ontvangen een referentie die op al hun affiches gebruikt moet worden. Hun aangiften gebeuren niet per affiche maar wel
periodiek. Zij vermelden de tijdens de vorige maand aangebrachte of gefabriceerde affiches. Aan het begin van de activiteit wordt een provisie
betaald op basis van een raming van de toekomstige activiteit. Bij elke aangifte wordt de verschuldigde taks berekend en in mindering gebracht
op de provisie en wordt een nieuwe provisie betaald.
• JBCB
De twee taksen worden één keer per jaar aangegeven en betaald (tussen 1 januari en 31 maart).
Belangrijke verwerkingen
•
•
•
•
•
•
Aanmaak van de fiscale entiteit
Ontvangst van de aangifte + Validatie
Verwerking van de fouten
Berekening: de berekening dient slechts om het door het verschuldigde berekende bedrag te boeken en het bij te schrijven
Inschrijving van de berekening
Betalingsuitnodiging
Pagina 66 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
67/139
Zie "Algemeenheden met betrekking tot de relaties tussen Vaststelling en Inning voor het Beheer van de betalingen" en "Algemeenheden
betreffende de relaties tussen Vaststelling en Inning voor de Aanmaak van de Boekhoudkundige Documenten" voor de principes inzake
bijschrijving en inzake het beheer van de betalingen vooraf.
D – Personenbelasting (gewone en niet-inwoners)
De personenbelasting is, met betrekking tot FIRST, een belasting van het type “keten inning en invordering”. De verwerking van de entiteiten,
aangiften en berekeningen gebeurt volledig buiten de perimeter van FIRST. De inning en de invordering worden volledig behandeld door
FIRST.
Elke belastingplichtige krijgt in het voorjaar een uitnodiging tot het aangeven van zijn personenbelasting (PB). Gehuwden en wettelijk
samenwonenden krijgen maar 1 uitnodiging voor beiden en worden samen belast.
De aangifte kan gebeuren op papier en via Taks-on-Web. De papieren aangifte wordt ingescand en de gegevens overgemaakt aan TAXI
“Integratie van Taxatiegegevens”. Daar komen ook de aangiften via Taks-on-Web. In TAXI gebeuren er een aantal logische controles en
validaties volgens enkele Business rules.
De gegevens van TAXI worden door PB toepassing gebruikt voor de berekening van de belasting en daarna wordt de belasting ingekohierd.
FIRST zal een gestructureerd bestand ontvangen met alle gevestigde en uitvoerbaar verklaarde belastingen voor de Personenbelasting
(gewone en niet-inwoners). Deze bestanden bevatten alles wat nodig is om de belastingen te kunnen laden en om de inning en invordering te
kunnen realiseren.
Belangrijke verwerkingen:
FIRST zorgt voor de inkohiering van zowel de positieve als negatieve rechten. In TAXI wordt de status op “Ingekohierd” gezet. Op het einde van
de 2e maand die volgt op de maand van versturen van het aanslagbiljet moet de belasting betaald zijn of de terugbetaling uitgevoerd zijn.
Wanneer er nog andere openstaande schulden zijn bij een belastingplichtige die recht heeft op een terugbetaling van personenbelasting, kan
de terugbetaling worden ingehouden en worden aangewend op de openstaande schuld.
De betalingen worden voornamelijk automatisch verwerkt in FIRST via de gestructureerde mededeling. Maar er blijft een groot deel van de
betalingen die manueel toegewezen moeten worden. Dit moet ook in FIRST gebeuren.
Bij niet betaling binnen de vooropgestelde termijn, wordt et onmiddellijk overgegaan tot invordering. Dit houdt in het opsturen van herinnering,
aangetekende aanmaning en opstarten van invorderingsacties via deurwaarder, beslag en dergelijke. Deze acties worden gedocumenteerd in
FIRST. Ook het opmaken van schuldvorderingen in geval van failliet, overlijden, etc vallen onder invordering.
In geval van gehuwden die nog niet echtgescheiden zijn maar wel reeds apart wonen, moeten er speciale procedures gevolgd worden (art
393bis WIB92).
De kosten die gepaard gaan met deze invorderingsacties worden ook in FIRST ingegeven.
Bij laattijdige betaling worden er interesten aangerekend, door FIRST.
Ten einde het verjaren van de schulden tegen te gaan, maakt FIRST ook verjaringslijsten op, die de gebruikers toelaten verjaringstuitende
acties te nemen.
4.4.2 SCHIJF 2 "Verbetering Accounting + Interface GL met Fedcom"
4.4.2.1 Originele functionele architectuur
Een kort overzicht van het originele design van de functionele architectuur van FIRST:
De Boekhouding Passiva en Activa
Het functioneel blok Boekhouding Passiva en Activa zorgt voor het "boekhoudkundige" beheer van de Passiva en de Activa die gegenereerd
worden door de Vaststelling, de Niet-Fiscale Invordering en de Eigenlijke Invordering.
Pagina 67 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
68/139
Dit systeem ondersteunt de processen
• P7 – Inning - Ontvangsten
• P8 – Inning – Uitgaven
• P9 – Afsluitingen
Het werkt zeer nauw samen met het Invorderingssysteem dat de processen ondersteunt
• P30 – Bewarende maatregelen
• P31 – Invordering
De functionele packages
Functioneel package
Centralisatie en meters
Bepaling van rekening
Boekhoudkundige
dossiers
Beheer van de Betalingen
Boekhoudinterface
Inning
Reporting
Rekeningsituatie (Server)
Beschrijving
Produceert de boekhoudkundige centralisatiedocumenten en
dus de overeenkomstige boekingen voor de Algemene
Boekhouding (of meer algemeen, voor de Algemene,
Budgettaire en Analytische boekhouding). Laat ook toe om
de vereffeningsdocumenten ten gunste van de verschillende
rechthebbenden te produceren.
De meters vormen momenteel de enige bestaande
centralisatiemodus. Om boekhoudkundige redenen moet die
modus ook ondersteund worden.
Bepaalt de betreffende Boekhoudkundige rekeningen voor
Gegevenstransacties en -subtransacties
Dit package zorgt voor het beheer van het Boekhouddossier
voor de Fiscale Entiteiten, de Niet-Fiscale Entiteiten en de
Andere Entiteiten
Het systeem voor het Beheer van de Betalingen zorgt voor
het beheer van de betalingen in een geünificeerde modus.
Het biedt, ten opzichte van alle andere componenten een
geünificeerd beeld, ongeacht het gebruikte financiële kanaal
(overschrijving, cheque, contanten) en afhankelijk van de
behoeften, elektronische betaling (debetkaart, creditcard ...).
De
boekhoudkundige
interface
aanvaardt
de
"Berekeningsdocumenten" (equivalent van "factuur") die
afkomstig zijn van de Vaststelling van de Niet-fiscale
invordering en gaat over tot de bijschrijving in het
"Boekhouddossier".
Het package inning zorgt voor alle niet-automatische
functionaliteiten van de inning van de ontvangsten en de
betaling van de uitgaven: het steunt uiteraard op het kader
dat wordt verstrekt door het Beheer van de
Boekhoudkundige Dossiers en door het Systeem voor het
Beheer van de Betalingen.
Zorgt voor de productie van de controlestaten:
• op het niveau van de dossiers
• op het niveau van de centralisatie en van de meters
• op het niveau van de betalingen
Verstrekt een reeks diensten voor rekeningraadpleging voor
de Fiscale en Niet-fiscale Vaststelling en voor de Niet-fiscale
invordering.
4.4.2.2 Een meer praktische business analyse
Elke schuld of terugbetaling die in FIRST geregistreerd of binnengenomen wordt geeft aanleiding tot de creatie van rechten
POSITIEVE RECHTEN
Positieve vastgestelde rechten: Elk recht dat via de toepassing FIRST moet geïnd en/of ingevorderd worden, zal door het systeem
worden ingeschreven in het boekhouddossier. Daartoe wordt een boekhouddocument “Debet” gecreëerd op grond van de door
« Vestiging » meegedeelde gegevens.
De basisgegevens van het ingeschreven recht kunnen afkomstig zijn hetzij van een toepassing extern aan FIRST (bijv. Berekening PB)
hetzij van de berekening van rechten op basis van de registratie van gegevens binnen de toepassing van FIRST zelf.
Bij de inschrijving van het recht in het boekhouddossier zal het systeem gelijktijdig een gestructureerde mededeling (GM) en een “te
ontvangen betaling” creëren teneinde de aanrekening van betalingen of toekomstige betalingen toe te laten.
Voorbeelden van dergelijke rechten binnen FIRST: roerende voorheffing, penale boeten;
Particulariteit voor roerende voorheffing: na verloop van tijd als de schuld onbetaald blijft, wordt deze ingekohierd. Hiervoor wordt een
tweede “te ontvangen betaling” met dezelfde “gestructureerde mededeling” gecreëerd die gelinkt is aan de eerste en het nieuwe
bevoegde kantoor identificeert. Bij betaling met gestructureerde mededeling op de rekening van het oude bevoegde kantoor na
inkohiering wordt de betaling automatisch “getransfereerd” naar het nieuwe bevoegde kantoor.
Contante rechten Bij contante rechten moet, voorafgaand aan de betaling, geen enkele recht worden ingeschreven en bestaat geen
enkele invorderingstitel. Bij het boeken van de uitgevoerde betaling inzake deze, vereist het principe van de dubbele boekhouding
echter
de
creatie
van
een
schuld
waarvan
het
bedrag
overeenstemt
met
de
ontvangen
betaling.
Dit
is
bijvoorbeeld
het
geval
met
de
voorafbetalingen
waar
als
volgt
te
werk
gegaan
wordt
voor
elke
nieuwe
klant
VA
wordt
een
entiteit
VA
aangemaakt
- bij betaling wordt een te ontvangen betaling en een gestructureerde mededeling gecreëerd waaraan de betaling geaffecteerd wordt
NEGATIEVE VASTGESTELDE RECHTEN
Inschrijving van een negatief vastgesteld recht in het boekhouddossier
a. “Ontheffingskrediet” (“Crédit dégrèvement”): deze benaming is van toepassing op een krediet ontstaan in het kader van een geschil
betreffende een bepaalde schuld (bv.: beslissing genomen in het kader van een bezwaar tegen een schuld RV, ontheffing RV die
voortvloeit uit een gecorrigeerde aangifte, nieuw vonnis dat een geheel of gedeeltelijk voorafgaand vonnis betreffende PenB of AV
nietig verklaard, enz.
Pagina 68 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
69/139
b. “Teruggavenkrediet” (“Credit Remboursement”): deze benaming is van toepassing op een krediet dat niet kan gelinkt worden aan
een bepaalde schuld (bv. teruggave toegekend betreffende PB op basis van de aangifte, BTW krediet aangegeven door de
belastingplichtige, enz.)
c. “Annuleringskrediet” (Crédit “annulation”): deze benaming is van toepassing op een krediet met als doel een bestaande schuld in het
boekhoudplan te annuleren. (bv. beslissing tot aanneming in onwaarde in geval van onvermogen, enz.); dit soort krediet, dat altijd is
gelinkt met een schuld wordt altijd ingeschreven ten belope van het saldo van de schuld aan welke ze is gelinkt en geeft dus nooit
aanleiding tot een terugbetaling
Vanaf de inschrijving van een “Ontheffings-”, “Teruggave-” of “Annuleringskrediet” zal het systeem op zoek gaan naar schulden waarop
kan aangewend worden. Indien het gaat om een aanwending van een “Ontheffingskrediet” of een “Annuleringskrediet” zal het systeem
eerst de gelinkte schulden zoeken
OPZOEKEN VAN DE BESTEMMING EN TOEREKENING VAN DE BETALINGEN
Het systeem zal de financiële gegevens verwerken, van zodra, via Isagate, de gegevens verstrekt door de financiële instelling worden
ontvangen. Daardoor zou de verwerking moeten mogelijk zijn vóór de werkdag van de gebruikers aanvangt. Op basis van deze
gegevens zal het systeem voor elke creditbeweging een “Ontvangen betaling” aanmaken (voor elke debetbeweging zal ook een
“uitgevoerde uitgaande betaling” worden aangemaakt). De bedoeling is om deze te kunnen linken aan een “te ontvangen betaling”.
Een aantal regels bepalen nu hoe het systeem “de ontvangen betaling” gaat boeken. De meest voorkomende situaties zijn de volgende:
a) als in de mededeling van de betaling een gestructureerde mededeling vindt die overeenkomt met die uit een
openstaande “te ontvangen betaling” (met dezelfde rekening begunstigde) zal de betaling geboekt worden in het
boekhouddossier (aanmaak boekhouddocument betaling) van de debiteur en zal onmiddellijk worden overgegaan tot
affectatie aan de schuld; indien de schuld in kwestie voorheen al betaald was, kan niet meer geaffecteerd worden en
komt de betaling in het zogenaamde “wachtregister klant” terecht
b)
b) als in de mededeling een NN of een ON voorkomt, zal het systeem de betaling ook boeken in het boekhouddossier
(aanmaak boekhouddocument betaling) van de klant die met dit nummer overeenkomt. Dit betekent dat de betaling in
het “wachtregister klant” terecht komt. Voor roerende voorheffing geldt nog een specifieke regel als het bedrag
dergelijke betaling overeenkomt met de hoofdsom van de enige openstaande schuld wordt ook overgegaan tot
affectatie aan deze schuld;
c) bij gebrek aan duidelijke mededeling kan de betaling niet in een boekhouddossier geboekt worden en komt hij terecht in
het “algemeen wachtregister”
Een betaling op rekening van de voorafbetalingen wordt na creatie van de te ontvangen betaling (en eventueel de
entiteit) onmiddellijk in het boekhouddossier geboekt en geaffecteerd.
In gevallen b en c zullen de betalingen hun bestemming moeten vinden via een latere behandeling van het wachtregister door de
gebruikers op het kantoor. Die zal de nodige opzoekingen doen en de betaling ofwel:
- kunnen aanwenden op een openstaande schuld: het wachtregister zal tijdens de verwerking automatisch de openstaande schulden
presenteren (bij het algemeen wachtregister moet hiervoor eerst de (groep) schuldenaar(s) opgezocht worden en hun uniek dossier
geselecteerd worden)
- bij gebrek aan schulden kan ook tot terugbetaling overgegaan worden aan de opdrachtgever van de betaling
- bij kleine saldi of indien na verloop van tijd nog altijd geen bestemming kon bekomen worden kan in bijzondere ontvangsten geboekt
worden
- bij schulden op een ander kantoor kan de betaling daarheen getransfereerd worden
Opmerking: er is slechts sprake van een “boekhouddocument” wanneer er een boekhoudkundige beweging is in een boekhouddossier
en dat wanneer een aan het AWR overgelaten betaling reeds globaal met alle “ontvangen betalingen” samen bij aanvang van de
verwerking” van het CODA-bestand als “Verrichting” (= boekhoudkundige beweging zonder betrokken boekhouddocument) werd
geboekt.
AFSLUITINGEN EN RAPPORTERINGEN
Elke registratie van rechten, elke ontvangst en elke boeking van betalingen geeft in FIRST, naast hetgeen hierboven is uitgelegd, ook
aanleiding tot boekhoudkundige bewegingen op zogenaamde GL rekeningen. Op basis van de samentelling van gelijksoortige
boekhoudkundige bewegingen (zelfde GL rekening, debet of krediet, zelfde bewegingstype) kan in FIRST rapporten of afsluitingen
gegenereerd worden (bv. Rapport financiële bewegingen). De bovengenoemde totalen van bewegingen zullen ook de interface met
FEDCOM voeden (zie verder).
4.4 .2.3 Te realiseren producten
4.4.2.3.1 Overzicht van de Use cases
In de tabel hierboven vindt men een overzicht van de usecases uit de bestaande analyses van FIRST met hun huidige status en bepaling van
wat nog Te realiseren blijft in het kader van huidig lastenkohier.
Pagina 69 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
Rubriek
Nr usecase
70/139
Titel
Statuut (kort)
Archivering
08-96
Archivering
te analyseren en te ontwikkelen
Betwiste en gesplitste schulden
07-38-14
Een debet wijzigen
te ontwikkelen
Betwiste en gesplitste schulden
07-38-34-01
Splitsen van een PO
te analyseren en te ontwikkelen
Betwiste en gesplitste schulden
07-38-35-01
De gesplitste schulden en de koppelingen schuldenaars beheren
te ontwikkelen
Afsluitingen
09-01
Periodieke afsluitingen
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-00-01
Een boekhouddocument inschrijven
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-01-01
Een boekhouddocument creëren
in productie
Boeking
07-38-05-01
Een credit aan een debet toekennen
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-06-01
Een credit inschrijven
in productie
Boeking
07-38-07-01
Een debet inschrijven
in productie
Boeking
07-38-08-01
Du-balans weergeven
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-13-01
Debets en credits selecteren
in productie
Boeking
07-38-15-01
Een 07-38-15-01 case. Een credit als uitzonderlijke ontvangst boeken
in productie
Boeking
07-38-19-01
Een link annuleren
in productie
Boeking
07-38-21-01
Een debet zoeken
in productie (te verbeteren)
Boeking
07-38-22-01
Een credit zoeken
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-25-01
Een gestructureerde mededeling creëren
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-26-01
Een debet vereffenen
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-27-01
Een credit toerekenen
in productie (aan te vullen)
Boeking
07-38-28-01
De toerekeningen wijzigen
in productie (te verbeteren)
Boeking
07-38-30-01
Afdrukken van de brief in verband met de balans
te ontwikkelen
Boeking
07-38-32-01
Een betaling creëren
in productie
Boeking
07-38-33-01
Een transactie creëren
in productie
Correcties
07-06-01
Een toerekening annuleren
in productie (aan te vullen)
Correcties
07-06-03
De waardedatum van een krediet wijzigen
in productie (aan te vullen)
Correcties
07-06-06
Kosten corrigeren
in productie
Correcties
07-06-07
Terughalen van kredieten uit RE
in productie (aan te vullen)
Beheer vervaldatums
06-03
Een uitvoerbare titel beheren
in productie (aan te vullen)
Beheer vervaldatums
06-03-01
Een uitvoerbare titel valideren
in productie (aan te vullen)
Beheer vervaldatums
07-06-02
De berekening van de verwijlinteresten schorsen
te ontwikkelen
Beheer vervaldatums
07-21
De vervaldatums controleren
in productie (aan te vullen)
Beheer vervaldatums
07-30
De schuld berekenen (verwijlinteresten)
in productie (aan te vullen)
Beheer vervaldatums
07-30-01
De schuld DB berekenen
in productie (aan te vullen)
Beheer vervaldatums
07-30-05
De schuld AS berekenen
te ontwikkelen
Beheer vervaldatums
07-30-06
De schuld DT berekenen
te ontwikkelen
Beheer vervaldatums
07-38-24
Een uitvoerbare titel toevoegen
in productie (aan te vullen)
Financiële instelling
07-16
De door de financiële instelling verstrekte gegevens verwerken
in productie
Financiële instelling
07-33
De gegevens van de financiële instelling raadplegen
in productie
Parameters
07-38-90-01
Beheer van de parameters
in productie (aan te vullen)
Ontvangst betaling
07-18-01
De bestemming van een betaling opzoeken
in productie
Ontvangst betaling
07-18-02
Wachtregisters verwerken
in productie (aan te vullen)
Ontvangst betaling
07-18-03
Opvolging wachtregisters
te ontwikkelen
Ontvangst betaling
07-18-04
Toewijzen van kredieten voor behandeling
te ontwikkelen
Terugbetaling
08-03-01
Berekening van het definitieve bedrag MI
te analyseren en te ontwikkelen
Terugbetaling
08-08
Een voorstel voor een terugbetaling beoordelen
in productie (aan te vullen)
Terugbetaling
08-10
De overschrijvingen uitvoeren
in productie (aan te vullen)
Terugbetaling
08-17
Terug te betalen bedragen verwerken
in productie (aan te vullen)
Terugbetaling
08-19
Vereffening van de kosten aan de rechthebbenden
in productie
Terugbetaling
08-20
Opvolging debitering bankrekening
in productie (aan te vullen)
Terugbetaling
30-06
Beslag-overdracht raadplegen
te ontwikkelen
VA
2/06/2010
VA-informatie bij het unieke dossier voegen
in productie
VA
02-17-17
De lijst van de entiteiten voor de stortingen opstellen
in productie
VA
07-01-01
Verzoek om terugbetaling of om overdracht VA
in productie
VA
07-02-01
Verwerking van een verzoek om terugbetaling of om overdracht VA
in productie
VA
07-07
Automatische verzending van de rekeninguittreksels
in productie
VA
07-11
Automatische verzending van een uitnodiging om VA's te betalen
in productie
VA
07-87
Verwerking van een wijziging in balansdatum
in productie
VA
07-88
Beheren verzending VA
in productie
VA
07-89
Beheer dossier VA
in productie
VA
07-90
Verwerking van de niet-gebruikte VA's door Taxatie
in productie
VA
07-90-01
Verwerking van de niet-gebruikte VA's door de dienst VA
in productie
VA
07-90-02
Controle van de gebruikte VA's
in productie
Pagina 70 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
71/139
Een verduidelijking bij de kolom statuut:
- Te analyseren en ontwikkelen: er bestaat zelfs nog geen analyse voor FIRST
- Te ontwikkelen: er is een bestaande analyse die eventueel te actualiseren is
- In productie: momenteel in productie (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te
behandelen schulden is mogelijk)
- In productie (aan te vullen): is gedeeltelijk ontwikkeld, sommige functionaliteiten uit
usecase ontbreken nog (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te behandelen
schulden is mogelijk)
- In productie (te verbeteren): is ontwikkeld maar bepaalde functionaliteiten werken niet
correct (eventuele actualisatie in verband met nieuwe te behandelen schulden is
mogelijk)
- In productie (huidig contract): zal in productie zijn na huidig contract (eventuele
actualisatie in verband met nieuwe te behandelen schulden is mogelijk)
- In productie (intern): wordt momenteel intern ontwikkeld (eventuele actualisatie in
verband met nieuwe te behandelen schulden is mogelijk)
-
4.4.2.3.2Te realiseren producten per usecase
Opmerking vooraf: Hieronder worden geen usecases hernomen die in bovenstaande tabel
een van volgende statuten heeft: in productie. Waar nodig zullen deze usecases moeten
geactualiseerd worden door de impact die de te ontwikkelen “general intake” en de
“generieke invorderingsmotor” erop kunnen hebben
Archivering
•
UC 08-96 Archivering: Te analyseren en te ontwikkelen
Archivering van de debetten en kredieten in de database is momenteel niet voorzien en zal
gezien het volume van nieuwe schulden noodzakelijk worden.
Betwiste en gesplitste schulden
•
UC 07-38-14 Een debet wijzigen: Te ontwikkelen
Gegevens van bestaande schuld wijzigen en zonodig aanwendingen aanpassen (bv. Qua
NI) ten gevolge van een betwisting taxatie. Analyse is reeds bijgewerkt voor schulden directe
belastingen.
• UC 07-38-34-01 Splitsen van een ‘Open post: Te analyseren en te ontwikkelen
Wijzigen van het statuut van (een deel van) een schuld (bv. Bij gedeeltelijke kwijtschelding
gecontesteerde schuld). Vloeit voort uit vorige UC.
• UC 07-38-35-01 De gesplitste schulden en de koppelingen schuldenaars beheren: Te
ontwikkelen
Splitsen van schulden over meerdere schuldenaren (bv. Erfenis, scheiding van goederen …).
Afsluiting
•
UC 09-01 Periodieke afsluitingen: Andere afsluitingen en rapporten nog te
ontwikkelen
Periodieke afsluitingen van ontvangsten en uitgaven en opmaak van boekhoudkundige
rapporten. Momenteel enkel een rapport voor de financiële verrichtingen (wordt verbeterd in
huidig contract).
Pagina 71 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
72/139
Boeking
•
UC 07-38-00-01 Een boekhouddocument inschrijven: Aan te vullen en verder te
ontwikkelen
Boekhouddocumenten worden ingeschreven bij ontvangen en uitgaande betalingen, bij
inschrijving en ontheffing van rechten, bij terugbetalingen en bij annulaties. Is gedeeltelijk in
productie en de analyse is bijgewerkt voor ICPC en zal verder moeten aangepast worden in
het licht van de ‘general intake’.
• UC 07-38-05-01 Een credit aan een debet toekennen: Aan te vullen en verder te
ontwikkelen (o.m. voor wat betreft voor schulden van een uniek dossier met meerdere
personen)
Aanwending van kredieten op debieten bv. Bij betaling, maar ook bij compensatie binnen
één boekhouddocument, detaillering van de werking van de open posten, de affectaties, de
bewegingen op de GL-rekeningen; verder ook rekening houdend met eventuele transfer
bewegingen tussen verschillende boekhouddossiers. Analyse is bijgewerkt voor ICPC
•
UC 07-38-08-01 DU-balans weergeven: Aan te vullen en verder te ontwikkelen: o.m.
de nieuwe tabbladen en wegnemen van de beperking per pijler en sector binnen de
AAII
Raadplegen van (details van) alle schulden en tegoeden (ongeboekte betalingen, lopende
terugbetalingen), voorafbetalingen van alle boekhouddossiers gelinkt aan een persoon:
- van zijn eigen dossier
- van dossiers van een groep van personen waartoe de geconsulteerde persoon behoort
De analyse werd bijgewerkt voor ICPC en voorziet in bijkomende tabbladen voor
correspondentie, betwistingen en historiek dien nog niet ontwikkeld zijn
• UC 07-38-21-01 Een debet zoeken: Te verbeteren: wegneming van de beperkingen
per pijler en sector binnen de AAII
Opzoeken van een debet = schuld (zie functie debet - krediet zoeken)
• UC 07-38-22-01 Een credit zoeken: Verder te ontwikkelen: de ontbrekende kredieten
+ wegneming van de beperkingen per pijler en sector binnen de AAII
Opzoeken van een krediet (zie functie debet - krediet zoeken): 4 mogelijkheden (betaling,
voorafbetaling, terugbetaling, ontheffing). Is enkel in productie voor wat betalingen betreft
UC 07-38-25-01 Een gestructureerde mededeling creëren: Verdere ontwikkeling (reservatie
van GM voor ICPC-schulden, enz.)
Genereren en toekennen van een gestructureerde mededeling (voor het creëren van een te
ontvangen). Analyse uitgebreid voor ICPC.
• UC 07-38-26-01 Een debet vereffenen: Aan te vullen en verder te ontwikkelen
(specifieke regels per soort schulden)
Bij de inschrijving van een schuld (debet) automatisch beschikbare kredieten erop
aanwenden (bv. Bij betalingen die toekomen voor de aangifte of bij inkohiering automatische
aanwending van betalingen die gereserveerd werden in afwachting van de inkohiering).
• UC 07-38-27-01 Een credit toerekenen: Verder te ontwikkelen en te herzien
Zeer uitgebreide usecase voor het automatisch aanwenden van een krediet op een schuld
(en zijn gelinkte schulden zoals supplementen, VK en NI), met de zogenaamde 'moulinette'regels. Gebruikt bij het boeken van de coda's en bij de voorstellen bij aanwending vanuit het
wachtregister. Na uitvoering van deze UC is een schuld geboekt op de schuld ofwel in het
WR klant of in het AWR.
Pagina 72 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
73/139
Analyse reeds bijgewerkt voor ICPC. Is slechts gedeeltelijk in productie en er moet nagezien
worden of het opportuun is om alle voorziene regels te ontwikkelen, vooral nu zal uitgebreid
worden naar diverse andere schulden.
• UC 07-38-28-01 De toerekeningen wijzigen: Verder te ontwikkelen en te herzien
Deze usecase wordt opgeroepen als een aanwending op een schuld moet gewijzigd worden
(bv. bij een ontboeking, bij wijzigen waardedatum met intrestherberekening tot gevolg, bij
boeking van een ontheffing, bij boeking van een betaling voorafgaand aan reeds op de
schuld geboekte betalingen) en wordt in sommige gevallen automatisch uitgevoerd. Analyse
werd bijgewerkt voor ICPC. Gezien het in productie brengen van deze UC nooit volledig
lukte, is volledige herziening noodzakelijk.
• UC 07-38-30-01 Afdrukken van de brief in verband met de balans: Te ontwikkelen
Afdrukken van bepaalde brieven vanuit de 'balans' schermen, zoals bijvoorbeeld opgaven
van schulden, situatie van een welbepaalde schuld, detail van aanwendingen betalingen, ..
Correcties
• UC 07-06-01 Een toerekening annuleren: Verder te ontwikkelen
Annuleren van een aanwending van een betaling, een terugbetaling of een terug te geven
voorafbetaling. Bij betaling ook mogelijkheid tot transfer naar het AWR.
• UC 07-06-03 De waardedatum van een krediet wijzigen: Aan te vullen en verder te
ontwikkelen
Wijzigen van de waardedatum van een betaling (bv. Betaling van gerechtsdeurwaarder voor
verschillende dossiers met verschillende data, betaling afkomstig van inhouding teruggave)
plus eventuele herziening van intresten, vervolgingskosten, verjaringsdata en andere
betalingen op de schuld die hierdoor geïmpacteerd worden. Gedeeltelijk in productie.
• UC 07-06-07 Terughalen van kredieten uit ‘Bijzondere ontvangsten’: Verder te
ontwikkelen (zie hierboven)
Ontboeken van betalingen die in bijzondere ontvangsten geboekt zijn. Nog niet ontwikkeld
voor boekingen in bijzondere ontvangsten vanuit het algemeen wachtregister.
Beheer Vervaldatums
•
UC 06-03 Een uitvoerbare titel beheren: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe soorten
schulden, ICPC en andere)
Het creëren van een uitvoerbare titel onder de vorm van een kohier voor aan de bron geïnde
belastingen die onbetaald zijn gebleven. Momenteel alleen gedeeltelijk in PROD voor RV.
Analyse bijgewerkt voor ICPC
• UC 06-03-01 Een uitvoerbare titel valideren: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe
soorten schulden, ICPC en andere)
Afdrukken van de kohieren en aangeven aan het systeem dat ze uitvoerbaar verklaard zijn +
blokkering betaling tijdens procedure van inkohiering. Momenteel alleen gedeeltelijk in
PROD voor RV. Analyse bijgewerkt voor ICPC
• UC 07-06-02 De berekening van de verwijlinteresten schorsen: Te ontwikkelen
Schorsen van de berekening van intresten voor bepaalde periodes (bv. Faillissement, CSR,
bezwaar).
• UC 07-21 De vervaldatums controleren: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe soorten
schulden, ICPC en andere)
Pagina 73 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
74/139
Deze workflow bevat o.m. het controleren van de vervaldagen, opmaak van rappels,
inkohiering en overmaken aan 'invordering’. Wordt ontwikkeld in huidig contract. Analyse
bijgewerkt voor ICPC.
• UC 07-30 De schuld berekenen (verwijlinteresten): Aan te vullen en verder te
ontwikkelen
Algemene usecase voor de berekening van intresten op een schuld.
• UC 07-30-01 De schuld Directe Belastingen berekenen (verwijlinteresten): Aan te
vullen en verder te ontwikkelen (ICPC, schorsing, specifieke gevallen ..)
Usecase voor de berekening van nalatigheidsintresten directe belastingen. Momenteel enkel
voor RV. Analyse is bijgewerkt voor ICPC
• UC 07-30-05 De schuld andere niet-fiscale schuldvorderingen berekenen
(verwijlinteresten): Te ontwikkelen
Usecase voor de berekening van nalatigheidsintresten op de andere niet-fiscale
schuldvorderingen.
• UC 07-30-06 De schuld Diverse Taksen berekenen (verwijlinteresten): Te
ontwikkelen
Usecase voor de berekening van nalatigheidsintresten op diverse taksen.
• UC 07-38-24 Een uitvoerbare titel toevoegen: Verder te ontwikkelen (voor nieuwe
soorten schulden, ICPC en andere)
vastleggen van de eigenlijke ondertekening, validatie en ondertekening van het kohier,
overdracht van de rechten en boeking van de geblokkeerde betaling. Analyse bijgewerkt
voor ICPC.
Parameters
•
UC 07-38-90-01 Beheer van de parameters: Aan te vullen en verder te ontwikkelen
(o.m. voor GL-rekeningen en geldigheidsduur ervan)
Wijzigen, toevoegen of verwijderen van parameters ( bv. tarieven en codes RV). Een beperkt
aantal parameters worden toegevoegd in huidig contract
Ontvangst betaling
•
UC 07-18-01 De bestemming van een betaling opzoeken: (Eventueel) verder te
ontwikkelen (voor wat rekeningnummer betreft)
Opzoeken van de bestemming van de betaling op basis van GM, vrije mededeling met
daarin GM of NN of NE, op basis van rekeningnummer. Niet ontwikkeld voor wat betreft
rekeningnummer.
• UC 07-18-02 Wachtregisters verwerken: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (zie
hierboven)
Behandeling van de betalingen die niet onmiddellijk in ontvangst konden geboekt worden.
Wachtregister klant: betaling kon wel al toegewezen aan uniek dossier; algemeen
wachtregister: betaling kon nog niet toegewezen worden aan een uniek dossier. Aantal
functionaliteiten ontbreken nog zoals: transfer voor schulden andere kantoren, splitsing van
betaling voor aanwending op verschillende unieke dossiers, terugbetaling via assignatie, …
• UC 07-18-03 Opvolging wachtregisters: Te analyseren en te ontwikkelen
Pagina 74 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
75/139
(automatische) Opvolging van het wachtregister om te vermijden dat bepaalde kredieten te
lang in het wachtregister blijven hangen.
• UC 07-18-04 Toewijzen van kredieten voor behandeling: Te ontwikkelen
Toewijzen van kredieten aan bepaalde gebruikers voor behandeling om dubbele
behandeling te vermijden: bedoeld voor de behandeling van het wachtregister in grote
kantoren (momenteel is gelijktijdige behandeling door verschillende gebruikers niet
geblokkeerd wat tot problemen kan leiden.
Terugbetaling
•
UC 08-03-01 Berekening van het definitieve bedrag Moratoire Interesten: Te
ontwikkelen
Nieuwe usecase voor de berekening van de moratoire interesten op terug te geven
bedragen.
• UC 08-08 Een voorstel voor een terugbetaling beoordelen: Aan te vullen en verder te
ontwikkelen (zie hierboven)
Specifieke usecase voor het valideren van bepaalde concepten zoals terugbetalingen uit
wachtregister, moratoire interesten, voorstellen i.v.m. voorafbetalingen: is momenteel enkel
in productie voor terugbetalingen vanuit het wachtregister.
• UC 08-10 De overschrijvingen uitvoeren: Aan te vullen en verder te ontwikkelen (o.m.
voor wat betreft echte teruggaven zoals personenbelasting, voorafgaande consultatie
beslagen en overdrachten, enz. …)
Uitvoeren van de terugbetalingen (zoals terugbetaling personenbelasting of te veel betaald
bedrag vanuit wachtregister), overschrijving schatkist, terug te betalen voorafbetalingen ...
Analyse werd bijgewerkt voor terugbetalingen ICPC (bv. Personenbelasting)
• UC 08-17 Terug te betalen bedragen verwerken: Aan te vullen en verder te
ontwikkelen (o.m. voor wat betreft echte teruggaven zoals personenbelasting)
Behandelen van terugbetalingen (zoals terugbetaling personenbelasting of te veel betaald
bedrag vanuit wachtregister), overschrijving schatkist, terug te betalen voorafbetalingen …
Analyse werd bijgewerkt voor terugbetalingen ICPC (bv. Personenbelasting)
• UC 08-20 Opvolging debitering bankrekening: Aan te vullen en verder te ontwikkelen
(o.m. voor wat betreft echte teruggaven zoals personenbelasting)
Controleren van de debetten van de rekening of ze wel kunnen gelinkt worden aan een uit te
voeren betaling.
• UC 30-06 Beslag-overdracht raadplegen: Te ontwikkelen
Nakijken of er een beslag of overdracht is vooraleer men iets terugbetaalt en indien ja de
terugbetaling annuleren en to do genereren. Analyse bijgewerkt voor ICPC.
4.4.2.4 Interface Fedcom GL
FEDCOM is een ERP die ontwikkeld werd om de boekhoudkundig en de financiële controle
van de federale staat te beheren.
Doelstelling van de interface:
In het kader van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de
boekhouding van de federale staat heeft FEDCOM onder andere de gedeeltelijk dubbele
Pagina 75 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
76/139
boekhouding en de registratie van de uitgaven en ontvangen op basis van vastgestelde
rechten ingevoerd, d.w.z. op basis van transacties en niet meer op kasbasis.
Daarom moet er een interface ontwikkeld worden tussen FIRST en FEDCOM op basis van
uitwisselingen van xml-bestanden voor het laden van:
1. de fiscale en niet-fiscale vastgestelde rechten
2. de fiscale en niet-fiscale ontvangsten
3. de terugbetalingen of terugstortingen aan de rechthebbenden.
Aangezien het om ‘grote’ hoeveelheden individuele verrichtingen gaat, zullen deze details
niet integraal overgenomen worden in FEDCOM. Maar zal op periodieke basis (dagelijkse of
maandelijkse frequentie) een globale boeking gebeuren.
De eventuele terugbetalingen naar klanten zullen rechtstreeks vanuit FIRST gebeuren (in
FEDCOM worden geen klantendetails bijgehouden). Periodiek worden op globaal niveau
deze boekingen in FEDCOM geboekt.
Bank
RAG
RAC
Recht
Dagelijkse afsluiting
Maandelijkse afsluiting
FEDCOM
Boekhoudkundige flux van First naar Fedcom
Pagina 76 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
77/139
4.4 .3 SCHIJF 3: "Generieke invorderingsmodule"
4.4 3.1 Het invorderingsproces
a. Algemene beschrijving van het P031 - Invordering
Dit proces omvat de uitvoering van een reeks processen met als doel snel en
doeltreffend de aan de federale overheid, aan andere overheden en aan
bepaalde andere rechthebbenden verschuldigde belastingen, rechten, taksen,
douaneschulden boeten en toebehoren, enz. te verkrijgen.
Bovendien beoogt het de burgers aan te zetten tot de naleving van hun
verplichtingen en is het erop gericht gerechtelijke acties in te stellen tegen
verschuldigden of derde-wanbetalers en de administratie te verdedigen bij
gerechtelijke betwistingen tegen invorderingsacties.
Bij het proces P31 worden een reeks acties uitgevoerd om de betaling van
een schuld te verkrijgen, terwijl de grotendeels geautomatiseerde procedures
van de inning hun beperkingen hadden. Bijvoorbeeld: er werden rechten
vastgesteld en er werden geen betalingen gedaan met betrekking tot die
rechten; er werden herinneringsbrieven en aanmaningen gestuurd, zonder
resultaat, - ofwel wilde de klant niet betalen, ofwel was hij niet in staat om te
betalen.
Het proces P31 moet dus steunen op een gestructureerde maar grotendeels
discretionaire benadering: de beheerder van het invorderingsdossier
beoordeelt de situatie - met name door de solvabiliteitsfiche te raadplegen en kiest de invorderingsactie die hem het meest geschikt lijkt. Deze actie moet
bij de schuldenaar tot een reactie leiden. Afhankelijk van die reactie - of van
het ontbreken ervan binnen vastgestelde termijnen - kan beslist worden om tot
een nieuwe actie over te gaan. Deze cyclus van 'actie - reactie' wordt zo vaak
als nodig herhaald om de gedeeltelijke of volledige invordering te verkrijgen,
of, in tegendeel, om akte te nemen van het feit dat de acties stopgezet
moeten worden en om te vragen ontheven te worden van de invordering van
de schuld (vordering tot schorsing van invordering).
Pagina 77 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
78/139
b. Schema P031_Invordering
c. Mapping van activiteiten van P031 en UC 31:
1. P031.AB01 Kiezen en analyseren van een schulddossier
• UC 31-03 Automatisch verdelen van dossiers
• UC 31-44 Aanwijzing van ambtenaar belast met verwerking van
ontvangen info
• UC 31-61 Manueel aanwijzen van ambtenaar belast met het
verwerken van ontvangen info
• UC 31-52 Selecteren van dossiers
• UC 31-63 Consulteren van solvabiliteitsfiche
• UC 31-64 Foto nemen van solvabiliteitsfiche
• UC 31-89 Dossiers opzoeken
• UC 31-91 Vragen om inlichtingen inzake solvabiliteit (verzoek
politieonderzoek (penale boete))
• UC 31-97 Opstellen permanent invorderingsdossier
2. P031.AB02 Creëren van een uitvoerbare titel
• UC 31-94 Controle van aanvragen voor dwangbevel
a) P031.AB03
Versturen
aanmaning/kennisgeving
Pagina 78 van 139
van
een
(aangetekende)
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
•
•
•
•
79/139
UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch
verwerken van onkostennota’s)
UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten
(manuele verwerking van kostennota’s)
UC 31-30 Manueel creëren van aangetekende
aanmaningen
UC 31-42 Automatisch creëren van de aanbevolen
aanmaningen
b) P031.AB05 Toewijzen dossier aan gerechtsdeurwaarder
• UC 31-93 Voorbereiden visum dwangbevel
• UC
31-23
Vervolging
toewijzing
aan
een
gerechtsdeurwaarder
• UC 31-33 Verzoek om toestemming van onroerend beslag
• UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch
verwerken van onkostennota’s)
• UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten
(manuele verwerking van kostennota’s)
3. P031.AB04 Behandelen verzoek om afbetalingsplan
• UC 31-04 Toekennen van betalingsfaciliteiten
4. P031.AB06 Vereenvoudigde invordering bij een derde/notaris
• UC 31-24 Notificaties aan notarissen
• UC 31-53 Notificeren openbare verkoop
• UC 31-37-01 Vereenvoudigd derdenbeslag
• UC 31-37-02 Een kennisgeving van overdracht van bedragen
versturen
• UC 31-79 Een voorstel voor een vrijwillige overdracht versturen
• UC 07-38-31 Vernieuwing van een bericht van beslag
• UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch verwerken van
onkostennota’s)
• UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten (manuele
verwerking van kostennota’s)
5. P031.AB07 Behandelen van offensieve gerechtsdossiers, HI, verzet
tegen deling, …
• UC 31-10 Verstrekken van juridisch advies
• UC 31-16 Verwerken van gerechtelijke dossiers
• UC 31-38 Hypothecaire inschrijving
• UC 31-07 Registratie van akten en kosten (automatisch verwerken van
onkostennota’s)
• UC 31-22 Manuele registratie van akten en kosten (manuele
verwerking van kostennota’s)
• UC 31-95 Opstellen advocatenfiche
• UC 07-38-29 De betwistingen in verband met acties beheren
Pagina 79 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
80/139
6. P031.AB08 Verzoeken invorderingsbijstand
• UC 31-56 Internationale invordering
7. P031.AB09 Behandelen van een (tijdelijk) niet-invorderbare schuld
• UC 31-11-01 Onderzoek van de voorstellen voor een opschorting van
de invordering
• UC 31-11-02 Vervolg van de opschorting annulering voor verjaring
• UC 31-12 Beslissing van toelating voor opschorting
• UC 31-27 Manueel voorstel tot verzoek om opschorting
• UC 31-60 Automatisch voorstel tot verzoek om opschorting
• UC 31-90 Registreren beslissing opschorting (Aanvraag onbeperkt
uitstel en vrijstelling NI)
• UC 31-98 Schorsing of vrijstelling nalatigheidsintresten
8. P031.AB10 Opvolgen dossier
• UC 31-09-01 Stuiting van de verjaring
• UC 31-09-02 De verjaring berekenen
• UC 31-09-04 Opvolging stuiting van de verjaring
• UC 31-09-05 Een verjaringsstuitende actie coderen
• UC 31-09-06 Een staat 204 produceren
• UC 31-09-07 Een vonnis schrappen
• UC 31-19 Verwerking van aan de staat verschuldigde kosten,
schadevergoedingen en interesten
• UC 31-20 Controleren van verjaringsstuitende acties
• UC 31-21 Behandelen dossiers verantwoordelijkheid rekenplichtige
• UC 31-28 Aangifte van schuldvordering
• UC 31-31 Rechten van de Schatkist in gevaar
• UC 31-32-01 Aanzuivering van geringe saldi
• UC 31-32-02 Aanzuivering van niet in te vorderen saldi
• UC 31- 35 Aanmaning voor aanzuiveringsplan
• UC 31-36 Splitsing van schulden
• UC 31-39 Evaluatie en goedkeuring van een concept
• UC 31- 43 Stopzetten van afbetalingsplannen
• UC 31-45 Manueel wijzigen van het statuut van de schuld
• UC 31-46 Attest overdracht van handelsfondsen
• UC 31-47 Reacties na betaling schuld in vervolging
• UC 31-49 Opnieuw toekennen van dossiers
• UC 31-50 Handlichting op verzoek van een geïnteresseerde partij
• UC 31-51 Automatische opvolging van dossiers
• UC 31-54 Manueel opvolgen van dossiers
• UC 31-57 Schulderkenning
• UC 31-58 Automatische herverzending van correspondentie
• UC 31-59 Manuele herverzending van correspondentie
• UC 31-62 Verwerking van de door de staat verschuldigde kosten,
schadevergoedingen en interesten
• UC 31-65 Wijziging van de voorrechten
Pagina 80 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
81/139
• UC 31-69 Aanmaken lege invorderingsactie
• UC 31- 77 Afsluiting van het dossier (vaststelling) en terugzending
naar de verzoeker
• UC 31-80 Beheer van parameters invordering
• UC 31-81 Statistieken en rapporten invordering
• UC 31-88 Statistieken en rapporten Geschillen
• UC Xx-99 Beheer van parameters
d. Het P031 en het invorderingsdossier
Binnen het proces P031 kan het invorderingsdossier georganiseerd worden in
logische fasen:
• Indiening (Signaal)
• Onderzoek
• Beslissing (Invorderingsactie via generieke motor)
• Opvolging
• Afsluiting
Het element dat aanleiding geeft tot de samenstelling van
Invorderingsdossier is de aanwezigheid van niet betaalde schulden.
het
Het dossier wordt samengesteld bij een betrokken invorderingsbureau dat
bevoegd is om een of meer soorten in te vorderen schulden te beheren. Zo is
het mogelijk dat er voor eenzelfde persoon meerdere invorderingsdossiers
geopend zijn.
Het dossier wordt vervolgens onderzocht door de beheerder die in eerste
instantie
de
solvabiliteitsfiche
zal
vragen/raadplegen
om
een
invorderingsstrategie te kiezen die geschikt is voor de situatie van de klant.
Deze solvabiliteitsfiche bevat enerzijds informatie die up-to-date gehouden
wordt via verschillende systemen die online toegankelijk zijn en bevat
anderzijds informatie die verzameld werd via verschillende manuele kanalen
(enquête, correspondentie) en ingeschreven werd in het Permanent
Invorderingsdossier van de persoon.
De invorderingsstrategie krijgt concrete vorm in een beslissing over de keuze
van een invorderingsactie. Een invorderingsactie verwacht een reactie (of een
gebeurtenis) binnen een vastgestelde termijn.
• Bepaalde acties of gebeurtenissen kunnen leiden tot stuiting of schorsing
van de verjaring.
• In geval van ontoereikende solvabiliteit kan de actie van een bepaald type
zijn: de opschorting van de invordering, die akte neemt van het
onherroepelijke karakter (tijdelijk of voor onbepaalde tijd) van de schuld.
Indien akte genomen wordt van de definitieve insolventie, dan wordt een
voorstel tot boekhoudkundige annulering van het recht gedaan.
• Al naargelang van het type kunnen bij een actie al dan niet externe
dienstverleners betrokken worden, bijvoorbeeld, deurwaarders. In dat
geval kunnen er kosten aan de actie (of aan een reeks acties) verbonden
zijn; deze kosten moeten beheerd worden.
Pagina 81 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
•
•
82/139
Een invorderingsactie kan tot slot ook aanleiding geven tot een
administratief of gerechtelijk geschil. Bij conventie wordt het gerechtelijk
invorderingsgeschil burgerlijk geschil genoemd.
Al deze acties worden gestart vanuit een generieke motor voor
invorderingsacties.
e. Generieke invorderingsactie
INVORDERING
Vestiging
(aangifte,
input, vraag)
Creatie
boekhoudkundig
document
Betalings
bericht
Onbetaalde
schuld
Signaal
Invorderings
dossier
Selectie
van een
actie
Een
actie
starten
Generieke motor
De generieke motor voor invorderingsacties zal deel uitmaken van de "Recovery"-module
van First. Hij laat toe om, op zo generiek mogelijke wijze, invorderingsacties te lanceren
tegen de schuldenaar via een elektronische verzending naar een andere, interne (via
Fedopress, …: bvb. verzending naar de schuldenaar) of externe applicatie (naar een
deurwaarder ..) van de FOD Financiën.
Pagina 82 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
83/139
Schema:
Fig. Overzicht van het programma First
Deze generieke module bevat
• de nodige gegevens om de invordering te kunnen aanvangen: Alle
invorderingsacties tegen een schuldenaar die zich op hetzelfde soort
gegevens baseren:
volledige signaletiek van de schuldenaar (via link
SITRAN): Identificatie en Staat
• Persoonsgegevens
• Burgerlijke staat
• Adressen - domicilieadres
• …
de schuld
• Type Aard
• Totaal bedrag
• Status
• …
informatie in verband met de betaling
• IBAN-rekeningnummer,
• te gebruiken communicatie,
• …
• linken naar andere applicaties met het oog op het onderzoeken van de
solvabiliteit van de betrokken schuldenaar
o Indien mogelijk werken met dynamische linken (De linken
worden vertoond indien de betrokken persoon schulden heeft).
o Voorbeelden:
Opzoeking KSZ
Belcotax-On-Web (BOW)
Pagina 83 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
84/139
ConsultImmo
DIV
Stirint (zie bvb. gegevens m.b.t. buitenlandse
onroerende goederen)
Er bestaat reeds een webservice. Het doel bestaat er in om
linken te maken met deze applicaties.
Vanuit het invorderingsdossier moeten acties kunnen worden opgestart op basis van de
gekende gegevens.
De generieke module haalt de basisgegevens, benodigd voor de te ondernemen actie, op en
geeft ze weer, specifiek voor papieren (via Fedopress) of electronische verzending
(Webservice of andere electronische toepassing). Elk datarecord (zie basisgegevens) wordt
dagelijks geupdate op basis van de betalingsbestanden.
Generische motor : Generische
invorderingsactie
Aanpassing dossier de
recouvrement output (electronisch
of manueel)
Behandeling
Manuele of
electronische
input
Generische motor: Beheer van respons
Invorderingsdossier
Selectie actie
Papieren of
electronische
verzending
Deze functionaliteit moet voorzien in de latere toevoeging van andere types
invorderingsacties of, indien nodig, in de wijziging van bestaande invorderingsacties door
middel van een reeks vooraf vastgestelde parameters.
Principe: Generieke motor:
Pagina 84 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
85/139
Data records
NN
Naam Adres
...
...
...
...
Ophalen basisgegevens
Acties:
Opdracht aan deurwaarder
Electronisch
Aangifte van schuldvordering
Beslag
Vraag om doorhaling/ontlasting
...
Papier
De selectie van de invorderingsacties gebeurt via een rolmenu: de generieke
module gaat de gegevens, nodig voor die actie, ophalen (dynamisch) uit de
datarecords. Op basis van de geselecteerde actie weet de motor of het gaat
om een papieren of electronische verzending.
f. Functionele packages Invordering
De functionele opdeling in packages ondersteunt het hierboven voorgestelde
beheerproces:
• Beheer van de invorderingsdossiers
• Beheer van de invorderingsacties
• Beheer van de verjaringen
• Beheer van de kosten
Pagina 85 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
86/139
Functioneel package
Beheer van de
invorderingsdossiers
Beschrijving
Met het beheer van het dossier wordt hier het beheer van de
indiening en het onderzoek van het dossier bedoeld. De
sleutelelementen van dit beheer zijn de samenstelling en de
behandeling van het dossier door een dossierbeheerder en
het onderzoek van het dossier waarvoor met name de
solvabiliteitsfiche opgevraagd en geraadpleegd moet
worden.
Beheer van de
invorderingsacties
Het beheer van de invorderingsacties vormt de corebusiness
volgens het actie-reactiemodel.
Beheer van de verjaringen
en berekening van de
nieuwe termijn
Beheer van de kosten
Groepeert de functies voor het beheer van de verjaring met
betrekking tot de stuiting of de schorsing ervan.
Groepeert alle functies in verband met het beheer van de
kosten vanaf het ogenblik dat ze gemaakt worden (keuze
van de dienstverlener) totdat ze verwerkt worden
(onkostennota's).
Pagina 86 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
87/139
g. Selectie invorderingsacties volgens functionele packages
Rubriek
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Beheer van de dossiers
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Activiteit P031 - Process -UseCase-SubCase
31-00
P031.AB01 - 31-03
P031.AB01 - 31-44
P031.AB10 - 31-49
P031.AB10 - 31-51
P031.AB01 - 31-52
P031.AB10 - 31-54
P031.AB10 - 31-58
P031.AB10 - 31-59
P031.AB01 - 31-61
P031.AB01 - 31-63
P031.AB01 - 31-64
P031.AB01 - 31-89
P031.AB01 - 31-97
P031.AB10 - 31-80
P031.AB04 - 31-04
P031.AB10 - 31-09-07
P031.AB09 - 31-11-01
P031.AB09 - 31-11-02
P031.AB09 - 31-12
P031.AB05 - 31-23
P031.AB06 - 31-24
P031.AB10 - 31-25
P031.AB10 - 31-26
P031.AB09 - 31-27
P031.AB10 - 31-28
P031.AB03 - 31-30
P031.AB10 - 31-31
P031.AB10 - 31-32-01
P031.AB10 - 31-32-02
P031.AB05 - 31-33
P031.AB10 - 31-35
P031.AB10 - 31-36
P031.AB06 - 31-37-01
P031.AB06 - 31-37-02
P031.AB07 - 31-38
P031.AB03 - 31-42
P031.AB10 - 31-43
P031.AB10 - 31-45
Titel
Common screens Invordering
Automatisch verdelen van dossiers
Aanwijzing van ambtenaar belast met verwerking van ontvangen info
Opnieuw toekennen van dossiers
Automatische opvolging van de dossiers
Selecteren van dossiers
31-54 Manueel opvolgen van dossiers
Automatische herverzending van correspondentie
Manuele herverzending van correspondentie
Manueel aanwijzen van ambtenaar belast met het verwerken van ontvangen info
Consulteren van Solvabiliteitsfiche
Nemen van foto van de solvabiliteitsfiche
Dossiers opzoeken
Opstellen Permanent invorderingsdossier
Beheer van parameters invordering
Toekennen van betalingsfaciliteiten
Een vonnis schrappen
Onderzoek van de voorstellen voor een opschorting van de invordering
Vervolg van de opschorting annulering voor verjaring
Beslissing van toelating voor opschorting
Vervolging toewijzing aan een gerechtsdeurwaarder / Opdracht voor een gerechtsdeurwaarder
Notificaties aan notarissen
Toepassing art. 393bis, WIB92 ingebrekestelling belast echtgeno(o)te
Toepassing art.393bis, WIB92 Tweede aanslagbiljet
Manueel voorstel tot verzoek om opschorting /Manueel voorstel tot annulatie van een schuld
Verklaringen van schuldvordering / Aangifte van schuldvordering
Manueel creëren van aangetekende aanmaningen
Rechten van de Schatkist in gevaar
Aanzuivering van geringe saldi
31-32-02 Aanzuivering van de niet in te vorderen saldi
UC 31-33 Verzoek om toestemming van onroerend beslag
Aanmaning wegens aanzuiveringsplan
Splitsing van schulden
Vereenvoudigd derdenbeslag
Een kennisgeving van overdracht van bedragen versturen
Hypothecaire inschrijving
Automatisch creëren van de aanbevolen aanmaningen
Stopzetten van betalingsplannen
Manueel wijzigen van het statuut van de schuld
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Invorderingsacties
Beheer van de kosten
Beheer van de kosten
Beheer van de kosten
Beheer van de kosten
Beheer van de kosten
Beheer van de verjaringen
P031.AB10 - 31-46
P031.AB10 - 31-47
P031.AB10 - 31-50
P031.AB06 - 31-53
P031.AB08 - 31-56
P031.AB10 - 31-57
P031.AB09 - 31-60
P031.AB10 - 31-65
P031.AB10 - 31-69
P031.AB10 - 31-77
P031.AB06 - 31-79
P031.AB10 - 31-81
P031.AB09 - 31-90
P031.AB01 - 31-91
P031.AB05 - 31-93
P031.AB02 - 31-94
P031.AB09 - 31-98
P031.AB06 - 07-38-31
P031.AB03 - 31-07
P031.AB10 - 31-19
P031.AB03 - 31-22
P031.AB10 - 31-62
P031.AB07 - 31-95
P031.AB10 - 31-09-01
Attest overdracht van handelsfondsen
Reacties na betaling schuld in vervolging
Handlichting op verzoek van een geïnteresseerde partij
Notificeren openbare verkoop
Internationale invordering
Schulderkenning
Automatisch voorstel tot verzoek om opschorting
Wijziging van de voorrechten
Aanmaken lege invorderingsactie / Registratie verjaringstuitende of -schorsende akte
Afsluiting van het dossier (vaststelling) en terugzending naar de verzoeker
Een voorstel voor vrijwillige overdracht versturen
Statistieken en rapporten invordering
Registeren beslissing opschorting /Aanvraag onbeperkt uitstel en vrijstelling NI
Verzoek politieonderzoek (penale boete) / Vragen om inlichtingen inzake solvabiliteit
Voorbereiden visum dwangbevel
Controle van aanvragen voor dwangbevel
Schorsing of Vrijstelling nalatigheidsintresten
Vernieuwing van een bericht van beslag
Automatisch verwerken van onkostennota's /Registratie van akten en kosten
Verwerking van aan de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten
Manuele verwerking van kostennota's (manuele registratie akten en kosten)
Verwerking van de door de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten
Opstellen Advocatenfiche
Stuiting van de verjaring
Te analyseren en te ontwikkelen
Beheer van de verjaringen
Beheer van de verjaringen
Beheer van de verjaringen
Beheer van de verjaringen
Beheer van de verjaringen
P031.AB10 - 31-09-02
P031.AB10 - 31-09-04
P031.AB10 - 31-09-05
P031.AB10 - 31-20
P031.AB10 - 31-21
De verjaring berekenen
Opvolging stuiting van de verjaring
Een verjaringsstuitende actie coderen
Controleren van verjaringsstuitende acties en schorsende evenementen
Behandelen dossiers verantwoordelijkheid rekenplichtige
Te analyseren en te ontwikkelen
Pagina 87 van 139
Current status:
Manueel Electronisch
In productie
x
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
Te ontwikkelen
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te ontwikkelen
x
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
x
x
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
In productie en aan te passen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
In productie
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
x
In productie en aan te passen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
x
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
x
x
In productie en aan te passen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
Te ontwikkelen
Te ontwikkelen
x
Te analyseren en te ontwikkelen
x
In productie en aan te passen
x
x
x
x
Te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te ontwikkelen
x
In productie
Te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
x
x
x
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
Te analyseren en te ontwikkelen
x
x
x
x
x
(X)
x
x
x
x
x
x
Beheer van de dossiers
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
88/139
4.4 .3.2 Te ontwikkelen producten
1. Beheer van de dossiers
•
31-51 Automatische opvolging van de dossiers
Current status: Te ontwikkelen
Om de betaling van een schuld te verkrijgen, is het soms nodig om een
beroep te doen op meerdere invorderingsacties. Deze automatische UC heeft
tot doel om aan de beheerder opnieuw de schulden te tonen waarvoor een
invorderingsactie binnen een bepaalde termijn geen resultaat heeft
opgeleverd.
•
31-54 Manueel opvolgen van dossiers
Current status: Te ontwikkelen
Sommige stukken moeten binnen een bepaalde termijn verwerkt worden. De
UC 31-54 stelt de projectbeheerder of de teamleider in staat om de nietuitgevoerde taken te controleren en dergelijke stukken opnieuw toe te wijzen
bij afwezigheid van de automatisch aangewezen beheerder.
•
31-59 Manuele herverzending van correspondentie
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
De door de FOD Financiën verzonden brief kan om verschillende reden niet
aan de bestemmeling, de klant, bezorgd worden met de post.
Deze Use Case maakt het mogelijk het deel van de briefwisseling dat
teruggekeerd is naar de FOD manueel te verwerken.
•
31-63 Consulteren van Solvabiliteitsfiche
Current status: In productie en aan te passen
Uitgangspunt is de gebruiker via deze UC 31-63 de mogelijkheid te bieden
een onderzoek te starten, op uniforme wijze, naar de solvabiliteit van de
«klant».
Het basisscherm van de “SolvabiliteitsFiche” zal fungeren als vertrekpunt om
van daaruit allerlei gerelateerde informatie, die van invloed kan zijn op de
betaalkracht van de «klant», te visualiseren.
Linken met bestaande applicaties (webservices) dienen vanuit de
solvabiliteitsfiche ontwikkeld te worden (Voorbeelden: Opzoeking KSZ,
ConsultImmo, DIV, Stirint, BOW).
2. Generieke invorderingsmotor
•
31-04 Toekennen van betalingsfaciliteiten
Current status: In productie en aan te passen
De gebruiker codeert het toegekende afbetalingsplan in de schuld. Het
systeem berekent het te betalen bedrag en verzendt het overzicht en
betalingsformulieren van het te betalen bedrag en datum aan de klant.
Er dient een link ontwikkeld te worden met e-Afbetalingsplan via
Myminfin.
Pagina 88 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
89/139
•
31-11-01 Onderzoek van de voorstellen voor een opschorting van de
invordering
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Deze UC is het vervolg van de manuele UC 31-27 inzake het verzoek tot
“opschorting van invordering”. Ontvangst en nazicht van het elektronische
document "voorstel voor verzoek tot opschorting van invordering" met de
gegevens uit het enig dossier. Codering in het systeem zodat de beslissing
(definitief akkoord, gemotiveerd voorlopig akkoord, gemotiveerde afwijzing)
voorbereid is voor de reglementaire bemiddelaar.
•
31-11-02 Vervolg van schorsing annulering vóór verjaring
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
De UC zal alle schulden zoeken die
o Binnen 10 dagen of minder verjaren.
o
Status "opschorting van de invordering" hebben
o
En zal deze schulden annuleren.
•
31-12 Beslissing van toelating voor opschorting
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
De gebruiker zal een beslissing nemen op basis van de voorstellen
“opschorting van de invordering” van de dossierbeheerder (use case 31-11).
De uitwerking van de beslissing staat in deze UC.
•
31-23 Vervolging toewijzing aan een gerechtsdeurwaarder
Current status: In productie en aan te passen
Soms is het nodig zijn toevlucht te nemen tot dwangmaatregelen om
de rechten in te vorderen. Het doel van deze use case is aan een
deurwaarder de opdracht te geven voor een of meer schulden een
rechtstreekse of onrechtstreekse vervolging (uitvoerend of bewarend) in te
stellen.
Enkel de link (flux met webservice) met eMission dient nog te worden
ontwikkeld.
•
31-24 Notificatie aan notarissen
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
De notarissen, commissarissen van de aankoopcomités en de andere
ambtenaren of openbare officieren die gehouden zijn tot de naleving van
soortgelijke verplichtingen (gemeenten, provincies) en die een akte moeten
opstellen met als voorwerp de vervreemding of de hypothecaire bestemming
van een in België gelegen, gebouw, schip of boot moeten via elektronische
weg het unieke centrum dat hiertoe binnen de FOD Financiën werd opgericht
inlichten over het project van deze akte.
Het centrum zal dit bericht automatisch sorteren en draagt ze over aan de
verschillende betrokken diensten.
De ambtenaar/ambtenaren belast met de invordering kan (kunnen), indien de
rechten van de schatkist in gevaar zijn, via elektronische weg de verschuldigd
blijvende belastingen meedelen die aanleiding kunnen geven tot de
hypothecaire inschrijving.
De akte moet verleden worden binnen drie maanden vanaf de verzending van
het notariële bericht; anders is ze van nul en generlei waarde.
Een koppeling zet eNotariat dient te worden ontwikkelden.
Pagina 89 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
90/139
•
31-27 Manueel voorstel tot verzoek om opschorting / Manueel voorstel
tot annulatie van een schuld
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Deze use case zorgt voor de manuele creatie van een verzoek tot
"opschorting van de invordering" van schulden waarvoor er geen enkele
mogelijkheid van invordering meer bestaat.
De beheerder verzamelt de elementen die de boekhouder zullen toelaten om
de beslissing te nemen om te vragen ontheven te worden van de invordering
van de schulden in kwestie.
•
31-28 Aangifte van schuldvordering
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
In geval van faillissement, concordaat, vereffening, collectieve
schuldenregeling, enz. moet de gebruiker een document met de schulden van
de klant (= aangifte van schuldvorderingen) naar de bevoegde mandatarissen
of naar de griffies van de rechtbanken van koophandel sturen.
•
31-32-01 Aanzuivering van geringe saldi
Current status: Te ontwikkelen
Deze UC is onderdeel van het “Vervaldag beheer”. Voor schulden (of saldi
van schulden) die minder bedragen dan een door de stafdiensten bepaald
bedrag (momenteel € 2,5) ontbreekt het economisch belang om deze te
innen. Teneinde deze schulden definitief buiten de invorderings- en
vervolgingsprocedures te weren, wordt aan deze schulden een
invorderingstatuut ‘Annuleren’ toegekend.
•
31-32-02 Aanzuivering van de niet in te vorderen saldi
Current status: Te ontwikkelen
Deze UC annuleert een schuld indien het in te vorderen saldo + deze schuld
lager is dan een bepaald bedrag (€ 12,5 in 2007) na verzending van een nietaangetekende aanmaning.
•
31-35 Aanmaning wegens aanzuiveringsplan
Current status: In productie en aan te passen
Dit is een automatische UC. Voor een afbetalingsplan dat niet wordt
opgevolgd creëert het systeem een geautomatiseerde aanmaning zodat de
klant het tekort in het afbetalingsplan onmiddellijk kan storten.
•
31-36 Splitsing van schulden
Current status: Te ontwikkelen
Er bestaan schulden die op meerdere debiteuren moeten worden verhaald.
Het kan voorkomen dat de schuld moet worden opgesplitst omdat deze
wettelijk slechts voor een deel ten laste van een van deze debiteuren kan
worden ingevorderd. (echtgenoten met een huwelijkscontact van zuivere
scheiding van goederen, het aandeel van elk der erfgenamen, ...).
•
31-37-01 Vereenvoudigd derdenbeslag
Current status: Te ontwikkelen
Een op de vervaldag onbetaalde schuld die voorzien is van een uitvoerbare
titel kan, om ingevorderd te worden, het voorwerp zijn van onrechtstreekse
vervolgingen, d.w.z. van vorderingen tegen derden, schuldenaars van de klant
(bankinstelling, bijvoorbeeld). De onrechtstreekse vervolgingen bestaan erin
Pagina 90 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
91/139
beslag te leggen op deze schuldvordering om de schuld van de klant volledig
of gedeeltelijk aan te zuiveren.
In dit verband beschikt de administratie over een vereenvoudig beslag onder
derden waarvoor geen interventie van een gerechtsdeurwaarder nodig is.
Er dient een link te worden ontwikkeld met de applicatie SAFS.
•
31-38 Hypothecaire inschrijving
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
In het kader van te nemen invorderingsmaatregelen is er een bewarende
maatregel die erin bestaat een hypotheek op de in België gelegen gebouwen,
schepen en boten in te schrijven bij een hypotheekbewaarder (Entiteit
Patrimoniumdocumentatie).
•
31-43 Stopzetten van betalingsplannen
Current status: Te ontwikkelen
Afbetalingsplannen die door de klant niet worden opgevolgd, waarvoor een
automatische aanmaning werd verzonden zonder dat de klant gevolg heeft
gegeven, worden stopgezet zodat de schuld opnieuw in het gewone circuit
van vervolgingen wordt opgenomen (vervolg van UC 31-35).
•
31-46 Attest overdracht van handelsfondsen
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Via de Use Case kan de gebruiker een certificaat leveren in toepassing van
artikel 442 bis van de WIB 92, 93undecies B CTVA (overdracht van
handelsfondsen).
•
31-47 Reacties na betaling schuld in vervolging
Current status: Te ontwikkelen
Deze Use Case gaat uit van een betaling die gesignaleerd werd en waarvan
de dossierbeheerder via een ToDo werd verwittigd.
Om de derde te verwittigen dat een betaling werd ontvangen of rekening is te
houden met een vermindering van de vastgestelde rechten maakt de actor
gebruik van gestandaardiseerde documenten:
• ontvangstmelding betaling derde’: bericht aan «klant», waarin de
ontvangst van de betaling wordt bevestigd en de stand van de
schuld na boeking wordt gegeven;
• ‘handlichting van het beslag onder derden’: kennisgeving aan een
derde dat in de toekomst met het beslag geen rekening meer dient
te worden gehouden;
• ‘handlichting hypothecaire inschrijving’ verstuurd naar «klant» .
• ‘Infobrief gerechtsdeurwaarder’: bericht aan deurwaarder van een
betaling
• ‘handlichting beslagbericht’: bericht aan de rechtbank van eerste
aanleg en/of de rechtbank van koophandel vermeld in het bericht
van beslag.
Ook een annulatie van een schuld moet bericht worden aan deze derde.
•
31-50 Handlichting op verzoek van een geïnteresseerde partij
Current status: Te ontwikkelen
De UC wordt gebruikt om handlichtingen te geven of berichten van beslag te
schrappen naar aanleiding van:
Pagina 91 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
92/139
• bewarende invorderingsmaatregelen (bv. inhoudingen, hypothecaire
inschrijving …)
• uitvoerende invorderingsmaatregelen
op verzoek van een betrokken partij => manuele interventie.
Voorbeelden: notificatie, hypotheek, bewarend beslag, beslag onder
derden,...
•
31-56 Internationale invordering
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Wanneer een Belgische of buitenlandse belastingplichtige schulden heeft
tegenover België en hij activa bezit in een andere staat van de Europese Unie
of in een staat waarmee België een overeenkomst voor invorderingsbijstand
heeft afgesloten, dan kan de Belgische ontvanger een verzoek om bijstand
aan de bevoegde Belgische overheid richten die dit verzoek dan zal
overmaken aan de bevoegde overheid van de vereiste staat. Dit verzoek om
bijstand kan gedaan worden ongeacht of de belastingplichtige in België of in
het buitenland is gedomicilieerd.
De kenmerken van de schuld (soort belasting, bedrag van de hoofdsom en
het toebehoren, vervaldatum, datum van verjaring, enz.) moeten
overgemaakt worden aan de vereiste overheid om haar in staat te stellen de
inning en de invordering uit te voeren. Met uitzondering van de
vervolgingskosten die de vereiste overheid zou maken om de schuld in te
voeren, zijn de door deze staat overgemaakte rechten en uitgevoerde
inningen verschuldigd aan België.
Deze use case behandelt uitsluitend de invorderingsverzoeken en de
verzoeken om bewarende maatregelen aan een buitenlandse overheid. De
verzoeken om inlichtingen en de verzoeken om notificatie worden niet in
aanmerking genomen.
Deze use-case voorziet in de creatie en de verzending van het verzoek om
bijstand aan de vereiste overheid. De ontvangst en de behandeling van het
antwoord dat van de vereiste overheid ontvangen wordt, worden behandeld
door de UC 31-09-03 (Een invorderingsactie afsluiten).
Deze UC moet toelaten een link te maken met de applicatie Stirint door
het verzoek om invorderingsbijstand waarvan hierboven sprake naar die
applicatie te sturen, en moet toelaten de informatie en de terugkeer van
dit verzoek te verwerken.
•
31-77 Afsluiting van het dossier en terugsturing van de status naar de
aanvrager
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Volledige titel: Afsluiting van het dossier en terugzending naar de aanvrager
(indien niet-invorderbaar of saldo ontvangen door verzoeker)
Via deze UC kan de gebruiker het dossier afsluiten en terugsturen naar de
aanvrager.
•
31-79 Een voorstel voor vrijwillige overdracht versturen
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Er kan een ‘vrijwillige overdracht’ voorgesteld worden. De ‘klant’ moet deze
overdracht goedkeuren. Voor deze goedkeuring moet een standaard
document, de ‘voorstel voor vrijwillige overdracht’, getekend worden. Met
deze use case wordt dit voorstel aangemaakt en opgestuurd. De persoon in
kwestie zal dan een getekende versie moeten terugsturen.
Pagina 92 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
93/139
•
31-90 Registreren beslissing opschorting
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
In het kader van een onbeperkt uitstel (= onbeperkt uitstel van invordering) kan
een beslissing zeer uitgebreid zijn, met verschillende beslissingen per schuld
of groep van schuld.
•
31-98 Schorsing of vrijstelling nalatigheidsinteresten
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
•
07-38-31 Vernieuwing van een bericht van beslag
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Een link dient te worden ontwikkeld met CBB (beslagbericht dient na 3 jaar
te worden vernieuwd).
•
31-81 Statistieken en rapporten invordering
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Voor een goede werking van de invorderingsteams, is het nodig rapporten en
statistieken te kunnen afdrukken betreffende de vooruitgang en de stand van
zaken van de invordering.
3. Beheer van de kosten
•
31-19 Verwerking van aan de staat verschuldigde kosten,
schadevergoedingen en interesten
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Deze UC voorziet in de terugvordering door de staat van de uitgaven,
rechtsplegingsvergoeding en schadevergoeding die eraan door het gerecht
werden toegekend in het kader van een gerechtelijke procedure.
•
31-62 Verwerking van de door de staat verschuldigde kosten,
schadevergoedingen en interesten
Current status: Te analyseren en te ontwikkelen
Deze UC laat de staat toe de uitgaven, rechtsplegingsvergoedingen en
schadevergoedingen te vereffenen waartoe hij door een rechterlijke beslissing
is veroordeeld.
5 Omkadering van de opdracht
5.1 Fasering
De inschrijver moet in zijn offerte de fasering beschrijven die hij aanbeveelt om de te
ontwikkelen producten onder de beste voorwaarden te realiseren en te leveren met
inachtneming van de termijnen vastgesteld in punt 7.6 "Uitvoeringstermijnen" van punt D
Uitvoering.
5.2 Personeelsgerelateerde aspecten
De inschrijver wordt gevraagd om voor de belangrijkste personen van het project
(projectleider, analist, team leader architect-design) een nominatieve cv bij te voegen in
overeenstemming met het model van de bijlage ‘curriculum vitae’. Hij moet tevens een
Pagina 93 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
94/139
overzicht geven van de functie en verantwoordelijkheden van iedere persoon van wie hij het
cv indient.
De offerte dient ook een schematisch overzicht te bevatten van het ingezette team.
Er wordt aan de inschrijver gevraagd om duidelijk de redenen te rechtvaardigen waarom de
in het team opgenomen personen hun functie bekleden en om de organisatie te
rechtvaardigen die hij zal tot stand brengen.
De belangrijkste personen van het project (projectleider, analist, team leader architectdesign) moeten bovendien in staat zijn om zowel in het Frans als het Nederlands mondeling
te communiceren.
5.3 Te produceren documentatie.
De opdrachtnemer zal de FOD Financiën alle technische documentatie verschaffen die nodig
is voor het gebruik en het beheer van het systeem, hetzij in het Nederlands, hetzij in het
Frans, hetzij in het Engels, al naargelang de taal waarin de documentatie beschikbaar is.
De documentatie omvat meer bepaald de technische handleidingen die de eigenschappen
en de gebruiksregels beschrijven van de hard- en software die deel uitmaken van dit project,
met een gedetailleerde beschrijving van het volledige systeem en preciseringen over de
verschillende subsystemen en hun verbindingen.
Naast de technische documentatie moet een "end user guide " opgesteld worden in het
Frans, Nederlands en Duits en aan de FOD Financiën verstrekt worden.
Met het oog op de integratie in de software voor ICT-documentbeheer van de FOD wordt
verplicht een elektronische versie in Word 2010 bezorgd (of in pdf-formaat), die uiterlijk bij de
globale technische oplevering van elke module wordt verzonden.
De offerte vermeldt op welke andere soorten dragers de documentatie zal worden geleverd
(papier, cd-rom) evenals de standaardhoeveelheden en voorwaarden voor eventuele
nabestellingen van extra exemplaren.
De inschrijver moet verduidelijken volgens welke methode hij de documentatie zal bijwerken.
De FOD Financiën mag de handleidingen kopiëren voor de behoeften van interne
verspreiding.
6 Te verstrekken diensten
6.1 Overdracht van kennis
Beschrijving van de gevraagde opleiding of opleidingen
Elke gevraagde opleiding moet in het Nederlands en in het Frans worden aangeboden.
De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om nadien aanvullende opleidingen te
bestellen. De opleidingen worden gevraagd voor de volgende rollen:
• Train the trainer: de inschrijver stelt een opleiding voor van het type "train the trainer".
Pagina 94 van 139
Cahier des charges
•
•
S&L/AO/437/2015
95/139
Na deze opleiding zullen de opleiders in staat zijn de gebruikers op te leiden zodat zij hun
weg vinden in de omgeving en deze kunnen gebruiken. Er wordt in een opleiding
voorzien in groepen van maximaal 10 personen. Deze opleiding moet het mogelijk
maken de software te leren gebruiken.
Systeembeheerder & ontwikkelaars: de inschrijver stelt een gezamenlijke opleiding van
de beheerders en ontwikkelaars van het systeem voor. Deze opleiding wordt voorzien in
groepen van 5 personen. Aan het einde van deze opleiding zal het personeel van de
FOD Financiën in staat zijn om, in geval van defect, te detecteren welke
softwarecomponent hiervoor verantwoordelijk is en, voor eenvoudigere componenten,
zelf de code van de applicatie te corrigeren.
Servicedesk (de servicedesk werkt volgens de volgende ITIL-principes): de inschrijver
stelt een korte opleiding voor, in groepen van maximaal 10 personen. De opleiding dient
zo opgezet te zijn dat de aanwezige leden van de servicedesk een voldoende inzicht
verkrijgen in de applicatie om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage
verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers ("train the trainer"). Na
deze opleiding zal de eerste lijn van de servicedesk in staat zijn om de vragen van de
gebruikers te analyseren en zo aan de tweede lijn (opdrachtnemer) uitsluitend de vragen
overmaken die hen aanbelangen.
Voor de bovenstaande opleidingen geeft de inschrijver de doelstellingen, inhoud en vorm
van de opleiding weer.
Algemene vereisten
De modaliteiten zoals hieronder beschreven blijven onverminderd van kracht. Bij nietnaleving kan de offerte van de inschrijver als onregelmatig worden beschouwd.
De inschrijver moet de opleidingen organiseren in het Frans en het Nederlands.
De medewerkers belast met de opleidingsactiviteiten moeten:
• over de nodige ervaring beschikken inzake de opleiding die ze geven;
• een PERFECTE beheersing hebben van de taal waarin de cursus wordt gegeven;
• over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om de kennis op
gestructureerde en systematische wijze over te brengen aan de deelnemers van de
cursus;
• afdoend gebruik kunnen maken van de pedagogische middelen en zich er op de
juiste momenten van kunnen bedienen;
• rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat
betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.
Waar dit relevant is, mag er eenvoudig worden verwezen naar de bijgevoegde cv’s van de
persoon/personen.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om via telefoon, fax, of e-mail
gevolgd door een bevestiging via een aangetekend schrijven, de onmiddellijke vervanging te
eisen van een of meer opleiders die niet voldoen aan de vereiste kwalificaties, en dit door
opleiders die minstens beschikken over gelijkwaardige capaciteiten als is vermeld in de
offerte.
In principe worden de opleidingen gegeven in de door de FOD Financiën voorgestelde
lokalen, gelegen in de Brusselse agglomeratie. De inschrijver deelt duidelijk de technische
middelen en eisen mee eigen aan de verschillende opleidingen (bijvoorbeeld, het aantal
pc's).
Pagina 95 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
96/139
Elke deelnemer ontvangt een handleiding in verband met zijn opleiding, opgesteld in zijn
taal. Van deze regel kan niet worden afgeweken zonder voorafgaande verwittiging en
toestemming van de FOD Financiën.
6.2 Aanvullende bijstand
Voor de duur van het project zijn maximaal 300 mandagen bijstand voorzien. Deze 300
dagen dienstverlening kunnen slechts gebruikt worden met de goedkeuring van de leden van
de stuurgroep en van de Steering. Elke gebruikte dag moet op gedetailleerde wijze worden
verklaard.
De FOD kan indien nodig een beroep doen op hele of halve dagen bijstand, die gefactureerd
zullen worden naarmate ze worden gebruikt. De inschrijver dient een offerte in te dienen voor
deze bijstand, maar het staat de FOD Financiën vrij om deze dagen al dan niet te bestellen,
zonder dat de opdrachtnemer een schadevergoeding kan eisen indien de FOD Financiën
deze post niet volledig of gedeeltelijk zou bestellen.
Er wordt aan de inschrijver gevraagd om één prijs per dag (alle profielen samen) te
verstrekken voor de aanvullende diensten.
6.3 Overdraagbaarheid
De opdrachtnemer zal de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract
over te dragen, zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede
werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren,
indien de begunstigde of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van
activiteiten of verbreking van het contract).
Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de
begunstigde te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de
FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden
uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode
alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die
toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methodes
en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD
Financiën.
Daarom zal de begunstigde, bij verbreking of niet-vernieuwing, aan de FOD Financiën een
overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband
met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de
overgang te garanderen, met daarbij een tijdsschema van die taken.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door
medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder
meerkosten voor de FOD Financiën.
De begunstigde wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid.
Deze omvatten met name:
• de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het
geleverde systeem;
• de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen en andere verslagen
van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen;
Pagina 96 van 139
Cahier des charges
•
•
S&L/AO/437/2015
97/139
de opleiding en de informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier;
de gegevensoverdracht.
De inschrijver beschrijft minstens hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, en kan
naar eigen wens extra informatie toevoegen.
6.4 Onderhoud en support
Het onderhoud van de applicatie moet gedurende de hele uitvoeringsduur van de opdracht
verzekerd worden.
Onderhoudsprogramma
De inschrijver moet het onderhoud beschrijven dat verricht moet worden voor de geleverde
producten.
Dit omvat met name:
•
•
•
preventief onderhoud
correctief onderhoud (Bugs Fixing)
evolutief onderhoud
Het antwoord moet voldoen aan de hieronder gestelde eisen.
Preventief onderhoud
Het preventieve onderhoud omvat de technische interventies voor de parameterinstellingen,
optimalisering, tuning en ontwerp van het geleverde systeem. Deze interventies verlopen
dusdanig dat de productie zo weinig mogelijk wordt verstuurd en dus bij voorkeur in kalme
periodes.
De opdrachtnemer zal de Administratie ten minste vier dagen vóór de geplande
interventiedatum verwittigen. De interventie mag alleen plaatsvinden met expliciete toelating
van de Administratie. Dit preventieve onderhoud is gratis tijdens de garantieperiode.
Correctief onderhoud/technische problemen
De opdrachtnemer zal minstens de nodige technische bijstand verstrekken voor het
geleverde systeem om technische problemen op te lossen. De technische bijstand wordt
verleend tijdens de openingsuren van de diensten van de FOD (va 7 tot 19.00 uur).
De aanvragen moeten gevolgd kunnen worden door de medewerkers van de FOD
Financiën. Het moet mogelijk zijn om de interventies elke dag van de week, tijdens de
kantooruren (7 tot 19 uur), te volgen. De opvolgingsapplicatie is die van de servicedesk van
de FOD Financiën. Ze zal dienen om het reactievermogen en de kwaliteit van de interventies
te beoordelen in het kader van de SLA.
Dit correctieve onderhoud is gratis tijdens de garantieperiode.
Interventietijd:
De opdrachtnemer moet binnen 8 uur (met een aanzet tot oplossing) reageren op elke
interventieaanvraag. Binnen 16 uur moet er een oplossing worden geleverd, zodat de
productieactiviteiten kunnen hervatten. Deze termijn is ook van toepassing op delen van het
systeem die niet rechtstreeks door de opdrachtnemer werden geleverd.
Pagina 97 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
98/139
Het normale werkritme moet dus hersteld worden binnen 24 uur na de kennisgeving van een
probleem van prioriteit 1 en 2. Deze tijd kan verlengd of verkort worden, bijvoorbeeld voor
problemen van prioriteit 3 en 4, afhankelijk van de aard van het probleem.
Als verwacht wordt dat de curatieve maatregelen te veel tijd in beslag zullen nemen, dan
moet de opdrachtnemer, in de mate van het mogelijke, een workaround voorstellen om het
probleem of het defect te omzeilen.
Evolutief onderhoud
Het evolutieve onderhoud betreft de wijzigingen aan software en toepassingen op basis van
wijzigingen en upgrades van omgevingen, cliënttoepassingen en standaarden van de
Administratie en ook omwille van de toevoeging van nieuwe functionaliteiten. Het evolutieve
onderhoud wordt uitdrukkelijk gevraagd worden door de FOD Financiën. Het wordt gedekt
door de 300 mandagen "van deel E in het punt 6.2 Aanvullende bijstand" van het bijzonder
bestek.
Planning van het onderhoud
De opdrachtnemer zal de grote lijnen meedelen van het aanbevolen onderhoudsprogramma
voor de productiesites, een programma dat door het personeel van de FOD Financiën moet
worden gevolgd zodat de producten van de opdrachtnemer goed ondersteund kunnen
worden. Dit betreft alle onderhoudswerken aan het systeem: dagelijks, wekelijks,
maandelijks of ander onderhoud.
In zijn offerte dient de inschrijver een gedetailleerd onderhoud en gedetailleerde
ondersteuning te beschrijven met betrekking tot de hardwaregerelateerde software ("de
drivers, firmwares, geïntegreerde operating systems, specifieke monitoringtools voor de
hardware").
De inschrijver moet twee soorten onderhoud en ondersteuning voorstellen:
a) onderhoud en ondersteuning van type 1:
• bijstand 24 u/14, 7 dagen/7
• Responstijd (Response Time) van maximaal 15 min.
• Maximale interventietijd ter plaatse 2 uur (onder controle van de technische
teams bij de FOD Financiën) na de registratie van het incident.
• Totale herstellingstijd van maximaal 6 uur na registratie van het incident.
b) onderhoud en ondersteuning van type 2:
• Bijstand tijdens de uren (8 – 17 uur) en op werkdagen
• Responstijd (Response Time) van maximaal 15 min.
• Interventie ter plaatse 'Next business day' registratietijd + 8 uur kantoren (OH)
(onder controle van de technische teams van de FOD Financiën)
• Totale herstellingstijd uiterlijk de dag nadien om 17.00 uur.
Overzicht:
Type 1
Periode:
Responstijd
Interventietijd
Herstellingstijd
24u/7d
Max 15 min
Max 2u. SBD
Max 6 uur SBD
Pagina 98 van 139
Type 2
9u/5d (8-17.00 uur)
Max 15 min
NBD: registratietijd + 8u OH
Max tot 17 uur NBD
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
99/139
De responstijd is de nodige tijd totdat de specialist de FOD Financiën belt.
De interventietijd is nodige tijd totdat de technicus zich ter plaatse begeeft en met de
interventie begint.
De totale herstellingstijd is de tijd waarbinnen de herstelling wordt uitgevoerd.
SBD (Same Business Day): de dag zelf
NBD (Next Business Day): de volgende dag
OH: Office Hours: kantooruren tussen 8 en 17 uur.
Voor elk van deze 2 soorten onderhoud en ondersteuning (type 1 en 2) dient de service met
name het volgende te omvatten:
•
•
•
•
•
upgrades en nieuwe versies met een beschrijving van de termijnen en
kanalen voor de terbeschikkingstelling;
softwarefixes en -patches met een beschrijving van de termijnen en kanalen
voor de terbeschikkingstelling;
de installatieprocedure die de technici van de FOD Financiën moet toelaten
om de installatie zonder hulp van buitenaf uit te voeren;
de beschrijving van de resolutie van de “bugs”;
de wijzigingsaanvraag met vermelding van ten minste de volgende
elementen:
i. de beschrijving van de wijziging;
ii. de vereisten;
iii. de downtime;
iv. de risico's
v. de impact;
vi. de prioriteit.
Wat de interventies betreft, moet de opdrachtnemer al het materiaal dat nodig is voor de
uitvoering van het werk voorzien en meebrengen. Hij moet de goede werking van de
apparatuur garanderen in de configuratie die dezelfde is als vóór de panne. Zo dient hij
bijvoorbeeld, bij de vervanging van netwerkapparatuur, te zorgen voor een kopie van de
configuratie en voor de parametrage van de nieuwe apparatuur op basis van die welke werd
vervangen.
De opdrachtnemer garandeert de vernietiging van de gegevens, zonder dat deze
gerecupereerd kunnen worden, die zich bevinden op het materiaal dat werd vervangen,
evenals hun verwijdering. Deze inbedrijfstelling van apparatuur is inbegrepen in de prijs van
onderhoud.
Belangrijk:
De inschrijver dient, op straffe van nietigheid van de offerte, in de offerte het bewijs te
leveren dat hij in staat is de gegevensdragers te verwijderen en hij dient als eventuele
opdrachtnemer een certificaat te verstrekken van de vernietigde gegevensdragers.
Voor de software behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om al dan niet alle soorten
upgrades, softwarefixes en -patches toe te passen (OS, firmware, drivers ...).
Pagina 99 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
100/139
7. SLA
7.1.
Inleiding
Om het te verstrekken kwaliteitsniveau van FIRST en van de bijhorende diensten te
garanderen wenst de FOD Financiën, in het kader van dit bestek, dat de nodige MASTER
SLA voorgesteld en geïmplementeerd wordt na de gunning van de opdracht.
De FOD Financiën hecht veel belang aan de SLA die hij vraagt.
De SLA's laten toe de doelstellingen en de risico's voor de organisatie in verband met de
gevraagde diensten te monitoren.
Deze SLA bevat een tabel met de termijnen waarbinnen de respectieve services levels
geldig zijn. Na de gunning van de opdracht en tot het verstrijken van de exploitatieperiode
verbindt de opdrachtnemer zich ertoe de serviceniveaus (service levels) en de door de SLA
vastgestelde resultaatsverbintenissen na te leven die opgenomen zijn in dit bestek.
Er kunnen boeten aan de opdrachtnemer worden opgelegd indien de FOD Financiën
vaststelt dat de serviceniveaus en de resultaatsverbintenissen niet worden nageleefd.
De normen voor de serviceniveaus zullen vastgesteld worden door in een of meer prestatieindicatoren uitgedrukte prestatie-eisen.
De beschreven individuele serviceniveaus zullen de SLA van dit bestek vormen.
De voor te stellen SLA zal vergezeld gaan van een "Dossier Akkoorden en Procedures"
(DAP). De in prestatie-eisen en prestatie-indicatoren uitgedrukte normen en de ermee
verband houdende eventuele boeteclausules zullen opgenomen worden in een
samenvattende tabel van KPI's (tabel van Key Performance Indicators).
Als beheermodel voor deze ICT-processen heeft de FOD Financiën ervoor gekozen de ITIL©
V3-20113processen te volgen. De SLA's zullen in dat kader worden uitgewerkt
Het beheer van de serviceniveaus moet de in het kader van deze opdracht gepresteerde
ICT-dienst afstemmen op de organisatorische doelstellingen in termen van kwaliteit,
kwantiteit en kosten.
Elementen die verplicht samen met de offerte moeten worden ingediend:
1.
2.
3.
4.
5.
3
Service Quality Plan & Service Improvement Plan
Service Level Agreement (op basis van het SLA-model in bijlage)
Dossier Akkoorden en Procedures
Voorbeeld van verslag
Tabel met KPI's (overeenkomstig de tabel van KPI's in de bijlage) (naast de niet
wijzigbare papieren of digitale versie moet eveneens een elektronische versie
in Excel-formaat met de offerte worden ingediend);
Zie paragraaf Relatie tussen SLA en ITIL© V3-2011 Glossary
Pagina 100 van 139
Cahier des charges
7.2.
S&L/AO/437/2015
101/139
Principe van de uitwerking van de SLA's in het kader van deze opdracht
en bijbehorende deliverables
SLA - model SLA FODFIN (= FOD Financiën)
In de bijlage is 4 van dit bestek bevindt zich het huidige model van SLA van de FOD
Financiën die dient als uitgangspunt voor de opstelling van de SLA. Het gaat om een
generiek, algemeen model van de SLA's van de FOD Financiën, dat dus aangepast kan
worden in functie van het specifieke karakter van het bestek.
Naast de standaardelementen van de SLA die de inschrijver moet voorstellen, moeten de
serviceniveaus en de resultaatsverbintenissen die de FOD Financiën in het bestek vragen,
erin beschreven worden.
In de SLA is geen financiële informatie opgenomen behalve, eventueel, een lijst met
boeteclausules (zie bijlage xx met tabel van KPI's).
Ontwerp van "Dossier Akkoorden en Procedures (DAP)" –
inhoud
Naast een SLA moet de inschrijver verplicht een eerste ontwerp van "Dossier Akkoorden en
Procedures (DAP)" opstellen en presenteren.
Dit document bevat de akkoorden met betrekking tot de wijze van samenwerking tussen de
aanbestedende overheid en de opdrachtnemer.
Het doel van dit document is de leesbaarheid van de SLA's te garanderen en alle elementen
in verband met de akkoorden en details op te nemen in een apart DAP-document. Een
bijkomend voordeel van deze methode is de mogelijkheid om het DAP snel aan te passen
zonder dat het nodig is een wijziging (nieuwe handtekening ..) in het originele SLA-document
aan te brengen.
Bondig gesteld worden de volgende punten behandeld:
•
•
•
•
•
akkoorden met betrekking tot het beheer van het DAP-document (geldigheidsduur,
wijzigingsprocedures van het DAP, specifieke afwijkingen van het DAP ...);
akkoorden met betrekking tot de processen en procedures (modellen,
beheerprocessen, beheertaken, gedetailleerd beschrijving met flowcharts per
beheerproces, interfaces, akkoorden ...);
communicatielijnen
(incidentmeldingen,
escalatieprocedures,
klachten,
contactgegevens van betrokkenen, enz.);
taken, competenties en verantwoordelijkheden (RACI, overlegstructuren,
samenstelling van de verschillende bevoegde instanties, enz.);
voorbeelden van de rapportage (organisatie van de rapportage voor elk
beheerproces, frequentie en vorm van de rapportage over de SLA's, eventueel
voorbeelden van verslagen, enz.).
Raadpleeg voor de gedetailleerde uitwerking een referentiewerk
DAP-model bevat.
4
4
dat een gedetailleerd
Boek: SLA Best Practices - Bart de BEST p-95-102 – ISBN13: 978-90-71501-45-6
Pagina 101 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
102/139
Er is geen financiële informatie opgenomen in de DAP.
Er wordt geen formeel model aan de inschrijver opgelegd met betrekking tot de vorm van
deze eerste versie van het ontwerp van DAP.
Met betrekking tot de processen en procedures is bij de FOD Financiën momenteel de ITIL ©
V3-2011 standaard van kracht (zie ook paragraaf ITIL © V3-2011). Er wordt specifiek
gevraagd dat een eerste versie van de volgende processen en bijhorende procedures
behandeld en beschreven wordt in het in te dienen ontwerp van DAP.
Deze niet-exhaustieve lijst van ITIL© V3-2011 processen moet behandeld worden in deze
DAP:
o ITIL Service Delivery Set (tactisch beheer)
beheer van het Service Level
beheer van de beschikbaarheid;
beheer van de capaciteit;
beheer van de continuïteit van de IT-dienst;
o
Service Support Set (operationeel beheer)
incidentenbeheer;
probleembeheer;
veranderingsbeheer
versiebeheer
beheer van de configuratie
Opmerking: de servicedesk maakt er ook deel van uit
Deze eerste versie van dit ontwerp van DAP moet verplicht bij de offerte gevoegd
worden (zie evaluatiecriteria)5. Zij moet de evaluatiecommissie toelaten om het
voorgestelde ontwerp van DAP te evalueren.
Praktische opmerking: om dubbel werk te voorkomen, kan een noot opgenomen worden
in de SLA of in het DAP met een duidelijke verwijzing naar de desbetreffende paragraaf.
Tabel van KPI's met boeteclausules
Een key performance indicator (KPI) is een belangrijke factor die gemonitord moet worden
om de risico's te beperken in verband met doelstelling die verwezenlijkt moet worden door
het proces waaraan hij is gekoppeld. De doelstelling van de processen laten zelf toe de
doelstellingen van de onderneming te verwezenlijken.
De samenvattende tabel van bijlage xx bevat zowel de KPI's als de prestatieindicatoren (PI) en bijbehorende prestatienormen. Voor bepaalde PI-normen is
eveneens een boeteclausule in de tabel opgenomen. Dat is de boete die door de FOD
Financiën wordt opgelegd bij niet-naleving van de in de tabel vastgestelde normen.
Deze KPI-tabel met boeteclausules moet verplicht bij de offerte gevoegd worden (zie
evaluatiecriteria)6). Ze moet de evaluatiecommissie toelaten om de tabel met
voorgestelde KPI's te evalueren.
5
6
Zie de paragraaf van het bestek waarin de gunningscriteria worden uitgelegd
Zie paragraaf van het bestek waarin de evaluatiecriteria worden uitgelegd
Pagina 102 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
103/139
Service Level Reporting (SLR) - rapportage serviceniveau
De rapportage inzake de bereikte IP-normen wordt opgenomen in Service Level Reports, die
periodiek aan de FOD Financiën worden voorgelegd voor controle- en
heroriëntatiedoeleinden.
De modellen van deze SLR's zijn opgenomen in de DAP. De inschrijver dient bij zijn offerte
een voorstel voor een model te voegen.
Voor de andere eisen in verband met SLA-rapportage zie paragraaf xxx.
Service Quality Plan (SQP) – servicekwaliteitsplan
Om tijdens de kwaliteit van de dienst tijdens de duur van het project te blijven garanderen,
moet de inschrijver in de offerte een eerste ontwerp van Service Quality Plan
(servicekwaliteitsplan) voorstellen. Dit SQP moet toelaten de organisatie en het beheer van
het project aan te passen aan de eisen van de servicenormen. In principe zal dit plan ieder
jaar herzien worden met de stuurgroep van het project om het gewenste serviceniveau te
bereiken.
Service Improvement Plan (SIP) – Verbeteringsplan
In zijn offerte dient de inschrijver een voorstel te formuleren dat aantoont hoe hij van plan is
ernstige of structurele problemen te verhelpen die tijdens de realisatie van de servicenormen
worden vastgesteld. Daartoe dient hij een verbeteringsplan op te stellen, ook SIP genoemd.
De inschrijver dient uit te leggen hoe hij in het kader van deze opdracht een SIP zal
organiseren.
Servicecatalogus
In het kader van de uitvoering van deze opdracht moet een servicecatalogus opgesteld
worden, die een gedetailleerd overzicht biedt van de operationele services en van de
bijhorende serviceniveaus die via de beheerorganisatie aan de gebruikers worden verstrekt.
De offerte van de inschrijver moet aantonen hoe hij in het kader van de uitvoering van deze
opdracht kan bijdragen aan het uitwerken van deze servicecatalogus voor het deel IAM.
Deze opdracht zal samen uitgevoerd worden met het betrokken personeel van de FOD
Financiën.
Service Level Management
De inschrijver moet in zijn offerte de manier beschrijven waarop hij het Service Level
Managementproces (SLM) zal organiseren. Dit proces garandeert het goede beheer van de
te verstrekken producten en diensten, via vaststelling, onderhandeling, meting, rapportage,
beheersing en verbetering tegen gerechtvaardigde prijzen. Het moet ook rekening houden
met de kwalitatieve, kwalitatieve en budgettaire aspecten. Dit binnen een context van
voortdurend evoluerende behoeften, uitgedrukt in operationele processen en rekening
houdend met de constante evolutie van de ondersteunende technologieën.
De opdrachtnemer dient formeel een Service Level Manager aan te wijzen die dit proces
gedurende de hele looptijd van het project zal ondersteunen. De kosten van de uit te voeren
taken moeten begrepen zijn in het beheer van het project.
Voor meer informatie, zie:
Pagina 103 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
104/139
http://en.wikipedia.org/wiki/ITIL#Service-level_management
Termijnen en middelen voor de uitwerking van de SLA's,
van het DAP en van de KPI- SQP- en SIP-tabel na de
gunning van de opdracht
De in overleg uitgewerkte en definitieve, volledige algemene SLA, de eventuele KPI-tabellen
en het DAP (Dossier Akkoorden en Procedures) moeten voor ondertekening beschikbaar zijn
twee maanden na de gunning van de opdracht. De processen en bijhorende procedures
moeten eveneens op punt staan en operationeel zijn. De metingen, rapporten en reviews
met betrekking tot de SLA moeten op dat ogenblik eveneens operationeel zijn.
De inschrijver moet in zijn offerte in de nodige middelen voorzien voor het opstellen,
implementeren, gebruiken en corrigeren van alle nodige documenten (SLA, DAP, KPI-tabel
...) en hij moet gedurende de hele duur van deze opdracht eveneens in de bijbehorende
procedures en processen voorzien.
7.3.
Omkadering van de SLA's
7.3.1. Relatie tussen SLA en ITIL© V3-2011 – Glossary
De SLA's moeten opgesteld worden in de vorm van processen. De FOD Financiën gebruikt
hiertoe het beheermodel ITIL© V3-2011.
Zoals reeds aangegeven wordt gevraagd om rekening te houden met de doelstellingen van
deze beheerprocessen en van het Service Level Management bij de uitwerking van deze
SLA's. De beheerprocessen worden beschreven in het DAP (cf. Par xxx).
Zie voor meer informatie de volgende websites met betrekking tot ITIL© V3-2011:
• http://en.wikipedia.org/wiki/ITIL
• http://wiki.en.it-processmaps.com/index.php/Main_Page7
I.1.1.1.1 ITIL© Glossaria – Glossarium in verschillende talen
De in ITIL gebruikte terminologie, met een verklaring van de termen, is beschikbaar in de
originele taal (Engels) en vertaald in het Nederlands, Frans en Duits onder de volgende link:
• http://www.itil-officialsite.com/internationalactivities/itilglossaries_2.aspx8
Raadpleeg deze ITIL © glossaria voor nadere uitleg over de termen die in dit bestek worden
gebruikt. Als de FOD Financiën een andere definitie wenst te gebruiken, dan wordt dit
uitdrukkelijk in dit bestek gemeld. Alleen deze definitie zal geldig zijn.
7.3.2. Relatie tussen SLA en ICT-normen en -fundamenten van de FOD
Financiën.
De ICT-normen en -fundamenten van de FOD Financiën zijn online gepubliceerd op de
volgende websites:
• Nederlands
7
Since July 2013, ITIL has been owned by AXELOS Ltd, a joint venture between HM Cabinet Office and
Capita Plc. Axelos licenses organisations to use the ITIL intellectual property, accredits licensed Examination
Institutes, and manages updates to the framework.
8
"Copyright © AXELOS Limited 2012. All rights reserved. Material is reproduced with the permission of
AXELOS"
Pagina 104 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
105/139
http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_funda
menten/
• Frans
http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/
7.3.3. In het kader van deze SLA's te ondersteunen omgevingen
Deze omgevingen worden aangeduid met een letter of een afkorting.
In de KPI-tabel zal voor iedere KPI de omgeving beschreven worden waarvoor ze geldig is.
•
•
•
O: Ontwikkeling (onder het volledige beheer van de aannemer, voor deze omgeving is geen
SLA-vereiste gedefinieerd)
A: Acceptance
P: Productie
8. SLA-audittool
De inschrijver dient een SLA-audittool voor te stellen die deel zal uitmaken van de te
verstrekken IAM-oplossing.
Deze tool moet het mogelijk maken de KPI's van de SLA te meten, berekenen, rapporteren
en gebruiken. De inschrijver moet in de nodige middelen voorzien om deze audittool te
implementeren. De audittool kan eigen of gekochte software zijn.
In de prijs van het project moeten eventuele licenties en de specifieke onderhoudskosten
voor de duur van het project begrepen zijn.
De inschrijver moet gedetailleerd de volgende punten in zijn offerte beschrijven.
• De implementering van de audittool;
• De metingen, hun frequentie en hun precisie;
• De berekening, de verificatie, de validatie, de analyse en de exploitatie van de
meetresultaten;
• De rapportage van de meetresultaten aan de FODFIN.
De FODFIN accepteert in eerste instantie de correcte werking van de audittool via een door
de inschrijver uitgewerkte en formeel door de FODFIN goed te keuren acceptatieprocedure.
De validatie door een derde partij is een pluspunt.
Er zal een unieke algemene certificering plaatsvinden tijdens de lanceringsfase van het
project. Zodra de audittool gevalideerd is, zal de inschrijver er tijdens het project kleine
wijzigingen in aanbrengen (aanpassing rapporten, overeengekomen aanpassingen tijdens de
SLA-revisievergaderingen, enz.) zonder bijkomende kosten. Elke grote wijziging zal
voorgelegd worden aan de stuurgroep en zal aanleiding geven tot een Request for Change.
De FODFIN behoudt zich het recht voor de verstrekte audittool te laten controleren door een
onafhankelijke instantie zonder dat hiervoor de voorafgaande toestemming van de inschrijver
vereist is.
9. Service Levels en bijbehorende resultaatverbintenissen in het kader van
deze opdracht
De FOD Financiën wenst zes SLA-niveaus te definiëren, aangepast aan de verschillende
fases:
Pagina 105 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
106/139
1. Service Levels met betrekking tot het projectbeheer:
2. Service levels met betrekking tot de ontwikkelings- of pre-productiefase;
3. Service Levels met betrekking tot het in productie brengen;
4. Services Levels met betrekking tot de niet-functionele eisen;
5. Service levels met betrekking tot incidentbehandeling, corrigerende en reactieve
interventies;
6. Service Levels met betrekking tot het door de aannemer ter beschikking gestelde
personeel;
Deze 6 SLA's en resultaatsverbintenissen worden besproken in de volgende paragrafen.
10. Service Levels met betrekking tot het projectbeheer: planning
PI-Project Plan-Planning-IAM
De KPI-tabel vermeldt de uiterste datum die nageleefd moet worden voor de formeel aanvaarde
inproductiestelling van de IAM-oplossing.
11. Service Levels met betrekking tot de ontwikkelings- of pre-productiefase
Ten aanzien van de deliverables voor het project gaat het om:
•
•
voornamelijk technische documenten;
cursusmateriaal (handleidingen en presentaties) voor de geplande opleidingen
PI-deliverables-IAM
Doelstellingen
Definitie
De deliverables moeten volledig en tijdig geleverd worden. De exacte lijst van te leveren
deliverables zal aan het begin van elke fase van deze opdracht vastgesteld worden.
Meetmethode
Datum waarop de eindversie van de deliverables officieel aan de FOD Financiën wordt
verstrekt. De procedure moet voorgesteld worden in het DAP.
Momenten bepaald door de gebruikte methodologie en overeengekomen in het plan van
het project
Berekeningsformule
Datum waarop de definitieve versie officieel overhandigd wordt - de in de projectplanning
vastgestelde datum.
Berekeningsperiode
Volgens de planning van het project, aan het einde van iedere fase.
Te bereiken resultaat
90% van de te leveren deliverables aan het einde van iedere fase
Opmerking: De evaluatie van de kwaliteit van de verstrekte deliverables maakt deel uit van
de in het kader van deze opdracht overeengekomen leveringsprocedures.
12. Service levels inproductiestelling
Pagina 106 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
107/139
De door de FOD Financiën toegepaste procedures moeten nageleefd worden voor de
inproductiestelling van nieuwe versies/nieuwe patches/fixes. Dit om de operationaliteit van
de bestaande operationele omgeving niet te verstoren.
12.1. PI-Security-Integrity-Code-IAM
Doelstellingen
Definitie
Het doel van deze prestatie-indicator is dat de aannemer de FOD Financiën in zijn Service
Level Report (SLR) informeert over de relevante beveiligingstekortkomingen waarvan hij
kennis heeft. Toepassing van de "Best Practices" in het kader van de bescherming van de
computersystemen.
Al naargelang van de gemelde beveiligingstekortkoming moeten een eventueel actieplan, een
planning en een risicoanalyse in het SLR-verslag opgenomen worden. Dit moet het mogelijk
maken om in overleg met de opdrachtnemer passende maatregelen te nemen.
Te bereiken resultaat
Een zo doeltreffend mogelijk beschermingsbeleid voor het project ontwikkelen.
12.2. PI-Releases-into-production-IAM
Doelstellingen
Definitie
De voorgestelde eerste versie voor de inproductiestelling moet exact en exhaustief zijn ten
aanzien van de vastgestelde eisen.
Meetmethode
Het beheer van incidenten en de standaardtools die gebruikt wordt met betrekking tot de
aanvragen voor de installatie van de versies door de opdrachtnemer (Procedure Release
Management).
Berekeningsformule
Aantal uit de productie verwijderde versies omdat ze onjuist, onvolledig of twijfelachtig zijn /
Totaal aantal versies
Berekeningsperiode
Jaarlijks
Te bereiken resultaat
Max. 10% uit de productie verwijderd.
13. Niet-functionele service level eisen
13.1. Conventie benaming niet-functionele prestatie-indicatoren
De volgende conventie wordt toegepast:
PI-Categorie-Subcategorie-Service window-Component
Waarbij:
•
•
•
Categorie = Avail(ability)/Perf(ormance)/Cap(acity)
Subcategorie = Services/Back-up/etc.
Service Window = T1/T2/T3/T4 Component van de IAM-oplossing = IDM / AM / LDAP
/ FEDIAM / IAM
13.2. Openingsperiode van de service (Service window) en
onderhoudsperiodes in het kader van deze SLA
De openingsperiodes van een service zijn de periodes gedurende welke de service
beschikbaar is voor zijn gebruiker.
De onderhoudsperiode is de periode waarin de services niet verstrekt worden, bijvoorbeeld
omdat onderhoudswerken uitgevoerd moeten worden op de services of de infrastructuur.
T1: Service window 5x12 kantooruren
Pagina 107 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
108/139
De betrokken services zijn beschikbaar op de officiële werkdagen van de FOD Financiën,
van 7.00 tot 19.00 uur, vijf dagen op zeven, van maandag tot vrijdag, met uitzondering van
feestdagen en officiële brugdagen van de FOD Financiën. Er kunnen buiten het vastgestelde
service window interventies plaatsvinden tijdens de op voorhand overeengekomen - en door
de FOD Financiën bevestigde - interventieperiodes. De onbeschikbaarheden van de
diensten, bijvoorbeeld als gevolg van incidenten, zullen als zodanig verwerkt worden als ze
onder de bevoegdheid van de aannemer vallen.
T2: Service window 7x24x365 buiten de kantooruren
De betrokken services zijn 24 uur/24, 7 dagen/7 bereikbaar, iedere dag van het jaar, van 19u
tot 7u, uitgezonderd tijdens de geplande driemaandelijkse onderhoudsweekends en de op
voorhand overeengekomen - en door de FOD Financiën bevestigde interventieperiodes. Alle
andere onbeschikbaarheden van de diensten, bijvoorbeeld als gevolg van incidenten, zullen
als zodanig verwerkt worden als ze onder de bevoegdheid van de aannemer vallen.
T3: Service window 7x24x365
De betrokken services zijn 24 uur/24, 7 dagen/7 bereikbaar, iedere dag van het jaar,
uitgezonderd tijdens de geplande driemaandelijkse onderhoudsweekends en de op voorhand
overeengekomen - en door de FOD Financiën bevestigde interventieperiodes. Alle andere
onbeschikbaarheden van de diensten, bijvoorbeeld als gevolg van incidenten, zullen als
zodanig verwerkt worden als ze onder de bevoegdheid van de aannemer vallen.
T4: Service window Piekperiodes e-Govapplicaties 7x24x365
Het service window is identiek aan hetgeen beschreven wordt onder T3, uitgezonder de
aanvullende permanentie van de eerstelijns servicedesk van de aannemer tijdens de
piekperiodes van de e-Govapplicaties (Tax-On-Web, MOSS, BizTax, Intervat).
Tijdens de piekperiodes is de eerstelijns servicedesk van de opdrachtnemer van 6 tot 22 uur
bereikbaar. Op die dagen wordt de permanentie on-site verzekerd van 8.30 tot 19 uur. De
off-site permanentie is bereikbaar van 6:30 uur tot 8.30 uur en van 19 tot 22 uur.
Bijlage x bevat een voorbeeld voor de piekperiodes van 2015.
Deze initiële kalender zal ieder jaar aan de opdrachtnemer worden meegedeeld.
Eventuele aanpassingen van de kalender tijdens het lopende jaar moeten uitgevoerd worden
in overleg met de opdrachtnemer.
13.3. Scope
De niet-functionele voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op de productieomgeving. Voor de acceptatieomgeving moet slechts een beschikbaarsheidsgraad van
99,5% nageleefd worden tijdens de kantooruren, van 7 tot 19 uur. De beschikbaarheid
wordt gemeten over een periode van 6 maanden.
Pagina 108 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
109/139
13.4. PI-normen–Avail(ability)
De beschikbaarheid of "Availability" wordt bepaald per module van de IAM-oplossing. De in
dit bestek vermelde normen zijn de minimumvereisten waaraan voldaan moet worden.
Doelstellingen
Definitie
•
•
•
•
Beschikbaarheid van een component van de IAM-oplossing tijdens een vastgesteld
service window.
De periodes van gepland onderhoud of de samen met de FOD Financiën
overeengekomen onderbrekingen (wegens updates, nieuwe versies ...) zullen niet in
aanmerking genomen worden voor de periode van onbeschikbaarheid tijdens de
referentieperiode.
Momenteel voorziet de FOD Financiën in 4 onderhoudsweek-ends per jaar, 1 per
trimester; gedurende die periode kunnen belangrijke werken uitgevoerd worden en
hebben de burgers geen toegang tot de e-govapplicaties.
De onbeschikbaarheden die niet te wijten zijn aan de opdrachtnemer (na onderzoek
en overleg) worden niet in aanmerking genomen voor eventuele sancties.
Meetmethode
•
Meetpunten in de SLA-audittool van de opdrachtnemer
Berekeningsformule
•
In functie van de te meten parameter;
Meetperiode
•
Te bereiken resultaat
•
Standaard, de maandelijks berekende beschikbaarheid van de laatste 6 maanden,
buiten de expliciete uitzonderingen (cf. KPI-tabel) Indien nodig, worden corrigerende
acties ondernomen in functie van deze cijfers.
Voor de beschikbaarheidseisen in het kader van dit bestek wordt verwezen
naar de samenvattende tabel van de KPI's in de bijlage xx.
Opmerking: de inschrijver moet beschrijven hoe hij de redenen van de
onbeschikbaarheid voor rapportagedoeleinden zal vermelden, bij voorkeur in de SLAaudittool.
13.5. PI-Perf(ormance) normen
De prestatie wordt bepaald per module van de IAM-oplossing. De in dit bestek vermelde
normen zijn de minimumvereisten waaraan voldaan moet worden.
Doelstellingen
Definitie
•
•
De prestatie van de applicatie verwijst naar de tijd die verstrijkt tussen het moment
van de ontvangst van een aanvraag met betrekking tot een vastgestelde
referentiecomponent en het ogenblik van de respons door de referentiecomponent.
OPGELET: bijgevolg omvat de verwerkingstijd van de Dienstverlener niet:
o
De tijd vereist voor het transport via internet
o
De tijd vereist voor de verwerking door het netwerk van de Gebruiker
Meetmethode
•
Berekeningsformule
•
In functie van de te meten parameter;
•
Bijv. de relatie tussen het aantal resultaten met een lagere responstijd dan Y
Meetpunten in de SLA-audittool van de opdrachtnemer
seconden en het aantal resultaten (uitgedrukt in percentage).-
•
Berekeningsperiode
Te bereiken resultaat
•
De prestatie wordt elke maand berekend en gerapporteerd. Indien nodig, worden
corrigerende acties ondernomen in functie van deze cijfers.
Bijv. X % < Y seconden
Pagina 109 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
110/139
Voor de prestatie-eisen in het kader van dit bestek wordt verwezen naar de
samenvattende tabel van de KPI's.
13.6. PI-Cap(acity)
De capaciteit wordt bepaald per module waaruit de IAM-oplossing bestaat. De in dit bestek
vermelde normen zijn de minimumvereisten waaraan voldaan moet worden.
Doelstellingen
Definitie
•
•
Deze prestatie-indicator verwijst naar de capaciteit van een in de IAM-oplossing
vastgesteld element.
Bijvoorbeeld: het aantal gelijktijdige sessies binnen een specifieke periode uitgedrukt
in seconden.
Meetmethode
•
Meetpunten in de SLA-audittool van de opdrachtnemer
Berekeningsformule
•
In functie van de te meten parameter;
Berekeningsperiode
•
Te bereiken resultaat
De capaciteit wordt elke maand berekend en gerapporteerd. Indien nodig, worden
corrigerende acties ondernomen in functie van deze cijfers.
Voor de capaciteitseisen in het kader van dit bestek wordt verwezen naar de
samenvattende tabel van de KPI's.
14. Service levels met betrekking tot incidentbehandeling, corrigerende en
reactieve interventies
Standaard, (behalve service window T4) verstrekt de inschrijver de operationele eerstelijns
services en een technische ondersteuning elke werkdag van 8 tot 17 uur on-site. De
eerstelijns helpdesk buiten deze uren en de tweedelijns ondersteuning worden 7d/7 en
24u/24 door de inschrijver verzorgd.
Deze SLA zal met name betrekking hebben op:
•
•
•
•
•
de beschikbaarheid van de eerstelijns en de tweedelijns helpdesk van de
opdrachtnemer voor het oplossen van technische problemen;
de maximale interventietijd voor de herstelling en/of de oplossing van defecten
of bugs (zie verder in deze paragraaf "prioriteitsniveaus voor corrigerende en
reactieve acties").
Zodra de verzoeken aan het supportteam van de inschrijver zijn toegekend in het
standaard incidentopvolgingsysteem van de opdrachtgever, verwacht de FOD FIN
een formele acceptatie van het verzoek binnen de voorgeschreven termijn (Incident
Response Time). Deze termijnen worden vastgesteld in functie van de prioriteit van
het verzoek.
Er wordt eveneens een maximale oplossingstijd vastgesteld per prioriteitsniveau
(Incident Resolution Time). Bij een technische storing zijn dezelfde voorschriften van
toepassing.
De FOD Financiën zal voor elk vastgesteld incident een incidentfiche invullen en aan
de opdrachtnemer bezorgen. Met deze fiche wordt de oplossing van het incident
opgevolgd. Ze vormt de basis van de controle op de kwaliteit van de geleverde
prestaties. Dit fiche zal gecodeerd worden in een systeem voor incidentopvolging van
de opdrachtnemer.
Op deze fiche moet de opdrachtnemer alle vereiste elementen invullen met
betrekking tot de oplossing van het incident, in overeenstemming met de SLA die hij
in het kader van zijn offerte heeft ondertekend.
Pagina 110 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
111/139
14.1. Prioriteiten van de incidenten
Prioriteiten van de incidenten voor corrigerende en reactieve interventies
Beschrijving en criteria
Major incident – Belangrijke impact op het werkproces. Service niet
Prioriteit 1
beschikbaar voor alle gebruikers.
Service geblokkeerd of defect voor alle gebruikers, belangrijke afname van de prestatie wat tot de
onmogelijkheid leidt om de service te gebruiken Er is geen enkel bruikbaar alternatief beschikbaar.
Prioriteit 2
High Priority – Blokkerend of ernstig incident.
De incidenten die een aanzienlijke impact hebben op een deel van de service. Er is geen enkel bruikbaar
alternatief beschikbaar.
Prioriteit 3
Medium Priority – Oppervlakkig incident zonder impact op de operationele
functies van de service.
De service werkt niet zoals het hoort, maar is beschikbaar met een minimale impact of dankzij een bruikbaar
alternatief. Alle businessincidenten die niet P1, niet P2 en niet single user zijn.
Prioriteit 4
Normal Priority – Minor incident of service request, impact single business user.
Geen impact of minimaal functioneel probleem. Alle requests of de klachtentickets van de business.
Prioriteit 5
Low Priority – Requests, vragen of diensten voor één enkele eindgebruiker.
Alle 'incidenten' of 'service requests' van de burgers (geen enkele impact op de business)
Opmerking:
De melding van incidenten kan gebeuren via een gemachtigde medewerker van de FODFIN (het
IAM-team van de FODFIN, de Servicedesk van de FODFIN, enz.). Dit gebeurt ofwel telefonisch,
ofwel via een automatische methode die de opdrachtnemer ter beschikking stelt van de
gemachtigde medewerker.
In zijn offerte moet de inschrijver beschrijven of het SLA-auditsysteem of een andere door de
opdrachtnemer te voorzien monitoringsysteem in staat is de incidenten automatisch te melden
en een ticket te creëren. De eventueel reeds door de inschrijver met de HP Service Manager
tool van de FODFIN uitgevoerde integraties zullen uitgelegd worden, maar dat is niet verplicht.
Al deze methodes voor incidentmelding zetten de tijd voor het oplossen van incidenten in
gang. Het staat de inschrijver vrij om andere methodes voor te stellen, op voorwaarden dat ze
de FODFIN in staat stellen het exacte ogenblik van de melding van een incident te bepalen.
14.2. Prioriteitsmatrix
Urgentie/impactmatrix voor beslissingen in verband met de prioriteit van incidenten in geval
van twijfel:
IMPACT OP DE ACTIVITEIT
URGENCY
Prioriteitsmatrix
Critical
Serious
Medium
Low
Critical
prioriteit 1
prioriteit 1
prioriteit 2
prioriteit 2
High
prioriteit 1
prioriteit 2
prioriteit 2
prioriteit 2
Medium
prioriteit 2
prioriteit 2
prioriteit 3
prioriteit 3
Low
prioriteit 2
prioriteit 2
prioriteit 3
prioriteit 4
Requests
prioriteit 4
prioriteit 4
prioriteit 5
prioriteit 5
Definities van de impact op de activiteit:
Pagina 111 van 139
Cahier des charges
•
•
•
•
S&L/AO/437/2015
112/139
Critical - Impact op een volledige afdeling of leveringstermijn/kritieke dienst of
belangrijke impact op de activiteit zonder dat een noodoplossing voor de
activiteit gerealiseerd kan worden
Serious - Impact op een grote groep van gebruikers of middelgrote impact op de
activiteit zonder dat een noodoplossing voor de activiteit gerealiseerd kan
worden
Medium - Impact op een specifieke groep of op meerdere gebruikers, of zwakke
impact op de activiteit
Low – Impact op één enkele gebruiker
Definities van Urgency
• Critical – Ernstig incident dat als een prioriteit behandeld moet worden, in een
situatie van crisisbeheer
• High – Zeer dringend incident dat zo snel mogelijk behandeld moet worden
• Medium – Dringend incident dat snel behandeld moet worden
• Low – Niet dringend incident
• Requests – Niet dringend verzoek om informatie
14.3. PI-Incident-Response-Time-IAM
Acceptatietijd van de helpdesktickets volgens het prioriteitsniveau (Incident-Response-Time
KPI).
Retour Incidenten of Incident-Response-time.
Doelstellingen
Definitie
•
Meetmethode
•
Berekeningsformule
•
Berekeningsperiode
•
Te bereiken resultaat
Een retour uitvoeren op basis van een door de Helpdesk gemeld incident met:
o
een (eerste) controle van de exhaustiviteit van het gemelde incident
o
een (eerste) controle van de exactheid van de overdracht
Door het systeem voor incidentbehandeling van de opdrachtnemer.
Moment van melding van het incident door de gemachtigde medewerker van de FODFIN of door de
monitoringtool van de opdrachtnemer - ogenblik van acceptatie van het ticket door de supportgroep van
de opdrachtnemer
Maandelijks
Prioriteit 1
100% binnen 10 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van
de inschrijver
Prioriteit 2
100% binnen 30 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van
de inschrijver
Prioriteit 3
100% binnen 30 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van
de inschrijver
Prioriteit 4
100% binnen 30 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van
de inschrijver
Prioriteit 5
100% binnen 60 minuten na toekenning van het incident aan de supportgroep van
de inschrijver
Pagina 112 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
113/139
14.4. PI-Incident-Resolution-Time-IAM
Max. SLA-termijn voor de herstelling en/of de oplossing van storingen (Oplossing van incidenten Incident-Resolution-Time KPI)
Doelstellingen
Definitie
•
Meetmethode
•
•
Berekeningsformule
Zodra de verzoeken (tickets) toegekend zijn aan het supportteam van de inschrijver eist
de FODFIN de volgende ontvangsttermijnen (Incident Resolution Time) volgens de
prioriteitsniveaus.
Door het systeem voor incidentbehandeling van de opdrachtnemer.
Registratieogenblik "incident resolved"9in het incidentbehandelingssysteem van de opdrachtnemer ogenblik van toekenning aan de supportgroep
•
Berekeningsperiod
e
Te bereiken
resultaat
•
Maandelijks
Prioriteitsniveau
Oplossingstijd (Incident Resolution Time)
1
100% binnen 3 uur na toekenning van het incident aan de supportgroep van de
inschrijver
2
80% binnen 24 uur en 100% binnen 3 werkdagen na toekenning van het
incident aan de supportgroep van de inschrijver
3
80% binnen 2 werkdagen en 100% binnen 4 werkdagen na toekenning van het
incident aan de supportgroep van de inschrijver
4
100% binnen 5 werkdagen na toekenning van het incident aan de supportgroep
van de inschrijver
5
100% binnen 6 werkdagen na requesttoekenning aan de supportgroep van de
inschrijver
•
•
Retour van de incidenten:
o
Ieder werkuur voor incidenten van prioriteit 1:
o
Alle 4 werkuren voor incidenten van prioriteit 2:
o
Alle 12 werkuren voor incidenten van prioriteit 3:
Escalatie naar de incidentbeheerder van de opdrachtnemer - indien nog niet opgelost -:
o
Na 2 werkuren voor incidenten van prioriteit 1:
o
Na 12 werkuren voor incidenten van prioriteit 2:
o Na 3 werkuren voor incidenten van prioriteit 3:
15. Service Levels met betrekking tot het door de opdrachtnemer ter
beschikking gestelde personeel
PI-Presence-Staff-IAM
Doelstellingen
Definitie
On-site aanwezigheid van de eerstelijns helpdesk van de opdrachtnemer van 8.30 tot 17
uur (buiten de middagpauze van minimaal 1 uur)
Meetmethode
Controle van de badge
9
Indien de FOD Financiën vaststelt dat een voorgestelde oplossing x in de praktijk niets oplost, dan wordt het
ogenblik voor het voorstellen van oplossing x niet in aanmerking genomen bij de berekening van deze KPI.
Pagina 113 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
Berekeningsperiode
Te bereiken resultaat
114/139
Maandelijks
Onvoorziene afwezigheden vermijden en de continuïteit van de eerstelijns helpdesk
verzekeren
16. Toepassingsperiode van de verschillende SLA's
Service Levels
Geldigheidsperiode
Omgevingen
1. Service Levels betreffende het
beheer van projecten
Vanaf de toewijzing
Te
P
2. Service levels van de ontwikkelings-
Van de toewijzing tot de
inproductiestelling
Te
P
Van de
inproductiestelling tot het
einde van de
inproductiestelling
Vanaf de
inproductiestelling of de
officiële levering van de
omgeving
Vanaf de
inproductiestelling
P
Vanaf de toewijzing
Niet van toepassing
of preproductiefase
3. Service Levels inproductiestelling
4. Service Levels niet-functionele eisen
5. Service levels met betrekking tot
incidentbehandeling, corrigerende en
reactieve interventies
6. Service Levels met betrekking tot het
door de opdrachtnemer ter beschikking
gestelde personeel
P
A (slechts 1 prestatieindicator availability,
cf. tabel van KPI's)
P
17. Sancties
Bij niet-naleving van de SLA kunnen de in de KPI-tabel beschreven boeten (cf. bijlage xx)
aan de opdrachtnemer worden opgelegd. Het is geenszins de bedoeling van de FOD
Financiën om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan
te sporen alle afspraken te eerbiedigen om de dienstverlening te garanderen.
Principe van de boetevoorstellen
De boeten worden berekend in percentage van het totale bedrag van het onderhoud van de
laatste maand of forfaitair bepaald.
Het bedrag van de gecumuleerde maandelijkse boete zal niet hoger zijn dan 20% van het
maandelijkse bedrag voor de prestaties (onderhoudskosten, enz.). Elke maand moet de
gecumuleerde totale boete opnieuw worden berekend en toegepast en dit tijdens de hele
duur van de opdracht. Het staat de inschrijver vrij om hogere boetes voor te stellen.
De boeten zijn opgenomen in de KPI-tabel en blijven tijdens de hele looptijd van het contract
van toepassing.
Pagina 114 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
115/139
18. SLA monitoring, rapportage en analyse, Service Management vergadering
18.1. SLA-monitoring
18.1.1.
Basismonitoring binnen de FOD Financiën
De FOD Financiën verricht een permanente supervisie op al zijn diensten via enerzijds de
monitoring van de componenten en van het systeem en anderzijds het voortdurend testen
van alle belangrijke services via de synthetische activiteiten van de eindgebruikers.
Deze synthetische tests worden gecreëerd door het monitoring team van de FOD Financiën
op basis van een verstrekt scenario (screenshots) en van connectiegegevens nodig voor een
monitoringgebruiker. De door deze monitoringgebruiker gestelde handelingen zijn gratis en
moeten niet opgenomen worden in de statistieken. Voor deze monitoringgebruiker moeten
de nodige veiligheidsmaatregelen nageleefd worden.
Met betrekking tot de gemeten beschikbaarheid en de responstijden beschikt men over
verschillende rapporten die gebruikt kunnen worden om de SLA's te controleren.
Voor meer informatie over deze eindgebruikersimulatie verwijzen wij naar de op het internet
gepubliceerde ICT-fundamenten, namelijk:
• Nederlands
http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_funda
menten/
•
Frans
http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten/
meer bepaald het hoofdstuk ABB 9.1.1 End-to-End Monitoring en service level metingen
18.1.2.
Bijstand in het kader van de monitoring door de opdrachtnemer
In het kader van deze opdracht zal de onderneming meewerken aan de vaststelling en de
validatie van een basisscenario en zal ze helpen bij het uitwerken van de eventuele
occasionele aanpassingen, indien een aangepaste versie/update van een service wordt
geïmplementeerd.
De kostprijs van de bijstand om deze basismonitoring en de eventuele aanpassingen in de
loop van het project uit te werken is begrepen in de prijs van het jaarlijkse onderhoud en van
de aanvullende projecten.
18.2. SLA-rapportage, Reviews, PI-SLR-IAM
18.2.1.
Algemene Service Level rapportage (SLR)
Deze service niveau rapportage (SLR) houdt verband met de activiteiten die door de FOD
Financiën aan de opdrachtnemer worden uitbesteed en die betrekking hebben op de
services in het kader van dit bijzonder bestek.
Het uitgangspunt is dat o.a. gerapporteerd moet worden over de in de SLA opgenomen
meetbare service-indicatoren.
De meting en de reporting vinden iedere maand plaats op basis van de verstreken periode.
Pagina 115 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
116/139
Elk jaar kan gevraagd worden om een samenvattend rapport over te leggen aan de
stuurgroep.
De opdrachtnemer verstrekt het maandelijks rapport uiterlijk 7 werkdagen na het einde
van de periode.
In een later stadium is het mogelijk dat bepaalde rapportages geen toegevoegde waarde
hebben en dat alleen de uitzonderingen vermeld moeten worden voor bepaalde serviceindicatoren. Dit kan leiden tot een correctie van deze rapportagestructuur. De wijzigingen in
de service levels zelf kunnen eveneens leiden tot een aanpassing van de in dit document
vastgestelde rapportagestructuur.
De inschrijver dient een voorstel voor maandelijkse rapporten (SLR) te formuleren in de vorm
van een werkbaar document dat de bereikte SLA-niveaus vermeldt. Als zich incidenten van
prioriteit 1 of 2 of belangrijke "SLA breaches" voordoen, dan dient de opdrachtnemer een
tussentijds SLR-rapport op te stellen met de sleutelelementen die het mogelijk moeten
maken de projecten te volgen en ze voor te stellen aan de desbetreffende diensten van de
FOD Financiën (Reviews). Indien nodig wordt een SLA-vergadering georganiseerd "by
exception". Iedere maand wordt binnen de FOD Financiën ter plaatse een SLA-vergadering
gehouden, waarop het Service Level Report wordt behandeld. De resultaten worden ook
voorgelegd aan de stuurgroep.
Er dient een voorbeeld van een SLR-rapport bij de offerte gevoegd te worden zodat de
evaluatiecommissie dit kan evalueren
De SLR-rapportage dient een maximum aan samenvattende tabellen en grafische
voorstellingen te gebruiken.
Het SLR-document dient minstens de volgende onderwerpen te bevatten (niet-limitatieve
lijst):
1. Servicelevelresultaten van de SLA ten aanzien van de vastgestelde normen (KPI)
met een toelichting van de eventuele "SLA breeches" (niet-verwezenlijking van de
normen); (maandelijks en cumulatief gedurende heel het jaar)
2. SIP-voorstel om de "SLA breaches" in de toekomst te vermijden;
3. Capaciteits-, prestatie- en beschikbaarheidsstatistieken (per maand);
4. Status van de componenten van de oplossing (indien van toepassing);
5. Overlegging van een analyse van de tendensen aan de stuurgroep op basis van de
resultaten van de afgelopen trimesters ...;
6. Aspecten in verband met beveiliging (melding van beveiligingsrisico's, patches,
scanning, logboeken, auditing, enz.);
7. Incidentenverslagen (details over de incidenten per categorie, Incident Response en
Resolution Time ...);
8. Request For Changes tijdens de referentieperiode;
9. Analysenalyse van de incidenten met betrekking tot het beheer van de problemen
(aanbevelingen op basis van een analyse van de voornaamste oorzaak);
10. Samenvattende boordtabel met rapportage van de projectstatus voor het
management, die overgelegd zal worden aan de trimestriële stuurgroepen;
11. Voorstellen voor SLA-aanpassingen over te leggen aan de stuurgroep.
18.2.2.
PI-SLR-IAM
Doelstellingen
Definitie
De Service Level Reports tijdig verstrekken
Meetmethode
Datum van e-mail indien per e-mail, datum van ondertekening van ontvangst door
Pagina 116 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
117/139
gemachtigde persoon van de FOD Financiën.
Berekeningsformule
Ontvangstdatum – 1er werkdag van de afgelopen verslagperiode.
Berekeningsperiode
Maandelijks
Te bereiken resultaat
Ontvangst uiterlijk 7 e werkdagen na de verstreken verslagperiode
18.3. Service Management overleg
Dit overleg vindt plaats zoals aangegeven in de onderstaande matrix:
Naam
Frequentie
Aanwezige personen
Onderwerpen
Directieoverleg
1 * per jaar
•
•
•
•
•
•
Service Level Overleg
Opdrachtoverleg
1 * per
maand
1 * per week
Afvaardiging ICT Management
FOD FIN
Managementafvaardiging
opdrachtnemer
Managementdienst FODFIN
•
•
•
•
Review SLA
Ontwikkelingen, verbeteringen
Escalatie voor het opdrachtoverleg
•
Opdrachtmanagement FOD FIN
•
Status werk in uitvoering per werkstroom
(incidenten, wijzigingen en projecten) in
termen van tijd en geld
Intake nieuwe opdrachten
Prioriteiten
Opdrachtmanagement
opdrachtnemer
•
•
•
•
•
Ad hoc
Review jaarlijkse balans maandelijkse
SLA's
Managementdienst opdrachtnemer
Managementdienst FOD FIN
Managementdienst opdrachtnemer
•
•
Overleg over de
inhoud
(niet geformaliseerd)
Monitoring contract en samenwerking
Escalatie voor het Service Level Overleg
•
Incident management
•
Dagelijks beheer
•
•
Klachten en verbeteringen
Escalatie voor Overleg over de inhoud
Inhoudelijk: uitvoering van de werkstromen
Zwarte punten, verbeteringen
Een gedetailleerde concretisering van deze overlegvormen zal opgenomen worden in het
DAP.
19. Eindopmerking
De FOD Financiën kan, indien hij dit wenst, zelf de metingen van de in het kader van deze
opdracht goedgekeurde SLA's uitvoeren of ze op zijn kosten doen controleren en uitvoeren
door een onafhankelijk studiebureau. Dit ontslaat de inschrijver niet van zijn
verantwoordelijkheid inzake de opvolging en de controle van de SLA's.
Pagina 117 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
118/139
OPGELET
Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD
FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.
1030 BRUSSEL,
Hans D’Hondt
Voorzitter van het Directiecomité
Pagina 118 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
119/139
F. BIJLAGEN
1. Offerteformulier;
2. Inventaris;
3. ICT-standaarden van de FOD Financiën - TECHNISCHE
RICHTLIJNEN (informatica)
4. SLA
5. Referenties cv
6. Referentiemodel soortgelijke projecten
Pagina 119 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
120/139
BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Stafdienst Logistiek
Afdeling Aankopen
North Galaxy – Toren B4 – bus 961
Koning Albert II-laan 33
1030 BRUSSEL
BESTEK NR.: S&L/AO/437/2015
Open offerteaanvraag voor FIRST 2015
De firma:
(volledige benaming)
met adres:
(straat)
(postcode en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de
Ondernemingen onder het nummer:
en waarvoor Mijnheer/Mevrouw
10
(naam)
(functie)
gedomicilieerd op het adres:
(straat)
(postcode en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de
uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr.
S&L/AO/437/2015 van de opdracht tegen de in de inventaris vermelde prijzen toegevoegd
in bijlage aan dit document.
10
Schrappen wat niet past
Pagina 120 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
121/139
Ontwikkelingstermijnen:
Voor schijf 1 :
Ontwikkelingstermijn in maanden (met een maximum van 27
maanden)
…………………………………………. maanden
Voor schijven 2 en 3 :
Ontwikkelingstermijn in maanden (met een maximum van 39
maanden)
…………………………………………. maanden
Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bv. van financiële aard)
over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties.
Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek
gestelde voorwaarden en termijnen.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of
commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
De betalingsinstelling van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door
storting of overschrijving op
het rekeningnummer
IBAN
BIC
Voor de interpretatie van de de Nederlandse/de Franse .
overeenkomst wordt gekozen (*)
voor
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat)
(postcode en gemeente)
( Telefoon- en/of faxnummer)
(e-mail)
Uitgevoerd TE
:
Op
Pagina 121 van 139
2015.
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
122/139
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam)
(functie)
(handtekening)
GOEDGEKEURD,
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ HET OFFERTE DIENEN TE
WORDEN GEVOEGD:
-
Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria
en de gunningscriteria (zie punt 4 van deel C. Gunning);
- De volledig ingevulde inventaris;
- de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de
ondergetekende(n) bewijzen;
Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken
nummering te voorzien.
Pagina 122 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
123/139
BIJLAGE 2: INVENTARIS
1) Ontwikkelingen
Forfaitaire prijzen
Forfaitaire prijzen
Incl. btw, in euro
Excl. btw, in euro
In letters
In cijfers
In letters
In cijfers
Schijf:
1
Generieke intake
__ __ __
__ __ __
___
______
,__
___________
____
______
,__
Schijf 2: Module
inning
comptabiliteit
__ __ __
__ __ __
___
______
,__
___________
____
______
,__
Schijf
3:
Generieke module
invorderingsacties
__ __ __
__ __ __
___
______
,__
___________
____
______
,__
Totaal
__ __ __
__ __ __
___
______
,__
___________
____
______
,__
2) Ontwikkelingen
Forfaitaire prijzen
Forfaitaire prijzen
Incl. btw, in euro
Excl. btw, in euro
In letters
In cijfers
Schijf:
1
Preventief,
correctief
(Bugs
Fixing)
en
evolutief
per
maand
__ __ __
__ __ __
___
______
Schijf
2:
Preventief,
correctief
(Bugs
__ __ __
__ __ __
___
______
In letters
In cijfers
,__
___________
____
______
,__
,__
___________
____
______
,__
Pagina 123 van 139
Cahier des charges
Fixing)
evolutief
maand
S&L/AO/437/2015
124/139
en
per
Schijf
3:
Preventief,
correctief
(Bugs
Fixing)
en
evolutief
per
maand
__ __ __
__ __ __
___
______
___________
____
,__
______
,__
3) Aanvullende bijstand
Aanvullende
bijstand voor
mandagen
300
Forfaitaire prijzen
Excl. btw, in euro
Forfaitaire prijzen
Incl. btw, in euro
In letters
In cijfers
In letters
In cijfers
_______
_______
_
______
_
___________
____
______
,_
Pagina 124 van 139
,__
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
125/139
BIJLAGE 3: ICT-STANDAARDEN VAN DE FOD FINANCIËN TECHNISCHE RICHTLIJNEN (INFORMATICA)
1. Opmerkingen in verband met de structuur van het technisch deel van
het bestek
1.1.
Definitie, afkorting en gebruikte acroniemen
ABB: Architecturale Building Blocks
Volledige architecturale beschrijving van de bestaande informaticaomgeving bij
de FOD Financiën
ACC: Acceptatieomgeving
CCFF: Communication Center for Federal Fiscality
Communicatie- en technologieplatform, voor de ontwikkeling, dat fungeert als
een portaal naar de buitenwereld en naar de FOD Financiën toe.
DEV: Ontwikkelingsomgeving
FEDIam: Federal IAM
Systeem voor het beveiligen en machtigen van toegang tot applicaties zodat de
burgers kunnen aanloggen om toegang te krijgen tot de applicaties van de FOD
Financiën.
FUP: Finances Unified Process
Methodologie voor het beheer van ontwikkelingen, gebaseerd op de U.P.methodologie.
FUP-ITIL: Finances Unified Process – Information Technology Infrastructure
Library
Standaardmethodologie van de FOD Financiën voor het beheer van de continue
integratie.
HP-ALM: HP Lifecycle Management
IAM: Identity and Access Management
Systeem voor het beveiligen en machtigen van toegang tot applicaties voor het
personeel van de FOD Financiën.
IAM: Java Enterprise Edition
Geheel van technische specificaties die alle domeinen van de
webapplicatieontwikkeling dekken. Om te weten welke versie bij de FOD
Financiën wordt gebruikt, verwijzen we naar het document van ABB vermeld
onder punt 1.3.2 van deze bijlage, genaamd “Technische context”.
PROD: productieomgeving
QUAC: Quality Control
Orgaan binnen de Stafdienst ICT van de FOD Financiën met als taak het
controleren, en valideren, van de naleving van de binnen de FOD Financiën
geldende standaarden.
SLA Service Level Agreement
Pagina 125 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
126/139
XML: Extensible Markup Language
2. Context van de opdracht
2.1. Technische context
De FOD Financiën wenst de in het verleden verworven licenties zoveel
mogelijk te benutten en niet twee keer te betalen voor vergelijkbare
functionaliteiten. Daarom eist de FOD Financiën conformiteit met de ICTstandaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn.
Indien bepaalde ontwikkelingen vereist zijn, wordt de inschrijver verzocht om de
bestaande standaard ontwikkelingstools te gebruiken.
Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaard
methodologieën voor analyse, ontwikkelingssupport en projectbeheer (PMFin,
de unieke projectmethodologie Financiën, gebaseerd op de internationale
standaard Prince2).
De aandacht van de inschrijver wordt bovendien gevestigd op het enorme
belang van deze bijlage bij de IAM-aspecten in het kader van de opdracht.
De volledige beschrijving van die standaarden en van FUP staat op
http://minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm#B
FOD
http://minfin.fgov.be/portail2/fr/modernisation/ict.htm#B (rubriek ‘Fondements ICT (FOD
Financiën’).
2.1.1.Naleving van de ICT-standaarden
Ongeacht of de aangeboden oplossing een package/tool is dan wel het
resultaat van specifieke ontwikkelingen op maat dient men een
maximale conformiteit met de actuele ICT-standaarden en fundamenten te bewerkstelligen.
Er wordt de inschrijver gevraagd om duidelijk te beschrijven hoe de
oplossing
wordt
geïntegreerd
in
de
onderliggende
architectuurelementen.
Elke offerte die niet integraal in overeenstemming is met de ICTstandaarden binnen de FOD Financiën zal als nietig worden
beschouwd.
2.1.2. Vereiste integratie met de standaarden
De inschrijver beschrijft in zijn offerte de “connectoren” en/of integraties
die hij nodig acht om de gevraagde functionaliteiten op te zetten. Hij
moet ook de diensten specificeren die hij zal leveren en de taken die
moeten worden uitgevoerd in het kader van het opzetten van de
connectoren en/of de integraties.
Het is duidelijk dat het systeem moet interageren met een groot aantal
systemen, waarvan sommige misschien nog moeten worden
gedefinieerd. De inschrijver voorziet in zijn technische oplossing hoe
de medewerkers van de Stafdienst ICT in de toekomst interfaces
kunnen bouwen met nu nog niet gekende applicaties. De inschrijver
beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan voldaan moet
worden opdat een systeem connecteerbaar is.
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de inkomende berichten
vaak (maar niet altijd) in XML worden gestructureerd. Dit zal dus in de
mate van het mogelijke een automatische gegevensinvoer in werking
stellen (met of zonder menselijke controle) in de onderliggende
Pagina 126 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
127/139
applicaties. Merk overigens op dat de verwerkte berichten ook de basis
kunnen vormen voor een manuele gegevensinvoer.
2.1.3. Goede praktijken
Elke softwareoplossing of andere technische keuze moet gemaakt
worden met inachtneming van de goede praktijken voor
softwareontwikkeling. Bijvoorbeeld, zonder volledig te zijn, het gebruik
van “design pattern”, de organisatie van de softwarearchitectuur in
multilagen (bv.: MVC), TDD, enz.
2.1.4. Materiële omgeving
Het geheel moet worden gerealiseerd op platformen die de FOD
Financiën ter beschikking stelt, volgens de technologische normen en
de ontwikkelingsnormen die zijn bepaald door de FOD, met
uitzondering van de individuele posten die voor rekening van de
dienstverlener zijn.
De inschrijver wordt gevraagd reeds in de offerte zo concreet mogelijke
indicaties te geven van de benodigde hardwarecomponenten en hun
respectievelijke capaciteit. Deze beschrijving dient onder meer om de
aangeboden oplossing te kunnen vergelijken op het vlak van impact op
de infrastructuur en gerelateerde kosten.
2.1.5. Veiligheid/authenticatie
De FOD Financiën beschikt met het systeem Identify and Access
Management (IAM) over een eigen framework voor identiteits- en
toegangsbeheer. Integratie met dit systeem wordt als een absolute
vereiste beschouwd.
De concrete integratie met IAM zal tijdens de analysefase worden
verfijnd.
Toegangscontrole
Indien de applicatie tot stand komt door middel van een specifieke
ontwikkeling op maat, dienen toegangsbeheeraspecten zoals
authenticatie en autorisatie volledig gebruik te maken van de
componenten die hiervoor door het IAM-systeem worden voorzien.
Indien de applicatie anderzijds steunt op een gebruiksklaar product dat
in de handel verkrijgbaar is en geen beroep doet op de IAMcomponenten, dient de authenticatie te worden gedelegeerd aan de
corporate LDAP-server. Vermits veilig verkeer tussen LDAP en de
applicatie een kritiek punt is, is een compatibiliteit met LDAP via SSL
(LDAPS) noodzakelijk.
Terbeschikkingstelling (provisioning) van de gebruikersdata
Aanvullend zal al het nodige worden gedaan voor de
terbeschikkingstelling van de gebruikersdata vanuit de IAM-omgeving.
Dit houdt in dat metadata van de applicatie (interne
gebruikersprofielen, groepsindeling, rolverdeling en permissies) op een
geautomatiseerde wijze kunnen worden afgeleid uit LDAP.
2.1.6.
De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid
van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. De FOD
Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn
oplossingen ten opzichte van de clientstations. en dit door verplicht
Pagina 127 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
128/139
een oplossing aan te bieden die steunt op de webstandaarden en die
toegankelijk is via het internet. Eveneens moet de inschrijver, binnen
de ICT-standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen van software
zorgen. Bij wijze van voorbeeld moeten de eventuele installaties
plaatsvinden in het kader van het SMS-project (System Management
System, voor het beheer van de installatie van software van op
afstand). De overeenkomstige diensten moeten worden verzekerd via
deze opdracht, zonder bijkomende kosten.
2.1.7. Specifieke ontwikkeling
De specifieke ontwikkelingen die noodzakelijk kunnen zijn om te
beantwoorden aan de behoeften of om een ontwikkelingsopdracht tot
een goed einde te brengen, moeten deel uitmaken van de uiteindelijke
totaalprijs. Het antwoord moet vergezeld gaan van een beschrijving
van de ontwikkelingen in kwestie.
Om updateproblemen achteraf te vermijden in geval van een nieuwe
versie, verbindt de inschrijver zich ertoe om deze ontwikkelingen te
ondersteunen in het kader van het onderhoud van alle komende
versies.
2.1.8.
Specifieke parametrisering
Voor alle specifieke parametriseringen preciseert de inschrijver of ze
moeten worden gerealiseerd door hem alleen, of dat de FOD ze
autonoom voor zijn rekening kan nemen na een passende opleiding.
2.1.9.
Informaticaomgevingen
Binnen ICT geldt de werkwijze om voor iedere realisatiefase in het
ontwikkelingsproces een aparte omgeving te voorzien.
De exacte onderverdeling van de omgevingen en hun specifieke rol zal
nader worden afgestemd bij het uittekenen van de architectuur van de
applicatie. De keuze zal onder meer afhangen van de gekozen
projectaanpak, de hoeveelheid specifieke ontwikkeling, de ICT-noden,
enz. We onderscheiden drie soorten omgevingen:
Ontwikkeling: een programma of component wordt eerst
•
ontwikkeld in de ontwikkelingsomgeving. De behoefte aan een
dergelijke omgeving is sterk afhankelijk van de mate van specifieke
ontwikkelingen die vereist is. Indien de oplossing bestaat uit een te
configureren package/tool waarvoor slechts minimale uitbreidingen of
personaliseringen nodig zijn, kan de noodzaak voor een dergelijke
omgeving vervallen.
•
Test/acceptatie: omgeving die fungeert voor het uitvoeren van
allerhande
testactiviteiten
(integratietests,
systeemtests,
acceptatietests, ...). Naargelang het aantal iteraties waarbij parallel
verschillende releases een aparte testfase doorlopen kan worden
geopteerd om voor de acceptatietests een aparte omgeving te
voorzien.
•
Productie: na acceptatie van de applicatie volgt een uitrol naar
de productieomgeving waar ze voor de eindgebruikers beschikbaar
wordt gesteld.
Pagina 128 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
2.1.10.
129/139
Softwareoplossingen en installatieplan
Voor alle software en componenten die worden toegepast, moet de
inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving van de
voorgestelde oplossing geven. Deze beschrijving moet de technische
aspecten dekken aangaande de toepassing en de interfaces tussen de
verschillende systemen die in het kader van het project moeten worden
geïntegreerd.
De inschrijver moet een hoogwaardig installatieplan voorstellen.
De inschrijver staat in voor het opstellen en uitvoeren van het plan. Het
installatieplan moet het volgende voorzien:
1.
De installatietermijnen van de applicatie
Het participatieniveau van het personeel van de inschrijver en
2.
van het personeel van de FOD Financiën in elke fase van het
project
3.
De eindresultaten (deliverables)
4.
De opleiding van het personeel van de FOD Financiën, te
verstrekken in elke projectfase (zie ook “Projectbeheer en
methodologie”)
De eventuele andere informatie die de inschrijver noodzakelijk
5.
acht
Tijdens de installatiefase die hij uit zal moeten voeren, zal de
opdrachtnemer rechtstreeks samenwerken met het personeel van de
FOD Financiën. Het personeel van de FOD Financiën zal de
belangrijkste stadia van het proces identificeren en een overleg
organiseren om de installatie te analyseren en heroriënteren. De
opdrachtnemer moet op elk van deze vergaderingen een passende
presentatie geven.
De opdrachtnemer zal tijdens de installatie een wekelijks
activiteitenverslag opstellen (naast het volledige maandverslag voor
het stuurcomité). De opdrachtnemer zal samenwerken met het
personeel van de FOD Financiën om de inhoud van het verslag te
bepalen.
2.1.11.
Testplan
De opdrachtnemer legt uit welke aanpak hij wil hanteren om het
systeem te testen. Hij legt zijn testplan voor aan de FOD Financiën. De
inschrijver stelt een testsysteem voor en documenteert dit (met het oog
op de controle van de goede werking van het systeem en de correcte
verwerking van de gegevens). De tests van de doeltreffendheid van het
gebruik van de applicatie zullen worden uitgevoerd in specifieke
gebruikersgroepen voor elke module. De inschrijver neemt ook dit
aspect voor zijn rekening en documenteert het. Het testplan moet
coherent zijn met de teststrategie die bij de FOD Financiën wordt
gehanteerd.
Opmerking: De eenheidstests moeten 80% van de broncode van de
ontwikkelde oplossing dekken.
2.1.11.1.
Internationalisering
De software moet verplicht gelijktijdig toegankelijk zijn in de drie
landstalen, met name het Nederlands, het Frans en het Duits.
Pagina 129 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
130/139
De gebruiker kan zijn taal kiezen in het loginstadium.
De toegangstaal heeft betrekking op:
de vermeldingen binnen de maskers en formulieren
de lijsten voor de keuze van de invoer
de opslag van de informatie die afkomstig is van de lijsten in de
database
Elke registratie die wordt verricht vanuit een waardenlijst moet kunnen
geschieden in de taal van de login. Deze informatie moet door een
andere gebruiker kunnen worden gelezen tijdens een raadpleging of
een wijziging in zijn eigen taal, indien deze laatste verschillend is.
-
De inschrijver zal moeten preciseren welke methode er wordt
gehanteerd in zijn software en hoe de vraag naar meertaligheid voor dit
project wordt opgelost.
Er moet tevens een interne of externe tool bij de software worden
voorgesteld voor de realisatie van de vertalingen en de updates van de
software. Deze tool zal voor de beheerders van nut blijken met het oog
op de ontwikkeling, de wijziging en de verrijking van hun lijsten en de
toevoeging van nieuwe lijsten.
Verder zijn volgende vereisten van kracht:
•
Het moet mogelijk zijn om snel van een taal naar een andere
taal over te schakelen in de gebruikersinterface.
•
De overgang tussen de verschillende talen moet transparant
zijn voor de gebruiker.
•
Normaal gezien is de taal van de interface de taal die is
opgegeven in het profiel van de gebruiker.
•
Een zoekopdracht in een bepaalde taal moet documenten in
een andere taal kunnen tonen indien ze niet beschikbaar zijn in
de taal van de zoekopdracht.
De gebruiker moet kunnen zien of het document al dan niet in
verschillende talen beschikbaar is.
•
2.1.11.2. Het gebruik van open standaarden stimuleren
Gedurende het hele ontwikkelingsproces wordt de opdrachtnemer
gevraagd om te kiezen voor open standaarden of om ze te gebruiken
wanneer hij de keuze heeft.
2.1.12. Organisatorische context
Hier
dient
een
onderscheid
gemaakt
te
worden
tussen
de
projectbeheermethodologie, in dit geval PMFin voor de FOD Financiën, en de
ontwikkelingsbeheermethodologie, FUP voor de FOD Financiën. Dit punt heeft
betrekking
op
de
ontwikkelingsmethodologie.
Voor
de
projectbeheermethodologie verwijzen we naar bijlage 2.
2.1.12.1.
Standaard softwareontwikkelingsmethodologie bij de FOD
Financiën
Pagina 130 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
131/139
De
FOD
Financiën
heeft
gekozen
voor
een
applicatieontwikkelingsmethodologie . die in de eerste plaats tot doel
heeft het verloop van IT-ontwikkelingsprojecten te formaliseren en te
stabiliseren in een gemeenschappelijk door de inhoud van de
verschillende projectfasen, de rollen van de verschillende actoren en
de op te leveren objecten bij iedere projectfase te uniformiseren. De
FOD Financiën wil gebruik maken van open en erkende standaarden.
Hij heeft hiervoor gekozen voor een methodologie die gebaseerd is op
UP (Unified Process of “eengemaakt proces”) en aangepast is aan zijn
behoeften.
2.1.12.2.
Tools
2.1.12.2.1. Versioningtool
Onze tool voor gecentraliseerd versioningbeheer en de opslag
van de broncodes is Starteam, maar dit kan in de toekomst
veranderen.
De leden van het ontwikkelingsteam, van de inschrijver en
eventueel het personeel van de FOD Financiën, van het project,
wordt uitdrukkelijk gevraagd om hun wijzigingen aan de
versioningserver die wordt beheerd door de FOD Financiën, zo
regelmatig mogelijk over te maken.
2.1.12.2.2. HP-ALM
Tool voor het beheer van de zakelijke vereisten en de opvolging
van tests.
Het personeel van de inschrijver moet zich ervan vergewissen
dat alle zakelijke vereisten van het project erin opgenomen zijn;
is dit niet het geval, dan moet het dit zelf doen en ze updaten.
De dienstverlener moet ook zorgen voor een zo volledig
mogelijke traceerbaarheid tussen de zakelijke vereisten
beschreven in deze tool en de ontwikkelde broncode. Er moet
zo veel mogelijk informatie aan worden toegevoegd voor een
duidelijk en eenduidig begrip van de beschreven vereisten.
2.1.12.2.3. Jbuilder of Eclipse
De volledige broncode van het project moet worden gemaakt,
gewijzigd en bewerkt via IDE “Jbuilder” of “Eclipse”.
2.1.12.2.4. Together Architect
Alle illustraties van de architecturale oplossingen en de
softwareontwerpen, met inbegrip van die voor de database,
moeten worden gemaakt, gewijzigd en bewerkt met de tool
“Together Architect”.
2.1.12.2.5. Maven
Voor het goede beheer van de informaticaontwikkelingen
verplicht de FOD het gebruik van een bekende tool voor het
beheer en de automatisering van softwareconstructie: Maven.
Hij maakt deel van een van de drie tools voor de concrete
implementatie van FUP-ITIL. De configuratie en het gebruik
ervan zijn ten laste van het personeel van de inschrijver.
Pagina 131 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
132/139
2.1.12.2.6. Jenkins
Jenkins is de continue tool voor integratiebeheer die bij de FOD
Financiën wordt gebruikt.
2.1.12.2.7. Repository van de softwareafhankelijkheden
Artifactory is de beheerapplicatie voor softwareafhankelijkheden
en -artefacten die bij de FOD Financiën worden gebruikt. Elke
vorm van afhankelijkheid, of derden bibliotheken, van de
ontwikkelde oplossing moet zich verplicht in deze filing software
bevinden. Indien de behoefte gerechtvaardigd is, kan een
aanvraag worden ingediend om eventuele ontbrekende
afhankelijkheden of bibliotheken toe te voegen. Hij speelt ook
een rol bij FUP-ITIL.
2.1.13. Controle en kwaliteit
De geleverde artefacten en de gebruikte methodologie worden
gecontroleerd door het QUAC-team.
Het QUAC is bevoegd om de levering van elk element van het project
dat niet voldoet aan de standaarden van de FOD Financiën te
weigeren.
Een kwaliteitscontrole door derden behoort eveneens tot de
mogelijkheden.
2.1.14. Technische opvolging
Minstens eenmaal per week heeft de ICT-coördinator een ontmoeting
met het projectteam dat verslag moet uitbrengen over de stand van
zaken van de ontwikkelingen. Idealiter kan het projectteam op dat
ogenblik zijn opmerkingen of behoeften kenbaar maken.
3. Omkadering van de opdracht
3.1 Personeel
Er wordt gevraagd aan de inschrijvers om de functies te hernemen in de
beschrijving van hun offertes die in de volgende punten beschreven worden.
Senior projectleader
•
•
•
•
•
•
•
Is in staat om een project te leiden: staat in voor het algemeen projectbeheer, de
planning, de definitie en de verdeling van de taken, de kwaliteitscontrole, het
risicobeheer, het probleembeheer, het wijzigingsbeheer
Staat in voor de opvolging van de functionele en technische vergaderingen
Beheert de deliverables en stelt de nodige rapporten op
Motiveert de teamleden
Kan zich diplomatisch opstellen
Is in het bezit van een universitair diploma of de nodige ervaring
Ervaring: minstens 2 jaar projectbeheer met universitair diploma, 5 jaar zonder
universitair diploma
Pagina 132 van 139
Cahier des charges
•
•
•
•
•
•
•
S&L/AO/437/2015
133/139
Ervaring: minstens 5 jaar in informatica met universitair diploma, 10 jaar zonder
universitair diploma
Kan aantonen dat hij een opleiding projectbeheer heeft gevolgd
Weet hoe hij projectbeheertools moet gebruiken
Beschikt over de nodige technische kennis om het project te leiden
Communiceert goed, ook in het openbaar
Is actief tweetalig Nederlands-Frans
Ervaring met een RUP/UP-omgeving is een pluspunt
ApplicationDesigner en senior architect
Belast met het garanderen van de coherentie tussen de verschillende disciplines. Hij is
met name verantwoordelijk voor de conformiteit tussen de technische architectuur van
de ICT-toepassing (op het vlak van de belangrijkste componenten en de relaties die ze
verenigen), de functionele behoeften en de andere behoeften.
Hij kent de voordelen en de nadelen van de beschikbare technologieën en standaarden,
naast hun mogelijkheden. In dit opzicht is hij in staat om de beste technologische keuze
te maken om te voldoen aan de gestelde eisen.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
De toepassing ontleden in haar belangrijkste elementen
De technische oplossingen en hun mogelijkheden kiezen in het kader van de
standaarden van de FOD Financiën
Analyseert de behoeften op het vlak van gebruikersinterface en componenten van
de toepassing
Bepaalt de impact op de bestaande systemen en identificeert de problemen
Werkt de modellering uit volgens de standaardmethodologie
Bepaalt de impact op de exploitatie, de architectuur en de levering van diensten
Definieert de types van bestanden en de gebruikte bestanden
Definieert de technische vereisten
Gebruik en evaluatie van het repertorium met componenten en
standaardmodules
Bereidt een gedetailleerde studie van de toepassing voor
Werkt een gedetailleerd programmeer- en testplan uit
Realiseert de studie van de toepassing in samenspraak met Business en ICT
Vergelijkt de aspecten qua infrastructuur en toepassing van de nieuwe toepassing
met de bestaande
Vergaart de testgegevens
Werkt een gedetailleerd plan voor de integratietests uit
Ervaring: minstens 5 jaar in informatica, waarvan minstens 3 jaar als “application
designer” binnen een omgeving die vergelijkbaar is met die van de te leveren
toepassing.
Back-endprogrammeur
•
•
•
•
•
•
Analyseert de studie
Programmering
Controleert de integriteit van de componenten van de toepassing
Test de programma’s
Documentatie en publicatie van de programma’s
Onderhoud van de programma’s
Pagina 133 van 139
Cahier des charges
•
•
•
•
•
•
•
•
S&L/AO/437/2015
134/139
Documentatie van de programma's
Programmering van de packages
Diagnose en keuze van de methode voor de oplossing
Constructie, evaluatie en integratie van de oplossing
Interactie met de databases
Bevestiging van de oplossing
Ervaring senior: minstens 3 jaar in informatica, waarvan minstens 2 jaar als
programmeur binnen een omgeving die vergelijkbaar is met die van de te leveren
toepassing.
Ervaring junior: minstens 1 jaar als programmeur binnen een omgeving die
vergelijkbaar is met die van de te leveren toepassing
Tester
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Werkt een gedetailleerd testplan uit
Vergaart de te gebruiken testgegevens
Test de componenten
Test de logische blokken
Test de volledige toepassing
Test de gebruikte infrastructuur
Bestudeert de resultaten
Maakt een testrapport op
Realiseert een gedetailleerd plan voor de integratietests
Maakt actief gebruik van een van beide landstalen en minstens passief van de
andere
Bezit minstens 2 jaar ervaring in informatica, waarvan minstens 1 jaar als tester
Technisch redacteur
•
•
•
•
•
•
Staat in voor het afwerken van de technische documenten opgesteld door de andere
teamleden
Stelt de gebruikersdocumenten op in een of twee landstalen
Als hij werkt met een technisch redacteur die de redactie verzorgt in de andere
landstaal, moet hij de ideeën correct kunnen doorgeven en ontvangen zodat de
documenten identiek zijn in de beide landstalen
Beschikt over een zeer goede schriftelijke kennis van beide landstalen en van de taal
van de technische documenten (doorgaans Engels, maar soms Frans of Nederlands)
Beschikt over zeer goede kwaliteiten voor het opstellen van duidelijke,
samenhangende en gestructureerde documenten
Bezit minstens 2 jaar ervaring in informatica, waarvan minstens 1 jaar als technisch
redacteur
Pagina 134 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
135/139
BIJLAGE 4: IN TE VULLEN SLA
Zie bestand in bijlage
Pagina 135 van 139
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
136/139
BIJLAGE 5: CURRICULUM VITAE
NB: Het gebruik van dit model is verplicht.
De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven. Hij beschrijft ook duidelijk de behaalde
diploma’s en de onderwijsinstellingen waar deze behaald werden. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen
behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte.
De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in
rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte.
Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de
offerte uit te sluiten.
Naam
Functie in het project:
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
Beschrijving van de relevantie van het profiel binnen deze opdracht:
De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht.
Opleidingen:
Humaniora of gelijkwaardig:
• Diploma behaald op (datum)
………………………………………………
Niet universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen):
• Titel
……………………………………………………
• Diploma behaald op (datum) ………………………………………………
• Aan de instelling
……………………………………………………
Universitair hoger onderwijs (eventueel meerdere malen te herhalen):
• Titel
……………………………………………………
• Diploma behaald op (datum) ………………………………………………
• Aan de instelling
……………………………………………………
Professionele ervaring:
Bij de inschrijver:
Pagina 136 van 139
Cahier des charges
•
•
•
•
S&L/AO/437/2015
137/139
Huidige functie:
o Titel
……………………………………………………
o Functieomschrijving
……………………………………………………
o Sinds
……………………………………………………
Voorgaande functie (eventueel meerdere malen te herhalen)
o Titel
……………………………………………………
o Functieomschrijving
……………………………………………………
Van
……….…..………
tot …………..……….
Betrokken bij volgende projecten, opgenomen in de bijlage 4 "referentiemodel" (project en functie)
……………………………………………………
……………………………………………………
Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie)
……………………………………………………
……………………………………………………
Bij maximaal 3 andere bedrijven:
• Functie (maximaal 3x te herhalen)
Van
……….…..………
Technische vaardigheden:
• Hardware
• Software
- Besturingssystemen
- Databases
- Programmeertalen
- Kantoortoepassingen
- Andere (specifiëren)
……………………………………………………
tot …………..……….
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
Andere competenties:
• Op het vlak van management
• Op het vlak van consultancy
• Andere (enkel indien relevant)
……………………………………………………
……………………………………………………
Talenkennis
• Frans:
begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past)
• Nederlands:
begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past)
• Engels:
begrijpend - actief - passief (schrappen wat niet past)
• Andere (enkel indien relevant)
Pagina 137 van 139
commentaar
……………………………………………………
commentaar
……………………………………………………
commentaar
……………………………………………………
Cahier des charges
S&L/AO/437/2015
138/139
BIJLAGE 6: REFERENTIEMODEL SOORTGELIJKE PROJECTEN
1. Naam van het project
2. Naam van de
onderneming
……………………………
4. Naam van een
contactpersoon
……………………………
6. Toepassingsgebied van
de ontwikkeling of het
project
……………………………
8. Aanvangsdatum (fase
per fase)
- ……………………………
- ……………………………
10. Budget (EUR)
……………………………
11. Lijst en korte
beschrijving van rol en
aandeel van eventuele
onderopdrachtnemers
12. Complexiteit
13. Lijst en korte
beschrijving van de
bronsystemen
14. Lijst en korte
beschrijving van de
systemen voor de
realisatie van het project
15. Projectbeheer
16. Lijst van aan project
toegewezen profielen;
(TOTAAL) aantal
personen en mandagen
…………………………………………………………………….
3. Bedrijfssector
…………………………………………………………………….
5. Contactgegevens
…………………………………………………………………….
7. Beoogde doelstellingen
…………………………………………………………………….
9. Einddatum
……………………
A. Hardware
……………………
A. Naam
onderneming(en)
……………………
B. Software
……………………
B. Aandeel in opdracht
C. Services
……………………
C. Vakkennis
……………………
……………………
Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc’s (aantal mainframes,
mini’s en servers)
…………………………………………………………………….
A. Hardware
B. Software
C.
Ontwikkelingsomgeving
……………………
……………………
……………………
A. Hardware
B. Software
C.
Ontwikkelingsomgeving
……………………
……………………
……………………
Tool / methode
…………………………………………………………………….
Profiel 1
Profiel 2
Profiel 3
……………………
……………………
……………………
Pagina 138 van 139
Cahier des charges
voor integrale project
S&L/AO/437/2015
139/139
Profiel 4
Profiel 5
Profiel …
……………………
……………………
……………………
Deze verklaring betreft de volgende overheidsopdracht:
Pagina 139 van 139